P-CCBA-HER-02 - Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias

Código: P-CCBA-HER-02
Revisión: 03
Fecha de emisión: 19-Abr2010
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Procedimiento para consulta de base de datos
1.-OBJETIVO
Permitir la consulta de información en las base de datos del herbario UADY.
2.- ALCANCE
Usuarios internos y externos que estén desarrollando investigación o que estén interesados en obtener información botánica de las especies
incluidas en las base de datos del herbario UADY.
3.- POLÍTICAS
3.1 La consulta de la base de datos se realizará en los días hábiles establecidos en el calendario de la UADY en horarios de oficina (8:00 a
15:00 horas).
3.2 La consulta la realizará el técnico académico.
3.3 La información obtenida no deberá ser utilizada con fines comerciales o para el apoyo o sustento de acciones que atenten contra la
conservación de la naturaleza, su equilibrio ecológico o cualquier acción ilícita.
3.4 El uso de la información en investigaciones, ejercicios académicos o cualquier otro uso permitido, deberán respetar la integridad de la
información y citar la fuente de la que se obtuvo.
3.5 El técnico académico deberá respaldar la información de la base de datos por periodos cuatrimestrales.
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Procedimiento para consulta de base de datos
4.- DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Técnico académico de herbario
Usuario
Inicio
1
2
Llenar f ormato para
consulta de base de
datos
Solicitar serv icio
3
Realizar consulta
5
Recibir resultados
4
Obtener resultados
6
Firmar f ormato para
consulta de base de
datos
7
Resguardar f ormato
Final
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5.-
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Tarea/
Decisión
6.-
Descripción
(nombre)
Responsable
Registro de
Calidad
(código)
Descripción de la actividad detallada
1
Solicitar servicio.
Usuario.
2
Llenar formato para
consulta de base de
datos.
Técnico académico del
herbario.
3
Realizar consulta.
Técnico académico del
herbario.
4
Obtener resultados.
Técnico académico del
herbario.
5
Recibir resultados.
Usuario.
6
Firmar formato para
consulta de base de
datos.
Usuario.
7
Resguardar formato.
Técnico académico del
herbario.
1.1 Solicita el servicio de forma personal o a través de un
medio electrónico, al técnico del herbario.
1.2 Proporciona sus datos e información de los campos de
la base de datos que requiere.
2.1 Llena el formato para consulta de base de datos con
los datos e información de los campos proporcionados
por el usuario.
3.1 Realiza la consulta de la base de datos sobre los
campos especificados en el formato para consulta de
base de datos.
4.1 Al terminar la consulta de la base de datos, obtiene los
resultados en formato electrónico.
5.1 Obtiene los resultados de los campos de interés
proporcionados.
6.1 Declara la recepción de resultados, la fecha y firma por
el servicio recibido y concluido en el formato para
consulta de base de datos.
7.1 Resguarda el formato para consulta de base de datos
en el archivo del servicio.
NA
F-CCBA-HER-08
F-CCBA-HER-08
NA
NA
F-CCBA-HER-08
F-CCBA-HER-08
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Código
(cuando aplique)
L-CCBA-HER-01
Nombre del documento
Reglamento del herbario UADY.
Lugar de almacenamiento
Archivo general del herbario.
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7.- CONTROL DE REGISTROS
Identificación
Nombre del registro
Lugar de
almacenamiento
Responsable de su
protección
Tiempo de
retención
Disposición de
los registros
Formato para consulta de base
de datos.
Archivo del
servicio.
Técnico académico del
herbario.
Un año.
Archivo muerto.
(código)
F-CCBA-HER-08
8.- ENFOQUE A PROCESOS
Insumo
Proveedor
Producto y/o salida
Cliente y/o usuario
Formato para consulta de
base de datos.
Usuarios.
Información botánica de la
base de datos del herbario
UADY.
Usuarios.
Necesidades o
expectativas
Obtener
información
relevante y de calidad útiles
para estudios botánicos.
9.- GLOSARIO
9.1 .- SIGLAS
CCBA. Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias.
HER. Herbario.
UADY. Universidad Autónoma de Yucatán.
9.2 .- DEFINICIONES
Herbario. Colección de plantas vasculares, algas, y hongos, herborizadas, deshidratadas, fijadas y mantenidas en líquido o sometidas a otros
procesos para asegurar su preservación y que sirven como material de referencia en la investigación y la docencia.
Usuario externo. Son los profesionales, aficionados, representantes de instituciones y público en general que consulta el herbario.
Usuario interno. Es el personal académico y estudiantes del CCBA y de otras instituciones académicas con las que la UADY tenga convenios
vigentes que consultan el herbario.
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10.- CONTROL DE REVISIONES
NIVEL DE
REVISIÓN
SECCIÓN
Y/O PÁGINA
Sección 3.
01
Sección 4.
Sección 5.
Sección 7.
Sección 3.
02
Sección 4 y 5.
Sección 3.
Sección 5.
03
Sección 7.
Sección 8.
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA
FECHA DE
MODIFICACIÓN
En la política 3.1 se elimina la acción “llenar” y queda “deberá entregar bajo firma”. Se modifica la política 3.3 la cual
describía “si el usuario conoce el manejo de la base de datos, podrá realizar la consulta en forma independiente” por
“la consulta será realizada con el apoyo del técnico académico”. Así mismo se elimina la política 3.4 (En caso de que
sea la primera consulta al sistema, el usuario deberá ser asesorado por el técnico académico del herbario).
Se elimina la tarea 4 “realizar consulta y asesorar a usuario” a cargo del técnico académico y la tarea 5 “realizar
consulta” pasa a ser tarea 4 y la realizan el usuario y el técnico académico.
En la descripción de la actividad detallada, se modifica el punto 1.2 anexando “proporciona sus datos al técnico del
herbario para registrarlo en el formato” en sustitución de “registra sus datos en el formato”.
En el tiempo de retención se agrega “un año” en sustitución de “permanente” y en la disposición de los registros se anexa
“archivo muerto” en sustitución de “archivo general del herbario”.
16-06-2011
En la política 3.3 se establece que la consulta la realizará únicamente el técnico académico.
Se añade la política 3.6, sobre el “respaldo de la información de la base de datos”.
Las tareas “realizar consulta” y “obtener resultados” queda en responsabilidad únicamente del técnico académico, así
mismo dentro de las actividades del usuario se elimina la tarea “asistir en fecha programada” y se incorpora “recibir
resultados”
* Se elimina lo que era la política 3.1 “El usuario deberá entregar bajo firma el formato solicitud para la consulta de
base de datos (F-CCBA-HER-07)”.
* En la descripción del procedimiento, los formatos “F-CCBA-HER-07” y “F-CCBA-HER-08”, se unifican en uno solo
llamado “Formato para consulta de base de datos (F-CCBA-HER-08)”.
- La tarea 1 “Solicitar servicio” sustituye a la tarea “Solicitar servicio y entregar formato de solicitud”.
- La tarea 6 “Firmar formato para consulta de base de datos” sustituye a la tarea “Llenar registro”.
- En la tarea 7 “Resguardar formato” se incluye a las tareas “Resguardar solicitud” y “Resguardar registro”.
- En la actividad 4.1 se elimina la obtención de resultados en la “manera impresa”.
* Se elimina como control de registros el “F-CCBA-HER-07” y se actualiza el nombre del “F-CCBA-HER-08”.
* Se cambia el insumo “Solicitud para la consulta de base de datos” por “Formato para consulta de base de datos”.
13-07-2012
15-01-2014
Nota: La sección 10 será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco.
Elaboró
Revisó
Aprobó
Biol. Geovani Antonio Palma Pech
Técnico académico del herbario
Dr. Juan Tun Garrido
Jefe del herbario
Dr. Dr. Juan Tun Garrido
Representante del Cuerpo Académico
Diversidad
de los Recursos Florísticos de Mesoamérica
Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su
implementación dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Autónoma de Yucatán.
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