i.- objetivo - Universidad Tecnológica de Tamaulipas Norte

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE TAMAULIPAS
NORTE
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REVISIÓN N°. 07
ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO DEL GOBIERNO
DEL ESTADO DE TAMAULIPAS
AUDITORIAS INTERNAS
(P-SC-04)
AÑO
2012
MES
01
DÍA
31
PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 8.2.2
I.- OBJETIVO
Llevar a cabo auditorias internas para determinar si el Sistema de Gestión de Calidad se ha implementado,
se mantiene y es conforme con los requisitos de la norma ISO 9001: 2008 y los establecidos por la propia
Universidad Tecnológica de Tamaulipas Norte.
II.- ALCANCE
Aplica al Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad Tecnológica de Tamaulipas Norte.
III.- DEFINICIONES
SGC.- Sistema de Gestión de Calidad
UTTN.- Universidad Tecnológica de Tamaulipas Norte
Auditoria.- Análisis sistemático e independiente para determinar si las actividades de Calidad cumplen las
disposiciones establecidas y si éstas son implantadas eficazmente, y son apropiadas para alcanzar objetivos.
Auditor. Persona con la competencia para llevar acabo una auditoria.
Auditor responsable. Responsable de conducir y dar seguimiento a la auditoria.
Auditado. Organización que es auditada. Para efecto de la auditoria interna el auditado es el área o
departamento declarado en el sistema de gestión de calidad de la Universidad Tecnológica de Tamaulipas
Norte.
Equipo Auditor. Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria.
Programa de auditoria. Conjunto de una o mas auditorias planificadas en un periodo de tiempo determinado y
dirigidas hacia un propósito especifico.
Criterio de auditoria. Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencias.
Evidencia de la auditoria. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes
para los criterios de auditorias y que son verificables.
Documento
No Controlado
Al ser impreso
IV.- ENFOQUE DEL PROCESO
Proveedor
Entradas
Salidas o resultados
Cliente
Normas:
Requisitos de la Un Proceso de Auditoria Todas las áreas de la
ISO-9000:2005
norma
ISO- Interna
UTTN
ISO-9001:2008
9001:2008
ISO-9004:2000
Requerimientos:
Indicadores:
Objetivos:
Procedimiento
adecuado
para
la realización
de
Auditorias Internas
Auditorías Realizadas
auditorias Programadas
x 100
Llevar a cabo auditorias
internas para determinar
si el Sistema de Gestión
de
Calidad
se
ha
Implementado.
V.- POLÍTICAS
ELABORÓ:
REVISÓ CONTENIDO:
REVISÓ FORMA:
PUESTO
PROFESOR ASOCIADO B
PROFESOR ASOCIADO C
CONTROL DE DOCUMENTOS
RECTOR
FECHA
31/01/2012
31/01/2012
31/01/2012
31/01/2012
ING. VICTOR HUGO
ARVIZU IBARRA
C.P. NORMA ELVIRA
VIGUERAS DEL ANGEL
C.P. ERICKA SUSTAITA
NOMBRE
Y FIRMA
AUTORIZÓ:
LIC. SERGIO HUMBERTO
ZERTUCHE ZUANI
F-SC-02/R01
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MES
01
DÍA
31
PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 8.2.2
1. Las auditorias internas deben programarse, considerando el estado y la importancia que tenga el área a
auditar en el proceso académico, así como los resultados de auditorías previas, Acciones Correctivas y
preventivas e indicadores de desempeño.
2. La rectoría tiene la facultad de programar auditorias extraordinarias, según lo determine la junta de
revisión de sistemas de gestión de calidad.
3. La selección de los auditores y realización de las auditorias deben asegurar la objetividad e
imparcialidad del proceso de auditorias. Los auditores no deben auditar su propio trabajo
4. Los auditores deben demostrar competencia para que las auditorias al sistema de gestión de calidad se
efectúen en forma efectiva y uniforme. Se debe respetar la independencia e integridad del equipo
auditor.
5. Los auditores deberán desarrollar y mantener su nivel de competencia.
6. Los documentos utilizados en la auditoria por parte del equipo auditor, para documentar e informar
resultados, pueden ser:
a. Listas de verificación.
b. Formatos para informar las observaciones de la auditoria.
c. Formatos para documentar evidencias que respalden las conclusiones obtenidas por los
auditores.
7. Es responsabilidad de los auditores internos:
a. Comunicar y aclarar los requisitos de la auditoria.
b. Cumplir con los requisitos aplicables a las auditorias.
c. Informar los resultados de la auditoria.
d. Documentar las observaciones y las no conformidades.
e. Verificar la efectividad de las acciones correctivas tomadas como resultado de la auditoria.
f. Mantener y salvaguardar los documentos correspondientes a la auditoria para entregar dichos
documentos cuando sean requeridos y asegurar la confidencialidad permanente.
8. Es responsabilidad del Auditor Líder, programar las auditorias internas.
Documento
No Controlado
Al ser impreso
VI.- RESPONSABILIDADES
Responsable
Secuencia
Actividades
Rector y Auditor
1
Preparan el Plan auditoría interna en F-SC-12
líder
Seleccionan al personal responsable de realizar la auditoria, bajo los
siguientes criterios:
 Ser empleado de la Universidad Tecnológica de Tamaulipas Norte.
 Conocer el modelo educativo de la Universidad Tecnológica.
 Ser auditor interno del sistema de calidad ISO 9001:2008.
Auditor líder
2
Auditores Internos
3
Cita a los auditores internos para revisar plan de auditoría interna, en
formato F-SC-12, incluyendo la asignación del equipo auditor a las
diferentes áreas para efectuar la auditoria, y la documentación necesaria
para ejecutarla como:
El aviso a las áreas que serán auditadas por cada auditor.
 Reporte de Auditoría Interna para documentar las evidencias que
respalden las conclusiones obtenidas por los auditores, F-SC-09
 Lista de verificación de cumplimiento a la norma F-SC-10.
Consultar la disponibilidad de los auditados para elaborar la agenda de
auditoría.
Establecer junto con el responsable del área auditada, el horario de la
auditoria.
Convocar a la reunión de apertura.
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QUE APLICA: 8.2.2
Los participantes en la reunión de apertura deben ser:
 el grupo auditor
 el director o jefe del área auditada.
 Personal del área designada por el director o jefe del área auditada.
Auditores Internos
4
Al ejecutar la auditoria se realizará de la siguiente manera:
 El equipo auditor realiza la reunión de apertura con los
responsables de las áreas a auditar.
 Los Auditores Internos deben explicar el objetivo y alcance de la
auditoria
 Presentar al equipo auditor así como el plan de desarrollo de la
auditoria incluyendo el itinerario y metodología
 Aclarar cualquier duda o detalle que pueda parecer confuso.
 El equipo auditor ejecuta la auditoría interna conforme a:
o Aplicación de la lista de verificación.
 Entrevista de acuerdo al itinerario.
 Recolectar evidencias.
 Señalar incumplimientos al representante.
 Documentar la desviación, deficiencia o no conformidad
encontrada.
 Se realiza la reunión de cierre con el responsable del área auditada,
el auditor responsable debe de:
o Presentar al área auditada las no conformidades y/o
observaciones de la auditoria de una manera que asegure su
entendimiento de los resultados de la auditoria en formato
Reporte de Auditorías Internas F-SC-09
o Presentar las conclusiones del equipo auditor relacionadas con
la efectividad del sistema de Gestión de calidad, para asegurar
el cumplimiento de los objetivos de calidad.
Documento
No Controlado
Al ser impreso
Auditores Internos
5
Realizan reporte de la auditoría interna F-SC-10 basándose en:
 Obtención de evidencias
 Observaciones físicas y registros.
 Documentación de las no conformidades encontradas
Presentan los resultados al responsable del área auditada.
El equipo auditor genera las acciones correctivas y preventivas según lo
establece el procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas, P-SC-05
Los resultados de las auditorías internas son presentados por el Auditor
líder en cada reunión de Revisión de la Rectoría de acuerdo al P-RE-01,
así como, el estado de cada acción correctiva y preventiva.
Área auditada
6
.
Como resultado del reporte de auditoría, el responsable del área auditada,
analiza los resultados y elabora plan de acciones correctivas y preventivas
de acuerdo a procedimiento P-SC-05 Acciones Correctivas y Preventivas
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Auditor líder y
Auditores internos
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DÍA
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PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 8.2.2
Dan seguimiento a las acciones correctivas y preventivas, verificando la
implantación de las mismas, así como el avance y la efectividad de acuerdo
a los plazos establecidos en el Plan de Acciones Correctivas.
VII.- CONTROL DE REGISTROS
Código
F-SC-09
F-SC-10
F-SC-12
Nombre
Retención
Reporte de
Auditorias
Lista de
Verificación
Plan de Auditoria
VIII.- CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Revisión
02 de Septiembre
00
del 2002
17-Nov-04
01
29-Feb-05
02
09-ENERO-2006
03
03-ABRIL-2006
12-ENERO-2009
04
05
07-MARZO-2009
06
31-ENERO-2012
07
1 AÑO
1 AÑO
1 AÑO
Almacenaje
Disposición
Final
Destrucción
Archivo del
Coordinador del SGC
Archivo del
Destrucción
Coordinador del SGC
Archivo del
Destrucción
Coordinador del SGC
Documento
No Controlado
Al ser impreso
Descripción
Inicial
Se cambió el indicador a 100% de Auditorias Internas
realizadas
Se modificó la frecuencia de Auditorias de cuatro a seis
meses
* SE ELIMINO INTERACCION CON OTROS PROCESOS O
DOCUMENTOS DEL SISTEMA.
* DIAGRAMA DE PROCESO.
*LISTA DE DISTRIBUICION
SE MODIFICARON LAS POLITICAS
Se modifico el paso 1 de la sección V políticas, en lugar
de 4 auditorias por año, hacer solo 2.
Se modifico la sección de enfoque de proceso: las
normas ISO 9000, ISO 9001 e ISO 9004 con la revisión
actual.
Se modifico la sección V políticas, en lugar de 2
auditorías por año, la que se establezcan de acuerdo a la
necesidades de revisión según el plan de auditorías,
Se incorporo la figura de auditorías extraordinarias, Se
modifico el indicador de desempeño.
IX- ANEXOS
F-SC-09 Reporte de Auditorias
F-SC-10 Lista de Verificación
F-SC-12 Plan de Auditoria
F-SC-02/R01