_SOCIEDAD PRODUCTORA DE DIRECTORIOS

UBB - CAPACITA
PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA
Revisado por:
Juan C. Martín H.
Jefe Depto. Capac. Concep.
Código: PGUB-03
Versión: 01
Domingo W. Sáez B.
Jefe Depto. Capac. Chillán
Fecha de publicación: 30/03/06
Aprobado por:
Sr. Reinaldo Sánchez A.
Director General DITTES
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PROCEDIMIENTO AUDITORÍA INTERNA
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1. OBJETIVOS
Determinar si el sistema de gestión de calidad de UBB – Capacita está conforme con:



Las disposiciones planificadas y establecidas
Los requisitos de la Norma NCh 2728
Los requisitos establecidos y que se implementa y mantiene de manera eficaz.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica en todos los procesos pertenecientes al sistema de gestión de
calidad de UBB – Capacita.
3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Los Jefes de Capacitación de Concepción y Chillán respectivamente, tiene la responsabilidad y
autoridad para cumplir y hacer cumplir los objetivos del presente procedimiento.
4. DESCRIPCION DEL PROCESO
4.1 PLANIFICACION Y PROGRAMACION DE AUDITORIAS INTERNAS
UBB – Capacita tendrá una auditoría interna cada 12 meses. No obstante lo anterior, los Jefes
de Capacitación de Concepción y Chillán respectivamente, podrán planificar y programar
auditorías extraordinarias, considerando una periodicidad menor.
La planificación de la auditoría interna la harán en forma conjunta el Director General DITTES y
los Jefes de los Departamentos de Capacitación de Concepción y Chillán respectivamente.
Para ello deben considerar:


Estado e importancia de los procesos, Facultades y/o Departamentos a auditar.
Resultados de auditorías previas.
Las auditorías internas se planificarán anualmente en el primer trimestre de cada año, teniendo
especial precaución que las personas designadas como auditores no auditen Facultades o
Departamentos a los que pertenecen.
En un ciclo completo de duración del certificado otorgado por la certificadora internacional
registrada en el INN, deberán auditarse internamente todas los procesos de la organización.
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4.2 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
4.2.1 Director General DITTES

Informa al Rector de la Universidad del Bío-Bío, de los resultados más relevantes de las
auditorías.
4.2.2 Jefes de Departamento de Capacitación Sedes Concepción y Chillan

Planifican, programan y definen los criterios de las auditorías internas.

Notifican el programa de auditoría interna a la organización por la vía que estimen más
conveniente, con al menos 15 días calendario de anticipación. Deberán dejar registro de
dicha comunicación.

Designan a los auditores líderes y a los auditores acompañantes.

Definen y deciden sobre los recursos logísticos necesarios para realizar las auditorías.

Reciben, para sus respectivas Sedes, el informes de auditoría que genera el auditor
líder.

Chequean y exigen se cumplan los objetivos y plazos involucrados en la implementación
de las acciones correctivas, acciones preventivas, observaciones y opciones de mejora,
derivadas de los procesos de auditoría.

Investigan causas de no conformidades asignadas a la Dirección del sistema de gestión
de calidad.

Dan a conocer a la Dirección, Facultades y/o Departamentos, las listas de chequeo que
eventualmente se puedan confeccionar para usar como criterios de auditoría.
4.2.3 Auditor líder

Asigna tareas a los auditores que le acompañan y toma contacto con el guía del área,
Dirección, Facultad o Departamento a auditar para preparar el proceso y ponerse de
acuerdo en temas atingentes a la auditoría.

Es el vocero del equipo auditor ante los auditados y ante UBB - Capacita.

Decide sobre las diferencias que puedan presentarse en el equipo auditor durante la
realización de la auditoría.
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
Audita y redacta las no conformidades, observaciones y/u opciones de mejora que
detecta durante el proceso de auditoría, de acuerdo al presente procedimiento.

Indica las no conformidades al guía o jefe de la Facultad y/o Departamento auditado.

Confecciona el informe de auditoría y se lo hace llegar a los Jefes de Departamento de
Capacitación de Concepción y Chillán respectivamente, en un plazo no mayor a 5 días
hábiles de terminada la auditoría.
4.2.4 Auditores acompañantes

Auditan y redactan las no conformidades, observaciones y/u opciones de mejora que
detectan durante el proceso de auditoría, de acuerdo al presente procedimiento.

Apoyan al auditor líder a tomar decisiones durante el proceso de auditoría.
4.2.5 Guía del área auditada (Dirección, Facultad o Departamento)

Recibe al equipo auditor y le entrega todas las facilidades para que ejecute su labor.

Responde consultas y aclara dudas a los auditores relacionadas con sus procesos.

En la reunión de inicio y cierre de la auditoría, es el representante y vocero de la
Dirección, Facultad o Departamento que se audita.
4.2.6 Auditados en general

Responden todas las preguntas que hacen los auditores relacionadas con sus procesos
y el sistema de gestión de calidad de la OTEC de la Universidad.

Entregan al equipo auditor todas los documentos y registros que les sean solicitados.

Facilitan la labor de los auditores mientras estos se encuentran en su ámbito
trabajo.

Investigan causas de no conformidades, proponen acciones correctivas y preventivas y
verifican su correcta aplicación.
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4.3 REALIZACION DE LA AUDITORÍA
4.3.1 Reunión inicial
El auditor líder expone brevemente a los auditados el objetivo, alcance, criterios y método de la
auditoría a realizar. Se debe levantar un acta de esta reunión.
4.3.2 Toma de evidencias de auditoría
Como criterio de auditoría interna se pueden tomar en forma separada o en conjunto, los
siguientes documentos:





Norma NCh 2728.
Ley 19.518.
Manual de procedimientos de Sence.
Procedimientos del sistema de gestión de calidad de UBB – Capacita.
Listas de chequeo confeccionadas por UBB – Capacita.
Las evidencias de auditoría se toman en terreno, es decir, en el lugar donde se desarrollan los
procesos, de acuerdo a método indicado en la reunión de inicio.
Las desviaciones encontradas durante la auditoría deben ser comunicadas por el auditor
correspondiente a los responsables de dichos procesos, para que se tomen, si procede,
acciones inmediatas para minimizar los efectos negativos de lo detectado.
Cada auditor deberá redactar sus hallazgos de auditoría en el registro RGUB-xxx, expuesto en
el Anexo Nro. 1. El camino que siguen los hallazgos se detalla en el procedimiento de
“Acciones Correctivas y Preventivas”.
4.3.3 Reunión de cierre
El auditor líder expone brevemente a los presentes en la reunión las No Conformidades (NC),
No Conformidades Potenciales (NCP), Observaciones (Obs) y Opciones de Mejora (OM)
detectadas durante la auditoría. Si hay discrepancias estas deben resolverse en dicha reunión.
Se debe levantar un acta de esta reunión de cierre.
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4.4 COMPETENCIA DE AUDITORES INTERNOS
Los auditores internos de UBB – Capacita deben haber realizado un curso de “Auditor Interno
de calidad” de al menos 16 horas de duración, dictado por un profesional universitario que
tenga la categoría de auditor líder ISO 9001:2000, entregada por una certificadora de
reconocimiento internacional y que, al menos, haya implementado un sistema de gestión de
calidad modelo ISO 9001 o NCh 2728 en alguna organización nacional.
Tendrán la categoría de auditores líderes las siguientes personas:



Los que hayan realizado un curso de auditor líder de 40 horas de duración, en alguna
certificadora reconocida internacionalmente, o
Los que hayan participado en al menos 2 procesos de auditoría interna.
Los que el Director General DITTES contrate externamente para liderar el proceso, si
es que las condiciones anteriormente indicadas no se cumplen, o bien el lo decide en
función de su autoridad. Si se da esta opción, el externo deberá tener hecho el curso
de auditor líder en sistemas de gestión modelo ISO 9001 en alguna certificadora
reconocida internacionalmente.
Con el objeto de que los auditores internos de UBB – Capacita mantengan su competencia,
una vez al año deberán participar en una sesión de trabajo de al menos 4 horas de duración,
organizada la Dirección General DITTES para discutir y concluir, sobre la aplicabilidad del
presente procedimiento. Esta sesión podrá ser reemplazada por algún curso afín al tema de
auditorías.
5. SEGUIMIENTO Y MEDICION
El proceso que se encuentra explicitado en el presente procedimiento será seguido, medido,
analizado y controlado a través del resultado de las auditorías internas y externas realizadas
por el certificador del sistema de gestión de calidad de UBB – Capacita.
Los Jefes de UBB - Capacita de Concepción y Chillán deberán prestar especial atención a las
No Conformidades que se levanten en las auditorías, que sean asignadas al punto 8.2.2 de la
Norma NCh 2728, con el objeto de analizarlas y ver potenciales modificaciones al presente
documento.
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6. REGISTROS







Planificación y programación de auditorías, registro RGUB-0301.
Actas de reunión de inicio y término de auditorías. Registro RGUB-xxxxxx
Certificado curso de “auditor Interno de calidad” de auditores internos.
Certificado de auditor líder de auditores externos contratados por UBB –
capacita.
Reporte de No Conformidades (NC), No Conformidades Potenciales (NCP),
Observaciones (Obs) y Opciones de Mejora (OM) levantadas en auditorías
Internas, registro RGUB-0302.
Informe de auditoría, registro RGUB-0303.
Reporte de sesiones de trabajo y/o cursos realizados para mejorar
competencia de auditores internos, registro RGUB-xxxx
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA


Procedimiento Elaboración y control documental. PGUB-01.
Procedimiento Control de Registros PGUB-02
8. ANEXOS



Anexo Nº 1. Formato Planificación y programación de auditorías, registro
RGU-0301
Anexo Nº 2. Formato Reporte de No Conformidades, No Conformidades
Potenciales, Observaciones y Opciones de Mejora levantadas en auditorías
Internas, registro RGUB-0302
Anexo Nº 3. Formato Informe de auditoría, registro RGUB-0303
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9. REGISTRO CONTROL DE CAMBIOS
.
Tema
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Punto
del
texto
Indicar cambio
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Anexo Nº 1. Formato Planificación y programación de auditorías.
Registro RGUB-0301
UNIVERSIDAD DE BIO BIO
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Planificación y programación de auditorías internas
sistema de gestión de calidad, Registro RGUB-0301
a) Período / año a auditar :
b) Objetivo de la auditoría :
c) Criterios a utilizar
:
Estado e importancia de los procesos a auditar
Proceso a auditar
______________________
Nombre y firma
Director General DITTES
Auditor líder
Resultado de auditorías previas
Auditores
acompañantes
_______________________
Nombre y firma
Jefe Capacitación Concepción
Fecha realización
auditoría
_____________________
Nombre y firma
Jefe Capacitación Chillán
Anexo Nº 2. Formato Reporte de No Conformidades, No Conformidades Potenciales,
Observaciones y Opciones de Mejora levantadas en auditorías Internas, registro RGUB-0302
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UNIVERSIDAD DE BIO BIO
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Registro de acciones correctivas y preventivas (RGUB-0302)
DATOS GENERALES DEL
HALLAZGO O PROBLEMA
DETECTADO
a) Area donde se detecta el hallazgo
b) Fecha detección hallazgo
c) Nombre redactor
d) Redacción del hallazgo o problema
:
:
:
:
f) Categoría del hallazgo o problema según redactor:
NC: ................. NCP:................
Obs:.................
OM..............
g) Punto normativo y/o documento del SG afectado: ......................................
h) Origen del hallazgo o problema:
Aud. interna:...............Aud. externa:............ ..Recl. cliente:................. Otro........ ....
ACCIÓN INMEDIATA
RESULTADO DE LA
INVESTIGACIÓN DE
CAUSA(S) DEL
HALLAZGO O PROBLEMA
Responsable:
Fecha término investigación:
Responsable:
Fecha para implementar:
Responsable :
Fecha de verificación:
ACCIÓN CORRECTIVA /
ACCIÓN PREVENTIVA A
IMPLEMENTAR
VERIFICACIÓN DE
IMPLEMENTACIÓN DE
ACCIÓN CORRECTIVA /
ACCIÓN PREVENTIVA
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Anexo Nro. 3 Formato Informe de Auditoría Interna, registro RGUB- 0303
UNIVERSIDAD DEL BIO-BIO
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Informe de auditoría interna, registro RGUB- 0303
Areas auditadas y fecha de
realización de la auditoría
Area
Fecha
Identificación de auditor líder
Identificación de auditores
acompañantes
Objetivo de la auditoría
Documentos usados como criterio de
auditoría
Nro. de NC detectadas y puntos
normativos afectados
NC
Punto norma afectado
Nº de NCP detectadas y puntos
normativos afectados
NCP
Punto norma afectado
Nº de Obs y OM levantadas
Comentarios generales del auditor
líder sobre el proceso de auditoría
Conclusiones del proceso de
auditoría
Distribución del informe
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Firma auditor líder
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Fecha emisión informe
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