Autorización presupuestal del PIFI - Calidad UAN

Código: PR-PI-04
Procedimiento General
Fecha de edición: 07.10.08
Universidad Autónoma
de NAYARIT
Procedimiento para llevar a cabo
la Autorización Presupuestal de
Proyectos Federales
Revisión: 03
Página: 1 de 10
CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS
NIVEL DE
REVISIÓN
SECCIÓN
Y/O PÁGINA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA
Pág. 3
Sección 1
Se amplió el propósito con el fin de incorporar el Informe
Programático.
Pág.3
Sección 2
Se amplió el alcance, se incorpora al Responsable del Área
de Fondos Específicos de la Dirección de Finanzas y al
Órgano Interno de Control.
Pág.3
Sección3.1
Se agrego las siglas de IES y DSU.
Pág.4
Sección3.2
Pág. 5
Sección 5
01
Pág. 5
Sección 6.4
Pág. 6
Sección 6.5,
6.6 y 6. 7.
Pág. 7
Sección 7.1
FECHA DE
MODIFICACIÓN
Se agregaron tres Definiciones:
 Informe Programático.
 Auxiliar Analítico de los Proyectos.
 Reglas de Operación.
Dentro de Responsabilidades se agrego al Órgano Interno de
Control.
Se modifico la redacción de la política 6.4.
12.02.10
Se agregaron tres políticas, con el fin de respaldar el Informe
Programático.
Se agregó en el Diagrama Funcional ocho Operaciones
Básicas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Recepción de Informe Financiero.
Elaboración de Informe Programático.
Revisión del Informe Programático.
Tiene observaciones.
Envío del Informe Programático para su verificación, firma y
elaboración de Dictamen.
Recepción de Dictamen e Informe Programático firmado.
Solicitud de firmas.
Envío de Informe Programático.
Control de emisión
Elaboró
Revisó
Aprobó
______________________
_______________________
______________________
L.C. Ariana Rodríguez San Juan
M.C. Pedro Arriero Casillas
Director de la Unidad de
Desarrollo Institucional
Responsable de Seguimiento de
Proyectos
C.P. Juan López Salazar
Rector
FT-CTC-06//REV.00
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Página: 2 de 11
CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS
NIVEL DE
REVISIÓN
SECCIÓN Y/O
PÁGINA
01
Pág. 10
Sección 7.2
Pág. 4
Sección 3.2
Pág. 5
Sección 5
02
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA
Se agregó ocho operaciones debido a que se incorporo el
Informe Programático.
FECHA DE
MODIFICACIÓN
12.02.10
Se eliminaron las definiciones del informe programático e
Informe Financiero.
Se eliminó la responsabilidad 5.4
debido que no
contribuye al desarrollo del procedimiento.
Se eliminaron las políticas 6.5, 6.6 y 6.7.
Pág. 5
Sección 6
Pág. 6
Sección 7.1
Pág. 7
Sección 7.2
16.01.13
Se eliminaron las operaciones básicas del número 6 al 12
del diagrama funcional.
Se eliminaron las operaciones del número 6 al 12 del
apartado de Descripción.
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Página: 3 de 11
CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS
NIVEL DE
REVISIÓN
SECCIÓN Y/O
PÁGINA
Pág. 1
Sección
Encabezado
Pág. 4
Sección 2
03
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA
FECHA DE
MODIFICACIÓN
Se cambió el nombre del procedimiento
Se modificó el Alcance.
Pág. 4
Sección 3.1
Se agregó una sigla (PROFOCIE).
Pág. 5
Sección 3.2
Se agregó la definición de Proyectos Federales.
28.09.14
Pág. 5
Sección 4
Se modificó el nombre de un documento en el apartado
de referencias.
Pág. 6
Sección 5
Se modificó las responsabilidades número 5.1 y 5.2
Pág. 6
Sección 6.
Se elimina la política 6.1.
Pág. 5
Sección 6.
Se modificó la redacción de la política 6.4.
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1.
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la Autorización Presupuestal de
Proyectos Federales
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Página: 4 de 11
Propósito
Dar seguimiento a los proyectos apoyados con recursos extraordinarios,
verificando el cumplimiento de objetivos y metas.
2.
Alcance
Aplica a la UDI, a los Responsables de Proyectos con recursos de Proyectos
Federales; así como al Responsable del Área de Fondos Específicos de la
Dirección de Finanzas.
3.
Glosario
3.1 Siglas
AP.- Autorización Presupuestal.
DGESU.- Dirección General de Educación Superior Universitaria.
DF.- Dirección de Finanzas
DRM.- Dirección de Recursos Materiales.
DSU.- Dirección de Subsidio a Universidades.
FOMES.- Fondo para la Modernización de la Educación Superior.
IES.- Institución de Educación Superior.
PIFI.- Programa Integral de Fortalecimiento Institucional.
SEP.- Secretaría de Educación Pública.
SES.- Subsecretaría de Educación Superior.
SFA.- Secretaría de Finanzas y Administración.
UAN.- Universidad Autónoma de Nayarit.
UDI.- Unidad de Desarrollo Institucional.
PROFOCIE: Programa de Fortalecimiento de la Calidad en Instituciones
Educativas.
3.2 Definiciones
Anexo “A”: Documento que la DGESU envía anexo al convenio donde
especifica los proyectos aprobados por clave, nombre, monto y objetivos de
cada uno de ellos.
Anexo “A” de Reprogramación: Documento anexo al Oficio de Liberación
donde especifica la descripción de los proyectos, desglosando los montos por
rubros.
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Autorización Presupuestal: Documento emitido por la UDI donde se
informa que el proyecto cuenta con el techo presupuestal y se autoriza
efectuar la adquisición de Bienes y/o Servicio.
Auxiliar Analítico de los Proyectos: Es el reporte cuantitativo de ejecución
de los recursos (por proyecto).
Convenio: Documento que regula las condiciones y compromisos adquiridos
por la UAN y la SEP.
Oficio de Liberación: Oficio emitido por la DGESU donde autoriza el
ejercicio de los proyectos descritos en el Anexo “A”.
Proyectos Federales: Recursos Financieros Federales, etiquetados para la
operación de un proyecto específico. Por ejemplo PIFI y PROFOCIES.
Reglas de Operación: Documento normativo que rige los compromisos
contraídos entre las IES y la SEP.
4. Referencias
Código (cuando aplique)
NA
MC-CTC-01
NA
NA
NA
Nombre del documento
Norma Mexicana ISO 9001.
Manual de Calidad.
Estatuto de Gobierno de la Universidad Autónoma de Nayarit en el
artículo 77 (Numeral III).
Reglas de Operación del FOMES.
Convenios de colaboración y apoyo en el marco de los Proyectos
Federales.
Reglamento de planeación de la Universidad autónoma de Nayarit,
Fracción V en el artículo 11.
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5.
Procedimiento para llevar a cabo
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Proyectos Federales
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Página: 6 de 11
Responsabilidades
5.1 Director de la UDI: Coordinar el seguimiento de los proyectos,
autorizando la aplicación del gasto conforme lo marca las reglas de
Operación de los Proyectos Federales; así como los compromisos
adquiridos en los convenios de colaboración y apoyo en el marco de
dichos proyectos.
5.2 Responsable de Seguimiento de Proyectos: Responsable de dar
seguimiento a los proyectos verificando que el gasto sea aplicado en
los rubros que corresponden, capturar información en el Sistema en el
Modulo de Seguimiento Académico.
5.3 Responsable de Proyecto: Solicitar los recursos de acuerdo a las
políticas establecidas en el presente procedimiento, acudir a firmar
documento.
6.
Políticas
6.1 La solicitud de autorización presupuestal debe ser de acuerdo a lo
estipulado en las metas académicas del proyecto, respetando el
recurso asignado y la clasificación de los rubros aprobados en el
mismo.
6.2 La requisición debe ser acompañado de oficio firmado por el
responsable del proyecto que especifique clave, nombre, objetivo y
meta del proyecto.
6.3 La solicitud de servicios (viáticos y capacitación) debe hacerse llegar a
la UDI con anticipación al evento y/o comprobación de gastos por
medio de facturas para su rembolso.
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7.
Procedimiento para llevar a cabo
la Autorización Presupuestal de
Proyectos Federales
Acciones
7.1 Diagrama funcional
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Procedimiento para llevar a cabo
la Autorización Presupuestal de
Proyectos Federales
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7.2 Descripción
No.
1
Recepción
solicitud
Autorización
Presupuestal
2
Revisión
solicitud
2.1
Manejo
solicitud
3
Quién hace
qué
Operación
Con quién o
con qué
Cuándo y
dónde
Cómo
Registro
de
de
Responsable
de
Seguimiento
de Proyectos
Personalmente
Cuando
se
solicita. En la
UDI.
Recibiendo
solicitud de parte
de
los
responsables de
proyecto
Sellando
y
firmando
la
solicitud.
de
la
Responsable
de
Seguimiento
de Proyectos
Director de la
UDI
Cuando
se
recibe
la
solicitud En la
UDI.
Revisando que la
solicitud cumpla
con
los
requerimientos
establecidos en la
política
6.1 de
este
procedimiento y
comparándolo con
el
Auxiliar
Analítico de los
Proyectos
del
Área de Fondos
Específicos de la
DF.
de
la
Responsable
de Proyecto
Personalmente
Cuando
no
cumpla con los
requerimientos
Regresando
solicitud
Responsable
Proyecto para
corrección
justificación,
solicitud
transferencia
recursos.
Clasificación
solicitud
de
Responsable
de
Seguimiento
de Proyectos
Personalmente
Una
vez
revisada. En la
UDI.
la
al
de
su
y/o
de
de
Analizando
la
solicitud,
clasificando según
el rubro.
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No.
4
5
Procedimiento para llevar a cabo
la Autorización Presupuestal de
Proyectos Federales
Quién hace
qué
Operación
Autorización
Presupuestal
Envío
Autorización
Presupuestal
de
Revisión: 03
Página: 9 de 11
Con quién o
con qué
Cuándo y
dónde
Responsable
de
Seguimiento
de Proyectos
Director de la
UDI
Una
vez
revisada
y
clasificada. En
la UDI.
Director de la
UDI
Responsable
de
Seguimiento
de Proyectos
Una
vez
elaborada
la
Autorización
Presupuestal.
En la UDI
Cómo
Llenando
el
Formato
de
Autorización
Presupuestal,
Asignándole,
número
consecutivo,
y
realizando oficio
para su envío,
una vez firmado
por el director de
la UDI.
Sellado con la
leyenda
de
“Representación
Institucional
P.I.F.I.”
Enviando
mediante oficio la
AP a la DRM. si
se
refiere
a
bienes.
Anexando
requisición
original y copia
del
oficio
de
solicitud
del
responsable
de
proyecto.
Enviando
mediante oficio la
AP a la SFA, si es
servicio
de
capacitación
y
viáticos.
Anexando copia
de
oficio
de
solicitud
del
responsable
de
proyecto o en su
caso facturas para
su reembolso.
Registro
FT-PI-10
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Universidad Autónoma
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No.
Procedimiento para llevar a cabo
la Autorización Presupuestal de
Proyectos Federales
Operación
Quién hace
qué
Con quién o
con qué
Revisión: 03
Página: 10 de 11
Cuándo y
dónde
Cómo
Elaborando
trimestralmente el
Control de
Autorización
Presupuestal,
Con
las
autorizaciones
presupuestales
liberadas
Registro
FT-PI-11
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Procedimiento General
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8.
Procedimiento para llevar a cabo
la Autorización Presupuestal de
Proyectos Federales
Página: 11 de 11
Documentos Generados (control de registros)
Código de
registro o
Nombre del registro
identificación
única
9.
Revisión: 03
FT-PI-10
Autorización
Presupuestal
FT-PI-11
Control de
Autorización
Presupuestal
Tiempo de
conservación
Disposición de
los registros
Responsable de
conservarlo
Lugar de
almacén
5 años
Caja de archivo
muerto
Responsable de
Seguimiento de
Proyectos
Archivero del
Área de
Seguimiento
de proyectos
5 años
Caja de archivo
muerto
Responsable de
Seguimiento de
Proyectos
Archivero del
Área de
Seguimiento
de proyectos
Monitoreo y medición
No.
Secuencia
5
Descripción de la actividad del
seguimiento o medición
Periodicidad
Nombre del registro
Código
Trimestral
Control de Autorización
Presupuestal
FT-PI-11
Elaborar un reporte con la finalidad de
dar seguimiento al cumplimiento de las
metas del proyecto y aplicación del
gasto.
10. Anexos
Código (cuando
aplique)
Nombre
FT-PI-10
Autorización Presupuestal
FT-PI-11
Control de Autorización Presupuestal
N/A
Anexo “A” (Proyectos autorizados con sus montos)
N/A
Anexo “A” de Reprogramación
N/A
Informe Financiero (DF)
N/A
Reglas de Operación FOMES