NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Administración
Ejecutiva y Organización
Organización Interna
Versión 4.1/Mayo, 2007
REPUBlICA
BOLlVARIANA
DE
VENEZUElA
SEN~~~,
SERVICIO NAOONAlINTEGRAOO
OE AD.IIINISTRAClON ADUANERA Y TRlBUTAlIA
Adscrito al Ministerio del Poder Popular para las Finanzas
CUENTA N° OPOIDO/2007f}i/:¿"
AL:
SUPERINTENDENTE NACIONAL ADUANERO Y TRIBUTARIO
DEL: JEFE DE LA OFICINA DE PLANIFICACION y ORGANIZACION
SECUENCIA:
1. Asunto
2. Relación
3. Soluciones Propuestas
4. Anexos
5. Desición
1. ASUNTO:
Presentar
para
la
aprobación
del
Superintendente Nacional
Aduanero
y
Tributario,
el
Manual
de
Normas
y
Procedimientos Administrativos "Estándar para
la Elaboración de Manuales de Normas y
Procedimientos" - Versión 4.1/Mavo 2007.
2. RELACION:
Conforme a lo establecido en los artículos Números 35 y 37 de la Ley Orgánica de la Confraloría
General de la República, en concordancia con el artículo No. 2 del Reglamento sobre la
Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional; artículo 10 numeral 2 y 7
de la Ley del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria y el artículo 7 y ,
numeral 25 de la Providencia Administrativa N° SNAT-2007-0009, con el fin de estandarizar la
elaboración y presentación de los Manuales de Normas y Procedimientos del SENIAT, se elaboró
el presente Manual con la debida participación y revisión de los usuarios.
3. SOLUCION PROPUESTA:
•
•
Aprobación del Manual "Estándar para la Elaboración de Manuales de Normas y
Procedimientos" - Versión 4.1/Mayo 2007
Autorizar al Jefe de la Oficina de Planificación y Organización, proceder a la implantación y
seguimiento del Manual de Estándar para la Elaboración de Manuales de Normas y
Procedimientos - Versión 4.1/Mayo 2007.
4.
•
ración de Manuales de Normas y Procedimientos"Equipo de Trabajo y los Niveles de Autorización
. GONZALEZ
CIONAL ADUANERO Y TRIBUTARIO:
I
DIFERIDO
VISTO
Fecha:
•
Fecha:
Cumplir
ro'l la MU110aw'¡ , •• g;ll Vlgente
• ~
Org!nlca de la (ontIt.lorl' Generil deTa~
• ~
de U(tta'lones
a la (orrupcl6n
•
~u,\e.r'e a la O\Sponil
REPUBlICA
.
BOllVARIANA
Adscrito al Ministerio
0056
DE VENEZUELA
FECHA:
del Poder Popular para las Finanzas
ACTA
DE
No. Noviembre
APROBACION
Los miembros del equipo de Trabajo abajo firmantes, por la presente declaramos
haber
participado
sobre
en la elaboración
y revisión del Manual de Normas y Procedimientos
Manual de Normas y Procedimientos Administrativos "Estándar
para la
Elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos" - Versión 4.1/Mayo
2007, en nuestra condición de USUARIOS.
Por lo tanto habiendo cumplido satisfactoriamente
de Manuales,
manifestamos
estar de acuerdo
todas las normas para la elaboración
con el texto
originado
en el Manual
"Estándar para la Elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos" Versión 4.1/Mayo 2007
y recomendamos
su aprobación formal por las autoridades
competentes.
Por el Equipo de Trabajo:
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Ana Dolores Infame
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C.I.: 3.971.789
División de Organización
1
~ida
Flores
Álvarez'
C.I.:6.365.472
División de Organización
DiorlinS1::f§Deth Trompetero
Villegas
C.I.: 9.417.835
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1
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División
de (or~anl~ación
Ira ida JQ$efi a Galí 'dez
J
C.I.: 13.671.918
Parraga
División de Organización
C.I.: 6!~j3.524
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." División
~ Q¡~'~UtVr8
l5Jiéia Joser'ina Nieves
C.I.: 14.310.130
División de Organización
C.
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(r::f
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j
de Organización
Jjfd~(
Rossana Vanessa Ruiz Mata
C.I.: 15.540.642
División de Organización
-?
REPU811CA
¡;OllVARIANA
DE VENEZUELA
SEN·••••
.•..,.
SERVIOO NAOONAlINTEGRADO
Adscrito al Ministerio
Of AOMlNISTIlAOON
No.
0056
FECHA:
AOLANEIlA y TIlIBUTAlUA
Noviembre
del Poder Popular para las Finanzas
AUTORIZA
CION
Nosotros como autoridades competentes en la materia tratada en el Manual de
Normas y Procedimientos "Estándar para la Elaboración de Manuales de Normas
y Procedimientos"
- Versión
4.1/Mayo 2007, una vez realizada la evaluación final
del mismo, consideramos que técnicamente el Manual cumple con todos los requisitos
indispensables para su aprobación definitiva por parte del Superintendente Nacional
Aduanero y Tributario; así como para su posterior distribución e implantación.
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Ana M.orellal Serrano lriarte
C.I.:
(
9.488.581
Jefe de División
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP.:
S/C
PAG. Nº:
S/N
S/C
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
I N D I C E
CAPITULO
I
II
MATERIA
PAG.
GENERALIDADES
Objetivos / Alcance
1
Base Legal
3
Glosario
6
NORMAS
Normas Generales
1
Normas Específicas
No.
A.-
Relativas a la Presentación
5
B.-
Relativas a la Portada y Carátulas Internas
6
C.-
Relativas al Indice
7
D.-
Relativas al Objetivo y Alcance
9
E.-
Relativas a la Base Legal
9
F.-
Relativas al Glosario
10
G.-
Relativas a las Normas Generales y Específicas
11
H.-
Relativas a la Elaboración del Manual de Normas y
Procedimientos
12
I.-
Relativas a la Carpeta Historial
14
J.-
Relativas al Procedimiento
14
K.-
Relativas a los Flujogramas
15
L.-
Relativas a los Formularios
19
M.-
Relativas a los Instructivos
23
N.-
Relativas a los Anexos
24
O.-
Relativas a las Herramientas Informáticas a ser Utilizadas
24
P.-
Relativas a la Codificación del Manual
26
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
No.
4.1
VERSION
DE FECHA:
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP.:
S/C
PAG. Nº:
S/N
S/C
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
I N D I C E
CAPITULO
III
MATERIA
PAG.
Q.-
Relativas a la Revisión
32
R.-
Relativas a las Versiones
33
S.-
Relativas a la Aprobación
34
T.-
Relativas a la Inducción e Implantación
36
U.-
Relativas al Archivo
38
PROCEDIMIENTO
Procedimiento “Elaboración
Procedimientos”
de
Manual
de
Normas
y
Flujograma del Procedimiento
Procedimiento
“Aprobación
Procedimientos”
3
de
Manual
de
Normas
y
Flujograma del Procedimiento
Procedimiento “Implantación
Procedimientos”
de
Manual
de
Normas
14
FORMULARIO E INSTRUCTIVOS
S/N
Instructivo de Llenado
2
Formulario “Hoja de Vida del Manual de Normas y Procedimientos
Instructivo de Llenado.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
y
18
Formulario “Acta de aprobación”
No.
5
10
Flujograma del Procedimiento
IV
1
Noviembre
No.
4.1
S/N
6
VERSION
DE FECHA:
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
S/C
CAP.:
S/C
PAG. Nº:
S/N
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
I N D I C E
V
No.
ANEXOS
1.
Modelo de la Portada y Carátulas Internas.
2.
Modelo de las páginas a ser utilizadas para la elaboración del
Indice, Objetivo, Alcance, Base Legal, Glosario, Normas
Generales, Normas Específicas, Procedimiento e Instructivo.
3.
Modelo para ser usado en la elaboración del flujograma.
4.
Modelo de Acta de Suspensión de Proyecto
5.
Modelo de Etiqueta de Identificación Carpeta Historial.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
No.
4.1
VERSION
DE FECHA:
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
CAPITULO I. GENERALIDADES
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
10.40.20.
CAP.:
I
PAG. Nº:
1
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
O B J E T I V O S
/
A L C A N C E
El presente Manual tiene como objetivo principal, establecer los lineamientos a seguir por la
organización para estandarizar la elaboración y presentación de los Manuales de Normas y
Procedimientos que se deben realizar en el SENIAT, como parte fundamental de su Sistema de
Control Interno.
Como objetivos específicos, se pueden mencionar:
1.
Fijar un criterio único para la ejecución de las actividades para el desarrollo de los
manuales de normas y procedimientos.
2.
Establecer claramente el nivel de autoridad y grado de responsabilidad de los distintos
actores que intervienen en un procedimiento
3.
Establecer los mecanismos necesarios para lograr la fluidez y eficiencia en el proceso de
elaboración y aprobación de manuales de normas y procedimientos.
4.
Servir como instrumento para el adiestramiento y orientación al personal del servicio que
participará en la elaboración de un manual de normas y procedimientos.
5.
Servir como herramienta de control para evaluar la eficiencia, eficacia, economía y calidad
de los procesos que realice la propia administración y los órganos que conforman el
Sistema Nacional de Control Fiscal.
.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
CAP.:
10.40.20.
I
PAG. Nº:
2
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
O B J E T I V O S
/
A L C A N C E
ALCANCE
El presente Manual constituye una guía metodológica general para la elaboración de manuales
de normas y procedimientos, el cual contiene explícito las responsabilidades de los diferentes
usuarios, así como las relativas a la División de Organización como unidad responsable de
canalizar el proceso de normalización.
Este manual será aplicable tanto en el nivel normativo como en el nivel operativo.
En tal sentido este Manual cubre los siguientes aspectos:
1.
Las normas generales y específicas que regularán el proceso de elaboración de
manuales de normas y procedimientos, suministrando una guía a los funcionarios
responsables de las actividades relacionadas a los mismos.
No.
2.
Los pasos a seguir durante el proceso.
3.
Los formularios a utilizar.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
10.40.20.
CAP.:
I
PAG. Nº:
3
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
B A S E
L E G A L
¾ Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Publicada en Gaceta Oficial de
la República Bolivariana de Venezuela, de fecha 30 de diciembre de 1999, Nº 36.860,
Extraordinaria.
¾ Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal. Publicada en Gaceta Oficial de fecha 17 de diciembre de 2001 Nº ° 37.347,
Ordinaria.
¾ Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. Publicada en Gaceta Oficial de la
República de Venezuela, de fecha 01 de junio de 1981, Nº 2.818, Extraordinario.
¾ Ley Orgánica de la Administración Pública. Publicada en la Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela, de fecha 17 de octubre de 2001, Nº 37.305.,
Ordinario.
¾ Ley del Estatuto de la Función Pública. Publicada en Gaceta Oficial de la Republica
Bolivariana de Venezuela, de fecha 06 de Septiembre de 2002, No. 37.522., Ordinario.
¾ Decreto con Rango y Fuerza de Ley que establece la Simplificación de Trámites
Administrativos, Decreto Nº 368, publicado en Gaceta Oficial Nº 36.845, de fecha 07 de
diciembre de 1999.
¾ Ley del SENIAT. Publicada en Gaceta Oficial, de fecha 08 de noviembre de 2001, Nº
37.320, Ordinaria.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
10.40.20.
CAP.:
PAG. Nº:
I
4
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
B A S E
L E G A L
¾ Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Publicada
en la Gaceta Oficial de fecha 29 de marzo de 2001, Nº 37.169, Ordinaria.
¾ Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública
Nacional. Publicado en Gaceta Oficial, de fecha 25 de septiembre de 2003, No. 37.783,
Ordinaria.
¾ Decreto sobre la Reforma Parcial del Reglamento de Reorganización del Servicio
Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria – SENIAT. Decreto Nº
682, de fecha 7 de Febrero de 2000. Publicado en Gaceta Oficial, de fecha 15 de febrero de
2000, Nº 36.892, Ordinaria.
¾ Resolución sobre la Organización, Atribuciones y Funciones del Servicio Nacional
Integrado de Administración Tributaria – SENIAT. Resolución Nº 32, de fecha 24 de
Marzo de 1995. Publicada en Gaceta Oficial, de fecha 29 de marzo de 1995, Nº 4.881,
Extraordinaria.
¾ Providencia mediante la cual se dicta la reforma parcial del Estatuto del Sistema de
Recursos Humanos del Servicio Nacional de Administración Aduanera y Tributaria
(SENIAT). Providencia Administrativa Nº SNAT/2007/0866 de fecha 23 de septiembre de
2005. Publicada en Gaceta Oficial, de fecha 13 de octubre de 2005, Nº 38.292, Ordinario.
¾ Providencia Administrativa Nº SNAT/2007/099; donde se crea la División de
Organización, adscrita a la Oficina de Planificación y Organización; publicada en Gaceta
Oficial, Nº 38.622; de fecha 8 de febrero de 2007, Ordinario.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
10.40.20.
CAP.:
I
PAG. Nº:
5
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
B A S E
L E G A L
¾ Memorando Nº GGSJ/GDA/DA/2007/417- 4802; donde La Gerencia General de
Servicios Jurídicos considera inadecuado establecer normas sancionatorias en los
Manuales de Normas y Procedimientos.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
10.40.20.
CAP.:
I
PAG. Nº:
6
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
G L O S A R I O
BASE LEGAL
Son todos aquellos Ordenamientos Jurídicos – Administrativos vigentes, que regulan o dentro
de los cuales se enmarca el procedimiento.
CARPETA HISTORIAL
Esta conformada por toda aquella información, documentos o decisiones que modifiquen el
contenido del Manual de Normas y Procedimientos.
FLUJOGRAMA
Es una representación gráfica de la secuencia en que se realizan las operaciones de un
procedimiento. Además de la secuencia de actividades, el flujograma muestra lo que se realiza
en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las decisiones que
deben ser tomadas y las personas involucradas.
FORMULARIOS O FORMAS
Son definidos como formas preimpresas con espacios o campos en blanco en donde se
describen datos diferentes que servirán para realizar una serie de operaciones de muy variado
propósito.
GUARISMO
Cada uno de los signos o cifras arábigas que expresan cantidad.
INSTRUCTIVO DE FORMULARIO
Conforma el conjunto de instrucciones utilizadas para indicar las características y aspectos
importantes de un formulario, tales como: objetivo, instrucciones de llenado y la tramitación de
la forma en cuestión.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
10.40.20.
CAP.:
I
PAG. Nº:
7
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
G L O S A R I O
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Instrumento administrativo donde se indican las normas y los procedimientos a seguir para el
cumplimiento de las tareas o actividades dentro de la organización.
NORMAS
Son reglas específicas que regulan la ejecución de las acciones que componen un
procedimiento con el fin de mantener al mismo dentro de los parámetros establecidos.
POLITICAS
Son guías generales que influyen en la actuación o comportamiento de los integrantes de la
organización con relación a una función determinada con el fin de alcanzar los objetivos.
PROCEDIMIENTO
Serie de actividades u operaciones ordenadas cronológicamente, relacionadas entre sí,
reguladas por un conjunto de normas y ejecutadas por un grupo de funcionarios para obtener
un fin común.
SISTEMA
Red o conjunto de procedimientos relacionados entre sí que buscan una meta o metas
comunes y desarrolladas de acuerdo a un esquema integrado para lograr una mayor y mejor
actividad de la organización.
USUARIO
Personas o unidades organizativas a los cuales se destina un producto o servicio, resultante
del conjunto de operaciones efectuadas por los procesos internos de una organización.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
CAPITULO II. NORMAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
CAP.:
10.40.20.
PAG. Nº:
II
1
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
N O R M A S
1.
G E N E R A L E S
Los Manuales de Normas y Procedimientos deberán ser elaborados conforme a lo
establecido en el presente Manual.
2.
Los Manuales de Normas y Procedimientos serán de estricto cumplimiento una vez
aprobado por las autoridades competentes.
3.
Será responsabilidad del Superintendente Nacional Aduanero y Tributario aprobar los
Manuales de Normas y procedimientos, que constituyen el Sistema de Control Interno del
Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria.
4.
Será responsabilidad de la Oficina de Planificación y Organización / División de
Organización:
a)
Atender los requerimientos de asesoría técnica en materia de normas y
procedimientos que sean solicitados por las distintas dependencias que integran el
SENIAT.
b)
Diseñar y elaborar los Manuales de Normas y Procedimientos que sean requeridos
por el servicio.
c)
Brindar la inducción necesaria para facilitar la implantación de los Manuales de
Normas y Procedimientos que hayan sido aprobados.
d)
Realizar el seguimiento y control de los Manuales de Normas y Procedimientos
implantados, a los fines de evaluar los resultados de su aplicación y proponer las
correcciones
necesarias
que
impliquen
su
mejoramiento
en
términos
de
simplificación y mayor efectividad para el servicio.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
10.40.20.
CAP.:
II
PAG. Nº:
2
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
N O R M A S
e)
G E N E R A L E S
Organizar, mantener y custodiar el archivo contentivo de los manuales de normas y
procedimientos aprobados (originales).
4. Será Responsabilidad de las Unidades Usuarias:
a)
Suministrar la información que le sea requerida en materia de su competencia para
la elaboración de los Manuales de Normas y Procedimientos.
b)
Mantener coordinación permanente con los funcionarios de la Oficina de
Planificación y Organización / División de Organización, a los fines de establecer un
proceso continuo de revisión a los Manuales de Normas y Procedimientos que en
materia de su competencia estén siendo elaborados.
c)
Tramitar las firmas de autorización correspondientes a los Gerentes de Líneas, Jefe
de Oficina, Gerente General o Intendente, involucrados en los procesos o materia
tratada en el Manual de Normas y Procedimientos.
d)
Coordinar conjuntamente con la Oficina de Planificación y Organización / División de
Organización la implantación y seguimiento de los Manuales de Normas y
Procedimientos aprobadas por las autoridades competentes.
e)
Supervisar y controlar el cumplimiento de las normas y procedimientos implantados.
f)
Difundir las normas y procedimientos aprobados a fin de garantizar su aplicación por
parte de los funcionarios del servicio responsables de su ejecución.
5. Será Responsabilidad del funcionario Analista:
a)
No.
Dar estricto cumplimiento al contenido del presente manual.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
10.40.20.
CAP.:
II
PAG. Nº:
3
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
N O R M A S
G E N E R A L E S
b)
Informar al Supervisor inmediato, los resultados de las reuniones de trabajo.
c)
Mantener contacto permanente con el Equipo de Trabajo designado para el
desarrollo del Manual de Normas y Procedimientos, a los fines de agilizar en la
medida de lo posible la elaboración del mismo.
d)
Reportar al Superior inmediato oportunamente las acciones o inconvenientes que
pudieran retrasar el desarrollo del manual.
e)
Mantener mediante un medio magnético, respaldo del manual en desarrollo o
aprobado.
f)
Realizar el seguimiento y control de los Manuales de Normas y Procedimientos
implantados.
g)
Conformar la carpeta historial del Manual de acuerdo a lo establecido en la Norma
Específica “Relativas a la Carpeta Historial”
h)
Hacer entrega formal del Manual, la carpeta historial y CD contentivo de la versión
aprobada al funcionario encargado de llevar el archivo de los documentos originales.
6.
Será responsabilidad de la Oficina de Auditoria Interna, revisar que las actividades
referidas a los procedimientos de elaboración, aprobación y distribución de Manuales de
Normas y Procedimientos, sean ajustadas a las normas y procedimientos establecidos en
el presente manual.
7.
Este documento deberá ser revisado y actualizado de manera continua, de acuerdo a los
cambios que exige la integración del organismo al Programa de modernización del
Estado; así como, su adaptación al marco legal emergente.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
10.40.20.
CAP.:
II
PAG. Nº:
4
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
N O R M A S
8.
G E N E R A L E S
Cualquier modificación al presente manual deberá ser solicitada a la Oficina de
Planificación y Organización quien conjuntamente con la División de Organización, serán
las Unidades Responsables de su evaluación y una vez aceptadas por las Unidades
Responsables, serán elevadas a la máxima autoridad del SENIAT, para su aprobación y
posterior divulgación.
9.
Lo no contemplado en el presente manual deberá regirse por cualquier otra normativa que
se encuentre relacionada con la materia y en caso de no existir norma que subsane dicho
vacío, se deberá cumplir con las normas que al efecto emita la Oficina de Planificación y
Organización/División de Organización.
10.
El presente manual, así como los modelos de documentos contenidos en el mismo, son
de obligatorio cumplimiento y uso; la no aplicación del mismo podrá generar las sanciones
correspondientes a los funcionarios responsables, según lo establecido en los
instrumentos legales que regulan la materia
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
10.40.20.
CAP.:
PAG. Nº:
II
5
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
N O R M A S
A.
E S P E C I F I C A S
RELATIVAS A LA PRESENTACION
1.
Para la transcripción de la Portada, Generalidades, Normas, Procedimientos,
Flujogramas e Instructivos se hará uso de las hojas diseñadas para tal fin (ver
Capítulo V – anexos).
2.
La numeración de los capítulos se hará en números romanos y en la parte superior
derecha de la hoja; así mismo, la numeración de la página se hará en números
arábigos.
3.
La numeración de las páginas se iniciará cada vez que se comience un nuevo
capítulo.
4.
Cada vez que se dé inicio a una sección, se deberá hacer en una página nueva.
5.
En el encabezado de la hoja de manual utilizando negrita y mayúscula sostenida se
escribirá el nombre del título en letra Arial número 12 y el nombre de la sección en
mayúscula sostenida y letra Arial No. 9.
6.
En caso de haber una subsección, su título deberá presentarse en la parte superior
izquierda, en mayúscula sostenida, resaltado en negrita.
7.
El papel donde irá impreso el manual deberá ser Bond, base veinte (20), color
blanco, tamaño carta.
8.
El tipo de letra a utilizar será la Arial, número once (11) para el texto en general.
9.
Se deberá mantener un interlineado de 1,5 (espacio y medio) con un espaciado
anterior y posterior de 12 y dos (2) espacios entre final de párrafo y título y entre
No.
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títulos y texto.
10.
Para la redacción del Manual de Normas y Procedimientos se utilizará un lenguaje
claro, preciso y conciso.
11.
En el caso de tener que utilizar términos técnicos, éstos deberán ser los
imprescindibles y explicar de manera clara su significado en la Sección de Glosario.
12.
Se utilizará el sentido positivo de las frases, obviando en lo posible las negativas y la
prohibición.
13.
Se deberá omitir en lo posible las abreviaturas, neologismos, jergas y refranes,
barbarismos y palabras extranjeras, utilizando en todo caso un tono formal y de
respeto.
14.
El Manual de Normas y Procedimientos deberá ser concreto, tratando de no caer en
repeticiones de una misma idea en diferentes secciones.
15.
Siempre que se haga referencia a un formato, modelo, a una máquina o parte de
ella, es conveniente ilustrar la explicación con imágenes reducidas del objeto sobre
el cual se habla o se presenta como anexo.
16.
Se mantendrá la uniformidad en el estilo a lo largo de todo el Manual de Normas y
Procedimientos, guiándose por lo enunciado en el presente documento.
B.
RELATIVAS A LA PORTADA Y LAS CARATULAS INTERNAS
1.
No.
La portada del Manual de Normas y Procedimientos llevará el logotipo del SENIAT a
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la izquierda en la parte superior de la hoja; y se identificará el tipo de manual que se
esta tratando (Administrativo, Tributario, Aduanero o Jurídico).
2.
Se identificará el nombre del Manual de Normas y Procedimientos, el cual indicará
claramente el asunto que aborda el mismo, en letra Times New Roman No. 22 y a
un espacio.
3.
Debajo de la línea divisoria de la hoja de la portada se indicará la materia que se
está tratando en el Manual, en letra Bookman Old Style No. 18, de acuerdo a la
clasificación interna de la División de Organización.
4.
En la parte inferior de la hoja se indicará la versión y la fecha de elaboración del
Manual de Normas y Procedimientos, especificando solamente mes y año (Ver
capítulo V – Anexos).
5.
Las carátulas internas se identificarán con números romanos y el nombre de cada
capítulo, alineado a la derecha. Se colocará el número y el nombre del capítulo en
mayúscula, negritas y utilizando el tipo de letra Arial No. 14.
C.
RELATIVAS AL INDICE
1.
La sección Indice, aparecerá a continuación de la portada y señalando la relación de
los diferentes aspectos desarrollados en el Manual de Normas y Procedimientos,
ofreciendo una rápida y fácil localización de dichos aspectos durante la lectura del
mismo y deberá ser presentada de la manera siguiente:
Capítulo I. GENERALIDADES
No.
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Objetivo y Alcance
Base Legal
Glosario
Capítulo II. NORMAS
Normas Generales
Normas Específicas (Ejemplo)
A.
RELATIVAS A XXXXXXX
B.
RELATIVAS A XXXXXXX
Capítulo III. PROCEDIMIENTOS (Ejemplo)
Procedimiento “Solicitud de Apoyo Técnico”
Flujograma “Solicitud de Apoyo Técnico”
Capítulo IV. FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS (Ejemplo)
Formulario “Solicitud de Apoyo Técnico”
Instructivo del Formulario “Solicitud de Apoyo Técnico”
Capítulo V. ANEXOS (Ejemplo)
Anexo 1. Escala de Viáticos
2.
El Indice se detallará en una hoja sin número de página y no será tomada en
consideración para la numeración consecutiva de las páginas subsiguientes.
No.
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D.
E S P E C I F I C A S
RELATIVAS AL OBJETIVO Y ALCANCE
1.
Los Objetivos serán el enunciado que contendrá la explicación acerca del propósito
o fin que se pretende cumplir con la implantación de los procedimientos; estos
deberán ser claros, específicos y concisos.
2.
Se deberá presentar un Objetivo General; donde se exprese de manera global lo
que se pretende lograr con la implantación de los procesos que se estén tratando.
3.
Los Objetivos Específicos deberán expresar el conjunto de metas que deben ser
cumplidas para alcanzar el Objetivo General.
4.
Para la redacción de los Objetivos se hará uso de verbos en infinitivo.
5.
El Alcance determinará la cobertura o amplitud de acción del Manual de Normas y
Procedimientos.
E.
RELATIVAS A LA BASE LEGAL
1.
En los Manuales de Normas y Procedimientos se relacionarán los principales
instrumentos legales vigentes que rigen él o los procesos
2.
Para conformar la Base Legal se enunciará el nombre de cada una de las Leyes,
Decretos, Reglamentos, etc. seguido del Número y fecha de la Gaceta Oficial donde
aparece publicado.
3.
Para ordenar la Base Legal se tomará como modelo el orden jerárquico
descendiente de la Pirámide de Kelsen, la cual se indica a continuación:
No.
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a) Constitución.
b) Tratados Internacionales.
c) Códigos Orgánicos.
d) Ley Orgánica.
e) Ley; Decreto Ley; Códigos.
f)
Reglamentos.
g) Decretos.
h) Resoluciones.
i)
Providencias.
j)
Instructivos.
k) Acuerdos.
l)
Circulares y/u Oficios.
m) Documentos Normativos / Administrativos.
F.
RELATIVAS AL GLOSARIO
1.
El Glosario es la tercera sección del Capítulo de Generalidades, donde se
presentará la definición de aquellas frases o términos presentes en el manual, sobre
las cuales se presume desconocimiento por parte de los usuarios potenciales del
proceso.
No.
2.
Cada término estará seguido de su correspondiente definición.
3.
Las definiciones deben ser claras, concisas y sin el uso de palabras rebuscadas.
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4.
E S P E C I F I C A S
Se debe seguir el orden alfabético ascendente en la presentación de los términos
que conforman el glosario.
5.
En los casos donde para obtener la definición de un término se haga necesario
consultar algún material bibliográfico deberá colocarse la correspondiente cita
bibliográfica.
G.
RELATIVAS A LAS NORMAS GENERALES Y ESPECIFICAS
1.
Las Normas serán reglas de obligatorio cumplimiento para el desarrollo de las
actividades enmarcadas en un procedimiento.
2.
Las Normas Generales se aplicarán a todos y cada uno de los procedimientos que
integren el Manual de Normas y Procedimiento.
3.
Las Normas Generales, deberán ser desarrolladas como una sección independiente
de las Normas Específicas de acuerdo a lo establecido en la Norma Especifica
Literal “C”, numeral 1, Relativas al Indice.
4.
Las Normas Específicas regulan un procedimiento específico del Manual.
5.
Las Normas se redactarán de forma clara y concisa, a fin de que sean
comprendidas
incluso
por
personas
no
familiarizadas
con
los
aspectos
administrativos o con el proceso mismo.
6.
Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continúa consulta a los
niveles jerárquicos superiores.
No.
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7.
H.
E S P E C I F I C A S
Las normas no deberán ser repetitivas.
RELATIVAS A LA ELABORACION DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1.
Todo Usuario participará su requerimiento de asesoría o apoyo técnico a la Oficina
de Planificación y Organización, a través de un memorando donde se indique
claramente el proyecto ha ser desarrollado.
2.
La Oficina de Planificación y Organización, a través de la División de Organización,
considerará las áreas a normalizar sobre la base de las solicitudes recibidas, a los
inventarios de procedimientos realizados por la División y a las prioridades y metas
establecidas en el Plan Operativo, coordinando la formación de los Equipos de
Trabajo a los cuales se les asignará la elaboración de los proyectos.
3.
Para el proceso de elaboración de los Manuales de Normas y Procedimientos, se
deben conformar equipos de trabajo con funcionarios que tengan relación directa y/o
experiencia en el proceso, que puedan aportar ideas claves en la normalización de
los mismos.
Para ello los equipos de trabajo deberán conformarse de la siguiente manera:
a.
Un Representante de la Unidad Usuaria (o los que sean necesarios): quien
tendrá la responsabilidad de coordinar el suministro de información que sea
requerida y participar activamente en la elaboración del respectivo manual.
Este funcionario deberá tener amplia experiencia en la materia a tratarse.
b.
No.
Un Representante de la División de Organización (o los que sean
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necesarios): que brindará el apoyo técnico y el asesoramiento necesario; se
encargará de la elaboración del Manual.
c.
Cuando el equipo de trabajo lo considere necesario se incorporará al equipo
de trabajo cualquier otro funcionario que por su especialidad fuese requerido
para el desarrollo del proyecto.
4.
El equipo de trabajo realizará reuniones aclaratorias sobre los asuntos que traten,
tantas veces como sean necesario y levantará la Minuta correspondiente, en donde
se dejará constancia de los acuerdos.
5.
Las Políticas, Normas, Procedimientos, Formularios e Instructivos, centrarán su
objetivo en lograr una mejor productividad de la gestión analizada y buscará
esencialmente condiciones favorables al logro de los objetivos institucionales.
6.
Para el desarrollo y/o mejoramiento de los procesos se tomará en consideración, de
manera prioritaria, las observaciones surgidas en la práctica operativa (experiencias)
así como la evolución del conocimiento legal, científico y tecnológico a nivel nacional
e internacional.
7.
En aquellos
casos en que la materia tratada en el Manual de Normas y
Procedimientos contenga
varios procesos, el mismo podrá estructurarse en
Módulos para facilitar el manejo de la información; manteniendo la estructura
señalada en el literal “C” de las Normas Específicas.
No.
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I.
E S P E C I F I C A S
RELATIVAS A LA CARPETA HISTORIAL
1.
La Oficina de Planificación y Organización a través de la División de Organización
abrirá
y
mantendrá
actualizada
una
Carpeta
Historial
contentiva
de
las
comunicaciones, Minutas de Reuniones e informes que den origen a las
modificaciones que sufran los manuales de normas y procedimientos durante su
desarrollo, a los efectos de facilitar el seguimiento de los mismos.
2.
La Carpeta Historial de cada Manual de Normas y Procedimientos, será aperturada
por el Analista y deberá contener el formulario “Hoja de Vida - Manuales de Normas
y Procedimientos” archivada en la cara posterior de la carátula y en la última versión
del manual.
3.
La Carpeta Historial de cada Manual de Normas y Procedimientos deben reunir las
siguientes características físicas:
a.
Carpeta de fibra color marrón.
b.
Titulada: CARPETA HISTORIAL, en letra Arial Nº 20; e identificarla con el Nº
que le corresponde según el sistema de archivo utilizado y el nombre del
Manual de Normas y Procedimientos, en letra Arial Nº 18. Ver anexo.
c.
Los documentos contenidos en la Carpeta Historial deberán estar perforados
e incorporados en su gancho.
J.
RELATIVAS AL PROCEDIMIENTO
1.
No.
El Procedimiento es la descripción escrita de los pasos y/o rutinas en forma
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secuencial o cronológica de cuya ejecución depende la realización de un trabajo.
2.
El Procedimiento escrito se presentará en hojas independientes del Flujograma
precediendo a los mismos, por lo que las hojas del procedimiento escrito y del
flujograma serán numeradas en forma secuencial.
3.
Las actividades serán descritas y enumeradas sobre la base del orden en que se
ejecuten.
4.
El Procedimiento será presentado en tres (3) columnas, la de la izquierda para
identificar al ejecutor, bajo la denominación de Responsable, la columna central para
presentar en forma numerada los pasos y en la columna de la derecha se indicarán
las actividades bajo el título de Acción.
5.
La narración de la actividad deberá realizarse mediante frases breves, sencillas y
claras para facilitar su comprensión, comenzando con un verbo en presente
indicativo Ejemplo: solicita, remite, revisa, etc.
6.
Aquellos procedimientos en los que se involucren otros procedimientos deberá
quedar indicado haciendo la referencia del mismo. (Colocar la denominación del
Manual donde este contenido).
K.
RELATIVAS A LOS FLUJOGRAMAS
1.
El Flujograma será graficado en forma panorámica (de libre desplazamiento) o de
columnas, tal como se presenta en el capítulo 3, página 6 del presente Manual.
No.
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2.
Los símbolos deberán mantener uniformidad en su tamaño.
3.
Cuando el símbolo terminal identifica una unidad organizativa éste deberá contener
el nombre completo de dicha unidad; si se emplean iniciales para identificarla se
indicará su significado al pie de la hoja del flujograma.
4.
Numere cada paso representado en el flujograma, siguiendo la secuencia del
procedimiento escrito.
5.
Explique cuando sea necesario, lo que sucede en cada paso
utilizando pocas
palabras.
6.
Si utiliza codificación para identificar los documentos en el flujograma, explique
dicha codificación al pie de la hoja del Flujograma bajo
la denominación de
Referencias.
7.
Se podrá hacer uso de dibujos, signos o figuras para facilitar la comprensión de la
información reflejada en el flujograma.
8.
La simbología a ser utilizada para la elaboración de los Flujogramas es la siguiente:
Documento: Representa cualquier tipo de documento que
entre, se genere, se utilice o salga del procedimiento
(Memorando, formulario, oficio, listado, cheque).
No.
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2
0-3
1
E S P E C I F I C A S
Copias de Documento: Representa la cantidad de copias
que tiene un documento.
0
Archivo Permanente: Representa el resguardo (Archivo)
de un documento de manera permanente.
Archivo Temporal: Representa el resguardo (Archivo) de
T
un documento de manera provisional.
Extraer un Archivo: Representa
T
la acción
de buscar
documentos que se encuentran archivados y que deben ser
incorporados al procedimiento.
Extraer Archivo
Copias Indeterminadas: se utiliza cuando se desconoce el
número de copias de un documento y/o cuando se trate de
un mismo documento repetido (n) número de veces
No.
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N O R M A S
E S P E C I F I C A S
Destruye: Representa la destrucción de un documento.
Operación: Representa la realización de una operación o
actividad relativa a un procedimiento.
Decisión: Representa en el Procedimiento la escogencia de
un curso de acción o caminos alternativos a escoger.
Microcomputador:
Representa
un
microcomputador
contentivo de registro o información en general.
Conector de Pasos: Representa una conexión o enlace de
una acción o paso del mismo procedimiento dentro de una
misma página.
VA A
6
PAG.
11
Conector de Página: Representa un enlace con otra hoja
VIENE
DE 5
PAG.
11
diferente, en la que continúa el flujograma, reflejando
número de paso y número de página.
No.
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Genera Documento: Representa un documento que da
origen a otro.
Dirección de Flujo o Línea de Unión: Conecta los
símbolos señalando el orden en que se deben realizar las
distintas operaciones.
Medio magnético: Representa guardar o rescatar la
información en un CD, Pent Drive.
Dibujos: Representan acciones u objetos reales.
Ejm:
L.
RELATIVAS A LOS FORMULARIOS
1.
El diseño de los Formularios, el tamaño, tipo de papel, número de copias, datos
contentivos y la orientación del mismo, dependerá del procedimiento para el cual
será utilizado. Los campos de los Formularios serán numerados, facilitando así el
No.
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seguir las instrucciones para el llenado del mismo.
2.
Los Formularios deberán aparecer en el Manual de Normas y Procedimientos, en su
tamaño original y seguido de forma inmediata por su correspondiente instructivo.
3.
Todo Formulario estará identificado en su parte inferior izquierda con la palabra
FORMA seguida del código asignado al procedimiento al cual pertenece, seguido de
F2, F3,...... Fn, donde el dígito informa que se trata de un segundo o tercer
formulario que se utiliza en el procedimiento y a continuación la correspondiente
fecha de emisión del mismo. Cuando el formulario no lleve impresa las siglas F1 se
tomará como el primer o único formulario diseñado para un procedimiento; ejemplo:
FORMA.40.60.40.001(12/98)
4.
Cuando el Formulario sea sometido a modificaciones, se identificará en la parte
inferior derecha del Formulario la leyenda MODIFICA 02-2000; ejemplo:
FORMA.40.60.40.001(12/98) MODIFICA (02/00)
5.
La Oficina de Planificación y Organización – División de Organización
será
responsable de asignar, registrar y controlar los códigos de identificación de los
formularios.
6.
No.
El código será impreso en el Formulario en el tipo de letra Arial No. 5.
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7.
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En todos aquellos Formularios constituidos por más de un ejemplar o copia, deberá
indicarse, en la parte inferior central en Arial No. 5, su distribución; ejemplo:
8.
Original:
Solicitante
Copia Nº 1:
Expediente
Copia Nº 2:
División de Tramitaciones.
Los datos principales de un Formulario se deben ubicar según el modelo siguiente:
(Ver página siguiente)
No.
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E S P E C I F I C A S
Centro:
Se colocan preferiblemente
los títulos, destacando bien los
datos
Esquina Superior:
Se colocan: No. de página,
Números consecutivos,
fechas , codigos, etc.
Perforaciones
Esquina Superior
Izquierda:
Se coloca el nombre
de la empresa,
logotipo, etc.
Perforaciones
Código del
Formulario
Distribución de
Copias
Margenes para Archivar:
Se le da un mínimo de 3/4 de pulgada (2cm);
No.
pero si el formulario se va a ser encudernado
Espacios de Sellos y/o Firmas:
con cierto volúmen, se le debe dar más
Se recomienda colocarlos en lo posible a la
espacio.
izquierda de la parte inferior
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M.
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RELATIVAS A LOS INSTRUCTIVOS
1.
Los instructivos deberán proporcionar información sobre las características
generales de un Formulario, e indicar las instrucciones de llenado del mismo.
2.
Todo instructivo deberá presentarse inmediatamente después del Formulario
correspondiente; en aquellos casos en que las características de diseño y uso del
formulario lo permitan, se deberá colocar en el reverso del mismo las instrucciones
de llenado, indicando en el instructivo, específicamente en la subsección de los
ASIENTOS, LA NOTA: ver reverso del formulario.
3.
La redacción será con un lenguaje claro y sin palabras rebuscadas; de tal manera
que pueda ser entendido sin dificultad por el usuario que trabajará con el Formulario.
4.
Cuando el contenido del formulario ocupe el anverso y reverso de la hoja, los
ASIENTOS deberán quedar descritos en la sección INSTRUCTIVO del Manual de
Normas y Procedimientos.
5.
El contenido del Instructivo estará basado en el siguiente esquema:
a)
Título del Formulario: indica la denominación del Formulario
b)
Código: se indicará el código asignado al Procedimiento, de acuerdo a lo
indicado en la Norma Específica “K” numeral 4.
No.
c)
Objetivo: indica el propósito perseguido por el Formulario.
d)
Origen: indica el área donde se origina o elabora el Formulario.
e)
Presentación: se indicará el tipo de papel, número de copias, color de las
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
CAP.:
10.40.20.
II
PAG. Nº:
24
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
N O R M A S
E S P E C I F I C A S
copias, tamaño, color de la impresión y forma en que será presentado el
Formulario.
f)
Elaboración: señala la frecuencia de preparación del formulario, el método
de elaboración, distribución y archivo de cada uno de los ejemplares.
g)
Instrucciones de Llenado: Explica como será llenado el formulario, indicando
qué datos se requieren para cada espacio o campo numerado.
N.
RELATIVAS A LOS ANEXOS
1.
La información que se presente en forma gráfica o como ejemplos, que sirva de
complemento a los aspectos tratados en el Manual, se deberá incorporar como
anexos.
2.
Todos los anexos
deberán ir agrupados en un capítulo específico, al final del
Manual.
3.
El orden de aparición de los anexos será acorde con lo planteado en el contenido
del Manual.
4.
La numeración de páginas dentro del aparte de Anexos se reiniciará de la misma
forma que en los demás capítulos, haciendo uso de números arábigos.
O.
RELATIVAS A LAS HERRAMIENTAS INFORMATICAS A SER UTILIZADAS
1.
No.
Se utilizará la herramienta MICROSOFT WORD o cualquier otra herramienta
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
10.40.20.
CAP.:
PAG. Nº:
II
25
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
N O R M A S
informática que la
E S P E C I F I C A S
organización esté en capacidad de suministrar para la
elaboración y/o desarrollo de:
2.
a)
Portada y Carátulas Internas
b)
Estructura General
c)
Objetivo y Alcance
d)
Glosario
e)
Base Legal
f)
Normas Generales y Específicas
g)
Descripción del Procedimiento
h)
Instructivos
Se utilizará la herramienta POWER POINT o cualquier otra herramienta informática
que la organización pueda suministrar y que permita la elaboración de los
Flujogramas o representación gráfica de los procedimientos.
3.
Para el diseño de Formularios se utilizarán indistintamente, las herramientas
MICROSOFT WORD,
MICROSOFT POWER POINT, MICROSOFT EXCEL,
cualquier otra herramienta informática de avanzada,
o
dependiendo del grado de
dificultad que presente el diseño del mismo.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
10.40.20.
CAP.:
PAG. Nº:
II
26
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
N O R M A S
P.
E S P E C I F I C A S
RELATIVAS A LA CODIFICACION DEL MANUAL
1.
La codificación de los Manuales de Normas y Procedimientos se hará en función del
asunto o materia que traten, a los fines de evitar que la codificación de los mismos
se vea afectada al producirse cambios en la estructura organizativa del SENIAT.
2.
La División de Organización será la responsable de identificar cada Manual con un
código numérico, antes de ser enviado a la aprobación por parte del usuario.
3.
El Código del Manual de Normas y
Procedimientos estará estructurado de la
siguiente manera:
a)
Los primeros dos dígitos XX indican la materia principal que trata el Manual.
b)
Los dos dígitos subsiguientes XX representan la subclasificación.
c)
Los dos dígitos siguientes representan la clasificación para cada área
específica.
d)
Los subsiguientes guarismos están dados por un correlativo numérico, que
representan la cantidad de Procedimientos que contenga el Manual.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP.:
10.40.20.
PAG. Nº:
II
27
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
N O R M A S
XX
XX
XX
E S P E C I F I C A S
XXX
Materia Principal
Sub - Clasificación
Clasificación Específica
Correlativo Numérico por Area Especifica
(Asignado al Procedimiento)
Ejemplo:
40
60
40
001
Materia Principal: Derecho
Sub - Clasificación: Derecho Internacional Público
Clasificación Específica:
entre los Estados
Relaciones
Jurisdiccionales
Correlativo Numérico
4.
El Sistema de Clasificación para los Procedimientos estará estructurado de la
siguiente manera:
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
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MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
CAP.:
10.40.20.
II
PAG. Nº:
28
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
N O R M A S
Código
E S P E C I F I C A S
Materia Principal
10
Administración General
20
Infraestructura
30
Aduanas
40
Derecho
50
Economía y Finanzas
60
Procesamiento de Datos
70
Tributos Internos
80
Seguridad
90
No Asignado
A su vez estas Materias Principales presentarán una Subclasificación la cual nos va
a permitir ordenar de forma homogénea los procedimientos similares o relacionados
permitiendo su fácil localización. A continuación se indica la Subclasificación de
cada materia principal:
Código
10
No.
Materia Principal
Administración General
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
Subclasificación
10.10
Administración Financiera
10.20
Administración de Espacio Físico
10.30
Administración de Personal
10.40
Administración Ejecutiva y Organización
10.50
Publicidad y Relaciones Públicas
10.60
Contabilidad
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
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OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP.:
10.40.20.
II
PAG. Nº:
29
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
N O R M A S
Código
10
20
30
40
No.
Materia Principal
Administración General
Infraestructura
Aduanas
Derecho
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
E S P E C I F I C A S
Noviembre
Subclasificación
10.70
Servicios de Oficina
10.80
No Asignado
10.90
No Asignado
20.10
No Asignado
20.20
Edificios Gubernamentales
20.40
Edificios para Almacenamiento
20.60
Edificios para Educación
20.80
Edificios para Recreación
20.85
Vías Acuáticas Interiores
20.90
Instalaciones Portuarias
30.10
Organización y Políticas
30.20
Regímenes Especiales
30.30
Liberación y Gravámenes
30.40
Régimen General
30.60
Aranceles
30.80
Convenios Comerciales
30.90
Ilícito Aduanero
40.20
Derecho Tributario y Mercantil
40.40
Derecho Penal
40.60
Derecho Internacional Público
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
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OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
CAP.:
10.40.20.
PAG. Nº:
II
30
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
N O R M A S
Código
40
50
60
No.
Materia Principal
Subclasificación
Derecho
Economía y Finanzas
Tecnología
Información
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
E S P E C I F I C A S
Noviembre
de
40.80
Derecho Militar
40.90
Derecho Civil
50.10
Estudios Económicos
50.20
Bancos y Operaciones Bancarias
50.40
Instituciones Bancarias Especializadas
50.60
No Asignado
50.80
No Asignado
50.90
No Asignado
60.05
Modalidades de Captura de Información
60.10
Interfases y Comunicaciones
60.15
Hardware
60.20
Periféricos
60.25
Programas/Paquetes/Herramientas
60.30
Sistemas Diseñados para Usuarios Externos
60.35
Sistemas y Aplicaciones Tributos Internos
60.40
Sistemas y Aplicaciones Aduanas
60.45
Sistemas y Aplicaciones Servicios Internos
60.50
Seguridad de Datos
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
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CODIGO:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP.:
10.40.20.
II
PAG. Nº:
31
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
N O R M A S
Código
70
80
No.
Materia Principal
Tributos Internos
Seguridad
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
E S P E C I F I C A S
Noviembre
Subclasificación
60.55
Métodos Especiales de Computación
60.60
Inteligencia Artificial
60.65
Reconocimiento de Patrones
60.70
Normas y Procedimientos
60.75
Organización y Políticas
60.80
No Asignado
60.85
No Asignado
70.00
Organización y Políticas
70.20
Recaudación
70.40
Fiscalización
70.60
Sumario Administrativo
70.80
Jurídico Tributario
70.90
Tramitaciones
80.20
No Asignado
80.40
No Asignado
80.60
No Asignado
80.80
No Asignado
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
10.40.20.
CAP.:
II
PAG. Nº:
32
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
N O R M A S
5.
E S P E C I F I C A S
La Oficina de Planificación y Organización – División de Organización, será la
responsable de asignar, registrar y controlar los códigos de identificación de los
Manuales de Normas y Procedimientos del Servicio.
Q.
RELATIVAS A LA REVISION
1.
El Equipo de Trabajo al concluir la elaboración del proyecto, someterá el mismo a
una etapa de revisión justa y objetiva (obtención de comentarios adicionales al
proyecto), enviando el proyecto en cuestión a quienes se consideren pertinentes
para su revisión, siempre tomando en cuenta:
•
Miembros del Equipo de Trabajo
•
Entes Externos, si se considera necesario para información y captación de
opinión.
2.
El plazo para la revisión ampliada deberá fijarse dentro de los siguientes diez (10)
días hábiles del envío del proyecto para su revisión.
3.
El Analista asignado por la División de Organización velará por que todos los
comentarios que surjan sobre el proyecto sean considerados e incluir aquellos que
sean pertinentes.
4.
En los casos en que las observaciones surgidas en la revisión ocasionen
modificaciones de fondo en el texto del proyecto y una vez incorporadas las
modificaciones a que hubiere lugar, se enviará nuevamente para la revisión por
parte del usuario, quien deberá pronunciarse en un plazo no mayor de diez (10) días
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
CAP.:
10.40.20.
II
PAG. Nº:
33
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
N O R M A S
E S P E C I F I C A S
hábiles sobre su conformidad o reparo en cuanto al contenido del mismo.
5.
En caso de incumplimiento de los lapsos para la presentación de las observaciones
del Manual de Normas y Procedimientos en desarrollo por parte del Usuario, éste
deberá solicitar una prórroga por escrito ante la División de Organización; la cual no
excederá de diez (10) días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud
de la prórroga.
6.
Cumplidos los lapsos otorgados al usuario para emitir las observaciones del Manual
de Normas y Procedimientos en revisión, el Analista deberá elaborar el Formulario
“Acta de Suspensión del Proyecto”, donde se dejará claramente expuesta la causa
que motiva tal suspensión.
7.
El Acta de Suspensión de Proyecto, será suscrita, entre el Gerente de Línea de la
Unidad Usuaria, como responsable de la ejecución del
proceso objeto de
suspensión y el Jefe de la División de Organización, como responsable del
desarrollo del proyecto.
R.
RELATIVAS A LAS VERSIONES
1.
Las versiones de los Manuales de Normas y Procedimientos se identificarán en la
casilla destinada para estos efectos en el encabezado de la página y de la siguiente
manera:
a)
Versión 1.0, donde el primer dígito indica que es la primera vez que se
elabora el Manual de Normas y Procedimientos.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
10.40.20.
CAP.:
II
PAG. Nº:
34
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
N O R M A S
b)
E S P E C I F I C A S
El segundo dígito establecerá las versiones que se han desarrollado de dicho
Manual antes de la aprobación definitiva por parte del Superintendente
Nacional Aduanero y Tributario (1.1; 1.2; 1.3; … ; 1.n)
c)
La versión 2.0 identificará al Manual de Normas y Procedimientos que una
vez aprobado oficialmente inicia un nuevo ciclo para su actualización o
modificación y así sucesivamente.
d)
El cambio de versión se originará únicamente cuando el Manual de Normas y
Procedimientos sufra modificaciones de fondo, mas no de forma.
Se
entenderán como modificaciones de fondo aquellos cambios que por su
naturaleza modifiquen el proceso como tal
(base legal, normas,
procedimiento, formularios o instructivos) y como modificaciones de forma
las relacionadas con errores de transcripción, sintaxis, redacción, etc.
S.
RELATIVAS A LA APROBACION
1.
Todo Manual de Normas y Procedimientos que se haya concluido deberá ser
aprobado mediante “Acta de Aprobación” por el Equipo de Trabajo”, en señal de
revisión y conformidad del contenido del mismo y como requisito previo para el inicio
del proceso de aprobación.
2.
El Gerente de Línea o su Equivalente, deberá aprobar el contenido del Manual de
Normas y Procedimientos como dueño del proceso que se esté tratando en el
mismo, mediante firma y sello del Acta de Aprobación.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
10.40.20.
CAP.:
II
PAG. Nº:
35
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
N O R M A S
3.
E S P E C I F I C A S
La Máxima Autoridad de la Unidad Usuaria (Intendente, Gerente General, Jefe
de Oficina), deberá firmar y sellar el Acta de Aprobación una vez que esta haya
sido aprobada por el Gerente de Línea correspondiente, en señal de revisión y
conformidad del contenido del Manual de Normas y Procedimientos y como requisito
previo para el inicio del proceso de aprobación ante el Superintendente Nacional
Aduanero y Tributario.
4.
El Jefe de la Oficina de Planificación y Organización aprobará los Manuales de
Normas y Procedimientos mediante firma y sello del Acta de Aprobación, una vez
que el mismo esté autorizado por la Máxima Autoridad de la unidad usuaria del
proceso; también le corresponde presentar el documento, debidamente aprobado
por todas las instancias previas ante el Superintendente Nacional Aduanero y
Tributario para su aprobación, mediante Punto de Cuenta.
5.
El Superintendente Nacional Aduanero y Tributario aprobará definitivamente el
Manual de Normas y Procedimientos a través de un Punto de Cuenta que
conjuntamente con el Manual será presentado a su consideración por el Jefe de la
Oficina de Planificación y Organización.
6.
Los originales de los Manuales de Normas y Procedimientos aprobados así como
los correspondientes Puntos de Cuenta, reposarán bajo la tutela de la Oficina de
Planificación y Organización - División de Organización.
7.
El funcionario encargado de llevar el control de los Manuales de Normas y
Procedimientos originales deberá aperturar y rotular un colgante, en el cual colocará
la o las carpeta(s) historial (es) y un sobre de manila con el nombre y código
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
10.40.20.
CAP.:
PAG. Nº:
II
36
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
N O R M A S
E S P E C I F I C A S
correspondiente en el cual guardará el documento original acompañado del Punto
de Cuenta y el Acta Aprobación, manteniendo la precaución de nunca perforarlo.
8.
Una vez aprobado el Manual de Normas y Procedimientos por las instancias
establecidas en las normas anteriores, cualquier modificación que se requiera
realizar, deberá ser solicitada a la Unidad Usuaria, quien conjuntamente con la
Oficina de Planificación y
Organización
- División de Organización, serán las
unidades responsables de evaluar, aprobar y divulgar la modificación solicitada, una
vez autorizada por la máxima autoridad de la institución.
T.
RELATIVAS A LA IMPLANTACION
1.
La Oficina de Planificación y Organización – División de Organización, una vez que
se haya culminado el proceso de elaboración y aprobación de un Manual de Normas
y Procedimientos, coordinará con el usuario del mismo su inducción e implantación
2.
La Intendencia, Gerencia General u Oficina de adscripción de la Unidad Usuaria
será la responsable de velar por la implantación y cumplimiento de los Manuales de
Normas y Procedimientos aprobados.
3.
La Oficina de Planificación y Organización - División de
Organización
conjuntamente con la Unidad dueña del proceso, planificará la difusión del Manual
de Normas y Procedimientos aprobado, tomando en consideración tanto el aspecto
técnico de la ejecución de las actividades y el cumplimiento de las normas, así
como la necesidad de dictar charlas, talleres o cualquier evento de esta naturaleza
induciendo al usuario a aceptar con mayor rapidez los posibles cambios planteados
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
CAP.:
10.40.20.
II
PAG. Nº:
37
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
N O R M A S
E S P E C I F I C A S
en el Manual de Normas y Procedimientos.
4.
La División de Organización controlará la puesta en marcha del Manual de Normas y
Procedimientos, revisando que todo funcione como se ha establecido en éste y
tomando los correctivos pertinentes para la optimización del proceso.
5.
La implantación del Manual de Normas y Procedimientos contará con el apoyo del
personal de la División de Organización quien se encargará de monitorear y aclarar
cualquier duda al personal encargado de ejecutar las acciones y cumplir las normas
establecidas en el Manual de Normas y Procedimientos.
6.
De acuerdo a la complejidad del Manual de Normas y Procedimientos, la División de
Organización junto con la Unidad Usuaria del Proceso evaluará el método de
implantación, estableciendo si se hará de manera instantánea, con pruebas pilotos,
de manera parcial o en paralelo.
7.
La implantación del Manual de Normas y Procedimientos deberá ejecutarse de
acuerdo a un cronograma previamente planteado y aprobado, evaluándose los
resultados para realizar las modificaciones pertinentes, si fuere el caso.
8.
La División de Organización coordinará con la Oficina de Auditoria las visitas
necesarias para verificar el cumplimiento del Manual aprobado por parte del usuario,
dichas visitas deberán efectuarse los seis (6) meses siguientes a la fecha de
aprobación del respectivo manual.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP.:
10.40.20.
PAG. Nº:
II
38
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
N O R M A S
U.
E S P E C I F I C A S
RELATIVAS AL ARCHIVO
1.
La División de Organización, mantendrá bajo su
custodia los originales de los
manuales de normas y procedimientos aprobados y que se encuentren vigentes.
2.
La División de Organización, una vez que se haya aprobado un Manual de Normas
y Procedimientos, asignará un ejemplar a cada usuario del mismo; siendo la
Gerencia General, Intendencia u Oficina; quien debe tener un ejemplar de todos los
manuales de normas y procedimientos que en materia de su competencia hayan
sido aprobados.
3.
Las unidades administrativas que conforman el Servicio Nacional Integrado de
Administración Aduanera y Tributaria SENIAT deberán mantener en sus
instalaciones los Manuales de Normas y Procedimientos que en materia de su
competencia hayan sido aprobados por las autoridades competentes.
4.
El original del Manual aprobado deberá ser archivado conjuntamente con el Acta de
Aprobación y el Punto de Cuenta correspondiente
en un sobre de Manila
debidamente identificado; además deberá contener la carpeta historial y un
CD
contentivo del mismo.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
CAPITULO III. PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
10.40.20.003
CAP.:
PAG. Nº:
1
III
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
E L A B O R A C I O N
RESPONSABLE
D E
M A N U A L
D E
N O R M A S
Y
P R O C E D I M I E N T O S
PASO
N°
ACCION
1
Recibe Memorando “Solicitud de Apoyo Técnico” en original
DIVISION DE
ORGANIZACIÓN
Jefe de División
y copia, revisa, ordena el archivo de la copia y asigna
Analista.
2
DIVISION DE
ORGANIZACIÓN
Analista
Recibe Original del Memorando “Solicitud de Apoyo
Técnico” y convoca reunión con la Unidad Usuaria.
3
Realiza reunión con el equipo de trabajo asignado
formalmente, solicita documentación existente del caso y
elabora la minuta correspondiente.
4
Inicia el proceso de levantamiento de información y análisis.
5
Elabora borrador del Manual de Normas y Procedimientos y
lo presenta para discusión al Equipo de Trabajo.
6
DIVISION DE
ORGANIZACIÓN
EQUIPO DE TRABAJO
Revisa
el
Borrador
del
Manual
de
Normas
y
Procedimientos:
6.1.
De no estar conforme indica las modificaciones
correspondientes y entrega el Manual al Analista.
6.2.
De estar conforme entrega el Manual al Analista de
la División de Organización para que continúe el
proceso de aprobación.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
10.40.20.003
CAP.:
PAG. Nº:
III
2
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
E L A B O R A C I O N
RESPONSABLE
D E
M A N U A L
D E
N O R M A S
Y
P R O C E D I M I E N T O S
PASO
N°
ACCION
7
Recibe original del Manual de Normas y Procedimientos y
DIVISION DE
ORGANIZACIÓN
Analista
revisa:
7.1.
Si tiene ajustes, realiza las correcciones.
7.2.
Si está conforme, elabora dos (2) ejemplares del
Acta de Aprobación y hace entrega conjuntamente
con el Manual al Jefe de la División de Organización
para su revisión.
8
DIVISION DE
ORGANIZACIÓN
Jefe de División
Recibe el Manual de Normas y Procedimientos y revisa:
8.1.
De no estar conforme, indica las observaciones y
devuelve al Analista para su corrección.
8.2.
De estar conforme, devuelve el Manual al Analista
para que continúe el proceso.
9
DIVISION DE
ORGANIZACIÓN
Analista
Recibe original del Manual de Normas y Procedimientos y
revisa:
9.1.
Si tiene modificaciones, realiza las correcciones.
9.2.
Si está conforme, registra en el “Control de
Codificación de Procedimientos” el nuevo Proyecto
y tramita las firmas del Equipo de Trabajo en los dos
(2) ejemplares del Acta de Aprobación, iniciando el
proceso de aprobación.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
CODIGO :
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
TITULO :
CAP.:
PAG. Nº:
III
10.40.20.003
3
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
ELABORACION DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
EQUIPO DE
TRABAJO
DIVISION DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
Analista
Jefe de División
A
2.
1
MEMORANDO
SOLICITUD DE
APOYO
TECNICO
1
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
MEMORANDO
SOLICITUD DE
0
MEMORANDO
APOYO
SOLICITUD
DE
TECNICO
APOYO
TECNICO
Revisa y Asigna
Analista
7.
6.
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
1.
Revisa
3.
Revisa
7.2
¿Tiene Ajustes ?
5.
Levanta información
y analiza
Realiza
Correcciones
ACTA
APROBACION
ACTA
APROBACION
SI
0
NO
¿conforme?
0
A
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
6.1
6.2
NO
SI
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
7.1
Solicita documentación
existente Y Elabora Minuta
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
4.
Indica
Ajustes
VA A
8
PAG.
4
A
VERSIÓN
ACTA DE APROBACIÓN
No.
DE FECHA:
0056
Noviembre 2007
No.
DE FECHA:
4.1
Mayo 2007
SELLO OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN
CODIGO :
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
TITULO :
CAP.:
PAG. Nº:
III
10.40.20.003
4
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
ELABORACION DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
DIVISION DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
Analista
Jefe de División
VIENE
DE 7
PAG.
3
9.
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
ACTA
APROBACION
0
0
ACTA
APROBACION
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
8.
9.1
NO
SI
¿Tiene Ajustes ?
¿Conforme ?
8.2
0
ACTA
APROBACION
ACTA
APROBACION
0
Registra
Proyecto
Realiza
Correcciones y
pasa al Punto 9.2
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
ACTA
APROBACION
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR E
AT DIM
IV IE
O NT
S
OS
8.1
ACTA
APROBACION
9.2
SI
NO
0
0
9.3
ACTA
APROBACION
ACTA
APROBACION
Devuelve al Analista
para continuar
proceso
DE FECHA:
0056
Noviembre 2007
0
Proceso de
Aprobación
VERSIÓN
ACTA DE APROBACIÓN
No.
0
No.
DE FECHA:
4.1
Mayo 2007
SELLO OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP.:
10.40.20.004
PAG. Nº:
5
III
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
A P R O B A C I O N
D E
RESPONSABLE
P R O C E D I M I E N T O
M A N U A L D E N O R M A S
Y
P R O C E D I M I E N T O S
PASO
Nº
ACCION
1
Recibe original del Manual de Normas y Procedimientos
EQUIPO DE TRABAJO
conjuntamente con los (2) ejemplares del Acta de
Aprobación y revisa:
1.1.
Si tiene modificaciones el Acta de Aprobación,
realiza las correcciones.
1.2.
Si está conforme, Firma Acta de Aprobación y
solicita las firmas de autorización respectivas.
2
UNIDAD USUARIA
(Gerencia de Línea o Jefe
de Oficina)
Recibe y revisa el Manual de Normas y Procedimientos:
2.1.
De no estar conforme con el contenido del Manual
lo devuelve al Equipo de Trabajo
con las
observaciones para su corrección.
2.2.
De estar conforme firma y sella los dos (2)
ejemplares del Acta de Aprobación y tramita la firma
del nivel de autorización respectivo en el Acta de
Aprobación de ser el caso, de lo contrario pasa al
Paso 3.2.
3
NIVEL DE AUTORIZACION
(Intendencia, Gerencia
General u Oficina)
Recibe dos (2) ejemplares del Acta de Aprobación y el
original del Manual de Normas y Procedimientos y revisa:
3.1.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
De no estar conforme con el contenido del Manual
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP.:
10.40.20.004
PAG. Nº:
6
III
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
A P R O B A C I O N
D E
RESPONSABLE
P R O C E D I M I E N T O
M A N U A L D E N O R M A S
Y
PASO
Nº
P R O C E D I M I E N T O S
ACCION
lo devuelve a la Unidad Usuaria (Gerencia de Línea
NIVEL DE AUTORIZACION
(Intendencia, Gerencia
General u Oficina)
o
Jefe
de
Oficina),
con
las
observaciones
correspondientes.
3.2.
De estar conforme firma y sella los dos (2)
ejemplares del Acta de Aprobación, y remite a la
Oficina de Planificación y Organización, el Acta de
Aprobación
y
el
Manual
de
Normas
y
Procedimientos a través de memorando.
4
OFICINA DE
PLANIFICACION Y
ORGANIZACIÓN
Jefe de Oficina
Recibe lo indicado en el paso anterior, firma y devuelve
memorando en señal de recepción.
5
Revisa que el proceso de aprobación este completo,
obtiene copia del Memorando y envía conjuntamente con
los originales del Manual y el Acta de Aprobación a la de
División de Organización.
6
DIVISION DE
ORGANIZACIÓN
Jefe de División
Recibe Memorando de Remisión, original del Manual de
Normas y Procedimientos y los dos (2) ejemplares del Acta
de Aprobación, revisa y entrega al Analista.
7
DIVISION DE
ORGANIZACIÓN
Analista
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
Recibe copia del Memorando de Remisión de la Unidad
Usuaria, el Manual de Normas y Procedimientos y los dos
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
10.40.20.004
CAP.:
PAG. Nº:
III
7
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
A P R O B A C I O N
D E
RESPONSABLE
P R O C E D I M I E N T O
M A N U A L D E N O R M A S
PASO
Nº
Y
P R O C E D I M I E N T O S
ACCION
(2) ejemplares del Acta de Aprobación.
8
DIVISION DE
ORGANIZACIÓN
Imprime original del Manual con los datos del Acta, sella
cada una de las páginas y elabora Punto de Cuenta para la
Analista
Autorización del Superintendente Nacional Aduanero y
Tributario.
9
Elabora Memorando de Remisión en original y copia, le
anexa el original del Manual, un (1) ejemplar Acta de
Aprobación, el
original y dos (2) copias del Punto de
Cuenta; y entrega al Jefe de la División de Organización.
10
DIVISION DE
ORGANIZACIÓN
Jefe de División
Recibe la documentación indicada anteriormente y revisa;
10.1.
Si esta conforme, firma Acta de Aprobación,
Memorando de Remisión y envía al Jefe de la
Oficina de Planificación y Organización.
10.2.
Ordena el archivo temporalmente de un ejemplar del
Acta de Aprobación.
10.3.
11
OFICINA DE
PLANIFICACION Y
ORGANIZACIÓN
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
De no estar conforme, devuelve para corrección.
Recibe la documentación indicada en el paso 10 y revisa:
11.1.
De no estar conforme con el contenido de la misma
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
CAP.:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
10.40.20.004
PAG. Nº:
8
III
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
A P R O B A C I O N
D E
RESPONSABLE
P R O C E D I M I E N T O
M A N U A L D E N O R M A S
Y
PASO
Nº
P R O C E D I M I E N T O S
ACCION
Jefe de Oficina
devuelve a la División de Organización indicando las
causas.
11.2.
De
estar
conforme
presenta
en
cuenta
al
Superintendente Nacional Aduanero y Tributario la
aprobación
del
Manual
de
Normas
y
Procedimientos.
12
SUPERINTENDENTE
NACIONAL ADUANERO Y
TRIBUTARIO
Recibe la documentación y decide su aprobación:
12.1.
De
no
aprobar
el
Manual
de
Normas
y
Procedimientos, deja constancia de ello en el Punto
de Cuenta y devuelve a la Oficina de Planificación y
Organización.
12.2.
De aprobar el Manual de Normas y Procedimientos,
firma el Punto de Cuenta, archiva copia y devuelve
a la Oficina de Planificación y Organización el
original del Punto de Cuenta, Original del Manual y
el original del Acta de Aprobación.
13
OFICINA DE
PLANIFICACION Y
ORGANIZACIÓN
Jefe de Oficina
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
Recibe la documentación de la SNAT y procede:
13.1.
Si el punto de cuenta no fue aprobado, da
instrucciones al Jefe de la División de Organización
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
CAP.:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
10.40.20.004
PAG. Nº:
9
III
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
A P R O B A C I O N
D E
RESPONSABLE
P R O C E D I M I E N T O
M A N U A L D E N O R M A S
Y
PASO
Nº
P R O C E D I M I E N T O S
ACCION
OFICINA DE
PLANIFICACION Y
ORGANIZACIÓN
Jefe de Oficina
de acuerdo a la decisión indicada en el Punto de
Cuenta
y
le
remite
la
documentación
correspondiente.
13.2.
Si el punto de cuenta fue aprobado, remite la
documentación a la División de Organización para el
trámite de reproducción y distribución del Manual.
14
DIVISION DE
ORGANIZACIÓN
Jefe de División
Recibe lo indicado en el paso anterior, revisa y realiza las
acciones indicadas en el Punto de Cuenta, e informa al
Analista.
15
DIVISION DE
ORGANIZACIÓN
Analista
Recibe el Manual de Normas y Procedimientos, Acta de
Aprobación y Punto de Cuenta:
15.1.
Si el punto de cuenta no fue aprobado, realiza las
acciones indicadas en el mismo, informando a la
Unidad Usuaria la decisión.
DIVISION DE
ORGANIZACIÓN
Analista
15.2.
Si el punto de cuenta fue aprobado, actualiza el
Control
de
Manuales
e
inicia
la
fase
de
implantación.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
CODIGO :
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
TITULO :
CAP.:
PAG. Nº:
III
10.40.20.004
10
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
APROBACION DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
UNIDAD USUARIA
EQUIPO DE TRABAJO
Gerente de Línea/Jefe de Oficina
Intendencia / Gerencia General
de Adscripción u Oficina
3.
0
3.1
2.1
0
NO
1.2
SI
SI
ACTA DE
APROBACION
¿Conforme ?
ACTA DE
APROBACION
ACTA
APROBACION
ACTA
APROBACION
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
Realiza Correcciones
SI
3.2
¿Conforme?
0
0
OS
ACTA DE
APROBACION
ACTA
APROBACION
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
1.1
NO
NO
2.2
¿Conforme?
Revisa
Actas
1
MEMORANDO
REMISION
0
0
ACTA
APROBACION
0
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
ACTA
APROBACION
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR E
AT DIM
IV IE
O NT
S
OS
ACTA DE
APROBACION
ACTA
APROBACION
ACTA DE
APROBACION
0
0
ACTA DE
APROBACION
ACTA
APROBACION
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
ACTA DE
APROBACION
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
Revisa
2.
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR E
AT DIM
IV IE
O NT
S
OS
1.
0
0
0
Firma Acta
0
Firma Acta
0
1
Devuelve al Gerente
para corrección,
indicando las
observaciones
va al paso 3.2
Firma y
MEMORANDO
REMISION
0
VA A
4
PAG.
11
Solicita firmas de
autorización
VERSIÓN
ACTA DE APROBACIÓN
No.
DE FECHA:
0056
Noviembre 2007
No.
DE FECHA:
4.1
Mayo 2007
SELLO OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN
CODIGO :
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
TITULO :
CAP.:
PAG. Nº:
III
10.40.20.004
11
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
APROBACION DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGNIZACION
Jefe de la División de Organización
Jefe de Oficina
Analista
A
VIENE
DE 3
PAG.
10
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
0
ACTA DE
APROBACION
ACTA
APROBACION
MEMORANDO
REMISION
0
0
0
ACTA DE
APROBACION
MEMORANDO
REMISION
ACTA
APROBACION
0
ACTA DE
APROBACION
10.
0
ACTA DE
APROBACION
ACTA
APROBACION
1
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
6.
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR E
AT DIM
IV IE
O NT
S
OS
4.
7.
ACTA
APROBACION
Revisa y Firma
Acta
0
MEMORANDO
REMISION
2
T
0
1
MEMORANDO
REMISION
5.
0
0
1
PUNTO DE
CUENTA
0
0
Devuelve para
Ajustar
0
Revisa y entrega
al Analista
Firma
Memorando Y
devuelve copia
MEMORANDO
REMISION
A
0
10.1
SI
NO
10.2
Coloca datos
del Acta de
Aprobación
¿Conforme?
ACTA
APROBACION
Revisa que el Acta
este debidamente
firmada y sellada
Elabora Punto
de Cuenta
0
2
1
PUNTO DE
CUENTA
MEMORANDO
REMISION
0
ACTA DE
APROBACION
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
8.
Devuelve para
Ajustar
0
ACTA DE
APROBACION
Firma
0
ACTA DE
APROBACION
1
0
0
2
1
9.
VA A
11
PAG.
12
Firma
VERSIÓN
ACTA DE APROBACIÓN
No.
DE FECHA:
0056
Noviembre 2007
No.
DE FECHA:
4.1
Mayo 2007
Elabora
Memorando
de Remisión
PUNTO DE
CUENTA
MEMORANDO
REMISION
0
0
1
SELLO OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN
CODIGO :
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
TITULO :
CAP.:
PAG. Nº:
III
10.40.20.004
12
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
APROBACION DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
SUPERINTENDENTE NACIONAL
ADUANERO Y TRIBUTARIO
Jefe de Oficina
B
VIENE
DE 10
PAG.
11
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
12.
13.
0
ACTA DE
APROBACION
ACTA
APROBACION
0
Revisa
Memorando y Punto
de Cuenta
2
1
PUNTO DE
CUENTA
MEMORANDO
REMISION
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR E
AT DIM
IV IE
O NT
S
OS
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
11.
0
ACTA
APROBACION
MEMORANDO
REMISION
1
2
PUNTO DE
CUENTA
0
MEMORANDO
REMISION
0
1
0
Devuelve copia
1
0
Firma
0
12.1
NO
SI
¿Conforme?
Firma
NO
SI
¿Aprobado?
11.2
0
ACTA DE
APROBACION
ACTA
APROBACION
Realiza acciones
indicadas en
Punto de Cuenta
0
ACTA
APROBACION
0
0
1
PUNTO DE
CUENTA
MEMORANDO
REMISION
0
1
0
1
VA A
14
PAG.
13
VERSIÓN
ACTA DE APROBACIÓN
DE FECHA:
0056
ACTA
APROBACION
0
B
No.
0
ACTA DE
APROBACION
0
0
MEMORANDO
REMISION
1
MEMORANDO
REMISION
0
ACTA DE
APROBACION
PUNTO DE
CUENTA
2
PUNTO DE
CUENTA
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
Devuelve a la Div.
de Organización
para corrección
Difiere o
Rechaza
SI
¿Conforme?
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR E
AT DIM
IV IE
O NT
S
OS
NO
12.2
13.2
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
13.1
11.1
Revisa
0
1
0
1
PUNTO DE
CUENTA
Devuelve
copia
ACTA
APROBACION
0
ACTA DE
APROBACION
0
ACTA DE
APROBACION
Noviembre 2007
No.
DE FECHA:
4.1
Mayo 2007
SELLO OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN
CODIGO :
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
TITULO :
CAP.:
PAG. Nº:
III
10.40.20.004
13
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
APROBACION DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
Jefe de División de
Organización
Analista
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
VIENE
DE 13
PAG.
12
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR E
AT DIM
IV IE
O NT
S
OS
14.
PUNTO DE
CUENTA
15.
ACTA
APROBACION
PUNTO DE
CUENTA
MEMORANDO
REMISION
0
ACTA DE
APROBACION
0
ACTA DE
APROBACION
ACTA
APROBACION
0
0
Revisa
0
0
15.1
MEMORANDO
REMISION
NO
¿Conforme?
Realiza acciones
indicadas en el Punto de
Cuenta
SI
15.2
Actualiza el
Control de
Manuales
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
Revisa
34.
Proceso de
Implantación
VERSIÓN
ACTA DE APROBACIÓN
No.
DE FECHA:
0056
Noviembre 2007
No.
DE FECHA:
4.1
Mayo 2007
SELLO OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN
CAP.:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
10.40.20.005
PAG. Nº:
14
III
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
P R O C E D I M I E N T O
RESPONSABLE
I M P L A N T A C I O N
D E M A N U A L
P R O C E D I M I E N T O S
D E
N O R M A S
Y
PASO
Nº
ACCION
1
Determina de acuerdo a la materia que se esta tratando y a
DIVISION DE
ORGANIZACIÓN
Analista
la estructura administrativa del SENIAT, la cantidad de
usuarios que deberán recibir el manual aprobado y la
cantidad de papel necesario para la reproducción.
2
Elabora
memorando,
de
acuerdo
a
las
normas
establecidas en el Manual de Normas y Procedimientos
“Técnicas y Procedimientos de la Correspondencia Oficial”,
solicitando la reproducción y encuadernación del Manual y
lo envía conjuntamente con el original del Manual de
Normas y Procedimientos Aprobado para la firma del Jefe
de la División de Organización a División de Servicios e
Infraestructura.
3
Jefe de la División
Recibe lo indicado en el paso anterior, y revisa:
3.1.
De estar conforme, firma el memorando y lo envía
con el Manual anexo, a la División de Servicios e
Infraestructura para que realice el proceso de
reproducción y encuadernación.
3.2.
De no estar conforme devuelve al Analista para que
realice las correcciones indicadas.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP.:
CODIGO:
10.40.20.005
PAG. Nº:
III
15
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
P R O C E D I M I E N T O
I M P L A N T A C I O N
D E M A N U A L
P R O C E D I M I E N T O S
D E
N O R M A S
Y
RESPONSABLE
PASO
Nº
ACCION
DIVISION DE SERVICIOS E
INFRAESTRUCTURA
4
Recibe Memorando, firma y devuelve copia en señal de
recepción y ejecuta el proceso de reproducción y
encuadernación de los Manuales solicitados.
5
DIVISION DE
ORGANIZACIÓN
Analista
Convoca reunión con el equipo de Trabajo para determinar
el método de implantación ha ser utilizado y elaborar el
Plan de Implantación del Manual.
6
EQUIPO DE TRABAJO
Determina el método para implantar el manual aprobado
tomando en consideración la estructura administrativa, el
tipo de manual, cobertura, nivel técnico del personal, clima
organizacional; recursos asignados, y el entorno.
7
Elabora el Plan de Implantación del Manual o Cronograma
de trabajo detallado, donde se indican las actividades a
desarrollar en forma cronológica con indicaciones de tiempo
de
ejecución
y
funcionario(s)
responsable(s)
de
su
ejecución.
8
Somete a consideración del Gerente de Línea de la Unidad
Usuaria el Plan de Implantación del Manual para su
aprobación.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
CAP.:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
10.40.20.005
PAG. Nº:
16
III
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
P R O C E D I M I E N T O
RESPONSABLE
GERENTE
DE
UNIDAD USUARIA
I M P L A N T A C I O N
D E M A N U A L
P R O C E D I M I E N T O S
PASO
Nº
9
LINEA
D E
N O R M A S
Y
ACCION
Recibe Plan de Implantación del Manual y revisa:
9.1.
Si
esta
de
conforme,
aprueba
el
Plan
de
Implantación del Manual
9.2.
Si no esta conforme, indica ajustes y devuelve para
corrección al Equipo de Trabajo.
10
EQUIPO DE TRABAJO
Recibe el Plan de Implantación del Manual
10.1.
Si no está aprobado, realiza los ajustes indicados.
10.2.
Si esta aprobado, entrega al Analista para que
elabore el material de inducción.
DIVISION
ORGANIZACIÓN
Analista
11
DE
Recibe el Plan de Trabajo e inicia la elaboración de la
Presentación y de todo el material necesario para dictar la
inducción
del
Manual
de
Normas
y
Procedimientos
Aprobado, en la fecha acordada en el Plan de Implantación.
12
Archiva en la carpeta historial el material relacionado con el
manual.
13
Localiza el original del Manual de Normas y Procedimientos
Aprobado, el Acta de Aprobación, el Punto de Cuenta y
conjuntamente con la Carpeta Historial hace entrega a la
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
CAP.:
10.40.20.005
PAG. Nº:
III
17
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
P R O C E D I M I E N T O
RESPONSABLE
I M P L A N T A C I O N
D E M A N U A L
P R O C E D I M I E N T O S
PASO
Nº
D E
N O R M A S
Y
ACCION
Secretaria.
DIVISION
ORGANIZACIÓN
Secretaria
14
DE
Recibe lo indicado en el paso anterior e identifica Sobre
Manila con el título del Manual, Nº de versión y fecha del
mismo.
15
Introduce en el Sobre Manila previamente identificado el
original del Manual de Normas y Procedimientos Aprobado,
el Punto de Cuenta y el Acta de Aprobación.
16
Identifica Carpeta Colgante, de acuerdo a las normas
establecida para el archivo.
17
Introduce el Sobre de Manila y la Carpeta Historial en la
Carpeta Colgante
y Archiva de acuerdo a la norma
establecida.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
CODIGO :
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
TITULO :
CAP.:
PAG. Nº:
III
10.40.20.005
18
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
IMPLANTACION DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIVISION DE ORGANIZACION
DIVISION DE SERVICIOS
E INFRAESTRUCTURA
Jefe de División
Analista
EQUIPO DE TRABAJO
1.
6.
B
A
Memorando
Solicitud de
Reproducción
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
3.
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR E
AT DIM
IV IE
O NT
S
OS
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
4.
Memorando
Solicitud de
Reproducción
0
0
1
1
Revisa
Firma
Determina la cantidad de
Usuarios que deben recibir
el Manual
¿Conforme?
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
SI
3.1
7.
0
Memorando
Solicitud de
Reproducción
1
0
5.
Memorando
Solicitud de
Reproducción
Memorando
Solicitud de
Reproducción
0
0
1
1
Plan de
Implantación
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR E
AT DIM
IV IE
O NT
S
OS
NO
2.
Memorando
Solicitud de
Reproducción
Selecciona el Método de
Implantación del Manual
Devuelve Copia
3.2
1
A
Devuelve para
corrección
NO
¿Conforme?
Realiza correcciones y
somete a consideración
del Equipo de Trabajo
8.
Firma
Lo somete a la aprobación
del Gerente
Proceso de
reproducción
SI
VA A
9
PAG.
20
Convoca reunión al Equipo
de Trabajo
B
VERSIÓN
ACTA DE APROBACIÓN
No.
DE FECHA:
0056
Noviembre 2007
No.
DE FECHA:
4.1
Mayo 2007
SELLO OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN
CODIGO :
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
TITULO :
CAP.:
PAG. Nº:
III
10.40.20.005
20
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
IMPLANTACION DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
UNIDAD USUARIA
DIVISION DE ORGANIZACION
EQUIPO DE TRABAJO
9.
Analista
VIENE
DE 8
PAG.
19
11.
13.
Plan de
Implantación
ACTA
APROBACION
0
¿Conforme?
Devuelve al Equipo de
Trabajo para corrección
indicando las
modificaciones
SI
9.1
10.
Plan de
Implantación
CARPETA
HISTORIAL
Presentación
Aprueba el Plan de
Implantación
10.1
NO
¿Aprobado?
SI
10.2
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
NO
PUNTO DE
CUENTA
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
Plan de
Implantación
9.2
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR E
AT DIM
IV IE
O NT
S
OS
Gerente de Línea o Jefe de Oficina
Entrega a la Secretaria
Hasta la fecha de la
Inducción
Realiza Ajustes y lo
entrega al Gerente
Plan de
Implantación
12.
Prepara
Carpeta Historial
INFORMACION
RELEVANTE
VA A
13
PAG.
21
MEMORANDOS
MINUTAS
CARPETA
HISTORIAL
VERSIÓN
ACTA DE APROBACIÓN
No.
DE FECHA:
0056
Noviembre 2007
No.
DE FECHA:
4.1
Mayo 2007
SELLO OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN
CODIGO :
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
TITULO :
CAP.:
PAG. Nº:
III
10.40.20.005
21
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
IMPLANTACION DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIVISION DE ORGANIZACION
Secretaria
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
VIENE
DE 13
PAG.
20
NO
RM
A M
AD S Y AN
M P R UA
IN
L
IS OC DE
TR ED
AT IM
IV IE
O NT
S
OS
14.
ACTA
APROBACION
0
PUNTO DE
CUENTA
CARPETA
HISTORIAL
Procedimiento
Aprobado
PUNTO DE
CUENTA
CARPETA
HISTORIAL
16.
15.
Procedimiento
Aprobado
0
ACTA
APROBACION
Identifica Carpeta Colgante
Identifica Sobre con la
denominación del Manual
Identifica Sobre con la
denominación del Manual
17.
Archiva
VERSIÓN
ACTA DE APROBACIÓN
No.
DE FECHA:
0056
Noviembre 2007
No.
DE FECHA:
4.1
Mayo 2007
SELLO OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN
CAPITULO IV. FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
CAP.:
10.40.20.004
PAG. Nº:
IV
2
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
I N S T R U C T I V O
I.
II.
IDENTIFICACION
1. Título:
“ACTA DE APROBACION”
2. Código:
10.40.20.004F2/ 05-07
ORIGEN
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN / DIVISION DE ORGANIZACIÓN
-
USUARIOS
III.
OBJETIVO
Dejar constancia de la participación y conformidad con el contenido del proyecto
desarrollado, por parte de los miembros que conformaron el equipo de Trabajo.
IV.
V.
No.
PRESENTACION
1. Forma:
Hojas sueltas.
2. Tamaño:
Carta.
3. Material:
Papel bond, base 20, color blanco.
4. Impresión:
Tinta color negro.
ELABORACION
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
CAP.:
10.40.20.004
PAG. Nº:
IV
3
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
I N S T R U C T I V O
1.
Método y frecuencia de elaboración:
Se elabora mediante sistema mecanizado cuando todos los involucrados en el desarrollo de
un Manual de Normas y Procedimientos hayan aprobado el contenido del mismo.
2.
. Distribución y Archivo:
Ejemplar 1: Archivo (Expediente)
Ejemplar 2: Adjunto al proyecto que va a la Aprobación del Superintendente Nacional
Aduanero y Tributario
3.
ASIENTOS:
“Acta de Aprobación”
Los miembros del equipo de Trabajo
Coloque la denominación del proyecto
abajo
desarrollado.
firmantes,
por
la
presente
declaramos haber participado en la
elaboración y revisión del Manual de
Normas y Procedimientos sobre “
XXXXXXXXXXX”
en
nuestra
condición de USUARIOS
Por
lo
tanto
habiendo
cumplido
satisfactoriamente todas las normas
Indique
el
nombre
del
Proyecto
Desarrollado y el Nº de Versión.
para la elaboración de Manuales,
manifestamos estar de acuerdo con el
texto
No.
originado
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
en
el
Manual
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP.:
CODIGO:
10.40.20.004
PAG. Nº:
IV
4
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
I N S T R U C T I V O
“XXXXXXXXX”
versión No. XX
y
recomendamos su aprobación formal
por las autoridades competentes
Por el Equipo de Trabajo
Nombre y Apellido
C.I.:
Unidad de Adscripción
Coloque el Nombre y Apellido, Nº de
la cédula de identidad; así como la
unidad administrativa del funcionario
que participó en la elaboración del
Manual de Normas y Procedimientos.
AUTORIZACION
Nosotros
como
autoridades
competentes en la materia
en
el
Manual
Procedimientos
de
tratada
Normas
“XXXXXXXX”,
y
Coloque la denominación del proyecto
señalada
en
el
Memorando
“Solicitud de Apoyo Técnico”.
una
vez realizada la evaluación final del
mismo,
consideramos
que
técnicamente el Manual cumple con
todos los requisitos indispensables
para su aprobación definitiva por
parte del Superintendente Nacional
Aduanero y Tributaria; así como para
su
posterior
distribución
e
implantación.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
10.40.20.004
CAP.:
PAG. Nº:
IV
5
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
I N S T R U C T I V O
UNIDAD USUARIA
Nombre y Apellido
C.:I.:
Cargo:
Sello de la Unidad
Coloque
la
denominación
de
la
Unidad Usuaria, así como el Nombre,
Apellido, y Cédula de Identidad del
Gerente de Línea o Jefe de Oficina y
el sello de la misma.
No.
OFICINA DE PLANIFICACION Y
ORGANIZACIÓN
Nombre y Apellido
C.:I.:
Cargo
Sello
Coloque el Nombre, apellido, cédula
NIVEL DE APROBACION
Nombre y Apellido
C.:I.:
Cargo
Sello
Coloque el Nombre, apellido, cédula
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
4.1
Planificación y Organización, y el sello
correspondiente.
de identidad del Intendente, Gerente
General o su Equivalente y el sello
correspondiente.
VERSION
DE FECHA:
No.
de identidad del Jefe de la Oficina de
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
10.40.20.004
CAP.:
PAG. Nº:
IV
6
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
I N S T R U C T I V O
I.
II.
IDENTIFICACION
1. Título:
“HOJA DE VIDA DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS”
2. Código:
10.40.20.004F4/ 05-07
ORIGEN
DIVISION DE ORGANIZACIÓN
III.
OBJETIVO
Llevar control de las modificaciones o versiones que se desarrollen de un manual de Normas
y Procedimientos.
IV.
No.
PRESENTACION
1. Forma:
Hojas sueltas.
2. Tamaño:
Carta.
3. Material:
Papel bond, base 20, color blanco.
4. Impresión:
Tinta color negro.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP.:
10.40.20.004
PAG. Nº:
IV
7
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
I N S T R U C T I V O
V.
ELABORACION
1.
Método y frecuencia de elaboración:
Se elabora a mano por el Analista asignado al proyecto cada vez que finalice una versión
del Manual de Normas y Procedimientos.
2.
. Distribución y Archivo:
Ejemplar 1: Archivo (Carpeta Historial)
3.
ASIENTOS:
“Hoja de Vida Manual de Normas y Procedimientos”
HOJA DE VIDA
Indique la denominación del Proyecto
MANUAL DE NORMA
desarrollado.
Y PROCEDIMIENTOS
Nº del Manual
Indique el Nº asignado al Manual para su
archivo.
Fecha Solicitud
Indique la fecha en la cual se solicita el
desarrollo del proyecto
Motivo de la Solicitud
Explique brevemente el motivo de la
elaboración o cambio de versión.
Analista Asignado
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
Coloque
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
el
nombre
del
Analista
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
CAP.:
10.40.20.004
PAG. Nº:
IV
8
TITULO:
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
I N S T R U C T I V O
responsable del desarrollo del proyecto.
Fecha de Asignación
Coloque la fecha en que fue asignado el
Proyecto al Analista
Fecha de Punto de Cuenta
Coloque la fecha de Aprobación del
Manual de Normas y Procedimientos,
indicada en el Punto de Cuenta
Nº de Punto de Cuenta
Coloque el Nº del Punto de Cuenta con el
cual fue aprobado el Manual de Normas y
Procedimientos.
No.
ACTA DE APROBACION
DE FECHA:
0056
Noviembre
VERSION
DE FECHA:
No.
4.1
Mayo, 2007
SELLO
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION