PRO-GT-12-05 Mantenimientos preventivos y correctivos de

FORMATO PROCEDIMIENTOS
Proceso
GESTIÓN TECNOLÓGICA
Código
PRO-GT-12-05
Versión
4
Fecha
Aprobación
Procedimiento:
MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS Y CORRECTIVOS
EQUIPOS DE TECNOLOGIA
Páginas
13/01/2016
1 de 5
Acto Administrativo de Aprobación
FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 13 de enero de 2016
Firma de Autorizaciones
Revisó
Elaboró
Técnico Operativo 314-02 de la Oficina Asesora de Planeación
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Profesional Responsable del Sistema Integrado de
Gestión
Aprobó
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Control de Cambios
Fecha
Descripción
Diciembre de 2010
Actualización del enfoque por procesos del IDEP(Resolución 232 de 2010)
Diciembre de 2014
Migración nuevo formato de Procedimiento FT-MIC-03-02
Cambios numerales 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9.(FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 10 de Diciembre de
2014)
Enero de 2016
Cambios numerales 3, 7, 8 y 9 (FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 13 de enero de 2016)
FORMATO PROCEDIMIENTOS
Proceso
GESTIÓN TECNOLÓGICA
Código
PRO-GT-12-05
Versión
4
Fecha
Aprobación
Procedimiento:
MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS Y CORRECTIVOS
EQUIPOS DE TECNOLOGIA
Páginas
13/01/2016
1 de 5
1. Responsable de Procedimiento
Técnico Operativo 314-02 de la Oficina Asesora de Planeación
2. Objetivo
Proveer a los funcionarios y contratistas del IDEP de equipos de trabajo en las mejores condiciones de funcionamiento posibles.
3. Alcance
El procedimiento inicia con la programación de los mantenimientos preventivos y finaliza con la verificación del correcto funcionamiento de los equipos tecnológicos. Este procedimiento aplica a
todos los procesos definidos en el Modelo de Operación por procesos del Instituto.
4. Base legal
Decreto 680 de 2001: Por el cual se modifica la Comisión Distrital de Sistemas, Directiva presidencial 02 de 2002 Respeto al derecho de autor y los derechos conexos, en lo referente a utilización de programas de
ordenador (software).
Decreto 619 de 2007: Por el cual se establece la Estrategia de Gobierno Electrónico de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital y se dictan otras disposiciones
Decreto 1151 de 2008: Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras
disposiciones
Acuerdo 279 de 2007: Por el cual se dictan los lineamientos para la Política de Promoción y Uso del Software libre en el Sector Central, el Sector Descentralizado y el Sector de las Localidades del Distrito Capital
Acuerdo 130 de 2004: por medio del cual se establece la infraestructura integrada de datos especiales para el Distrito capital y se dictan otras disposiciones,
Resolución 305 de 2008: Por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones respecto a
la planeación, seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad, infraestructura de Datos Espaciales y Software Libre.
Directiva 005 de 2005: Políticas Generales de Tecnologías de Información y Comunicaciones aplicables a las entidades del Distrito Capital.
Directiva Distrital 002 de 2002: reglamenta la formulación de proyectos informáticos y de comunicaciones
5. Documentos de Referencia
Documentos Externos
NTC-ISO/IEC 27001: Norma técnica Colombiana de Tecnología de la
Información. Técnicas de seguridad. Requisitos Sistemas de gestión de la
Información SGSI.
Documentos Internos
FORMATO PROCEDIMIENTOS
Proceso
GESTIÓN TECNOLÓGICA
Código
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Versión
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Fecha
Aprobación
Procedimiento:
MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS Y CORRECTIVOS
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6. Definiciones
Término
Definición
Software:
Componentes intangibles de un ordenador o computadora, es decir, el conjunto de programas y procedimientos necesarios para hacer posible la
realización de una tarea específica, en contraposición a los componentes físicos del sistema (hardware).
El técnico revisa si el mantenimiento del equipo puede ser realizado por el mismo o debe llamar al contratista
Evento:
Red de Computadores:
Es un conjunto de computadoras y/o dispositivos conectados por enlaces de un medio físico (medios guiados) o inalámbricos (medios no
guiados) y que comparten información (archivos), recursos (CD-ROM, impresoras, etc.) y servicios (e-mail, chat, juegos), etc.
Componentes físicos (tangibles) de la computadora: discos, unidades de disco, monitor, teclado, ratón (mouse), impresora, placas, chips y
demás periféricos.
Hardware:
7. Descripción del procedimiento
Nro.
Descripción de
actividades
Diagrama de Flujo
Responsable
Punto de Control
Documento
soporte de la
actividad
Observaciones
INICIO
1
3
Programar el mantenimiento
preventivo.
Técnico Operativo 314-02
Oficina Asesora de
Planeación - Sistemas
El área de sistemas programa la
realización del mantenimiento
preventivo de los equipos.
Ejecutar los mantenimientos
preventivos
Técnico Operativo 314-02
Oficina Asesora de
Planeación - Sistemas
FT-GT-12-17 Reporte
mantenimiento equipos Realizar el mantenimiento y
diligenciar los formatos propios,
FT-GT-12-18 Reporte adjuntando copia en la hoja de
mantenimiento
vida del respectivo equipo.
impresoras
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Proceso
GESTIÓN TECNOLÓGICA
Código
PRO-GT-12-05
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Aprobación
Procedimiento:
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MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS Y CORRECTIVOS
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Técnico Operativo 314-02
Oficina Asesora de
Planeación - Sistemas
Durante
el
mantenimiento
preventivo
se
revisan
los
equipos para identificar posibles
problemas. Sino presenta fallas
finaliza el procedimiento, si
presenta fallas continua a la
siguiente actividad.
Realizar mantenimiento
correctivo
Técnico Operativo 314-02
Oficina Asesora de
Planeación - Sistemas
Una vez identificada la falla en
el equipo,
se realiza el
mantenimiento correctivo y los
tiempos
dependen
de
la
gravedad de la falla identificada.
Hoja de vida del equipo
Se
realizan
las
acciones
necesarias para dar solución al
problema y se realiza la
anotación en la hoja de vida del
equipo
Verificar el correcto
funcionamiento del equipo
Técnico Operativo 314-02
Oficina Asesora de
Planeación - Sistemas
NO
¿El equipo presenta fallas?
FIN
SI
5
11
FIN
Verificar que las actividades
programadas se hayan ejecutado
satisfactoriamente.
FT-GT-12-17 Reporte
mantenimiento equipos Verificar si la acción realizada
fue efectiva con el procedimiento
FT-GT-12-18 Reporte realizado.
mantenimiento
impresoras
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Proceso
GESTIÓN TECNOLÓGICA
Código
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Procedimiento:
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8. Tiempos
Mantenimiento preventivo 3 días
9. Políticas de Operación
Generales del procedimiento
Informar con un día hábil de anticipación las fechas programadas para los mantenimientos preventivos para alistamiento del puesto de trabajo.
En la ejecución del mantenimiento preventivo y correctivo se debe cumplir con las políticas del sistema de gestión ambiental y seguridad industrial vigentes.
El mantenimiento preventivo y correctivo no aplica para los equipos en garantía. En caso de que éstos presenten fallas, se diligenciará el formato FT-GT-12-07 Reporte de
garantías de equipos y se adelantará el trámite correspondiente.
Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Plan Institucional de
Gestión Ambiental.
Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de 15 minutos y apagar el computador, monitor, parlantes e impresora al terminar la jornada.
Sistema de Gestión Ambiental Se deben hacer separación de los residuos sólidos de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Acción Interno de Residuos –PAIR-.
Imprimir solamente la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo
electrónico.
Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los teléfonos fijos y móviles para evitar el exceso de ruido.
Sistema de Seguridad y Salud
Ocupacional
Sistema de Seguridad de la
Información
Sistema de Gestión
Documental y Archivo
Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP.
Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo
Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 10 minutos.
Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo.
No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo.
Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de computo asignado.
Por ningún motivo se debe realizar instalación de software no licenciado y sin autorización del administrador del sistema.
El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohíbe el uso del mismo para suscripciones de índole personal.
Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohíbe el uso compartido de las mismas.
Cada funcionario es responsable de la organización e integridad de la información almacenada en los equipos de computo y debe realizar un Backup mensual de la misma
en coordinación con el administrador del sistema.
Se debe realizar una inspección con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraíbles utilizados en los equipos de computo de la entidad con el fin de evitar
la propagación de virus informáticos.
No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información.
El funcionario encargado del archivo de gestión de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso.
No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio).
Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios.
Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio.