OBJETIVO: Brindar a los funcionarios de la Registraduría Nacional

APLICACIÓN DE LAS
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
Código: I-GAF- ARFD – 005
Fecha de emisión: 05/03/2009
Fecha: 24/07/2012
Versión: 01
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GENERALIDADES
Teniendo en cuenta que la ley 594 de 2002 establece las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado y el acuerdo 042 expedido
por el Archivo General de la Nación, establece los criterios para la organización de
los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas; la RNEC, considera necesario desarrollar un instructivo para el
manejo, custodia, conservación y sistematización de los archivos de gestión y la
elaboración de las tablas de retención documental.
OBJETIVO
Suministrar los aspectos constitutivos y metodológicos sobre la tabla de retención
documental de tal forma que le permita al funcionario de la Registraduría, su
comprensión como herramienta para la organización de los archivos de gestión.
Definición
Listado de Series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos
por una Unidad Administrativa, en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivos."
Importancia de la Tabla de Retención Documental
La tabla de retención documental, como instrumento básico para la normalización de
la gestión documental dentro de cualquier entidad o institución, presenta las
siguientes ventajas:
Facilita la integración de la información dentro del concepto moderno del
archivo total.
Contribuye la racionalización de la producción documental u a la
organización de la documentación de acuerdo con los principios y procesos
básicos que aplican a la función archivistita.
Garantiza la selección y conservación de los documentos que son útiles
para la administración y que conforman el patrimonio histórico institucional.
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RETENCION DOCUMENTAL
Proporciona elementos de juicio a la administración para la racionalización
de los procesos administrativos.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL No.
FECHA DE
EMISION
FECHA ULTIMO
CAMBIO
CODIGO
D - GAF - GD 001
ENTIDAD PRODUCTORA
OFICINA PRODUCTORA
Hoja ___ de ___
CÓDIGO
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCIÓN
Archivo de
Gestión
Archivo
Central
DISPOSICIÓN FINAL
CT
S
M
E
PROCEDIMIENTOS
Convenciones:
CT = Conservación Total
E = Eliminación
M = Microfilmación
S = Selección
Para encontrar la tabla de una oficina de gestión determinada, se les ha dado un
número según la siguiente relación:
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DEPENDENCIA
Despacho del Registrador Nacional del Estado Civil
Secretaria Privada
Oficina de Comunicaciones y Prensa
Oficina de Control Interno
Oficina de Control Disciplinario
Secretaria General
Oficina de Planeación
Oficina Jurídica
Registraduría Delegada en lo Electoral
Dirección Censo Electoral
Dirección de Gestión Electoral
Registradurías para el Registro Civil y la Identificación
Dirección Nacional de Registro Civil
Grupo de Jurídica
Grupo Soporte Técnico de Informática para Registro Civil
Dirección Nacional de Identificación
Grupo Recepción
Grupo de Archivos de Identificación
Grupo de Producción y Envío
Grupo de Novedades
Soporte Técnico de Informática para la identificación
Grupo de Servicio de Información Ciudadana
Grupo de Cedulación en el Exterior
Gerencia de Informática
Grupo de Integración y Gestión
Grupo de Operaciones y Comunicaciones
Grupo de Desarrollo y Programación
Gerencia Administrativa y Financiera
Dirección Administrativa
Grupo Almacén e Inventarios
Grupo Archivo y Correspondencia
Grupo Mantenimiento y Construcciones
Grupo Transporte
Grupo Compras
Dirección Financiera
Grupo Gestión Financiera
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
TABLA
NUMERO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
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Grupo Pagaduría
Grupo Contabilidad
Grupo Presupuesto
Gerencia del Talento Humano
Grupo Desarrollo Integral del Talento Humano
Grupo Registro y Control
Grupo Salarios y Prestaciones Sociales
Fondo Social de Vivienda
Registraduría del Distrito Capital – Despacho Registradores Distritales
Registraduría del Distrito Capital – Oficina Control Interno
Registraduría del Distrito Capital – Oficina Control Disciplinario
Registraduría del Distrito Capital - Oficina Planeación
Registraduría del Distrito Capital - Oficina Jurídica
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Jefatura)
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Talento
Humano)
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Archivo y
Correspondencia).
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Servicios
Generales).
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Almacén e
Inventarios).
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Bodega).
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Técnico
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Identificación
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Identificación (Centro de
Acopio).
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Identificación (Archivo
Alfabético)
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Identificación (Recaudos)
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Identificación (Registro
Civil).
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Electoral
Delegación Departamental
Delegación Departamental – Registradurías Especiales , Auxiliares y
Municipales
Registraduría Distrital - Registradurías Auxiliares
Dirección Nacional de Registro Civil – Grupo Servicio Nacional de
Inscripción
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
50 - 01
50 -02
50 - 03
50 – 04
50 - 05
51
52
52 - 01
52 – 02
52 - 03
52 - 04
53
54
55
56
57
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Dirección Nacional de Registro Civil – Grupo Tarjeta de Identidad
Dirección Nacional e Identificación –
Grupo Validación e
Individualización
Oficina Jurídica - Contratos
Oficina Jurídica – Cobros Coactivos
Dirección Financiera – Grupo Recaudos
Dirección Administrativa – Gestión de Recursos Físicos
Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación –
Unidad de Atención a Población Vulnerable – UDAV.
Dirección Nacional e Identificación – Grupo Jurídico
Secretaría General – Peticiones –Quejas y Reclamos - PQR
58
59
60
61
62
63
64
65
66
Estructura e Interpretación de la Tabla de Retención Documental
La tabla de retención documental, de acuerdo con lo estandarizado por el Archivo
General de la Nación, consta de los siguientes elementos:

Oficina Productora: En este espacio aparece el nombre de la dependencia
seguido de su correspondiente código.
Ejemplo:
Oficina Productora: Secretaría General – OFICINA DE PLANEACION.

Hoja_____ de ____: Hace referencia al número individual y total de hojas
utilizadas para la presentación de la Tabla de Retención Documental de cada
oficina.
Ejemplo:
Hoja 1 de 2
Hoja 2 de 2
De acuerdo con la información suministrada en el ejemplo, se interpreta que la
tabla de retención documental, correspondiente a la Oficina de Planeación
consta de dos hojas.
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
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Código: Esta conformado por el código de la dependencia, el cual resulta del
número asignado de acuerdo con la estructura orgánica de la entidad y el
código asignado a la respectiva serie o subserie documental identificado como
aparece a continuación:
Ejemplo:
CODIGO
0310- 18
Para el caso del ejemplo que se cita, el número 0200, corresponde al código
asignado a la Oficina de Planeación, de acuerdo con la estructura orgánica de
la Registradurías Nacional del Estado Civil.
El número 18, corresponde al código asignado a la serie documental, denominada
BANCO DE PROYECTOS.
A continuación se relacionan los números asignados a cada una de las
dependencias de la Entidad:
CODIGO DE DEPENDENCIAS
DEPENDENCIA
Despacho del Registrador Nacional del Estado Civil
Secretaria Privada
Oficina de Comunicaciones y Prensa
Oficina de Control Interno
Oficina de Control Disciplinario
Secretaria General
Peticiones – Queja y Reclamos
Oficina de Planeación
Oficina Jurídica
Grupo Contratos
Grupo Cobros Coactivos
Registraduría Delegada en lo Electoral
Dirección Censo Electoral
Dirección de Gestión Electoral
Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
CODIGO
OFICINA
0200
0210
0220
0230
0240
0300
0301
0310
0320
0330
0340
0400
0410
0420
0500
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Dirección Nacional de Registro Civil
Grupo de Jurídica
Grupo Tarjeta de Identidad
Servicio Nacional de Inscripción
Dirección Nacional de Identificación
Grupo Recepción
Grupo de Validación e Individualización
Grupo de Producción y Envío
Grupo de Novedades
Grupo de Servicio de Información Ciudadana
Grupo de Cedulación en el Exterior
Grupo archivos de Identificación
Unidad de Atención a Población Vulnerable - UDAV
Grupo Jurídico
Gerencia Administrativa y Financiera
Dirección Administrativa
Grupo Almacén e Inventarios
Grupo Archivo y Correspondencia
Grupo Mantenimiento y Construcciones
Grupo Transporte
Grupo Compras
Grupo Gestión de Recursos Físicos
Dirección Financiera
Grupo Gestión Financiera
Grupo Pagaduría
Grupo Contabilidad
Grupo Presupuesto
Grupo Recaudos
Gerencia del Talento Humano
Grupo Desarrollo Integral del Talento Humano
Grupo Registro y Control
Grupo Salarios y Prestaciones Sociales
Gerencia de Informática
Grupo de Integración y Gestión
Grupo de Operaciones y Comunicaciones
Grupo de Desarrollo y Programación
Grupo Soporte Técnico de Informática para Registro Civil
Grupo Soporte Técnico de Informática para Identificación
Registraduría del Distrito Capital Despacho Registradores Distritales
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
0510
0511
0513
0514
0520
0521
0522
0523
0524
0526
0527
0528
0529
0530
0600
0610
0611
0612
0613
0614
0615
0616
0620
0621
0622
0623
0624
0625
0700
0710
0720
0730
0800
0810
0820
0830
0840
0850
0900
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RETENCION DOCUMENTAL
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Fecha de emisión: 05/03/2009
Fecha: 24/07/2012
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Registraduría del Distrito Capital - Control Interno
Registraduría del Distrito Capital - Control Disciplinario
Registraduría del Distrito Capital - Planeación
Registraduría del Distrito Capital - Jurídica
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Jefatura)
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Talento Humano)
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Archivo y
Correspondencia).
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Servicios
Generales).
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Almacén e
Inventarios).
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Bodega).
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Técnico
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Identificación
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Identificación (Centro de
Acopio).
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Identificación (Archivo
Alfabético)
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Identificación (Recaudos)
Registraduría del Distrito Capital – Soporte Identificación (Registro
Civil).
Registraduría del Distrito Capital – Área Soporte Electoral
Delegación Departamental
Delegación Departamental – Registradurías Especiales, Auxiliares y
Municipales
Fondo Social de Vivienda

0900
0900
0900
0900
0900
0900
0900
0900
0900
0900
0900
0900
0900
0900
0900
0900
0900
0910
0910
1000
Series: En esta columna aparece el nombre de las series y subseries
documentales, escritas en mayúscula sostenida y negrilla. Cuando la serie o
subserie posee tipos documentales, estos se hallan identificados con un (*) en
minúscula.
A continuación se relacionan los números asignados a la serie y el subseries
documentales:
SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
Nº
SERIE
10
SUBSERIE
NOMBRE DE LA SERIE
ACCIONES
10--01
10--02
10--03
11
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Fecha de emisión: 05/03/2009
Fecha: 24/07/2012
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De Cumplimiento
De Tutela
Populares
INSCRIPCION DE CANDIDATURAS
*Formulario
Original
E6,
Inscripción
candidaturas
*Formulario E7, Modificación de listas
candidatos Original
de
*Formulario E8, información de listas definitivas
de
candidatos
original
Modificación de listas de candidatos Original
*Aceptación de Candidaturas
12
ACTAS
12--01
12--02
12--03
12--04
12--05
12--06
12--07
12--08
12--09
12--10
12--11
12--12
12--13
12--14
12--15
12--16
12--17
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
De Comité de Conciliación
De Comité de Personal Seccional
De Entrega de equipos de Informática
De Junta Directiva Fondo Rotatorio
De Comité de Archivo
De Comisión de Personal Central
De Comité Paritario
De Comité Prima Técnica
De Junta Directiva y Convocatoria Anual F.S.V
De Destrucción Tarjeta Alfabética
De Eliminación de Documentos
De Comité de Control Interno
De Comité de Gestión Ambiental PIGA
De Comité
y Subcomité Técnico
Sostenibilidad del Sistema Contable
de
De Junta de Licitaciones
De Comité Directivo
De Comité de seguimiento Liquidación
Contratos (Megaeducación Infotic)
de
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
12--18
12--19
Código: I-GAF- ARFD – 005
Fecha de emisión: 05/03/2009
Fecha: 24/07/2012
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De Comité de Tarifas
De Declaración de Elecciones E-26
De Destrucción sobrantes insumos fábrica de
Documentos de Identidad
12--20
De Destrucción formas continuas deterioradas y/o
anuladas de preparación de Documentos de
Identidad
12--21
12--22
12--23
12--24
12--25
12--26
De Comité de Peritaje y baja de bienes
De Cancelación de Reserva
De Seguimiento a Coordinadores
De Comisión de Carrera
De Comité de Acoso Laboral
12--27
De Entrega de otros equipos y de Insumos de
Campaña
12--28
12--29
12--30
12--31
12--31
12--32
12--33
12--34
12--35
12--36
De Visitas a Registradurías Municipales
12--37
Comité de Coordinación del sistema de control
interno
12--38
12--39
Internas de Trabajo
12--40
De Subcomité técnico de Sostenibilidad del
sistema contable
De Entrega de Registradurías Municipales
De Capacitación y Asesorías
De Control de Ejecución Presupuestal
De Firmas Contratistas de Software
De Comité MECI
De Subcomité de Archivo
De Comité técnico de Cooperación
De campaña
De asistencia a capacitación Electoral
De Subcomité control interno
12--41
De entrega de documentos de Identificación.
De destrucción de documentos de identidad no
reclamados por los ciudadanos
12--42
13
ALTAS DE BIENES
13--01
13--02
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
De Registraduría Nivel Central y Desconcentrado
De Alcaldías
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
13--03
De Gobernaciones
14
ANTECEDENTES DE REGISTRO CIVIL
15
ANTEPROYECTOS
15--01
15--02
15--03
15--04
De presupuesto de Funcionamiento Registraduría
De presupuesto de Funcionamiento F.R.R
De Presupuesto de Inversión Registraduría
De Presupuesto de Inversión F.R.R
16
AUTORIZACION VOTO E-12
17
BACKUPS
17--01
17--02
17--03
17--04
17--05
17--06
17--07
17--08
17--09
17--10
17--11
17--12
17--13
17--14
17--15
Registros de Nacimiento
Registros de Defunción
Registros de Matrimonio
Sistema de Identificación Dactilar - AFIS
Sistema Archivo Nacional de Identificación - ANI
Directorio Activo
Base de Datos
Financieros
Fondo de Campañas
Formularios Electorales
Procesos Administrativos
Prometeo
Caktus
Software de Programación
Registro base de datos Censo Electoral
Boletines de Prensa
17--16
18
PROYECTOS
18--01
18--02
18--03
18--04
19
Código: I-GAF- ARFD – 005
Fecha de emisión: 05/03/2009
Fecha: 24/07/2012
Versión: 01
Página 12 de 27
De Registraduría Nivel Central y Desconcentrado
De Fondo Rotatorio Registraduría
Atención al ciudadano
Especiales de Investigación
BOLETINES
19--01
19--02
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
Diarios
de
Registraduría
Tesorería
Deudores Morosos
Fondo
Rotatorio
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
19--03
De Prensa
20
CARTAS CIRCULAR
21
NOVEDAD DE CEDULAS
21--01
21--02
21--03
22
Alta de Cédulas
Baja de Cédulas
Cancelación de Cédulas
CIRCULARES
22--01
22--02
23
Código: I-GAF- ARFD – 005
Fecha de emisión: 05/03/2009
Fecha: 24/07/2012
Versión: 01
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Del Nivel Central
Del Nivel Desconcentrado
COMPROBANTES
De Causación Registraduría Nacional del Estado
Civil
23--01
23--02
De Causación Fondo Rotatorio Registraduría
Contables Registraduría Nacional del Estado
Civil
23--03
23--04
23--05
23--06
23--07
Contables Fondo Rotatorio Registraduría
De Salida Almacén Registraduría Nacional
De Salida Almacén Fondo Rotatorio Registraduría
De Entrada Alancen Registraduría Nacional
23--08
De
Entrada
Registraduría
23--09
De Egreso Pagaduría Registraduría Nacional
23--10
DE
Egreso
Registraduría
23--11
De Ingreso Pagaduría Registraduría Nacional
23--12
23-13
24
De
Ingreso
Registraduría
CONCEPTOS Y CONSULTAS
24--01
24--02
24--03
Almacén
Pagaduría
Pagaduría
De Pago de Certificaciones
Jurídicos
Sobre asuntos Electorales
Sobre Asuntos Administrativos
25
COMPROMISO
PRESUPUESTAL,
DELEGACIONES PARA CONTRATOS
SIN FORMALIDADES
26
CONSECUTIVO
OFICIALES
COMUNICACIONES
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
Fondo
Fondo
Fondo
Rotatorio
Rotatorio
Rotatorio
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
27
COMISION DESERVICIOS
27-- 01
27-- 02
28
Funcionarios de planta y Provisionales
Contratistas
CONTRATOS DE REGISTRADURIA
NACIONAL Y DE FONDO ROTATORIO
REGISTRADURIA
28--01
28--02
28--03
Arrendamiento Registraduría Nacional - F.R.R
De Obra Registraduría Nacional - F.R.R
De Compra Venta Registraduría Nacional - F.R.R
Prestación de Servicios
Rotatorio.
28--04
28--05
Registraduría- Fondo
Interadministrativo
Carta de Aceptación MCRN Registraduría –
Fondo R.
28--06
29
Código: I-GAF- ARFD – 005
Fecha de emisión: 05/03/2009
Fecha: 24/07/2012
Versión: 01
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CUENTA DE ALMACEN
29--01
Entradas Almacén Registraduría
29--02
Entradas Almacén Fondo
Registraduría Nacional
Rotatorio
la
Salidas Almacén Registraduría Nacional
del
Estado Civil
Salidas Almacén Fondo Rotatorio de la
Registraduría Nacional.
29--03
29--04
30
DERECHOS DE PETICION
31
DOCUMENTOS ELECTORALES
32
ELECCIONES ATIPICAS
*Elecciones Atípicas
*Consulta de los Partidos
*Jueces de Paz
*Consejos Municipales de Juventudes
*iniciativa Legislativa
*Revocatorias del Mandato
*Referendos
*Otras
33
de
ENVIO
DE
DOCUMENTOS
IDENTIDAD RC, TI, C.C.
33-01
33-02
33-03
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
DE
Al Exterior
a Delegaciones y/o Registraduría
Entrega personalizada
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
34
ESTADOS FINANCIEROS
34--01
34--02
34--03
35
Código: I-GAF- ARFD – 005
Fecha de emisión: 05/03/2009
Fecha: 24/07/2012
Versión: 01
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Fondo Social de Vivienda
Registraduría Nacional
Fondo Rotatorio Registraduría Nacional
ESTUDIOS
35--01
35-02
De Reestructuración Orgánica
35-03
De Evaluación de funciones, competencias y
cargas laborales
35--04
De Riesgo Psicosocial
35--05
Otros Estudios* De comportamientos costos
electorales
36
De Comportamiento de Costos Electorales
EXPEDIENTES
36--01
36--02
36--03
36--04
36 - 05
36 - 06
36 - 07
36 -08
36 - 09
Disciplinarios del Nivel Central y Desconcentrado
Penales
Adjudicación Préstamo para Vivienda
Procesos Ejecutivos
Disciplinarios con fallo de destitución en firme
De Acoso Laboral
De Siniestros
De sanción a jurados
De Conciliaciones
37
FORMULARIO DE INSCRIPCION EN
EL EXTERIOR
38
HISTORIAS
38--01
38--02
38--03
De Vehículos Registraduría Nacional - F.R.R
Laboral
Clínicas
39
INDICE ALFABETICO
40
INFORMES
40--01
40--02
40--03
40-04
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
Mensual de Procesos Disciplinarios
De Gestión
Auditorias
Especiales
delegaciones
de
Mensual de procesos Ejecutivos
seguimiento
y
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RETENCION DOCUMENTAL
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Fecha: 24/07/2012
Versión: 01
Página 16 de 27
40--05
40--06
40--07
40--08
40--09
40-10
40--11
40--12
40--13
De Evaluación del Sistema de Control Interno
40--14
Mensual de Denuncias Penales de Fiscalías y
Juzgados
40--15
40--16
De Producción
40--17
Al Departamento Administrativo de la Función
Pública
40--18
40--19
40--20
40-21
40--22
A Transparencia por Colombia
40--23
Al Sistema Integrado de Información Financiera
(SIIF)
40-24
40-25
40-26
40-27
Del Sistema LEADER
40-28
Mensual
de
Administrativa
40-29
40-30
40-31
Mensual de Tutelas
40-32
De Entrega de Funciones y Actividades (Circ.
04/2010)
40-33
40-34
40- 35
De Administración Booking
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
Al Congreso de la República
De Rendición de Cuentas a la Contraloría
Cámara de Representantes
A Contaduría General de la Nación
A la Contraloría General de la Nación
A la DIAN
A la Procuraduría General de la Nación
A Tesorería Distrital
De Procesos Disciplinarios
De Procesos Administrativos
De Procesos Penales
De Vehículos en Comodato
Al Ministerio de Hacienda
Del Sistema SODEF
A Planeación Nacional
Narrativos Proyectos de Cooperación
Jurisdicción
Contenciosa
De Autoevaluación a la Gestión y al Control.
De Recaudos
De Control de Ejecución presupuestal
De Estadísticas de producción
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
40-36
41
41-01
41-02
41-03
41-04
42
Código: I-GAF- ARFD – 005
Fecha de emisión: 05/03/2009
Fecha: 24/07/2012
Versión: 01
Página 17 de 27
Dirección de Impuestos Distritales
INSTRUCTIVOS
Electorales
De Administración de Personal
De Identificación
De Seguros
INVENTARIOS
42-01
General de
Nacional
42-02
General de Bienes Muebles Fondo Rotatorio
Registraduría
42-03
General de Bienes Inmuebles Registraduría
Nacional
42-04
Baja de Inventarios Registraduría Nacional
42-05
Baja de Inventarios Fondo Rotatorio de la
Registraduría
42-06
42-07
42-08
42-09
42-10
Traslados de Inventarios RNEC
43
Bienes
Muebles
Registraduría
Traslados de Inventarios F.R.R
General Gobernación
Booking
General de Bienes Inmuebles F.R.R
LIBROS
43-01
División Política Administrativa de Colombia
Bancarios Registraduría Nacional del Estado
Civil
43-02
43-03
43-04
43-05
43-06
43-07
43-08
Oficiales de Contabilidad Registraduría - F.R.R
PAC Registraduría Nacional- PAC - F.R.R
Presupuesto Registraduría Nacional
Presupuesto F.R.R
De Inscripción de Candidaturas
Estadísticas Electorales
43-09
Bancarios Fondo Rotatorio de la Registraduría
Nacional
43-10
Radiador de credenciales para cargos de elección
44
LISTADOS
44-01
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
Certificados
(CDP)
de
Disponibilidad
Presupuestal
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
44-02
45
De Registros Presupuestales
MANUALES
45-01
45-02
45-03
De Procesos y Procedimientos
De Funciones y Requisitos de Cargo
De Sistemas
46
REQUERIMIENTOS DE IDENTIFICACION A
NIVEL DESCONCENTRADO.
47
NOMINA
47-01
47-02
48
Funcionarios
Arrendamientos
NOVEDADES DE DOCUMENTOS DE
IDENTIDAD
48-01
48-02
48-03
49
49-01
49-02
50
51
51-01
51-02
51-03
51-04
51-05
51-06
51-07
51-08
51-09
52
Código: I-GAF- ARFD – 005
Fecha de emisión: 05/03/2009
Fecha: 24/07/2012
Versión: 01
Página 18 de 27
De Registro Civil
De Tarjeta de Identidad
De Cedula de Ciudadanía
CONTROL DE PRODUCCION
DOCUMENTOS DE IDENTIDAD
DE
De tarjetas de identidad
PANORAMA
DE
RIESGOS
DE
PROGRAMA
DE
SALUD
OCUPACIONAL
PLAN
De Cedula de Ciudadanía
De Compras
De Acción Anual
Indicativo de Gestión
Sectorial
De Mejoramiento
Estratégico Institucional
De Capacitación
De Bienestar
PLANILLAS
52-01
52-02
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
De Manejo de Riesgos
De recibo, entrega y control de documentos de
Identidad
De recibo, entrega y control de comunicaciones
oficiales
de
la oficina de
Archivo
y
Correspondencia
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
Código: I-GAF- ARFD – 005
Fecha de emisión: 05/03/2009
Fecha: 24/07/2012
Versión: 01
Página 19 de 27
52-03
De recibo, entrega y control de comunicaciones
oficiales de las oficinas de Gestión
52-04
Control de asistencia laboral
53
POLIZAS POR SINIESTROS
54
PRESUPUESTO
54-01
54-02
55
Registraduría Nacional del Estado Civil
Fondo Rotatorio Registraduría Nacional
PROCESOS
55-01
55-02
55-03
55-04
55-05
55-06
55-07
De Jurisdicción Coactiva
Contencioso Administrativo
Penales
De Selección
De Elección Representante Comisión de Personal
De Elección Comité Paritario
Hipotecarios
De Agotamiento vía gubernativa Jurados de
votación
55-08
55-09
56
Disciplinarios
PROYECTOS
56-01
56-02
56-03
56-04
Registraduría Nacional del Estado Civil
Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional
Especiales de Investigación
De Inversión
57
POLITICAS
ADMINISTRATIVAS
INSTITUCIONALES
58
REGISTRO CIVIL
58-01
58-02
58-03
De Nacimiento
De Matrimonio
De Defunción
59
REPORTES OMITIDOS
60
REQUERIMIENTOS
ORGANISMOS
INVESTIGATIVOS Y DE CONTROL
60-01
60-02
60-03
60-04
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
Judiciales
Reseñas
Disciplinarios
Plena Identidad
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
60-05
61
Del Sistema de Seguridad Social
RESOLUCIONES
61-01
61-02
61-03
Del Nivel Central
Del Nivel Desconcentrado
Del Fondo Rotatorio Registraduría
62
RESULTADOS
ELECCIONES
63
ORDENES DE PAGO
DEFINITIVOS
DE
63--01
63--02
64
Comprobantes de ingreso - egreso R.N.E.C
Comprobantes de ingreso - egreso F.R.R.
CESANTIAS
64-01
64-02
64-03
De Personal de carrera
De Personal Provisional
De personal Supernumerario
65
TABLAS
DE
DOCUMENTAL
66
TARJETAS
RETENCION
66-01
66-02
66-03
66-04
66-05
66-06
67
Código: I-GAF- ARFD – 005
Fecha de emisión: 05/03/2009
Fecha: 24/07/2012
Versión: 01
Página 20 de 27
Alfabéticas
Decadactilares primera vez
Electoral
Decadactilares Rectificación
Decadactilares Duplicado
Decadactilares Renovación
PROGRAMAS
67-01
67-02
67-03
67-04
67-05
Modelo Estándar de Control Interno MECI
Sistema de Gestión de la Calidad
Sistema Integrado de Gestión
Implementación del Gobierno en Línea
Institucionales
68
SISTEMA
SUMINISTROS
OUTSOURCING
69
MACROPROCESOS
DOCUMENTALES
-
CONSULTAS
69-01
69-02
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
Planeación y Direccionamiento Estratégico
Comunicación Pública
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
69-03
69-04
69-05
69-06
69-07
69-08
69-09
69-10
69-11
69-12
70
Identificación
Electoral
Gestión Talento Humano
Gestión Tecnológica de la Información
Gestión Jurídica
Gestión Administrativa y Financiera
Gestión de Control Disciplinario
Gestión de Sistemas de Control Interno
Fondo Rotatorio Registraduría Nacional
Fondo Social de Vivienda
INSTRUMENTOS
70-01
De Control
71
REQUERIMIENTOS JUDICIALES
72
REQUERIMIENTOS DE RESEÑA
72 --01
Plena Identidad
73
GRUPÒ INTERNO ANTITRAMITE Y
ATENCION
EFECTIVA
AL
CIUDADANO- GIAA
74
ACTOS DE FISCALIZACION
74-01
74-02
De documentos de Identidad para destrucción
De bienes inmuebles de la REGISTRADURIA
75
QUEJAS RECLAMOS Y DENUNCIAS
76
CAPACITACIONES
76-01
76-02
77
Código: I-GAF- ARFD – 005
Fecha de emisión: 05/03/2009
Fecha: 24/07/2012
Versión: 01
Página 21 de 27
Misionales Nivel Central y Desconcentrado
Otras Capacitaciones
COMUNICADOS
77-01
77-02
Audioteca
Videoteca
78
COMPROMISOS PRESUPUESTALES
DEL NIVEL DESCONCENTRADO
79
CONCILIACIONES
79-01
79-02
79-03
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
De Parte
De Oficio
De Pago de Impuestos
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
80
CONTROL DE GESTION PMT II
81
CONTROL DE FORMAS CONTINUAS
DOCUMENTOS DE IDENTIDAD
81-01
81-02
Tarjetas Decadactilares
Tarjetas de Identidad
Contraseñas - comprobantes documento en
trámite
81-03
82
SEGUIMIENTO Y CONTROL
DOCUMENTOS DE IDENTIDAD
83
CONTROL DE PERMISOS
DE
83-01
83-02
83-03
Nivel Central
Nivel Desconcentrado
Del Sector de Economía Solidaria
84
CONTROL DE LIBRANZAS
85
CONCURSOS
86
CONVENIOS
86-01
Interinstitucionales
87
ELECCION
TELEVISION
88
HORAS EXTRAS
COMISIONADO
DE
88-01
88-02
89
Código: I-GAF- ARFD – 005
Fecha de emisión: 05/03/2009
Fecha: 24/07/2012
Versión: 01
Página 22 de 27
Del Nivel Central
Del Nivel Desconcentrado
IMPUESTOS
89-01
89-02
89-03
Predial
Valorización
Vehículos
90
MEMORANDOS
91
PODERES
91-01
Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del
Estado Civil
91-02
Registraduría Nacional del Estado Civil
92
PROTOCOLOS
92-01
93
de campañas de Identificación
PROPUESTAS
LICITACION
DE
PROCESOS
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
DE
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
94
SALIDAS
DE
SEGURIDAD
EQUIPÒS DE COMPUTO
95
SOLICITUDES
DE
95-01
95-02
De agilización de Documentos de identidad
De Duplicados de Registro Civil.
96
REQUERIMIENTOS Y CONSULTAS
SOBRE TEMAS DE IDENTIFICACION
97
SUPERVISION DE CONTRATOS
98
CERTIFICACION DE CONTRATOS
99
SOPORTES PROBATORIOS
100
MANEJOP DE BIENES INMUEBLES
RNEC y FRR
100- 01
100- 02
100- 03
101
102
103
Código: I-GAF- ARFD – 005
Fecha de emisión: 05/03/2009
Fecha: 24/07/2012
Versión: 01
Página 23 de 27
Bienes Propios
Bienes en Comodato
Bienes en Arrendamiento
EDICION
PUBLICACION
INSTITUCIONAL
ENTRADAS DE SEGURIDAD DE
EQUIPÒS DE COMPUTO
PROGRAMA "REGISTRA TV"
104
RELACION DE REEMBOLSO DE
DINERO A CIUDADANOS
105
RELACION ENVIO ADESIVOS PARA
REGISTRO CIVIL
106
GESTION DE COBRO
106-01
106-02
107
CAJA MENOR
107-01
107-02
107-03
107-04
107-05
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
Convenios cruce de datos
Arrendamiento de inmuebles
Bienes y servicios Fondo Rotatorio Registraduría
Servicios públicos Delegaciones Departamentales
Gastos judiciales Registraduría Nacional
Gastos judiciales Fondo Social de Vivienda
Viáticos y gastos de viaje
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
Código: I-GAF- ARFD – 005
Fecha de emisión: 05/03/2009
Fecha: 24/07/2012
Versión: 01
Página 24 de 27
Ejemplo
SERIES/SUBSERIE
Tipos Documentales
CODIGO
0230-40
INFORMES
0230- 40-03
AUDITORIAS
 Antecedentes
 Hoja de Trabajo
 Soportes
 Evaluación
 Recomendaciones
De acuerdo con la información que suministra el ejemplo, los INFORMES es
una serie documental, AUDITORIAS es una Sub-serie que por función le
corresponde conservar a la Oficina de Control Interno y está conformada por
los tipos documentales denominados Antecedentes, Hoja de trabajo,
Soportes, Evaluación, y Recomendaciones.

Retenciones: En esta columna se establece el tiempo que se debe
conserva la serie o subserie documental en el Archivo de Gestión, una
vez cumplido su trámite y en el Archivo Central, hasta agotar su
vigencia.

Ejemplo:
CODIGO
0230-12
0230-12 -12
SERIES/SUNSERIES
ACTAS
DE COMITÉ DE
CONTROL INTERNO
RETENCIONES
Archivo
Archivo
Gestión
Central
5
25
De acuerdo con la información que suministra el ejemplo, se establece que la Serie
documental denominada ACTAS DE COMITÉ DE CONTROL INTERNO, que por
función
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
Código: I-GAF- ARFD – 005
Fecha de emisión: 05/03/2009
Fecha: 24/07/2012
Versión: 01
Página 25 de 27
es de responsabilidad de la Oficina de la Oficina de Control Interno, debe
conservarse por cinco (5) años en el Archivo de Gestión y por veinticinco (25) años
en el Archivo Central de la entidad.

Disposición Final: En esta casilla se consigna el destino final que va a sufrir
la serie o subserie documental, una vez cumplido su tiempo de retención en el
Archivo de Gestión y en el Archivo Central.
Las siguientes son las alternativas que se pueden establecer para la disposición final:
CT: Cuando se marca esta casilla se debe interpretar que la serie o subserie
documental se conserva permanentemente, por considerarse de valor histórico.
E: Cuando se marca esta casilla se debe interpretar que la serie o subserie
documental se puede eliminar totalmente una vez cumplido su tiempo de retención
en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central, según el caso.
S: Cuando se marca esta casilla se debe interpretar que la serie o subserie
documental debe ser sometida a una selección, para lo cual se aplica el método de
muestreo contemplado para conservar parte de la información.
CT y M: Cuando se marcan estas dos opciones, se debe interpretar que la serie o
subserie documental se conserva totalmente por ser considerada de valor histórico y
se sugiere efectuar Microfilmación, con el objeto de preservar el documento en
soporte papel, el cual de todas formas no debe ser eliminado.
S y M: Cuando se marcan estas dos opciones se interpreta que debe dejarse una
muestra de la serie o subserie en soporte físico y además microfilmación.
Ejemplo:
RETENCIONES
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
DISPOSICION
FINAL
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
CODIGO
0230-12-12
SERIES/SUBSERIE
Tipo Documental
ACTAS Comité de
Control Interno
Código: I-GAF- ARFD – 005
Fecha de emisión: 05/03/2009
Fecha: 24/07/2012
Versión: 01
Página 26 de 27
Archivo
Gestión
Archivo
Central
CT
5
25
X
S
M
E
De acuerdo con la información que suministra el ejemplo, se establece que la serie
documental denominada ACTAS DE COMITÉ DE CONTROL INTERNO, cumplido su
tiempo de retención tanto en el archivo de gestión como en el archivo central, se
debe conservar totalmente (CT), ya que desarrolla valores históricos.
PRINCIPIOS Y FUNDAMENTOS DE ARCHIVISTICA
Objetivo
Proporcionar los fundamentos teóricos necesarios para la conceptualización de la
actividad archivística por parte de los funcionarios de la Registraduria.
Conceptos Básicos
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en
razón de sus actividades o funciones (Ley 594 del 2000, Artículo 3°).
ARCHIVO
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona, entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia (Ley 594 del 200, artículo 3°).
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
Código: I-GAF- ARFD – 005
Fecha de emisión: 05/03/2009
Fecha: 24/07/2012
Versión: 01
Página 27 de 27
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o
integración a un archivo permanente (artículo 67° Reglamento General de Archivos).
Las fases de formación del Archivo son: Archivo de Gestión, Archivo Central y
Archivo Histórico (artículo 4° del Reglamento General de Archivos).
Archivo de
Gestión
Archivo
Central
Archivo
Histórico
ARCHIVO DE GESTION
Aquél en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los
asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las
mimas oficinas u otras que los soliciten (artículo 67° Reglamento General de
Archivos).
ARCHIVO CENTRAL
Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por
los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su
trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta administrativa pro las
mismas oficinas u otras que los soliciten (Artículo 67° Reglamento General de
Archivos).
ARCHIVO HISTORICO
Aquel al cual se transfiere la documentación del Archivo Central o del Archivo de
Gestión que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la
cultura (Artículo 67° Reglamento General de Archivos).
Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera