tablas de retención documental dependencia: comercial código

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: COMERCIAL
CÓDIGO: 10700
CÓDIGO
D
Se
Sb
10700 13
10700
13
10700
15
10700
15
03
10700
15
04
10700
15
05
10700
25
10700
25
10700
05
10700
05
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
SERIE
SUBSERIE/ DESCRIPCIÓN
PROCESO
TIPOLOGÍAS
RETENCIÓN
AG
AC
CÓDIGO :
VERSIÓN:00
PÁGINA 1 DE 4
SOPORTE
P
E
D
ACCESO
P
C
R
DIPOSICIÓN FINAL
E
S
CT
D
PROCEDIMIENTO
ACTAS
ACTA DE ENTREGA DE
OBSEQUIOS
03
Acta de entrega de
obsequios
1
0
X
-
-
X
-
-
X
-
-
-
Cotizaciones a clientes
1
0
X
X
-
X
-
-
X
-
-
-
Cotizaciones a
proveedores
1
0
X
X
-
X
-
-
X
-
-
-
Control de entrega de
documentos
2
0
X
-
-
X
-
-
X
-
-
-
La subserie documental se
elimina una cumplido el
tiempo de retención en el
archivo de gestión.
CONTROLES
CONTROLES DE
COTIZACIONES A
CLIENTES
CONTROLES DE
COTIZACIONES A
PROVEEDORES
CONTROL DE ENTREGA
DE DOCUMENTOS
Las
subseries
documentales se eliminan
una vez cumplido el
tiempo de retención en el
archivo de gestión.
INDICADORES
INDICADORES DE
GESTIÓN DE VENTAS
Indicadores de gestión
de ventas
5
0
-
X
-
X
-
-
X
-
-
-
INFORMES DE VENTAS
DIARIAS (CANAL
TRADICIONAL)
Informes de ventas
diarias (canal
tradicional)
0
0
-
X
-
X
-
-
X
-
-
-
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
SERIES:
SUBSERIES:
Tipos Documentales:
SOPORTE
P: :papel
E: Electrónico
D: Digital
01
INFORMES
05
La subserie documental
permanece
actualizada,
pero se conserva un
histórico por 5 años que
permite identificar el
comportamiento de las
ventas en años anteriores.
La subserie documental es
enviada por whatsapp, a
los venderos, como una
medida de seguimiento y
control sobre las ventas en
las rutas, estas son
eliminadas diariamente.
CONVENCIONES
CODIGO
D: Dependencia
S: Serie
Sb: Subserie:
RETENCIÓN EN AÑOS
AG: Archivo de Gestión
AC: Archivo Central
Aprobado por Comité de Archivo según Acta No.
NIVEL DE ACCESO
P:Privado
C: Confidencial
R: Reservada
DISPOSICION FINAL
E:Eliminación
S: Selección
CT: Conservación Total
D Digitalización
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: COMERCIAL
CÓDIGO: 10700
D
CÓDIGO
Se
Sb
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
SERIE
SUBSERIE/ DESCRIPCIÓN
PROCESO
TIPOLOGÍAS
CÓDIGO :
VERSIÓN:00
PÁGINA 2 DE 4
RETENCIÓN
SOPORTE
AG
P
AC
E
D
ACCESO
P
C
R
DIPOSICIÓN FINAL
E
S
CT
10700
05
06
INFORMES DE VENTAS
DIARIOS (CANALES
MODERNOS)
Informes de ventas
diarios (canales
modernos)
1
0
-
X
-
X
-
-
X
-
-
-
10700
05
07
INFORMES A JUNTA
DIRECTIVA
Informes a junta
directiva
5
0
-
X
-
X
-
-
X
-
-
-
10700
28
10700
28
PRESUPUESTO DE
VENTAS
Ejecución presupuestal
5
0
-
X
-
X
-
-
X
-
-
-
2
0
X
X
-
X
-
-
X
-
-
-
PRESUPUESTO
01
Presupuesto de ventas
10700
29
10700
29
PROCEDIMIENTO
D
La subserie documental se
elimina une cumplido el
tiempo de retención en el
archivo de gestión, esta
información es registrada
en SAP.
La subserie documental se
elimina une cumplido el
tiempo de retención en el
archivo central. La toma de
decisiones está contenida
en el acta de junta
directiva.
La subserie documental se
elimina una vez cumplido
el tiempo de retención en
el archivo de gestión.
PROPUESTAS
01
PROPUESTAS DE
FUERZA DE VENTAS
(Concursos)
Propuestas
Aprobación de la
propuesta
Evidencias fotográficas
La subserie se elimina una
vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo de
gestión, se conserva un
histórico de las actividades
realizadas por 5 años.
CONVENCIONES
CODIGO
D: Dependencia
S: Serie
Sb: Subserie:
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
SERIES:
SUBSERIES:
Tipos Documentales:
SOPORTE
P: :papel
E: Electrónico
D: Digital
RETENCIÓN EN AÑOS
AG: Archivo de Gestión
AC: Archivo Central
Aprobado por Comité de Archivo según Acta No.
NIVEL DE ACCESO
P:Privado
C: Confidencial
R: Reservada
DISPOSICION FINAL
E:Eliminación
S: Selección
CT: Conservación Total
D Digitalización
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: COMERCIAL
CÓDIGO: 10700
D
CÓDIGO
Se
Sb
10700
29
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
SERIE
SUBSERIE/ DESCRIPCIÓN
PROPUESTAS PARA
PROCESOS
LICITATORIOS
02
TIPOLOGÍAS
PROCESO
Propuestas
RETENCIÓN
CÓDIGO :
VERSIÓN:00
PÁGINA 3 DE 4
SOPORTE
ACCESO
DIPOSICIÓN FINAL
AG
AC
P
E
D
P
C
R
E
S
CT
D
2
3
X
-
-
X
-
-
X
-
-
-
Anexos (documentos
requeridos según
pliego)
10700
30
30
01
PEDIDOS DE CANALES
MODERNOS
Pedidos de canales
modernos
10
0
-
X
-
X
-
-
X
-
-
-
10700
30
02
PEDIDOS CANALES
TRADICIONALES
Pedidos canales
tradicionales
10
0
-
X
-
X
-
-
X
-
-
-
10700
31
PQR ( peticiones,
quejas y reclamos)
2
0
X
X
-
X
-
-
X
-
-
-
PQR ( PETICIONES,
QUEJAS Y
RECLAMOS)
respuestas
10700
10700
32
32
33
La subserie documental se
elimina una vez cumplido
el tiempo de retención en
el archivo central.
Las propuestas ganadoras
pasan
a
su
etapa
contractual de la licitación.
PEDIDOS
10700
10700
PROCEDIMIENTO
La subserie documental es
registrada en SAP y se
elimina una vez cumplido
el tiempo de retención en
el archivo de gestión.
La subserie documental es
registrada en CELUWEB y
se elimina una vez
cumplido el tiempo de
retención en el archivo de
gestión.
La subserie documental se
elimina una vez cumplido
el tiempo de retención en
el archivo de gestión, una
vez que el departamento
de calidad genere la
respuesta al cliente.
REPORTES
REPORTE DE
LIBERACIÓN DE
PEDIDOS
01
RECETAS ESPECIALES
PARA LA
ELABORACIÓN
PRODUCTOS
Reporte de liberación
de pedidos
Recetas especiales
para la elaboración
productos
1
0
-
X
-
X
-
-
X
-
-
-
100
0
X
-
-
-
X
-
-
-
X
-
La subserie documental se
elimina una vez cumplido
el tiempo de retención en
el archivo de gestión, la
información
está
registrada en SAP
La subserie documental es
de conservación total, por
contener valores históricos
para la entidad.
CONVENCIONES
CODIGO
D: Dependencia
S: Serie
Sb: Subserie:
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
SERIES:
SUBSERIES:
Tipos Documentales:
SOPORTE
P: :papel
E: Electrónico
D: Digital
RETENCIÓN EN AÑOS
AG: Archivo de Gestión
AC: Archivo Central
Aprobado por Comité de Archivo según Acta No.
NIVEL DE ACCESO
P:Privado
C: Confidencial
R: Reservada
DISPOSICION FINAL
E:Eliminación
S: Selección
CT: Conservación Total
D Digitalización
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: COMERCIAL
CÓDIGO: 10700
CÓDIGO
D
Se
Sb
10700 34
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
SERIE
SUBSERIE/ DESCRIPCIÓN
RUTAS DE
COMERCIALIZACIÓN
DE PRODUCTOS
PROCESO
TIPOLOGÍAS
Actas de apertura de
rutas
RETENCIÓN
CÓDIGO :
VERSIÓN:00
PÁGINA 4 DE 4
SOPORTE
ACCESO
DIPOSICIÓN FINAL
AG
AC
P
E
D
P
C
R
E
S
CT
D
100
0
X
X
-
X
-
-
-
-
X
-
1
0
X
-
-
X
-
-
X
-
-
-
Evidencias fotográficas
Planos geográficos de
rutas
Cambio de vendedor
en rutas
Cambio de frecuencias
10700
35
SONDEOS DE
PRECIOS
Facturas de
competencias
Stop de inventarios
Ajuste de precios
(autorizado por
gerencia)
PROCEDIMIENTO
La serie documental se
conserva
de
forma
permanente por contener
valores históricos para la
entidad.
Los planos geográficos
permanecen actualizables
con el fin de expandir la
comercialización
del
producto.
Los documentos como los
son: cambio de vendedor
en rutas, cambio de
frecuencias, se conservan
por 2 años y se eliminan.
La serie documental se
elimina una vez cumplido
el tiempo de retención en
el archivo central.
CONVENCIONES
CODIGO
D: Dependencia
S: Serie
Sb: Subserie:
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
SERIES:
SUBSERIES:
Tipos Documentales:
SOPORTE
P: :papel
E: Electrónico
D: Digital
RETENCIÓN EN AÑOS
AG: Archivo de Gestión
AC: Archivo Central
Aprobado por Comité de Archivo según Acta No.
NIVEL DE ACCESO
P:Privado
C: Confidencial
R: Reservada
DISPOSICION FINAL
E:Eliminación
S: Selección
CT: Conservación Total
D Digitalización