Summary of PROPOSED AMENDMENTS TO TAILOR THE BYLAWS VOTE AT NEXT GENERAL MEETING: THURSDAY, NOV. 20, 5:30PM Article II – Purpose (pg 2) Change title from “Purpose” to “Objective” Paragraph 2: Expand our purpose as follows: Replace paragraph with “We intend to provide support to the school by: developing a cooperative working relationship between the parents and staff of our school; fundraising, fostering and encouraging parent participation on all levels; providing alternate programs and experiences to better enrich the livelihood of our children; developing parent leadership and building capacity for greater involvement." Article IV - Officers and Directors Section 1 / Titles (pg 3) Paragraph 1, Line 1: Update to reflect new positions in accordance with the general membership’s vote on the positions defined below. ADD to Paragraph 1, Last Sentence: The executive board will work to attain “best practices” as set forth by NYCDOE Division of Family & Community Engagement. Paragraph 2: Limit co-positions as follows: Replace entire paragraph with: “With the exception of Treasurer and Assistant Treasurer, all executive board positions can be filled as a single person or as co-positions. Co- positions are not required, but this provision allows for it if there are two candidates that would like to share the responsibilities. If there are candidates running as co-, the responsibilities for each must be clearly defined by the close of nominations. The nominating committee is responsible for ensuring that all responsibilities are accounted for and that the division seems realistic and capable of fulfilling all duties. All further references within this document going forward automatically include the co-positions where applicable.” Paragraph 3: Delete entire paragraph. Section 2 / Term of Office and Term Limits (pg 4) Paragraph 2, Line 1: Limit terms as follows: Replace with: “Term limits shall be two years for each officer position, unless no other interested candidate is nominated and the current position holder is willing to serve.” Section 3 / Duties of Office (pg 4-5) Paragraph 2: Replace “Vice President (or Co-VPs)” with “VP of Community Involvement.” Redefine the role as follows: The vp of community involvement shall assist the president and shall assume the president's duties in his/her or their absence or at the president's request. This position is responsible for cultivating the school community including parents and teachers, neighborhood businesses, and relationships with other schools (including middle schools). A main focus is developing ways to celebrate our PS 133 community. The vp of community involvement will work with the president to build volunteers and maintain communication between various committees to improve their effectiveness. The vp of community involvement shall assist with the June transfer of all association records to the incoming executive board.” ADD after Paragraph 2: “VP of Development: The vp of development will ensure that the various committees, fundraising and grant writing efforts are working towards a common goal and towards meeting fundraising expectations. This position will work with the treasurer and assistant treasurer to develop the fundraising portion of the budget based on input solicited from committees and teachers. The vp of development shall assist with the June transfer of all association records to the incoming executive board.” Paragraph 3: Replace with: “Recording Secretary: The recording secretary shall record minutes at all association meetings in compliance with A-660 regulations and with the purpose of enabling parents and teachers who cannot attend meetings to understand and participate in our school community. The recording secretary shall prepare the minutes of each association meeting and shall make copies of the minutes available at the next scheduled meeting for review and approval by the general membership. The recording secretary shall maintain custody of the association’s records on school premises. The recording secretary shall incorporate all amendments into the bylaws and shall ensure that signed copies of the bylaws with the latest amendments are on file in the principal’s office. The recording secretary shall be responsible for reviewing, maintaining and responding to all correspondence addressed to the association. The recording secretary shall assist with the June transfer of all association records to the incoming executive board.” ADD after Paragraph 3: “Secretary of Communications: This position is responsible for identifying and using communication tools that are accessible to our parents including the website, PTA newsletter, robocall, backpack mailers to communicate messages from the PTA and various committees in order to build community. Multiple means of communication may be necessary to ensure that all parents are notified. He/She will develop a volunteer group of translators who will help translate PTA and committee materials into Spanish and other languages parents speak at home as identified by the school. The communication secretary’s responsibilities shall include the preparation of meeting and event notices, agendas, sign-in sheets and materials for distribution, as well as the PTA newsletter and assisting with calls for volunteers as requested by committees. The communication secretary shall assist with the June transfer of all association records to the incoming executive board.” Paragraph 4: Refine position of treasurer to include 501(c)3 responsibilities as follows: Replace with: “Treasurer: Only one member may be elected treasurer. The treasurer shall be responsible for all financial affairs and funds of the association. Because the PTA of PS 133K is a recognized 501(c)(3) by the IRS, the treasurer will first and foremost follow the rules and regulations set forth by IRS in 4221-PC - Compliance Guide for 501(c)(3) Public Charities, as well as Chancellor’s Regs A-660 and the PTA bylaws. Additionally, the treasurer will familiarize him/herself with IRS publication 1771 - Charitable Contributions. Duties and responsibilities include maintaining an updated record of all income and expenditures on school premises. The treasurer must prepare and present a written report of all transactions at every executive board and general membership meeting. This report must include income, refunds, reimbursements and other expenditures, and opening and closing balances for the re period. The treasurer shall also prepare the association's interim and annual financial reports. The treasurer shall make available all books and financial records for viewing by members upon request and for audit. The treasurer shall assist with the June transfer of all association records to the incoming executive board as well as will ensure an audit of the books occurs before the turn-over. The treasurer will be one of three designated signatories on association checks. The treasurer will work with the executive board to develop budget as well as present it to the principal before presenting it to membership for voting.The treasurer will ensure taxes are filed for the association in a timely manner in accordance with IRS guidelines. The treasurer may work with an outside accountant to ensure proper IRS filing procedures are followed.” Paragraph 5: Refine position of assistant treasurer to include 501(c)3 responsibilities as follows: Replace with: “Assistant Treasurer: Only one member may be elected assistant treasurer. The assistant treasurer will work with the treasurer to maintain records of income and expenditures, focus on auditing books, facilitate tax filings and well as help prepare reports for executive and general membership board meetings. The assistant treasurer will oversee the day-to-day operations of the PS 133 merchandise sales and work with a set group of volunteers each school year to ensure proper book-keeping practices are upheld, orders are placed and inventory is maintained in a clear and concise manner. The assistant treasurer will be responsible for coordinating and mailing (or emailing) proof of donation letters to donors as appropriate. The assistant treasurer may not be a signatory on association checks. When the treasurer is unavailable, the assistant treasurer will present reports to the executive and general membership meetings as necessary.” Paragraphs 6-9: Delete all. Section 4 / Election of Officers (pg 6) Paragraph 2: Replace with “All positions not mandated by Chancellor’s Regulations A-660 may be fulfilled by the Fall of the upcoming school year, if not filled by end of the current school year.” Section 4.1 Nominating Committee (pg 6-7) Line 2: Move up appointment of committee to "by March 1" instead of “May1.” ADD after Paragraph 1: “The nominating committee must ensure that co-candidates divide responsibilities so that accountability is clear before the close of nominations. The committee is responsible for using its judgment to determine whether the position as divided by the co-candidates will be clearly fulfilled. If the position is President or Recording Secretary, the candidate designated to sign checks must be identified.” Bullet 5: To clarify the nomination schedule, replace entire bullet with: “• accepting nominations, including self-nomination, beginning one week prior to the nomination meeting. Nominations will close at the end of the nomination meeting.” Bullet 6: To clarify the election process, replace entire bullet with: “• scheduling the election to be the day of the May general membership meeting and at least ten days following the opening of nominations.” ADD after Section 4.1: Candidate Rights: Candidate must be provided an opportunity to address the membership at the nomination meeting prior to voting. Candidate may provide the PTA a candidate statement for distribution prior to the elections but after nominations have been closed. (Campaigning and slate ballots are prohibited.) Candidate must make every effort to advise the nominating committee if she/he cannot attend the nomination and election meeting. Section 4.5. / Uncontested Elections (pg 7) Update the succession ranking in accordance with the general membership’s vote on the positions described above. Article V - Executive Board (pg 9-10) Section 2 / Meetings Line 2: Change date of executive board meetings to “monthly, September through June, on the second Friday at 8:30am”. Section 5 Delete all. Article VI – General Membership Meetings (pg 10-11) Section 1 / General Membership Meetings 1.1 / Line 2: Change the meeting time of general membership meetings from “5:30pm” to “6:00pm”. 1.2 / Line 1: To improve opportunities for parents to discuss committee business after school hours, remove “All meetings, including committee and”. Section 4 / Minutes (pg 11) Line 1-2: Improve methods by which minutes will be made available by replacing with: “Minutes of the previous meeting shall be available on the website prior to and in hard copy at the next scheduled meeting for review and approval.” Article VII Committees Section 1 / Standing Committees (pg 12-13) Change title to: “Standing Committees and Liaisons” 1.1 / Paragraph 1: Replace entire section with "The executive board will designate additional standing committees for each school year no later than the October general meeting, subject to ratification by the general membership. The members of each committee will elect their own committee chairperson or co-chairpersons. Ad hoc committees shall be established by executive board approval. Standing committees are expected to attend monthly executive board meetings and chairpersons of standing committees are allowed to vote on executive board matters. The Standing committees of the association are the following (pending a sufficient amount of parents is available to form the committee or liaison position):" Paragraph 2-3: Delete All. ADD after paragraph 4 (Audit Committee): “Upper Grade Liaison: The Upper Grade Liaison will communicate to the rest of the board needs of the third, fourth, and fifth grades. Responsibilities would include identifying needs by parents, students, and teachers that are not fully met by the school especially but not exclusively related to testing, common core curriculum, dual-language learning, and applying to middle schools. The Upper Grade Liaison would also be responsible for seeking to understand how these concerns are being addressed by other school communities city-wide, and should work with the Parent Coordinator and CEC 13 Liaison to identify useful tools, parent workshops and local conferences. The Upper Grade Liaison will seek feedback on the programs funded by the PTA and their perceived effectiveness among parents, students and teachers, and shape future funding.” “Lower Grade Liaison: The Lower Grade Liaison will communicate to the executive board the needs of kindergarten, first, and second grades relating to lunch/recess supervision, common core curriculum, homework, after care, and duallanguage learning. The Lower Grade Liaison would also be responsible for seeking to understand how these concerns are being addressed by other school communities city-wide, and should work with the Parent Coordinator and CEC 13 Liaison to identify useful tools, parent workshops and local conferences. The Lower Grade Liaison will seek feedback on the programs that the PTA is funding and their perceived effectiveness among parents, students and teachers, and shape future funding.” _________________________________________________________________________________________ Resumen de las MODIFICACIONES PROPUESTAS PARA ADAPTAR LOS REGLAMENTOS VOTACIÓN EN LA PRÓXIMA REUNIÓN GENERAL: JUEVES, NOV. 20, 5:30PM Artículo II - Propósito (pg 2) Cambiar el título de "Propósito" a "Objetivo" Párrafo 2: Expandir nuestro propósito como sigue: Sustituir el párrafo por "Tenemos la intención de proporcionar apoyo a la escuela a través de: el desarrollo de una relación de trabajo cooperativo entre los padres y el personal de la escuela; recaudación de fondos, la promoción y el fomento de la participación de los padres en todos los niveles; ofrecer programas alternativos y experiencias para enriquecer mejor el modo de vida de nuestros hijos; el desarrollo de liderazgo de los padres y la creación de capacidad para una mayor participación." Artículo IV - Oficiales y Directores Sección 1 / Títulos (pg 3) El párrafo 1, línea 1: Actualización para reflejar las nuevas posiciones de acuerdo con el voto de los miembros en general en las posiciones definidas a continuación. AÑADIR al párrafo 1, última oración: La junta ejecutiva trabajará para lograr "mejores prácticas" como se establece por Compromiso de la División de Familia y Comunidad de el NYCDOE. Párrafo 2: Límitar co-posiciones de la siguiente manera: Remplazar el párrafo entero con: "Con la excepción del Tesorero y Tesorero Adjunto, todos los puestos de la junta ejecutiva se pueden llenar con una sola persona o como coposiciones. No se requieren puestos cooperativos, pero esta disposición lo permite si hay dos candidatos que quieran compartir las responsabilidades. Si hay candidatos que se postulan en cooperación, las responsabilidades de cada uno deben estar claramente definidas por el cierre de las nominaciones. El comité de nominaciones es responsable de asegurar que todas las responsabilidades se tienen en cuenta y que la división parece realista y capaz de cumplir con todos los deberes. Las demás referencias en este documento a futuro incluyen automáticamente las posiciones cooperativas en su caso." Párrafo 3: Eliminar el párrafo entero. Sección 2 / Plazo de Oficina y Limites de Plazo (pg 4) El párrafo 2, línea 1: Límitar plazos de la siguiente manera: Reemplazar con: "Los límites de oficina será de dos años para cada posición oficial, a menos que ningún otro candidato interesado está nominada y el titular de la posición actual está dispuesto a servir." Sección 3 / Deberes de Oficina (pg 4-5) Párrafo 2: Reemplazar "Vicepresidente (o Co-VP)" con "Vicepresidente de Acción Social." Redefinir el oficio de la siguiente manera : “El vicepresidente de acción social asistirá al presidente y asumirá las funciones del Presidente en su ausencia o a petición del presidente. Esta posición es responsable de cultivar la comunidad escolar incluyendo a los padres y maestros, negocios del barrio, y las relaciones con otras escuelas (incluyendo escuelas intermedias). Un enfoque principal es desarrollando maneras de celebrar nuestra comunidad de PS 133. El vicepresidente de acción social trabajará con el presidente para conseguir voluntarios y mantener la comunicación entre las distintas comités para mejorar su eficacia. El vicepresidente de acción social asistirá con la transferencia de todos los registros de la asociación a la junta directiva entrante en junio." AÑADIR después del párrafo 2: "Vicepresidente de Desarrollo: El vicepresidente de desarrollo se asegurará de que los esfuerzos de las diversas comités, recaudación de fondos y de escritura de subvención están trabajando hacia un objetivo común y en el cumplimiento de las expectativas de recaudación de fondos. Esta posición trabajará con el tesorero y tesorero asistente para desarrollar la parte de la recaudación de fondos del presupuesto basada en la entrada solicitada por las comisiones parlamentarias y los profesores. El vicepresidente de desarrollo asistirá con la transferencia de todos los registros de la asociación a la junta directiva entrante en junio." Párrafo 3: Reemplazar con: "Secretario de Registro: El secretario de registro registrará minutos en todas las reuniones de la asociación en cumplimiento con normativa A-660 y con el propósito de permitir a los padres y maestros que no pueden asistir a las reuniones de entender y participar en nuestra comunidad escolar. El secretario de registro preparará el registro de cada reunión de la asociación y deberá hacer copias de los minutos disponibles en la próxima reunión programada para su revisión y aprobación por la asamblea general. El secretario de registro deberá mantener la custodia de los registros de la asociación en las instalaciones escolares. El secretario de registro incorporará todas las enmiendas a los madatorios y se asegurará de que las copias firmadas de los mandatorios con las últimas modificaciones se encuentran archivados en la oficina del director. El secretario de registro será responsable de revisar, mantener y responder a toda la correspondencia dirigida a la asociación. El secretario de registro asistirá con la transferencia de todos los registros de la asociación a la junta directiva entrante de junio." AÑADIR después del párrafo 3: "El Secretario de Comunicaciones: Esta posición es responsable de identificar y utilizar las herramientas de comunicación que son accesibles a nuestros padres, incluyendo la página web, boletín de la PTA, robocall, los anuncios publicitarios de la mochila para comunicar los mensajes de la PTA y varios comités con el fin de construir comunidad. Múltiples medios de comunicación pueden ser necesarias para asegurar que todos los padres sean notificados. Él/Ella desarrollará un grupo de voluntarios de traductores que le ayudará a traducir materiales de la PTA y sus comités en español y otros idiomas hablados por los padres en el hogar, como identificado por la escuela. Las responsabilidades del Secretario de Comunicación incluirán la preparación de reuniones y avisos de eventos, agendas, hojas de inscripción y los materiales para su distribución, así como el boletín de la PTA y ayudar con las convocatorias de voluntarios a lo solicitado por los comités. El secretario de comunicación asistirá con la transferencia de todos los registros de la asociación a la junta directiva entrante en junio." Párrafo 4: Refinar posición de tesorero para incluir responsabilidades de la501(c)(3) de la siguiente manera: Reemplazar con: "Tesorero: Sólo un miembro podrá ser elegido tesorero. El tesorero será responsable de todos los asuntos financieros y los fondos de la asociación. Debido a que el PTA de PS133K es un reconocido 501(c)(3) por el IRS, el tesorero seguirá, ante todo, las reglas y regulaciones establecidas por el IRS en 4221-PC - Guía de Cumplimiento Para los 501(c)(3) Caridades Públicas, así como de la canciller Regs A-660 y los mandatorios de la PTA. Además, el tesorero se debe familiarizar/ a sí misma con la publicación del IRS 1771-Contribuciones de Caridad. Deberes y responsabilidades incluyen el mantenimiento de un registro actualizado de todos los ingresos y gastos en la propiedad escolar. El tesorero debe preparar y presentar un informe por escrito de todas las transacciones en cada junta directiva y asamblea general de miembros. Este informe debe incluir los ingresos, reembolsos, reintegros y otros gastos, y saldos iniciales y finales para el período de re. El tesorero también preparará informes financieros intermedios y anuales de la asociación. El tesorero deberá poner a disposición de todos los libros y registros financieros para ser vistos por los miembros a petición y de auditoría. El tesorero asistirá con la transferencia de todos los registros de la asociación a la junta directiva entrante en junio, así como asegurar que una auditoría de los libros se produzca antes de el cambio de negocios. El tesorero será uno de los tres firmantes designados en los cheques de la asociación. El tesorero trabajara con la junta ejecutiva para desarrollar el presupuesto, así como presentar a el/la director/a antes de presentarlo a la membresía para votación. El tesorero asegurará que impuestos sean preparados y presentados para la asociación en el momento oportuno, de acuerdo con las guias del IRS. El tesorero puede trabajar con un contador externo para asegurar que se siguen los procedimientos adecuados de presentación del IRS." Párrafo 5: Refinar posición de tesorero asistente para incluir responsabilidades de la 501(c)(3) de la siguiente manera: Reemplazar con: "Tesorero Asistente: Sólo un miembro podrá ser elegido tesorero asistente. El tesorero asistente colaborará con el tesorero para mantener los registros de ingresos y gastos, se centren en los libros de auditoría, de facilitar los trámites fiscales y así como ayudar a preparar informes para las reuniones ejecutivas y de la junta general de miembros. El tesorero asistente se encargará de supervisar las operaciones diarias de las ventas de mercancías de PS133 y trabajar con un grupo conjunto de voluntarios cada año escolar para asegurar que se respeten las prácticas contables correctas, los pedidos se hagan y el inventario se mantenga de forma clara y concisa. El tesorero asistente será encargado con coordinar y enviar por correo (o correo electrónico) pruebas de donación a los donantes, como apropriado. El tesorero asistente no puede ser signatario de los cheques de la asociación. Cuando el tesorero no está disponible, el asistente del tesorero presentará informes a las reuniones de ejecutivos y miembros en general como sean necesarios." Párrafos 6-9: Eliminar todos. Sección 4 / Elección de Oficiales (pg 6) Párrafo 2: Reemplazar con "Todos las posiciones no cubiertas por los mandatorios del Canciller Regs A-660 pueden ser cumplidas por el otoño del próximo año escolar, si no se llenan por fin de año escolar en curso." Sección 4.1 Comité de Nominaciones (pg 6-7) Línea 2: Mover hacia arriba nombramiento del comité que "el 1 de marzo" en lugar de "Mayo1." AÑADIR después del párrafo 1: "El comité de nominaciones debe garantizar que los co-candidatos dividen las responsabilidades para que las responsabilidades sean claras antes del cierre de las nominaciones. El comité es responsable de usar su juicio para determinar si la posición dividida por los co-candidatos será claramente cumplida. Si la posición es el presidente o secretario de registro, el candidato designado para firmar cheques deben ser identificados." Punto 5: Para aclarar el calendario de nominación, reemplace el punto entero con: "• aceptando nominaciones, incluyendo la auto-nominación, comenzando una semana antes de la reunión de nominación. Las nominaciones se cerrarán al final de la reunión de nominación." Punto 6: Para aclarar el proceso de elección, reemplazar el punto entero con: "• la programación de la elección para ser el día de la reunión general de mayo y al menos diez días siguientes a la apertura de las propuestas." AÑADIR después de la sección 4.1: Derechos de candidatos: Candidato debe tener una oportunidad para hablar frente a los miembros en la reunión de nominación antes de la votación. Candidato puede proveer a la PTA una declaración del candidato para su distribución antes de las elecciones, pero después de las nominaciones se han cerrado. (Se prohibe las campañas y de papeletas.) El candidato debe hacer todo lo posible para asesorar al comité de nominaciones si él/ella no puede atender a la reunión de nominación y elección. Sección 4.5. / Elecciones No Disputadas (página 7) Actualización de la clasificación de sucesión de acuerdo con el voto de los miembros en general en las posiciones descritas anteriormente. Artículo V - Junta Ejecutiva (9-10 pg) Sección 2 / Reuniones Línea 2: Cambiar la fecha de las reuniones de la junta ejecutiva de "mensual, de septiembre a junio, el segundo viernes a las 8:30 am". Sección 5 Eliminar todo. Artículo VI - Reuniones Generales de los Miembros (pg 10-11) Sección 1 / Reuniones Generales de los Miembros 1.1 / Línea 2: Cambiar la hora de la reunión de la asamblea general de miembros de "5:30pm" a "6:00pm". 1.2 / Línea 1: Para mejorar las oportunidades para que los padres puedan hablar de los negocios de la comité después de las horas de clase, eliminar "Todas las reuniones, incluyendo la comisión y." Sección 4 / Minutos (pg 11) Línea 1.2: Mejorar los métodos por los cuales se harán disponibles los minutos por medio de la sustitución: "Minutos de la reunión anterior estarán disponibles en el pagina del web antes y en forma impresa en la próxima reunión programada para su revisión y aprobación." Artículo VII - Comités Sección 1 / Comités Permanentes (pg 12-13) Cambiar el título de: "Comités Permanentes y Liaisons" 1.1 / Párrafo 1: Reemplace toda la sección con "La junta ejecutiva designará comisiones permanentes adicionales por cada año escolar a más tardar en la reunión general de octubre, sujeto a ratificación por los miembros en general. Los miembros de cada comité elegirá su propio presidente del comité o co-presidentes. Comités ad-hoc serán establecidos por la aprobación del comité ejecutivo. Se espera que los comités permanentes atiendan a las reuniones mensuales de la junta ejecutiva y presidentes de las comisiones permanentes se les permite votar en asuntos de la junta ejecutiva. Los comités permanentes de la asociación son los siguientes (dependiendo de que una cantidad suficiente de padres esten disponibles para formar el comité o la posición de liaison): " Párrafo 2.3: Eliminar todo. AÑADIR después del párrafo 4 (Comité de Auditoría): "Liason de Altos Grados: El Liason de Altos Grados se comunicará con el resto de las necesidades de la junta directiva de la tercera, cuarta, y quinto grado. Las responsabilidades incluyen la identificación de las necesidades de los padres, estudiantes y maestros que no están plenamente satisfechas por la escuela especial, aunque no exclusivamente relacionadas a las pruebas, Common Core, el aprendizaje de dos idiomas, y la aplicación a las escuelas intermedias. El Liason de Altos Grados también sería responsable de tratar de entender cómo estas preocupaciones están siendo abordadas por otras comunidades escolares en toda la ciudad, y debe trabajar con el Coordinador de Padres y el Liason de CEC 13 para identificar herramientas útiles, talleres para padres y conferencias locales. El Liason de Altos Grados buscará información sobre los programas financiados por el PTA y su eficacia percibida entre los padres, estudiantes y maestros, y dar forma a la future financiación". " Liason de Bajos Grados: El Liason de Bajos Grados comunicará a la junta ejecutiva las necesidades de kinder, primero y segundo grados en relación con el almuerzo/supervisión del recreo, Common Core, tareas, atención después de la escuela, y el aprendizaje de dos idiomas. El Liason de Bajos Grados también sería responsable de tratar de entender cómo estas preocupaciones están siendo abordadas por otras comunidades escolares en toda la ciudad, y debe trabajar con la Coordinadora de Padres y el Liason de CEC13 para identificar herramientas útiles, talleres para padres y conferencias locales. El Liason de Bajos Grados buscará información sobre los programas que el PTA está financiando y su efectividad percibida entre los padres, estudiantes y maestros, y dar forma a la futura financiación ".