Servicio de Distribución y Ventas

Así funcionamos
Servicio de
Distribución y Ventas
De izquierda a derecha: Pilar Reguera, Hilario Gómez, Sagrario Aranda, Ángel Gamero, Félix Leal, Luis Calleja, Concha Martín, Concha Rincón,
Fernando Giráldez, Fernando Sánchez, Arturo Aparicio y José Luis Fuertes.
El Servicio de Distribución y Ventas está encuadrado dentro de la Dirección de
Producción. Detrás de la fabricación y distribución de los billetes para cada sorteo,
se esconde una logística que planea, desarrolla y resuelve incidencias con experiencia
y precisión, y sobre todo, con mucha entrega. El Jefe de este Servicio, Luis Calleja,
que lleva diez años al frente de esta labor, nos cuenta cómo funciona todo y cómo es
la vida de un Sorteo desde su origen hasta el final.
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l Servicio de Distribución y Ventas se encarga
de la gestión de los procesos relativos a los billetes de Lotería Nacional, desde su programación
y fabricación en la Fábrica Nacional de Moneda y
Timbre (FNMT), hasta su distribución por las Administraciones de Lotería, pasando por toda la resolución de incidencias.
cer y de la Cruz Roja, sin embargo, se hace la comparación con el sorteo de las mismas características del
año anterior, aunque la fecha no sea coincidente”.
En la actualidad, lo componen 35 personas, número
que está muy lejos de las más de 100 personas que
trabajaban en este Servicio hace varios años. En aquellos tiempos, la mayor parte de las labores se hacían de
forma mecánica. Hoy, la informática y los terminales
en los Puntos de Venta suponen toda una serie de ventajas para todos. Otros cambios que están teniendo lugar desde hace cuatro años, están haciendo de éste,
un Servicio más moderno.
Existen dos Loterías, la del Jueves a 30€
/ billete y la del Sábado a 60€ / billete; de
ésta última y con una periodicidad casi
mensual, se realizan sorteos especiales
de 120€ / billete
Todas las funciones del Servicio de Distribución y Ventas se estructuran en tres áreas claramente diferenciadas: el Área de Programación de Sorteos, el Área de
Distribución de Billetes y el Área de Información.
Área de Programación de Sorteos
“En una primera fase, el Director de Producción establece el calendario semestral de sorteos, determinando los que se van a celebrar y el importe tanto de
las emisiones, como de los precios y los programas de
premios. Dicho calendario se realiza en el trimestre
anterior, habiéndose cerrado ya el calendario del primer semestre de 2007, lo que demuestra que trabajamos con bastante antelación, con el objetivo de que
los billetes estén situados en cada Punto de Venta 6 u
8 semanas antes de la celebración del sorteo, para que
puedan clasificarlos, preparar los pedidos y abonos,
hacer reservas, etc...”
Una vez que se conocen los sorteos a celebrar, se establecen los tiempos en los que se realizarán los distintos procesos de cada uno de estos sorteos: preparación
del sorteo, grabación del abono, envío a informática
para la generación de los ficheros de distribución, remisión de estos a la FNMT, fecha de entrega a la empresa de transporte, y plazo de entrega de la lotería en
las Administraciones para su venta al público.”Todo
este proceso, aunque parece siempre igual, no lo es.
Cada uno de los sorteos tiene unas características diferentes. Así, por ejemplo, la cuantía a distribuir se fija
tomando como referencia el sorteo del año anterior
que tenga las características más parecidas (precio,
emisión, fecha, etc.) y ajustándole las modificaciones
que se han producido desde la fecha del sorteo de referencia hasta el momento de su programación (modificaciones de la Red de Ventas, cambios en abonos,
modificaciones en el porcentaje de distribución e incidencias en general). Con los sorteos finalistas del Cán-
Tomando como referencia las ventas del año anterior,
se determinan de forma particularizada las primeras
consignaciones de cada Administración.
Área de Distribución de Billetes
Una vez fijado el numero de billetes, la consignación
se divide en dos partes: Abono (abonados) y Libre
(consignación libre). La Instrucción General de
Loterías establece que las Administraciones tendrán preferencia en la distribución de determinados
números, a los que se denomina “Abono”. Una vez
determinado el número de billetes que corresponde
a cada Administración y deducidos los números abonados, el resto se considera “Libre Consignación”. La
aplicación informática de distribución está diseñada
para que las Administraciones reciban el 10% de cada
terminación (del 0 al 9), incluido su abono. También
damos opción a que cada administración pueda determinar cómo quiere recibir su consignación libre: los
Personal del Servicio
de Distribución y Ventas
Responsable: Luís Calleja Adrián
Negociado de Distribución de Billetes
Encargado: José Luís Fuertes Gris.
Sorteos de Jueves y Sábados: 1 Jefe de Negociado,
2 Jefes de Equipo, 3 Oficiales y 6 Ayudantes.
Sorteo de Navidad: 1 Jefa de Equipo, 1 Oficial Técnico
y 1 Ayudante.
Negociado de Programación
y Control de Sorteos
Encargado: Arturo Aparicio Caballero.
1 Jefe de Equipo, 3 Oficiales, 1 Telefonista y 1 Ayudante.
Servicio de Información
Encargada: Ascensión Rincón Sánchez.
4 Ayudantes.
Almacén de Impresos
Encargado: Juan Ignacio Serrano Espinosa.
2 Oficiales Técnicos, 2 Oficiales y 1 Mozo.
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Así funcionamos
Calendario
sorteos
Calendario
procesos
C.P.D.
Programación
sorteos
Elaboración
sorteos
% de incremento
Sorteo base
Reserva
Ventas ficticias
Abonos
% grupos y series
Cierre de
sorteos
F.N.M.T.
En la Ley de Presupuestos Generales de cada año, se
incluye generalmente la autorización para la celebración
de algunos Sorteos Finalistas, por ejemplo “Cruz Roja
y Asociación contra el Cáncer”, cuyos beneficios son
destinados a las respectivas entidades.
puede recibir en números completos, en grupos o en
salpicado (que es un billete de cada número).
El resto que no se distribuye se denomina la Reserva
y queda para segundas y sucesivas consignaciones.
En esta fase participa la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y la Empresa de transportes. “Una
vez actualizadas las bases de datos tras los procesos
anteriores, se envía todo al Centro de Proceso de
Datos (CPD), donde se generan una serie de soportes destinados a la FNMT para que fabrique los
billetes y los envíe a las Administraciones de forma
personalizada. A la FNMT se le comunica el calendario de salidas y cualquier otra incidencia que
afecte a la distribución de billetes (altas, bajas, traslados, modificaciones de Administraciones, etc.), y
también modificación en el calendario de los sorteos. Todas las semanas se ponen en movimiento,
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C.P.D.
F.N.M.T.
La emisión de
los sorteos de
los Sábados es
generalmente de 10
series de 100.000
números cada una
(del 00000 al 99.999)
a excepción del
Sorteo siguiente al de
“El Niño” que consta
de 14 series.
aproximadamente, unos 10.000 paquetes. A la empresa de transportes se le comunica el calendario
de salidas, las entregas de segundas consignaciones,
las recogidas de billetes por incidencias, cambios
entre administraciones, vacaciones, etc.”.
Una vez ocurridas estas fases, los miércoles antes del
sorteo, la Intervención Delegada junto con este Servicio
hacen un cuadre inicial del sorteo teniendo en cuenta la
tirada inicial, los pedidos subsiguientes y la Reserva.
Área de Información
En este área se encargan de recoger los pedidos de
segundas y sucesivas consignaciones, las incidencias,
y en general, todos los contactos con la Red de Ventas
y sus problemas, situación de los pedidos, información sobre el calendario de entrega de cada sorteo,
localización de números soñados, etc…
BoletínLAE
1ª Consignación
Empresa de
transportes
Administraciones
de Lotería
Reserva
Distribución
y Ventas
Pedidos
2ª Consignación
Incidencias y
Acuses de Recibo
Empresa de
transportes
Administraciones
de Lotería
Incidencias
Acuses de Recibo
Grabación
y Control
La emisión de los
sorteos de los Jueves
es de 6 series de
100.000 números
cada una (del 00000
al 99.999).
Reserva
final
Cuadre sorteo
Taladro
Archivo
La emisión del “Sorteo de Navidad”
2006 consta de 180 series de 85.000
números cada una (del 00000 al
84.999) y el de “El Niño 2007” consta
de 50 series de 100.000 números cada
una (del 00000 al 99.999).
La mejora general de la gestión de la información
en LAE mediante la creación del Centro de Atención al Usuario (CAU) y la puesta en marcha en
años anteriores de la página Web, así como de la
utilización de la web del Ministerio de Economía
y Hacienda, han contribuido a aligerar de cargas
de esta Unidad, con la consiguiente mejora en sus
servicios.
Luis Calleja.
Las innovaciones informáticas implantadas han
añadido una mayor eficacia y seguridad en el control de los acuses de recibo, que ha supuesto una
simplificación de las tareas tanto para las Administraciones de Lotería como para esta Unidad.
Próximamente entrará en funcionamiento una
nueva aplicación informática de gestión de la distribución, que simplificará los procesos y mejorará considerablemente la gestión y el servicio a los
Puntos de Venta .
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