instructivo para diligenciar solicitud del servicio productos y

Instructivo para
Diligenciamiento del
Formulario de Solicitud del
Servicio SOCA
El siguiente es un instructivo que explica el diligenciamiento de la
solicitud del servicio de todos los servicios prestados por la empresa en el
sistema organizacional de certificaciones y archivos.
SOCA
Sistema
Organizacional
de
Certificaciones y Archivos es un programa bajo
PHP/MYSQL con el que primordialmente
ahorraremos mucho tiempo con las solicitudes
del cliente y garantizaremos la transparencia de
todas las evaluaciones, trabajando de una
manera más eficiente y eficaz desde una
plataforma web.
Permite el registro del cliente y sus establecimientos, solicitar servicios y
todos los procesos evaluativos digitalmente.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
1. Registro del Cliente
Creación y acceso
Lo primero es ingresar a la plataforma que se encuentra en la siguiente dirección:
http://solucionesgsi.com/soca/
En SOCA, los clientes deben registrarse haciendo previa creación de un usuario para
poder solicitar la prestación de servicios con el ente certificador. Para ello se dirigen a
la opción REGISTRO DE CLIENTE en la pestaña del MENÚ DE OPCIONES:
Nos llevará a una pantalla de
registro donde el cliente
creará su cuenta de usuario
ingresando todos los datos
obligatorios marcados con
asterisco.
NIT*: el cliente ingresará su
NIT. Esté le servirá para
identificarse en la plataforma.
PASSWORD*: contraseña para tener acceso como cliente.
NOMBRE Y/O RAZÓN SOCIAL*: nombre del cliente o razón social del cliente
que se registra.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
NÚMERO DE MATRÍCULA MERCANTIL*: número de matrícula mercantil del
cliente.
DIRECCIÓN*: dirección principal del cliente.
CIUDAD Y DEPARTAMENTO*: ciudad y departamento donde reside la principal
del cliente.
TELÉFONO/S FIJO/S*: números de teléfono fijo del cliente.
TELÉFONO/S MÓVIL/ES*: números de teléfono móvil del cliente.
EMAIL*: correo electrónico de contacto del cliente.
FAX: número fax del cliente.
La opción de REPETIR REPRESENTANTE hace que automáticamente se llene el
formulario inferior con la información ingresada arriba, si es que esta es la misma que
debería ingresarse en estos campos.
REPRESENTANTE LEGAL*: representante legal del cliente.
NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN*: número de identificación del representante
legal del cliente.
TELÉFONO/S FIJO/S DEL
representante legal de la empresa.
REPRESENTANTE*:
teléfonos
fijos
del
TELÉFONO/S MÓVIL/ES DEL REPRESENTANTE*: teléfonos móviles del
representante legal de la empresa.
EMAIL DEL REPRESENTANTE*: correo electrónico del representante legal de la
empresa.
FAX DEL REPRESENTANTE: fax del representante legal de la empresa.
Después que complete el registro podrá ingresar a la página principal de SOCA con
el NIT y el PASSWORD que asignó. Tendrá a su disposición la siguiente lista de
opciones:
Fabricantes (Ver/Crear/Editar)
Laboratorios (Ver/Crear/Editar)
Establecimientos (Ver/Crear/Editar)
Servicios Solicitados
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
Registrar Solicitud
Corregir Solicitud
Aceptar Oferta
Aceptar Visita
Descargar Certificados
1.1 Fabricantes (Ver/Crear/Editar)
En esta opción el cliente podrá ingresar los fabricantes de producto que requieran la
prestación del servicio de certificación. Para crear fabricantes se le solicita la siguiente
información, obligatoria la que está marcada con asterisco:
Nombre:* nombre del fabricante
Dirección:* dirección del fabricante
Ciudad:* ciudad de la dirección del fabricante
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
Departamento:* departamento de la dirección del fabricante
País:* país del fabricante
Contacto:* contacto del fabricante
Teléfono Fijo:* teléfono fijo del fabricante
Teléfono Móvil:* teléfono móvil del fabricante
Fax: fax del fabricante
Correo Electrónico:* correo electrónico del fabricante
1.2 Laboratorios (Ver/Crear/Editar)
En esta opción el cliente podrá ingresar los laboratorios de producto que requieran la
prestación del servicio de certificación. Para crear laboratorios se le solicita la
siguiente información, obligatoria la que está marcada con asterisco:
Nombre:* nombre del laboratorio
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
Dirección:* dirección del laboratorio
Ciudad:* ciudad de la dirección del laboratorio
Departamento:* departamento de la dirección del laboratorio
País:* país del laboratorio
Contacto:* contacto del laboratorio
Teléfonos:* teléfonos de contacto del laboratorio
Correo Electrónico:* correo electrónico de contacto del laboratorio
Competencias del Laboratorio:* tendrá un menú desplegable con cuatro opciones;
Opción 1: Laboratorios acreditados por el Organismo Nacional de Acreditación: se
verificará la validez de los certificados de acreditación emitidos por ONAC. Opción
2: Laboratorios acreditados por cualquier organismo de acreditación firmante de un
acuerdo de reconocimiento internacional (IAAC, ILAC, etc.): se verificará si pueden
ser homologados para el proceso de certificación. Opción 3: Laboratorios del cliente
o pertenecientes a un tercero, no acreditados, Evaluados de Segunda Parte: se
verificará informe de evaluación y toda la documentación y registros que demuestren
la competencia técnica de quien realiza la evaluación. Opción 4: Laboratorios del
cliente o pertenecientes a un tercero, no acreditados : para este caso se realizará una
evaluación donde se determine el cumplimiento de la norma NTC-ISO- IEC 17025.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
2. Establecimientos
Creación y edición
2.1 Establecimientos (Ver/Crear/Editar)
En esta opción el cliente podrá ingresar los establecimientos a los que quiera que se le
presten los servicios de certificación. Para crear establecimientos se le solicitan la
siguiente información:
Nombre del Establecimiento:* ingresa el nombre del establecimiento.
Dirección:* ingresa la dirección del establecimiento.
Ciudad y Departamento:* abre el menú desplegable donde seleccionará la ciudad y
departamento del establecimiento.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
Persona de Contacto:* ingresa el nombre de la persona de contacto del
establecimiento del cliente.
Teléfono Fijo:* ingresa el número de teléfono fijo de contacto del establecimiento.
Teléfono Móvil:* ingresa el número de teléfono móvil de contacto del
establecimiento.
E-Mail:* ingresa el correo electrónico de contacto del establecimiento.
Fax: ingresa el número de fax del establecimiento.
Luego el cliente debe escoger el tipo de establecimiento:
2.1.1 ESTACIONES DE SERVICIOS DERIVADOS DEL PETROLEO
Tener en cuenta que un establecimiento puede ser de combustibles derivados del
petróleo y de servicio de gas.
Estaciones de servicio y demás establecimientos dedicados a la distribución y/o
consumo de productos derivados del petróleo:
1
2
Estación de servicio: Establecimiento en el cual se almacenan y distribuyen al
consumidor final los combustibles líquidos derivados del petróleo.
Dependiendo del tipo de combustibles que distribuyan las estaciones de
servicio se clasifican en:
i
Estación de servicio de aviación: Establecimiento en donde se almacenan
y distribuyen combustibles líquidos derivados del petróleo, destinados
exclusivamente para aviación.
ii Estación de servicio automotriz: Establecimiento en el cual se almacenan
y distribuyen combustibles básicos utilizados para vehículos
automotores, los cuales se entregan a partir de equipos fijos (surtidores)
que llenan directamente los tanques de combustible.
iii Estación de servicio fluvial: Establecimiento en el cual se almacenan y
distribuyen los combustibles líquidos derivados del petróleo, a partir de
equipos (surtidores), que cuenta con tanques de almacenamiento
instalados en barcazas flotantes no autopropulsadas y ancladas o
aseguradas en un lugar fijo, que llenan directamente los tanques de
combustible.
iv Estación de servicio marítima: Establecimiento en donde se almacenan y
distribuyen combustibles líquidos derivados del petróleo destinados
exclusivamente para buques o naves.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
3
4
5
Dependiendo de a quien distribuyan las estaciones de servicio se clasifican en:
i
Estación de servicio pública: Establecimiento destinado al suministro de
combustibles líquidos derivados del petróleo, servicios y venta de
productos al público en general, según la clase del servicio que preste.
ii Estación de servicio privada: Establecimiento perteneciente a una
empresa o institución, destinada exclusivamente al suministro de
combustibles líquidos derivados del petróleo para sus vehículos,
aeronaves, barcos y/o naves.
Gran consumidor. Persona natural o jurídica que, por cada instalación,
consume en promedio anual más de 20.000 galones mes de combustibles
líquidos derivados del petróleo para uso propio y exclusivo en sus actividades,
en los términos establecidos en el Capítulo VIII del decreto 4299, y puede ser:
i
gran consumidor con instalación fija
ii gran consumidor temporal con instalación: Es aquel gran consumidor
que cuenta con instalaciones que permiten descargar, almacenar y
despachar combustibles líquidos derivados del petróleo y que para el
desarrollo de su actividad, como la ejecución de obras de infraestructura,
servicios petroleros, exploración y explotación petrolera y minera y
actividades agroindustriales, requiera el consumo de combustibles en un
periodo que no exceda de un año.
iii gran consumidor sin instalación.
Planta de abastecimiento: Son las instalaciones físicas, construidas y operadas
en tierra, necesarias para almacenar, manejar y despachar al por mayor
combustibles líquidos derivados del petróleo a la(s) planta(s) de otro(s)
distribuidor(es) mayorista(s), a distribuidores minoristas o al gran consumidor.
Para estaciones de servicio de derivados del petróleo, estaciones de servicio de
aviación, automotriz, fluvial y marítima:
Tipo de servicio
Tiene tres opciones:
1- Estación de Servicios
2- Gran Consumidor
3- Planta de Abastecimiento
Estación de Servicios
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
Si escoge la opción de ESTACIÓN DE SERVICIOS se habilita para escoger una de
las dos siguientes opciones: PÚBLICA ó PRIVADA. El sistema permite escoger
solamente una opción.
Luego debe escoger entre 4 opciones:
Estación de Servicio de Aviación
Estación de Servicio Automotriz
Estación de Servicio Fluvial
Estación de Servicio Marítima
El sistema permite escoger solamente una opción.
Gran Consumidor
Si escoge esta opción debe especificar que tipo de gran consumidor es entre las
siguientes tres opciones:
Gran Consumidor con Instalación Fija
Gran Consumidor Temporal con Instalación
Gran Consumidor sin Instalación
Planta de Abastecimiento
La tercera opción es solamente planta de abastecimiento.
2.1.1.2 Características de la Instalación
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
En esta parte deberá colocar las características de la instalación. Primero escoger
entre las dos primeras opciones:
Tanques Subterráneos
Tanques Superficiales
El sistema permite escoger solamente una opción.
Entre las características de la instalación el cliente debe llenar la siguiente
información obligatoria:
Número Tanques
Número Islas
Número de Surtidores
Número de Mangueras
Se debe escoger si la instalación es nueva o existente. El sistema permite escoger
solamente una opción.
Ingresar el código SICOM.
2.1.2 ESTACIONES DE SERVICIO DE GAS
Tipo de Instalación
Tiene dos opciones:
1- Estación de Servicio
Pública
2- Estación de Servicio
Privada
2.1.2.1 Características de la Instalación
Entre las características de la instalación el cliente debe llenar la siguiente
información obligatoria:
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
Capacidad de Almacenamiento (Litros)
Número de Cilindros
Número de Islas
Número de Surtidores
Número de Mangueras
Se debe escoger si la instalación es nueva o existente. El sistema permite escoger
solamente una opción.
2.1.3 TALLERES DE CONVERSIÓN GNCV
2.1.3.1 Características de la Instalación
Entre las características de la instalación el cliente debe llenar la siguiente
información obligatoria:
Área Total del Taller
Número de Técnicos Certificados
Se debe escoger si la instalación es nueva o existente. El sistema permite escoger
solamente una opción.
2.1.4 CENTROS DE ENSEÑANZA AUTOMOVILÍSTICA
2.1.4.1 Características de la Instalación
Entre las características de la instalación el cliente debe llenar la siguiente
información obligatoria:
Nivel de CEA
Nivel I, Nivel II, Nivel III o Nivel III con Formación de Instructores. El sistema
permite escoger solamente una opción.
Categorías:
A1, A2, B1, B2, B3, C1, C2 y C3. El sistema permite escoger todas las categorías
necesarias.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
Es necesaria también la siguiente información:
Número de Instructores
Número de Vehículos
Se debe escoger si la instalación es nueva o existente. El sistema permite escoger
solamente una opción.
2.1.5 COMPONENTES
En componentes, cuando se requiera la certificación de productos, se demarcarán
cuales componentes se evalúan:
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
3. Solicitud de Servicios
Registro, corrección y aceptación
Luego de haber creado los establecimientos puede registrar la solicitud del servicio en
la opción disponible para tal fin. Se ingresa a REGISTRAR SOLICITUD.
3.1 ESTACIONES DE SERVICIO
Si el establecimiento que necesita servicios es una estación de servicio EDS (se incluye
estación de servicio de aviación, automotriz,
fluvial y marítima dentro de este punto) o
estación de servicio que suministra gas
natural comprimido para uso vehicular se le
pedirá lo siguiente:
1- Certificado de existencia y representación
legal de la empresa solicitante.
2- Registro mercantil del establecimiento
comercial.
3- RUT.
Se le solicitará al cliente que marque los requisitos aplicables a la evaluación
solicitada. Por lo tanto el cliente deberá marcar los requisitos aplicables a
la evaluación que le corresponde. En este caso de Estación de Servicio
Automotriz (EDS) serán los siguientes:
REQUISITOS DE LA CERTIFICACIÓN
Decreto 4299 de 2005
Art. 2; Art. 21 Literal A Núm. 2; Art. 31
Decreto 1521 de 1998
Art. 2, 5, 6, 8, 9- 27, 30-32, 37, 54
Decreto 1717 de 2008
Art 15 Parágrafo 11
Decreto 4915 de 2011
Art 1, 2
Decreto 1333 de 2007
Art 14 Numeral 5; Art 21 Numeral 9 y 14; Art 23
Resolución 180687 de 2003
Art 29,30, 32
Resolución 181404 de 2010
Art 1
Resolución 181518 de 2009
Decreto 283 de 1990 (Aplica solo
para tanques superficiales)
Art 1
Manual de Uso de Logo
Disponible en la Página web
Requisitos Del Sistema De
Gestión
Anexo 1
Decreto 1073 de 2015
Art 2.2.1.1.2.2.1.4, ; Art 2.2.1.1.2.2.3.42 a 2.2.1.1.2.2.3.63;
Art 2.2.1.1.2.2.3.67 a 2.2.1.1.2.2.3.71; Art 2.2.1.1.2.2.3.90;
Art 2.2.1.1.2.2.3.91
ESQUEMA DE
CERTIFICACIÓN
6
Art 20-25
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
Para Estaciones de Servicio Automotriz Zona de Frontera:
REQUISITOS DE LA CERTIFICACIÓN
Decreto 4299 de 2005
Art 4; Art 21, Literal A, Numeral 2; Art 31
Decreto 1521 de 1998
Art 2; Art 5; Art 6; Art 8-27; Art 30-32; Art 37; Art 54
Decreto 1717 de 2008
Decreto 4915 de 2011
Decreto 1333 de 2007
Art 15, Parágrafo 11
Art 1, 2
Art 14, Numeral 5; Art 21, Numeral 9, 14; Art 23
Resolución 180687 de 200
Art 29; Art 30; Art 32
Resolución 181404 de 2010
Art 1
Resolución 181518 de 2009
Art 1
Decreto 283 de 1990 (Aplica solo
para tanques superficiales)
Decreto 733 de 2008
ESQUEMA DE
CERTIFICACIÓN
6
Art 20-25
Art 1
Decreto 386 de 2007
Art 2
Manual de Uso de Logo
Requisitos Del Sistema De
Gestión
Disponible en la Página web
Anexo 1
Art 2.2.1.1.2.2.1.4; Art 2.2.1.1.2.2.2.3; Art 2.2.1.1.2.2.3.42
a 2.2.1.1.2.2.3.63; Art 2.2.1.1.2.2.3.67 a 2.2.1.1.2.2.3.71;
Art 2.2.1.1.2.2.3.90; Art 2.2.1.1.2.2.3.91
Decreto 1073 de 2015
Para Estaciones de Servicio Fluvial:
REQUISITOS DE LA CERTIFICACIÓN
Decreto 1521 de 1998
Decreto 283 de 1990 ( Aplica para
tanques superficiales)
Decreto 4299 de 2005
Decreto 1333 de 2007
Decreto 386 de 2007(Aplica solo
para zona de frontera)
Decreto 1717 de 2008
Manual de Uso de Logo
Requisitos Del Sistema
Gestión
Decreto 1073 De 2015
ESQUEMA DE
CERTIFICACIÓN
Art 2; Art 5 Parágrafo 1 y Parágrafo 2; Art 6; Art 8 a Art 12;
Art 14 a Art 16; Art 21; Art 22; Art 24 a Art 26; Art 27
Parágrafo 2; Art 30 a Art 32; Art 37
Art 20 a Art 25
Art 21 Lite C Num 2, Num 7 y Num 8; Art 31 Num 5; Art 31
Parra 1 y Para 2
Art 21 Num 9, Num 11 y Num 12; Art 23
Art 20 Parágrafo 10 (Aplica solo para zona de frontera)
Art 2
6
Art 15 Para 11 (Aplica solo para eds privadas)
Disponible en la Página web
De
Anexo 1
Art 2.2.1.1.2.2.1.4 ; Art 2.2.1.1.2.2.3.42 a 2.2.1.1.2.2.3.54;
Art 2.2.1.1.2.2.3.58 a 2.2.1.1.2.2.3.63; Art 2.2.1.1.2.2.3.67
a 2.2.1.1.2.2.3.71; Art 2.2.1.1.2.2.3.91
Para Estación de Servicio de Aviación:
REQUISITOS DE LA CERTIFICACIÓN
Decreto 1521 de 1998
NTC 4642
Art 2; Art 5 Parágrafo 1 Y Parágrafo 2; Art 6; Art 8 a Art
16; Art 21; Art 22; Art 24 a Art 26; Art 27 Parágrafo 2; Art
30 a Art 32; Art 37
Num 5.2.1. a Num 5.2.3; Num 5.2.5; Num 5.2.7; Num
5.2.13.; Num 5.3.1. a Num 5.3.6; Num 5.4.1.1 a Num
5.4.1.8; Num 5.4.2.1 a Num 5.4.2.6; Num 5.4.3; Num
5.4.4.1 a Num 5.4.4.3; Num 5.4.5; Num 5.4.6
ESQUEMA DE
CERTIFICACIÓN
6
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
Num 5.1.1; Num 5.1.2; Num 5.2.1.1 a Num 5.2.1.3; Num
5.2.2.1; Num 5.2.2.2; Num 5.2.3; Num 5.2.3.1 a Num
5.2.3.3; Num 5.2.4.1; Num 5.2.4.2; Num 5.2.4.4; Num
5.2.4.4.1; Num 5.2.4.4.2; Num 5.2.4.5 a Num 5.2.4.11;
Num 6.1.1 a Num 6.1.11; Num 6.1.12.1 a Num 6.1.12.11;
Num 6.1.13.1 a Num 6.1.13.5; Num 6.2.1 a Num 6.2.3;
Num 6.2.3.1 a Num 6.2.3.3; Num 6.2.4; Num 6.2.5; Num
6.2.5.3; Num 6.2.6
Art 4 a Art 8
NTC 4643
Resolución 180790 de 2002
Resolución 180687 de 2003
Art 21 Literal B Num 2; Art 31 Num 5, Parágrafo 1 y
Parágrafo 2
Art 29; Art 30; Art 32
Decreto 283 de 1990
Art 20-25
Decreto 1333 de 2007
Decreto 1717 de 2008 (Aplica solo
para eds privada)
Decreto 733 de 2008 (Aplica solo
para zona de frontera)
Decreto 386 de 2007
Art 21 Numeral 9; Art 23
Manual de Uso de Logo
Requisitos Del Sistema
Gestión
Disponible en la Página web
Decreto 4299 de 2005
De
Art 15, Parágrafo 11
Art 1
Art 2
Anexo 1
Art
2.2.1.1.2.2.3.42
a
Art
2.2.1.1.2.2.3.54;
Art
2.2.1.1.2.2.3.58 a Art 2.2.1.1.2.2.3.63; Art 2.2.1.1.2.2.3.67
a Art 2.2.1.1.2.2.3.71; Art 2.2.1.1.2.2.3.91
Decreto 1073 de 2015
Para Estación de Servicio Marítima:
ESQUEMA DE
CERTIFICACIÓN
REQUISITOS DE LA CERTIFICACIÓN
Decreto 1521 de 1998
Decreto 283 de 1990
Decreto 4299 de 2005
Decreto 1333 de 2007
Decreto 1717 de 2008
Decreto 733 de 2008
Decreto 386 de 2007(Aplica
Art 2; Art 5 Parágrafo 1 y Parágrafo 2; Art 6; Art 8 a
Art 16; Art 21 Numeral 9 y Numeral 11; Art 27
Parágrafo 2; Art 30 a Art 32; Art 37; Art 22; Art 24 a
Art 26
Art 20 a Art 25
Art 21 Literal C Numeral 2; Art 31 Numeral 5,
Parágrafo 1 y Parágrafo 2;Art 21 Literal C Numeral
7 y Numeral 8
Art 21 Numeral 12; Art 23
Art 15 Parágrafo 11
Art 1
Art 2
6
solo para zona de frontera)
Manual de Uso de Logo
Requisitos Del Sistema De
Gestión
Disponible en la Página web
Anexo 1
Art
2.2.1.1.2.2.1.4
2.2.1.1.2.2.3.58
a
2.2.1.1.2.2.3.67
a
2.2.1.1.2.2.3.91
Decreto 1073 De 2015
a
2.2.1.1.2.2.3.54;
2.2.1.1.2.2.3.63;
2.2.1.1.2.2.3.71;
Art
Art
Art
Para Estación de Servicio Gran Consumidor:
REQUISITOS DE LA CERTIFICACIÓN
Decreto 1521 de 1998
Decreto 283 de 1990
Decreto 4299 de 2005
Decreto 1333 de 2007
Decreto 4915 de 2011
Decreto 386 de 2007
Decreto 733 de 2008 (Aplica
Art 2; Art 5 Parágrafo 1 y Parágrafo ; Art 8 a Art 16;
Art 21 a Art 26; Art 27 Parágrafo 2; Art 30 a Art 32;
Art 37
Art 8; Art 16; Art 17; Art 18 Literal B; Literal C y
Literal D; Art 19 a Art 25
Art 31 Numeral 6, Parágrafo 1 y Parágrafo 2
Art 18 Numeral 7; Art 24
Art 1; Art 2
Art 2
Art 1
ESQUEMA DE
CERTIFICACIÓN
6
solo para zona de frontera)
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
Resolución 180687 de 2003
Manual de Uso de Logo
Requisitos Del Sistema De
Gestión
Art 32
Disponible en la Página web
Anexo 1
Art
2.2.1.1.2.2.1.4;
2.2.1.1.2.2.3.93 Literal 1
Decreto 1073 De 2015
Art
2.2.1.1.2.2.3.42;
Para Estación de Servicio Planta de Abastecimiento:
ESQUEMA DE
CERTIFICACIÓN
REQUISITOS DE LA CERTIFICACIÓN
Decreto 283 de 1990
Resolución 180687 de 2003
Decreto 1521 de 1998
Decreto 4299 de 2005
Decreto 386 de 2007 (Aplica
Art 7; Art 9; Art 12 a Art 17; Art 18 Literal B, Literal
C y Literal D; Art 19 a Art 25; Art 34 a Art 41; Art 44
Art 7 a Art 10; Art 15; Art 17; Art 19; Art 20; Art 22 a
Art 24; Art 26; Art 30
Art 5 Parágrafo 1; Art 8; Art 16; Art 27 Parágrafo 2;
Art 30 a Art 32; Art 37
Art 14 Numeral 2; Art 15 Literal 15; Art 31 Numeral
6, Parágrafo 1 y Parágrafo 2
Art 2
6
solo para zona de frontera)
Decreto 733 de 2008 (Aplica
Art 1
solo para zona de frontera)
Manual de Uso de Logo
Requisitos Del Sistema De
Gestión
Decreto 1073 De 2005
Disponible en la Página web
Anexo 1
Art
2.2.1.1.2.2.2.3;
Art
2.2.1.1.2.2.2.5;
2.2.1.1.2.2.3.3;
Art
2.2.1.1.2.2.3.5;
2.2.1.1.2.2.3.8
a
Art
2.2.1.1.2.2.3.37;
2.2.1.1.2.2.3.40; Art 2.2.1.1.2.2.3.84
Art
Art
Art
3.2 ESTACIÓN DE SERVICIOS QUE SUMINISTRAN GAS NATURAL
COMPRIMIDO PARA USO VEHICULAR (GNCV)
Si el establecimiento que necesita servicios es una
estación de servicio que suministra gas natural
comprimido para uso vehicular (GNCV) se le
pedirá lo siguiente:
1- Certificado de existencia y representación
legal de la empresa solicitante.
2- Registro mercantil del establecimiento
comercial.
3- RUT.
Si la solicitud anterior es de Estaciones de Servicio que suministran gas
natural comprimido para uso vehicular (GNCV) se le solicitará al cliente que
marque los requisitos aplicables a la evaluación solicitada para GNCV. Por lo tanto
el cliente deberá marcar los requisitos aplicables a la evaluación que le
corresponde. En este caso de Estación de Servicio que suministran gas
natural comprimido para uso vehicular (GNCV) serán los siguientes:
REQUISITOS DE LA CERTIFICACIÓN
Decreto 1605 de 2002
Art 4; Art 5
ESQUEMA DE
CERTIFICACIÓN
6
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
Resolución 180928 de 2006
NTC 4820
Resolución 180286 de 2007
NTC 4827
NTC 4824
NTC 4829
Manual de Uso de Logo
Requisitos Del Sistema De
Gestión
Art 4.1.1 a 4.1.12; Art 4.2.1 (i) (ii) (iii); Art 4.3.2 (ii)
(iii); Art 4.4.2 (i) (ii); Art 4.5.2 (i); Art 4.2.2; Art 4.3.
(ii) (iii) (ix) (x); Art 4.3.1 (i); Art 4.3.2 (i); Art 4.3.3; Art
4.4.1 (i) (ii) (iv) (v) (vi) (vii); Art 4.4.3; Art 4.5.1 (i) (ii)
(iii) (iv); Art 4.5.2 (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) (viii) (ix); Art
4.6.1; Art 4.6.2 (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) (viii) (viii);
Art 4.6.3 (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi); Art 4.6.4 (i) (ii) (iii) (iv)
(v) (vi) (vii) (viii); Art 4.6.5 (i) (ii); Art 4.6.6; Art 4.7.1;
Art 4.7.2 (I) (II) (III) (IV); Art 4.8.3
Numeral 1.2.7; Numeral 1.2.10; Numeral 1.2.17;
Numeral 6.1.1, Numeral 15.4, Numeral 15.5;
Numeral 16.1; Numeral 16.3; Numeral 16.4;
Numeral 5.1.2; Numeral 5.1.3; Numeral 5.1.6 5.1.10; Numeral 5.2.1; Numeral 5.3
Art 1 (i) (ii) (iii) (iv)
Numeral 5.1; Numeral 5.1.1; Numeral 5.1.2
Numeral 5.2.3; Numeral 5.2.9; Numeral 5.2.11;
Numeral 8.4; Numeral 8.5
Numeral 4.7; Numeral 4.9
Numeral 5.1; Numeral 5.3.1; Numeral 5.4.1
Numeral 9.2; Numeral 9.2.1; Numeral 9.2.2
Disponible en la Página web
Anexo 1
Art 2.2.2.6.1.1.2.1; Art 2.2.2.6.1.1.2.2; Art
2.2.2.6.1.1.3.1
Decreto 1073 de 2015
3.3 TALLERES DE CONVERSIÓN A VEHÍCULOS A GNCV
Si la solicitud es de servicio de talleres de
conversión a vehículos a GNCV, se le solicitarán
los siguientes documentos:
1- Certificado de existencia y representación legal
de la empresa solicitante.
2- Registro mercantil del establecimiento
comercial.
3- RUT.
4- Listado de equipos utilizados en el taller
indicando Nombre, Serial y Modelo.
5- Listado de personal técnico indicando nombre,
cédula y certificado de competencia laboral.
Se le solicitará al cliente que marque los requisitos aplicables a la evaluación
solicitada para Talleres de Conversión a Vehículos a GNCV. Por lo tanto el
cliente deberá marcar para escoger los requisitos aplicables a la
evaluación que le corresponde. En este caso de servicio Talleres de
Conversión a Vehículos a GNCV:
REQUISITOS DE LA CERTIFICACIÓN
Resolución 0957 de 2012
Art 5; Art 6; Art 6.1.1; Art 6.1.2; Art 6.1.4; Art 6.1.6
a 6.1.8; Art 6.1.11; Art 6.1.12; Art 6.2; Art 6.2.1; Art
6.3; Art 6.3.1; Art 6.5 a 6.8; Art 7; Art 7.1; Art 8.1;
Art 9.1; Art 10.1; Art 11.1; Art 12.1; Art 13.1; Art
14.1; Art 15.1; Art 16.1; Art 17.1; Art 18.1; Art 19.1;
ESQUEMA DE
CERTIFICACIÓN
6
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
Decreto 1605 de 2002
Resolución 2881 de 2014
Resolución 80582 de 1996
Manual de Uso de Logo
Requisitos Del Sistema De
Gestión
Decreto 1073 de 2015
Art 20.1; Art 21.1; Art 22.1; Art 23.1; Art 24.1; Art
26; Art 26.1 a 26.3; Art 27.1; Art 27.2; Art 35; Art 49
Art 4; Art 6
Art 2 a Art 8
Art 127
Disponible en la Página web
Anexo 1
Art 2.2.2.6.1.1.2.1; Art 2.2.2.6.1.1.3.1
3.4 CENTRO DE ENSEÑANZA AUTOMOVILÍSTICA
Para registrar una solicitud de centros de enseñanza automovilística se solicitarán los
siguientes documentos anexos:
1- Certificado de existencia y representación legal de la empresa solicitante.
2- Registro mercantil del establecimiento comercial.
3- RUT.
4- Licencia de funcionamiento o reconocimiento oficial.
5- Registro de programa.
6- Listado de instructores por categoría con nombre, cédula y número de licencia.
7- Relación de vehículos indicando placa, modelo, clase y número de licencia de
transito.
8- Manual de calidad, listado maestro de documentos y registros, procedimientos.
Además de lo anterior se le solicitará al cliente que marque los requisitos aplicables a
la evaluación solicitada para Escuelas de Enseñanza Automovilística. Por lo
tanto el cliente deberá marcar para escoger los requisitos aplicables a la
evaluación que le corresponde. En este caso de servicio para Centros de
Enseñanza Automovilística serán los siguientes:
REQUISITOS DE LA CERTIFICACIÓN
Decreto 1500 De 2009
Decreto 3245 De 2009
Manual de Uso de Logo
Requisitos Del Sistema De
Gestión
Art 2 (A) (B); Art 5; Art 7 a Art 12; Art 15 a Art 21;
Art 22 Numeral 22.2, Numeral 22.3, Numeral 22.5;
Art 23; Art 24 Numeral 24.2 a Numeral 24.19; Art 25
Numeral 25.2 a Numeral 25.8; Art 26
Art 1.3 (A) (B) (C) (E) ; Art 1.4 (A) (B) (C) (D) (E)
(F); Art 1.5; Art 2.3 (A) (B) (C) (D) (E) (F) (G); Art
2.4; Art 3; Art 4; Art 4.1.1; Art 4.1.2; Art 4.2.1 a Art
4.2.4; Art 4.3.1; Art 4.3.2; Art 4.4.1 a Art 4.4.3; Art
4.5.1 a Art 4.5.3; Art 4.6; Art 4.7; Art 5; Art 5.1.1 a
Art 5.1.6; Art 5.2.1; Art 5.2.2; Art 6.1.1; Art 6.1.2; Art
6.2.1 a Art 6.2.3; Art 6.3.1 a Art 6.3.4; Art 6.4; Art
6.5; Art 6.6.1; Art 6.6.2 (A) (B) (C) ; Art 7; Art 14 (A)
(B) (C) ; Art 14.2; Art 14.3
Disponible en la Página web
ESQUEMA DE
CERTIFICACIÓN
6
ISO 9001: 2008
3.5 LABORATORIOS
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
Para registrar una solicitud de laboratorios se debe
especificar primero el tipo de servicio de un menú
desplegable:
Componentes por Marca Continua
Componentes por Lotes
En ambos casos se solicitarán los siguientes documentos anexos:
1- Certificado de existencia y representación legal de la empresa solicitante.
2- Registro mercantil del establecimiento comercial.
3- RUT.
4- Registro de fabricantes e importadores de productos o servicios.
Además de lo anterior se le solicitará al cliente que marque los requisitos aplicables a
la evaluación solicitada para laboratorios. Por lo tanto el cliente deberá marcar para
escoger los requisitos aplicables a la evaluación que le corresponde. En este caso de
laboratorios, tanto para marca continua como por lote será el siguiente:
REQUISITOS DE LA CERTIFICACIÓN
Resolución 0957 de 2012
Decreto 1471 de 2014
Requisitos Del Sistema De
Gestión (Aplica
solo
para
esquema 5)
Manual de Uso de Logo
Art 5; Art 7; Art 8 Numerales 8.1 Y 8.2; Art 9 Numerales
9.1 Y 9.2; Art 10 Numerales 10.1 Y 10.2; Art 11
Numerales 11.1 Y 11.2; Art 12 Numerales 12.1 Y 12.2;
Art 13 Numerales 13.1 Y 13.2; Art 14 Numerales 14.1 Y
14.2; Art 15 Numerales 15.1 Y 15.2; Art 16 Numerales
16.1 Y 16.2; Art 17 Numerales 17.1 Y 17.2; Art 18
Numerales 18.1 Y 18.2; Art 19 Numerales 19.1 Y 19.2;
Art 20 Numerales 20.1 Y 20.2; Art 21 Numerales 21.1 Y
21.2; Art 22 Numerales 22.1 Y 22.2; Art 23 Numerales
23.1 Y 23.2; Art 24 Numerales 24.1 Y 24.2; Art 25
Numerales 25.1 Y 25.2; Art 26 Numerales 26.1 Y 26.2;
Art 31; Art 49
Art 30
ESQUEMA DE
CERTIFICACIÓN
1b,5
Opción A: Anexo 2
Opción B: ISO 9011:2008
Disponible en la Página web
3.5.1 Marca Continua
Si los componentes a evaluar son de marca continua se le solicitará la siguiente
información (la marcada con asterisco es de carácter obligatorio):
Componente*: donde deberá escoger uno a uno los componentes que serán revisados.
Referencia*: ingresará la referencia del componente escogido.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
Fabricante*: deberá escoger el fabricante de una lista desplegable de los que
previamente ingreso desde el menú principal.
Procesos Contratados Externamente: deberá describir los procesos contratados
externamente sobre el componente que haya aplicado.
Promedio/Proyección de Venta/Producción (Unidades Mensuales)*: ingresará
información que emita un juicio real de la cantidad de componentes producidos en
un mes.
3.5.2 Componentes por Lotes
Si los componentes a evaluar son por lotes se le solicitará la siguiente información (la
marcada con asterisco es de carácter obligatorio):
Componente*: donde deberá escoger uno a uno los componentes que serán revisados.
Referencia:* ingresará la referencia del componente escogido.
Fabricante:* deberá escoger el fabricante de una lista desplegable de los que
previamente ingreso desde el menú principal.
Tamaño del Lote:* ingresará información para determinar el tamaño del lote a
evaluar.
Luego deberá ingresar el cliente los ensayos evaluados al componente, aplican para
ambos tipos de servicios:
Por último para terminar la solicitud deberá ingresar la siguiente información:
Opciones Para evaluar el Sistema de Gestión:* tendrá las opciones A o B.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
La Empresa posee certificado ISO 9001:* donde expresará que si tiene o no el
certificado.
Vigencia: ingresará las fechas de vigencia del certificado ISO 9001.
3.6 Revisión de la Solicitud
Luego de que sea registrada esta se enviará al ejecutivo, quien podrá RECIBIR LA
SOLICITUD. Si el ejecutivo encuentra algún detalle que impida la solicitud de
servicio este podrá devolverla de nuevo al cliente, ingresando el motivo por el cual
cancela el proceso. Dicha información le llegará por correo electrónico al cliente e
ingresando al portal con su usuario podrá corregir y reenviar la solicitud.
Si el ejecutivo recibe a conformidad la solicitud de servicio esta la envía al
coordinador para su revisión, que recibirá toda la documentación que inicialmente le
envió el cliente y el formulario de solicitud de servicio con la revisión de parte del
comercial verificada.
A el coordinador llegará una solicitud de servicio. Dentro tendrá las opciones de
aprobar el estudio de la solicitud descargando los soportes para comprobar que todo
este correctamente. Si el coordinador encuentra algún detalle que impida que
continue el proceso de solicitud este podrá regresarla al ejecutivo ingresando el
motivo por el cual cancela el proceso. Dicha información le llegará por correo
electrónico al ejecutivo para que la revise y corrija si es necesario desde el portal.
Si el coordinador recibe a conformidad este le enviará la oferta al cliente, que podrá
revisar en su usuario y revisar la documentación adjunta que le envía el coordinador.
Dentro de sus opciones el cliente podrá observar que le ha llegado una oferta de
servicios en la opción de ACEPTAR OFERTA.
Encontrará la opción de descargar los soportes para leer y estar de acuerdo o no con
la oferta que se le envía. Los documentos que se le adjuntan son:
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
1-
acuerdo de certificación (que deberá ser firmado y regresado al ejecutivo para su
revisión como contrato.)
2- oferta de servicio (propuesta económica y técnica de servicio de parte del ejecutivo
de ventas.)
3- reglas del servicio
4- solicitud del servicio (revisada por el ejecutivo y el coordinador.)
Si luego de descargados los soportes el cliente considera que rechaza la oferta puede
ingresar el motivo por el que cancela el proceso. Después de cancelado el proceso la
única forma de optar por el servicio es registrando una nueva solicitud. Si acepta la
oferta deberá diligenciar el ACUERDO DE CERTIFICACIÓN anexo en los
documentos que le envió el coordinador, imprimirlo, firmarlo y subirlo escaneado en
la plataforma.
El ejecutivo recibirá el contrato firmado.
Si hay algo que corregir se lo puede hacer
saber al cliente para que lo haga
ingresando el motivo por el cual cancela el proceso. Si todo está correctamente
diligenciado se enviará directamente la solicitud a programación de servicios.
4. Programación de Servicios
Asignación y aceptación
Programación de servicios estará encargado de asignar visitas a las instalaciones del
establecimiento del cliente. Luego de comprobar que la documentación esté
correctamente pasará a PROGRAMAR VISITA con un evaluador.
Le será enviada una notificación al evaluador, que podrá
consultar con su usuario. En el menú de opciones ingresará a
ACEPTAR VISITA y dentro podrá comprobar toda la
información necesaria para tener certeza de que tipo de
evaluación le corresponde, en que establecimiento, la fecha de programación y todos
los soportes necesarios para que compruebe la programación.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO
El cliente podrá consultar en ACEPTAR VISITA al evaluador asignado para su
establecimiento, donde deberá descargar el adjunto para la confirmación del servicio
que está condicionado a las disposiciones establecidas en las Reglas del Servicio. Si no
acepta la visita ingresará el motivo por el cual cancela el proceso. Si acepta le será
habilitada en el horario acordado la visita al evaluador. Con esto concluye el
Instructivo para Diligenciamiento del Formulario de Solicitud del Servicio.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE LA
SOLICITUD DEL SERVICIO