modulo ii : planificación y preparación de la adjudicación de

Manual Electrónico de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
Modulo II : Planificación y preparación de la adjudicación de menor cuantía
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INDICE
MÓDULO SEGUNDO
: PLANIFICACION Y PREPARACION DE LA ADJUDICACIÓN
DE MENOR CUANTÍA
3
SECCIÓN 1
: Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones
Subsección A
: Concepto
Subsección B
: Contenido
Subsección C
: Finalidad
Subsección D
: Elaboración
Subsección E
: Aprobación
Subsección F
: Publicación y Notificación
Subsección G
: Modificación
ANEXO 1
Detalle descriptivo del reporte del Plan Anual
ANEXO 2
Fuentes de Financiamiento
3
3
5
6
8
11
12
15
17
17
18
18
SECCIÓN 2
: Preparación de la Adjudicación de Menor Cuantía
Subsección A
: El Requerimiento
ANEXO 1A
MODELO DE FORMATO DE REQUERIMIENTO
ANEXO 2A
ANEXO 2A
19
19
21
21
21
22
REQUERIMIENTO EFECTUADO POR MEMORÁNDUM
Subsección B
: La Dependencia Encargada de la Planificación
de los Procesos de Selección
Subsección C
: La Dependencia Encargada de las Adquisiciones y
Contrataciones de la Entidad
Subsección D
: Preparación
22
SECCIÓN 3
: El Comité Especial
Subsección A
: Designación y Conformación
Subsección B
: El Comité Especial Permanente
Subsección C
: Actuaciones Previas a la Elaboración de Bases
Subsección D
: Remoción y Renuncia al Comité Especial
ANEXO 1
MODELO DE DELEGACIÓN DE FACULTAD
PARA DESIGNAR A LOS COMITÉS ESPECIALES
ANEXO 2
MODELO DE ACTA DE INSTALACIÓN
ANEXO 3
MODELO DE DESIGNACIÓN DEL COMITÉ ESPECIAL PERMANENTE
31
31
33
35
36
36
37
37
38
38
39
39
SECCIÓN 4
: Las Bases
ANEXO 1
ESQUEMA DE BASES DE BIENES Y SERVICIOS
ANEXO 2
ESQUEMA DE BASES DE OBRAS
ANEXO 3
MODELO DE RESOLUCIÓN QUE APRUEBA BASES
ANEXO 4
40
42
42
43
43
44
44
45
Documento elaborado por el
CONSEJO SUPERIOR DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO
23
25
26
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Modulo II : Planificación y preparación de la adjudicación de menor cuantía
MODELO DE ENCARGO DE ELABORACIÓN DE BASES
ANEXO 5
BASES DE SERVICIOS
ANEXO 6
BASES
ANEXO A
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS
ANEXO B
ANEXO C
ANEXO D
DECLARACIÓN JURADA
Documento elaborado por el
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46
46
48
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55
55
55
56
57
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Modulo II : Planificación y preparación de la adjudicación de menor cuantía
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MÓDULO SEGUNDO
:
PLANIFICACION Y PREPARACION DE
LA ADJUDICACIÓN DE MENOR
CUANTÍA
SECCIÓN 1
:
Subsección A
:
Elaboración del Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones
Concepto
‰
Introducción
Una de las etapas más importantes en la gestión administrativa de toda organización ya sea
pública o privada, es la Planificación.1 Dentro del marco de la planificación en la
Administración Pública, existen cuatro instrumentos de gestión que deben vincularse y ellos
son: el Plan Estratégico, el Plan Operativo Institucional2, el Presupuesto Institucional de
Apertura3 y el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
‰
¿Qué se entiende por Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones?
1. El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, en adelante, el Plan Anual, es un
instrumento de gestión que permite a las Entidades del Estado planificar y programar, con la
debida anticipación, las adquisiciones y contrataciones de los bienes, servicios u obras que
necesitará para el cumplimiento de sus funciones y el logro de sus metas institucionales.
‰
¿Quién es el responsable de su elaboración?
2. La elaboración del Plan Anual es obligatoria, bajo responsabilidad del Titular del Pliego o de
la máxima autoridad administrativa.
(Ley: artículo 7. Directiva N° 022-2001-CONSUCODE/PRE del 7.12.01)
‰
Importancia del Plan Anual de Adquisiciones y Contratación.-
3. La Entidad sólo podrá realizar los procesos de selección previstos en dicho Plan, con
excepción de las adjudicaciones de menor cuantía, cuya inclusión en el indicado
instrumento es opcional.
(Ley: artículo 7. Reglamento: artículos 6° literal b) y 7° penúltimo párrafo).
‰
¿Las AMC se deben incluir en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones?
1
Entiéndase la Planificación como el proceso mediante el cual se definen objetivos concretos y se desarrolla una
acción previamente determinada en función de los recursos disponibles para alcanzar dichos objetivos.
2
El Plan Operativo Institucional (POI) es un instrumento que contiene el programa de acción de los distintos
órganos de una institución a ser desarrollado en un período determinado.
3
El Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) son los recursos económicos y financieros que requiere una
entidad pública para la ejecución de sus planes, programas y proyectos para el logro de sus fines y objetivos.
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Es recomendable que las Adjudicaciones de Menor Cuantía que puedan preverse al
momento de la elaboración del Plan Anual se incluyan en él, lo que permitirá prever y
preparar su oportuna convocatoria, así como contar con el bien, servicio u obra en el
momento requerido y, a la vez, efectuar un mejor control.
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MÓDULO SEGUNDO
:
PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE
LA ADJUDICACIÓN DE MENOR
CUANTÍA.
SECCIÓN 1
:
Subsección B
:
Elaboración del Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones
Contenido
‰
¿Cuál es el contenido del Plan Anual?
1. El Plan Anual comprende todas las adquisiciones y contrataciones que va a realizar la
Entidad durante el año, incluyendo aquellas que tengan financiamiento externo y aquellas
que utilicen recursos de donaciones o provenientes de operaciones oficiales de crédito.
Asimismo también deben incluirse en el Plan Anual las adquisiciones y contrataciones que
se celebren con ocasión de convenios de cooperación técnico – económica.
(Reglamento: artículo 7 numeral 3. Ley N° 27209: artículo 49)
2. También deberán incluirse en el Plan Anual las adquisiciones y contrataciones a realizarse
dentro del marco de convenios internacionales, así como las que se proyectan realizar bajo
el ámbito del Decreto Ley N° 25565 – Ley de Creación del Sistema de Evaluación
Internacional de Procesos.
3. Dependiendo del bien, servicio u obra a adquirirse o contratarse y del valor estimado, se
determinarán y programarán los tipos y el número de procesos de selección.
4. El Plan Anual deberá contener obligatoriamente las licitaciones y concursos públicos ya sea
en sus modalidades nacional o internacional, así como las adjudicaciones directas públicas
y selectivas que se realizarán en el año fiscal. Con carácter opcional, podrá incluirse en el
Plan Anual las adjudicaciones de menor cuantía previstas a la fecha de su elaboración.
5. Sin embargo, aquellas Entidades, que por razón de sus funciones u objetivos o por los
recursos que le son asignados presupuestalmente, sólo tienen previsto realizar
adjudicaciones de menor cuantía, deberán elaborar su Plan Anual con aquéllas
programables a la fecha de la elaboración del Plan.
6. La información que a continuación se detalla, será registrada en forma ordenada, correlativa
y sistematizada:
a) Número de orden correlativo del proceso de selección programado.4
b) Tipo del proceso de selección (si se trata de
adjudicación directa selectiva, etc.).
adjudicación de menor cuantía,
4
El artículo 46 del TUO de la Ley establece que la Entidad bajo responsabilidad, llevará un Registro Público de los
procesos de selección que convoque, de los contratos suscritos y su información básica, debiendo remitir
trimestralmente una estadística de dicha información al CONSUCODE, en la forma que establezca el Reglamento.
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c) Objeto de la contratación o adquisición (bienes, servicios u obras).
d) Síntesis de las especificaciones técnicas de los bienes, servicios u obras a adquirir o
contratar.
e) El Código CIIU que más se aproxime al objeto de la adquisición o contratación.5
f) Valor estimado del objeto de la contratación o adquisición.6
g) Tipo de moneda. (soles o dólares, según sea el caso)
h) Fuente de financiamiento (ver anexo 2).
i) Fechas probables de las convocatorias de los procesos de selección programados.
j) Niveles de centralización y desconcentración de la facultad de adquirir o contratar.
k) Cualquier observación que se estime conveniente informar.
‰
¿Cuándo debe modificarse el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones?
El Plan Anual podrá ser modificado en cualquier momento, durante el decurso del
ejercicio presupuestal, de conformidad con la asignación presupuestal o en caso de
reprogramación de las metas propuestas.
MÓDULO SEGUNDO
:
PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE
LA ADJUDICACIÓN DE MENOR
CUANTÍA
SECCIÓN 1
:
Subsección C
:
Elaboración del Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones
Finalidad
‰
¿Qué finalidad cumple el Plan Anual de Adquisiciones?
5
La Clasificación Industrial Internacional Uniforme de todas las Actividades Económicas (CIIU) tiene por finalidad
establecer un clasificador uniforme de las actividades económicas. Su propósito principal es ofrecer un
conjunto de categorías de actividades que pueda utilizarse en la clasificación de las estadísticas de acuerdo
con esas actividades. Un segundo propósito es presentar ese conjunto de categorías de actividad de tal modo
que los diversos agentes puedan clasificarse según la actividad económica que realizan. Ejemplo: la actividad
económica: “elaboración de software” tiene el código CIIU 30000.
6
Debe tenerse en cuenta que el valor estimado no necesariamente será igual al valor referencial ya que mientras
que el primero se establece en la fecha de la elaboración del Plan Anual es decir, a inicios del ejercicio
presupuestal, el valor referencial es el costo estimado en base a los precios del mercado cuya antigüedad no sea
mayor a los dos (2) meses. (artículo 30 Reglamento)
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1. Respecto a la Entidad, el Plan Anual persigue los siguientes fines:
a) Establecer con anticipación los bienes, servicios y obras que se requerirán durante el
ejercicio presupuestal.
b) Determinar qué monto de las asignaciones presupuestales se destinará para cada
adquisición o contratación.
c) Determinar los tipos de procesos de selección que habrán de convocarse a fin de
adquirir los bienes, servicios y obras que la Entidad requerirá durante el ejercicio
presupuestal.
d) Permitir que la Entidad cuente con los bienes, servicios u obras oportunamente, al
precisarse las fechas aproximadas en que se convocarán los procesos de selección.
e) Coadyuvar al cumplimiento de las funciones de la Entidad y a la consecución de sus
objetivos y metas.
f) Evaluar la gestión de la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones
de la Entidad así como de los funcionarios responsables.
2. Respecto a los proveedores, el Plan Anual les permite alcanzar los siguientes fines:
a) Conocer con tiempo los requerimientos de cada Entidad.
b) Prever su capacidad de producción, la calidad de sus productos y el financiamiento de
sus actividades.
‰
¿Qué sucede en el mercado con la elaboración del Plan Anual?
El mercado en su conjunto se favorece con la elaboración del Plan Anual, pues éste orienta la
actividad mercantil, permitiendo proyectar las necesidades del Estado y facilitando la
competitividad de los agentes productivos.
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MÓDULO SEGUNDO
:
PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE
LA ADJUDICACIÓN DE MENOR
CUANTÍA
SECCIÓN 1
:
Subsección D
:
Elaboración del Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones
Elaboración
‰
¿Quiénes están obligados a elaborar el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones?
Todas las Entidades sujetas a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado7 están
en la obligación de elaborar su Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, bajo
responsabilidad del Titular del Pliego o de la máxima autoridad administrativa, según
corresponda.
7
Artículo 2° del Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
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‰
¿Cuándo deben
responsables?
presentar
su
Plan
Anual
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las
dependencias
1. El Titular del Pliego o la máxima autoridad administrativa de la Entidad, establecerá el plazo
dentro del cual las diversas dependencias o áreas usuarias de la misma, presentarán a la
dependencia responsable de la planificación de los procesos de selección (por ejemplo el
área de Administración), su respectivo cuadro de requerimientos (para el siguiente ejercicio
presupuestal) para la adquisición o contratación de bienes, servicios en general, servicios
de consultoría, arrendamientos, seguros, ejecución de obras, etc.
(Reglamento: artículo 5; Directiva N° 022-2001-CONSUCODE/PRE)
‰
Del contenido del Cuadro de Necesidades8.-
2. Este cuadro de requerimientos o necesidades deberá contener al menos lo siguiente:
a) El tipo de bien, servicio u obra requeridos.
b) Una síntesis de las especificaciones técnicas teniendo en cuenta los aspectos
cuantitativos y cualitativos del objeto a contratar.
c) La cantidad de bienes, la duración del servicio o las dimensiones de la obra.
d) La prioridad de su adquisición o contratación.
e) La programación respectiva; es decir el período o fecha en que debe contarse con
dichos bienes, servicios u obras.
(Reglamento: artículo 9)
Para efectos de la preparación de los cuadros de requerimientos, interviene la
dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad que en
coordinación con cada una de las dependencias de las cuales provienen los
requerimientos, deberá efectuar las indagaciones sobre las posibilidades que ofrece el
mercado, con la finalidad de definir con precisión la descripción, la cantidad, las
características y las especificaciones de los bienes, servicios y obras que van a adquirirse
o contratarse, así como los valores estimados, la disponibilidad de los recursos y el tipo
de proceso de selección mediante el cual se realizará.
‰
¿Quién se encarga de la consolidación de los requerimientos de las
áreas o dependencias de la Entidad?
3. La dependencia responsable de planificar los procesos de selección, deberá consolidar los
requerimientos de todas las dependencias de la Entidad, así como de los órganos
desconcentrados y otros órganos funcionales, y elaborar el proyecto de Plan Anual en
armonía con el Presupuesto Institucional, presentándolo oportunamente al funcionario o
8
Se refiere a los documentos que sustentan el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones.
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Pag. 10
dependencia competente para su aprobación. Para tal efecto, dicha dependencia deberá
coordinar con la Oficina de Presupuesto de la Entidad o la que haga sus veces.
(Reglamento: artículo 7)
4. El Plan Anual deberá elaborarse teniendo en cuenta las funciones propias de la Entidad y el
cumplimiento de las metas propuestas, en concordancia con el monto asignado para el
ejercicio anual a ejecutarse.
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MÓDULO SEGUNDO
:
PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE
LA ADJUDICACIÓN DE MENOR
CUANTÍA
SECCIÓN 1
:
Subsección E
:
Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones
Aprobación
‰
¿Quién se encarga de aprobar el Plan Anual?
1. La aprobación del Plan Anual está a cargo del Titular del Pliego o de la máxima autoridad
administrativa de la Entidad, según corresponda. (Ejemplos: Ministro, Superintendente, Jefe
de una Entidad, etc.)
En el caso de empresas públicas, quien usualmente aprueba el Plan Anual es el gerente9,
en tanto que, en el caso de las municipalidades, quien efectúa dicha aprobación es el
alcalde.
Dicha atribución puede ser delegada, mediante disposición expresa, a otro funcionario o
dependencia, de acuerdo con las normas de organización interna de cada Entidad.
(Ejemplos: Secretario General, Director General de Administración, Gerente de
Administración y Finanzas, etc.)
‰
Plazo para su aprobación
2. El funcionario competente deberá aprobar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones,
dentro de los treinta (30) días naturales siguientes a la fecha de la aprobación del
presupuesto institucional.
(Reglamento: numeral 1) del artículo 7).
Recordemos que el presupuesto institucional de apertura puede ser aprobado hasta el 31
de diciembre del año previo al de su vigencia.
(Ley N°27573, Ley Anual de Presupuesto Público para el año 2002)
‰
¿Se puede convocar un proceso de selección que no ha sido previsto en
el Plan Anual?
Las Entidades sólo pueden convocar y efectuar las licitaciones públicas, concursos públicos
y adjudicaciones directas públicas y selectivas, que han sido previamente programados y se
encuentran incluidos en el Plan Anual, con excepción de las adjudicaciones de menor
cuantía.
9
El gerente general aprobará el Plan Anual, si su condición de máxima autoridad administrativa así como su
atribución para efectuar dicha aprobación se desprende, tácita o expresamente, de los estatutos de la empresa.
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MÓDULO SEGUNDO
:
PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE
LA ADJUDICACIÓN DE MENOR
CUANTÍA
SECCIÓN 1
:
Subsección F
:
Difusión del Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones
Publicación y Notificación
‰
¿Cuándo debe publicarse la Resolución de aprobación?
1. La resolución o acuerdo que aprueba el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones
deberá publicarse en el Diario Oficial “El Peruano”, dentro de los diez (10) días hábiles
siguientes a la fecha de su aprobación.
No es necesario que se publique el Plan Anual, sólo la resolución o acuerdo que lo
aprueba.
2. La publicación de la resolución o acuerdo que aprueba el Plan Anual, estará a cargo de la
dependencia responsable de la planificación de los procesos de selección.
3. Adicionalmente, el Plan Anual debe estar a disposición de los interesados en la
dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad y en la página
web de la misma, si la tuviere. Todo interesado podrá adquirir copia del Plan Anual al precio
de costo de reproducción.
Con tal fin, la parte resolutiva del instrumento que apruebe el Plan Anual deberá indicar la
dirección o direcciones donde éste se puede revisar y adquirir.
‰
¿A quién se le debe notificar la Resolución de aprobación?
1. El Plan Anual debe ser notificado:
a) A CONSUCODE:
El Plan Anual, en su integridad, debe ser remitido al Consejo Superior de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE, dentro de los diez (10) días hábiles
siguientes a su aprobación.
El CONSUCODE ingresará la información contenida en el Plan Anual en el
Sistema de Información sobre Adquisiciones y Contrataciones del Estado y será
difundido a través de la página electrónica correspondiente.
La información contenida en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones
debe remitirse al CONSUCODE de acuerdo con las disposiciones de la
Directiva N°022-2001-CONSUCODE-PRE, aprobada por Resolución N°200-
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Pag. 13
2001-CONSUCODE/PRE de fecha 7.12.01, y en el formato especialmente
diseñado para el efecto.
‰
Mecanismos para remitir el Plan Anual al CONSUCODE.La información contenida en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones podrá
remitirse al CONSUCODE a través de uno de los mecanismos siguientes, de acuerdo a
las facilidades técnicas con que cuente la Entidad, de acuerdo a lo siguiente:
a)
Las Entidades que no cuenten en su localidad con acceso a Internet, podrán
remitir la información por medio impreso, de acuerdo con el formato
especialmente diseñado para el efecto y se encuentra en la Directiva N° 0222001-CONSUCODE/PRE (Anexo N° 1).
En este caso, la información se remitirá en diskette, sin perjuicio de acompañarse
el documento respectivo que acredite la veracidad de lo indicado en los archivos
digitales, y deberá estar firmado por el Titular del Pliego o la máxima autoridad
administrativa de la Entidad o el funcionario en quien se hubiera delegado dicha
facultad.
b)
Las Entidades que cuentan con acceso al servicio de Internet en su
localidad deberán elaborar y remitir el Plan Anual a través del Programa
especialmente diseñado para tal efecto, el cual se encuentra en la página
electrónica del Consucode:
El formato se ha diseñado en hojas de cálculo del programa MICROSOFT Excel
ver.95, y se encuentra disponible en la página electrónica del CONSUCODE:
http:\\www.consucode.gob.pe.
Debe tenerse presente que la remisión de la información regulada por la referida
Directiva, será de responsabilidad del Titular del Pliego Presupuestario o de la
máxima autoridad administrativa de la Entidad, según corresponda.
Además, el formato conteniendo la información del Plan Anual presentado por
las Entidades al CONSUCODE, tiene el carácter de declaración jurada y está
sujeto a las responsabilidades legales.
La simple presentación no implica la convalidación o conformidad de la
información reportada que no se ciñan a la mencionada directiva.
En caso de detectarse omisión en la presentación de la información, el infractor
asumirá la responsabilidad que le asiste, conforme a la normativa vigente, sin
perjuicio de ponerse el caso en conocimiento de la Contraloría General de la
República.
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(Reglamento: artículo 7 numeral 2)
b) A PROMPYME:
Del mismo modo, copia del Plan Anual debe remitirse a la Comisión de Promoción de la
Pequeña y Microempresa – PROMPYME, por el medio de comunicación más rápido y
en el plazo de diez (10) días hábiles contados desde su aprobación.
PROMPYME difundirá los Planes Anuales recibidos entre sus asociados a efectos de
que éstos prevean con tiempo sus actividades mercantiles y programen su producción.
(Reglamento: artículo 7 numeral 4)
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MÓDULO SEGUNDO :
PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE
LA ADJUDICACIÓN DE MENOR
CUANTÍA
SECCIÓN 1
:
Subsección G
:
‰
Pag. 15
Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones
Modificación
¿Se puede modificar el Plan Anual?
1. El Plan Anual no es un instrumento rígido e inmodificable. Por el contrario, puede ser
modificado en cualquier momento, de conformidad con la asignación presupuestal o en
caso de reprogramación de metas propuestas.
‰
¿En qué situaciones se puede modificar el Plan Anual?
2. Existen tres (3) supuestos para que el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones sea
modificado, a saber:
a. Por Inclusión de nuevos procesos de selección, es decir, cuando surgen nuevas
necesidades en la Entidad.
b. Por Exclusión de procesos de selección, es decir, cuando desaparecen necesidades ya
consignadas en el Plan Anual aprobado.
c. Por Variación del tipo de proceso de selección, es decir, cuando se produce
una
ampliación o disminución del valor estimado del proceso programado que se da por mayor
cantidad o disminución de la cantidad del objeto del proceso de selección.
‰
¿Quién aprueba las modificaciones al Plan Anual?
3. Dichas modificaciones deberán ser aprobadas por el Titular del Pliego o la máxima
autoridad administrativa de la Entidad, según corresponda, o por el funcionario o
dependencia delegada.
‰
¿A quién se le debe notificar la modificación del Plan Anual?
4. Toda modificación deberá ser comunicada al CONSUCODE, a través de los mecanismos
indicados en el numeral 7 de la Directiva N° 022-2001-CONSUCODE/PRE, y a la Comisión
de Promoción de la Pequeña y Microempresa –PROMPYME dentro de los diez (10) días
hábiles siguientes a dicha aprobación.
5. No será necesario que la resolución o acuerdo que modifica el Plan Anual, ya sea
incluyendo o excluyendo procesos de selección, sea publicada en el diario oficial “El
Peruano”.
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ANEXO 1
Detalle descriptivo del reporte del Plan Anual
Información General
A) Año
B) Nombre de la Entidad
C) Siglas
D) RUC
– SUNAT
:
:
:
:
Consignar el año al que pertenece el plan anual reportado.
Nombre completo de la Entidad que reporta.
Siglas de la Entidad que reporta.
Indicar el N° de RUC según los registros de la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria
Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones
1 N° Referencial
:
2 Tipo de proceso
3 Descripción del Objeto
:
Numero de orden correlativo del proceso programado
Indicar el Tipo de proceso: Licitación Pública = LP, Licitación Pública Nacional = LPN, Licitación Pública
Internacional LPI, Concurso Público = CP, Concurso Público Nacional = CPN, Concurso Público
Internacional = CPI, Adjudicación Directa Pública = ADP, Adjudicación Directa Selectiva = ADS,
Adjudicación de menor cuantía = AMC.
:
Indicar de forma escueta el objeto del proceso de selección
Obras=1
a programarse. Bienes=2; Servicios=3;
4 CIIU
:
Consignar el código de la Clasificación Internacional Industrial Uniforme (CIIU) que más se aproxima al
objeto del proceso de selección a programarse
5 Tipo de Moneda
:
Indicar el tipo de moneda del valor estimado
6 Valor estimado
:
Monto estimado del proceso programado
7 Fuente de financiamiento:
Fuente de recursos que presupuestalmente dispondrá la Entidad para la contratación o adquisición
durante el año fiscal que se está programando. Indicar: Recursos ordinarios, canon y sobrecanon,
participación en rentas de aduanas, contribuciones a fondos, fondo de compensación municipal, otros
impuestos municipales, recursos directamente recaudados, recursos por operaciones oficiales de
crédito interno, recursos por operaciones oficiales de crédito externo, donaciones y transferencias.
8 Mes tentativo del proceso:
Mes del año en que la Entidad prevé convocar a proceso de selección.
9 Nivel de centralización y:
En caso de que la entidad cuente con órganos desconcentrados que cuenten con capacidad para
contratar u órganos funcionales con
presupuesto y autonomía administrativa, indicar el nombre del órgano respectivo.
Desconcentración
10 Observaciones
:
Indicación de algún detalle relevante
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Modulo II : Planificación y preparación de la adjudicación de menor cuantía
ANEXO 2
Fuentes de Financiamiento10
Recursos Ordinarios
Canon y Sobrecanon
Participación en Rentas de Aduanas
Corresponde a los ingresos que deben recibir los pliegos
presupuestarios conforme a ley, por las rentas recaudadas por
las aduanas marítimas, aéreas y postal del país.
Contribuciones a Fondos
Considera los recursos provenientes de los aportes obligatorios
efectuados por los trabajadores de acuerdo a la normatividad vigente,
así como los aportes obligatorios realizados por los empleadores al
régimen de prestaciones de salud del Seguro Social del Perú.
Asimismo, considera las transferencias de recursos del Fondo
Consolidado de Reservas Previsionales así como aquellas que por
disposición legal constituyen fondos para reservas previsionales.
Fondo de Compensación Municipal
Otros Impuestos Municipales
Recursos Directamente Recaudados
Comprende los ingresos provenientes del rendimiento del
Impuesto de Promoción Municipal, impuesto al rodaje e
impuesto a las embarcaciones de recreo y el 25% del impuesto
a las apuestas.
Son los tributos a favor de los
gobiernos
locales,
cuyo
cumplimiento no origina una
contraprestación directa de la
municipalidad al contribuyente.
Dichos tributos son los siguientes
impuestos:
1) Predial
2) de Alcabala
3)Al
Patrimonio
Automotriz.
4) A las Apuestas.
5) A los Juegos.
6) A los Espectáculos
Públicos no Deportivos.
7) A los Casinos de
Juego.
8) A los Juegos de
MáquinasTragamoneda
Comprende los ingresos generados por las entidades públicas y
administrados directamente por éstas, entre los cuales se puede
mencionar las rentas de la propiedad, tasas, venta de bienes y
prestación de servicios, entre otros; así como aquellos ingresos
que les corresponde de acuerdo a la normatividad vigente.
Recursos por Operaciones Oficiales de
Crédito Interno
Comprende los recursos provenientes de operaciones de crédito
de fuente interna efectuadas por el Estado.
Recursos por operaciones oficiales de
Crédito Externo
Comprende los recursos de fuente externa provenientes de operaciones
de crédito efectuadas por el Estado con instituciones, organismos
internacionales y gobiernos extranjeros, así como las asignaciones de
líneas de crédito. Incluye el diferencial cambiario, así como los saldos
de Balance de ejercicios anteriores. Sólo en el caso de los Gobiernos
Locales se incluirá el rendimiento financiero.
Donaciones y Transferencias
10
Corresponden a los ingresos provenientes de la recaudación
tributarias y otros conceptos, los cuales no están vinculados a
ninguna entidad y constituyen recursos disponibles de libre
programación.
Corresponde a los ingresos que deben recibir los pliegos
presupuestarios conforme a ley, por la explotación de recursos
naturales que se extraen de su territorio.
Comprende los recursos financieros no reembolsables recibidos
por el Gobierno provenientes de agencias internacionales de
desarrollo,
gobiernos,
instituciones
y
organismos
internacionales, así como de otras personas naturales o
jurídicas domiciliadas o no en el país. Se consideran las
transferencias provenientes de las entidades públicas y privadas
sin exigencia de contraprestación alguna.
De acuerdo al clasificador de fuentes de financiamiento para el año fiscal 2002.
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MÓDULO SEGUNDO
:
SECCIÓN 2
:
Preparación de la Adjudicación de Menor
Cuantía
:
El Requerimiento
Subsección A
‰
PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN
¿En qué consiste el Requerimiento?
1. El requerimiento constituye el pedido de adquisición de un bien, contratación de un servicio
o ejecución de una obra que efectúa el área usuaria (cualquiera que sea el área o
dependencia de la Entidad que tiene una necesidad que se satisfará mediante el uso,
empleo o aprovechamiento del bien, servicio u obra solicitados) a la dependencia
encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad.
Ejemplo 1:
El requerimiento de la contratación del servicio de impresión de 500 calendarios
institucionales, que realiza el Jefe de la Oficina de Prensa y Relaciones Públicas al Jefe
de la Oficina de Abastecimientos de una Entidad.
‰
¿Cuál es el procedimiento que se sigue?
2. El área usuaria debe hacer llegar mediante documento escrito (memorándum, formato de
requerimiento, etc.) el requerimiento del bien, servicio u obra a la dependencia encargada
de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad. El requerimiento debe estar
debidamente fundamentado. (Ver anexos 1A y 2A)
3. En el requerimiento, el área usuaria debe anotar las especificaciones técnicas del bien,
servicio u obra cuya adquisición, contratación o ejecución se solicita. Sin perjuicio de ello,
el área usuaria puede coordinar con la dependencia encargada de las adquisiciones de la
Entidad la determinación de las especificaciones técnicas que esté en imposibilidad de
conocer.
(Ley: artículo 12)
Las especificaciones técnicas son las descripciones de las características fundamentales
del bien, servicio u obra.
(Reglamento: numeral 18) del artículo 2).
Ejemplo 2:
Si se desea contratar el servicio de impresión de un calendario, sus especificaciones técnicas
pueden ser:
Artículo: calendario.
Tiraje: quinientos (500) ejemplares.
Impresión: Full color por tira y retira.
Papel interior: 12 pliegos de 14 x 14 cm., couché mate de 250 g.
Encuadernación: Por el lomo con sujetador metálico.
Carátula: según modelo que se adjunta.
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Ejemplo 3:
Si se desea adquirir 4 libreros de madera, sus especificaciones técnicas pueden ser:
Artículo: librero de madera,
Acabado: barnizado
Color: natural
Distribución: cuatro divisiones
Dimensiones: 1,80 de largo x 0.70 de ancho.
4. El área usuaria, si desea, puede incluir en su requerimiento un valor estimado aproximado
del bien, servicio u obra solicitados.
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ANEXO 1A
MODELO DE FORMATO DE REQUERIMIENTO
MINISTERIO DE SALUBRIDAD – Dirección de Administración (Instancia que autoriza adquisiciones)
REQUERIMIENTO DE SERVICIOS (MENOR CUANTÍA)
ÁREA SOLICITANTE:
N°
N OPINION LOGÍSTICA
(verificación de la
necesidad)
Firma del Solicitante
(Funcionario)
Valor
Referencial
Servicio Solicitado - Especificaciones Técnicas
(Pueden adjuntarse modelos)
AUTORIZADO
(Fecha / /
)
V°B°
NO AUTORIZADO (Fecha / / )
Motivo:
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V°B°
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ANEXO 2A
REQUERIMIENTO EFECTUADO POR MEMORÁNDUM
INSTITUTO NACIONAL
AGROPECUARIO
MEMORÁNDUM N° 310-2002 (OPRP)
A
:
Sr. Pedro Treviño Paredes
Jefe de la Oficina de Administración
De
:
Sr. Alberto Reaño Miní
Jefe de la Oficina de Prensa y Relaciones Públicas
Asunto:
Calendario de la institución.
Fecha :
15 de noviembre de 2002
Mediante el presente solicito a usted se sirva disponer a quien corresponda
la impresión de quinientos millares del calendario del lnstituto Nacional
Agropecuario, año 2003, el cual será distribuido entre entidades del sector público
y privado. Cabe señalar que dicha impresión no ha sido incluida en el Plan Anual
de nuestra institución, por lo que agradeceré se disponga lo necesario para su
inclusión de acuerdo a ley.
Es importante anotar que la distribución del mencionado calendario tiene
como finalidad promover la imagen de nuestra institución en el sector público y
privado.
Dicho calendario deberá tener las siguientes especificaciones técnicas:
Artículo: calendario.
Tiraje: quinientos (500) ejemplares.
Impresión: Full color por tira y retira.
Papel interior: 12 pliegos de 14 x 14 cm., en couché mate de 250 g.
Encuadernación: Por el lomo con sujetador metálico.
Carátula: según modelo que se adjunta.
Atentamente,
ALBERTO REAÑO MINÍ
JEFE DE LA OFICINA DE PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS
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MÓDULO SEGUNDO
:
PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN
SECCIÓN 2
:
Subsección B
:
Preparación de la Adjudicación de
Menor Cuantía
La Dependencia Encargada de la
Planificación de los Procesos de Selección
‰
¿Quién se encuentra a cargo de la planificación de los procesos de
selección?
1. Toda Entidad debe establecer en sus normas de organización interna cuál es la
dependencia encargada, o responsable, de planificar los procesos de selección que
proyecte convocar. Usualmente, dicha responsabilidad recae en el órgano de
administración.
(Reglamento:literal d) del artículo 4).
2. La función de planificación de los procesos de selección puede ser compartida con otras
funciones, no es necesario que la misma sea ejercida en forma exclusiva por la
dependencia sobre la cual recaiga dicha responsabilidad. En consecuencia, no tiene que
designarse un área que se dedique únicamente a planificar los procesos de selección.
‰
¿Cuáles son sus atribuciones?
1. Las atribuciones de la dependencia responsable de la planificación de los procesos de
selección son las siguientes:
a) Recibir y consolidar los requerimientos que las áreas usuarias proyecten tener en el
siguiente ejercicio.
b) Verificar si los requerimientos se ajustan a los planes de la institución. En esa medida,
aceptar o rechazar el requerimiento.
c) Confirmar la disposición actual de las respectivas partidas presupuestarias.
d) Elaborar el consolidado de necesidades ( bienes, servicios y obras).11
e) Elaborar el proyecto de Plan Anual.
f) Llevar el Registro de Procesos de Selección.
‰
Designación
11
Consolidado de Necesidades.- Agrupación de necesidades por tipo de bien, servicio y obra, previendo su
adquisición.
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1. La determinación de la dependencia encargada de la planificación se encuentra en las
normas de organización interna de la Entidad (por ejemplo: reglamento de organización y
funciones, estatutos, etc.). Dicha función puede ser materia de delegación.
2. Si en las normas de organización interna no se ha establecido expresamente quién
desempeñará la función que nos ocupa, entonces el responsable de su designación será el
titular del pliego o la máxima autoridad administrativa.
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MÓDULO SEGUNDO
:
PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN
SECCIÓN 2
:
Subsección C
:
Preparación de la Adjudicación de
Menor Cuantía.
La Dependencia Encargada de las
Adquisiciones y Contrataciones de la
Entidad
‰
¿Cuál es la dependencia encargada?
1. La dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad (en
adelante: la dependencia encargada) es la responsable de preparar los procesos de
selección, desde que se recibe el requerimiento hasta que se entrega la información acerca
de éste, la cual se recaba luego del estudio de mercado, al funcionario que autorizará la
adquisición o contratación.
Asimismo, se encarga de monitorear, coordinar con el área usuaria y brindar apoyo en la
ejecución de los contratos derivados de los procesos de selección, desde la formalización
de los mismos hasta su liquidación.12
2. La dependencia encargada es usualmente el área de administración (concretamente el área
de abastecimiento o de logística). Sin embargo, otros órganos pueden, eventualmente y
conforme a lo establecido en las normas de organización interna de la Entidad, desempeñar
dicha función; por ejemplo, para las adquisiciones de equipo de cómputo, la dependencia
encargada no será logística sino, por designación del Titular del Pliego, el área de
informática de la Entidad. Asimismo, en materia de ejecución de obras, el área de
infraestructura puede desempeñar dicha función.
‰
¿Qué atribuciones le corresponden a la dependencia encargada en la
Fase de Preparación del Proceso de Selección?
a) Preparar el expediente de la adquisición o contratación.
b) Definir con precisión las especificaciones técnicas del bien, servicio u obra requeridos
por el área usuaria.
c) Realizar la indagación en el mercado.
d) Determinar el valor referencial.
e) Determinar el proceso de selección que se va a convocar.
f) Confirmar la disponibilidad de recursos para la adquisición o contratación.
12
Eventualmente, puede también recibir el encargo de elaborar las Bases y conducir la adjudicación de menor
cuantía que se lleva a cabo como consecuencia de la exoneración de un proceso de selección.
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g) Solicitar autorización a la instancia pertinente para la adquisición o contratación del
servicio, bien u obra.
h) Remitir el expediente que contiene la información recabada a la instancia
correspondiente según las normas internas de la Entidad, que autorizará la adquisición o
contratación (Area de Administración, Secretaría General o máxima autoridad
administrativa, Presidencia o Jefatura de la organización)
MÓDULO SEGUNDO
:
PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN
SECCIÓN 2
Subsección D
:
:
Adjudicación de Menor Cuantía
Preparación
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‰
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¿En qué consiste la Preparación de la Adjudicación de Menor Cuantía?
La preparación del proceso de selección tiene el siguiente desarrollo que consiste de nueve (9)
pasos:
-Paso 1: Expedición y recepción del requerimiento
El área usuaria hace llegar mediante documento escrito (memorándum, formato de
requerimiento, etc.), debidamente fundamentado, el requerimiento del bien, servicio u obra
a la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad, detallando
debidamente las especificaciones técnicas del objeto requerido.
-Paso 2: Solicitud de Opinión Previa del funcionario competente para aprobar
adquisición o contratación
La dependencia encargada solicita la opinión previa del funcionario competente para
aprobar adquisición o contratación acerca de la procedencia del requerimiento efectuado
por el área usuaria.
-Paso 3: Coordinación con las áreas usuarias
Una vez obtenido el visto bueno del funcionario competente y antes de realizar el estudio de
mercado, la dependencia encargada debe coordinar con las áreas que han efectuado los
requerimientos a fin de determinar con mayor rigor las especificaciones técnicas de los
bienes, servicios u obras solicitados.
-Paso 4: Indagación en el Mercado
Cuando el requerimiento llega a la dependencia encargada, luego de efectuadas las
debidas coordinaciones, ésta procede a realizar un estudio de mercado para determinar:
a) El valor referencial de los bienes, servicios u obras a adquirir o contratar.13
b) Las especificaciones técnicas definitivas del bien, servicio u obra.
c) La existencia de proveedores en el mercado.
La indagación en el mercado puede llevarse a cabo de las siguientes maneras14:
13
Artículo 30 Reglamento.- Para convocar a un proceso de selección, el Valor Referencial no podrá tener una
antigüedad mayor a dos (2) meses, salvo que las Bases establezcan las fórmulas de reajuste previstas en el
Artículo 44, en cuyo caso la antigüedad no podrá ser mayor a cuatro (4) meses.
14
Resolución de Contraloría N° 123-2000-CG (Que modifica diversas normas técnicas de control interno para el
control de la actividad del sector público), Norma Técnica N° 700-06, Comentario 02: “Las entidades deben
implementar mecanismos para asegurar los principios que rigen la transparencia, moralidad, imparcialidad, la
probidad y libre competencia en la contratación y adquisición de bienes, servicios y obras, entre otros:
Establecer un registro de los precios de mercados de los bienes, servicios y obras que adquiere la entidad, a fin
de establecer parámetros para las operaciones, previéndose el gasto público. En el mismo sentido, es
recomendable el intercambio de información entre entidades públicas sobre proveedores, precios, bienes, etc.”
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a) Solicitando cotizaciones a los proveedores.
b) Revisando otras indagaciones en el mercado realizadas por la misma Entidad, que
sean similares y recientes.
c) Coordinando con otras entidades del sector público.
d) Recabando información de diarios y revistas especializadas.
e) Recabando información de la Internet.
Es necesario señalar que pueden combinarse las posibilidades mencionadas a fin de
realizar una indagación en el mercado exhaustiva.
-Paso 5: Especificaciones Técnicas definitivas
Luego de efectuado el estudio de mercado según la descripción efectuada por el área
usuaria del bien, servicio u obra a adquirir o contratar, se tiene la información necesaria
sobre sus características fundamentales.
Adicionalmente, para el caso de obras, se debe contar con la información técnica aprobada
y la disponibilidad del terreno o lugar donde se ejecutará la obra.
Las especificaciones técnicas ya definidas, forman parte de la documentación que se
entregará al Comité Especial, no pudiendo este último efectuar modificaciones a las
mismas.
-Paso 6: Determinación del valor referencial
El valor referencial es el costo estimado del bien, servicio u obra. Es determinado por la
dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones del Estado sobre la base del
estudio de mercado.
Incluye todos los tributos, seguros, costo de transporte, inspecciones, pruebas y cualquier
otro concepto que pueda incidir sobre el costo de los bienes, servicios o ejecución de obras
a adquirir o contratar.15
(Reglamento: artículo 27)
‰
¿Cómo se obtiene el Valor Referencial?
El valor referencial se obtiene de la siguiente manera:
a) Se efectúa la indagación en el mercado.
15
La antigüedad del Valor Referencial no podrá ser mayor a dos (2) meses, salvo que las Bases establezcan lo
contrario conforme al artículo 44, en cuyo caso la antigüedad no podrá ser mayor a cuatro (4) meses. (artículo 30
del Reglamento)
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b) Si el área de administración de la Entidad requiriese más cotizaciones entonces, se
elabora un cuadro comparativo de las cotizaciones presentadas (máximo tres
cotizaciones), en el que se consignan las especificaciones técnicas y el precio de
mercado (ver modelo en anexos).
c) Se obtiene el precio promedio de las cotizaciones presentadas.
Ejemplo 1:
La Gerencia de Asesoría Legal solicita la adquisición de cuatro libreros de caoba, color
natural, barnizado, con cuatro divisiones, de 1,80 de largo x 0.70 de ancho.
Teóricamente bastaría obtener una cotización, lo que no impide que el área encargada
pueda obtener más de una cotización.
De acuerdo al Ejemplo 1: Se solicita una cotización a un proveedor A (proveedor
representativo en el rubro muebles de madera)
Se determinan definitivamente las especificaciones técnicas: librero de madera, barnizado,
color natural, con cuatro divisiones, de 1,80 de largo x 0.70 de ancho.
Se obtiene una sola cotización:
A:
S/. 2 800,00
-Paso 7: Disponibilidad de Recursos
Una vez determinado el valor referencial, se envía una comunicación interna al Area de
Planeamiento y Presupuesto de la entidad, mediante la cual la dependencia encargada
confirma la disponibilidad de recursos para la adquisición o contratación del bien o servicio
u obra.
El área de Planeamiento y Presupuesto debe responder, por escrito, sobre la existencia de
tal disponibilidad. Si conforme a lo planificado, se cuentan con los recursos, dicha área
define la programación de los recursos para el proceso de selección determinado;
asimismo, define la cadena funcional y la partida que será afectada dentro de los ingresos
presupuestales. Para el caso de obras, y tal como lo define la Ley, se debe contar además
con la información técnica aprobada y la disponibilidad del terreno o lugar donde se
ejecutará la obra.
Se debe tener presente que, al momento de aprobar la asignación presupuestaria
correspondiente se tenga en cuenta que el postor puede ofertar un precio hasta 10% por
encima del valor referencial, por lo que se recomienda que la aprobación presupuestaria
contemple dicha situación.
Se sugiere que aquellas entidades que están sujetas a Recursos Directamente Recaudados
independientemente de realizar su previsión presupuestal también puedan verificar la
previsión financiera.
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-Paso 8: Entrega de expediente al funcionario que autorizará la adquisición o
contratación.
Una vez recabada toda la información a la que se ha hecho referencia, se remite el
correspondiente expediente de la adquisición o contratación al funcionario competente para
aprobarla.
Dicho expediente debe tener el siguiente contenido:
a) El requerimiento del área usuaria.
b) El estudio de mercado.
c) El cuadro comparativo.
d) Las especificaciones técnicas y el valor referencial.
e) La determinación del proceso de selección que debe convocarse.
f) El Memorándum del área de Planeamiento o Presupuesto donde se indique la
disponibilidad de recursos y la fuente de financiamiento.
-Paso 9: Aprobación de la Adjudicación de Menor Cuantía
Luego que el funcionario competente recibe el expediente administrativo, procede a aprobar
la adquisición o contratación mediante resolución o acuerdo.
En dicha resolución se debe designar además al Comité Especial que se encargará de
conducir el proceso de selección. En adjudicaciones de menor cuantía se puede encargar
su conducción al Comité Especial Permanente.
Una vez que se ha aprobado la adquisición o contratación y se ha designado al Comité
Especial, el funcionario competente remite el expediente administrativo al Presidente del
Comité Especial a fin de que éste encabece las tareas destinadas a elaborar las Bases del
proceso de selección.
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MÓDULO SEGUNDO
:
PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE
LA ADJUDICACIÓN DE MENOR
CUANTÍA.
SECCIÓN 3
Subsección A
:
:
El Comité Especial
Designación y Conformación
‰
¿En qué consiste el Comité Especial?
El Comité Especial es el órgano colegiado encargado de la organización y ejecución del proceso de selección
hasta que la Buena Pro quede consentida o administrativamente firme.16
(Ley:artículo 23)(artículo 212 Ley N° 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General)
¿Cómo se realiza su Designación?
1. Es designado por el titular del pliego o la máxima autoridad administrativa o a quien se le
haya delegado tal función.
2. Dicha designación es realizada mediante una Resolución17, la que aprueba y designa a los
miembros del Comité Especial.
3. Debe tenerse en cuenta que en la resolución que designa a dichos integrantes se debe
precisar:
a) Los nombres y apellidos de éstos.
b) Quién presidirá el comité especial.
4. Asimismo, también se debe designar a los miembros suplentes.
5. La Entidad puede designar y/o contratar expertos independientes que asesoren al comité
especial en la materia del proceso. La condición, en el caso de ser personas jurídicas las
designadas como expertos independientes, es que éstas deberán tener como giro de
actividad la establecida para el proceso de selección.
La contratación de miembros del comité o expertos independientes que asesoren al Comité
especial, se realiza por proceso de menor cuantía de acuerdo al artículo 14° numeral 4)
literal d) del Reglamento.
‰
¿Cómo debe estar conformado el Comité Especial?
16
Cuando una vez vencidos los plazos para interponer los recursos administrativos se pierde el derecho a
articularlos quedando firme el acto, en este caso, la Buena Pro.
17
No se puede designar mediante proveídos, memorándum, circulares, cartas u oficios. En el caso de entidades
que no cuenten dentro de su gestión administrativa la emisión de resoluciones, entonces deberán crear la
emisión de tales; esto es importante porque en el caso que no se cumpla con la emisión de resoluciones,
entonces el proceso de selección puede ser declarado nulo.
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Pag. 32
Su conformación será la siguiente:
1. El número de miembros siempre es impar, pero sólo pueden ser de tres o cinco miembros;
tenemos así que dicha conformación puede ser la siguiente:
a) 01 integrante de la administración de la Entidad.
b) 01 especialista de la misma entidad o experto independiente en el objeto de la
convocatoria.
2. Si se trata de procesos de selección de bienes, servicios o ejecución de obras altamente
sofisticados, el Comité Especial puede estar conformado así:
a) Si son 05 miembros: 03 deberán ser expertos (podrán ser independientes).
b) Si son 03 miembros: 02 deberán ser expertos (podrán ser independientes).
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MÓDULO SEGUNDO
:
PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE
LA ADJUDICACIÓN DE MENOR
CUANTÍA.
SECCIÓN 3
Subsección B
:
:
El Comité Especial
El Comité Especial Permanente
‰
¿Cuándo se nombra un Comité Especial Permanente?
1. Es posible nombrar un Comité Especial permanente, encargado de los procesos de
adjudicación Directa y de menor cuantía, a excepción de aquellos procesos de adjudicación
de menor cuantía por causal de exoneración de acuerdo a lo establecido en los artículos 19
y 20 de la Ley, en cuyo caso los realiza el órgano encargado. No se incluye tampoco el
caso de declaratoria de desierto establecido en el inciso 1) del artículo 32 de la Ley
(cuando una licitación a sido declarada desierta en dos oportunidades y la adjudicación
directa también, debiendo realizarse la adjudicación de menor cuantía), pues en dicho caso
el Comité que llevó a cabo los procesos desiertos, sigue llevando la adjudicación de menor
cuantía hasta su otorgamiento final.
(Ley: artículo 23)
‰
¿Es obligatorio designar el Comité Especial Permanente?
2. La designación del Comité Especial Permanente es opcional, pero, en caso de no
designarlo, la Entidad tendrá que nombrar un Comité Especial por cada proceso de
selección que se convoque.
‰
¿Existe alguna diferencia entre la designación del Comité Especial
Permanente con el Comité Especial?
3. Las Reglas para su designación son las mismas con una diferencia, que la especialidad
deja de ser una exigencia, toda vez que el Comité podría realizar procesos de diversa
naturaleza de manera simultánea, en esa circunstancia se hace más necesario la
designación de expertos que apoyen al Comité Especial.
‰
¿Puede nombrarse más de un Comité Especial Permanente?
4. Es factible nombrar más de un Comité Especial Permanente, por ejemplo se puede
nombrar comités especiales permanentes de acuerdo a las necesidades de cada entidad
para los siguientes casos:
a) Adquisición de Bienes
b) Contratación de Servicios
c) Obras y Consultoría de Obras
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‰
Pag. 34
¿Cuál es la documentación que tiene que recibir el Comité Especial?
La documentación que debe recibir el Comité Especial será la siguiente:
1.- Número de Proceso de Selección.
2.- Tipo de Proceso de Selección.
3.- Valor Referencial.
4.- Especificaciones Técnicas aprobadas.
5.- Que el proceso se encuentre incluido en el Plan Anual, no es obligatorio para las
adjudicaciones de menor cuantía.
6.- Opinión favorable de la Oficina encargada del Presupuesto de la Entidad y de ser el
caso, de la Oficina encargada de la parte financiera, a fin de que sustente la disponibilidad
presupuestaria o financiera para la adquisición o contratación del servicio, bien u obra.
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MÓDULO SEGUNDO
:
PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE
LA ADJUDICACIÓN DE MENOR
CUANTÍA.
SECCIÓN 3
Subsección C
:
:
El Comité Especial
Actuaciones Previas a la
Elaboración de Bases
‰
¿Cuáles son los pasos previos para la elaboración de las Bases?
1. Una vez que se ha aprobado la procedencia del proceso de selección respectivo, se debe
elaborar las bases del proceso; para ello es necesario que se realicen los siguientes pasos
previos:
♦ Paso 1: El Presidente del Comité Especial recibe el encargo y antecedentes del Titular
del Pliego o de la máxima autoridad administrativa, según corresponda.
♦ Paso 2: El Presidente comunica a los miembros del comité especial, sobre el encargo de
llevar a cabo el proceso de selección.
♦ Paso 3: Se sugiere que se realice una primera sesión donde se elige al secretario del
comité, se toman los primeros acuerdos y se redacta el Acta de Instalación respectiva.
♦ Paso 4: La emisión del Acta de Instalación del Comité Especial es facultativa, tal como
lo establece el artículo 11º del Reglamento.
♦ Paso 5: Se procede a la Revisión del Expediente para la elaboración de las Bases;
dicha revisión puede ser realizada el mismo día de la instalación o en una posterior
sesión.
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MÓDULO SEGUNDO
:
PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE
LA ADJUDICACIÓN DE MENOR
CUANTÍA.
SECCIÓN 3
Subsección D
:
:
El Comité Especial
Remoción y Renuncia al Comité Especial
‰
¿Cuáles son las causales para remover a los miembros del Comité
Especial?
1. En principio, los miembros del Comité Especial designado no pueden ser removidos sino
por caso fortuito, fuerza mayor o cese en el servicio declarado mediante Resolución
debidamente motivada, lo que implica, que la Entidad no puede removerlos salvo por las
causales antes expresadas. La resolución de cese debe estar fundamentada en una de las
causales antes descritas.
2. No obstante, eso no impide que el profesional designado renuncie a ser miembro del
Comité Especial, es decir, si bien los miembros del Comité Especial no pueden ser
removidos, nada impide que puedan renunciar a la comisión encargada como miembros del
Comité Especial.
ANEXO 1
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MODELO DE DELEGACIÓN DE FACULTAD
PARA DESIGNAR A LOS COMITÉS ESPECIALES
RESOLUCION Nº 001-2002-ENTIDAD
Lima,
CONSIDERANDO:
Que, el artículo 34º del Decreto Supremo Nº 013-2001-PCM, establece que el Titular
del Pliego o la Máxima Autoridad Administrativa, designará tanto a los Comités Especiales
encargados de conducir los procesos de selección de los co-contratantes estatales, así como
a un Comité Especial Permanente para el caso de las Adjudicaciones Directas y de Menor
Cuantía, de estimarse conveniente.
Que, asimismo el último párrafo del artículo 4º del Decreto Supremo Nº 013-2001PCM, dispone que mediante resolución, el Titular del Pliego y la Máxima Autoridad
Administrativa, pueden delegar distintos niveles de decisión y autoridad a los funcionarios y
dependencias de la entidad encargados de los diferentes aspectos de las adquisiciones y
contrataciones.
De conformidad con el Decreto Supremo Nº 012-2001-PCM, Decreto Supremo Nº 0132001-PCM, Decreto Supremo Nº 021-2001-PCM y con la visación de la Gerencia de Asesoría
Jurídica.
SE RESUELVE:
ARTICULO PRIMERO.- Delegar en la Gerencia de Administración y Finanzas la
facultad de designar a los Comités Especiales, específicos para cada procedimiento o
permanentes según sea el caso, los mismos que tendrán a su cargo la organización,
conducción y ejecución integral de los procesos de selección que debe realizar la ENTIDAD
para la contratación y adquisición de bienes, suministros, servicios y obras durante el ejercicio
presupuestal del año 2002, bajo responsabilidad funcional del titular de dicha gerencia.
Regístrese y Comuníquese
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ANEXO 2
MODELO DE ACTA DE INSTALACIÓN
ACTA DE INSTALACION
Siendo las 10.30 horas del día miércoles veinticuatro de abril del dos mil dos, se
dio inició a la sesión del Comité Especial Permanente, designado mediante Resolución
Nº 005-2001-GAF, bajo la Presidencia del Señor Luis Angel Torres, y con la asistencia
de los señores Rosana Quiroz Villa y José Rosell García.
El Señor Presidente propuso la designación de la señora Rosana Quiroz Villa en
calidad de secretario, lo cual fue aceptado por unanimidad. Acto seguido y a solicitud
del señor Presidente, el Secretario dio lectura a la Resolución Nº 005-2002-GAF,
mediante la cual se designa al Comité Especial Permanente encargado de la
organización, conducción y ejecución integral de los procesos de selección de
adjudicación de menor cuantía, que sean necesarios para
(objeto de la
convocatoria).
El Señor Presidente dio por instalado el Comité Especial Permanente,
manifestando que había recibido de la Gerencia de Administración y Finanzas los
documentos en que constan la descripción y las especificaciones de la Adjudicación de
Menor Cuantía Nº XXX-2002-ENTIDAD, para (objeto de la convocatoria).
En consecuencia, el Señor Presidente propuso la elaboración de las Bases
Administrativas, del proceso de selección mencionado, para lo cual los miembros del
Comité Especial Permanente acordaron por unanimidad reunirse con tal propósito el día
viernes veintiséis de abril a las 11.00 horas.
Siendo las 11.30 horas se levantó la sesión.
LUIS ANGEL TORRES
Presidente
ROSANA QUIROZ VILLA
Miembro
JOSE ROSELL GARCIA
Miembro
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ANEXO 3
MODELO DE DESIGNACIÓN DEL COMITÉ ESPECIAL PERMANENTE
RESOLUCION Nº 005-2002(GAF)
Lima,
CONSIDERANDO:
Que, mediante Resolución Nº 001-2002-ENTIDAD de fecha 01.01.2002, se
delegó en la Gerencia de Administración y Finanzas las facultades de designar a los
Comités Especiales y Comités Especiales Permanentes según sea el caso, así como la
de aprobar las bases de los procesos de selección que se lleven a cabo para la
adquisición y suministro de bienes y para la contratación de servicios y obras durante el
ejercicio presupuestal del 2002;
Que, de acuerdo al tercer párrafo del art. 34º del Decreto Supremo Nº 013-2001PCM, las adjudicaciones de menor cuantía pueden ser ejecutadas por un solo comité
especial que tendrá el carácter de permanente;
Que, es necesario que las contrataciones (objeto de la convocatoria) cuyos
montos configuren la ejecución de un proceso de adjudicación de menor cuantía, se
realicen de forma expeditiva y que en ello contribuiría la designación de un Comité
Especial Permanente;
De conformidad con el Art. 23º del Decreto Supremo Nº 012-2001-PCM, el Art.
35º del Decreto Supremo Nº 013-2001-PCM, y con la visación de la Gerencia de
Asesoría Jurídica.
SE RESUELVE:
ARTICULO UNICO.- Designar al comité Especial Permanente encargado de la
organización, conducción y ejecución integral de los procesos de adjudicación de menor
cuantía que sean de necesaria ejecución por la ENTIDAD, para las contrataciones
(objeto de la convocatoria), el mismo que estará conformado por:
Sr. Luis Angel Torres, quien lo presidirá.
Sra. Rosana Quiroz Villa
Dr. José Rosell García
Suplente: Ing. Alex Pérez Fuentes
Suplente: Sr. Ida López Cham
Suplente: Mónica Guerra Guzmán.
Regístrese y Comuníquese
MÓDULO SEGUNDO :
PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN
DEL
PROCESO DE SELECCIÓN
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SECCIÓN 4
:
Pag. 40
Las Bases
Concepto
Las Bases son las reglas bajo las cuales se va a regir el proceso de selección y permitirá, tanto
a la Entidad como a los postores, conocer de manera clara cuáles son los criterios de
evaluación a tomarse en cuenta.
‰
Elaboración
1. Las Bases son elaboradas por el Comité Especial designado para llevar a cabo el proceso.
Dicho Comité previamente debe contar con cuatro (4) elementos imprescindibles para llevar
a cabo su labor:
a. La Entidad a través de la dependencia encargada de las contrataciones y adquisiciones
(Oficina de Administración, Logística o Abastecimiento o quien haga las veces) debe
establecer con precisión las especificaciones técnicas.
b. Contar con la disponibilidad presupuestaria para llevar cabo el proceso de selección.
c. La Entidad a través de la dependencia encargada debe establecer el valor referencial
del bien, servicio u obra a contratar o adquirir.
d. La Entidad a través de la dependencia encargada de las contrataciones y adquisiciones,
debe determinar el proceso de selección.
(Ley: artículo 12)
‰
Contenido
1. Las Bases de una Adjudicación de Menor Cuantía para bienes y servicios deben contener lo
siguiente:
a) Especificaciones técnicas o términos de referencia
b) Cantidad y /o calidad del bien o servicio a requerir
c) Calendario del proceso (la Ley no establece plazos mínimos ni máximos)
d) Plazo de entrega del bien o servicio
e) Forma de pago
f) Lugar de entrega
g) Declaraciones juradas de:
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•
No estar inhabilitado para contratar con el Estado (Artículo 56° Reglamento)
•
Información del Postor
h) Factores de evaluación de ser el caso:
Cuando el valor referencial es igual o mayor a 4 U.I.T. (1U.I.T.= S/.3,100) existe la
obligación de notificarle a PROMPYME y al CONSUCODE. En este caso sí deberán
considerarse factores de evaluación para poder calificar a los postores que se
presenten al proceso de selección. (Anexo 6)
En el caso de obras adicionalmente las Bases deben contener:
2. El método y los factores de evaluación que aplicará la Entidad.
Cuando el valor referencial es igual o mayor a 10 U.I.T. (1U.I.T.= 3,100) existe la obligación
de notificarle a PROMPYME y al CONSUCODE. En este caso sí deberán considerarse
factores de evaluación para poder calificar a los postores que se presenten al proceso de
selección.
Extensión de las Bases.Las Bases en una Adjudicación de Menor Cuantía pueden tener una extensión de una o más
hojas, depende de cómo el Comité las elabore; para tal efecto, la Ley no establece
regulación alguna al respecto.
(Reglamento: artículo 96)
3. La Entidad podrá agregar a las Bases otros criterios evaluativos, no contemplados en el
Reglamento que considere conveniente en tanto permitan evaluar objetivamente y sean
conformes con el propósito de la adquisición.
‰
Aprobación de las Bases
1. En las Adjudicaciones de Menor Cuantía las Bases son aprobadas por el Titular del Pliego o
la máxima autoridad administrativa que convoca, por el Directorio, en el caso de ser una
empresa del Estado, o por quien, cualquiera de las dos autoridades anteriores designe.
2. La aprobación de la Bases puede ser por cualquiera de las siguientes formas:
•
•
•
•
•
Resolución
Proveído
Memorándum
Sellos
Formatos y/o similares.
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La norma no establece mediante qué tipo de documento se aprueban las Bases, lo que sí
requiere es que exista el medio aprobatorio (detallado en el párrafo anterior)18.
Facultativamente, el acto de aprobación debe constar en el Acta respectiva (la Ley
establece que no es obligatorio llevar libros de actas en las adjudicaciones de menor
cuantía), pero si el comité considera pertinente que sus decisiones queden sentadas en
actas, lo puede hacer.
3. Con la aprobación de las Bases el Comité Especial dispondrá el inicio de la convocatoria
con que se inicia el proceso de selección
El Comité Especial puede invitar a uno o más proveedores a participar en el proceso de
selección, queda a decisión exclusiva del Comité.
ANEXO 1
ESQUEMA DE BASES DE BIENES Y SERVICIOS
18
Ver modelo de Resolución Anexo 3.
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ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA Nº XXX-2002-ENTIDAD
(Descripción del Objeto de la Convocatoria)
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1
Objeto de la Convocatoria
1.2
Especificaciones Técnicas
1.3
Valor Referencial
1.4
Pago
2. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCION
2.1
Invitación a Proveedores
2.2
Presentación de Propuestas
2.3
Otorgamiento y Notificación de la Buena Pro.
3. CONVOCATORIA
4. CONDICIONES DE CARÁCTER TECNICO ECONOMICO
4.1
Forma de pago
5. PRESENTACION DE PROPUESTAS
5.1
Propuesta Técnica
5.2
Propuesta Económica
6. FACTORES DE EVALUACION DE PROPUESTAS
7. OTORGAMIENTO Y NOTIFICACION DE LA BUENA PRO
8. SOLUCION DE CONTROVERSIAS
9. FORMALIZACION DEL CONTRATO
10. RECEPCION Y CONFORMIDAD DE: BIENES O, SERVICIOS
ANEXOS (Declaraciones Juradas y Formatos que establezcan cada entidad)
A
NEXO 2
ESQUEMA DE BASES DE OBRAS
ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA Nº XXX-2002-ENTIDAD
(Descripción del Objeto de la Convocatoria)
I.
BASES ESPECIFICAS
A. Entidad Convocante
B. Objeto de la Convocatoria
C. Ubicación de la Obra
D. Valor Referencial
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E.
Plazo de Ejecución
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F.
Fuente de Financiamiento
G. Sistema de Contratación
H. Rotulación de la Propuesta
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ANEXO 3
MODELO DE RESOLUCIÓN QUE APRUEBA BASES
RESOLUCION Nº
-2002 ( )
Lima,
VISTO:
El Memorándum N° 001-2002-CEPMC Nº XXX-2002-ENTIDAD
CONSIDERANDO:
Que, en aplicación del artículo 4° del Reglamento de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo N° 013-2001-PCM, la ENTIDAD,
mediante Resolución N°025-2002-ENTIDAD, delegó en la Gerencia de Administración y Finanzas,
la facultad de aprobar las bases de los procedimientos de selección que se lleven a cabo en la
Institución.
Que, mediante Resolución N° 005–2002 (GAF), la Gerencia de Administración y Finanzas
designó al Comité Especial Permanente encargado de la organización, conducción y ejecución
integral de los procesos de Adjudicación de Menor Cuantía para (descripción del objeto de la
convocatoria).
Que, mediante Memorándum Nº 020-2002 (GAF), la Gerencia de Administración y
Finanzas autoriza la realización de Adjudicación de Menor Cuantía N° XXX-2001-ENTIDAD, para
(descripción del objeto de la convocatoria) con un valor referencial de
.
Que, el referido Comité Especial Permanente mediante documento del Visto, ha alcanzado a
esta Gerencia para su aprobación, el proyecto de bases del proceso de selección indicado.
De conformidad con el Artículo 25° del Decreto Supremo N°012-2001-PCM, el Artículo 92°
del Decreto Supremo N°013-2001-PCM, el Artículo 23° del Decreto Supremo N° 021-2001-PCM y
con la visación de la Gerencia de Asesoría Jurídica;
SE RESUELVE:
Artículo Unico.- Aprobar las bases de la Adjudicación de Menor Cuantía N° XXX2002-ENTIDAD, a fin que el Comité Especial designado proceda a la contratación de
(descripción del objeto de la convocatoria), con un valor referencial de
Regístrese y Comuníquese,
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ANEXO 4
MODELO DE ENCARGO DE ELABORACIÓN DE BASES
MEMORANDUM Nº 020-2002(GAF)
A
:
Luis Angel Torres
Presidente Comité Especial Permanente
DE
:
Mateo Ganoza Escobar
Gerente de Administración
ASUNTO
:
Objeto de la Convocatoria
REFERENCIA
:
Memorándum Nº 212-2002-GDA
FECHA
:
Lima, 22 de enero de 2002
Habiéndose recibido el requerimiento para (descripción del objeto de la
convocatoria) y contando con el informe favorable de la Gerencia de Presupuesto,
esta Gerencia ha determinado la procedencia de la adquisición, por lo que
remitimos a usted copias de los memorándums de referencia a fin que sean
elaboradas las bases del proceso, se aprueben las mismas por este despacho y se
proceda con la ejecución del proceso de acuerdo a ley.
Debe indicarse adicionalmente que el proceso mencionado tendrá la
siguiente numeración:
AMC Nº XXX-2002-ENTIDAD
Sin otro particular, quedo de usted,
Atentamente,
Gerente de Administración
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ANEXO 5
BASES DE SERVICIOS
ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA Nº 000-2002/CONSUCODE PARA LA
CONTRATACION DE UN ABOGADO POR LOCACION DE SERVICIOS
BASES
CARACTERISTICAS DEL SERVICIO
La entidad requiere de los servicios profesionales de un Abogado con la finalidad que brinde
servicios a la Oficina de………………………………………..
Los servicios consistirán en lo siguiente:
•
•
•
•
•
•
Conocimiento y preparación de respuesta a documentos legales.
Conocimiento y preparación de respuestas a documentos legales en lo contencioso
administrativo provenientes de Procuraduría.
Formulación de Proyectos de Resoluciones varias.
Elaboración de Informes legales.
Revisión de la legislación que se publica diariamente en El Peruano.
Coordinar con las diferentes áreas de la Institución.
El plazo de los servicios de asesoría será de 01 mes y 8 días.
MONTO REFERENCIAL
Se ha considerado que el costo total de los servicios asciende a la cantidad de Tres mil y
00/100 nuevos soles (S/.3,000.00) incluidas las retenciones de Ley.
DE LA MODALIDAD DEL PAGO
El pago de los honorarios será efectuado del siguiente modo:
•
Un mil y 00/100 nuevos soles (S/. 1,000.00) por ocho días del mes de febrero, incluidos las
retenciones de ley, con la presentación del informe correspondiente a la Alta Dirección de la
Institución;
•
Dos mil y 00/100 nuevos soles (S/. 2,000.00) por el mes de marzo, incluidas las
retenciones de ley, con la presentación del informe correspondiente a la Alta Dirección de la
Institución;
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CRONOGRAMA DEL PROCESO
INVITACION AL PROCESO DE SELECCION
La invitación al postor se efectuará a más tardar el 20 de enero del 2002.
PRESENTACION DE LA PROPUESTA
El proveedor invitado presentará su propuesta el 22 de enero del presente año. La propuesta
deberá acreditar la especialización y experiencia requerida del profesional. Deberán asimismo,
además de incluirse el monto de los honorarios profesionales y las retenciones de Ley,
presentar los siguientes documentos:
a) Declaración Jurada señalando el nombre del postor, domicilio e indicación del documento de
identidad del representante legal o quien haga sus veces.
b) Declaración Jurada expresando lo siguiente:
a) Que no tiene impedimento para participar en el proceso de selección ni para contratar
con el Estado, conforme al artículo 9° de la Ley.
b) Que conoce, acepta y se somete a las bases, condiciones y procedimientos del proceso
de selección.
c) Que es responsable de la veracidad de los documentos e información que presenta para
efectos del proceso.
d) Que se compromete a mantener su oferta durante el proceso de selección y a suscribir
el contrato en caso de resultar favorecido con la buena pro.
e) Que conoce las sanciones contenidas en la Ley y su Reglamento, así como en la Ley Nº
27444 Ley de Procedimiento Administrativo General y demás disposiciones reglamentarias,
complementarias y modificatorias.
EVALUACION Y OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO
La Evaluación será realizada el 23 de enero del 2002 de acuerdo a lo que establece la parte
final del art. 95° del Decreto Supremo N° 013-2001-PCM Reglamento de la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
NOTIFICACION DE LA BUENA PRO
Se realizará el día 23 de enero del 2002, debiendo firmarse el contrato respectivo en la misma
fecha.
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Pag. 48
ANEXO 6
BASES
Nombre de la Entidad
ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA N° 000-2002Adquisición de Equipo de Sonido
2002
BASES
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1.
ASPECTOS GENERALES
1.1
1.2
1.3
1.4
Objeto de la convocatoria
Especificaciones Técnicas
Valor Referencial
Pago
2.
CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCION
2.1
2.2
2.3
Invitación a Proveedores
Presentación de Propuestas
Otorgamiento y notificación de la Buena Pro
3.
CONVOCATORIA
4.
CONDICIONES DE CARACTER TECNICO ECONOMICO
4.1
Forma de pago
5.
PRESENTACION DE PROPUESTAS
5.1
5.2
Propuesta Técnica
Propuesta Económica
6.
FACTORES DE EVALUACION DE PROPUESTAS
7.
OTORGAMIENTO Y NOTIFICACION DE LA BUENA PRO
8.
FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO
9.
RECEPCIÓN Y CONFORMIDAD DE LOS BIENES
Pag. 49
ANEXOS
BASES
ADQUISICIÓN DE EQUIPO DE SONIDO
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1
OBJETO DE LA CONVOCATORIA
La presente Adjudicación de Menor Cuantía tiene por objeto la selección de la empresa
para la adquisición del equipo de sonido para…..
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1.2
Pag. 50
ESPECIFICACIONES TECNICAS
Las Especificaciones Técnicas de los bienes a adquirir se encuentran detalladas en el
Anexo A de las presentes Bases.
1.3
VALOR REFERENCIAL
Asciende a S/. 18,000.00 (Dieciocho mil y 00/100 nuevos soles) incluido los impuestos
de Ley y cualquier otro concepto que pudiera incidir sobre el costo total de los bienes
requeridos. El indicado monto referencial ha sido estimado al mes de agosto del 2001.
1.4
PAGO
Se efectuará al contado, previa conformidad de la Gerencia de …………. El pago se
efectuará dentro del plazo de tres (3) días hábiles computados después de la
conformidad de la recepción de los bienes.
2.
CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCION
2.1
Invitación a Proveedores
2.2
Presentación de Propuestas
:
23.01.2002
Hasta las 4:30 p.m. En la Oficina de Trámite Documentario, sito en
2.3
3.
Otorgamiento y Notificación de
la Buena Pro
:
:
22.01.2002
…
24.01.2002
CONVOCATORIA
La convocatoria se realizará mediante invitación a dos o más proveedores. Se cursará
por cualquier medio de comunicación escrito, incluyendo el facsímil o
correo electrónico.
Considerando que el monto del presente proceso de selección supera las
cuatro
(4) Unidades Impositivas Tributarias, la convocatoria se comunicará al CONSUCODE
así
como a la Comisión de Promoción de la Pequeña y Microempresa – PROMPYME.
4.
CONDICIONES DE CARACTER TECNICO ECONOMICO
4.1
Forma de Pago
Las propuestas económicas se presentarán en moneda nacional, incluyendo los
impuesto de ley y cualquier otro concepto que pudiera incidir sobre el costo
total de los
bienes requeridos, debiendo facturarse a nombre del,
desagregando el precio de venta
del I.G.V.
5.
PRESENTACION DE PROPUESTAS
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Pag. 51
Las propuestas serán presentadas en sobre cerrado, conteniendo dos (2) sobres, de los
cuales el primero contendrá la propuesta técnica y el segundo la propuesta económica,
con atención al Comité Especial, Adjudicación de Menor Cuantía Nº 000-2002-xxxxxx,
en la fecha prevista en estas bases en la Oficina de Trámite Documentario, sito en Av.
Gregorio Escobedo cuadra 7 s/n, Jesús María conteniendo:
5.1
Propuesta Técnica, deberá contener, lo siguiente:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
5.2
Declaración Jurada según modelo del Anexo B de las presentes Bases.
Declaración Jurada a la que se refiere el Anexo C de las presentes Bases.
Declaración Jurada de ser una pequeña o microempresa, de ser el caso (Anexo
D).
Descripción de las especificaciones técnicas cumpliendo lo requerido por la
Entidad en el Anexo A de las presentes Bases, debidamente sustentada con
folletos, catálogos.
Carta de compromiso en el que se consigne las condiciones de entrega dentro del
plazo ofertado.
Carta de compromiso en el que el postor ganador queda obligado a realizar
capacitación en el correcto manejo, operación funcional y mantenimiento básico
del equipo.
Propuesta Económica, deberá contener lo siguiente:
El postor deberá presentar su propuesta en moneda nacional, indicando el costo total de
los bienes a adquirir, desagregando el I.G.V.
EVALUACION DE PROPUESTAS
La evaluación de la propuesta se realizará en dos (02) etapas: la evaluación técnica y la
evaluación económica. La suma de los máximos puntajes que se asignen a la propuesta
técnica y a la propuesta económica será igual a cien (100) puntos, de los cuales
cincuenta (50) puntos corresponden a la evaluación técnica y cincuenta (50) puntos
corresponden a la evaluación económica.
ETAPA DE EVALUACION TECNICA.- La propuesta Técnica se evaluará sobre un
puntaje máximo de cincuenta (50) puntos.
La evaluación de la propuesta técnica considerará los requerimientos técnicos mínimos
contenidos en el Anexo A de las presentes Bases, de modo que las propuestas que no
cumplan dichos requerimientos serán desestimadas y no se procederá a realizar la
respectiva evaluación económica.
Requerimientos técnicos mínimos:
Cumple
No cumple
Se acepta
Se desestima
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Pag. 52
Factores técnicos de evaluación
Se evaluará sólo las propuestas técnicas que cumplan con los requerimientos técnicos
mínimos.
- Plazo de entrega
15 puntos
A aquel postor que ofrezca menor plazo de entrega se le otorgará el máximo puntaje
previsto en esta etapa, es decir, se le otorgará quince (15) puntos, al resto de
propuestas que ofrezcan plazos mayores se les calificará en forma inversamente
proporcional.
- Garantía
20 puntos
A aquel postor que ofrezca mayor años de garantía se le otorgará el máximo puntaje
previsto en esta etapa, es decir, se le otorgará veinte (20) puntos, al resto de propuestas
que ofrezcan plazos mayores se les calificará en forma proporcional.
- Experiencia del Postor
15 puntos
-De 08 a 10 contratos o facturas de ventas de equipos
de sonido, objeto de la convocatoria por un monto
de S/. 18,000.00 c/u
15 puntos
-De 05 a 07 contratos o facturas de venta de equipos
de sonido, objeto de la convocatoria por un monto
de S/. 18,000.00 c/u.
10 puntos
-De 01 a 04 contratos o facturas de ventas de equipos
de sonido, objeto de la convocatoria por un monto
de S/. 18,000.00 c/u.
-Cero contratos o facturas de ventas de equipos
de sonido, objeto de la convocatoria.
5 puntos
0 puntos
Cada postor sustentará su experiencia en venta de equipos de sonido, objeto de la
convocatoria durante el año 2001, presentando hasta diez (10) facturas o contratos
similares o mayores al monto del valor referencial del presente proceso
La propuesta técnica se evaluará sobre un puntaje técnico de cincuenta (50) puntos.
Para acceder a la etapa de evaluación económica, el postor deberá obtener un puntaje
técnico mínimo de veinticinco (25) puntos.
ETAPA DE EVALUACION ECONOMICA.- La propuesta Económica se evaluará sobre
un puntaje máximo de cincuenta (50) puntos.
PROPUESTA ECONOMICA
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Pag. 53
Aquellas propuestas que excedan en más del diez por ciento (10%) o que sean
inferiores al cincuenta por ciento (50%) del valor referencial se tendrán por no
presentadas.
La evaluación económica consistirá en asignar el puntaje máximo de cincuenta (50)
puntos a la oferta económica válida de menor costo, mientras que al resto de propuestas
se les asignará puntaje según la siguiente función:
Pi
=
2 ( PMPE ) – ( Oi / Om ) x PMPE
Pi
Oi
Om
=
=
=
PMPE
=
i
=
Puntaje de la oferta económica i
Oferta Económica i
Oferta Económica de costo o precio mas
Bajo.
Puntaje Máximo de la Propuesta
Económica.
Propuesta
Donde:
Cuando el puntaje de la oferta económica resulte negativo, deberá mantenerse como tal
para el cálculo del puntaje total, el cual será calculado el tercer decimal.
Determinación de la Oferta con el mejor Costo Total
El puntaje para determinar la oferta con el mejor costo total se obtendrá sumando
algebraicamente los puntajes obtenidos en la evaluación técnica y en la evaluación
económica. Se elegirá como oferta ganadora a la que obtenga el mayor puntaje de
Costo Total.
6.
Otorgamiento y Notificación de la Buena Pro
Se otorgará la buena pro al postor que obtenga el mayor puntaje total.
La notificación de la Buena Pro se realizará de conformidad con lo dispuesto por el
artículo 96º del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, se
cursará por cualquier medio de comunicación escrito, incluyendo el facsímil o correo
electrónico.
En caso que el postor desista, se seguirá el procedimiento establecido para tales efectos
en el artículo 118° del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado.
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7.
Pag. 54
Formalización del Contrato
El contrato se formalizará con la recepción de la respectiva orden de compra, a partir de
lo cual empezará a correr el plazo para entregar los bienes adjudicados.
8.
Recepción y conformidad de los Bienes
La recepción y conformidad de los bienes entregados será realizada por la Oficina de
………………en un plazo que no excederá del plazo de ……. días hábiles, computados
desde que el proveedor hizo entrega de los bienes. Para otorgar la respectiva
conformidad se verificará la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones
establecidas, debiendo realizar las pruebas que sean necesarias para tal efecto. En caso
de existir observaciones se procederá de conformidad a lo establecido en el artículo
137° del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. La
recepción conforme no enerva el derecho a reclamo posterior por defectos o vicios
ocultos.
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Pag. 55
ANEXO A
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS
Las propuestas deberán incluir lo siguiente:
Cantidad
Descripción
2
Mezcladora de 12/4/2.
2
Amplificador Power Stereo de 1500 watts.
2
Parlantes de 300 watts, resistencia caja de 8 ohms.
2
Micrófono Inalámbrico de Mano, dinámico y cardioide.
2
Micrófono Inalámbrico Corbatero, dinámico y cardioide.
2
Micrófono Cableado, dinámico y cardioide.
2
Ecualizador Estéreo.
01
Reproductor de CD´s.
2
Reproductor de Cassettes
2
Audífonos.
2
Atril para Parlantes.
2
Atril para Micrófono, con patas plegables con boom.
La propuesta debe incluir la disponibilidad de repuestos y servicios ante cualquier falla técnica
o de fábrica.
ANEXO B
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DECLARACIÓN JURADA SOBRE INFORMACIÓN DEL POSTOR
(MODELO)
Jesús María,
de
del 2002.
Señor
PRESIDENTE DEL COMITÉ ESPECIAL PERMANENTE
Presente.Por intermedio de la presente tenemos el agrado de presentarnos a la Adjudicación de Menor
Cuantía N° 000-2002-xxxxxx,convocada por su organismo público con la finalidad de
seleccionar una empresa que les proporcione equipo de sonido.
Para tal efecto, agradeceremos a usted se sirva tener en cuenta la siguiente información:
1. Razón o denominación del Postor.
2. Nombre completo y número de Libreta Electoral del Gerente o funcionario o Apoderado
común del Postor que cuente con los poderes y facultades de representación suficientes.
3. Número del Registro Unico de Contribuyentes (RUC) de la empresa postora.
4. Domicilio y número de teléfono de la empresa postora.
5. Número de Ficha o Tomo o Partida Electrónica de Registro Mercantil donde se encuentre
registrada la empresa postora, señalando además la fecha de inscripción, de ser el caso.
Por la presente declaramos bajo juramento que la información contenida en el presente
documento expresa la verdad, que conocemos las sanciones contenidas en la Ley Nº 27444
Ley del Procedimiento Administrativo General, así como las establecidas en el Texto Unico
Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Decreto Supremo N°0122001-PCM y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2001-PCM.
Atentamente,
..…….…................................................................................
Nombre y firma del Gerente o funcionario autorizado
o Apoderado común de la empresa postora
ANEXO C
DECLARACION JURADA
(MODELO)
(Nombres y Apellidos del Representante Legal), identificado con Libreta Electoral/DNI Nº
….................. domiciliado en ….......................representante legal en calidad de (Gerente o
apoderado común) y accionista (de ser el caso) de la empresa (nombre de la empresa postora
o Consorcio); que se presenta como postora a la Adjudicación de Menor Cuantía Nº 000-2002xxxxxx para la adquisición de un equipo de sonido para el Consejo Superior de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado, de conformidad con la Ley Nº 27444 Ley del Procedimiento
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Administrativo, sometiéndome al Código Penal, en su caso, DECLARO BAJO JURAMENTO
que mi representada:
1.- No tiene impedimento para participar en el proceso de selección ni para contratar con el
Estado, conforme al artículo 9º del Decreto Supremo N° 012-2001-PCM.
2.- Conoce, acepta y se somete a las Bases, condiciones y procedimientos del proceso de
selección.
3.- Es responsable de la veracidad de los documentos e información que presenta a efectos del
proceso.
4.- Se compromete a mantener su oferta durante el proceso de selección y a suscribir el
contrato, en caso resulte favorecida con la Buena Pro.
5.- Conoce las sanciones contenidas en el T.U.O. de la Ley 26850 y su Reglamento, así como
en la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, y demás disposiciones
reglamentarias, complementarias y modificatorias.
6.- Ofrece bienes elaborados dentro del territorio nacional, de conformidad con la Ley N°
27143, el Decreto de Urgencia N° 064-2000 y su Reglamento aprobado mediante Decreto
Supremo N° 003-2001-PCM, así como el D.U. N° 083-2001, que prorroga la vigencia del D.U.
N° 064-2000 y la Ley N° 27633 que modifica la Ley N° 27143, Ley de Promoción Temporal del
Desarrollo Productivo Nacional (ESTE PUNTO DE SER EL CASO).
Lima,
de
del 2002.
.....................................................................................
Nombre y firma del Gerente o Funcionario autorizado
o Apoderado Común de la Compañía postora
ANEXO D
DECLARACIÓN JURADA
(Sólo para el caso que la empresa sea una pequeña o microempresa)
(Nombres y Apellidos del Representante legal de la empresa), identificado con Libreta
Electoral/DNI Nº ..................... domiciliado en .......................……………... , Representante
Legal de ………………..(nombre de la empresa) declaro bajo juramento que la empresa que
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represento es una pequeña o microempresa (según corresponda), de conformidad con la Ley
N° 27268.
Lima, de
de 2002
………………………………….
Nombre, firma, sello y DNI del
Representante Legal de la Empresa
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