PROPÓSITO Definir los controles necesarios para la identificación

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADA
UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN
Código:
SGI-PR-04 / V01
Fecha: 03/06/2014
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PROPÓSITO
Definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la
recuperación, el tiempo de retención y disposición de los registros de calidad.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los registros generados por el Sistema de Gestión Integrada en
la UNP
RESPONSABILIDADES
CARGO/
DEPENDENCIA
Los líderes de proceso son responsables de identificar los registros de
calidad dentro de su proceso, además de verificar los mecanismos
mediante los cuales deben archivarse y conservarse, según disponga las
Líderes de Proceso
TRD de la UNP.
Proceso de Gestión
Documental
Proceso
Administración del
SGI
DEFINICIONES
Verificar la pertinencia de las TRD y actualizarlas cuando sea pertinente
Realizar seguimiento a la implementación de las disposiciones de control
de registros dispuestos por la UNP para los registros que proporcionen
evidencias de la conformidad con los requisitos del SGI
TÉRMINO
REGISTRO DE LA
CALIDAD:
REQUISITOS PARA LA
CALIDAD:
TRAZABILIDAD:
TIEMPO DE ARCHIVO:
ARCHIVO CENTRAL:
ARCHIVO DE
GESTIÓN:
ARCHIVO HISTÓRICO
CARPETA:
CÓDIGO:
CONCEPTO
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas. Provee evidencias objetivas
de las actividades efectuadas o de los resultados obtenidos.
Necesidad o expectativa establecida relativa a la calidad.
Capacidad para seguir la historia, la aplicación o localización de todo
aquello que está bajo consideración.
Tiempo en el que duran los registros almacenados en el lugar de
archivo.
Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los
mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es
constante. (Acuerdo 027)
Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en
trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestión, la documentación que por decisión del correspondiente
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura. (Acuerdo 027)
Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservación. (Acuerdo 027)
Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las
unidades productoras de documentos y a las series y subseries
respectivas y que debe responder al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad. (Acuerdo 027)
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DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS:
ELIMINACIÓN
DOCUMENTAL:
RETENCIÓN DOCUMENTAL: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo
vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o
tablas de valoración documental, con miras a su conservación total,
eliminación, selección y/o reproducción. (Acuerdo 027)
Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de
retención o de valoración documental para aquellos documentos que
han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de
conservar su información en otros soportes. (Acuerdo 027)
Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. (Acuerdo 027) Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
TABLA DE
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
RETENCIÓN
vital de los documentos. (Acuerdo 027).
DOCUMENTAL TRD:
MARCO LEGAL
Decreto 1382 de 1995: Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la
Nación por entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva
Acuerdo 05 de 2013 “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación,
ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas..."
Acuerdo 38 de 2002. Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594
de 2000 sobre responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos y sobre el
instructivo de formato único de inventario documental.
Ley 872 de 2003. Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del
Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000.
Norma Técnica NTC ISO9001:2008
Decreto 4110 de 2004. Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma
Técnica de Calidad en la Función Pública.
CONSIDERACIONES GENERALES

Cada Proceso debe hacerse cargo de sus registros y tenerlos debidamente almacenados
para garantizar su conservación.

Los registros físicos generados por el SGI deben ser almacenados por los dueños de
cada proceso en las carpetas y en los sitios designados, el tiempo de archivo y
disposición final de los mismos se estipula en las TRD

Los archivos se clasifican en:
 Archivo activo o de gestión. Archivo de la oficina productora que reúne su documentación
en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
 Archivo central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su
trámite y cuando su consulta es constante. (Acuerdo 027)
 Archivo histórico. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la
documentación que por decisión del correspondiente Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. (Acuerdo 027)
 Para la identificación de las carpetas se utilizará el formato de rotulo. La utilización del formato
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de inventario único documental es de obligatorio cumplimiento a medida que se vaya
generando la documentación y en la periodicidad que cada proceso estime pertinente.
Los registros que se encuentran en medio físico deben estar archivados en carpetas o cajas (para
el archivo histórico), debidamente rotuladas, además se deben seguir las siguientes
recomendaciones:
 La ubicación de las carpetas, debe quedar ajustada para evitar deformaciones
 No hacer anotaciones sobre los documentos originales.
 No doblar los documentos. Si se tienen que doblar, tratar de hacer la menor cantidad de
pliegues.
 Para el archivo de los fax, es conveniente que sea la fotocopia la que se archive, pues el papel
de fax conserva la información por muy poco tiempo.

Para las demás disposiciones documentales remitirse al procedimiento de gestión de
archivo GAD-PR- 10
CONTENIDO
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Funcionario /
Contratista
Reunir la información de cada serie o sub serie documental para conformar los expedientes o carpetas de acuerdo a las Tablas de Retención Documental
Funcionario /
Contratista
Funcionario /
Contratista
Funcionario /
Contratista
Funcionario /
Contratista
Funcionario /
Contratista
Ubicar los tipos documentales que conforman un
expediente en orden cronológico o en el orden
cómo se desarrollan los trámites, verificando que
el documento más antiguo se encuentre ubicado
al inicio de la carpeta y el de fecha más reciente
al final de la misma (a manera de libro).
Alinear todos los documentos en la parte superior, adherir los documentos inferior a media carta, en a una hoja en blanco tamaño carta y Perforar los documentos como si todos fueran tamaño oficio.
Foliar cada una de las piezas documentales que se encuentren en las carpetas en el vértice superior derecho de la hoja y en sentido de lectura del documento utilizando lápiz de mina negra. OBSERVACIONES
A TENER EN
CUENTA
Los anexos hacen
parte
de
un
documento u oficio,
no
separar
documentos anexos.
Cada carpeta debe contener en promedio hasta 200 folios.
En cada carpeta se Ubicar el expediente en carpetas de yute dos deben ubicar un tapas. máximo de 200 folios.
Diligenciar el formato de rótulo para cada una de El rótulo se imprime las carpetas, utilizando los códigos y nombres de y se pega en la parte las series asignados en la TRD
inferior derecha de PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
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cada carpeta
Funcionario /
Contratista
Si es necesario ubicar en cajas seguir la
instrucción del procedimiento de gestión de
Archivo GAD-PR-10
Funcionario /
Contratista
Cuando ya se ha cumplido el tiempo de permanencia en el Archivo Central, se actúa conforme a lo dispuesto en la columna de disposición final de las Tablas de Retención Documental. (Conservación Total, Eliminación, Microfilmación o Digitalización y Selección)
Tener en cuenta el
rótulo de cajas si
aplica.
FORMATOS Y REGISTROS:

TRD UNP

Rotulo identificación cajas. Rotulo identificación carpetas.

CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Inicial
00
Identificación del Cambio
Creación
Elaboró: Ignacio Cabrales
Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación
e Información
Aprobó: Jaime Orlando Infante
Jefe Oficina Asesora de Planeación e Información
Oficializó: Jaime Orlando Infante
Jefe Oficina Asesora de Planeación e Información
Versión
Final
01