Tabla de Disposición de Documentos.
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PROCURADURIA GENERAL DE LA REPUBLICA TABLA DE DISPOSICION DE DOCUMENTOS 2014 INTRODUCCION El presente documento forma parte del Manual de desincorporación destrucción y transferencia de documentos en los archivos de la Procuraduría General de la República. El propósito de dicho manual es el de ayudar a los empleados en la valoración de documentos y tomando como base legal las leyes primarias y secundarias. Para esto, se proponen períodos de tiempo en las diferentes unidades de archivo, sean estos de gestión, archivos descentralizados o históricos. Nótese que la tipología documental está enfocada a documentos de carácter Legal, administrativo y financiero. Cabe mencionar, que este documento deberá ser consultado en la oficina de archivos de la Institución, para aplicar así los plazos precauciónales de transferencias, para la disposición o destrucción de aquellos documentos que no tengan valor administrativo, legal o histórico. Hago de su conocimiento, que este trabajo es el producto de la aprobación a nivel estructural de la PGR, como un aporte de la Unidad coordinadora de Archivo, para resolver el problema de desbordamiento de documentos en los archivos de ésta Secretaría de Estado. TABLA DE DISPOSICION DE DOCUMENTOS PERIODO DE RETENCION ARCHIVO DESCENTRALIZADO Agendas de reunión 3 años Destruir en la Unidad Administrativa Acreditaciones Permanente Conservarlo en el expediente del Archivo de Personal Actas firmadas por el Señor(a) Procurador General 3 años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplido los 3 años Actas de toma de posesión de cargos Permanente Permanente Conservarlo en el expediente del Archivo de Personal Actividades sociales lista de invitados Actuaciones de Salvadoreños en eventos o seminarios ARCHIVO CENTRAL ACCIONES DISPOSITIVAS DESCRIPCION DE DOCUMENTO 1 año Destruir en la Unidad Administrativa 3 años Transferir al Archivo Central después de cumplido 3 años Transferir al Archivo Central después de cumplir 3 años Acuerdos, Convenios y Tratados 3 años Capacitaciones del personal de la Procuraduría General de la República Permanente Demandas por ayudas alimenticias de hijos de Salvadoreños en el Exterior. 3 años Permanente Transferir al Archivo Central después de haber cumplido 3años Agendas de los Señores Procuradores Auxiliares 3 años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplir 3 años Permanente Conservarlo en el expediente del Archivo de Personal. PERIODO DE RETENCION ACCIONES DISPOSITIVAS DESCRIPCION DE DOCUMENTO ARCHIVO DESCENTRALIZADO Circulares Informativas 3 años Condecoración a personalidades extranjeras 3 años ARCHIVO CENTRAL Destruir en la Unidad Administrativa Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplir 3 años Condecoraciones a personalidades nacionales 3 años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplir 3 años Reconocimientos a personal institucional 3 años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplir 3 años Formulación de políticas institucional 3 años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplir 3 años Reuniones a nivel Nacional de Coordinadores de las Procuradurías auxiliares. 3 años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplir 3 años Consulta Relativa al estado Civil, Laboral y Familiar Antecedentes. 3 años Consultas de la procuraduría General a otras Instituciones Internacionales 5 años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplir 5 años Contratos de Personal de la Procuraduría General 3 años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplir 3 años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplir 3 años PERIODO DE RETENCION ACCIONES DISPOSITIVAS DESCRIPCION DE DOCUMENTO ARCHIVO DESCENTRALIZADO Cotizaciones 1 año Cuentas Bancos 3 años Currículo Vitae de personal que trabaja en de la PGR Permanente Conservarlo en el expediente del Archivo de Personal Cursos, capacitaciones, Seminarios, Congresos, Conferencias y Tratados. 3años Destruir en la Unidad Administrativa 3 años Transferir al Archivo Central después de cumplido 3 años Documentos de Misiones Oficiales Declaraciones de Impuesto ARCHIVO CENTRAL Destruir si no participa en el Proceso de licitación. Permanente Permanente Transferir al Archivo Central después de Auditado. Destruir en la Unidad Administrativa 1 año Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplido 3 años. Donaciones de Países amigos 3 años Días Nacionales 1 año Destruir en la Unidad Administrativa Reconocimientos o estímulos a empleados Recursos Humanos Conservarlo en el expediente del Archivo Personal Constancias a empleados Permanente R. H. Conservarlo en el expediente Del Archivo Personal. Invitaciones a eventos internos de la PGR 1 año Destruir en el Archivo Descentralizado una vez cumplido el año. Evaluaciones al personal Eventos Deportivos Permanente Permanente Conservarlo en el expediente del Archivo de Personal Destruir en la Unidad Administrativa 1 año Lista Actualizada de nombramiento de Procuradores Auxiliares 3 años Tramites en aduanas 3 años Partidas de Defunción 1 años Memorando internos 5 años Destruir en la Unidad Administrativa Fax: Repetidos Temporal Destruir las copias en el Archivo Descentralizado Notas de Felicitaciones Condolencias 1 año Destruir en la Unidad Administrativa Participación en Ferias y Simposios 1 años Transferir al Archivo Central después de haber cumplido 3años Fianzas, Avales y Garantías 3 años Transferir al archivo Central después de cumplir 3 años Formularios con información de personas que tramitan los servicios de la PGR Permanente Conservarlo en el Archivo Descentralizado Salida de menor del país 3 años Partidas de Nacimiento 3 años Permanente Permanente Permanente Transferir al Archivo Central Después de cumplir los 3 años. Transferir al Archivo Central después de cumplido los 3 años Transferir al Archivo Central después de cumplido los 3 años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplir los 3 años. Permanente Transferir al Archivo Central después de haber cumplido 3 años. Desincorporar después de fallecida la persona. DESCRIPCION DE PERIODO DE RETENCION DOCUMENTO ARCHIVO DESCENTRALIZADO ACCIONES DISPOSITIVAS ARCHIVO CENTRAL 1 año Destruir en la Unidad Administrativa 2 años Destruir en el Archivo Descentralizado después de cumplido 2 años Informes de Procuradurías Auxiliares 3 años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplido 3 años Informes especiales o confidenciales 5 años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplir 5 años Directorios telefónicos Información sobre paraderos de personas en el extranjero Informes trimestrales Temporal Supervisiones efectuadas en las Procuradurías Auxiliares de la PGR 3 años Invitaciones 1 año Destruir al año de la Publicación del Informe anual. Permanente Transferir al Archivo Central después de haber cumplido el año Destruir en el Archivo Descentralizado al cumplir el año Delegación a representar al Procurador o adjunto. 3 años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplir 3 años. Tramite de adopciones 1 año Permanente Transferir al Archivo Central después de 3 años Licencias de Personal Permanente Lista de funcionarios del la PGR Temporal Destruir la anterior cada vez que se actualice Lista Interna de teléfonos de PGR Temporal Destruir cada vez que se actualice Permanente En archivo de Recursos Humanos Memorias y Planes locales Procuradores Auxiliares 3 años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplido 3 años Agendas 3 años Extranjeros demandados 3 años Placas otorgadas a personalidades 3 años Presupuestos 3 años Transferir al Archivo Central Registro de firmas autorizadas 3 años Transferir al Archivo Central después de cumplir 3 años. Seguimiento a gestión de ayuda alimenticia en el exterior. 10 años Informe de eventos, culturales y sociales de la PGR 1 año Resoluciones Permanente Reuniones 3 años Vacaciones y licencias de los funcionarios 3 años Vacaciones y licencias de los funcionarios Recursos Humanos Solicitud de información situaciones especiales 3 años Solicitud de publicaciones, obras 2 años Viajes de Misiones Oficiales 3 años Jubilaciones 3 años Destruir en la Unidad Administrativa Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplido 3años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplir 3 años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplido 3 años Transferir al Archivo Central después de cumplido 3 años Permanente Conservarlo en el expediente del Archivo de Personal y remitirlo después de un año. Transferir al Archivo Central después de cumplido 3 años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplido 3 años Permanente Mantenerse en el expediente de Recursos Humanos Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplir 3 años Destruir en el Archivo Descentralizado al cumplir 2 años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplido 3 años Permanente Vacaciones y licencias de los funcionarios Renuncias 3 años Visitas de personalidades 3 años Pérdida de puesto o traslados Permanente En Archivo de Recursos Humanos Autorización y delegación de jefaturas Permanente Conservarlo en archivo de personal Quejas, Reclamos y Protestas por servicios de la PGR 3 años Aperturas y Reapertura de nuevas oficinas en de la PGR 3 años Normas y Procedimientos 3 años Licencias Fronterizas 3 años Licitaciones 3 años Todo documento de 1960 hacia atrás es considerado Histórico Permanente Permanente en el Archivo Central Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplir 3 años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplido 3 años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplido 3 años Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplir 3 años. Desincorporar solo si está registrado en el libro Permanente Permanente Permanente Transferir al Archivo Central después de cumplido 3 años Guardarlos en el Archivo Histórico Transferir al Archivo Central después de cumplido 3 años Exposiciones 3 años Mantenimiento de automóviles, vales de gasolina 3 años Acuerdos de Recursos Humanos Permanente Documentos y Registros Financieros, Ley AFI 10 años Transferir al Archivo Central después de liquidado. Devolución de Documentos 1 año Destruir en la Unidad Administrativa Dictámenes Jurídicos 3 años Destruir en la Unidad Administrativa Permanente Permanente Conservarlo en expediente de cada empleado Transferir al Archivo Central después de cumplido 3 años Directorios Temporal Discursos 3 años Destruir en la Unidad Administrativa cada vez que se actualice Permanente Copias de documentos si se comprueba con originales Transferir al Archivo Central Después de cumplir 3 años Destruir en el Archivo Descentralizado Correspondencia con Organismos Nacionales: públicos o privados, y Organismos Internacionales. 3 años Permanente Transferir al Archivo Central Después de cumplir 3 años Correspondencia con Organismos Oficiales donde funciona la Embajada, Consulado o Sección Consular. 3 años Permanente Transferir al Archivo Central Después de cumplir 3 años Gastos de funcionamiento por Procuradurías Auxiliares 5 años Desincorporar cuando la Contraloría General de la República de el finiquito. Horas Laborales 1 año Destruir en la Unidad Administrativa
