EBOOK 25 Formas Efectivas de Reducir Costes para Empresas Pequeñas Ideas poco comunes, rápidas y sencillas para eliminar costes innecesarios, reducir gastos e incrementar flujos de caja de una forma constante. www.labconsultores.com 25 EBOOK Formas Efectivas de Reducir Costes para Empresas Pequeñas Ideas poco comunes, rápidas y sencillas para eliminar costes innecesarios, reducir gastos e incrementar flujos de caja de una forma constante. www.labconsultores.com 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS ¿Es este libro para mi? Acerca del Autor: Nos encontramos en un momento de reducción de costes, dónde el recorte de nóminas suele ser la solución más fácil, pero está muy lejos de ser la mejor. La guía que tienes en tus manos presenta formas específicas para que las empresas puedan reducir costes sin reducir su personal. Con ideas Concisas, muestra cómo emprendedores y empresarios de éxito están aprovechando mejor sus recursos para controlar sus costes, creando una empresa más sólida y un ambiente de trabajo más estable. Se trata de un libro accesible y práctico que aborda el tema de la gestión de costes para pequeñas empresas, emprendedores y dueños de negocios. Este libro te proporcionará 25 herramientas, ideas y estrategias clave para la gestión de tus costes. Son ideas nuevas y efectivas sobre la reducción de los costes de fácil implantación. Se trata de 25 técnicas para que los dueños de empresas y emprendedores puedan reducir sus gastos y ampliar sus beneficios, sin perturbar la vida de sus trabajadores y la moral del negocio. Enrique Vidal Itriago Enrique Vidal es colaborador habitual de Labconsultores en la generación de contenido útil para los emprendedores y pequeñas empresas. Está especializado en la Venta y el Marketing de soluciones, es conferencista y cuenta con varias publicaciones a su haber sobre la gestión empresarial. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 01 Siempre pregunta por un descuento Aunque nunca se anuncian los descuentos por parte de los proveedores, muchos de ellos tienen un margen para descontar. Sólo tienes que tomar la iniciativa de pedirlo. No tendrás necesariamente un descuento en un paquete de folios para tu oficina, pero si que puedes conseguir descuentos en otros artículos de mayor valor. Te sorprenderás de la cantidad de veces que obtendrás un mejor precio al pedir un descuento y sobretodo al mencionar que eres el dueño de la empresa. Puedes inclusive tener éxito pidiendo una tasa de descuento mayor. Pero si sólo te dan un pequeño descuento, todavía estarás ahorrando dinero. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 02 En la unión está la fuerza Encuentra otros propietarios de pequeñas empresas como tu y busca lineas de colaboración con ellos para ahorrar dinero en suministros y otros bienes. Puedes formar alianzas con otros dueños de negocios en tu nicho para conseguir descuentos en productos o disminuir costes de transportes. Este tipo de acciones es una de las últimas tendencias en los negocios. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 03 No compres en grandes cantidades No, esto que acabas de leer no es un error de imprenta. A menudo, los propietarios de pequeñas empresas compran cosas como artículos de oficina al por mayor, ya que parece menos costoso al comprar de esa manera. Por ejemplo, si compras mil unidades de un producto, el costo será menor que si los compras uno a la vez. Pero tienes que preguntarte lo siguiente: ¿Cuánto tiempo vas a tardar en utilizar estos productos? Lo más probable es que tardes un buen tiempo o encuentres que la mayoría de ellos se puedan dañar antes de llegar el momento de su uso. Como propietario de una pequeña empresa, puedes reducir en gran medida tus gastos al comprar sólo lo que necesita para hoy y no lo que crees que necesitarás mañana. Además, ten en cuenta que el dinero que tengas en inventario, no podrás utilizarlo hasta que éste sea utilizado o vendido. Es decir, puedes tener una buena cantidad de dinero parado y no poder utilizarlo para otras cosas importantes. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 04 Mejora los precios de compra de servicios necesarios para que funcione tu negocio Existen algunos costes necesarios para el funcionamiento de tu negocio como son los seguros, los asesores laborales o los servicios de prevención de riesgos laborales. Hay muchas formas para reducir los costes de estos servicios, pero el paso más importante es encontrar y comparar las distintas alternativas. Lo importante es siempre mantenerse buscando el mejor precio del mercado con las mismas características necesarias para que cumplas con la ley, sobre todo cuando se acerca el momento de la renovación de estos servicios. Un buen ejemplo es el caso de los servicios de prevención de riesgos laborales. Estos pueden costarte entre 300 y 600 euros al año y puedes conseguir lo mismo por tan sólo 60 € con un servicio de prevención Online. Labconsultores te da la oportunidad de gestionar por ti mismo el Plan de Riesgos laborales de tu empresa de una forma rápida, fiable y sencilla por solo 60 €, y cumpliendo al 100% con la legislación preventiva. Visita www.labconsultores.com. Mas Información 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 05 Elimina cargos financieros Muchos propietarios de pequeñas empresas gastan cientos y a veces miles de euros en gastos innecesarios como retrasos en los pagos de los préstamos, tasas de procesamiento de tarjetas de crédito, o las cuotas por ser miembros en ciertas tarjetas de crédito. Mantenerte al día con las facturas y pagos puede ser más complicado de lo que seria llevar tus cuentas personales, pero con las nuevas tecnologías como por ejemplo los servicios de pago online puedes hacer que todo sea más fácil. Por ejemplo, puedes programar alertas que te notifiquen cuando las facturas se vencen y nunca más te recarguen los famosos 30€ de cargo financiero. Echa un vistazo a las cuotas y tarifas de mantenimiento que pagas por el uso de tus lineas de crédito. ¿Son necesarias, o se les puede dar una vuelta y obtener mejores tasas en otra parte? 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 06 Usa la Tecnología La tecnología nos permite ahorrar dinero y avanzar en nuestros negocios de una manera que no era posible hace cinco años. Desde servicios de teleconferencia y servicios de pago online, hasta la utilización de aplicaciones de escritorio remoto, hay muchas maneras con las que puedes reducir los costes con la tecnología. Un ejemplo clave es reducir el coste de adquisición de nuevos clientes implantando estrategias de Marketing Online mucho más efectivas y con un coste mucho menor al de mantener un comercial para la prospección y búsqueda de nuevas oportunidades. Las empresas que están destacando actualmente utilizan a su fuerza comercial para cerrar ventas y no para realizar visitas o llamadas de prospección para generar nuevos clientes. Con el Marketing Online necesitas menos personal y este se enfoca en lo que verdaderamente son buenos. En cerrar la venta. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 07 Utiliza líneas telefónicas virtuales Las Líneas telefónicas tradicionales pueden ser un costo alto para tu negocio y, a veces innecesario. Los propietarios de pequeñas empresas que optan por usar teléfonos Moviles, VoIP (Voice Over Internet Protocoly), líneas telefónicas virtuales en lugar de un teléfono fijo tradicional pueden reducir significativamente sus costes empresariales. El VoIP permite la unión de dos mundos históricamente separados, el de la transmisión de voz y el de la transmisión de datos. Entonces, el VoIP no es un servicio sino una tecnología. VoIP puede transformar una conexión standard a internet en una plataforma para realizar llamadas gratuitas por internet. Usando algunos de los software gratuitos para llamadas VoIP que están disponibles en internet estamos saltándonos a las compañías tradicionales de telefonía, y por consiguiente, sus tarifas. En el pasado, las conversaciones mediante VoIP solían ser de baja calidad, esto se vio superado por la tecnología actual y la proliferación de conexiones de banda ancha, hasta tal punto llego la expansión de la telefonía ip que existe la posibilidad de que tu sin saberlo ya hayas utilizado un servicio VoIP, por ejemplo, las operadoras de telefonía convencional, utilizan los servicios del VoIP para transmitir llamadas de larga distancia y de esta forma reducir costos. Se sabe que va a llevar algún tiempo pero es seguro que en un futuro cercano desaparecerán por completo las lineas de teléfono convencionales que utilizamos en nuestra vida cotidiana, el avance tecnológico indica que estas serán muy probablemente reemplazadas por la telefonía IP. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 08 Adiós al Papel El costo del papel, tinta, suministros de correo y franqueo pueden parecer insignificantes la mayoría de las veces, pero no te extrañe que pueda representar un alto gasto para tu negocio. Acciones como: no imprimir a menos que sea absolutamente necesario, la transmisión de facturas digitales o el archivo de toda la documentación importante a tu ordenador, puede ayudar a reducir algunos de los costos más comunes de las empresas. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 09 Inicia la comercialización de tus productos de manera Online Si aún no te has subido al tren de alta velocidad de Internet con el e-commerce, estás perdiendo un gran potencial que hará que crezcas a un ritmo rápido, con altos resultados y con un bajo costo de comercialización. Puedes comenzar con un blog para posicionarte como experto en tu nicho, utilizar el marketing de contenido en las redes sociales, o utilizar otro tipo de publicidad Online y tendrás la posibilidad de ver una respuesta relativamente rápida con un coste empresarial muy bajo frente a la comercialización tradicional. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 10Reducir la deuda de las tarjetas de crédito La reducción de tu deuda de tarjeta de crédito no es una manera rápida y fácil para reducir los costes de tu empresa, pero si que es una manera inteligente de hacer que tu negocio sea financieramente más saludable en el largo plazo. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 11 Crear y mantener un presupuesto para tu negocio Un presupuesto va de la mano con la reducción de costes de las empresas, ya que es imposible tomar decisiones financieras inteligentes, si no tienes una idea clara de del dinero le ingresa y el que sale de tu negocio cada mes. El presupuesto es una herramienta que que se utiliza todos los días y puede convertirse en una poderosa forma para la reducción eficaz de tus costes. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 12 Explora un lugar alternativo para tu Negocio Los gastos que vienen por disponer de un lugar físico para tu negocio pueden ser enormes, y en muchos casos, esto es inevitable. Si te encuentras en una situación en la que puedas cambiar de lugar, podrías ser capaz de reducir tus costos drásticamente al reducir el tamaño de tu lugar de venta, la exploración de un acuerdo de coworking, o incluso convertir tu empresa en un negocio basado en el hogar y que los empleados trabajen a distancia son buenas opciones. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 13Comprar Equipos reacondicionados La compra de equipos nuevos es un gran coste empresarial. Tu puedes reducir el gasto por la compra de mobiliario y equipo usado o que a menudo están en muy buen estado y se encuentran en oferta. Normalmente son ofrecidos por los fabricantes a un precio reducido y renovado. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 14 Ver la posibilidad del Trueque El trueque es el intercambio de bienes y servicios sin necesidad de dinero. Cuando se llega a un acuerdo de trueque con éxito, puedes reducir los costes de tu negocio, evitando el desembolso inicial de fondos con el fin de satisfacer una necesidad inmediata. Conozco el caso de una clínica de belleza estética que paga buena parte de sus facturas a cambio de sus servicios. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 15 Eliminar todo aquello que no aporta valor al cliente final En la realidad, a la mayoría de los clientes no les importa mucho lo que tu vendes, de hecho dudo que pasen mucho tiempo pensando en ello. Son muy pocos los clientes que están dispuestos a considerar el trabajar con tu empresa como algo excitante. Lo que quiero decir, es que las actividades empresariales que para ti parecen ser lo más importante, tienen muy poca resonancia en tus clientes. El núcleo central de la auto renovación organizacional para la disminución de costes consiste en desarrollar un profundo conocimiento de lo que a los clientes verdaderamente les preocupa y por qué. Debes ver a los clientes tal y como ellos se ven a sí mismos y aprovechar inteligentemente sus experiencias para mejorar los procesos de compras a tu favor. Lo primero que debes hacer es definir el proceso de compra actual de tus clientes objetivos ¿Con cuáles actividades se comprometen los clientes para satisfacer sus necesidades? A partir de aquí te recomendamos realizar las siguientes acciones: • • • Reconstruir el proceso de compra eliminando las etapas que no aportan valor y encarecen el proceso. Digitializar el proceso para combinar o sustituir acciones del proceso de compra actual. Hacer más inteligentes algunos eslabones del proceso de compra para disminuir el proceso de decisión. La idea es conseguir que el valor para el cliente proceda de la información que suministras al cliente en cada fase del proceso de compra. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS Un ejemplo sobre cómo disminuir tus costes reconstruyendo el proceso de compra y eliminando aquello que no aporta valor lo puedes ver en www.labconsultores.com. Ellos han sustituido la cadena de consumo de servicios de prevención de riesgos laborales por otra que ofrece una experiencia al cliente totalmente diferente y ventajosa para éste. Por ejemplo, cumpliendo al 100% con la normativa de prevención de riesgos laborales eliminan la necesidad de asistencia “in situ” de un técnico en prevención de riesgos laborales externo a tu empresa, ya que se trata de una actividad que se puede hacer desde la distancia con un potente servicio de consultoría técnica especializada (eliminan un eslabón de la cadena que es costoso ya que no aporta ningún valor su presencia in situ en tu empresa). Además, Labconsultores entrega toda la información que necesita el cliente para hacerlo más inteligente en relación a la gestión de sus riesgos laborales, consiguiendo dos cosas: 1) Que la gestión sea más efectiva gracias a que el empresario responsable de su empresa se involucre más en ésta y; 2) Se disminuyen los costes de tener a una consultora externa a la empresa cuyo trabajo sea custodiar unas carpetas con el expediente del cliente. Esto último puede hacerse en la propia empresa sin ningún esfuerzo y disminuyendo significativamente los costes, y con un asesoramiento permanente y personalizado, llevado a cabo por expertos consultores que no necesitan desplazarse a la empresa. Además, Labconsultores facilita la contratación del servicio al incluir un sistema de pago por internet, lo cual permite reducir aún más los costes y optimiza la gestión administrativa del mismo. La conclusión es que el coste del servicio disminuye tanto para Labconsultores como para el cliente. Se consigue así un precio de venta de 60€ frente a los 300€ que se cobran, como mínimo, por el mismo servicio por otras consultoras de prevención de riesgos laborales del mercado. Lo que han hecho es eliminar todo aquello que no aporta valor al cliente, consiguiendo ser más competitivos y mejorando la experiencia de compra de sus clientes. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 16 Subcontrata todo lo que puedas La verdad es que la externalización en la mayoría de los casos te ahorrará mucho dinero. En primer lugar se debe a que la externalización es más barato que el mantener a un departamento entero de empleados o a un empleado realizando actividades que no aportan valor al cliente y terminan siendo más ineficientes. Otra cosa a tener en cuenta con el outsourcing, es que te permite pagar sólo por los servicios que necesitas, asegurando que no será un peso muerto en lo que se refiere a los costes de mano de obra operacionales. Al final se trata de ver que decisión te ofrece el mayor retorno de la inversión. Es decir, ¿Haciendolo tu mismo, puedes conseguir los mismos o mejores resultados y con igual o menor esfuerzo económico que subcontratando? si la respuesta es no, entonces debes considerar subcontratar ese servicio. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 17 Contrata Pasantes Los pasantes pueden no ser tan hábiles como los empleados experimentados, pero son mucho más baratos de contratar y tienen menos probabilidades de ser robados por un competidor. Además, si se entrenan lo suficiente, el resultado final será que contarás con empleados cualificados que son leales a tu empresa. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 18 Recicla el dinero Las empresas tienden a generar una gran cantidad de basura, la mayoría de ellos se pueden reciclar en dinero. Si lo haces, no sólo vas a reducir tus costes operativos, también estarás ayudando al medio ambiente. Aquí hay algunas cosas que puedes hacer para hacer dinero de tus restos en la oficina: •Vender periódicos y revistas. No importa qué tipo de trabajo tengas, se va a vender. Naturalmente, los papeles de mejor calidad se venden más. •Teléfonos rotos, ordenadores rotos, cartuchos vacíos, tv rota y casi todo roto podrás venderlo. Busca los centros de reciclaje más cercanos cerca de tu negocio, si no te acaban de comprar por lo menos que te lo recojan. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 19 Utiliza dispositivos de ahorro energético El uso de dispositivos de ahorro energético, en particular aquellas con la etiqueta de alta eficiencia como las bombillas fluorescentes compactas son una buena solución para ahorrar en la factura de la luz. Puede que aveces sean más caros al principio, pero la mayoría de los dispositivos de ahorro energético vienen con descuentos patrocinados por el gobierno y son asignables para subvenciones de implantación de energía verde. La verdad es que puedes ahorrar dinero en el largo plazo al hacer que tu oficina sea más eficiente en el uso de la energía. Recuerda que puedes solicitar una auditoría de eficiencia energética de forma gratuita. Un asesor realizaría una evaluación de tu lugar de trabajo y señalarte maneras de reducir aún más tus facturas de energía. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 20 Intenta nuevas formas de publicitar tu negocio Los consumidores necesitan escuchar tu mensaje publicitario un promedio de siete veces antes de que consideren la compra de tus productos. Si tu negocio se encuentra pagando por la publicidad tradicional, como prensa, televisión o radio, seguro que tu presupuesto de publicidad puede ser alto. Es difícil competir con estos grandes presupuestos y conseguir que tu mensaje llegue a tu audiencia objetivo. Actualmente los medios digitales están cambiando la forma de atraer clientes, con un retorno de la inversión mucho mayor al del resto de medios y con una efectividad en el mensaje directo que llega a tu audiencia objetivo. Las redes sociales están cambiando la forma de hacer negocios. No requiere ninguna inversión financiera para abrir tu página de empresa en Facebook o una cuenta en Twitter. Las redes sociales con un buen contenido para compartir te permitirán ahorrar en tus gastos de publicidad. Veras que vale la pena. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 21Renegociar los contratos de arrendamiento de equipos Por ejemplo, cambia a una fotocopiadora más pequeña o puedes adquirir contratos de mantenimiento más cortos. Es decir, si tu volumen de copias ha bajado, se puede disminuir el mantenimiento. Revisa si realmente necesitas todos los contratos de servicios con los que cuentas actualmente. Tal vez es mejor que pagues por las reparaciones puntuales. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 22Tarjeta de Crédito vs Tarjeta de Debito Elegir entre una tarjeta de credito o una tarjeta de débito depende de dos factores principales: (1) de tus necesidades de financiación y (2) de tu capacidad de planificación y disciplina económica (especialmente de lo segundo). La diferencia principal entre una tarjeta de crédito y una tarjeta de débito es que la primera es un medio de financiación y la segunda es un mero medio de pago. Me explico. La tarjeta de crédito permite comprar o retirar efectivo sin necesidad de disponer del dinero en ninguna cuenta bancaria en ese momento, mientras que la tarjeta de débito carga el pago inmediatamente en la cuenta (y si no hay dinero, no permite la operación). En el caso de las tarjetas de débito no se cobran intereses en ningún caso. Sin embargo, en las tarjetas de crédito sí que sucede si se acumula deuda. Lo recomendable al usar una tarjeta de crédito es pagar de una vez la deuda mensual. De lo contrario, nos cobrarán unos intereses que fácilmente pueden superar el 20%. Cambiar tus tarjetas de crédito a tarjetas de debito asegurarán que tu empresa no va a pasar más allá de sus medios, y te permitirá evitar incurrir en deudas, especialmente las innecesarias. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 23Subarrendar espacio no utilizado En lugar de dejar que el espacio no utilizado se llene de polvo o lo utilizas para funciones de almacenamiento innecesarios, en su lugar puedes subarrendarlo a otras empresas, por lo que se puede añadir otra fuente a tu flujo de efectivo. Puedes publicar un anuncio. Hay muchas "pequeñas empresas" que tienen miedo de contratar un espacio propio. Busca nuevas empresas o tal vez un profesional independiente que sólo necesite un pequeño espacio en el que él pueda cumplir con sus clientes. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 24Vende equipos que ya no sean de uso frecuente Esto te ahorrará una gran cantidad de espacio, que luego se puede alquilar. En tiempos donde el equipo no se necesite, sólo tienes que alquilarlo. El dinero que se ahorra en este punto se puede utilizar en la mejora o el mantenimiento de los equipos que si se utilizan con frecuencia. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS 25 Aprende algo nuevo En lugar de pagar a un consultor para que te asesore en la protección de datos para tu negocio, por ejemplo, puedes contratar a uno para una hora y que te muestre cómo hacerlo tu mismo. Otro ejemplo es el de Labconsultores, ellos por solo 60 € al año te permiten que puedas llevar por ti mismo y sin ningún esfuerzo la prevención de riesgos laborales de tu negocio. Te puedes ahorrar más 300€ al año ,que luego puedes destinar a otras partidas presupuestarias de tu negocio y además garantizaras que todo funcione bien y esté bien supervisado. Recuerda el viejo dicho, el ojo del dueño, engorda el caballo. Comienza desde ya a tomar las riendas de ciertos servicios. Nadie querra que se haga bien, como tu mismo. 25 FORMAS DE REDUCIR COSTES PARA EMPRESAS PEQUEÑAS Conclusiones Las posibles medidas que se pueden aplicar dentro de una política de reducción de costes para empresas pequeñas son múltiples y variadas, pero casi todas ellas pueden tomarse permanentemente y desde el inicio en cualquier empresa, sin esperar a que lleguen malos tiempo. Esa es, y no otra, la mejor política de reducción de costes, la que se enmarca dentro de la política estratégica de la empresa. Antes de empezar a recortar un gasto te recomiendo hacer un análisis integral. No se trata de una reingeniería de procesos, simplemente de hacer pequeñas modificaciones en las prácticas y costumbres de tu negocio, para así reducir costes en áreas estratégicas de tu empresa. Al final, cada granito de arena va sumando y podrás contar con una buena cantidad de dinero al fina de año que puedes asignar a otras áreas de tu empresa, como por ejemplo, la generación de nuevos clientes. Es decir, áreas que sean capaces de incrementar los flujos de caja de tu negocio. Ahorra en costes gestionando tú mismo el Plan de Prevención de Riesgos Laborales de tu empresa Contrata por sólo 60€ la gestión de los riesgos laborales de tu empresa de una forma rápida y sencilla. Mas Información