3 Definición de la Solución
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Microsoft Office XP Control de Gestión de Subsidiarias. Autor: Claudio Navarro Váscones. Empresa: Banco Wiese Sudameris. TABLA DE CONTENIDO 1 GENERALIDADES .............................................................................................................................3 2 RESUMEN EJECUTIVO ...................................................................................................................4 3 DEFINICIÓN DE LA SOLUCIÓN ....................................................................................................5 3.1 3.2 3.3 3.4 PERFIL DEL CLIENTE .....................................................................................................................5 SITUACIÓN ACTUAL DEL CLIENTE ................................................................................................6 VISIÓN ..........................................................................................................................................7 ALCANCE ......................................................................................................................................8 4 OBJETIVOS DE NEGOCIO ..............................................................................................................9 5 ESPECIFICACIONES FUNCIONALES ........................................................................................10 5.1 5.2 6 FUNCIONES Y SERVICIOS .............................................................................................................10 ARQUITECTURA...........................................................................................................................12 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS.................................................................................................13 6.1 6.2 PRODUCTOS UTILIZADOS .............................................................................................................13 CARACTERÍSTICAS OFFICE UTILIZADAS ......................................................................................13 Microsoft Office XP Pág. 2 1 Generalidades El presente informe representa la documentación oficial para las soluciones Office XP, a ser desarrollada por los participantes del concurso “Desafío Office XP”. La documentación se denominará en adelante “Diseño de Solución Office XP” la cual brindará información de tipo funcional y técnica. El diseño de la solución y el detalle de las especificaciones, a ser documentadas, serán definidas íntegramente por el concursante, basándose en los requerimientos o necesidades existentes en la compañía en la que labora. En adelante dicha compañía será considerada “cliente” de la solución. El documento de “Diseño de Solución Office XP” será el único documento entregable por todos los concursantes, el cual será calificado en base al cuadro de evaluación definido para el presente concurso. La estructura del presente documento está basada en la plantilla oficial de Microsoft Corporation, para la documentación de las soluciones basadas en Office XP, documentación que puede ser consultada a través de la página Web de Office XP. Microsoft Office XP Pág. 3 2 Resumen Ejecutivo La solución planteada está orientada a brindar para consulta la información correspondiente a la situación financiera y de gestión de las empresas del Banco Wiese Sudameris, bajo los estándares requeridos por la Alta Dirección y su Casa Matriz. El conglomerado Wiese Sudameris está compuesto el Banco Wiese Sudameris, por sus empresas subsidiarias, sobre las cuales mantienen el control de su gestión, las empresas afiliadas, en las que su participación no es mayoritaria y las empresas de segunda generación que son las inversiones permanentes sus subsidiarias. El Servicio de Contraloría y Planeamiento Estratégico del Banco Wiese Sudameris cuenta con el Departamento de Subsidiarias, que tiene como función principal centralizar y canalizar la información correspondiente a la gestión de las empresas que conforman el conglomerado Wiese Sudameris y brindar periódicamente, a la Alta Dirección del Banco y a la Casa Matriz (Grupo Intesa BCI), los informes de situación y gestión correspondientes. Actualmente la información procesada se recopila de diversas fuentes de información, con diversos estándares de presentación, se procesa en hojas de cálculo independientes una de otra y no se cuenta con un medio común de consulta en línea. La solución permitirá integrar en medios estándares, la recopilación de la información de base de las empresas involucradas, establecer niveles de coordinación y comunicación adecuados, que permitan mantener la información procesada por el Departamento de Subsidiarias, en un ambiente de uso natural y disponible en cualquier momento. La información a integrar corresponde a: - Ficha de datos (datos generales, composición accionaria, directorio, gerencia) - Estados Financieros (Balances, Estados de Resultados y Anexos) - Presupuestos - Inversiones Microsoft Office XP Pág. 4 3 Definición de la Solución Esta sección describe la solución en términos generales, detallando los requerimientos o necesidades del cliente, y los aspectos técnicos que cubre la solución. La definición de la solución se detallará en base a los siguientes puntos: 3.1 Perfil del Cliente El Cliente será el Departamento de Subsidiarias del Banco Wiese Sudameris, que tiene como ámbito de operación la recopilación y proceso de la información financiera y de gestión de las empresas subsidiarias del Banco y en menor medida de las empresas afiliadas. El conglomerado Wiese Sudameris está compuesto el Banco Wiese Sudameris, por sus empresas subsidiarias, sobre las cuales mantienen el control de su gestión, las empresas afiliadas, en las que su participación no es mayoritaria y las empresas de segunda generación que son las inversiones permanentes sus subsidiarias. Se integrará información proveniente de: Subsidiarias: - Wiese Sudameris Fondos S.A. - Wiese Sudameris Sociedad Titulizadora S.A. - Wiese Sudameris Sociedad Agente de Bolsa S.A. - Wiese Inversiones Financieras S.A. - Wiese Sudameris Leasing S.A. - Wiese Bank International - Depósitos S.A. Afiliadas: - Procesos MC Perú, Mi Banco, LP Holding, Del Mar, Avinka, Lanificio Del Perú, Norsac, Asociación Los Portales De Ceres, Swift, CAF, The Perú Privatization Fund, Unibanca, Bladex, Textil San Cristobal, Austral Group, Carsa, Hyundai Automotriz, Tai Loy, Cámara de Compensacion Electrónica, Etevensa. Microsoft Office XP Pág. 5 3.2 Situación Actual del Cliente Actualmente el Departamento de Subsidiarias procesa información financiera y de gestión de las empresas bajo su ámbito y elabora diversos informes para la Alta Dirección del Banco y para la Casa Matriz. Para ello recopila información de diversas fuentes, con diversos estándares de presentación, las procesa en hojas de cálculo independientes una de otra y elabora los reportes correspondientes. No se cuenta con un medio común de consulta en línea. La información se distribuye localmente al nivel de las Gerencias del Banco, como a la Casa Matriz con sede en París, Francia. Actualmente se recopila la siguiente información de las empresas subsidiarias: - Estados Financieros (Balance, Estado de Resultados y Anexos) - Presupuestos - Inversiones - Estado de Posición de Cambios - Estado de Resultados en formato París: GMR (Grille Mensuel de Resultat) - Reporte mensual en formato INTESA (Resultados, Presupuesto, Balances) Se utilizan los siguientes medios: Microsoft Office XP Pág. 6 Los procesos actuales se esquematizan de la siguiente manera: P R O C E S O S Datos de Origen -RECOPILACION -DIGITACION -CONSOLIDACION -INFORMES -DISTRIBUCION XLS DOC TXT TIF Scanner Dpto de Subsidiarias INFORMES La distribución de información sigue el esquema siguiente: 3.3 Visión El sistema pretende establecer medios estándares para la remisión, consolidación y presentación de la información, de forma tal que se encuentre disponible para consultas al nivel de las Gerencias del Banco y se establezca una solución integrada de colaboración entre las empresas subsidiarias, las empresas afiliadas, el Servicio de Contraloría y Planeamiento Estratégico y la Casa Matriz (con sede en París). Microsoft Office XP Pág. 7 3.4 Alcance La solución se plantea como una necesidad de contar con una herramienta de consulta que no demande mayor grado de programación y que esté disponible en la Intranet del Banco Wiese Sudameris. Por ello se plantea que la información de consulta se realice a través de una hoja de cálculo Excel que esté expuesta y sea accesible por la Intranet del Banco (ISYSNET). Los participantes serán: SUBSIDIARIAS datos AFILIADAS P R O C E S O S CASA MATRIZ información RELACIONADAS MEMBRESIAS 2DA. GENERACION GERENCIAS BWS CONTABILIDAD Servicio de Subsidiarias CONTRALORIA FINANZAS Características funcionales de la solución planteada: - Registro de estados financieros a través de formularios de Office en Outlook. - Envío y recepción de información vía Exchange. - Consolidación de información en hojas de cálculo Excel estándares. - Registro y modificación de información en hojas de cálculo Excel que contienen código VBA. - Registro de los datos de las empresas en una base de datos de "Fichas". Utilización de "smart tags" para acceder a información de las empresas subsidiarias y afiliadas en línea (datos generales, accionistas, directorio, cifras financieras). - Consulta de información consolidada en una hoja de cálculo Excel disponible a través de la Intranet del Banco (Isysnet). Microsoft Office XP Pág. 8 4 Objetivos de Negocio La solución busca integrar en medios estándares una solución de colaboración que brindará los siguientes beneficios: - Se recopilará información de forma estandarizada de las empresas involucradas, tales como: - - Datos generales de la empresa, composición accionaria, directorio, gerencia. - Estados Financieros (Balances, Estados de Resultados y Anexos). - Presupuestos - Inversiones Se establecerán niveles de coordinación y comunicación adecuados, que permitan mantener la información procesada por el Departamento de Subsidiarias, en un ambiente de uso natural y disponible en cualquier momento. - Permitirá consolidar en un medio común la información de las empresas relacionadas, subsidiarias, afiliadas y de segunda generación, que permita a los analistas del Departamento de Subsidiarias del Banco Wiese Sudameris emitir los diversos reportes de análisis financiero y de gestión de las empresas bajo su ámbito de acción. - Se contará con una herramienta de consulta que no demande mayor grado de programación y que estará disponible en la Intranet del Banco Wiese Sudameris. - La solución involucra la participación de: - Empresas subsidiarias (7) (sus Contadores y Gerentes) - Empresas Afiliadas (20) - Empresas Relacionadas (3) - Gerencia y analistas del Departamento de Subsidiarias - Alta Dirección del BWS (Gerencia General y Gerencia General Adjunta) - Gerencia de Contraloría y Planeamiento Financiero - Casa Matriz (Control de Gestión, sede en París) Microsoft Office XP Pág. 9 5 Especificaciones Funcionales Esta sección representa la principal información utilizada por el desarrollador para entender, en detalle, las funciones y procesos definidos anteriormente. Información que es considerada aspecto critico en la presente documentación. El detalle de las especificaciones funcionales se detallara en base a los siguientes puntos: 5.1 Funciones y Servicios Registro de los estados financieros desde las subsidiarias a través de un formulario Office en Outlook, que incluya una hoja de cálculo que permita registrar mensualmente la información del Estado de Ganancias y Pérdidas y del Balance General. Recepción, vía Exchange, del formulario de Estados Financieros de las empresas subsidiarias. Recepción, vía Exchange, de los formatos en Excel (estándares) de las empresas subsidiarias de: - Grille Mensuel de Resultat (GMR) - Reporting INTESA Integración de la información recibida de las subsidiarias, de los Estados Financieros mensuales y del presupuesto anual, en una hoja de cálculo que consolide la información financiera anual y que permita establecer los siguientes cuadros comparativos: - Estado de Ganancias y Pérdidas comparativo con el mes anterior - Estado de Ganancias y Pérdidas comparativo con el año anterior - Principales cuentas del balance comparativas con el mes anterior - Indicadores financieros comparados con el mes anterior y el mismo mes del año anterior - Estado de resultado acumulado comparados con el presupuesto del año. La hoja de cálculo se alimentará en forma automática, vía instrucciones establecidas en el código VBA, desde la hoja proveniente del formulario Outlook que contiene los estados financieros. Microsoft Office XP Pág. 10 Registro y actualización en una base de datos SQL, vía formulario ASP, de la información correspondiente a la ficha de datos de las empresas subsidiarias, afiliadas, relacionadas y de segunda generación. Comprende: - Datos generales de la empresa - Composición accionaria de la empresa (accionistas, número de acciones, porcentaje de participación, valor nominal de la acción). - Principales cuentas de los estados financieros: Capital, Total Activo, Total Pasivo, Patrimonio y Valor Contable en el BWS. Esta información se actualizará en forma dinámica de las hojas de cálculo de consolidación mencionadas en el párrafo anterior. - Información del Directorio de la empresa (Directores) - Información de la conformación de la Gerencia de la empresa y de sus principales funcionarios. - Principales hechos de importancia, provenientes de los acuerdos del Directorio. Registro mensual de la información del portafolio de las subsidiarias a través de un formulario Office en Outlook, que incluya una hoja de cálculo. Esta está referida a las inversiones en acciones y bonos, indicando su valor nominal, valor de compra, valor de mercado, valor contable y provisiones. Recepción, vía Exchange, del formulario de Portafolio de las empresas subsidiarias. La recepción permitirá integrar la información recibida en la hoja de cálculo de consolidación. Publicación en la Intranet del BWS de la hoja de cálculo de consolidación que contiene las siguientes opciones de consulta: - Selección de la empresa a consultar - Portafolio de inversiones de las empresas subsidiarias - Datos Generales de la empresa - Composición accionaria - Composición del Directorio - Composición de la Gerencia y principales funcionarios - Principales cuentas de los estados financieros Microsoft Office XP Pág. 11 - Hechos de importancia - Estado de resultados del mes en el formato París (GMR) - Estado de resultados en el formato GR del reporte INTESA - Impresión de la ficha de datos de la empresa en diversos formatos - Visualización del Estado de Ganancias y Pérdidas del mes - Visualización del Balance General del mes - Visualización de los anexos que componen los estados financieros - Visualización del presupuesto anual de las subsidiarias - Visualización del Reporte de Control de Gestión elaborado por el Departamento de Subsidiarias. 5.2 Arquitectura SUBSIDIARIAS Matrices Estados Financieros Portafolio Formulario Outlook Servicio Exchange Dpto de Subsidiarias Ficha Empresa SQL ACCESS Empresa ABC BG_mmaaaa GP_mmaaaa Formulario ASP Informes Control de Gestión CASA MATRIZ AFILIADAS 2da.Generación Estados Financieros Estados Financieros Portafolio Ficha Empresa Informes GERENCIAS BWS CONTABILIDAD CONTRALORIA FINANZAS Microsoft Office XP Pág. 12 6 Especificaciones Técnicas Las especificaciones técnicas dan a los desarrolladores una mayor referencia sobre los procesos a ser implementados, como ejemplos de códigos aplicables e imágenes de pantallas de interfaz de usuario. El detalle de las especificaciones técnicas se detallara en base a los siguientes puntos: 6.1 Productos utilizados Se utilizará los siguientes productos: - Excel - Word - Outlook - Exchange - Visualizador de Windows Imaging - SQL/Access - Interdev (ASP) 6.2 Características Office utilizadas SmartTag Se utilizarán smart tags que permitan acceder de manera muy ágil a la información de las empresas subsidiarias y afiliadas. El smart tag accederá a la información de la ficha de la empresa seleccionada, es decir a su información de constitución, composición accionaria, estructura del Directorio y a sus principales cifras financieras. Microsoft Office XP Pág. 13 Web Queries Se contruirá un Querie a la página web de "Economática", teniendo como valor de consulta el código de la acción que cotiza en alguna bolsa de valores. Variable: Código del valor Con ello se dispondrá en el Excel, de la información al día de las cotizaciones de las empresas que cotizan en bolsa. Add-Ins Se dispondrá de botones y menúes personalizados en Excel y Outlook de los usuarios de las empresas subsidiarias, que permitan un acceso directo a los formularios que han sido diseñados para este fin. Los usuarios Analistas del Departamento de Subsidiarias contarán con botones y menúes personalizados que les permitan acceder a la información consolidada en las hojas de cálculo. Envío para revisión Los informes de control de gestión, elaborados por el Dpto. de Subsidiarias en documentos Word, será puestos a disposición de las empresas Subsidiarias y Matrices, para sus Gerentes y Contadores, revisen, corrijan u observen los comentarios, que sobre su gestión, han realizado los analistas del BWS. Microsoft Office XP Pág. 14 6.3 Principales interfases Formulario de Outlook Microsoft Office XP Pág. 15 Hoja de Consolidación Hoja de Consulta Microsoft Office XP Pág. 16
