paso a paso para iniciar un nuevo ciclo escolar

PASO A PASO PARA INICIAR UN NUEVO CICLO ESCOLAR
Para empezar un nuevo ciclo escolar antes que nada debe tener un respaldo de la
información y se tiene que cumplir lo siguientes pasos:
1. Dar de alta el nuevo ciclo escolar, así como también el ciclo administrativo.
Plantel > ciclo escolar
2. Duplicar los grupos y dar de alta si se forman nuevos grupos o baja a los que ya no
existen.
Plantel > Grupos > duplicar
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3. Actualizar el personal en dado caso de que haya nuevos trabajadores; en el caso de
que se hayan retirado algunos NO ELIMINAR , simplemente ponerle fecha en el
campo de termina contrato.
Plantel > personal > datos generales >
4. Activar los aspectos de evaluación para el nuevo ciclo
Escolar > P. Ordinario > evaluaciones > activar aspectos
También se podrá duplica, la Activación de Aspectos
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5. Duplicar el sistema de evaluaciones (si se va a seguir calificando de la misma forma) o
en su caso, crear uno nuevo.
Escolar > p. ordinario > evaluaciones > sistemas evaluación > duplicar
6. Duplicar clases si los maestros van a seguir dando las mismas materias ( o
armar las nuevas clases)(Por lo general NO SE DUPLICA CASI SIEMPRE
CAMBIAN LOS PROFESORES)
Escolar > p. ordinario > programación clases > registrar clase > grupo
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7. Crear el horario que se va llevar (OPCIONAL)
8. Duplicar los conceptos de pagos y becas o crearlas en su defecto
Nota al duplicar los conceptos de pago y becas si son anuales poner modificar año
Administración > conceptos de cobro > Definir conceptos de cobro > Duplicar
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9. Duplicar asignación de conceptos de cobro si es necesario (NO LA OPCION X
ALUMNO)
Administración > conceptos de cobro > asignar conceptos > duplicar
Administración > Becas y Descuentos > Definir Becas > duplicar
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OPCIONALMENTE SI SE DESEA DUPLICAR LA ASIGNACION DE LAS MISMAS
BECAS DEL CICLO ESCOLAR ANTERIOR, SE CORRERIA LA OPCION
SIGUIENTE, DE LO CONTRARO SALTAR AL SIGIENTE PUNTO.
(No se recomienda)
Administración > Becas y Descuentos > Asignar Becas > duplicar
Para las instituciones que cuenten con el modulo de SesBancos, deben realizar los siguientes
pasos (DE LO CONTRARIO PASAR AL PUNTO 10).
•
Administración > Reportes > Fichas de Depósito > Programación de Ciclos (CREAR
EL NUEVO CICLO ESCOLAR).
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•
Administración > Reportes > Fichas de deposito > Programación de Fichas (CREAR O
DUPLICAR LA PROGRAMACION DE FICHAS Y VALIDAR FECHAS CORRECTAS)
10.
Hacer un respaldo de su base de datos
11. Existen dos métodos para realizar las inscripciones en el ciclo escolar nuevo, el
manual es ir reinscribiendo al alumno según se vaya requiriendo, cabe mencionar que
este procedimiento es un poco más laborioso por el seguimiento manual que se
realiza, pero se pueden actualizar al momento los datos del alumno en caso de que
estos hayan cambiado.
Alumnos>Inscripciones.
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12. El método automatizado consiste en traspasar por medio del programa SESAYUDA
pasar los alumnos de un ciclo a otro. Puede ser de grupo 1 a grupo 2 del ciclo escolar
siguiente. respectivos.
Esto se hace de la siguiente forma
Pararse en Inscripciones>TRASPASAR ALUMNOS
Seleccionar del grupo origen al grupo destino, indicarle la fecha con la cual queremos
que registre la inscripción y darle aceptar una vez que se haya revisado con
detenimiento que no tengamos errores en los grupos a traspasar
Ejemplo: se pasarán los niños del grupo S1A del 2015 al S2A del 2016
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Nota: aquí es importante que ya se tengan los grupos creados, así como también
fijarse de que grupo origen a qué grupo destino va, ya que en dado de equivocarse NO
HAY MARCHA ATRÁS y tendrían que bajar su último respaldo de información (HACER
RESPALDO ANTES DE REALIZAR EL PROCESO)
Si no se desea inscribir en esta forma se tendría que inscribir entrando a
ALUMNOS>INSCRIPCIONES y ahí inscribir a cada uno de los alumnos uno por uno como se
expresa en el punto 10
Algunos Colegios se traspasa los alumnos al grupo Z ejm P2Z, P3Z,P4Z S1Z, S2Z, B1Z,
etc. De esta forma los alumnos estarán listos para cobrarles y en cuanto verdaderamente
estén inscrito solo se cambiaran del grupo Z a su verdadero Grupo y quedarán en el
grupo Z los alumnos que ya no se inscribieron.
NOTAS GENERALES
Siempre que se pida duplicar algo fijarse bien en los ciclos si no se podrían duplicar los
conceptos en un mismo ciclo y empieza crear problemas en dado caso siempre tener un
respaldo.
Sin más por el momento, quedo a sus generosas órdenes.
ATENTAMENTE
L.I.A. L.A.C.C. José Omar Esparza González
Director Técnico
Tel 5353-22-22
e-mail: [email protected]
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