UNIDAD II AUDITORIA ADMINISTRATIVA

UNIDAD II
REALIZAR EL SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL CONTROL DE
CALIDAD EN LAS AREAS DE LA EMPRESA
AUDITORIA
ADMINISTRATIVA Y EVALUACION DE LA EMPRESA.
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AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y EVALUACION DE LA EMPRESA.
1.2.3.4.5.6.7.8.9.-
GENERALIDADES
ANTECEDENTES
TERMINOLOGÍA
OBJETIVOS
PROPOSITOS
DEFICIENCIAS DE LA ADMINISTRACION EQUIVOCADA
CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES DE LA AUDITORIA
FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS
TECNICAS DE INVESTIGACION PARA LA APLICACION
DE LA AUDITORIA AMINISTRATIVA.
10.- PLANEACION DE LA AUDITORIA
11.- PROCEDIMIENTOS DE LA REVISIÓN
12.- PROGRAMAS DE AUDITORIA
13.- NORMAS PROFESIONALES
14.- CONCEPTO Y TIPOS DE AUDITORES
15.- PRACTICA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
GENERALIDADES
AUDITORIA
ADMVA.
FINES:
CONTROL
ADMVO.
AUDITORIA
CONTABLE
FINES:
CONTROL
FINANCIERO
AREA DE CONTABILIDAD
REC. HUM., COMPRAS
PRODUCCIÓN, VENTAS,
FINANZAS, ETC.
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La auditoria es una técnica que ayuda a comprender la situación de las
empresas a través de la misma considerando tres aspectos
importantes: el analizador, la revisión y la evaluación de la actividad
de la misma empresa.
La dinámica administrativa de una empresa es esencialmente planear,
organizar, dirigir y controlar a todas y cada una de las partes de la
empresa desde lo general hasta lo particular.
Pero no hay que pensar que la Auditoria Administrativa es una “ Vara
mágica “, sino una técnica para medir resultados y proponer en su
caso medidas correctivas.
Sin embargo siempre hace falta la revisión de la empresa en su
conjunto, en su composición y estructura organizada en cada una de
las funciones que la integran desde la alta gerencia hasta las partes
más pequeñas que componen el organismo social, por eso la
Auditoria es necesaria tanto en la empresa privada como en la pública
para el desarrollo natural de las operaciones.
ANTECEDENTES HISTORICOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
En los años de 1925 el padre de la administración HENRY FAYOL,
menciona en una publicación que hizo una revista en Francia, publicó
lo siguiente:
Decía que el mejor método para examinar una empresa y determinar
las mejoras necesarias era estudiando el mecanismo administrativo
para determinar sí la planeación, organización, dirección y control
están debidamente atendidos o bien si la empresa esta bien
administrada.
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El Doctor JAMES McKINSEY en los años de 1935 a 1940 en sus
publicaciones administrativas llegó a la conclusión de que la empresa
debe periódicamente hacer una auto auditoria o bien evaluación de
empresa en todos los aspectos para llevar un mejor medio ambiente
empresarial.
WILLIAM P. LEONARD en 1962 realizó un estudio completo de la
auditoria administrativa, trata de los métodos para iniciar, organizar,
interpretar y presentar una revisión administrativa, lo cual es una
aportación muy valiosa.
Desde la década de los setentas en el medio empresarial se menciona
a la Auditoria Administrativa como una práctica venerable aportando
ventajas necesarias y sobre todo su aplicación inmediata.
En México no podemos hablar de fechas exactas, pues la aplicación
de la auditoria administrativa comenzó en empresas trasnacionales y
posteriormente en mexicanas, sobre todo en empresas públicas.
Como es lógico, las empresas trasnacionales venían con mentalidad y
técnicas nuevas que se aplicaban con éxito en el extranjero, luego
éstas se modificaron parcialmente para adaptarse al medio
empresarial mexicano en las décadas de los cincuenta y sesenta,
cuando había un desarrollo económico próspero debido a la política
del Gobierno de esa época que consistía en fomentar la inversión
extranjera. Dentro de ese cúmulo de técnicas administrativas
extranjeras estaba la auditoria administrativa, tomando cada vez
mayor importancia, por su naturaleza y fines: realizar un examen y
evaluación sistemática de los problemas administrativos, detectando
sus causas y proponiendo mejoras. Tal técnica de control era cada vez
más necesaria, por el creciente número de operaciones que las
empresas realizaban.
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TERMINOLOGÍA:
En todo campo del conocimiento, los crecientes avances tecnológicos
desactualizan, algunas veces, conceptos o denominaciones
empleados sin reservas hasta un cierto momento.
Así ha ocurrido en el campo específico de auditoria.
Desafortunadamente, en nuestro medio se recurre, casi siempre al
término con el cual se caracteriza el área primitiva de actuación con
algún aditamento que trata de precisar la ampliación producida.
De tal forma, al término auditoria se la ha adicionado la palabra
administrativa, para denotar la expansión de las tareas de examen a
ciertas áreas o sectores de operación, no relacionados directamente
con los aspectos cubiertos específicamente por la auditoria
tradicional.
La denominada auditoria administrativa se ha constituido como la
principal herramienta de evaluación y control.
DEFINICIONES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
-La auditoria Administrativa es la técnica que tiene como objeto
revisar, supervisar y evaluar la administración de una empresa.
-La Auditoria Administrativa analiza y valora la situación de una
empresa con el propósito de precisar en donde está y a donde va con
la administración actual y si es necesario revisarla y modificarla.
-La Auditoria Administrativa es la herramienta que se utiliza para una
revisión, análisis y valoración de las condiciones administrativas en
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las que se encuentra la empresa en ese momento y proponer
alternativas de cambio si es necesario.
-La Auditoria Administrativa es un examen detallado de la
administración de un organismo social realizado por un profesional de
la administración, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados,
sus metas fijadas con base en la organización, sus recursos humanos,
financieros, materiales, sus métodos y controles, y su forma de
operar.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
1.-REVISAR
a).’ Obtención de información
b).’ Cuestionarios (preguntas y respuestas)
c).’ Observación
d).’ Otros medios (organigramas, manuales, etc.)
2.-ANALIZAR
a).’ Toda la información
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3.-EVALUAR
a).’ La situación de la empresa en sus aspectos general, particular de
su administración.
Auditoria Administrativa
Objetivo principal
Proporcionar un panorama
Administrativo general
DEFICIENCIAS
IRREGULARIDADES
Alguna parte del
organismo social
CORRECCIONES
INDICAR
El objetivo primordial de la auditoría administrativa consiste en
descubrir deficiencias e irregularidades en alguna función del
organismo social examinado e indicar sus probables correcciones.
En otras palabras, el objetivo básico es ayudar a la dirección superior,
a fin de que logre una administración eficaz y eficiente.
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PROPOSITOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
El propósito es evaluar a la empresa en todas sus áreas consiste en
descubrir deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la
empresa examinadas y apuntar sus probables remedios. La finalidad
es ayudar a la dirección a lograr una administración más eficaz.
En virtud del desenvolvimiento de los negocios, en la actualidad, la
administración puede llegar a ser obsoleta si la gerencia de la
empresa no renueva los métodos, para mayor eficiencia y perder su
confiabilidad para su desarrollo natural de acuerdo con los objetivos.
DEFICIENCIAS O PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN CUANDO EXISTE
UNA ADMINISTRACION EQUIVOCADA Y QUE PERJUDICAN A LA
EMPRESA.
Los defectos y errores son inevitables
Nos hemos acostumbrado a estas expresiones, y para justificarlas
decimos que somos humanos y por lo tanto estamos dentro de los
parámetros permitidos. Nos hacemos cada día mas tolerantes hacia
los "pequeños" errores inevitables en nuestro quehacer diario. Los
corregimos en parte y por fin llegan a formar parte de una costumbre
"nefasta".
Pero como actuamos en nuestra vida personal, veamos: cuanto
tiempo aceptados una piedra en nuestros zapatos, cuanto faltante
aceptamos en nuestra nómina. En esto está nuestra incongruencia,
exigimos CERO DEFECTOS en lo personal y familiar y aceptamos la
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mediocridad y complacencia en nuestro servicio a los demás.
NOSOTROS DEBEMOS CAMBIAR, DEBEMOS CORREGIRNOS Y A
PARTIR DE ESE MOMENTO EXIGIR A NUESTRO SUBALTERNO
"CALIDAD TOTAL".
CERO DEFECTOS
Este programa solo funciona si los máximos responsables de la
organización están plenamente convencidos de la importancia de la
CALIDAD. Solo entonces será eficaz y transformará paulatinamente a
toda la organización.
Se adaptó este concepto de calidad a nuestra propia cultura latina y
fue implementado en varias empresas de diversas partes del mundo
latino con notable éxito, ahora lo debemos adoptar en su
organización.
El programa propicia una concientización inicial, prosigue con una
metodología específica para un año y remata con una mecánica de
seguimiento para lograr un desarrollo sostenido.
El cambio de actitud hacia la calidad es el principio, debe de formar
parte de la mentalidad de la cúspide de la organización e ir inundando
nivel a nivel, hasta llegar a la base.
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CARACTERISTICAS IMPORTANTES DE LA AUDITORIA SON
REVISION, ANALISIS Y EVALUACION:
a.- REVISION:
Todas las áreas de la empresa de un examen que abarca:
1.- Objetivos
2.- Políticas
3.- Procedimientos
4.- Programas
5.- Presupuestos
6.- Estrategias
7.- Recursos Humanos
8.- Estructura de mando y jerarquía
9.- Estructura financiera
10.- Ejecución
11.- Comunicaciones
12.- Métodos de control
13.- Resultados
14.- Relaciones fiscales
15.- Vínculos comerciales
16.- Recursos materiales
17.- Mercadotecnia
18.- Producción
19.- Organización
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B.- ANALISIS
Proceso de separar las partes de un todo hasta conocer los elementos
de que esta compuesto. Separa un método en partes para conocer,
sus principios.
Esta se basa en los siguientes factores:
1.-FACTORES INTERNOS
A).-
Procesal.- Planeación, organización, dirección y control .
B).Funcional.- Consejo de administración, gerencia, asesoría,
producción, finanzas y mercadotecnia, personal y seguridad.
C).- Analítico.- Puestos, tiempos, movimientos, equipo, costos,
rotación de personal, presupuestos, materiales, sistemas, etc.
FACTORES EXTERNOS
A).- Medio ambiente.- Clima, precios, medios de comunicación,
localización aspectos sociológicos y psicológicos, etc.
La auditoria administrativa es una técnica que tiene la finalidad de
utilizar diferentes procedimientos especializados y es por eso que el
auditor debe tener dentro de sus cualidades una mentalidad ágil,
disciplinaria, independiente de criterio, para que sea usado con
razonamiento “inductivo y deductivo” en la realización del trabajo de
auditoría.
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Los factores sobre el cómo formar conceptos son:
PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS
MEDIOS O RECURSOS
PARA CONOCER
TÉCNICAS DE AUDITORIA
Comprobación visual
Obtención de información y su
verificación
información de un
tercero
Análisis y confirmación de
datos
Deducción lógica
Evaluación e información
TECNICAS DE INVESTIGACION
El auditor requiere para su trabajo de dos técnicas fundamentales:
1. OBSERVACION.a) De hechos actuales.
b) Observación experimental.
c) Observación a través de reportes administrativos, estadísticos
y presupuestales, etc.
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2. ENCUESTA.a) Por cuestionario (por departamentos).
b) Entrevista.
OTRAS TECNICAS EN LAS QUE SE AUXILIA EL AUDITOR
A).- Organigramas
B).- Diagramas de operaciones
C).- Diagramas de tiempo y movimiento
D).- Estadísticas de personal
E).- Gráfica de rotación de personal, etc.
POR QUE SE EVALUA UNA EMPRESA
Toda empresa en general, sea pequeña, mediana o grande, y que
pertenezca a cualquier actividad, se encuentra en varias
oportunidades a lo largo de su vida con la necesidad de evaluar su
situación. Muchas son las razones para que esto se efectúe.
Todos los jefes de empresa saben que constantemente deben
adaptarse a nuevas situaciones que le impone la realidad. Y no son los
períodos de crisis, sino también los de éxito a los que necesariamente
tendrá que adaptarse.
En muchas ocasiones resulta no sólo necesario, sino imprescindible,
analizar con detalle los problemas que están dificultando el desarrollo
de la empresa y, por tanto, sus causas.
Es necesario analizar todas las consecuencias; pero primordialmente
se requiere llegar a la certeza de que la base de sustentación de la
realidad actual es la adecuada y facilita el cambio, para lo cual la
empresa debe ser analizada en todos sus ámbitos.
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La evaluación de una empresa consiste en descomponer, estudiar,
considerar y analizar lo examinado.
El procedimiento de auditoria para una evaluación administrativa
consiste en hacer el análisis de los cuestionarios generales por áreas
y otros procedimientos necesarios, de acuerdo con las circunstancias
hechas por el auditor administrativo, esto es: examinar
cuidadosamente las hojas de análisis, formar un criterio de las
mismas y nacer las consideraciones que se estimen convenientes
para hacer una evaluación sistemática de acuerdo con las técnicas de
auditoria y principios de la administración.
El informe es el resultado del examen de la empresa en donde se
darán las recomendaciones que lo ameriten de acuerdo con los
elementos de juicio que tenga el auditor.
INSTRUMENTAL TÉCNICO
1.- Planeación de la auditoria
2.- Trabajo a desarrollar
3.- Estudio y evaluación del sistema de control
4..- Hojas de análisis
a) Contenido
b) Encabezado
c) Propiedades de las hojas de análisis
d.- Importancia, índice y propiedades de las hojas de análisis
e.- Revisión de las Hojas de análisis
5.- Archivo constante
6.- Programas de auditoria
a.- Clasificación de los programas
b-Ventajas de los programas
7.-Cuestionario
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EL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Se facilita entender una actividad como la auditoria administrativa si
es descrita como una serie de partes separada, o fases que
constituyen un proceso total.
Se entiende como proceso el conjunto de pasos o etapas necesarios
para llevar a cabo una actividad. La auditoria comprende varias fases,
cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el
método, los principios y las técnicas de esta herramienta en forma
correcta.
Para una auditoria administrativa se debe seguir ciertas fases, las
cuales deben estar perfectamente definidas e interrelacionadas,
conformando una metodología la que es ejecutada por un profesional
especializado y aplicada a cualquier tipo de organización (pública o
privada)
Durante el desarrollo de una auditoría administrativa, el auditor debe
obtener toda la información relevante para después poder efectuar el
análisis completo de la información que se obtuvo.
El objetivo principal de reunir información relevante es allegarse de
datos correctos confiables, ya que durante el análisis, la evaluación y
el informe de auditoría, el auditor se basará precisamente en el
examen de esa información para poder llegar a su evaluación . Los
errores en la información que fue obtenida, darán como resultado
conclusiones y recomendaciones erróneas
La planeación de la auditoria administrativa comprende la tarea de
integrar un número de elementos que el auditor administrativo debe
tener presente aun durante el análisis preliminar, de otro modo podrá,
más tarde verse en dificultades, desde los puntos de vista personal y
fecha de terminación del trabajo
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PLANEACION DE LA AUDITORIA
“Planeación es una función administrativa, que consiste en
predeterminar el curso de acción a seguir para alcanzar los objetivos
fijados”. En la planeación se hace un examen preliminar y es con el fin
de tener una apreciación general del desarrollo de las operaciones
administrativas de la empresa así, también aquellas áreas que pueden
ser:
La revisión general de la empresa que tiene como meta:
 Evaluar la efectividad de la administración
 Descubrir áreas en las que existan problemas
 Proponer, en su caso, las medidas correctivas
ANÁLISIS PRELIMINAR
Este análisis corresponderá a una función y al área en que ésta se
lleva a cabo.
En todo análisis preliminar, el auditor entrevista a unas pocas
personas para obtener algunos datos básicos relacionados con la
función u el área. Buscará clasificar los datos informativos. Se
cerciorará de que la persona entrevistada conozca bien aquello de que
está hablando, pues siempre hay el riesgo de que no sea así.
Planear la auditoria es conocer previamente que es lo que vamos a
hacer en cuanto a trabajo a desarrollar se refiere.
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AUDITORIA
Planear
Organizar
AUDITOR
Dirigir
Controlar
TRABAJO A DESARROLLAR:
Básicamente en la Auditoria Administrativa, a desarrollar dependerá
de la calidad operativa de la administración y sobre todo del control
interno existente en la empresa.
El auditor necesita
Cuestionarios
generales
Comentarios
Observaciones
Hojas de análisis
y papelería
necesaria.
Trabajo a Desarrollar
El auditor deberá
Preguntarse?
Quién lo hace?
Qué se esta haciendo?
Dónde se hace?
Cómo se hace?
Cuándo se hace?
Por qué se hace?
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El trabajo a desarrollar se realizara por áreas o en toda la empresa.
HOJAS DE ANÁLISIS
En estás se recopilan los datos, comentarios y evaluaciones
pertenecientes a la revisión de la empresa también sirve para el
auditor para demostrar que ha efectuado una revisión ya que le sirve
de base para su evaluación e informe final.
Las hojas de análisis deben incluir obtención de datos recogidos en
el desarrollo de la auditoria y guardarse cuidadosamente durante la
revisión y posteriormente en el archivo del auditor.
IMPORTANCIA DE LAS HOJAS DE ANALISIS
Estas dependen de la información contenida, ellas con respecto al
valor de los datos en los diferentes departamentos. Y el procedimiento
de auditoria aplicada a las diferentes clases de análisis e importancia
de los mismos.
INDICE DE LAS HOJAS DE ANALISIS
Es más flexible usar en el índice números en lugar de letras, aún
cuando es conveniente numerar los análisis con ambas; números y
letras. Los índices deberán ser escritos con lápiz para ser borrados sí
se necesita y entre las hojas de análisis deberán aparecer manuales,
organigramas, memorándum, instructivos, reglamentos, contratos, así
como sugerencias y comentarios recogidos durante el desarrollo de
la auditoria, conjuntos que se cubrirán en el informe o para la
discusión con el cliente.
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PROPIEDADES DE LAS HOJAS DE ANÁLISIS
El auditor debe mantener un control de las hojas de análisis para
comprobar los papeles que presentan su trabajo y demostrar que ha
tenido las bases necesarias para su evaluación e informe.
Las hojas del análisis son propiedad del auditor.
REVISION DE LAS HOJAS DE ANÁLISIS
Estas deberán estar completas y ser sistemáticas y comprensibles
para las personas que estén capacitadas para determinar sí la
auditoria ha sido ejecutada adecuadamente.
OBJETO DE LA REVISION
Este ofrece la oportunidad de determinar que el examen fue hecho de
acuerdo a los procedimientos de auditoria que estimaron necesarios
en vista de las circunstancias.
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PROCEDIMIENTOS DE LA REVISION DE LAS HOJAS DE ANÁLISIS.
1. El cuestionario general y los cuestionarios por áreas deberán ser
examinadas detalladamente.
2. Las hojas de análisis agrupadas deberán ser verificadas para
determinar sí la clasificación es correcta.
3. Cada análisis deberá ser revisado.
4. Se demostrará que se han hecho las pruebas necesarias.
5.- Los contratos manuales, organigramas, cuadros ocupacionales,
estadísticas, etc. deberán ser estudiados y cualquier asunto
importante deberá ser considerado.
6.- El significado del porcentaje de coeficiente y de porcentaje rotativo
(esto se refiere a personal). Deberá ser comprobado.
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PARTES DE LA HOJA DE ANÁLISIS
A.-ENCABEZADO
En primer término se describe el nombre de la empresa que se va a
examinar, una descripción del contenido, el período que cubrirá el
examen o fecha de cuando se va a quedar terminado, y el nombre o
iniciales de auditor.
Cada hoja de análisis debe llevar las iniciales o nombre completo del
responsable en contestar los cuestionarios o el de cada departamento.
B.-CONTENIDO
Al planear una auditoria se deberá poner cuidado a los métodos que
se emplearán para las verificaciones e investigaciones con respecto a
las hojas de análisis que se prepararán.
El auditor deberá usar su experiencia en el arreglo del contenido del
análisis o programa, evitar repetir situaciones, el auditor puede utilizar
datos ya preparados por el personal de la empresa, el auditor deberá
verificar que las hojas de análisis estén completas.
Todas las hojas de análisis obtenidas en la empresa que no sean
necesarias retener por el auditor deberán ser devueltas al cliente o
empresa al terminar la auditoria.
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ARCHIVO CONSTANTE
Para el trabajo de auditoria se formará un archivo constante o
permanente, las ventajas del archivo constantemente son los
siguientes:
1. El auditor o auditores podrán conocer rápidamente el desarrollo,
operacional de la empresa.
2. Proporciona referencia inmediata con la importancia de los
conceptos eliminados así revisiones repetidas documentación extensa
y buscadas en pasadas hojas de análisis.
3. Sirve para evitar la preparación en cada revisión de las hojas de
análisis y situaciones que han tenido poco cambio.
nota: El auditor tiene el deber de obtener una información veraz y
oportuna y útil al archivo constante.
PROGRAMAS DE AUDITORIA
Los programas se hacen para que sirvan de guía para el auditor
Los programas de auditoria se concretan a enseñar solo orientaciones
como por ejemplo:
Planeación de la revisión de la empresa, procedimientos de
aplicaciones y obtención de datos.
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CLASIFICACION DE LOS PROGRAMAS
Los programas se clasifican en :
1.-Programas Generales
Se relacionan los objetivos y procedimientos globales de auditoria que se deben
aplicar.
3.-Programas Tipos
Enumera los procedimientos de su auditoria
de su auditoria a seguir en situaciones
fines a un número considerable de empresas.
2.- Programas |
Analíticos
Descripción detallada
de las formas de
Procedimientos
De auditoria
Administrativa.
4.-Programas por Áreas
Se preparan para el
a desarrollo de cada
actividad como:
Gerencia,
producción,
ventas, personal,
etc.
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VENTAJAS DE LOS PROGRAMAS
1. Proporciona un plan a seguir.
2. Sirve de guía práctica para planeación de las próximas auditorias.
3. El programa le sirve al auditor para determinar el alcance y
efectividad de los procedimientos de revisión.
4. Cuando termina la auditoria el programa sirve para comprobar que
no tuvo problemas en su desarrollo.
5. Si el encargado de la auditoria es asignado a otro trabajo el sucesor
puede observar y continuar lo realizado rápidamente.
CUESTIONARIOS
Los cuestionarios sirven como una guía para buscar contestación a
interrogantes acerca del área en revisión. La información debe ser
obtenida por medio de una cuidadosa investigación y obtención de
datos que requiere el auditor.
El auditor no deberá dar los cuestionarios al cliente para que él los
termine, sino lo harán conjuntamente.
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TIPOS DE CUESTIONARIOS
1.-Cuestionario General.- Se usa para efectuar un análisis global de la
situación de la empresa.
2.-Cuestionario por Áreas.- Se utiliza para efectuar un análisis en aquel
que se especifica estrictamente información en cada departamento de
la empresa.
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