P-03 Control de Documentos de Origen Externo

Código: P-03
CONTROL DE DOCUMENTOS DE
ORIGEN EXTERNO
Versión: 04
Fecha: 06/09/2011
Página: 1
CARGO: Coordinador Sistema
FIRMA:
Gestión de la Calidad
REVISA: Mauricio Giraldo CARGO: Director Nacional
FIRMA:
Zuluaga
Terapéutico
APRUEBA: Mauricio Giraldo CARGO: Director Nacional
FIRMA:
Zuluaga
Terapéutico
ELABORA: Adriana Londoño
1. OBJETIVO
Describir las actividades para identificar y controlar los documentos de origen externo con el
fin de evitar el uso de documentos obsoletos o versiones desactualizadas de los mismos y
permitir con esto aplicar solamente los vigentes.
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos de origen externo relacionados con el Sistema de Gestión de
Calidad de la Fundación Hogares Claret.
3. DEFINICIONES
Documento de origen externo: Son aquellos que provienen de fuentes externas y sirven a
los empleados como documento de referencia o consulta. En este grupo se incluyen: Normas
Técnicas, Pliegos de Condiciones, Leyes, Decretos, Especificaciones, Catálogos de Equipos
y/o Máquinas, entre otros. Generalmente son documentos normativos que contienen
lineamientos regulatorios.
4. DESARROLLO
4.1 RESPONSABILIDADES
Director Terapéutico Nacional / Director Gestión del Conocimiento:



Adquirir por cualquier medio los documentos de origen externo, que se requieran y que
guardan relación con el Sistema de Gestión de Calidad de la Fundación.
Consultar periódicamente las versiones o ediciones vigentes con los organismos o
entidades que generan tales documentos.
Comunicar al Coordinador Sistema Gestión de Calidad la adquisición de los
documentos de origen externo, con el fin de ingresarlos al Listado Maestro de
Documentos de Origen Externo.
Código: P-03
CONTROL DE DOCUMENTOS DE
ORIGEN EXTERNO
Versión: 04
Fecha: 06/09/2011
Página: 2
Coordinador Sistema de Gestión de Calidad:
 Identificar los documentos de origen externo por el nombre y fecha de edición o
versión.
 Mantener actualizado el Listado Maestro de Documentos de Origen Externo (Formato
F-09).
 Verificar la existencia y uso de documentos de origen externo vigentes en cada hogar o
programa.
Directores Regionales y/o Director de Programa:


Comunicar al Subdirector General o al Director de Gestión del Conocimiento la
necesidad de adquirir un nuevo documento de origen externo para el Sistema de
Gestión de Calidad.
Identificar los documentos de origen externo que han perdido vigencia y reemplazarlos.
4.3 Control de los Documentos de Origen Externo
4.3.1 Identificación y Disposición de Obsoletos

Cada vez que se adquiera una versión o edición actualizada de un documento de origen
externo es responsabilidad del Coordinador Sistema Gestión de la Calidad, del Director
Regional Administrativo y del Director de Programa, identificar dicho documento
colocándole en la portada la palabra Obsoleto; Éste se conserva por un periodo de
tiempo que varía de uno a dos meses, mientras se divulga el nuevo documento,
transcurrido este tiempo se destruye.

El documento nuevo se ingresa a la base de datos en el formato F-09 “Listado Maestro
de Documentos de Origen Externo”, Siendo responsabilidad del Coordinador Sistema
Gestión de la Calidad.
4.3.2 Consulta y Actualización
De acuerdo a las modificaciones preestablecidas de cambios de versión o edición, los
empleados que utilizan los documentos de origen externo deben estar actualizados y
consultar a las entidades que los generan, las fechas estimadas de actualización para adquirir
por cualquier medio las nuevas versiones.
5. ANEXOS
Formato F-09 “Listado Maestro de Documentos de Origen Externo”.