Manual de Distribución, Recepción y Archivo de Documentos

República Dominicana
Secretariado Técnico de la Presidencia
OFICINA NACIONAL DE ESTADISTICA
DEPARTAMENTO DE ENCUESTAS
ENCUESTA NACIONAL DE INGRESOS Y GASTOS DE
LOS HOGARES
(ENIGH 2006 - 2007)
MANUAL DE DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO
DE DOCUMENTOS Y MATERIAL
Santo Domingo, Enero 2007
ENIGH 2006-2007
MANUAL DE DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO
CONTENIDO
INTRODUCCION--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3
I.
OBJETIVOS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4
1.1
1.2
Objetivo General------------------------------------------------------------------------------------------------------------4
Objetivos Específicos-----------------------------------------------------------------------------------------------------4
2.
ORGANIZACIÓN Y ACTIVIDAD ----------------------------------------------------------------------------------------4
3.
TAREAS Y ACCIONES A DESARROLLAR:------------------------------------------------------------------------6
3.1
Obtención de Documentos y Material ------------------------------------------------------------------------------6
3.2
Control de Calidad de los Documentos y del Material --------------------------------------------------------7
3.3
Distribución de Documentos y Materiales ---------------------------------------------------------------------- 10
3.3.1 Acondicionamiento de los Documentos y el Material ------------------------------------------------------- 10
3.3.2 Embalaje de los Documentos y el Material---------------------------------------------------------------------- 10
3.4
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Y MATERIAL----------------------------------------------------------------- 13
3.4.1 Recepción de la Segmentación ------------------------------------------------------------------------------------- 13
3.4.2 Recepción de la Operación de Campo --------------------------------------------------------------------------- 13
3.4.3 Revisión de los Documentos ---------------------------------------------------------------------------------------- 14
3.4.4 Ordenamiento y Clasificación de los documentos de campo------------------------------------------ 15
3.4.5 Distribución de Documentos para la Crítica – Codificación----------------------------------------------- 16
3.4.6 Recepción de Documentos de la Crítica – Codificación---------------------------------------------------- 16
3.4.7 Distribución de Documentos para la Digitación.-------------------------------------------------------------- 17
3.4.8 Recepción de Documentos de la Digitación-------------------------------------------------------------------- 17
3.4.9 Distribución de Documentos para la Consistencia Mecanizada. ------------------------------------------------- 17
3.4.10 Recepción de Documentos de la Consistencia Mecanizada ---------------------------------------------- 18
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ENIGH 2006-2007
MANUAL DE DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO
INTRODUCCION
La Oficina Nacional de Estadística a través de su Gerencia de Censos y Encuesta –
Departamento de Encuestas, en su Plan de trabajo para el bienio 2006 – 2007 ha
previsto el levantamiento de la Encuesta Nacional de Ingresos y Gastos de los Hogares
2006 – 2007 (ENIGH 2006 – 2007).
Esta investigación estadística tiene como objetivo general obtener información sobre los
gastos e ingresos de los hogares y las condiciones de vida de la población con el
propósito que esta información sea la base para la actualización de la composición de la
canasta de bienes y servicios así como de estructura de ponderaciones del Indice de
Precios al Consumidor, apoyar la estimación de las Cuentas nacionales en el Sector
Hogares y obtener indicadores sobre las condiciones de vida de la población dominicana.
Una de las tareas iniciales de la ENIGH 2006 – 2007 fue la elaboración del Planeamiento
y Programación de las Actividades, Tareas y Acciones que deben ejecutarse para que
esta investigación alcance los objetivos y metas que se ha propuesto. El Planeamiento y
Programación de la encuesta quedo plasmado en el Plan Directriz, donde se consideró
como una de las actividades de la encuesta la Distribución, Recepción y Archivo de
Documentos y Materiales.
Dentro de la organización funcional adoptada por el Departamento de Encuestas para la
ENIGH 2006 – 2007, dentro del Área de Operaciones se ha considerado la Unidad de
Distribución, Recepción y Archivo de Documentos y Material, que tiene la
responsabilidad de entregar con oportunidad los documentos y el material necesario para
las diversas tareas que se realicen en el marco de la ENIGH 2006 – 2007, así como
recibir los documentos y el material luego de ejecutadas las tareas para los que fueron
provistos, y mantenerlos en un archivo activo que permita la ejecución de las tareas de
gabinete, siendo asimismo responsabilidad de esta unidad la seguridad y la custodia de
los documentos.
El presente documento Manual de Distribución, Recepción y Archivo de Documentos y
Material, presenta la organización funcional y la descripción de las tareas que se
realizaran en el desarrollo de esta actividad de la encuesta, que comprenden desde la
obtención, revisión y acondicionamiento de los documentos y materiales, distribución,
recepción y archivo.
Es necesario precisar que este Manual servirá como un documento de orientación y
ayuda para todo el personal que esta relacionado con esta actividad, así como al
personal que interviene en la ENIGH 2006 – 2007 y que necesite conocer el proceso de
la distribución, recepción y archivo activo y pasivo.
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ENIGH 2006-2007
MANUAL DE DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO
I. OBJETIVOS
1.1
Objetivo General
La Distribución Recepción y Archivo, tiene como objetivo general la entrega y la
recepción oportuna, sistemática y controlada de documentos y el material
necesario para la ejecución de las diferentes actividades de la ENIGH 2006 – 2007.
1.2
Objetivos Específicos
1. Obtención de los documentos necesarios para la ejecución de las diferentes
tareas y acciones de la encuesta.
2. Controlar la calidad de los documentos y materiales decepcionados para su
posterior distribución.
3. Distribuir los documentos y el material necesario para el desarrollo de las
actividades de Segmentación, Capacitación, Operación de Campo, Consistencia y
Procesamiento de Datos.
4. Controlar la recepción de los documentos y materiales provenientes de la
Segmentación, Operación de Campo, Consistencia y Procesamiento de Datos.
5. Mantener el Archivo inventariado de todos los cuestionarios y documentos
auxiliares utilizados en las diferentes actividades de la encuesta.
2. ORGANIZACIÓN Y ACTIVIDAD
La Unidad de Distribución, Recepción y Archivo, es un órgano funcional que depende del
Área de Operaciones del Departamento de Encuestas de la Gerencia de Censos y
Encuestas.
DEPARTAMENTO DE ENCUESTAS
Area de Metodología
Area de Operaciones
Area de Procesamiento
de Datos
Unidad de Distribución,
Recepción y Archivo
La Unidad de Distribución. Recepción y Archivo (UDRA) tendrá un organización flexible y
estará de acuerdo a las tareas que deba realizar.
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ENIGH 2006-2007
MANUAL DE DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO
La UDRA debe distribuir los documentos y el material necesario para el cumplimiento de
las siguientes tareas:
a) Para la Actualización Cartográfica y el Registro de Viviendas en las UPMs
seleccionadas
b) Para los diversos cursos de capacitación.
c) Para la Operación de Campo
d) Para la Crítica Codificación
e) Para la Entrada de Datos
f) Para la Consistencia Mecanizada
g) Para la Consistencia de Tabulados.
La UDRA debe recibir, inventariar y/o controlar la existencia de los documentos y el
material de la encuesta proveniente de:
a) De la Actualización Cartográfica y el Registro de Viviendas en las UPMs
seleccionadas
b) De los diversos cursos de capacitación.
c) De la Operación de Campo
d) De la Crítica Codificación
e) De la Entrada de Datos
f) De la Consistencia Mecanizada
g) De la Consistencia de Tabulados.
La UDRA, mantendrá durante el tiempo requerido un Archivo Activo, al finalizar las
actividades de la ENIGH 2006 – 2007 pasará los documentos de esta investigación a un
Archivo Pasivo, manteniendo los registros necesarios para identificar los documentos en
los casos que sean necesarios.
Para la Distribución y Recepción de los documentos la UDRA sistematizará su actividad
para lo cual empleará un procedimiento tipo estrella, es decir que la UDRA es el
elemento central siendo siempre el órgano que entregue y reciba los documentos que se
utilicen en cada tarea, teniendo de esta forma siempre el control de la existencia de los
documentos al actualizar luego de cada recepción su inventario.
Ejemplo:
UDRA entrega, con los cargos correspondientes, un conjunto de documentos a la
Unidad de Crítica – Codificación para que esta realice su tarea en éstos documentos, al
concluir con el trabajo en ellos, la Unidad de Crítica – Codificación los devolverá a la
UDRA para lo cual utilizará los mismos cargos con que le fueron entregados.
Estos mismos documentos, una vez critico – codificados deben ser distribuidos a
Procesamiento de Datos para su Digitación (entrada de los datos), igualmente la UDRA
será la encargada de hacer la distribución correspondiente, estableciendo los cargos esta
vez a Digitación, luego que Digitación haya concluido con la entrada de datos debe
devolver a UDRA los documentos entregados.
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ENIGH 2006-2007
MANUAL DE DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO
Operación de
Campo
Actualización
Cartográfica y
Registro de
Viviendas
Crítica Codificación
UDRA
Consistencia
de Tabulados
Consustencia
Mecanizada
3. TAREAS Y ACCIONES A DESARROLLAR:
3.1 Obtención de Documentos y Material
1. Para cumplir con sus funciones la UDRA coordinará tanto con la Unidad
Administrativa, quien será la encargada de proveerle los materiales y la
información sobre la reproducción de los documentos que se solicite a
terceros, y con el Área de Metodología para la entrega de los documentos
que deben ser incluidos en la distribución, por ejemplo los listados con las
viviendas seleccionadas, o los manuales, etc.
2. La UDRA de acuerdo a la fecha establecida para la distribución de los
documentos y material debe coordinar con los responsables de su entrega
para que estos se encuentren en su poder oportunamente y le permitan
cumplir a cabalidad con sus funciones.
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MANUAL DE DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO
Para la Operación de Campo debe disponer oportunamente de los
Cuestionarios, Formatos a utilizar en el trabajo de campo, material
(bolígrafos, material de reposición como las pilas), otros documentos
necesarios para el normal desarrollo de la encuesta como son las cartas
dirigidas a los jefes de hogar, los brochurs de presentación de la ENIGH, los
almanaques que se proporcionaran a las viviendas que sean visitadas.
3. Se debe disponer con la debida anticipación del listado viviendas
seleccionadas y los croquis de ubicación de éstas para lo cual se solicitará y
obtendrá en el Área de Metodología - Unidad de Muestreo.
4. Al Área de Operaciones – Unidad de Segmentación se solicitará y obtendrá
de ella los croquis de las UPMs seleccionadas debidamente actualizados.
5. Asimismo del Área de Operaciones, debe recibir la programación de los
periodos de trabajo y la constitución de los equipos de trabajo pues ellos le
servirán posteriormente para hacer el embalaje de acuerdo a la constitución
de los equipos de trabajo.
6. De la Unidad Administrativa se recibirán los materiales necesarios para la
ejecución de la tarea tales como: Bolsas plásticas, Bolígrafos de tinta azul,
Bolígrafos de tinta verde, Bolígrafos de tinta roja, Bultos, Linternas, Pilas,
Calculadoras, T Shirts, Gorras y coordinará con esta Unidad la recepción de
los documentos mandados a imprimir tales como: Cuestionarios,
Almanaques, Brochurs, Documentos Auxiliares, etc.
3.2 Control de Calidad de los Documentos y del Material
Una vez que la UDRA haya recibido los documentos o el material debe proceder
a controlar su calidad con el propósito que el tanto los documentos como el
material tengan la calidad necesaria para su utilización en campo.
Recuerde que este control es de suma importancia pues un documento
incompleto o un material que no funcione en campo pone en alto riesgo la
ejecución de la encuesta.
Tenga presente que muchas veces el entrevistador se encontrara en zonas
donde no exista la posibilidad de superar las carencias de un documento mal
elaborado, que le falte paginas, que su impresión sea defectuosa, o simplemente
que el equipo o material entregado no funcione con la calidad requerida, piense
que si los bolígrafos que se le entrega al entrevistador no funcionan en campo
este no tendrá la posibilidad de llenar los cuestionarios y perderá valioso tiempo
y recursos económicos para poder superar el problema.
Por ello esta tarea control de calidad de los documentos y el material a utilizar en
la encuesta tiene particular importancia y será realizada bajo dos modalidades:
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ENIGH 2006-2007
MANUAL DE DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO
a) Verificación total
Este caso se aplicará cuando el volumen de los documentos o material
entregado no sea muy grande, en este caso se revisarán todos los elementos
recibidos, por ejemplo las calculadoras que se utilizaran en el trabajo de
campo.
Los elementos que se encuentren deteriorados o en condiciones de no ser
utilizados serán devueltos al órgano que los proporcionó para su cambio o
reposición.
b) Verificación por muestreo
Este caso se aplicará cuando los documentos o el material recibido es en
gran cantidad un ejemplo de esto lo tenemos en los cuestionarios,
almanaques y otros documentos.
Se ha estimado que en estos casos se tomará una muestra del 10 por ciento
de la unidad en que nos sean entregados estos documentos, por ejemplo, los
Cuestionarios 1 son entregados en paquetes que contienen 50 ejemplares
cada uno, en este caso extraeremos una muestra del 10 por ciento de
paquetes entregados.
Si la entrega de Cuestionarios 1 que nos hacen es de 250 paquetes, quiere
decir que seleccionaremos 25 paquetes para revisar.
Forma de Seleccionar
Para seleccionar los paquetes que debo revisar en primer lugar estableceré
el intervalo con que los seleccionaré y para ello lo que hago es dividir la
cantidad total de paquetes que me ha sido entregada entre el número de
paquetes que voy a revisar, en nuestro ejemplo:
250 paquetes/ 25 paquetes = 10
En este caso el intervalo será 10
Luego escogeremos al azar un número entre 1 y 25, note que el límite
superior es el número de paquetes a verificar y el límite inferior la unidad.
Por ejemplo si mediante un proceso al azar (aleatorio) determinamos que el
numero de arranque será el 8. Esto quiere decir que nuestra primera unidad
a revisar será la numero 8. Como el intervalo de selección es 10, a la primera
unidad le incrementaremos 10, obteniendo de esta manera 18 que será la
segunda unidad a revisar, de igual forma procederemos para determinar las
siguientes unidades, teniendo de esta forma que la tercera será unidad 28, la
cuarta la 38, la quinta la 48, la sexta la 58, la séptima la unidad 68 la octava
la 78 y así sucesivamente.
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ENIGH 2006-2007
MANUAL DE DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO
En el cuadro siguiente presentamos la selección total para nuestro ejemplo.
NUMERO DE ORDEN
PAQUETE SELECCIONADO
PARA REVISIÓN
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
008
018
028
038
048
058
068
078
088
098
108
118
128
138
148
158
168
178
188
198
208
218
228
238
248
En los paquetes seleccionados se revisaran todos los cuestionarios para
verificar que tengan los limites permisibles de calidad, de igual forma se
procederá con los bienes que hayan sido entregados para su distribución.
Un paquete será considerado de calidad aceptable si no sobrepasa el 10 por
ciento de elementos (Cuestionarios) con defectos.
Si al finalizar la verificación de todo el lote, en este caso los 25 paquetes,
existen 10 por ciento de paquetes que no tienen calidad aceptable, se tendrá
que revisar todos los paquetes recibidos, para nuestro ejemplo los 250.
3.3 Distribución de Documentos y Materiales
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ENIGH 2006-2007
MANUAL DE DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO
3.3.1 Acondicionamiento de los Documentos y el Material
Como una acción previa a la constitución de los paquetes para el
personal de campo, entrevistadores y supervisores se formaran unidades
de embalaje, las mismas que deben estar de acuerdo a las necesidades
de documentos y material para la ejecución de la tarea que se va a
realizar, por ejemplo en cada periodo un entrevistador visita 6 viviendas,
por ello se formaran unidades de 6 cuestionarios cada uno, de tal forma
que el embalaje y el control de calidad de este se vea facilitado.
3.3.2 Embalaje de los Documentos y el Material
Es el proceso clave de la Logística, que consiste en organizar todos los
documentos que se van a utilizar en campo, para que los documentos,
material y cuestionarios lleguen en forma oportuna y según la
programación.
La primera fase del embalaje es la preparación del material que debe
utilizar el entrevistador, en cada uno de los 31 periodos de trabajo en que
se ha dividido la ejecución de la ENIGH 2006 – 2007 los entrevistadores
deben recibir los siguientes documentos y material.
a) Para cada Periodo
- 06 Cuestionarios 1
- 06 Cuestionarios 2
- 18 Cuestionarios 3
- 06 Cuestionarios 4
- 02 Formatos adicionales de la Sección 12 del Cuestionario 1
- 42 Formatos adicionales para los gastos diarios del hogar
- 06 Formatos para el Balance de Ingresos y Gastos de los Hogares
- 01 Formato del Informe del Entrevistador
- 06 Almanaques
- 06 Brochurs
- 01 Copia del Listado de Viviendas Seleccionadas correspondientes a
su ámbito de trabajo en el periodo (6 viviendas)
- 01 Copia del Croquis de ubicación de las viviendas seleccionadas
para su ámbito de trabajo (6 viviendas)
- 06 Copias de la carta de presentación dirigida al Jefe del Hogar
- 02 Bolígrafos de tinta azul
- 06 Fundas plásticas.
b) Cada 7 Periodos
- 02 T Shirt
- 02 Gorras
c) Por única vez
- 01 Manual del
Entrenamiento)
Entrevistador
(Entregado
en
el
Curso
de
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MANUAL DE DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO
-
01 Codificador de Bienes y Servicios
01 Codificador de Cursos Técnicos y Vocacionales
01 Codificador de Unidades de Medida
01 Codificador de Tipos de Establecimientos
01 Codificador de Provincias de la República Dominicana y de Países
01 Carné de Identificación (Marbete)
01 Tabla para Determinación de la Edad
01 Calculadora
01 Bulto
Los supervisores recibirán los siguientes documentos y materiales:
a) Cada Periodo
-
04 Cuestionarios 1, con el número de cuestionario en blanco
04 Cuestionarios 2, con el número de cuestionario en blanco
12 Cuestionarios 3, con el número de cuestionario en blanco
04 Cuestionarios 4, con el número de cuestionario en blanco
28 Formatos para Gastos Diarios del Hogar
12 Formatos adicionales de la Sección 12 del Cuestionario 1
01 Formato para la captación de información para la conversión de las
unidades de medida locales
01 Formato para el Informe del Supervisor.
12 Fundas Plásticas
04 Bolígrafos de tinta azul
02 Bolígrafos de tinta roja
01 Listado de las 12 Viviendas seleccionadas en la UPM.
01 Croquis de ubicación de las 12 viviendas seleccionadas en la UPM
b) Cada 7 Periodos
- 02 T Shirt
- 02 Gorras
c) Por única vez
- 01 Manual del Entrevistador (Entregado en el Curso de
Entrenamiento)
- 01 Codificador de Bienes y Servicios
- 01 Codificador de Cursos Técnicos y Vocacionales
- 01 Codificador de Unidades de Medida y Tipos de Establecimientos
- 01 Codificador de Provincias de la República Dominicana y de Países
- 01 Carné de Identificación (Marbete)
- 01 Tabla para Determinación de la Edad
- 01 Calculadora
- 01 Linterna
- 01 Balanza Romana
- 01 Engrapador
- 01 Botiquín de Primeros Auxilios
- 01 Caja de Grapas
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MANUAL DE DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO
- 01 Cinta Adhesiva
- 01 Bulto
Los documentos y el material correspondientes a un periodo de trabajo de
un empadronador se introducirán en una funda plástica, la que será
cerrada con cinta adhesiva para impermeabilizarla, esta funda debe llevar
como identificación el Número de la UPM seguida de la letra A ó B,
generalmente debe haber una funda identificada con el numero de la
UPM seguida de la letra A (UPM: 258 A) que será la que contenga los
documentos y el material para el trabajo de un entrevistador y otra con el
mismo número de UPM seguido de la letra B (UPM: 258 B) que son los
documentos y material para otro entrevistador.
De igual forma se acondicionaran los documentos y el material que
corresponda a los entrevistadores a cargo de un supervisor, por ejemplo
si un supervisor tiene 4 entrevistadores a su cargo se prepararan 4 bultos
con la identificación de las UPMs que se trabajaran en ese periodo,
asignando a cada parte de una UPM las letras A y B.
Ejemplo:
Periodo de Trabajo 02 de Encuesta
El Supervisor: Roberto Arrelucea, tiene a su cargo 4 entrevistadores
En el Periodo se ha previsto que el equipo de este Supervisor trabaje las
UPMs 345 y 572, en este caso se deben constituir 4 fundas, que
contengan los documentos y el material necesario para que un
encuestador pueda desarrollar su trabajo en ese periodo, así tendremos
al final los las fundas: 345 A, 345 B, 572 A, 572 B.
En los casos particulares en que el Supervisor tenga sólo tres
entrevistadores a su cargo se preparan los documentos y el materia sólo
para tres entrevistadores esto es: 345 A, 345 B y 572 A, quedando
pendiente de trabajo el 572 B que será trabajado en otro periodo y por lo
cual la UDRA debe llevar un registro sobre las fracciones de UPMs no
trabajadas y pendientes para periodos posteriores.
Luego se procederá a preparar la funda con los documentos y el material
para el Supervisor, esta funda llevará la identificación Documentos y
material para el Supervisor.
Finalmente, se introducirá en una funda mayor, las fundas preparadas
para cada uno de los entrevistadores a cargo del supervisor, así como la
que corresponde al supervisor, identificando esta funda mayor con el
nombre del Supervisor.
No olvide que debe incluirse el documento de cargo que debe firmar cada
entrevistador al supervisor.
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ENIGH 2006-2007
MANUAL DE DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO
En los casos que en el Centro de Operaciones exista más de un Equipo
(existe más de un supervisor) se colocarán en una caja las fundas
correspondiente a cada uno de los supervisores, la caja se rotulará con la
identificación del Centro de Operaciones al cual se hace el envío, la
dirección, teléfono y el nombre de la persona que recogerá la caja,
asimismo se anotará el nombre y apellido, dirección y teléfono del
Remitente.
Los cargos de entrega de los documentos y materiales que distribuya la
UDRA serán firmados por la persona que los recibe en la Oficina Central
para su envío. Estos cargos deben ser detallados y contendrá cada uno
de los documentos y materiales que son entregados.
3.4 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Y MATERIAL
Tarea que consiste en recibir de las diferentes actividades del proyecto los
documentos y cuestionarios trabajados de:
a) Segmentación
b) Operación de Campo.
c) Consistencia.
d) Digitación.
3.4.1 Recepción de la Segmentación
La recepción de la Segmentación se efectuará a la conclusión de la tarea de
Actualización Cartográfica y Registro de Viviendas, la unidad de recepción será la
UPM, registrando en el documento de Avance de Tareas el nombre y apellido del
Actualizador y el periodo de ejecución de la actualizacion y registro de la UPM así
como la fecha de entrega.
Se verificará que el registro haya sido elaborado con letra clara y legible, asimismo
revisará que los croquis se encuentren con la información de identificación y que
los símbolos cartográficos utilizados sean claros, que las anotaciones estén con
letra legible.
El documento conteniendo el Registro de las Viviendas de la UPM así como el
Croquis de la UPM, se unirán y archivaran conjuntamente.
3.4.2 Recepción de la Operación de Campo
La recepción se efectuará utilizando el formato Inventario de la Recepción de
Documentos.
Debe tener presente que esta etapa conlleva la revisión de los documentos que le
son entregados tomando nota de cada uno de ellos y la condición en que le son
entregados.
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ENIGH 2006-2007
MANUAL DE DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO
El Formato Inventario de la Recepción de Documentos ha sido elaborado para
recepcionar los documentos de una UPM, que es la unidad de trabajo para el
Archivo, Critica Codificación y Digitación. En su primera parte tiene los datos de
identificación y de ubicación geográfica, la segunda parte dedicada a la
identificación del personal que tuvo a su cargo el recojo de información en la UPM
que se esta recepcionando, la tercera parte detalla los documentos generales o de
conjunto de la UPM, así como los documentos adicionales utilizados en la
ejecución de la encuesta, la cuarta parte esta destinada a la identificación de la
vivienda seleccionada así como del hogar residente en esa vivienda, esta parte
también recoje información sobre la cantidad de cuestionarios que se utilizaron en
cada una de las viviendas seleccionadas.
Recuerde que la recepción debe ser una tarea minuciosa y que debe anotarse
todos los detalles que involucren la posterior identificación de los cuestionarios.
En la recepción de documentos una de las condiciones de mayor importancia es
disponer del control de la existencia física de los documentos y el material por lo
que se debe tener especial cuidado en registrar el numero de documentos que se
esta recibiendo.
Ejemplo:
Si en la Operación de Campo se entrevistó a una vivienda en la que se
encontraban 16 personas, recuerde que cada cuestionario 1 permite registrar
hasta 15 personas, en este caso para registrar a la persona 16 se utilizó un
cuestionario adicional, por lo que en el Formato Inventario de la Recepción de
Documentos en la columna correspondiente, CUEST. Nº 1, en la sub columna
Cantidad debe anotarse como cantidad 2 que corresponden a la entrega física de
los dos cuestionarios.
3.4.3 Revisión de los Documentos
Como un paso previo a la recepción de los documentos se realizará la
revisión de los documentos presentados por el Supervisor.
En la revisión debe tener especial cuidado que los cuestionarios que han
sido utilizados en las entrevistas tengan los datos que se solicita en la
carátula de los mismos.
En el Cuestionario 1, revise que se haya anotado los datos que se solicitan
en la pagina 1, es decir que se encuentren los datos relativos al nombre y
apellido y código del personal de campo (Entrevistador y Supervisor de
Equipo), las fechas de visita al hogar, el resultado de la entrevista.
En el Cuestionario 2, revise que los datos solicitados en la carátula estén
debidamente anotados.
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ENIGH 2006-2007
MANUAL DE DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO
En el Cuestionario 3, se revisará que los datos solicitados en la carátula se
encuentren anotados y que el número de cuestionarios 3 este de acuerdo al
número de personas que tienen independencia en algunos gastos en la
Sección 3: Características Demográficas, pregunta 14, código 1.
En el Cuestionario 4, se revisará que la información que se solicita en la
carátula se encuentre debidamente anotada y que exista siempre un
cuestionario si en el Cuestionario 1 en la pregunta 37 de la Sección 6, por lo
menos uno de los miembros del hogar tiene anotado el código 1.
Verifique si se han utilizado formatos adicionales para la obtención del
ingreso
Al recibir los documentos procedentes de campo por lo menos deben ser
entregados:
01 Listado con las primeras 6 viviendas seleccionadas dentro de la UPM
(Viviendas de la 1 a la 6)
01 Listado con las últimas 6 viviendas seleccionadas dentro de la UPM
(Viviendas de la 7 a la 12)
01 Listado con las 12 viviendas seleccionadas en la UPM.
02 Informes de los entrevistadores
01 Informe del supervisor.
01 Formato de equivalencia de medidas
Por cada uno de los hogares entrevistados debe existir un Formato del
Balance de Ingresos y gastos
01 Croquis con la ubicación de las primeras seis viviendas
seleccionadas.(Viviendas de la 1 a la 6)
01 Croquis con la ubicación de las últimas seis viviendas seleccionada
(Viviendas de la 7 a la 12)
3.4.4 Ordenamiento y Clasificación de los documentos de campo
Los cuestionarios y documentos auxiliares recibidos, se ordenaran por
Unidades Primarias de Muestreo (UPMs) de la misma forma que se hizo para
la distribución, debiendo para cada hogar mantener en conjunto los diversos
cuestionarios utilizados para el levantamiento de los datos en ese hogar.
El ordenamiento de los cuestionarios se hará de menor a mayor, es decir en
la parte superior se colocará la vivienda 01 y así sucesivamente hasta la
vivienda 06, conservando dentro de la funda que corresponde al
entrevistador 1 todos los documentos generados en el periodo de trabajo
para ese grupo de viviendas, en otra funda se colocaran igualmente de
menor a mayor los cuestionarios, en este caso el primer cuestionario será el
que corresponde a la séptima vivienda seleccionada y así sucesivamente
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ENIGH 2006-2007
MANUAL DE DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO
hasta la vivienda 12, de la misma forma se incluirán en esta fundo todos los
documentos generados por el entrevistador 2.
Las dos fundas se introducirán dentro de una tercera funda a la que a su
vez se incluirán los documentos generados por el supervisor para esa UPM,
entre estos tenemos el informe elaborado sobre el desarrollo de las
actividades de los entrevistadores a su cargo, los documentos que le fueron
entregados sobre las viviendas seleccionadas dentro de la UPM y el croquis
que muestra la ubicación de las viviendas seleccionadas en la UPM.
La tercera funda llevará una etiqueta con el Número de la UPM en forma
destacada, el estrato al que pertenece así como los datos de la ubicación
geográfica de la UPM.
3.4.5 Distribución de Documentos para la Crítica – Codificación
Luego que se haya dado ingreso a los documentos provenientes del
campo, se preparará el cargo correspondiente para su entrega a la Unidad
de Crítica – Codificación la entrega se efectuará al encargado de la Unidad,
evitando entregas de carácter personal a miembros de esta unidad.
El cargo se preparará en base al inventario realizado en la recepción de
documentos que efectúo la UDRA.
La entregad de los documentos se efectuará respetando el orden de los
periodos de trabajo en campo, no se debe alterar este orden salvo
indicación expresa del Encargado del Área de Operaciones o del
Encargado del Departamento de Encuestas.
Cuando el encargado de la Unidad este ausente físicamente se hará
entrega de los documentos a quien lo sustituya formalmente en la ejecución
de las funciones de Encargado de la Unidad de Crítica – Codificación y que
debe ser comunicado por el responsable del Area de Metodología o del
Departamento de Encuestas.
La UDRA abrirá un registro en el cual anotará el nombre de la persona que
recibe los documentos y la fecha en que le son entregados, este formato
tendrá un espacio para anotar la fecha de devolución y el nombre de la
persona que lo entrega, esta ultima parte se llenara al momento de la
recepción de los documentos.
.
3.4.6 Recepción de Documentos de la Crítica – Codificación
Concluido el trabajo de Crítica – Codificación en los documentos que le
fueron entregados, el responsable de la Unidad de Crítica – Codificación
debe proceder a su devolución utilizando la copia que tiene del cargo de
entrega.
La unidad de Crítica Codificación debe devolver con frecuencia y en forma
completa las UPMs que le han sido entregadas para su trabajo, en ningún
caso debe tener en su poder mas de tres periodos de trabajo, si esto
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ENIGH 2006-2007
MANUAL DE DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO
sucediera debe informar el hecho al encargado del Área de Operaciones para
que este haga el requerimiento de devolución al encargado del Área de
Metodología.
3.4.7 Distribución de Documentos para la Digitación.
Luego que los documentos hayan sido entregados por la Unidad de Crítica
Codificación, se preparará el cargo correspondiente para su entrega a la
Unidad Entrada de Datos la entrega se efectuará al encargado de la Unidad,
evitando entregas de carácter personal a miembros de esta unidad.
El cargo se preparará en base al inventario realizado luego de la entrega de los
documentos por parte de la Unidad de Crítica – Codificación.
La entregad de los documentos se efectuará respetando el orden de los
periodos de trabajo no se debe alterar este orden salvo indicación expresa del
Encargado del Área de Operaciones.
Cuando el encargado de la Unidad este ausente físicamente se hará entrega de
los documentos a quien lo sustituya formalmente en la ejecución de las
funciones de Encargado de la Unidad de Entrada de Datos situación que debe
ser comunicada por el responsable del Area de Procesamiento de Datos.
La UDRA abrirá un registro en el cual anotará el nombre de la persona que
recibe los documentos y la fecha en que le son entregados, este formato tendrá
un espacio para anotar la fecha de devolución y el nombre de la persona que lo
entrega, esta ultima parte se llenara al momento de la recepción de los
documentos.
.
3.4.8 Recepción de Documentos de la Digitación
Concluido el trabajo de Digitación en los documentos que le fueron entregados,
el responsable de la Unidad de Entrada de Datos debe proceder a su
devolución utilizando la copia que tiene del cargo de entrega.
La Unidad de Entrada de Datos debe devolver con frecuencia y en forma
completa las UPMs que le han sido entregadas para su trabajo, en ningún caso
debe tener en su poder mas de tres periodos de trabajo, si esto sucediera debe
informar el hecho al encargado del Área de Operaciones para que este haga el
requerimiento de devolución al encargado del Área de Procesamiento de Datos.
3.4.9 Distribución de Documentos para la Consistencia Mecanizada.
Teniendo en consideración que luego de la entrada de datos se efectuará la
consistencia mecanizada que consistirá en someter los datos contenidos en el
archivo magnético a un programa informático o conjunto de ellos a través de
los cuales se verificará el cumplimiento de las relaciones lógicas, estructurales
y matemáticas que deben guardar los datos en el cuestionario, se debe
disponer lo necesario para que se efectúe la(s)
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ENIGH 2006-2007
MANUAL DE DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO
corrección(es) para lo cual es necesario que el analista de consistencia
cuente con los documentos de la encuesta.
La UDRA recibirá del Área de Procesamiento de Datos el listado con los
errores detectados luego de efectuar el proceso de consistencia
mecanizada, mediante este listado se determinaran las UPMs en las cuales
se ha detectado alguna inconsistencia y que para su corrección es
necesario disponer de los documentos de la UPM.
Se seleccionaran las UPMs con errores y luego se elaborará el cargo
correspondiente para la entrega de éstas al encargado de la Consistencia
Mecanizada.
La UDRA abrirá un registro en el cual anotará el nombre de la persona que
recibe los documentos y la fecha en que le son entregados, este formato
tendrá un espacio para anotar la fecha de devolución y el nombre de la
persona que lo entrega, esta ultima parte se llenara al momento de la
recepción de los documentos.
.
3.4.10 Recepción de Documentos de la Consistencia Mecanizada
Concluido el trabajo de Corrección de Errores detectados a través de la
consistencia mecanizada, el responsable de la Consistencia Mecanizada
debe proceder a su devolución utilizando la copia que tiene del cargo de
entrega.
El encargado de la Consistencia Mecanizada debe devolver los
documentos recibidos una vez concluida la tarea en las UPMs que le han
sido entregadas para su trabajo.
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MANUAL DE DISTRIBUCIÓN, RECEPCIÓN Y ARCHIVO
ENCUESTA NACIONAL DE INGRESOS
Y GASTOS DE LOS HOGARES 2006 - 2007
ENIGH 2006 - 2007
Consultor Internacional
Gerente de Censos y Encuestas
Departamento de Encuestas
: Walter Cavero Dhaga
: Francisco Cáceres Ureña
: Germania Estévez Then
Area Administrativa
: Rafaela Jiménez Rosario
Area de Metodología
: Rafaela Rocha Medina
Ángela Carrasco Sosa
Birmania Sánchez Rosario
Berkis Josefina Sención
Clara Guerrero Pérez
Area de Operaciones
: Josefina Espinal Mateo
Julio Jiménez Pérez
Eliecin Herrera Soto
Francisco Fermín Villar
Salomón Hernández Jaques
María Pérez Sterling
Darwin Encarnación Rodríguez
Area de Procesamiento de Datos
: Leonel Sanlate Carrasco
Evaluación, Relaciones Públicas y Difusión : Cristina Rodríguez Cáceres
Edición y Publicaciones
: Carlos Madera Sued
Oficina Nacional de Estadística Gerencia de Censos y Encuestas
Departamento de Encuestas
Ave. México esq. Leopoldo Navarro, Edificio Oficinas Gubernamentales Juan Pablo Duarte, Piso 9, Santo Domingo,
República Dominicana. Teléfonos.: (809) 682-7777 ext. 258 – 256 – 263 – 269, 1 (809) 200-1369 sin cargos
www.one.gob.do/enigh
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