Tone at the Top y la calidad de las auditorias.

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Tone at the Top y la calidad de las auditorias
Los puntos que a continuación se exponen, representan un resumen de los conceptos que consideramos
más destacados referentes al artículo emitido y publicado por el Comité de Auditores Transnacionales
(TAC por sus siglas en inglés), comité de la Federación Internacional de Contabilidad (IFAC por sus
siglas en inglés), en el mes de Diciembre de 2007 bajo el título “Tone at the Top and Audit Quality”.
Resumen ejecutivo
El Comité Transnacional de Auditores (TAC por sus siglas en inglés) reconoce la importancia del tone at
the top en contribuir a la calidad de la auditoria, y que la calidad de la auditoria debe ser una prioridad
para cada una de las firmas. Si la calidad de la auditoria tiene que seguir siendo una prioridad real, las
firmas de auditoria deben crear y mantener una cultura positiva y de constante refuerzo. Es importante
destacar que, esto puede ser apoyado por el tono establecido por la gerencia de la firma a través de
políticas y procedimientos puestos en marcha, las comunicaciones sobre sus expectativas con respecto
a su cumplimiento, el sistema de recompensas y sanciones implementado y, por supuesto, el ejemplo
que se establece a través de su propio comportamiento.
Introducción
Definiendo Tone at the Top
¿Qué es Tone at the Top? El tone at the top puede ser considerado como: el estándar establecido por
los líderes de la organización según el cual se mide su rendimiento, la cultura con la cual los miembros
de la organización operan, el tono establecido por la gerencia senior, con independencia de la
documentación de la gestión estratégica y políticas, es la fuerza que impulsa a los profesionales
individuales, la mano invisible que dirige las actividades sin importar la proximidad del management a la
acción, y un compromiso con la calidad en la atención que reciben los clientes. Aunque el compromiso
de calidad sea descrito en la estrategia de la organización, comunicaciones, descripciones de puestos,
proceso de evaluación de desempeño, etc., a menos que el mensaje se transforme en una forma de vida
en la organización, donde el management realmente predique con el ejemplo, la probabilidad de logro de
los objetivos organizacionales podría ser sustancialmente disminuida.
Importancia del Tone at the Top
¿Porque el tone at the top es importante? Toda organización necesita un sentido de dirección. La
dirección es determinada por el liderazgo. Como dijo en noviembre de 2004 un revista dedica a CFOs,
“Estar en el tono correcto requiere una visión clara de los valores básicos bajo los cuales operar…..Una
de las grandes razones por la cual las compañías tienen dificultades es que carecen de una disciplina
básica de entendimiento de hacia donde van, como van a llegar y cuanto costará….Las compañías bien
dirigidas hacen eso día tras día.” Tone at the top es en última instancia la responsabilidad de los líderes
de la organización – liderar desde lo más alto dando un mensaje consistente acerca de la importancia de
la calidad. Esta responsabilidad es compartida por todos los niveles de gerencia de la organización, dado
que las personas esperan que sus supervisores inmediatos le den orientación respecto a ello.
Importancia para las firmas de auditoria
En la contabilidad pública, tone at the top es tan importante, si no más, que en cualquier otra compañía
comercial, a causa de los muchos interesados que se basan en o están afectados por el trabajo de las
firmas auditoras, el impacto significativo que la profesión tiene en los mercados de capitales de todo el
mundo, y las responsabilidades de interés público de la profesión contable. En un reciente artículo, la UK
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FRC (UK Financial Reporting Council)1 denota la importancia de la cultura dentro de una firma contable.
El artículo puntualiza que los auditores deben ser concientes de la naturaleza del interés público de una
auditoria, revisar la evidencia de auditoria escépticamente y aplicar el juicio objetiva y enérgicamente. El
ambiente en el cual el equipo de auditoria trabaja puede afectar materialmente la mentalidad del equipo y
la manera en que cumplen sus responsabilidades. El artículo enfatiza que la cultura dentro de una firma
es el motor de la calidad de la auditoria, dado que ello tiene la habilidad de crear un ambiente en donde
alcanzar alta calidad en todos los aspectos del proceso de auditoria es valorado, se invierte en ello y es
recompensado. De acuerdo con el artículo de la FRC, algunos de los principales indicadores de si una
firma tiene una apropiada cultura desde la perspectiva de mejorar la calidad de la auditoria son:
• Que el líder de la firma promocione efectivamente la importancia de desempeñarse
correctamente siendo una responsabilidad profesional como auditor.
• Que en cumplimiento de la ética y normas de conducta profesional, la firma adhiera a los
principios fundamentales de esas normas y leyes de una manera que respete los principios. No
todas las normas éticas pueden atender a todas las situaciones – particularmente porque las
relaciones de negocios son cada vez más complejas. En consecuencia, el enfoque que una firma
le de a situaciones que puedan poner en peligro la objetividad o independencia de la firma en
formas que no están específicamente contempladas en una norma de ética o conducta
profesional, constituyen importantes indicadores de si la cultura de una firma es la adecuada.
• Si el entrenamiento, evaluación, promoción y estructura de remuneraciones de la firma
promueve las características personales – como la integridad, objetividad, rigor, escéptismos,
perseverancia y pujanza – que son esenciales para la calidad del auditor.
Con el fin de alcanzar los objetivos de una cultura focalizada en la calidad, las firmas de auditoria
necesitan establecer estructuras y procedimientos, mantener y demostrar su compromiso con la calidad.
Esto requiere que la organización mundial y sus respectivas firmas miembros desarrollen e implementen
políticas y procedimientos, como así también un sistema de premios y castigos en áreas relevantes para
el desempeño de la auditoria y del sistema general de control de calidad.
Enfoque
Utilizando los aportes de las firmas representadas en el TAC, las descripciones y ejemplos de buenas
prácticas para el establecimiento, comunicación y refuerzo del top at the tone se han organizado en cinco
grandes áreas en las que las firmas suelen demostrar y documentar su compromiso con la calidad de la
auditoria:
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•
•
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Estrategia
Comunicaciones
Descripciones de puestos
Evaluación de desempeño
Monitoreo
Estrategia
De particular importancia es la necesidad para el liderazgo de una firma de reconocer que su estrategia
de negocio está sujeta a las exigencias de cumplimiento de calidad en todos los compromisos que la
firma realiza.
1
United Kingdom Financial Reporting Council Discussion Paper, Promoting Audit Quality, November 2006.
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La ISQC 12 (Internacional Standard Quality Control 1) establece que, el reconocimiento de la calidad en
la estrategia de la firma es esencial para comunicar su compromiso de calidad en las auditorias a socios,
empleados, clientes y otros interesados externos.
La calidad en la estrategia de una firma es reconocida cuando:
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Ha sido documentada lo suficiente como un objetivo clave de la estrategia
Se ha documentado formalmente en el manual de operaciones de la firma
Se refleja en los procedimientos empleados
Se entiende que es un pre-requisito para la supervivencia y crecimiento
El acuerdo de membresía incluye un claro compromiso de calidad para todos los clientes
Hay participación de líderes experimentados y con conocimiento cuya función principal es el
riesgo de gestión y/o control de calidad. Estas personas reportan directamente al jefe de la
organización a nivel mundial. Todos los miembros claves que participan en el control de calidad
y/o riesgo de gestión son independientes de la gestión operativa local.
Se incluye a las firmas de la red en la declaración de valores, en el código de conducta, en la
estrategia de la firma y en todas las actividades de capacitación y comunicación interna
La red de firmas ha dedicado gente a dirigir las iniciativas de calidad en todo el mundo
La red mantiene una metodología común, la cual se mantiene vigente y es provista a todos los
miembros de la firma
Hay una conducta a nivel mundial de la red para coordinar inspecciones internas
Comunicaciones
El liderazgo y los ejemplos que se establecen, afectan significativamente la cultura de la firma. La
promoción de una cultura orientada a la calidad depende de la claridad, consistencia y frecuencia con
que las acciones y mensajes de todos los niveles de dirección de la firma, enfaticen en las políticas y
procedimientos de control de calidad, y los requerimientos de:
a) Realizar trabajos que cumplan con normas profesionales y regulaciones y normas legales
establecidas; y
b) Emitir informes que sean apropiados a las circunstancias
Estas acciones y mensajes alientan a una cultura que reconoce y recompensa el trabajo de alta calidad.
Ellos pueden ser comunicados por medio de seminarios de capacitación, reuniones, diálogos formales o
informales, declaraciones de misión, boletines o memos. Ellos están incorporados en la documentación
interna de la firma y en el material de capacitación, y en los procedimientos de evaluación de socios y
staff, apoyando y reforzando la visión sobre la importancia del control y como, prácticamente, es que
debe alcanzarse.
¿Como son los mensajes de rutina referentes a la comunicación de calidad emitidos por un líder de una
firma?
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•
•
•
Debe darse importancia a las cuestiones de calidad de la auditoria en las comunicaciones
internas emitidas por el líder del equipo
Las comunicaciones deben ser enviadas con frecuencia y los mensajes sobre calidad deben
destacarse por sobre todos los otros mensajes
Los mensajes deben ser positivos, constructivos y actualizados con frecuencia
Se debe abordar la importancia del rol y de la responsabilidad de los profesionales en auditoría
2
ISQC 1 párrafo 11 (International Standard Quality Control 1). Todas las referencias a esta norma, corresponden a
la emitida y puesta en vigencia al 15 de Junio de 2006.
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•
Se debe abordar los conceptos de integridad, objetividad, independencia, esceptismo profesional
y rendición de cuentas al público
¿Como son los resultados de las revisiones internas y externas de control de calidad comunicados al
personal profesional?
Como es de suponer, los comentarios correspondientes a contrataciones específicas son en general
revisados con el socio a cargo, staff senior u otros miembros del equipo. Hallazgos que son comunes a
algunos trabajos son, generalmente, el objeto de una presentación anual para socios y staff, remarcando
puntos claves donde mejorar en adherencia a las políticas y metodologías requeridas, y recordándoles
los requisitos pertinentes. Los resultados de las revisiones externas son comunicados a todos los
profesionales.
Una compañía señaló que en referencia a la comunicación de los resultados de las revisiones internas y
externas a los profesionales, son distribuidos periódicamente memorandos a todo el staff de auditoria por
parte del departamento de dirección de riesgo, resumiendo aquellas conclusiones significativas
señaladas durante el proceso de revisión. Estas comunicaciones son diseñadas para alertar a los
auditores acerca de puntos nuevos, complejos y sensibles y de los métodos para tratarlos. Las
conclusiones son también comunicadas en reuniones de socios y de gerentes seniors, así como durante
los programas de capacitación. En esta compañía, el departamento de dirección de riesgos provee
periódicamente al comité ejecutivo de un resumen del compromiso de evaluaciones, remarcando las
conclusiones importantes. Estas conclusiones son también incluidas dentro del sistema de evaluación de
socios, lo cual permite que el comité ejecutivo acceda a ellas como parte del proceso de evaluación de
desempeño.
Descripciones de puestos
Estableciendo el tono correcto, es útil tener elementos de calidad incluidos formalmente en un
documento de descripción de puestos para el personal de auditoria. Como mínimo, un informe de
revisión externa señaló la necesidad para ampliar la descripción de puestos para gerentes seniors en
relación al sistema de control de calidad de la compañía, incluyendo las responsabilidades finales y las
responsabilidades operacionales del día a día, para el buen funcionamiento de las distintas facetas del
sistema de calidad3.
En muchas de las grandes firmas, esta situación se da generalmente. Sin embargo, la descripción de
puestos para las posiciones de liderazgo / gerencia en compañías más pequeñas no siempre esta
formalmente documentada, pudiendo ser incorporada en la estructura organizacional. La ausencia de
una descripción de puestos no significa que los líderes / gerentes de la firma sean evaluados sin
considerar cuestiones de calidad que son identificadas durante las revisiones internas / externas de
calidad. Para algunas firmas, la descripción de puestos para los líderes y otros individuos seniors está
atada directamente a su estrategia, incluyendo un componente de calidad.
Las firmas ponen hincapié en la importancia de cubrir todas las posiciones de responsabilidad con
personal altamente calificado. Ellos creen que su reputación está directamente afectada por las acciones
particulares de los socios y staff senior tanto interna como externamente. En consecuencia, los acuerdos
de socios y contratos de personal generalmente enfatizan, entre otras cosas:
• La necesidad de ejecutar en forma competente las responsabilidades
• El compromiso con la estrategia de la firma
3
Canadian Public Accountability Board, Informe publicado en inspecciones de calidad iniciales para las cuatro firmas
contables más grandes (Octubre 2004).
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•
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La actuación profesional ejemplar, realizando trabajos de alta calidad y esperando lo mismo de
sus subordinados; y
La importancia del desarrollo profesional continuo
Como expresa la ISQC 14, la persona responsable del sistema de control de calidad de una firma debe
tener la experiencia y capacidad necesaria junto con la autoridad para llevar a cabo la tarea con éxito.
Esas personas también deben ser independientes del diseño y la ejecución operativa que se examina.
En la mayoría de las firmas, se provee un grado apropiado de independencia, estos individuos informan
directamente al comité ejecutivo, no al socio a cargo de la auditoria o al gerente operativo de la oficina o
a otros niveles. Algunas firmas informan que las descripciones de puestos del staff del departamento de
gestión de riesgo incluyen responsabilidades para revisiones de control de calidad y el sistema de control
de calidad. En otras firmas, el sistema de control de calidad es separado de la gestión de riesgo.
A continuación, se detallan los elementos que certifican la calidad en la descripción de puestos para
firmas líderes:
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La descripción de puestos debe ser documentada formalmente
Fuerte énfasis en la calidad
Competencia técnica
Desarrollo profesional continuo
Suficiente y apropiada experiencia
Autoridad suficiente
Capacidad para reconocer problemas y llegar a conclusiones apropiadas
Evaluación de desempeño
Las evaluaciones de desempeño, compensaciones y procedimientos de promoción tienen el objeto de
reconocer y recompensar el desarrollo y mantenimiento de la competencia y el compromiso con los
principios éticos. En particular, la firma ayuda a las personas a comprender que el avanzar a posiciones
de mayor responsabilidad depende, entre otras cosas, de la calidad del desempeño y la adhesión a
principios éticos, y que el incumplimiento de las políticas y procedimientos de la compañía puede dar
lugar a la aplicación de medidas disciplinarias.5
A continuación, se detallan los elementos que certifican la calidad en una evaluación de desempeño:
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La evaluación de desempeño debe ser formalmente documentada
Debe haber suficiente visibilidad de los indicadores de calidad en la documentación de las metas
y objetivos establecidos como base sobre la cual se evalúa el desempeño
La documentación debe indicar que la calidad, no comercial, sus consideraciones y medidas,
son los indicadores de la evaluación de desempeño
Los objetivos con los cuales se evalúan a los socios deben ser muy claros
La disciplina debe ser involucrada en los procesos de evaluación para los socios y miembros
senior de la firma (la atención sobre la importancia en la calidad de las auditorias, establecida
por la firma, no será efectiva si los procedimientos no se siguen)
Las mediciones de resultado, como una evaluación de desempeño la cual incluya un acuerdo de
criterios de conocimientos y competencias, deben ser utilizadas
4
ISQC 1 párrafo 12 (International Standard on Quality Control 1). Todas las referencias a esta norma, corresponden
a la emitida y puesta en vigencia al 15 de Junio de 2006.
5
ISQC 1 párrafo 40 (International Standard on Quality Control 1). Todas las referencias a esta norma, corresponden
a la emitida y puesta en vigencia al 15 de Junio de 2006.
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Desempeñar auditorias de alta calidad es reconocido como una prioridad en la evaluación de
desempeño
Las mediciones de desempeño necesitan ser clara y cuidadosamente comunicadas para
asegurar que todos entiendan que trabajar con calidad es una prioridad
El desempeño no debe ser medido en principio en fechas de vencimiento y estimado en
presupuestos. Ello debe ser manejado efectivamente.
Proveer guías y entrenamiento en acciones del socio de compromiso y otro personal de
supervisión debe ser considerado en el manejo de los tiempos.
Directores y empleados deben ver al desarrollo profesional como una alta prioridad.
Otras áreas para focalizar incluyen las siguientes:
o
Lo profundo y sustancial del entendimiento del negocio del cliente y sus riesgos
o
Respuesta a inesperadas, o no planificadas, situaciones encontradas en las auditorias
o
Desarrollar enfoques innovadores de auditoria
o
El esceptismo y la persistencia profesional, y
o
Conocimiento de los principios y prácticas contables
Monitoreo
La firma debe establecer políticas y procedimientos diseñados para proveerle seguridad razonable de
que las políticas y procedimientos relativos al sistema de control de calidad son pertinentes, adecuados,
operativamente efectivos y cumplidos en la práctica.6
Para garantizar que el tono fijado por el liderazgo de la firma esta operando efectivamente, se requieren
monitoreos regulares. Esto incluye pruebas al sistema de control de calidad y proporcionar
oportunidades para la retroalimentación de todos los individuos de la organización. Adicionalmente, el
sistema debe ser documentado en el manual de políticas y procedimientos, y el resultado del proceso de
monitoreo deber ser comunicado a todos los gerentes y staff profesional.
La clasificación asignada a cada inspección o auditoria es diseñada para ser significativa y reflejar con
precisión las cuestiones identificadas y/o la calidad de las auditorias individuales revisadas. Las
deficiencias significativas identificadas deben ser informadas inmediatamente para que la firma tome una
acción a tiempo.
Finalmente, el proceso de monitoreo es diseñado para incentivar a los socios y al staff a mejorar su
desempeño.
6
ISQC 1 párrafo 74 (International Standard on Quality Control 1). Todas las referencias a esta norma, corresponden
a la emitida y puesta en vigencia al 15 de Junio de 2006.
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Conclusión
A la hora de fijar el adecuado tone at the top, la gestión es el establecimiento de la base fundamental
para el logro de los objetivos de una organización. Para firmas de servicios profesionales, y firmas de
auditoria en particular, un claro y consistente compromiso con la calidad por parte de la gerencia es
esencial para crear un ambiente que permita a los profesionales desempeñar de la mejor forma sus
capacidades. Este compromiso con la calidad es también fundamental para el establecimiento y
mantenimiento de la reputación de la profesión. Las cinco áreas comentadas – estrategia de la firma,
comunicación, descripción de puestos, evaluación de desempeño y monitoreo – representan solo una
porción de las actividades y procesos realizados por las firmas para aplicar su compromiso con la
calidad. Este compromiso a la calidad es demostrado cada día por cientos de miles de profesionales de
auditoria en sus actividades diarias. Muchas firmas han dedicado en los años recientes recursos
adicionales para la implementación de los requerimientos de la ISQC 1, incluyendo aquellos requisitos
referidos al tone at the top. Sin duda, el liderazgo en las firmas continuará fortaleciendo la entrega de
servicios de auditoria de alta calidad a través del desarrollo de nuevos enfoques, invirtiendo en la
capacitación de su gente, mejorando sus procesos de monitoreo y creando innovaciones para las
comunicaciones con su personal.
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