instructivo para la ejecución de proyectos

instructivo para la ejecución
de proyectos
proceso de distribución audiovisual
Programa de Industrias Creativas
Gerencia de Desarrollo Competitivo
Índice
1. Objetivo..........................................................................................................................................................................................................................................................................3
2. Formalización del proyecto.......................................................................................................................................................................................................................4
2.1 Resolución que pone en ejecución el acuerdo del comité de asignación de fondos - caf������������������������������������������������������������������������������5
2.2 Contrato..................................................................................................................................................................................................................................................................5
2.3 Resolución que aprueba el contrato.....................................................................................................................................................................................................5
2.4 Anticipo y garantía...........................................................................................................................................................................................................................................5
2.5 Pago del anticipo...............................................................................................................................................................................................................................................6
3. Ejecución del proyecto....................................................................................................................................................................................................................................7
3.1 Gastos.............................................................................................................................................................................................................................................................................8
3.2 Prórrogas.......................................................................................................................................................................................................................................................................8
3.3 Reitemizaciones.......................................................................................................................................................................................................................................................8
4. Rendición del proyecto....................................................................................................................................................................................................................................9
4.1 Rendición técnica.................................................................................................................................................................................................................................................10
4.2 Rendición financiera...........................................................................................................................................................................................................................................10
5. Seguimiento financiero................................................................................................................................................................................................................................11
5.1 Plazos...........................................................................................................................................................................................................................................................................12
Anexo...................................................................................................................................................................................................................................................................................13
1. Objetivo
El presente Instructivo orientará los procedimientos a seguir por los beneficiarios seleccionados con
el objeto de ejecutar correctamente sus proyectos.
2. Formalización del Proyecto
2.1 Resolución que pone en Ejecución
el Acuerdo del Comité de Asignación de Fondos - CAF
Una vez seleccionados los beneficiarios, CORFO emite una resolución mediante la cual se ejecuta el acuerdo del CAF que adjudicó los
proyectos y les otorgó cofinanciamiento.
2.2.Contrato
Los beneficiarios deberán firmar, en 3 ejemplares, el contrato del proyecto. Este será enviado a la contraparte del proyecto por CORFO
a través de correo electrónico. En el contrato se especificarán elementos como el cofinanciamiento aprobado, la duración del proyecto
y el anticipo solicitado, si corresponde.
Este contrato deberá ser ingresado por Oficina de Partes de CORFO dirigido a el/la ejecutivo/a del Programa de Distribución Audiovisual
en un plazo máximo de 5 días hábiles posteriores a su recepción.
2.3. Resolución que aprueba el Contrato
Una vez firmado el contrato, se elabora la Resolución que lo aprueba. La importancia de esta Resolución para los beneficiarios, es
que la fecha de su total tramitación fija el inicio de la ejecución del proyecto y desde esa fecha se cuentan los meses de duración del
proyecto señalados en la postulación.
2.4 Anticipo y Garantía
Los beneficiarios podrán solicitar en el proceso de postulación, un anticipo de máximo 80% del cofinanciamiento otorgado por CORFO,
que deberán garantizar mediante una póliza de seguro de ejecución inmediata a primer requerimiento o una boleta de garantía
bancaria, tomadas a favor de la Corporación.
Remitida la resolución que aprueba el contrato por parte de CORFO, la empresa beneficiaria dispondrá de 30 días corridos para presentar
a Custodia de Valores de CORFO la garantía exigida junto con el formulario de ingreso que deberá ser enviado previamente por CORFO
a la beneficiaria. El incumplimiento de este, presumirá la renuncia al anticipo que deberá ser confirmada por la beneficiaria a través
de una carta firmada enviada por correo electrónico a el/la ejecutivo/a a cargo del Programa de Distribución.
La vigencia de la garantía debe ser 3 meses superior al término de la ejecución del proyecto. La póliza puede ser tomada por una
persona o empresa diferente a la beneficiaria siempre que sea a favor de CORFO y que tenga la glosa correcta en que se mencione el
proyecto y la beneficiaria. En caso de prórroga del proyecto, la beneficiaria deberá extender la vigencia de la póliza, de modo que sea 3
meses superior a la fecha de entrega prorrogada. La beneficiaria puede renunciar a la solicitud de anticipo realizada en la postulación
enviando un correo electrónico al (la) Ejecutivo(a) de Industrias Creativas en que lo señale expresamente.
La glosa en el documento deberá señalar lo siguiente: Para asegurar a CORFO el correcto pertinente y fiel uso de los recursos anticipados
a (Razón Social de la Empresa) para el proyecto denominado “(Nombre del Proyecto)” beneficiado en el instrumento de Pre inversión
Distribución Audiovisual año (año de aprobación de proyecto).
Un borrador de la póliza debe ser enviado por correo electrónico, al/la ejecutivo/a de Industrias Creativas a cargo de los proyectos,
para su aprobación. El/la ejecutivo/a aprobará el borrador o indicará las modificaciones a realizar. Una vez que el borrador esté
correctamente emitido, el/la ejecutivo/a enviará a la beneficiaria, vía correo electrónico, un formulario que se debe ingresar junto
con la póliza o la boleta de garantía en la oficina de Custodia de Valores de CORFO, en Moneda 921, of. 403.
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2.5. Pago del Anticipo
Una vez que el documento de garantía esté ingresada, el/la ejecutivo/a tramitará el pago del anticipo. Para ello es necesario que la
beneficiaria envíe los datos de su cuenta bancaria, para realizar la transferencia correspondiente. Adicionalmente deben también
enviar por correo electrónico un Certificado de Antecedentes Laborales y Previsionales en el que conste que no tienen deudas por
esos conceptos.
En caso de no contar con cuenta bancaria, la beneficiaria deberá solicitar, por correo electrónico, la emisión de un vale vista. Es
importante precisar que la beneficiaria no debe tener deuda fiscal ni previsional al momento del pago, ya que en dicho caso, el pago
no podrá efectuarse.
Si la beneficiaria tiene un plan diferido de pago con el SII por deudas de aquellas señaladas en el artículo 89 del Código Tributario,
deberá enviar también un documento que lo pruebe, así como el comprobante de pago que demuestre que está al día en el pago de
las cuotas.
Todos los recursos transferidos por CORFO deben ingresar y egresar –para el pago de bienes y servicios del proyecto- de la cuenta de
la beneficiaria. No se reembolsará ningún gasto si los dineros han salido de otra cuenta.
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3. Ejecución del Proyecto
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3.1.Gastos
Para que los gastos del proyecto sean aceptados por CORFO, deben realizarse a partir de la fecha de la Sesión del CAF en que se aprobó
el apoyo del proyecto, hasta su término, que depende de la fecha de resolución que aprueba de la firma del contrato y la duración
del proyecto especificada en la postulación. La duración máxima de los proyectos depende de la modalidad postulada, establecida
en el Reglamento del Programa.
3.2.Prórrogas
La duración máxima de los proyectos varía, de acuerdo a la modalidad de apoyo. Para solicitar prórroga al plazo establecido en la
postulación y en el contrato firmado, el beneficiario debe ingresar la solicitud dirigida a el/la ejecutivo/a del Programa de Distribución
Audiovisual, utilizando el formato del anexo N°4 de este documento.
IMPORTANTE: La solicitud debe ser previa al término del proyecto.
CORFO responderá la solicitud en un máximo de 5 días hábiles, por correo electrónico.
3.3.Reitemizaciones
El beneficiario puede solicitar reitemizaciones del presupuesto, con las siguientes condiciones:
»»
No deberá aumentar el monto total del proyecto
»»
No podrá modificar los porcentajes de cofinanciamiento de CORFO y del beneficiario
»»
No podrá agregar nuevas actividades a las aprobadas en la postulación.
Se pueden entonces suprimir o disminuir gastos, para aumentar otros. Estas compensaciones pueden realizarse dentro del único ítem
que acepta este Programa que son de Servicios, Materiales e Insumos.
Las reitemizaciones deben solicitarse al/la ejecutivo/a del Programa de Distribución Audiovisual, utilizando el modelo de “Solicitud de
Reitemización” que se encuentra en el anexo N°4 de este documento. La solicitud debe ser ingresada en Oficina de Partes de CORFO.
IMPORTANTE: La solicitud de reitemización debe ser también previa al término del proyecto y con anticipación a la realización de los
gastos que esa reitimización contempla.
CORFO responderá la solicitud en un máximo de 5 días hábiles, por correo. Copia de la carta escaneada podrá remitirse, adicionalmente,
mediante correo electrónico.
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4. Rendición del Proyecto
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Los informes de rendición técnica y financiera deben ser entregados simultáneamente, en un sobre cerrado a nombre del(de) (la)
Encargado(a) del Programa de Distribución Audiovisual de la Gerencia de Desarrollo Competitivo, en la Oficina de Partes de CORFO,
Moneda 921, Santiago, o en las oficinas de las Direcciones Regionales de la Corporación, según corresponda. En el Informe se debe
identificar el nombre del proyecto, nombre del beneficiario, la línea de financiamiento, si es informe parcial o final, y el año en que
se otorgó el beneficio.
La fecha tope de entrega de esta rendición es la fecha de duración del proyecto definida por contrato contada desde la fecha de
publicación de la resolución que aprueba dicho contrato.
4.1. Rendición Técnica
La rendición técnica consiste en la entrega de un informe que demuestre un análisis de la campaña realizada, el nivel de obtención
de los resultados propuestos y la realización de las actividades comprometidas en el formulario de postulación y en el presupuesto
del proyecto.
Por cada una de las actividades comprometidas en el presupuesto, debe existir un medio de verificación que permita validar el producto
realizado. En el caso de publicidad, prensa, redes sociales, eventos, etc., se requiere que se adjunte informes donde se señale la cantidad
de apariciones y se demuestre con registros fotográficos el desarrollo de las actividades. En los casos en los que se desarrolla una
asesoría, debe incluirse informe donde se hable de las gestiones realizadas y los resultados obtenidos.
Los resultados de las actividades deben entregarse en formato digital (CD o DVD), excepto los impresos, de los cuales se debe entregar
a lo menos un ejemplar de cada producto, junto con los documentos digitales. Cada uno de los productos contemplados en el desarrollo
del proyecto, deben incluir el logo corporativo disponible en el siguiente link:
http://www.corfo.cl/archivos/manual/manual_corfo.pdf
4.2. Rendición Financiera
Las indicaciones referidas a la rendición financiera y los requisitos para el pago se encuentran establecidas en la Guía de Rendición
de Proyectos disponible en la web de CORFO.
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5. Seguimiento Financiero
11 Instructivo para la Ejecución de Proyectos. Proceso de Distribución Audiovusual - Programa de Industrias Creativas
5.1Plazos
5.1.1.Recepción del Informe de Rendición Financiera
El beneficiario deberá hacer entrega del/de los informe(s) de rendición en los plazos establecidos en el punto 7, según si es una
rendición parcial o final del proyecto en la Oficina de Partes de CORFO, en sobre cerrado dirigido a la persona Encargada del Programa
de Distribución Audiovisual.
Para el caso de proyectos que cuenten con recursos anticipados, previo al envío del informe de rendición, el beneficiario deberá
considerar la correcta emisión de la(s) garantía(s), con una duración de 3 meses de vigencia posterior a la entrega del informe de
rendición correspondiente, según lo indicado en el numeral 5.4.
5.1.2.Visita en Terreno
CORFO, antes de 10 días hábiles contados desde la entrega del/de los informe(s) a la Unidad de Seguimiento, agendará la revisión
de los antecedentes mencionados en el numeral anterior, en donde se emitirá un Acta con las observaciones surgidas de la revisión.
Hecha la revisión, el ejecutivo tendrá un plazo de 10 días hábiles para elaborar y enviar al beneficiario (con copia a la Unidad de Industrias
Creativas), el detalle de observaciones identificadas durante el análisis de los gastos rendidos. Dichas observaciones tendrán relación
tanto con la pertinencia financiera/ técnica de los gastos como con la ausencia de respaldo de éstos.
5.1.3.Período de Aclaración de Observaciones
El beneficiario, tendrá un plazo de 10 días hábiles contados desde el envío del correo electrónico con el detalle de las observaciones,
para aclarar y/o subsanarlas.
Finalizado este periodo, aquellas observaciones que no fueron subsanadas corresponderán a rechazos financieros, información que
será comunicada a la Unidad de Industrias Creativas para su pronunciamiento, si lo amerita.
5.1.4.Cierre y Emisión de Informe Financiero
Cumplido los plazos e instancias anteriores, la Unidad de Seguimiento emitirá el informe final en un plazo de 15 días hábiles contados
desde el término del periodo de aclaración. Con este antecedente, la Unidad de Industrias Creativas iniciará el proceso de pago y/o
devolución de garantía, según corresponde.
12 Instructivo para la Ejecución de Proyectos. Proceso de Distribución Audiovusual - Programa de Industrias Creativas
Anexo:
Modelo de Solicitudes
(Prórroga, Reitemización, Cambio Profesionales)
Modelo de Solicitud de Prórroga
PROGRAMA DE DISTRIBUCIÓN AUDIOVISUAL
Lugar y fecha:
NOMBRE PROYECTO:
RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA:
AÑO:
De mi consideración:
Solicito prórroga para entrega del o los informes mencionados a continuación:
Tipo informe
(parcial o final)
Fecha de entrega
prevista en contrato
Nueva fecha
de entrega solicitada
Esperando una acogida favorable de su parte, le saluda atentamente
Nombre, apellidos y firma del representante
del representante de la empresa
14 Instructivo para la Ejecución de Proyectos. Proceso de Distribución Audiovusual - Programa de Industrias Creativas
Razones
de la prórroga
Modelo de Solicitud de Reitemización
PROGRAMA DE DISTRIBUCIÓN AUDIOVISUAL
Lugar y fecha:
NOMBRE PROYECTO:
RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA:
AÑO:
De mi consideración:
Considerando los siguientes antecedentes:
Solicito autorización para reitemización especificada a continuación:
Gastos de Operación
y Servicios
MONTO INICIAL
Cofinanciamiento
Corfo $
MONTOS REITIMIZADOS
Cofinanciamiento
Total $
Corfo $
Aporte
Empresa $
Aporte
Empresa $
Total $
Quedando el presupuesto original, de la siguiente manera:
Gastos de Operación y Servicios
1
2
3
4
5
n
Total
PRESUPUESTO DEL PROYECTO
Total
Cofinanciamiento Corfo
$
%
$
100%
Esperando una acogida favorable de su parte, le saluda atentamente
Nombre, apellidos y firma del representante
del representante de la empresa
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%
Aporte Empresa
$
%
instructivo para la ejecución
de proyectos
proceso de distribución audiovisual
Programa de Industrias Creativas
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