Reglamento de Contratación

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
REGLAMENTO DE
CONTRATACION
BUCARAMANGA, 1994
ACUERDO No. 052 DE 1994
( agosto 09)
Por el cual se expide el Reglamento de Contratación de la Universidad
Industrial de Santander
EL CONSEJO SUPERIOR DE LA UNIVERSIDAD
INDUSTRIAL DE SANTANDER
en uso de sus atribuciones legales y,
CONSIDERANDO:
a. Que el articulo 69 de la Constitución Política de Colombia, garantiza la
autonomía universitaria.
b. Que la Ley 30 de 1992 establece una nueva naturaleza jurídica para las
universidades estatales; y les otorga a las Universidades publicas, autonomía
para crear un régimen de contratación que deberá regirse en su forma y
efectos por las normas civiles y comerciales;
c. Que se hace necesario crear un Reglamento interno de contra-tacion que
garantice el control de los dineros públicos, organice el procedimiento
contractual y determine la responsabilidad de los funcionarios que
intervienen en el proceso;
d. Que el articulo 65 literales b) y d) de la Ley 30/92 y el Estatuto General de la
Universidad, le confieren a este Consejo, facultades para la organización
administrativa y la adopción de estatutos y reglamentos para la Universidad
Industrial de Santander.
ACUERDA :
ARTICULO PRIMERO: Expedir el Reglamento de Contratación de la
Universidad Industrial de Santander, cuyo texto se incluye en el presente
acuerdo.
REGLAMENTO DE CONTRATACION DE LA
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
CAPITULO I. PRINCIPIOS
ARTICULO 1o. DEL REGIMEN ESPECIAL DE CONTRATACION.
El régimen de contratación de la Universidad Industrial de Santander será de
derecho privado y sus efectos están sujetos a las normas civiles o comerciales,
según la naturaleza de los contratos.
PARAGRAFO 1: Se exceptúa de lo anterior el contrato de empréstito, el cual
deberá someterse a lo previsto, en el estatuto contractual que rija para la
Nación.
PARAGRAFO 2: En lo no previsto en el presente Reglamento, la Universidad
deberá seguir lo establecido en su orden en el Código Civil y en el Código de
Comercio.
ARTICULO 2o. REQUISITOS PARA SU VALIDEZ.
Para su validez, los contratos que celebre la Universidad además del
cumplimiento de los requisitos propios de la contratación entre particulares,
estarán sujetos a los requisitos de aprobación y registro presupuestal, a la
sujeción de los pagos según la suficiencia de las respectivas apropiaciones,
publicación en el periodo o gaceta legal correspondiente, el pago de impuesto
de timbre nacional y otros departamentales cuando haya lugar.
PARAGRAFO: Cuando la Universidad intervenga como Contratista,
especialmente en la prestación de servicios, no será necesario establecer el
requisito de registro presupuestal ni la publicación del contrato.
ARTICULO 3o. CONTARTACION EN CIENCIA Y EN TECNOLOGIA.
Este Reglamento se aplicara en lo pertinente a los contratos para asociación ,
adquisición y transferencia de ciencia y tecnología, en las cuales deberá
garantizarse la propiedad intelectual de los resultados a favor de la
Universidad.
ARTICULO 4o. CONTRATOS EN MONEDAS EXTRANJERAS.
Los contratos cuyo valor se exprese en monedas extranjeras deberán someterse
a las reglas que sobre régimen de cambios estén vigentes en el momento.
ARTICULO 5o. DEL CONTROL POSTERIOR.
Todos los contratos de la Universidad se someterán al control posterior de la
Contraloría Departamental, para el cual deberá tenerse en cuenta únicamente lo
establecido en el presente Reglamento.
ARTICULO 6o. REPRESENTACION LEGAL DE LA UNIVERSIDAD.
Para todos los efectos del presente reglamento, El Rector será el representante
legal de la Universidad y en virtud de tal investidura será el único que pueda
obligarla y hacer la reclamación de los derechos que le correspondan sin
perjuicio de la delegación que el Rector haga de esta facultad.
ARTICULO 7o. DE LA JUNTA DE LICITACIONES Y CONTARTOS.
Existirá en la Universidad una Junta de Licitaciones y Contratos que será
organismo asesor del Rector y cumplirá las funciones que este le asigne.
La Junta estará conformada por el Vicerrector Administrativo quien la
presidirá, El Jefe de la División Financiera, El Jefe de la Oficina de Planeación,
El Jefe de la Sección de Compras quien será su secretario, El Jefe de la Oficina
de Evaluación y Control de Gestión y el Asesor Jurídico, estos dos últimos con
voz pero sin voto.
PARAGRAFO : Los miembros de la Junta son responsables en los términos
de Ley sobre sus decisiones. El concepto o recomendación de la Junta no es
obligatorio.
ARTICULO 8o. DE LOS CONTRATISTAS.
Todas las personas naturales o jurídicas habilitadas por la Ley, podrán celebrar
contratos con la Universidad.
ARTICULO 9o.
CONTRATISTA.
EXISTENCIA
Y
REPRESENTACION
DEL
El Contratista persona jurídica, deberá acreditar su existencia y representación
mediante certificación de la Cámara de Comercio expedida dentro de los tres
(3) meses anteriores a su presentación o mediante certificación de su personería
jurídica, en los demás casos.
ARTICULO 10o. DE LAS PERSONAS JURIDICAS EXTRANJERAS.
Cuando se trate de personas jurídicas extranjeras, se tendrán como prueba de
existencia y representación las aceptadas internacionalmente, debido en todo
caso obtenerse concepto de su solvencia y existencia por parte de la Embajada
o el Consulado de Colombia en el País de Origen de la persona jurídica
extranjera.
En lo posible deberá contratarse con las personas jurídicas extranjeras que
tengan sucursal en el país o hayan establecido apoderado o representante
comercial.
ARTICULO 11o. DE LAS INHABILIDADES E INCOPATIBILIDADES.
La inhabilidades e incompatibilidades establecidas por la Ley para la
contratación estatal se adoptan en lo pertinente para este reglamento.
Las que afecten a los funcionarios públicos, tendrán el carácter de incapacidad
relativa para la celebración del contrato.
ARTICULO 12o. PRESUPUESTOS ESENCIALES DEL CONTRATO.
Los presupuestos de consentimiento valido, objeto y causa lícitos, se regirán
por las normas del Código Civil y las disposiciones que lo modifiquen o
complementen.
ARTICULO 13o. DEL JUEZ COMPETENTE.
Los conflictos que surjan de los contratos celebrados bajo el presente
reglamento serán de conocimiento de la justicia ordinaria. Podrá pactarse en
todo caso la cláusula compromisoria para someter los conflictos a la decisión
de árbitros, amigables componedores o conciliadores, en cuyo caso deberá
tenerse en cuenta un Centro de Conciliación y Arbitraje con domicilio en el
Departamento.
ARTICULO 14o. DE LAS GARANTIAS DE LOS CONTRATOS.
En todos los contratos que celebre la Universidad deberán pactarse garantías de
cumplimiento, de manejo de anticipo, de calidad de lo vendido, estabilidad de
las obras y las que sean de la naturaleza del contrato a juicio del Rector, quien
deberá establecerlas y reglamentarlas mediante Resolución.
ARTICULO 15o. REQUISITOS FORMALES.
Las autoridades de la Universidad no podrán exigir autenticaciones o requisitos
formales a documentos o solicitudes, sino en virtud de mandato legal expreso.
CAPITULO II
NORMAS GENERALES DE
CONTARTACION
ARTICULO 16o. DE LA
CONTRATACION DIRECTA.
LICITACION
PRIVADA
Y
LA
La celebración de contratos deberá siempre estar presidida de Licitación
Privada o de un acto administrativo que establezca la contratación directa,
todo de acuerdo con este Reglamento.
ARTICULO 17o. DE LA CONTRATACION DIRECTA.
Podrá efectuarse contratación directa siempre que el valor estimado a contratar
sea inferior a quinientos(500) salarios mínimos legales nacionales mensuales.
En caso de exceder esta cuantía deberá siempre convocarse a los proponentes
mediante licitación privada, con las excepciones del presente Reglamento.
ARTICULO 18o. DEL PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACION
DIRECTA.
Los requisitos para la contratación directa serán los siguientes:
a. El monto de lo contratado no podrá ser superior al establecido en el articulo
anterior.
b. Deberá obtenerse como mínimo dos ( 2 ) cotizaciones cuando se trate de
adquisición de bienes muebles, suministros u obra civil, cualquiera que sea
la modalidad. Este requisito no se exigirá cuando el monto sea igual o
inferior a diez ( 10 ) salarios mínimos legales.
c. Cuando se trate de contrato de prestación de servicios profesionales,
artísticos, culturales o de arquitectura, siempre se efectuara mediante
contratación directa sin consideración a su cuantía.
d. Deberá extenderse contrato escrito y darse la publicidad correspondiente
cuando la garantía sea superior a trescientos (300) salarios mínimos legales
mensuales nacionales; en los demás casos se suscribirá orden de compra o
de prestación de servicios o de confección de obra.
e. Los contratos deberán observar en su perfeccionamiento, lo ordenado en el
articulo 2o. del presente reglamento.
f. El perfeccionamiento y legalización de las ordenes y contratos deberá
efectuarse dentro de los términos que para cada caso se establezcan.
g. Los términos especiales del contrato o de las distintas ordenes deberán
pactarse con el Contratista observando para el efecto lo establecido en el
presente Reglamento.
h. Para las ordenes de servicio o de trabajo y contratos deberá establecerse un
modelo proforma que permita la uniformidad de los términos generales.
Deberá obtenerse previamente a la firma del ordenador, el Visto Bueno de la
Oficina de Jurídica de la Universidad cuando su cuantía exceda de
trescientos (300) salarios mínimos legales.
i. El Rector podrá delegar mediante acto administrativo, la suscripción de
Contratos y Ordenes de contratación directa, cuando estas no superen
quinientos (500) salarios mínimos legales nacionales. Esta delegación,
exime de responsabilidad al delegante.
ARTICULO 19o. DE LA LICITACION PRIVADA.
En los casos no previstos en los artículos anteriores, la Universidad deberá
siempre efectuar licitación privada previa a la contratación, para lo cual deberá
ajustarse a los requisitos establecidos en el presente Reglamento.
ARTICULO
PRIVADA.
20o.
PROCEDIMIENTO
PARA
LA
LICITACION
a. La Junta de Licitaciones y Contratos, deberá previamente refrendar los
pliegos de condiciones y el valor de los mismos, así como el cronograma y la
información sobre los posibles proponentes.
b. El Rector ordenara mediante Resolución su apertura, el cronograma
respectivo, la invitación a los proponentes y la aprobación de los pliegos de
condiciones y su publicidad.
c. Los pliegos de condiciones deberán contener como mínimo, los siguientes
requisitos:
1. Especificaciones de los bienes, servicios u obras que se pretende contratar.
2. La cantidad de los bienes, servicios u obras.
3. Las calidades de las personas que se pueden licitar.
4. Las condiciones y formas de cumplimiento por el contratista y las
modalidades y formas de pago.
5. El monto y el plazo de las garantías exigidas.
6. El termino en el cual se comunicara la adjudicación y el de
perfeccionamiento del contrato, pudiendo variarse según necesidades de la
Universidad.
7. Los criterios que se tendrán en cuenta para la adjudicación.
8. La posibilidad de presentar propuestas conjuntas, parciales o alternativas.
9. El método que se utilizara para comparar las ofertas o propuestas.
PARAGRAFO: El Rector, previa recomendación de la Junta de Licitaciones
y Contratos, establecerá en cada caso, si es necesario, adicionar o modificar los
pliegos, si se varían los términos y plazos iniciales y en todo caso podrá
subsanar cualquier inconsistencia presentada en el proceso, todo de acuerdo
con lo establecido en el presente Reglamento y previa audiencia con los
proponentes.
d. La invitación deberá ser enviada a quienes el Rector considere aptos para la
contratación, previa recomendación de la Junta de Licitaciones y Contratos.
e. En todo caso la invitación deberá efectuarse por lo menos a tres (3)
proponentes.
ARTICULO 21o. DE LA ADJUDICACION.
Deberá efectuarse la adjudicación al licitante o proponente que presente la
oferta mas favorable de acuerdo con los pliegos. También se analizara el
cumplimiento en contratos anteriores, solvencia económica, capacidad técnica,
experiencia, organización y equipo de los oferentes.
ARTICULO 22o. COMPETENCIA PARA ADJUDICAR.
El Rector de la Universidad será el competente para adjudicar el Contrato
mediante Resolución motivada y de esta se informara al proponente favorecido.
PARAGRAFO1: Esta facultad podrá delegarse cuando la cuantía sea inferior
a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales nacionales.
PARAGRAFO 2: El Rector reglamentara lo concerniente a la contratación
directa cuyas disposiciones deberán concordar con los principios del presente
Reglamento.
ARTICULO 23o. EFECTOS DE LA ADJUDICACION.
La adjudicación obliga tanto a la Universidad como al adjudicatario. El
proponente deberá perfeccionar el contrato en el termino establecido en el
mismo o en el pliego de condiciones; de no hacerlo, la Universidad podrá
negarse a ejecutar el contrato y hará efectiva la póliza de garantía de seriedad
de la propuesta. En este evento la Universidad podrá adjudicar a quien quedo
calificado en segundo o tercer lugar para celebrar contrato con ellos o contratar
directamente, de acuerdo con la conveniencia de la Universidad.
ARTICULO 24o. DEVOLUCION DE LAS GARANTIAS.
La Universidad devolverá a los proponentes no favorecidos las garantías de
seriedad de las propuestas en caso de haberse exigido, dentro de los cinco (5)
días siguientes a la adjudicación, con excepción de los calificados en segundo y
tercer puesto a quienes se les devolverá cinco (5) días después de vencido el
termino de perfeccionamiento del contrato y una vez se haya efectuado este.
ARTICULO 25o. DE LOS REQUISITOS DE LOS CONTRATOS.
Los contratos que suscriba la Universidad se someterán a las normas que rigen
para los particulares. En consecuencia serán siempre de naturaleza civil o
comercial con las excepciones contenidas en el presente Reglamento y en la
Ley 30 de 1992.
Deberán como mínimo contener las siguientes estipulaciones:
a. Denominación de las partes y sus representantes.
b. Objeto del Contrato.
c. Plazo para el cumplimiento o vigencia del mismo.
d. Valor fiscal o valor real y forma de pago.
e. Linderos en caso de que se trate de bienes inmuebles o especificaciones
técnicas y referencias en caso
de bienes muebles.
f. Lugar donde deberá ejecutarse el contrato.
g. Gastos de legalización y perfeccionamiento.
ARTICULO 26o. DE LA EJECUCION Y CUMPLIMIENTO DE LOS
CONTRATOS.
Todos los contratos deberán ejecutarse de buena fe y calidad, teniendo en
cuenta las normas civiles y comerciales sobre la materia y en todo caso
garantizándose el equilibrio y la equidad entre las partes.
ARTICULO 27o. LIQUIDACION DE LOS CONTRATOS.
Deberá efectuarse la liquidación de los contratos en los siguientes casos:
a. Los contratos de suministros y obra civil deberán siempre liquidarse a su
finalización.
Podrán en todo caso efectuarse liquidaciones parciales de los mismos para
realizar los pagos que se hayan pactado en forma fraccionada o parcial.
b. Cuando las partes lo den por terminado de común acuerdo en las
condiciones previstas en las legislaciones civil y comercial.
c. Cuando quede ejecutoriada la providencia judicial que lo declara nulo,
rescindido o resuelto.
ARTICULO
28o.
LIQUIDACION.
COMPETENCIA
PARA
EFECTUAR
LA
El Rector será el competente para efectuar la liquidación de los contratos que
se suscriban con base en el presente Reglamento pero podrá delegar esta
función mediante resolución que no requerirá motivación.
PARAGRAFO: En todo caso deberá citarse al Contratista mediante correo
certificado para que participe en la misma, en caso de no presentarse en el
termino, la Universidad procederá a la Liquidación quedando a favor del
Contratista las acciones pertinentes ante la justicia ordinaria.
ARTICULO 29o. CONTENIDO DE LA LIQUIDACION.
El acta deberá contener las sumas de dinero recibidas por el Contratista, la
ejecución de las prestaciones que tuvo a su cargo, las obligaciones a cargo de
las partes, sanciones, garantías e indemnizaciones. Esta acta prestara mérito
ejecutivo contra el Contratista y su garante en caso de resultar obligaciones
económicas a su cargo.
ARTICULO 30o. RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS DE
LA UNIVERSIDAD.
Los funcionarios de la Universidad que adjudiquen o suscriban ordenes o
contratos a nombre de esta, responderán de acuerdo a la Ley por su negligencia
o inobservancia del presente Reglamento. La misma responsabilidad tendrán
quienes intervengan e los procesos de contratación.
ARTICULO 31o. CONTRATOS CON OTRAS ENTIDADES PUBLICAS.
Los contratos entre la Universidad y otros entes públicos, se someten a las
normas de derecho privado y para su validez solo requieren el cumplimiento de
lo establecido en el Articulo 5 del presente Reglamento.
CAPITULO III
DEFINICIONES EN MATERIA CONTRACTUAL
ARTICULO 32o. ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIOS.
Se entiende por Orden de Prestación de Servicios , la solicitud a personas
naturales o jurídicas para que desarrollen trabajos relacionados con la atención
de las actividades o el cumplimiento de las funciones que se hallen a cargo de
la Universidad.
Estas ordenes deben contener como mínimo:
• Identificación de las partes.
• Explicación del servicio.
• Valor del servicio y fuente de financiación.
• Condiciones de pago.
• Fecha de iniciación y entrega del trabajo.
• Lugar donde deberá ejecutarse.
ARTICULO 33o. ORDENES DE TRABAJO.
Se consideran Ordenes de Trabajo las relacionadas con la construcción,
montaje, instalación, mejoras, adiciones, conservación, mantenimiento y
restauración de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad.
Las Ordenes deberán contener:
• Identidad y condiciones del ejecutante.
• Descripción y especificaciones de la obra.
• Valor y fuente de financiación.
• Forma de pago.
• Garantías.
• Plazos.
• Firma del ordenador y aceptación del ejecutante.
• Lugar donde deberá ejecutarse.
ARTICULO SEGUNDO: Se autoriza al Rector para la expedición de las
delegaciones y reglamentaciones necesarias para garantizar la ejecución del
presente Acuerdo.
ARTICULO TERCERO. El presente Reglamento rige a partir de la fecha y
deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CUMPLASE
Expedido en Bucaramanga, a los nueve (09) días del mes de agosto de 1994.
EL PRESIDENTE DEL CONSEJO SUPERIOR
JUAN CARLOS DUARTE TORRES
Gobernado Departamento de Santander
LA SECRETARIA GENERAL
LILIA AMANDA PATIÑO DE CRUZ