centro masculino especial “la colonia” - sibaté

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Código: BEN-MC-5020-20
Versión: 03
MANUAL DE CALIDAD
Fecha Aprobación: 2014-04-10
BENEFICENCIA DE
CUNDINAMARCA
ACTUALIZÓ
EDUARDO DAGER CHADID
Cargo: Jefe Oficina Asesora de
Planeación
Fecha: 1 Abril de 2014
APROBÓ
YANIT ESTHER MORA MOSCOTE
Gerente General
Fecha 10 de abril de 2014
LOS PROTEGIDOS, NUESTRA RAZÓN DE SER
El SISTEMA DE PROTECCIÓN SOCIAL y su conjunto de normas, requisitos y
procedimientos; establece, registra, verifica y controla el cumplimiento de las condiciones
básicas indispensables para la entrada y permanencia en el sistema, y dar seguridad a los
protegidos frente a los potenciales riesgos asociados.
CENTRO MASCULINO ESPECIAL “LA COLONIA” - SIBATÉ
Kilómetro uno vía Sibaté - Soacha
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CENTROS DE PROTECCION SOCIAL
CENTROS DE PROTECCIÓN
MUNICIPIO
DIRECCIÓN
Instituto Campestre
Sibaté
Kilómetro 7 Vía Bogotá Vereda Delicias
Instituto san José
Chipaque
Casco urbano municipio de Chipaque
Instituto Promoción Social
Fusagasugá Kilómetro 59 Vía Bogota -Girardot
Colonia Alberto Nieto Cano
Pacho
Carra. 7 N.6-24
Centro Bienestar Anciano San Pedro
Bogotá
Avda. Caracas Nº 1-16 Sur
Claver
Centro Bienestar Anciano San José
Facatativá Carrera. 6 N.6-29
Centro Bienestar Anciano Arbeláez
Arbeláez
Calle 7 N.11-95
Centro Bienestar Anciano Belmira
Fusagasugá Kilómetro 59 Vía Melgar
Centro Bienestar Anciano Villeta
Villeta
Kilómetro 2 Vía Tobía
Centro Masculino Especial La
Sibaté
Kilómetro 1 Antes de Sibate
Colonia
Centro Feminino Especial José
Sibaté
Kilómetro 25 Vía Sibate
Joaquín Vargas
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TELÉFONO
5296910
8484127 / 28
8670780
8540050
2462045/0159
8422315
8686049
8670777
8444358/4643
7250989
7250910/12
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TABLA DE CONTENIDO
Introducción
Capítulo I Información de la Entidad
1.1 Objetivo Institucional
1.2 Reseña Histórica
1.3 Organigrama
1.4 La Beneficencia de Cundinamarca Entidad de Protección
1.5. Visión
1.6 Misión
1.7 Grupo de Interés y clientes
Capitulo II El Sistema de Gestión de la Calidad
2.1 Alcance
2.2 Exclusiones en el sistema de Gestión de Calidad
2.3. Planificación del Sistema Gestión de Calidad
2.3.1 Política de La Calidad
2.3.2 Objetivos de la Calidad
2.3.3 Revisión por la Dirección
2.4. Planificación del Modelo por Proceso
2.4.1 Mapa de procesos
2.4.2.1. Procesos Estratégicos
2.4.2.2. Procesos Misionales
2.4.2.3. Procesos de Apoyo
2.4.2.4. Procesos de Control
2.5 Procedimientos Documentados
3. CAPÍTULO III Compromiso de la Dirección
3.1 Enfoque al Cliente
3.2 Responsabilidad y Autoridad
3.3 Representante de la Dirección
3.4 Comunicación Interna
3.5 Comunicación con el cliente
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INTRODUCCIÓN
La BENEFICENCIA DE CUNDINAMARCA trabaja por la mejora continua y con el ánimo de
cualificar el servicio de protección y optimizar sus recursos decidió implementar el Sistema
en Gestión de Calidad.
El presente documento es el resultado de un trabajo en equipo iniciado con la
implementación del Sistema de Gestión de Calidad en 2009, el diagnóstico y actualización
en 2012.
Contiene el alcance del Sistema de Gestión de Calidad, la referencia y la interacción de los
procesos y procedimientos, se elabora con el fin de cumplir requisitos de la norma NTCGP
1000.
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CAPITULO I
1 INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD
1.1 OBJETIVO INSTITUCIONAL: Decreto 0265 del 15 de Octubre de 2008 del
Departamento de Cundinamarca “Coadyuvar de manera coordinada con las políticas
de la Administración Departamental en la ejecución, control y seguimiento de la
política social en lo pertinente a los legados y donaciones a cargo y para el exclusivo
propósito para los cuales fueron destinados, tendientes a desminuir las expresiones
de pobreza, facilitando los canales de organización, participación, desarrollo y
proyección y fortalecimiento de las comunidades con derechos vulnerados, mediante
programas de protección social integral en lo que corresponde a sus programas
desarrollados en el Departamento de Cundinamarca”.
1.2. RESEÑA HISTORICA





En 1564 se inicia la protección, amparo y asistencia social a los indios
enfermos y fundadores del Nuevo Reino de Granada por parte del
Arzobispo Fray Juan de los Barrios y Toledo.
En 1733 el virreinato le sede el impuesto por la venta de las casas.
En 1828 el Estado interviene y asume la responsabilidad, crea una entidad
sin ánimo de lucro, llamada casa refugio y determina su administración y
asistencia médica a las personas abandonadas, y heridos en batalla.
Finalmente en el mes de Agosto de 1869 el Estado Soberano de
Cundinamarca por Ley 15, decreta la creación de la actual Beneficencia de
Cundinamarca, la cual ha tenido por objeto prestar asistencia pública a la
población vulnerable. El artículo primero de la Ley de creación determinó:
“Los establecimientos de beneficencia y caridad del estado quedan desde
el día de la sanción de la ley bajo la inspección y dirección de una Junta
General de Beneficencia.
La Ley 3 de noviembre de 1870 de la Asamblea Legislativa del Estado
Soberano de Cundinamarca dio facultad a la Junta General para recibir
legados, asignaciones o donaciones, facultándose para hacer
enajenaciones sobre los bienes de beneficencia y caridad cuando se
estime conveniente. orden Departamental, sin ánimo de lucro que presta
sus servicios de protección social a la población con discapacidad mental,
adultos mayores, niños, niñas, jóvenes y adolescentes.
A través de los tiempos, la Asamblea Departamental ha expedido varias ordenanzas
con relación a los establecimientos a cargo de la Beneficencia de Cundinamarca así:
Ordenanza 14 de 1911: Asigna atribuciones a la Junta General de Beneficencia de
Cundinamarca entre otras 1º) la de inspeccionar los establecimientos privados de
Beneficencia que sean con fondos públicos. 2º) organizar y mantener en Bogotá el
servicio de ambulancia de ruedas destinado a la conducción de enfermos, locos,
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cadáveres, etc., etc.3º) establecer, reglamentar y mantener un servicio médico
gratuito para los pobres. 4º) Mantener el consultorio médico gratuito establecido ya
en el hospital San Juan de Dios, de acuerdo con los recursos que maneja la Junta,
un Hospital para tuberculosos y enfermedades contagiosas.
Artículo Segundo: Los establecimientos de Beneficencia a cargo de la Junta de
Bogotá, son los siguientes: El Hospital San Juan de Dios y sus dependencias, el
Hospicio, los asilos de locos e indigentes de ambos sexos, y los de mendigos.
Ordenanza 14 de 1911: Destina la Renta del Registro y Anotación, exclusivamente a
la Beneficencia de Cundinamarca.
Ordenanza 65 de 1919: Reconoce como Establecimiento de Beneficencia del
Departamento el Asilo de San José para Niños Desamparados, el Asilo de
Preservación para Niñas, el Asilo de Mendigos y la Colonia de Mendigos.
Ordenanza 37 de 1937: ordena que la composición de la Junta General de la
Beneficencia de Cundinamarca esté compuesta por 06 miembros principales y que el
Gobernador de Cundinamarca sea miembro nato y permanente de ella. Establece las
funciones de los miembros, y crea con sus funciones una sindicatura para cada uno
de los establecimientos de la Beneficencia.
El Decreto 2202 de 1998 constituyó a la Beneficencia como una Entidad Pública
Descentralizada del Departamento de Cundinamarca.
La Resolución 00474 de 21 de octubre de 2005, establece los principios, fines,
articulaciones con el sistema de bienestar social, el perfil de las personas a las
cuales la Beneficencia de Cundinamarca les protege sus derechos constitucionales,
el proceso de ingreso como beneficiarios de los servicios y la corresponsabilidad en
los servicios de protección social dirigidos a la niñez y juventud, personas mayores y
personas con discapacidad mental.
El Decreto 265 de 2008, establece como misión de la Beneficencia de Cundinamarca
“prestar servicios sociales de acuerdo a los lineamientos legales, en relación con las
destinaciones propias de sus legados y donaciones, a la población infantil, juvenil, de
tercera edad y discapacitada más pobre y vulnerable del Departamento de
Cundinamarca y Bogota D.C. mediante programas orientados a la protección,
prevención, formación integral, asistencia social, tratamiento, rehabilitación y
otorgamiento de aportes y subsidio alimentario en caso de indigencia, de
conformidad con las normas constitucionales, garantizando el principio de la
solidaridad mediante una eficiente y eficaz administración de los bienes, legados,
donaciones, rentas y demás recursos financieros que permitan dar sostenibilidad a
los programas sociales.
Actualmente la Beneficencia de Cundinamarca está adscrita a la Secretaría de
Desarrollo Social.
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1.3 ORGANIGRAMA
CONSEJO DIRECTIVO
GERENCIA GENERAL
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÓN
OFICINA ASESORA
JURÍDICA
OFICINA DE CONTROL
DISCIPLINARIO
INTERNO
OFICINA DE GESTION
INTEGRAL DE BIENES
INMUEBLES
SUBGERENCIA
PROTECCION
SOCIAL
SECRETARIA
GENERAL
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SUBGERENCIA
FINANCIERA
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1.4. LA BENEFICENCIA DE CUNDINAMARCA ENTIDAD DE PROTECCION
SOCIAL
El Decreto 0265 del 15 de Octubre de 2008 define las siguientes funciones básicas
de la BENEFICENCIA DE CUNDINAMARCA.
a) Promover, garantizar y restablecer los derechos en niños, niñas, adolescentes,
personas mayores, personas en situación de discapacidad mental en extrema
pobreza e indigencia y en situación de riesgo a través de programas de protección
social integral en sus centros
b) Administrar en los términos previstos en la Constitución Política, la Ley y los
reglamentos, los bienes que a título oneroso o gratuito posea, tales como donaciones
o legados, o aquellos que llegue a poseer.
c) Desarrollar programas de cooperación con municipios Cundinamarca para la
protección de la población vulnerable.
d) Gestionar La consecución de recursos públicos y privados de cooperación
nacional e internacional para inversión en protección social integral de la población
vulnerable.
e) Crear y administrar los Centros de Protección que fueren necesarios para el
cumplimiento de su objeto, de conformidad con las disposiciones que sobre la
materia apruebe su consejo directivo.
f) Crear y administrar los centros asistenciales y de formación integral que fueren
necesarios para el cumplimiento de su objeto, de conformidad con las disposiciones
que sobre la materia apruebe su Consejo Directivo.
g) Administrar sus bienes inmuebles, ejerciendo los actos de disposición con el fin de
salvaguardar su patrimonio, hacerlos más rentables y asegurar el cumplimiento de su
objeto y de las obligaciones legales a su cargo.
h) Articular sus actividades, programas y proyectos intersectoriales con personas
naturales y jurídicas de derecho `público o privado, nacionales o internacionales con
el objeto de fortalecer el tejido social en el Departamento de Cundinamarca.
j) Las demás que le sean asignadas por autoridad competente.
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1.5. VISIÓN
En el año 2016 la Beneficencia de Cundinamarca continuará siendo líder en la prestación de
servicios de protección social y en la contribución a la ejecución de la política pública social
en el Departamento de Cundinamarca, reconocida por su modelo de gestión y la articulación
de acciones con entidades de carácter local, municipal, nacional e internacional.
1.6. MISIÓN
El Decreto 265 de 2008, establece como misión de la Beneficencia de Cundinamarca
“prestar servicios sociales de acuerdo a los lineamientos legales, en relación con las
destinaciones propias de sus legados y donaciones, a la población infantil, juvenil, de
tercera edad y discapacitada más pobre y vulnerable del Departamento de
Cundinamarca y Bogota D.C. mediante programas orientados a la protección,
prevención, formación integral, asistencia social, tratamiento, rehabilitación y
otorgamiento de aportes y subsidio alimentario en caso de indigencia, de
conformidad con las normas constitucionales, garantizando el principio de la
solidaridad mediante una eficiente y eficaz administración de los bienes, legados,
donaciones, rentas y demás recursos financieros que permitan dar sostenibilidad a
los programas sociales.
Esta misión continúa vigente e incluye procesos que la entidad no realiza por no ser
de su competencia, como la protección a jóvenes, prevención, formación integral,
asistencia social, tratamiento y rehabilitación; por la necesidad de actualizarla, fueron
convocados todos los servidores públicos para formular una nueva misión el cual
arrojó el siguiente resultado (actualmente se encuentra en trámite el proyecto de
modificación al Decreto 0265/2008), “la Beneficencia de Cundinamarca tiene por
misión prestar servicios de protección social de acuerdo a los lineamientos legales,
en relación con las destinaciones propias de sus legados y donaciones, a los niños,
niñas, adolescentes, adultos mayores, personas con discapacidad mental, víctimas o
en riesgo de las violencias y abandono, garantizando la eficiente y eficaz
administración de los bienes, legados, donaciones, rentas y demás recursos
financieros que permitan dar sostenibilidad a los programas sociales de protección
para el restablecimiento de los derechos vulnerados”.
1.7. GRUPOS DE INTERES Y CLIENTES:
Los clientes de la Beneficencia de Cundinamarca es la ciudadanía en general y en
especial sus protegidos, las alcaldías municipales, la Gobernación de Cundinamarca,
Entes de Control y demás entidades involucradas en la protección social.
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CAPITULO II
2. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD:
A partir del 02 de Diciembre de 2008 el Gerente, designó al Jefe de Oficina Asesora
de Planeación como Responsable de la Dirección, para la información,
implementación y puesta en marcha del Sistema de Gestión de la Calidad.
2.1. ALCANCE:
Gestión para la promoción, garantía y restablecimiento de los derechos de los niños,
niñas, adolescentes, personas mayores, personas en situación de discapacidad
mental, en extrema pobreza e indigencia y en situación de riesgo a través de
programas de protección social integral en sus centros y la administración eficiente
de su patrimonio.
2.2. EXCLUSIONES EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
7.3 Diseño y Desarrollo: La BENEFICENCIA no diseña productos o servicios, por
cuanto las condiciones para la prestación de los servicios de protección y
administración de sus bienes, están definidos y especificados en la normatividad
vigente.
2.3. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD:
Para la planificación del Sistema, se realiza de acuerdo a los lineamientos
establecidos en la misión, visión, principios, valores, objetivos institucionales, mapa
estratégico, plan indicativo anual, plan de acción y plan de seguimiento.
2.3.1 Política de Calidad:
La Alta Dirección, determinó la política de calidad “Con el fin de mejorar la calidad de
vida de la niñez, adolescencia, adulto mayor y personas con discapacidad mental en
exclusión social o derechos fundamentales vulnerados, la Beneficencia de
Cundinamarca planea y ejecuta programas orientados a la formación integral,
atención y prestación de servicios bajo los parámetros de eficiencia, eficacia y
efectividad con personal profesional y competente de manera que nos permita
cumplir los requisitos del cliente, particularmente en función al restablecimiento de
sus derechos, mediante el compromiso del mejoramiento continuo de todos los
procesos institucionales”.
2.3.2 Objetivos de Calidad:
 Incrementar el grado de satisfacción de los protegidos, contando con
mecanismos de medición y evaluación de su satisfacción.
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 Fortalecer las competencias del talento humano responsable de la ejecución
de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de control.
 Mejorar los sistemas de información que sirven de apoyo para la ejecución de
los procesos.
 Administración adecuada de su patrimonio inmobiliario.
 Mejorar el desempeño de los procesos, fortaleciendo la cultura del autocontrol.
2.3.3 Revisión por la Dirección:
Anualmente se realiza la revisión por la dirección con el propósito de asegurarse su
conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continuas.
2. 4 Planificación del Modelo de Operación por Procesos:
La Planificación organiza y asigna los recursos necesarios de los procesos
Estratégicos, Misionales, de Apoyo y Control, que interrelacionados permiten lograr
los objetivos de calidad ya establecidos, así como el cumplimiento de los requisitos
de calidad y la satisfacción del cliente.
Las interacciones de los procesos se identifican en las caracterizaciones, ofreciendo
un esquema que plasma sus relaciones a través de la definición de proveedores,
entradas, salidas, clientes, los recursos asociados a los procesos, procedimientos,
actividades, el seguimiento y el control.
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2.4.1 Mapa de Procesos
Planeación
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C
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N
Protección Social en Instituciones
Niñez y Adolescencia
Adulto mayor
Discapacidad Mental
Gestión
Recursos
Físicos
Gestión
Contractual
Gestión
Jurídica
Gestión
Financiera
Administración
de Bienes
Inmuebles
Gestión Talento
Humano
Gestión
Almacén
D
E
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C
L
I
E
N
T
E
Gestión
Documental
Atención e
Información al
Ciudadano
Gestión
Informática
Control
Disciplinario
Control
Interno
Mejoramiento Continuo
Procesos Estratégicos
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo
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Procesos de Evaluación
y Control
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2.4.2.1 Procesos Estratégicos: Proceso en donde se determina la planificación del
Sistema, su medición y las acciones dirigidas al continuo mejoramiento.
2.4.2.2 Procesos Misionales: Son los procesos en donde se presta el servicio de
protección social y gestión inmobiliaria
2.4.2.3 Procesos de Apoyo: Son los procesos que proveen los recursos necesarios
para el desempeño de los procesos estratégicos, misionales y de control de la
Beneficencia de Cundinamarca.
2.4.2.4 Procesos de Evaluación y Control: Nos permiten realizar el seguimiento a
las actividades del sistema para analizar su desempeño y la mejora de la eficacia,
eficiencia y efectividad.
2.5 Procedimientos Documentados:
El Sistema de Calidad ha establecido los siguientes procedimientos documentados:






Control de Documentos
Control de Registros
Tratamiento al Producto no Conforme
Auditorías Internas
Acciones Correctivas
Acciones Preventivas
Así mismo para cada proceso se ha establecido el respectivo procedimiento en el
cual se describen las actividades a desarrollar.
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CAPITULO III
3. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN.
La Gerencia se compromete con la implementación y mantenimiento del Sistema de
Gestión de Calidad y su mejora continua mediante:

La comunicaciones al personal de la Beneficencia de Cundinamarca de la
importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente

El establecimiento de la política de calidad y su evaluación periódica en la
revisión por la dirección.

El establecimiento de los objetivos de calidad

La realización de revisiones por la dirección anualmente

Asegurar la disponibilidad de recursos
3.1
ENFOQUE AL CLIENTE
La Gerencia se asegura que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen
con el propósito de aumentar la satisfacción del cliente mediante:

La identificación de los requisitos específicos de los clientes de la Beneficencia de
Cundinamarca.

El establecimiento de una metodología para recopilar y analizar la percepción de
los clientes, generando acciones conducidas a su mejoramiento continúo.

El seguimiento a las peticiones, quejas y reclamos, con el propósito de
implementar acciones para el mejoramiento continuo
3.2 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Las responsabilidades y autoridades del personal que ejerce funciones públicas a
nombre de la entidad, han sido definidas en el Manual de Funciones siendo
divulgado cada vez que se realiza un cambio y en los anexos técnicos de la
contratación.
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3.3 REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
La Gerencia de la Beneficencia de Cundinamarca ha designa al Jefe de la Oficina
Asesora de Planeación como el representante de la dirección con la responsabilidad
y autoridad de:
a) asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos
necesarios para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad;
b) informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la
Calidad y de cualquier necesidad de mejora, y
c) asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del
cliente en todos los niveles de la entidad.
3.4 COMUNICACIÓN INTERNA
En la Beneficencia de Cundinamarca la comunicación interna se realiza mediante las
directrices establecidas desde la Gerencia General, considerando la eficacia, la
eficiencia y la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad, contando con los
siguientes:
Correo electrónico interno: es la red institucional de correo, a través de la cual se
comunica la información relevante de la organización, incluyendo la del Sistema de
Gestión de Calidad.
Carpetas de Consulta Interna: son espacios reservados para cada área funcional
de la organización, donde se publica información relevante del Sistema de Gestión
de Calidad
Boletines Internos: Son comunicaciones escritas o por correo interno, realizadas
por las dependencias, a través de los cuales se mantiene informado al cliente interno
a cerca de la situación de la organización.
Comités de Calidad y MECI: Reglamentados mediante Resolución Interna,
conformados por los principales líderes de procesos. Se tiene claramente
especificadas sus funciones.
Comunicados de la Dirección e Informes de Gestión: a través de ellos el Gerente
comunica los resultados de la gestión realizada por el cuerpo directivo así como el
avance de los diferentes proyectos o programas específicos.
Comunicados del Sindicato de trabajadores: En las asambleas y reuniones
sindicales se comparte información y su alternativa de aplicación en el ejercicio
sindical.
Carteleras: Espacios específicos de comunicación con el cliente interno y externo.
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3.5 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE
En la Beneficencia de Cundinamarca se han establecido los siguientes canales de
comunicación:
 Dependencia de Atención e Información al Ciudadano
 Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y/o Sugerencias.
 Evaluación de la percepción del cliente
 Buzones en los centros de atención
 Información de la página web
 Correo Electrónico
 Comunicados de prensa, publicados en Boletín Interno de Cundinamarca
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