criterios para la aplicación por los registros del real decreto 772

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DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES
PÚBLICAS
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DE ADMINISTRASCIONES
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DIRECCIÓN GENERAL DE
MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA,
PROCEDIMIENTOS E IMPULSO DE LA
ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
CRITERIOS PARA LA APLICACIÓN POR LOS
REGISTROS DEL REAL DECRETO 772/1999, DE 7
DE MAYO, POR EL QUE SE REGULA LA
PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES, ESCRITOS Y
COMUNICACIONES ANTE LA ADMINISTRACIÓN
GENERAL DEL ESTADO, LA EXPEDICIÓN DE
COPIAS DE DOCUMENTOS Y DEVOLUCIÓN DE
ORIGINALES Y EL RÉGIMEN DE LAS OFICINAS DE
REGISTRO
CORREO ELECTRÓNICO:
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28071MADRID
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PROCEDIMIENTOS E IMPULSO DE LA
ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
1. Conceptos básicos __________________________________________________ 1
1.1.
Solicitudes, escritos y comunicaciones y documentos acompañados____________ 1
1.2. Presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones y documentos
acompañados ______________________________________________________________ 1
1.2.1.
Recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones y de documentos acompañados
presentados en otros lugares ________________________________________________________ 1
1.2.2.
Remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones y documentos acompañados a otros
destinatarios ____________________________________________________________________ 3
2. Presentación y recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones __________ 4
2.1.
Inadmisión de solicitudes, escritos y comunicaciones________________________ 4
2.1.1.
2.1.2.
2.2.
Inadmisión de solicitudes no dirigidas a las Administraciones Públicas ______________ 4
Solicitudes, escritos y comunicaciones redactados en lenguas distintas del castellano ___ 6
Contenido del asiento registral __________________________________________ 6
2.2.1.
Consignación de la fecha y hora de presentación ________________________________ 7
2.2.2.
Registro de solicitudes, escritos y comunicaciones redactados en lenguas cooficiales
distintas del castellano ____________________________________________________________ 8
2.3.
Expedición de recibos de presentación o copias anotadas ____________________ 8
2.3.1.
2.3.2.
2.3.3.
2.3.4.
Opción del registro por el recibo o por la copia anotada __________________________ 8
Momento de la emisión del recibo o de la copia anotada __________________________ 9
Actuación del registro _____________________________________________________ 9
Solicitudes escritos y comunicaciones redactados en lenguas cooficiales. ____________ 10
2.4.
Presentación simultánea de solicitudes, escritos o comunicaciones ___________ 11
2.5.
Efectos de la presentación: Información al ciudadano______________________ 11
3. Documentos acompañados __________________________________________ 12
3.1.
Recepción de documentos originales que deben figurar en el procedimiento ___ 13
3.1.1.
3.1.2.
3.1.3.
3.1.4.
3.1.5.
3.2.
La obligación de las oficinas de registro de expedir copias selladas ________________ 13
Actuación del registro: cotejo y sellado de la copia _____________________________ 14
Copias selladas de documentos redactados en lenguas cooficiales. _________________ 15
El registro de copias selladas ______________________________________________ 15
Entrega de la copia sellada y devolución del original ___________________________ 15
Devolución de documentos originales que no deben figurar en el procedimiento 17
3.2.1.
La obligación de las oficinas de registro de expedir copias compulsadas ____________ 17
3.2.2.
Actuación del registro: cotejo y compulsa de la copia ___________________________ 18
3.2.3.
Expedición de copias compulsadas de documentos redactados en lenguas cooficiales. __ 19
3.2.4.
Compulsa de copias de documentos notariales o de copias auténticas expedidas por los
órganos administrativos competentes ________________________________________________ 19
3.2.5.
Copias realizadas por Colegios o Corporaciones Profesionales ___________________ 20
4. Copias auténticas _________________________________________________ 20
4.1.
Concepto: copias auténticas y copias compulsadas ________________________ 20
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4.2.
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Solicitud de copias auténticas: información al ciudadano ___________________ 21
ANEXO: MODELO INDICATIVO DE RELACIÓN DE SOLICITUDES, ESCRITOS
O COMUNICACIONES PRESENTADOS ________________________________ 24
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1. Conceptos básicos
1.1. Solicitudes,
escritos
acompañados
y
comunicaciones
y
documentos
La LRJ-PAC distingue entre las solicitudes, escritos y comunicaciones
de los ciudadanos y los documentos que deben acompañarse a aquéllos
porque preceptivamente lo exige la norma procedimental
correspondiente o que voluntariamente se aportan por los interesados
para fundamentar o reforzar sus pretensiones.
Desde una perspectiva práctica, la distinción anterior es fundamental:

Las solicitudes, escritos o comunicaciones de los ciudadanos
deben ser registradas.

Por el contrario, los documentos acompañados no son objeto de
registro.
1.2. Presentación de solicitudes,
documentos acompañados
escritos
y
comunicaciones
y
Al margen de los supuestos en los que el destinatario de la solicitud,
escrito o comunicación es un órgano administrativo de la AGE al que
sirve el registro, pueden producirse otras dos situaciones:
1.2.1. Recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones y de
documentos acompañados presentados en otros lugares
Los registros de la AGE deben admitir y cursar a su
destinatario las solicitudes, escritos y comunicaciones
dirigidas al órgano administrativo al que sirven y que hayan
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sido presentados en otros lugares distintos del propio registro
habilitados para recibirlos. Dichos lugares son los siguientes:

Los registros de cualquier órgano administrativo que
pertenezca a la AGE, pero también los que pertenezcan a
las Administraciones de cualquier Comunidad Autónoma o
de las Entidades locales que hayan suscrito el oportuno
Convenio de colaboración.
Los registros de los órganos destinatarios de la AGE deben
admitir,
junto
con
las
solicitudes,
escritos
y
comunicaciones, los documentos acompañados, en su
caso, o las copias de los mismos compulsadas por el
registro de origen que sustituyan a los originales.
Las solicitudes, escritos o comunicaciones deberán
registrarse de entrada sin que sea obstáculo para ello el que
ya hayan sido asentadas en el registro en el que se
presentaron.
CORREO ELECTRÓNICO:
[email protected]

En las oficinas de Correos, en la forma que
reglamentariamente se establezca. La supervisión del
cumplimiento de lo reglamentado al respecto no es función que
corresponda al servicio de la AGE receptor de la solicitud,
escrito o comunicación y de los documentos acompañados.

En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares
de España en el extranjero.

En cualquier otro que establezcan las disposiciones
vigentes (por ejemplo, entidades bancarias que actúan como
colaboradoras de la Administración en los supuestos concretos
regulados).
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El Real Decreto 772/1999 cita únicamente en su artículo 2.2 a
los registros de las Administraciones de las Comunidades
Autónomas y a los de las entidades que integran la
Administración Local que hayan suscrito el correspondiente
convenio con la AGE como lugares en los que puede producirse la
presentación por los ciudadanos de solicitudes, escritos y
comunicaciones dirigidos a la AGE y sus Organismos Públicos pero
ello no debe interpretarse como una exclusión de la posibilidad
de que dicha presentación se efectúe en los restantes lugares
indicados en el artículo 38.4 de la LRJ-PAC que más arriba se
han enumerado (por ejemplo, en las oficinas de correos).
1.2.2. Remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones y documentos
acompañados a otros destinatarios
En sentido inverso, los registros de la AGE deben recibir,
registrar y cursar las solicitudes, escritos o comunicaciones de
los ciudadanos presentados en ellos cuando el destinatario no
es el órgano al que se adscriben sino otro de la misma o
distinta Administración. Se
incluyen,
no
sólo
las
Administraciones autonómicas, sino también todas las
entidades locales, hayan o no suscrito con la AGE un convenio
de “ventanilla única”. Igualmente deben cursarse las
solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a las
entidades de derecho público vinculadas o dependientes de
ellas.
Del mismo modo deben adjuntar a dichas solicitudes, escritos o
comunicaciones los documentos que se acompañen,
expidiendo, cuando así se solicite por el interesado, las copias
selladas o compulsadas correspondientes.
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2. Presentación y
comunicaciones
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recepción
de
solicitudes,
escritos
y
2.1. Inadmisión de solicitudes, escritos y comunicaciones
En términos generales, los registros de la AGE deben admitir
cuantas solicitudes, escritos y comunicaciones se les presenten o
reciban sea cual sea su destinatario y sin que sea obstáculo para
ello el que se adviertan defectos en la solicitud o no se acompañen
documentos preceptivamente exigidos. Si se observan por el registro
tales deficiencias deberá en todo caso advertirse de ello al ciudadano e
informarle al respecto, pero nunca rechazar la solicitud presentada.
Del mismo modo, cuando se reciba una solicitud defectuosa que fue
presentada en otro lugar tampoco deberá devolverse al lugar de
origen o al ciudadano sino que deberá cursarse al órgano
tramitador.
2.1.1. Inadmisión de solicitudes no dirigidas a las Administraciones
Públicas
La única circunstancia que justifica este rechazo es que la
solicitud, escrito o comunicación no se dirija a órganos de
cualquier Administración Pública o a alguna de las entidades
de Derecho Público vinculadas o dependientes de ellas.
El rechazo debe producirse cuando su destinatario sea alguno
de los siguientes:
a) Alguno de los poderes del Estado u órganos
constitucionales: Tribunal Constitucional, Consejo General del
Poder Judicial, Defensor del Pueblo* y Tribunal de Cuentas, así
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como las instituciones afines a alguno de ellos existentes en las
Comunidades Autónomas.
(*) Se admite cualesquiera solicitudes, escritos o
comunicaciones, dirigidos al Defensor del Pueblo, en los
registros de las unidades administrativas orgánicamente
integradas en el Ministerio de Administraciones Públicas a tenor
de lo establecido en la Resolución de 18 de septiembre de 2007
(BOE 4-10-2007) por el que se publica el Convenio Marco de
colaboración entre en Ministerio de Administraciones
Públicas y el Defensor del Pueblo.
b) Los órganos legislativos, tanto del Estado como de las
Comunidades Autónomas: Cortes Generales y Asambleas
legislativas de las Comunidades Autónomas.
c) Los órganos jurisdiccionales (Tribunales), en cuanto
integrantes del poder judicial y el Ministerio Fiscal. Los escritos a
ellos dirigidos deben presentarse en los lugares y en la forma
exigida por las leyes procesales.
d) Los órganos de la Unión Europea. No obstante, debe
recordarse que lo decisivo es quién sea el destinatario de las
solicitudes, escritos y comunicaciones: sólo podrán rechazarse
las dirigidas directamente a las Instituciones o a los
departamentos de la Administración propia de la Unión Europea
y no los que se dirijan a un órgano de la AGE aún cuando
materialmente se refieran a asuntos en los que deba intervenir o
que deban ser resueltos por aquélla (por ejemplo, una solicitud
de ayudas de la Unión Europea dirigida al Ministerio de
Agricultura, Pesca y Alimentación).
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e) Las Corporaciones de Derecho Público (Cámaras de
Comercio, Colegios Profesionales...).
2.1.2. Solicitudes, escritos y comunicaciones redactados en lenguas
distintas del castellano
Pueden rechazarse las solicitudes, escritos y comunicaciones
redactados en lenguas extranjeras a no ser que se acompañen
de una traducción oficial.
Por el contrario, todos los registros de la AGE, independientemente
del lugar en el que radiquen, deben admitir, registrar y cursar a su
destino las solicitudes, escritos y comunicaciones redactados
en lenguas españolas distintas del castellano en los siguientes
supuestos:

Cuando la solicitud, escrito o comunicación se dirija a un
órgano de la AGE con sede en el territorio de una
Comunidad Autónoma en la que la lengua en la que está
redactada sea cooficial junto con el castellano.

Cuando el órgano destinatario pertenezca a la
Administración de alguna de las Comunidades Autónomas
con lengua cooficial o a alguna de las Entidades Locales de
su territorio.
2.2. Contenido del asiento registral
En cada asiento registral que se practique deberá figurar:

Un número (de registro)

Epígrafe expresivo de la naturaleza de la solicitud, escrito o
comunicación que se registra.
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
Fecha de entrada

Fecha y hora de presentación

Identificación del interesado (firmante de la solicitud, escrito o
comunicación).

Órgano administrativo remitente, si procede, por ser otro órgano
administrativo y no un ciudadano el autor de la solicitud, escrito o
comunicación.

Persona u órgano administrativo al que se envía (autoridad u
órgano destinatario).

En su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación
que se registra.
Con relación a la práctica del asiento registral se plantean dos
problemas de orden práctico:
2.2.1. Consignación de la fecha y hora de presentación
La hora deberá figurar en el asiento que se practique en
cualquier registro de la AGE en el que se produzca la primera
presentación de una solicitud, escrito o comunicación por el
ciudadano, tanto si el destinatario (que debe tramitarla) es el propio
órgano al que dicho registro pertenece, como si lo es otro de la
misma o distinta Administración, al que deba remitirse el
documento, una vez registrado.
Sólo podrá omitirse la indicación de la hora, bastando con
consignar la fecha, cuando se registre una solicitud, escrito o
comunicación procedente de otro registro, en el que se
produjo la presentación al amparo de lo dispuesto en el
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artículo 38.4 de la LRJ-PAC y que practicó el correspondiente
asiento en el que figura la fecha y hora de presentación antes
de remitirlo al órgano destinatario.
En todo caso, puesto que, desde el punto de vista del diseño del
sistema informático que debe soportar el registro, resulta difícil
discriminar ambos supuestos, es recomendable hacer constar
siempre en el asiento tanto del día como de la hora en que se
practica.
2.2.2. Registro de solicitudes, escritos y comunicaciones redactados en
lenguas cooficiales distintas del castellano
Para consignar en el asiento registral determinados datos que
implican la comprensión del escrito y cuya constancia es
obligatoria, deberán cubrirse los apartados correspondientes a
partir de la información suministrada por el propio interesado.
2.3. Expedición de recibos de presentación o copias anotadas
La finalidad del recibo o de la copia anotada que lo sustituya es acreditar
la fecha de presentación de la solicitud, escrito o comunicación en
cualquiera de los lugares habilitados para ello en la propia Ley, a efectos
del cumplimiento de plazos por los interesados en los procedimientos
administrativos correspondientes. En consecuencia la expedición del
recibo o de la copia corresponde al personal de la oficina donde se
produzca dicha presentación, sea cual sea el órgano destinatario y la
Administración a la que pertenezca.
2.3.1. Opción del registro por el recibo o por la copia anotada
El ciudadano puede exigir la anotación de la copia que aporte
como recibo de presentación.
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Si no lo hace, es el registro quien puede elegir entre facilitarle
una copia anotada (realizada por la propia oficina registral) o
confeccionar un recibo.
2.3.2. Momento de la emisión del recibo o de la copia anotada
Tanto el recibo de presentación como la copia anotada que puede
sustituirle con los mismos efectos deben emitirse en el mismo
momento de la presentación de la solicitud, escrito o
comunicación.
2.3.3. Actuación del registro
En el caso de que se expida un recibo de presentación, el
contenido debe indicarse en el mismo:

El lugar y la fecha de presentación, incluyendo la hora en que
la presentación se produce.

La identificación del remitente (ciudadano que firma la
solicitud, escrito o comunicación).

El órgano destinatario

Un extracto del contenido de la solicitud, escrito o
comunicación
Para la emisión de copias anotadas, deben seguirse las siguientes
indicaciones:

CORREO ELECTRÓNICO:
[email protected]
Cotejar la copia con el original, para comprobar la exacta
concordancia entre sus contenidos. La identidad de original
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y copia es el aspecto verdaderamente relevante y no el
procedimiento, mecánico o manual, a través del cual se
haya confeccionado la copia.

Diligenciar a continuación la copia mediante cualquier
procedimiento (usual, pero no necesariamente la
estampación de un sello) que permita anotar en la misma el
lugar de presentación (identificación del registro receptor) y
la fecha (y hora) en que se produce.

Si el ciudadano lo solicita deben anotarse (normalmente
estampando el sello correspondiente) todas las páginas de
la solicitud escrito o comunicación, cuando conste de más
de una.

Por el contrario no deben anotarse (sellarse) varias copias
de la misma solicitud, escrito o comunicación, aún cuando
el ciudadano así lo solicite.
2.3.4. Solicitudes escritos y comunicaciones redactados en lenguas
cooficiales.
En este caso el ciudadano no está obligado a aportar la copia
correspondiente (y si lo hace, la oficina no podrá anotar esa
copia como recibo de presentación).
Por su parte, el registro no podrá optar entre emitir un recibo o
una copia sino que deberá siempre realizar una copia con sus
propios medios y diligenciarla para que sirva como recibo de
presentación, como única manera de asegurar su plena
identidad con el original presentado.
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2.4. Presentación simultánea de solicitudes, escritos o comunicaciones
Las oficinas de registro de la AGE deben confeccionar y poner a
disposición del público un modelo de relación de solicitudes,
escritos o comunicaciones para su utilización voluntaria por los
empleados de Gestorías, Gabinetes, Asesorías y por cualquier
ciudadano que presente conjuntamente más de diez documentos
de este tipo. Las oficinas pueden facilitar, en su caso, el modelo de
relación a los interesados. Pero su utilización es en última instancia
plenamente voluntaria y el hecho de que no se emplee por el
ciudadano no puede comportar el rechazo de los escritos
presentados.
El modelo, debe incluir los apartados necesarios para identificar a los
interesados, los órganos destinatarios y un extracto de los
contenidos de las solicitudes, escritos o comunicaciones
presentados. En el Anexo de este documento se incluye un modelo
indicativo para su utilización, a tales efectos, por las oficinas de registro.
2.5. Efectos de la presentación: Información al ciudadano
Debe facilitarse a los interesados, cuando así lo soliciten,
información sobre los siguientes extremos:

Que la fecha de entrada de las solicitudes, escritos y comunicaciones
produce efectos en cuanto al cumplimiento de los plazos de los
ciudadanos.

Que la fecha de entrada en el registro del órgano competente para su
tramitación produce como efecto el inicio del cómputo de los
plazos que haya de cumplir la Administración y,
CORREO ELECTRÓNICO:
[email protected]
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significadamente del plazo máximo para notificar la resolución
expresa correspondiente.
Dicha fecha será la de entrada en el registro únicamente cuando
pertenezca al departamento competente (salvo en el Ministerio
de Defensa, en el que el plazo para resolver y notificar se
computa, según quien sea el órgano competente, a partir de la
fecha de entrada en los registros del Organo Central del
Ministerio, del Estado Mayor de la Defensa y de los Cuarteles
Generales de los Ejércitos) o al Organismo Público al que se
dirige.

Que, en otro caso, la fecha de entrada en el registro del órgano
competente deberá serles comunicada por éste en la
comunicación que necesariamente debe dirigirles y en la que
debe también indicarse cual es el plazo máximo establecido en
el procedimiento correspondiente y qué efectos producirá, en su
caso, el silencio administrativo.
3. Documentos acompañados
Los registros de la AGE deben emitir copias selladas o compulsadas
de los documentos acompañados a las solicitudes, escritos y
comunicaciones de los ciudadanos, sea cual sea su destinatario.
Dichos documentos no son, sin embargo, objeto de registro, sino que
el asiento registral se refiere a la solicitud, escrito o comunicación a la que
acompañan.
Por ello, cuando se reciba en los registros correspondencia (sobres
certificados con aviso de recibo u ordinarios) que contenga
documentos emitidos por órganos administrativos (certificados,
CORREO ELECTRÓNICO:
[email protected]
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resoluciones, acuerdos, actas, informes, etc.) o por los ciudadanos
(fotocopias del D.N.I. o N.I.F., curricula vitae, etc.) sin que se acompañe
a dichos documentos una solicitud, escrito o comunicación, no deben
registrarse de entrada dichos documentos sino, simplemente, remitirlos
a sus destinatarios (sin registrarlos tampoco de salida) para su
incorporación al procedimiento de que se trate, y, sólo si resultara imposible
averiguar a quien se dirigen -lo que resulta muy improbable-, devolverlos al
remitente con indicación del problema planteado respecto del documento de
que se trate.
3.1. Recepción de documentos originales que deben figurar en el
procedimiento
3.1.1. La obligación de las oficinas de registro de expedir copias
selladas
Cuando las normas procedimentales correspondientes requieren la
aportación de documentos originales por los ciudadanos, éstos
tienen derecho a la expedición por las oficinas de registro de una
copia sellada del documento original. Todos los registros de la
AGE deben expedir las copias de los documentos originales
que se soliciten por el ciudadano, sea cual sea el destinatario
de la solicitud, escrito o comunicación a la que debe
acompañarse el documento original. Por lo demás:
CORREO ELECTRÓNICO:
[email protected]

Las oficinas de registro deben expedir la copia sellada con
carácter inmediato, en el momento de la presentación del
documento a que se refiere.

Las oficinas de registro no están obligadas a expedir copias
selladas de documentos originales que no se acompañen a
las solicitudes, escritos o comunicaciones presentadas por
el ciudadano.
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3.1.2. Actuación del registro: cotejo y sellado de la copia
El ciudadano debe aportar, junto con el documento original,
una copia del mismo. No es exigible, por tanto, que la oficina
realice la copia con sus propios medios.
El personal del registro debe cotejar el documento original y la
copia para comprobar la “identidad de sus contenidos”. Lo
fundamental es la identidad sustancial de copia y original (la
“identidad de sus contenidos”) y no el procedimiento
utilizado para la confección de la copia que aporta por el
ciudadano.
Realizado el cotejo, se unirá el documento original a la solicitud,
escrito o comunicación al que se acompaña para su remisión al
destinatario y se entregará la copia al ciudadano una vez
diligenciada mediante la estampación en la misma de un sello,
que, según el reglamento, debe contener los siguientes
datos:

La fecha de entrega del documento original (la mención de
la hora es aquí irrelevante) y el lugar (identificación del
registro) de presentación.

El órgano destinatario del documento original.

Extracto del objeto del procedimiento o actuación para
cuya tramitación se aporta.
Respecto de la expedición de copias selladas deben seguirse las
indicaciones siguientes:

CORREO ELECTRÓNICO:
[email protected]
Si el ciudadano lo solicita deben sellarse todas las
páginas del documento cuando conste de más de una.
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
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Por el contrario no deben sellarse varias copias de la
misma solicitud, escrito o comunicación, aún cuando el
ciudadano así lo solicite.
3.1.3. Copias selladas
cooficiales.
de
documentos
redactados
en
lenguas
En este caso, el ciudadano no debe aportar la copia
correspondiente (y si lo hace, la oficina no podrá sellarla) y se
exige a la oficina de registro la realización de dicha copia con
sus propios medios antes de sellarla y entregarla al interesado,
como única manera de asegurar su plena identidad con el
original aportado.
3.1.4. El registro de copias selladas
La oficina debe llevar un registro independiente del de
entrada y salida en el que se reflejen ordenadamente las
copias selladas que se emitan. El registro puede adoptar la
forma de libro en el que deben anotarse obligatoriamente, con
relación a cada una de las copias,
la fecha y lugar de
presentación del documento original, el órgano destinatario del
mismo y un extracto del objeto del procedimiento o actuación para
el que se exige. A ello puede añadirse un número de orden de la
copia sellada expedida y reservarse un espacio para la anotación
posterior en el mismo asiento de las incidencias que se produzcan
con posterioridad con relación a la copia emitida.
3.1.5. Entrega de la copia sellada y devolución del original
La copia sellada será entregada a la Administración
correspondiente en el momento en que el documento original
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sea devuelto al interesado. Si se pierde o destruye
accidentalmente la copia, su entrega se sustituirá por una
declaración aportada por el ciudadano en que se exponga por
escrito la circunstancia producida.
La devolución del original y su canje por la copia sellada
depende de la finalización del procedimiento o actuación que
exigía la aportación de aquél, circunstancia que sólo puede
apreciarse por el órgano tramitador o el competente para
resolver el procedimiento. Por ello, la entrega deberá
producirse en los órganos mencionados y no en la oficina de
registro en la que en su momento se emitió la copia sellada.
Las oficinas de registro no son responsables, por tanto, de la
devolución de los originales y, en caso de que el ciudadano
se dirija a ellas solicitándolo, deberán informarle acerca de
los extremos expuestos y remitirle al órgano competente en
cuyo poder se encuentre el documento para que pueda
canjear allí la copia sellada por el original.
En todo caso, los órganos competentes para la tramitación o
resolución del procedimiento o actuación correspondiente,
una vez devuelto el original, deberán comunicar dicha
circunstancia y remitir la copia sellada a la oficina de registro
que la emitió en su día (o, en su caso, un ejemplar de la
declaración suscrita por el ciudadano en la que comunica su
pérdida o destrucción), para posibilitar la anotación de estos
datos en el registro de copias selladas.
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3.2. Devolución de documentos originales que no deben figurar en el
procedimiento
3.2.1. La obligación de las oficinas de registro de expedir copias
compulsadas
Cuando las normas reguladoras de un procedimiento o
actividad administrativa no exigen la remisión de documentos
originales pero requieren la aportación de copias compulsadas
de los mismos, la oficina de registro debe devolver
inmediatamente el original al ciudadano una vez diligenciada
una copia que se remitirá al órgano administrativo destinatario
para que surta, en el procedimiento de que se trate, los mismos
efectos que el documento original.
Todos los registros de la AGE deben expedir las copias de los
documentos originales que se soliciten por el ciudadano, sea
cual sea el destinatario de la solicitud, escrito o comunicación
a la que debe acompañarse el documento original.
Por lo demás:
CORREO ELECTRÓNICO:
[email protected]

Las oficinas de registro deben expedir la copia compulsada
con carácter inmediato, para permitir la devolución del
documento original.

Las oficinas de registro no están obligadas a compulsar
copias de documentos originales cuando dichas copias no
acompañen a las solicitudes, escritos o comunicaciones
presentadas por el ciudadano.
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El registro deberá aceptar la aportación, en lugar del original,
de una copia auténtica y emitir, siempre que así se solicite,
una copia compulsada de esta última.
3.2.2. Actuación del registro: cotejo y compulsa de la copia
El personal del registro debe cotejar el documento original y la
copia para comprobar la “identidad de sus contenidos”. Lo
fundamental es la identidad sustancial de copia y original (la
“identidad de sus contenidos”) y no el procedimiento
utilizado para la confección de la copia que se aporta por el
ciudadano.
Realizado el cotejo, se devolverá el documento original al
ciudadano y se unirá la copia a la solicitud, escrito o comunicación
correspondiente para su remisión al destinatario una vez
diligenciada mediante la estampación en la misma de un sello o
acreditación de compulsa, que debe contener los siguientes
datos:

La fecha en que se practicó la compulsa (la mención de la
hora es irrelevante).

La identificación del órgano (registro) y de la persona que
expiden la copia compulsada.
Es suficiente con la identificación funcional (cargo o
puesto) y nominativa (nombre y apellidos) de la persona
que realiza la compulsa. Estos datos son los únicos datos
relevantes para garantizar la autenticidad de la copia
compulsada.
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3.2.3. Expedición de copias compulsadas de documentos redactados
en lenguas cooficiales.
En este caso, el ciudadano no debe aportar la copia
correspondiente (y si lo hace, la oficina no podrá compulsarla)
y se exige a la oficina de registro la realización de dicha copia
con sus propios medios antes de compulsarla y remitirla al
destinatario, como única manera de asegurar su plena
identidad con el original que debe devolverse al interesado.
3.2.4. Compulsa de copias de documentos notariales o de copias
auténticas expedidas por los órganos administrativos competentes
En cuanto a la compulsa de documentos notariales, puesto que
las copias compulsadas gozan de una eficacia limitada a un
procedimiento
administrativo
concreto
y
únicamente
garantizan que la persona que ha realizado la compulsa ha
comprobado que el original y la copia son iguales (sin que se
certifique la autenticidad del original) debe entenderse que
cualquier oficina obligada a recibir las solicitudes, escritos o
comunicaciones a los que se acompañan los documentos
originales, debe también compulsar las copias de dichos
documentos.
Del mismo modo, deben expedirse, si así se solicita, copias
compulsadas de las copias auténticas expedidas por los
órganos correspondientes de cualquier Administración Pública
que se presenten. Y ello porque dichas copias, tienen la misma
validez y eficacia que los documentos originales.
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3.2.5. Copias realizadas por Colegios o Corporaciones Profesionales
No pueden considerarse válidas. En realidad, se trata usualmente
de copias auténticas que sólo pueden emitirse por los órganos
determinados reglamentariamente en cada Administración
Pública, entre los que no se cuentan las Corporaciones de
Derecho Público mencionadas. Por la misma razón, tampoco
serán válidas las copias auténticas expedidas por gestores
administrativos.
En todo caso, lo que se está exponiendo nada tiene que ver con
otro tipo de atribuciones de los Colegios Profesionales, y
específicamente con el visado colegial de determinados
documentos elaborados por sus miembros (por ejemplo, proyectos
arquitectónicos).
Puesto que la copia emitida carece de validez alguna a efectos de
sustituir al original en el procedimiento o actuación de que se trate.
La única solución factible en tales casos es informar al ciudadano
en tal sentido y orientarle sobre la posibilidad de presentar su
solicitud en un registro habilitado, donde se practicarán las
compulsas necesarias o, si ese es su deseo, solicitar del
órgano competente la expedición de una copia auténtica.
4. Copias auténticas
4.1. Concepto: copias auténticas y copias compulsadas
No puede confundirse esta figura con las copias compulsadas. A
diferencia de estas últimas, las copias auténticas se caracterizan
por las siguientes notas:
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
Pueden expedirse tanto en el desarrollo de un procedimiento
administrativo como fuera del mismo.

Sus efectos no se limitan en ningún caso al marco de un
procedimiento administrativo determinado, sino que gozan de la
misma validez y eficacia del documento original con carácter
general (en el caso de las copias auténticas de documentos
públicos), o en el ámbito genérico de la actividad de las
Administraciones Públicas siempre que su autenticidad haya
sido comprobada (cuando se trate de copias auténticas de
documentos privados).

Su contenido y finalidad son diferentes: no solamente acreditan
la autenticidad de la copia desde la perspectiva de su identidad
con el original, sino que tienen efectos certificantes, en cuanto
garantizan igualmente la autenticidad de los datos contenidos
en este último.
4.2. Solicitud de copias auténticas: información al ciudadano
Los órganos competentes para expedirlas (los únicos que pueden y
deben hacerlo) son los que cada Administración Pública determine
reglamentariamente. En el ámbito de la AGE será competente el
órgano administrativo o al Organismo público que emitió el
documento original, o bien, en el supuesto de que, por el tiempo
transcurrido el documento original o los datos en él contenidos obrasen
en un archivo general, histórico u organismo similar, al
correspondiente archivo.
En el caso de que el órgano administrativo o el Organismo público
que emitió el documento o que lo tenía bajo su custodia haya
desaparecido, la competencia corresponderá a aquél que haya
asumido las competencias que permitieron la expedición del
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documento original o al que deba conservarlo en el archivo
correspondiente. En términos más generales, será competente para
expedirla el órgano administrativo u organismo público que pueda
directamente comprobar la autenticidad del original o de los datos
en él contenidos.
Los registros de la AGE tienen la obligación de expedir las copias
compulsadas que se les soliciten, por ser los órganos competentes
para hacerlo. Por el contrario, si se les solicita la expedición de
copias auténticas, para la que carecen de competencia alguna, su
obligación consiste precisamente en no emitirlas.
Evidentemente la simple negativa no es la postura que debe
reputarse correcta frente al ciudadano. Deberá informársele acerca
del órgano competente para emitir la copia auténtica e indicarle que
debe dirigir su solicitud a dicho órgano. Debe añadirse que la
solicitud en tal sentido puede presentarse en cualquiera de los
lugares habilitados para ello, incluido el propio registro que le
informa y ofrecerle incluso ayuda para la confección inmediata de
la solicitud correspondiente. No es obligatorio acompañar a la
solicitud de copia auténtica el documento original ni tampoco una
copia compulsada del documento de que se trate. Igualmente puede
advertírsele acerca del plazo máximo del procedimiento que se
iniciará con su solicitud (un mes, dentro del cual necesariamente
deberá expedirse la copia auténtica o denegarse la misma
expresamente –artículo 9.5 del Real Decreto 772/1999-). Finalmente,
la oficina deberá asesorar al ciudadano sobre las posibles
alternativas más cómodas y menos costosas. Así, si la finalidad de la
solicitud es, por ejemplo, concurrir a convocatorias de procesos
selectivos de personal en el ámbito de las Administraciones Públicas, es
seguramente menos gravoso para el ciudadano aportar junto con su
solicitud de participación en cada caso, el original del título académico y
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una copia de éste, para su compulsa en la oficina de registro en la que
se produzca la presentación y la devolución inmediata del original.
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ANEXO: MODELO INDICATIVO DE RELACIÓN DE
SOLICITUDES, ESCRITOS O COMUNICACIONES
PRESENTADOS
Número
CORREO ELECTRÓNICO:
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Identificación del
interesado
Órgano destinatario
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