SOROLLA2 GUÍA DE EXPEDIENTES DE CAJA FIJA 2015

MINISTERIO DE
HACIENDA Y
ADMINISTRACION
ES PÚBLICAS
SECRETARÍA DE ESTADO DE
HACIENDA Y PRESUPUESTOS
INTERVENCIÓN GENERAL DE LA
ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO
SOROLLA2
GUÍA DE EXPEDIENTES DE CAJA FIJA
2015
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1
C/ MARÍA DE MOLINA, 50
28006 MADRID
Tel: (91) 536 70 63
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EXPEDIENTES DE CAJA FIJA CON LÍMITE
1.- ALTA RC DE CAJA FIJA
Esta modalidad de expedientes con límite está condicionada a la existencia de un
documento RC específico de expedientes de ACF.
Este RC no va ligado a la cuenta justificativa, esto es, podremos hacer distintas cuentas
justificativas asociadas a un mismo RC.
Se hará bien por todo el presupuesto del cajero o solo por una parte, validando siempre
la existencia de presupuesto de caja, y con la exigencia de incluir las aplicaciones
presupuestarias.
Para crear este RC nos iremos fuera del expediente al punto de menú:
Documentos contables > Gestión RCs para expedientes de ACF
Pulsamos el botón
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Aquí pulsaremos en
para poder seleccionar las aplicaciones presupuestarias que
queremos que estén incluidas en el RC.
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Marcaremos las aplicaciones presupuestarias y pulsaremos en
Una vez que tenemos las aplicaciones introducimos el importe y pulsamos en
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Pulsamos en
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para precontabilizar el documento.
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A continuación para contabilizar el RC nos iremos a
Documentos contables > Gestión RCs para expedientes de ACF
Pulsamos en
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Nos muestra el documento en estado Pre-contabilizado.
Para Contabilizarlo pulsamos en
Nos aparece el cuadro para Enviar a contabilización.
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Ponemos la Fecha de envío y pulsamos en
El documento pasa a estar como Enviado para contabilizar.
Volvemos a pinchar en
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Añadimos el nº SIC y la Fecha de contabilización. A cotinuación pulsamos en
El documento pasa a estado Contabilizado.
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2.- ALTA EXPEDIENTE DE CAJA FIJA
Una vez contabilizado el RC damos de alta el expediente desde:
Gestión del Cajero > Expedientes de ACF
Pulsamos en
Carpeta Datos Generales:
Es la única carpeta que aparece al principio. Completamos:
 Fecha de alta
 Descripción
Al marcar en “Límite” nos habilita el campo “RC”
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Seleccionamos el RC de caja fija
Al pulsar en
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aparece el siguiente mensaje:
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Pulsaremos en
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.
Marcaremos las aplicaciones presupuestarias y pulsaremos en
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Nos habilita la columna del importe. Los introducimos y pulsamos en
.
En ese momento te da el número de expediente de caja fija y te habilita el resto de
pestañas.
El estado del expediente de caja fija pasa a estar como “Iniciado”
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Carpeta Justificantes:
Seleccionamos el “Tipo de Justificante”.
Para añadir justificantes al expediente tenemos dos posibilidades:
 Dar de alta los justificantes nuevos directamente desde el expediente o
 Agregar aquellos justificantes que ya existan. No deben estar imputados.

Para dar de alta los justificantes nuevos directamente desde el expediente
pulsaremos en
Completamos las carpetas del justificante.
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Al pulsar en

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nos lleva al expediente con el justificante adjunto al expediente.
Para agregar justificantes que ya existen en la base de datos pulsamos en
En el caso de que el Tipo de justificante sea “Gasto”, sólo nos mostrará los justificantes en
estado “Aprobado”.
Lo marcamos y pulsamos en
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Nos lleva al expediente con el justificante buscado adjunto.
Pulsamos en
A continuación imputaremos el justificante.
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3.- ALTA CUENTA JUSTIFICATIVA
La cuenta justificativa se hace por fuera del expediente desde:
Gestión del Cajero > Cuentas Justificativas > Fondos de ACF
Se recomienda hacer un expediente de ACF por cada cuenta justificativa.
Comprobamos que los justificantes están en estado “pagado”.
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Pulsamos en
Completamos los campos:
 Descripción
 RC
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Carpeta Justificantes:
Pulsamos en
para añadir aquellos justificantes que queremos incluir en la cuenta
justificativa.
Marcamos los justificantes que podemos a incluir.
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Pulsamos en
Para que nos de el número de cuenta justificativa pulsamos en
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Carpeta Importes:
Nos muestra el importe y las aplicaciones de los justificantes que hemos incluido.
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Carpeta Documentos:
Para generar la cuenta pulsamos en
Marcamos aquello que queramos adjuntar a la cuenta, seleccionamos las firmas y
pulsamos en
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Generamos el documento contable de reposición pulsando
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Una vez contabilizado el documento, daremos de alta el libramiento de reposición
pulsando
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En el expediente de caja fija en la pestaña de “Documentos” te actualiza esta
información.
EXPEDIENTES DE CAJA FIJA SIN LÍMITE
1.- ALTA DE EXPEDIENTE
Se trata de una agrupación de justificantes. No existe RC.
Damos de alta el expediente desde:
Gestión del Cajero > Expedientes de ACF
Pulsamos en
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Es la única carpeta que aparece al principio. Completamos:
 Fecha de alta
 Descripción
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nos da el número de expediente y nos habilita el resto de las carpetas.
No hay que poner las aplicaciones presupuestarias.
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Carpeta Justificantes:
Seleccionamos el “Tipo de Justificante”.
Para añadir justificantes al expediente tenemos dos posibilidades:
 Dar de alta los justificantes nuevos directamente desde el expediente o
 Agregar aquellos justificantes que ya existan. No deben estar imputados.

Para dar de alta los justificantes nuevos directamente desde el expediente
pulsaremos en
Una vez completados y guardados los datos del justificante nos lleva de nuevo al
expediente.
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Una vez añadido el justificante queda bloqueado el campo “Límite”.

Para agregar justificantes que ya existen en la base de datos pulsamos en
Al seleccionar en el “Tipo de justificante” “Gasto”, nos mostrará todos los justificantes de
tipo gasto, tanto los que están en estado “Imputado” como los que están en estado
“Aprobado”.
Lo marcamos y pulsamos en
Nos lleva de nuevo al expediente con los justificantes ya incluidos.
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2.- ALTA CUENTA JUSTIFICATIVA
La cuenta justificativa se hace por fuera del expediente desde:
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Se recomienda hacer un expediente de ACF por cada cuenta justificativa.
Comprobamos que los justificantes están en estado “pagado”.
El proceso es el mismo que para los expedientes de caja fija con límite.
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