Procedimiento para el Control de Documentos 1. Propósito 2

Procedimiento para el Control de Documentos
Referencia a la Norma ISO 9001:2008 4.2.3/
ISO 14001:2004 4.4.5
Código: ITCHII-PO-01
Revisión: 9
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1. Propósito
Establecer y mantener un control electrónico de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y
Ambiental.
2. Alcance
Aplica para todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Tecnológico de
Chihuahua II y del Sistema de Gestión Ambiental del SNEST.
3. Políticas de operación
3.1 “Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original” que se encuentran
resguardados por el RD del instituto para SGC, y por el Director de Programas de Innovación y Calidad
de DGEST para el SGA, esta leyenda la llevaran todos los documentos al momento de ser impresos.
3.2 La/El Controlador de Documentos notifica a través del Portal del SGC del Instituto
(www.itchihuahuaii.edu.mx) para el SGC y www.dgest.gob.mx para el SGA los cambios y correcciones
que se hagan a los Documentos Controlados e informa a las/os responsables de los procesos y/o
aspectos ambientales.
3.3 Los procedimientos del proceso de calidad del SGC del instituto, también aplicarán para el sistema de
gestión ambiental, a excepción de los procedimientos de producto no conforme, encuestas de servicio,
quejas y sugerencias; y evaluación docente que solo aplican al sistema de gestión de calidad.
3.4 Se consideran documentos vigentes y controlados de manera electrónica los documentos del SGC que
se encuentren a disposición en el portal del Instituto, y los del SGA en el portal de la DGEST, tanto para
consulta como para impresión.
3.5 Las firmas autógrafas se conservan en los documentos originales en resguardo por el controlador de
documentos del instituto para el SGC, y por el Director de Programas de Innovación y Calidad de
DGEST para el SGA; por lo que las versiones vigentes en el portal no cuentan con las firmas
correspondientes.
3.6 Los documentos de origen externo del SGC son identificados por su nombre y fecha de emisión, para
asegurar su control el(la) subdirector(a) responsable del proceso correspondiente le comunicará al RD
los cambios de la vigencia al RD del Instituto. En el caso del SGA el Director de Programas de
Innovación y Calidad de DGEST será el responsable de mantener esta información actualizada.
3.7
Es responsabilidad del Controlador de Documentos del Instituto actualizar la lista maestra de
documentos controlados para el SGC, En el caso del SGA el Director de Programas de Innovación y
Calidad de DGEST será el responsable de mantener esta información actualizada.
ELABORÓ
M.A Ma. Elena Martínez
Castellanos
RD
Firma:
CONTROL DE EMISIÓN
REVISÓ
M.C Rocío E. Quiñónez Moreno
Subdirectora de Planeación y
Vinculación
Firma:
29 Febrero 2012
15 Marzo 2012
AUTORIZÓ
L.A Gabriel Salazar
Hernández
Director
Firma:
29 Marzo 2012
ITCHII-PO-01 Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original. Rev.9
Procedimiento para el Control de Documentos
Referencia a la Norma ISO 9001:2008 4.2.3/
ISO 14001:2004 4.4.5
Código: ITCHII-PO-01
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3.8 Los documentos entraran en vigor en un máximo de 15 días hábiles posteriores a la fecha de
autorización del mismo.
4.- Diagrama del procedimiento.
Elaborador de
Documentos.
Responsables de
Revisar y
Autorizar.
Controlador de
Documentos
Usuario
Inicio
2
1
Elabora
Documento.
Revisa
Documento.
NO
¿Es
Correcto?
SI
3
Firma de
revisado
5
4
Autoriza
documento
Identifica Cambios y
Número de Revisión.
6
7
Publica
Documentación e
informa a los
responsables de los
procesos
Consulta y aplica
documentación
publicada en el portal
Término
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5. Descripción del procedimiento
Secuencia de
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Actividad
Responsable
etapas
1. Elabora / Revisa 1.1 Detecta necesidad de emitir un nuevo documento,
Documento.
define el nombre con el que se dará a conocer el
documento. El nombre deberá hacer referencia a la
actividad propia a realizar. En caso de revisión del
documento, emite la nueva versión y la envía al RD.
1.2 Elabora documento.
1.3 Asigna código y número de revisión al documento,
fecha de revisión. (Ejemplo: ITCHII-PO-consecutivo
para procedimientos, ITCHII-IT-consecutivo para
instrucciones, los formatos heredan el código de su
documentos de origen más un consecutivo)
2. Revisa
Documento.
Revisa que el documento cumpla con las
especificaciones aplicables.
2.2 Los documentos del SGC deberán ser revisados por el
subdirector correspondiente al proceso y autorizado
por el director. En el caso de los documentos del SGA
los documentos serán revisados por el Director de
Innovación de Programas de Calidad y autorizados por
el Director General en el caso del manual y por el
Coordinador Sectorial de Aseguranza de Calidad para
los procedimientos.
SI es correcto pasa a la etapa 3.
NO es correcto regresa a la etapa 1.
Elaborador de
documento.(Dueño
natural del proceso o
actividad)
2.1
RD
3. Firma de
revisado
3.1. Firma documento en el campo correspondiente de
revisado
Responsable de
4.-Autoriza
documentos
4.1 Autoriza documento y firma en el campo
correspondiente
Responsable de
revisar
autorizar
5. Identifica
Cambios y
Número de
Revisión.
5.1El Controlador de Documentos recibe la documentación
revisada y autorizada verifica cambios y número de
revisión.
5.2 En caso de identificar algunas inconsistencias en los
documentos en cuanto a códigos, número de revisión,
denominaciones, fechas de elaboración, revisión y
autorizaciones debe notificar al RD para su aclaración.
Controlador de
6.Publica
documentación
6.1 Da de alta en el portal institucional los documentos
actualizados una vez autorizados y los registra en la
lista maestra de documentos y los formatos en la lista
para control de registros de calidad.
6.2Difunde a través del portal Institucional la disponibilidad
de la documentación.
Controlador de
Documentos
Documentos
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Referencia a la Norma ISO 9001:2008 4.2.3/
ISO 14001:2004 4.4.5
Secuencia de
Actividad
Responsable
7.1. El usuario consultara en el portal institucional la
documentacion del Sistema de Gestión de
Calidad/Ambiental para su aplicación.
Usuario
etapas
7. Consulta y
aplica
documentación
publicada en el
portal
6. Documentos de referencia
DOCUMENTO
Norma para el Sistema de Gestión de la calidad- Fundamento y V ocabulario. ISO 9000:2005
COPANT/ISO 9000-2005 NMX-CC-9000-IMNC-2005.
Norma para el Sistema de Gestión de la calidad- Requisitos. ISO 9001:2008 COPANT/ISO 9001-2008
NMX-CC-9001-IMNC-2008.
Norma para el Sistema de Gestión Ambiental Requisitos. ISO 14001:2004
7. Registros
Registros
Tiempo de
Retención
Responsable de
conservarlo
Código de
registro
Lista Maestra de Documentos
Internos Controlados SGC
Hasta la
siguiente
modificación.
Controlador de
documentos
ITCHII-MC-01-07
Lista de Documentos de Origen
Externo SGC
Hasta la
siguiente
modificación
Controlador de
documentos
ITCHII-MC-01-08
Lista Maestra de Documentos
Internos Controlados SGA
Hasta la
siguiente
modificación.
Controlador de
documentos
SNEST-GA-MA-07
Lista de Documentos de Origen
Externo SGA
Hasta la
siguiente
modificación
Controlador de
documentos
SNEST-GA-MA-08
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Procedimiento para el Control de Documentos
Referencia a la Norma ISO 9001:2008 4.2.3/
ISO 14001:2004 4.4.5
Código: ITCHII-PO-01
Revisión: 9
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8. Glosario
Documento Controlado: Todo aquel documento interno y/o externo que presente información que afecte a
la calidad de los servicios proporcionados por el Instituto Tecnológico.
Documento de Origen Externo: Documento que sirve de referencia al desarrollo de las actividades y
funciones del Sistema de Gestión de la Calidad y que no fue elaborado de manera interna en el
Tecnologico Ej.: Ley Federal del Trabajo.
Documento Interno Controlado: Documento del Sistema de Gestión de la Calidad/Ambiental.
Lista Maestra de Documentos Controlados: Registro de calidad en donde se encuentran relacionados
todos los documentos controlados que integran el Sistema de Gestión de la Calidad.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
9. Anexos
N/A
9.
Cambios a esta versión
Número de
revisión.
Fecha de
actualización.
9
29 febrero 2012
Revisión total del procedimiento para la integración del Sistema de Gestión
Ambiental en su aplicación
8
11 Enero 2011
Revisión Total de Procedimiento, cambio de nomenclatura.
7
04 septiembre 2009
6
Descripción del cambio.
Revisión total del procedimiento para su adecuación de multisitios a
individual de acuerdo la Norma ISO 9001:2008.
Se modifica el propósito, el alcance y las políticas, con el fin de que
el control de los documentos sea un control electrónico, se modifica
la etapa 6 en el diagrama del procedimiento y se modifica la
descripción de actividades, debido a que ya no se genera una
bitácora de distribución, no se sellan ni se firman las copias,, se
modifican los anexos y sus códigos, de elimina el formato para la
22 de marzo de 2007 lista maestra de documentos ya que esta se convierte en Registro
de calidad quedando como anexo del manual. El Formato de
bitácora de distribución pasa a ser un formato para el control de
distribución de documentos. En los Anexos se deja la lista de
documentos externos controlados de los Institutos Tecnológicos
Estatales, debido a que el mismo procedimiento opera para su SGC.
Se elimina la tabla para el control de los documentos.
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