Política y procedimiento de Devolución, Dinero en Depósito y

GM-GI-ADM-PO01 Versión: 1.0
Política y procedimiento de Devolución, Dinero en
Depósito y Transferencia de Matrículas
INPROSISTEMAS DEL NORTE LTDA
Proceso de Gestión del Ingreso del Estudiante
Política y procedimiento de devolución, dinero
en depósito y transferencia de matricula
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Febrero de 2.014
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1. OBJETO
Dar respuesta oportuna al estudiante-aprendiz que solicita la devolución, Dinero en Depósito o
transferencia del valor pagado por concepto de matrícula, siempre y cuando cumpla con las
condiciones estipuladas por el reglamento estudiantil.
2. ALCANCE
Se aplica al estudiante-aprendiz, de cualquier programa de formación Laboral y formación Académica,
que ha tomado la decisión de no continuar sus estudios durante el semestre en curso que ya ha
realizado pago total o parcial del valor de su matrícula y los niveles de ingles que ya ha realizado pago
total.
3. DEFINICIONES
Devolución de Matrícula: Es la opción que tiene el estudiante-aprendiz de solicitar el reembolso del
valor consignado por concepto de su matrícula, siempre y cuando cumpla las condiciones estipuladas
por el reglamento estudiantil.
Dinero en Deposito de Matrícula: Es la opción que tiene el estudiante-aprendiz de dejar en
depósito el dinero consignado por concepto de matrícula para ser utilizado en el próximo semestre por
el mismo concepto.
Transferencia del valor de Matrícula: Es la opción que tiene el estudiante-aprendiz de transferir el
valor consignado por concepto de matrícula a otro estudiante-aprendiz de Inprosistemas del Norte.
4. RESPONSABILIDADES
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La Coordinación de Inprosistemas del Norte es responsable de estudiar la solicitud de devolución,
Dinero en Depósito y transferencia de matrícula y dar el Vo.Bo., previo estudio del caso por parte
del Centro de Atención Integral al Estudiante CAINTES.
El Centro de Atención Integral al estudiante CAINTES es responsable de estudiar el caso del
estudiante y acreditar retiro por fuerza mayor (enfermedad, muerte de sus padres o acudientes,
etc.)
El Dpto. de Matrículas es responsable de recibir y dar respuesta a las solicitudes de devolución,
Dinero en Depósito y transferencia de matrícula.
Los Departamentos de Crédito Interno y Crédito Empresarial son responsables de verificar si el
estudiante tiene deuda con Inprosistemas del Norte.
El Dpto. de Contabilidad es responsable de verificar la consignación y liquidar la solicitud.
La Subdirección Administrativa y Financiera es responsable de aprobar y ordenar la devolución,
Dinero en Depósito o transferencia de la matrícula.
5. METODO
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Solicitud de Devolución, Dinero en Depósito o Transferencia de Matrícula:
El estudiante-aprendiz que decida no cursar el semestre académico una vez realizado el pago total o
parcial de su matrícula, y en caso de ingles el pago total de la matricula, debe acercarse al CAINTES
quien realizará el estudio del caso, si el estudiante continua con su decisión, debe solicitar por escrito la
devolución, Dinero en Deposito o transferencia a la coordinación de Inprosistemas del Norte indicando
el motivo y anexando la documentación exigida para cada caso.
La Coordinación de Inprosistemas del Norte debe presentar ante el Dpto. de Matrículas: la solicitud
con el visto bueno, el volante de pago de matrícula (original), fotocopia de la cédula, y el carnet
estudiantil (si ya oficializó su matrícula). Si la solicitud es de Transferencia de matricula, se debe
anexar fotocopia de la cédula del nuevo estudiante.
Sólo se dará tramite a las solicitudes que cumplan con las políticas de Devolución, Transferencia y
Dinero en Deposito de matrículas.
Estudio de la solicitud:
El Dpto. de Matrículas revisa la documentación y la tramita ante los Dptos. de Crédito Interno y Crédito
Empresarial, donde se revisa hoja de vida crediticia del estudiante-aprendiz para verificar si tiene
crédito pendiente con Inprosistemas del Norte. Si tiene deuda, éste valor se le deduce del valor
consignado. Para el caso de Transferencia, la revisión crediticia también se le realiza al estudianteaprendiz a transferir.
Por último, la solicitud es aprobada por Subdirección Administrativa y Financiera y envía la orden a
Contabilidad para que genere el cheque y entregue al estudiante-aprendiz, si la solicitud es de
devolución; o envía orden a Matrículas para que genere una nota crédito por el nuevo valor, si la
solicitud es de Dinero en Deposito o transferencia de matrícula.
El tiempo estipulado por la institución para utilizar el dinero que se dejo en depósito, son dos semestre
para los programas de formación Técnicos Laborales y dos niveles para los programas de Formación
académica. Para ello se tendrá en cuenta la fecha de radicación de la solicitud.
POLITICAS PROGRAMAS TECNICOS LABORALES
Políticas para la Devolución de Matrícula:
 El estudiante-aprendiz que solicita devolución de matrícula debe acreditar retiro por fuerza mayor
(enfermedad, muerte de sus padres o acudientes, etc.) y anexar la documentación que lo justifique.
 Si el estudiante-aprendiz no ha legalizado su matrícula, puede solicitar devolución de matrícula
durante todo el semestre y se le devuelve el 100% del valor consignado.
 Una vez legalizada la matrícula, se deduce el 10% del valor de la matrícula si la solicitud es
realizada antes de la iniciación de clases. Aplica para Crédito Interno.
 Una vez legalizada la matrícula, se deduce el 15% del valor de la matrícula si la solicitud es
realizada antes de la iniciación de los primeros exámenes parciales. No aplica para Crédito Interno,
en este caso se anulara el crédito.
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Si el estudiante-aprendiz tiene deuda con Inprosistemas del Norte, se descontará el valor
correspondiente.
Una vez legalizada la matrícula e iniciado los primeros exámenes parciales no se tramitan
solicitudes para devolución de matrículas.
Políticas para Dinero en Depósito de Matrícula:
 El estudiante-aprendiz que solicita Dinero en Deposito de matrícula debe acreditar retiro por fuerza
mayor (enfermedad, muerte de sus padres o acudientes, etc.) y anexar la documentación que lo
justifique.
 Si el estudiante-aprendiz no ha legalizado su matrícula, puede solicitar Dinero en Depósito de
matrícula durante todo el semestre y se le mantiene el 100% del valor consignado.
 Una vez legalizada la matrícula, se deduce el 5% del valor de la matrícula si la solicitud es realizada
antes de la iniciación de los primeros exámenes parciales.
 Si el estudiante-aprendiz tiene deuda con Inprosistemas del Norte, se descontará el valor
correspondiente.
 Una vez legalizada la matrícula y antes del inicio de los primeros exámenes parciales no se
tramitan solicitudes para Dinero en Depósito de matrículas.
Políticas para Transferencia de Matrícula:
 El estudiante-aprendiz que solicita transferencia de matrícula debe acreditar retiro por fuerza mayor
(enfermedad, muerte de sus padres o acudientes, etc.) y anexar la documentación que lo justifique.
 Si el estudiante-aprendiz no ha oficializado su matrícula, puede solicitar transferencia de matrícula
durante todo el semestre y se le transfiere el 100% del valor consignado.
 Una vez legalizada la matrícula, se deduce el 10% del valor de la matrícula si la solicitud es
realizada antes de la iniciación de clases.
 Una vez legalizada la matrícula, se deduce el 15% del valor de la matrícula si la solicitud es
realizada antes de la iniciación de los primeros exámenes parciales.
 Si el (los) estudiante-aprendiz(s) tiene(n) deuda con Inprosistemas del Norte, se descontará el valor
correspondiente.
 Una vez legalizada la matrícula y pasada la primera semana de clases no se reciben solicitudes
para transferencia de matrículas antes del inicio de primeros parciales.
POLITICAS PROGRAMAS DE FORMACION ACADEMICA (INGLES)
Políticas para la Devolución de Matrícula:
 El estudiante-aprendiz que solicita devolución de matrícula debe acreditar retiro por fuerza mayor
(enfermedad, muerte de sus padres o acudientes, etc.) y anexar la documentación que lo justifique,
o no apertura del grupo, cruce de horarios (Mediante certificación de Inprosistemas del Norte).
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Si el estudiante-aprendiz no ha legalizado su matrícula, puede solicitar devolución de matrícula
durante todo el nivel y se le devuelve el 100% del valor consignado.
Una vez legalizada la matrícula, se deduce el 25% del valor consignado, la solicitud se debe
realizada antes de la iniciación de los primeros exámenes parciales. No aplica Devolución para
Crédito Interno, en este caso se anulara el crédito.
Si el estudiante-aprendiz tiene deuda con Inprosistemas del Norte, se descontará el valor
correspondiente.
Una vez legalizada la matrícula e iniciado los primeros exámenes parciales no se tramitan
solicitudes para devolución de matrículas.
PARA LO ANTERIOR ES NECESARIO TENER EN CUENTA EL CALENDARIO ACADEMICO DE
LOS PROGRAMAS DE FORMACION ACADEMICA.
Políticas para Dinero en Depósito de Matrícula:
 El estudiante-aprendiz que solicita Dinero en Deposito de matrícula debe acreditar retiro por fuerza
mayor (enfermedad, muerte de sus padres o acudientes, etc.) y anexar la documentación que lo
justifique.
 Si el estudiante-aprendiz no ha legalizado su matrícula, puede solicitar Dinero en Depósito de
matrícula durante todo el nivel y se le mantiene el 100% del valor consignado.
 Una vez legalizada la matrícula, se deduce el 5% del valor consignado si la solicitud es realizada
antes de la iniciación de los primeros exámenes parciales. No aplica dinero en Deposito para
Crédito Interno, en este caso se anulara el crédito.
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 Si el estudiante-aprendiz tiene deuda con Inprosistemas del Norte, se descontará el valor
correspondiente.
 Una vez legalizada la matrícula y antes del inicio de los primeros exámenes parciales no se
tramitan solicitudes para Dinero en Depósito de matrículas.
Políticas para Transferencia de Matrícula:
 El estudiante-aprendiz que solicita transferencia de matrícula debe acreditar retiro por fuerza mayor
(enfermedad, muerte de sus padres o acudientes, etc.) y anexar la documentación que lo justifique,
o no apertura del grupo, cruce de horarios (Mediante certificación de Inprosistemas del Norte).
 Si el estudiante-aprendiz no ha legalizado su matrícula, puede solicitar transferencia de matrícula
durante todo el nivel y se le devuelve el 100% del valor consignado.
 Una vez legalizada la matrícula, se deduce el 25% del valor consignado, la solicitud se debe
realizada antes de la iniciación de los primeros exámenes parciales. No aplica Devolución para
Crédito Interno, en este caso se anulara el crédito.
 Si el estudiante-aprendiz tiene deuda con Inprosistemas del Norte, se descontará el valor
correspondiente.
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Una vez legalizada la matrícula e iniciado los primeros exámenes parciales no se tramitan
solicitudes para transferencia de matrículas.
Resultado del estudio:
El Dpto. de Matrículas informa el resultado de la solicitud.
Si la solicitud es aprobada, el Dpto. de Contabilidad le entrega al estudiante-aprendiz cheque cuando
es devolución de matrícula; y el Dpto. de Matrículas devuelve al estudiante-aprendiz el recibo de
consignación con la nota cuando es para Dinero en Depósito y para ser aplicado a nombre del
estudiante en el siguiente semestre, o el nuevo comprobante de pago para aplicar cuando es para
Transferencia.
6. REGISTROS
Solicitud escrita de Devolución, Dinero en Depósito o Transferencia de matrícula
Volante de pago de matrícula (en caso de devolución).
ELABORO:
REVISO:
LUZ EDILMA MORENO MOGOLLON
MYRIAM CECILIA WILCHES DURÁN
Profesional de apoyo
Subdirectora Administrativa y Financiera
APROBO:
CONSEJO DE DIRECCIÓN
FECHA: 26 / 03 / 2012
FECHA: 26 / 03 / 2012
FECHA: 28 / 03 / 2012
La presente política y procedimiento de devolución, dinero en depósito y transferencia de matricula fue
debidamente aprobado por el Consejo de Dirección, es documento controlado de la Institución y rige a
partir de su promulgación.
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En constancia firman los miembros del Consejo de Dirección
FIRMA:
NOMBRE: TOMÁS WILCHES BONILLA
FIRMA:
NOMBRE: MYRIAM ALICIA DURÁN DE
WILCHES
CARGO:Director General
FIRMA:
CARGO: Directora Honoraria
NOMBRE: SANDRA WILCHES DURÁN
CARGO: SUBDIRECTORA
ACADÉMICA
FIRMA:
NOMBRE: MYRIAM WILCHES DURÁN
CARGO: Subdirectora Administrativa
y Financiera
NOMBRE: WILLIAM WILCHES DURÁN
CARGO: Secretario general
FIRMA:
FIRMA:
NOMBRE: ALEXANDRA MACHADO
NUÑEZ
CARGO: Subdirectora General de
Programas