Principales Acciones y Logros en el Campo de la Planificación

Principales Acciones y Logros en el Campo de la Planificación
Institucional.
De conformidad con la Ley N° 4760, Ley de Creación del IMAS, y con el
Decreto Ejecutivo N° 36855 MP-MTSS-MBSF, Reglamento Orgánico del
IMAS, y en el marco de una política general del Estado establecida en el
Plan Nacional de Desarrollo 2011-2014, así como de los acuerdos tomados
por el Consejo Directivo como máxima autoridad institucional, le
corresponde a la Presidencia Ejecutiva, como el ente de mayor jerarquía
institucional, asegurar una efectiva organización, planificación, ejecución,
supervisión y evaluación del accionar institucional, para el cumplimiento
de las políticas y los objetivos institucionales, para lo que se detallan las
siguientes labores desarrolladas durante la gestión.
1. Reorganización de la Estructura Institucional.
Para el período 2007-2011, como resultado del planteamiento estratégico
del IMAS, se diseñó la estructura orgánica institucional y se puso en
práctica a partir del 2010, proceso que reveló la necesidad de revisar y
modificar dicha estructura organizativa debido a las debilidades que se
evidenciaron y que afectaban la gestión institucional y el logro de los
objetivos.
Esta modificación se conoció en el Consejo Directivo en donde se tomaron
los acuerdos N° 074-2011 y N° 441-2011 en los que se solicita la revisión y
la eventual modificación parcial de la estructura institucional. Para estas
labores, el Consejo Directivo acordó conformar la Comisión Ad Hoc quien
contó con el apoyo Comisión Técnica.
Los principales resultados de la revisión y del análisis realizado, fueron los
siguientes:
-
Existencia de vacíos en cuanto al alcance de competencias en unidades
que brindan servicios fundamentales a la población objetivo de la
institución.
Funciones que le fueron encomendadas a dos o más unidades a la
vez.
Debilidades administrativas para la dirección y conducción del
trabajo hacia los resultados propuestos.
Generación de ajustes de acuerdo a las políticas y la legislación
nacional, como lo es por ejemplo, la creación de la Red Nacional de
Cuido y la creación de la oficina que trabaja el tema de género en la
institución.
De ahí surge, la Propuesta de Reorganización Administrativa Parcial de la
Estructura Organizacional del Instituto Mixto de Ayuda Social, la cual
inicialmente es aprobada parcialmente por el Ministerio de Planificación
Nacional y Política Económica MIDEPLAN con oficio DM-506-12 en la cual
se aprueba lo siguiente:
-
-
Reubicar a la Contraloría de Servicios para que dependa funcionalmente
del Consejo Directivo, ello en cuanto a planes de trabajo, informes,
resoluciones, entre otros; y que administrativamente de la Presidencia
Ejecutiva, en el área de presupuestos, vacaciones, licencias, entre otros,
pero siendo una dependencia directa del Consejo Directivo.
Crear la Secretaría Técnica de Red Nacional de Cuido y Desarrollo
Infantil como una instancia técnica especializada, esto es como una
unidad técnico-asesora con dependencia directa de la Presidencia
Ejecutiva.
En un segundo momento la Propuesta de Reorganización Administrativa
Parcial es ajustada según los requerimientos del MIDEPLAN, así como de
otros ajustes que la institución consideró necesarios y por Acuerdo CD260-06-2013 es nuevamente presentada al MIDEPLAN, e incluye los
ajustes en las siguientes unidades: Auditoría Interna, Secretaría de Actas,
Planificación Institucional, la Secretaría del Sistema Nacional de
Información Social (SINAIS), la creación de una Unidad de Equidad e
Igualdad de Género, la Subgerencia de Desarrollo Social, el Área de
Captación de Recursos con la creación de la unidad de Donaciones y el
Área de Empresas Comerciales con la creación de la unidad de
desconcentración geográfica de Tiendas Libres.
Al respecto, MIDEPLAN indica mediante oficio DM-411-13, que:
“…De acuerdo con el análisis técnico realizado por funcionarios del
Área de Modernización del Estado de este Ministerio, se concluye que
los cambios aprobados son coherentes con las funciones y objetivos
institucionales del Instituto Mixto de Ayuda Social, cumpliendo por lo
tanto con lo establecido en los Lineamientos Generales para
Reorganizaciones Administrativas y la normativa Vigente”.
De tal forma los cambios aprobados en la nueva estructura organizativa
del IMAS fueron los siguientes:
En el Consejo Directivo:
 Se reubica a la Secretaría de Actas como una dependencia
administrativa del Consejo Directivo y se delimita como una
Unidad de Línea y no como una unidad asesora.
En la Presidencia Ejecutiva:
 Se crea y ubica la Secretaría Técnica de Sistemas de
Información Social.
 Se crea y ubica la Unidad Asesora denominada: Equidad e
Igualdad de Género.
En Planificación Institucional:
 Se trasladan a la Unidad de Planificación Institucional, las
funciones de la Unidad de Evaluación y Seguimiento de
Programas y de la Unidad de Formulación de Programas,
ubicados anteriormente en la Subgerencia de Desarrollo
Social.
En la Subgerencia De Desarrollo Social:
Se crean tres Áreas especializadas de nivel central denominados:
1. Bienestar Familiar
2. Desarrollo Socio productivo y Comunal
3. Desarrollo Socioeducativo
En la Subgerencia de Gestión de Recursos:
Área de Captación de Recursos:
- Se crea la Unidad de Donaciones con rango de Unidad en Línea,
como una dependencia del Área de Captación de Recursos.
En las Empresas Comerciales:
- Se crean las Unidades Desconcentradas denominadas Tiendas
Libres, como dependencia de la “Unidad de Mercadeo y Ventas”.
De acuerdo a lo anteriormente indicado, la estructura organizativa del
Instituto Mixto de Ayuda Social queda de la siguiente forma:
Ilustración 1. Organigrama Institucional
2. Orientación del marco político y estratégico institucional y el
desarrollo de los planes institucionales para la atención a la
pobreza.
En esta área la Presidencia Ejecutiva ha impulsado las siguientes
acciones:
1) Orientación del proceso de formulación y ejecución de los Planes
Operativos Institucionales para los períodos 2011, 2012, 2013 y
2014.
2) Orientación de la elaboración y de la ejecución del Plan Estratégico
Institucional 20011-2014.
3) Reformulación del proceso de planificación institucional hacia una
Gestión Orientada a los Resultados.
4) Desarrollo de un Sistema de Evaluación de la Gestión Institucional.
1) Formulación de Planes Operativos y Políticas Institucionales
Durante esta administración se continúa con las políticas institucionales
que venían de periodos anteriores, no obstante se impulsan nuevas
políticas incorporadas en los respectivos Planes Operativos comprendidos
entre el año 2011 y el año 2014, que marcan una orientación especial en
la gestión. Dentro de dichas políticas se encuentran:
- Atención integral de la familia
A pesar de que es una acción incorporada en procesos anterior, durante
mi administración se formula una estrategia e instrumentos para el
impulso de procesos de atención integral de la familia como una
modalidad de lucha contra la pobreza, misma que se encuentra alineada
con el Plan Nacional de Desarrollo. Está basada en la ejecución de planes
de intervención y acompañamiento a la familia que privilegian la
promoción y el desarrollo sobre la asistencia social y la participación
interinstitucional como estrategia de abordaje de la pobreza, riesgo y
vulnerabilidad social.
-
La participación activa del IMAS en los programas de cuido y atención
integral de los niños, las niñas y las personas adultas mayores
Se constituye en una política alineada con las metas del Plan Nacional de
Desarrollo, con la cual se busca el apoyo necesario a los programas de
cuido y atención integral de los niños, las niñas y las personas adultas
mayores, dentro del concepto de Red Nacional de Cuido y Desarrollo
Infantil y la Red Nacional de Cuido de las Personas Adultas Mayores.
-
Énfasis de la acción del IMAS en las comunidades más pobres y
vulnerables
Con esta política se oriento el desarrollo de acciones y esfuerzos
concentrados en las comunidades más pobres del país, tomando como
base aquellas definidas en el Plan Nacional de Desarrollo, sin descuidar las
restantes del territorio nacional. Los recursos institucionales se
potenciarán mediante alianzas estratégicas con municipalidades, otras
instituciones públicas, organizaciones de la comunidad y aquellos actores
sociales que estén presentes en el ámbito local.
-
Desarrollo de las capacidades para generar emprendimientos socio
productivo por parte de las personas, familias y organizaciones apoyadas
por el IMAS1.
Esta política fue especialmente desarrollada con la participación de
miembros del Consejo Directivo, a través de la conformación de una
Comisión ad-hoc, así como de una Comisión Técnica, con el propósito de
ordenar la oferta institucional en materia de fomento de la empresariedad
de las familias en condiciones de pobreza y de riesgo y vulnerabilidad se
busca promover el desarrollo de las capacidades socio productivas para
generar emprendimientos por parte de las personas, las familias y de las
organizaciones que se atiende, con acciones articuladas en las que
participarán diversos actores; atendiendo las prioridades regionales, bajo
un esquema integrador de capacitación, financiamiento de ideas
productivas, desarrollo de economías de escala, fideicomisos y mediante
transferencias reembolsables y no reembolsables, entre otros mecanismos
de apoyo.
- Participación en el Sistema Nacional de Información Social (SINAIS)
En atención a las disposiciones de la Contraloría General de la República
(Informe DFOE-SOC-0942) y al Plan Nacional de Desarrollo 2011-2014 la
Institución participa en el proceso de creación y operación del Sistema; en
aras de fortalecer la acción estatal en materia de programas sociales,
aunar esfuerzos interinstitucionales, evitar duplicidades y altos costos de
inversión para el Estado en la identificación y selección de los
beneficiarios. Para tal efecto y dados los
avances tecnológicos
institucionales, se pone al servicio del SINAIS los sistema SIPO y el
SABEN, cuya efectividad ha sido suficientemente probada.
- Soluciones de vivienda a familias en situación de excepción
Con esta política se busca brindar el beneficio de lote con servicio o de
solución integral de vivienda, a personas adultas mayores, personas con
discapacidad y familias afectadas por situaciones críticas de emergencias
de cualquier naturaleza, que se encuentren en condición de pobreza. Estas
situaciones de excepción serán resueltas por el Consejo Directivo, previo
criterio profesional.
1
Forma parte de las políticas 7 y 8, el documento denominado “Estrategia para el Desarrollo Socioeconómico
y Empresarial en la Población Objetivo del IMAS”. Aprobado mediante acuerdo CD Nº170-05-2012, del 7 de
mayo del 2012.
-
Política para el fomento de una cultura de la reducción del uso del papel,
denominada Cero Papel.
Fomentar una cultura de reducción en el uso de papel, maximizando para
ello la utilización de la tecnología institucional, los sistemas de
información y simplificando los trámites administrativos internos y
externos. Para lo cual se crearan los cuerpos normativos que permitan su
operativización y las correspondientes acciones debidamente incorporadas
en los Planes Operativos Institucionales.
2) Plan Estratégico Institucional
Con relación a la planificación estratégica del IMAS a mi llegada en el 2010
la institución ya contaba con el PEI 2007-2011 el cual se encontraba en
ejecución y próximo a finalizar. No obstante en diciembre del 2010 la
Contraloría General de la República de acuerdo a estudio realizado sobre
la implementación del PEI en el IMAS (DFOE-SOC-IF-78-2010) deja claro
la necesidad de realizar ajustes al mismo considerando los siguientes
aspectos:
 En el marco de la flexibilidad y ajuste que todo sistema de
planificación debe tener, se hace imprescindible ajustar el PEI con
las nuevas orientaciones del Plan Nacional de Desarrollo y las
prioridades gubernamentales.
 Necesidad de revisar el modelo de planificación estratégica del IMAS
y los mecanismos para su implementación.
 El periodo del PEI 2007-2011, está por vencer y su ejecución no
alcanza los niveles esperados a la fecha, por lo que se hace visible la
necesidad de ajustes.
Por lo anterior en respuesta a lo indicado por la Contraloría General de la
República y por ser esta una acción sustantiva para la gestión
institucional y el cumplimiento de su razón de ser, se emitieron las
instrucciones necesarias para iniciar durante los primeros meses del 2011,
con la formulación de un nuevo PEI, organizado como un plan cuatrienal
alineado con el Plan Nacional de Desarrollo, el cual debía ser elaborado
bajo un proceso participativo.
De acuerdo con el proceso desarrollado el PEI 2011-2014, presenta la
siguiente visión, misión y objetivos estratégicos.
La Visión del IMAS
“Ser la institución líder del país en la superación de la pobreza, que
articula para ello, de manera efectiva, los esfuerzos de la sociedad,
teniendo como base su conocimiento en el tema y los valores
institucionales”.
La Misión del IMAS
“Promover condiciones de vida digna y el desarrollo social de las
personas, de las familias y de las comunidades en situación de
pobreza o riesgo y vulnerabilidad social, con énfasis en pobreza
extrema; proporcionándoles oportunidades, servicios y recursos, a
partir del conocimiento de las necesidades reales de la población
objetivo, con enfoque de derechos, equidad de género y
territorialidad; con la participación activa de diferentes actores
sociales y con transparencia, espíritu de servicio y solidaridad”.
Ilustración 2: IMAS-PEI 2011-2014. Objetivos estratégicos
institucionales, según su relación de enlace.
Cabe agregar que como producto de seguimiento del Plan Estratégico, el
mismo fue ajustado con acuerdo del Consejo Directivo del IMAS N 29706-2013 debido a cambios en las metas del Plan Nacional de Desarrollo,
lo anterior por ajustes solicitados por mi persona en calidad de Ministro
de Bienestar Social y Familia MIDEPLAN, especialmente en las metas de
Atención Integral a las Familias, Red Nacional de Cuido de Adulto
Mayor y de la meta de Avancemos, lo cual fue debidamente aprobado y
comunicado según oficios DM-271-13 y DM-275-13, del Ministerio de
Planificación Nacional y Política Económica, y oficio MBSF-078-052013, del Ministro de Bienestar Social y Familia.
3) Sistema de Planificación hacia una Gestión Orientada por
Resultados.
Con respecto a la forma en que se desarrolla la planificación en el IMAS, a
partir del 2013 bajo la conducción del Área de Planificación Institucional
se implementó una nueva metodología de planificación basada en la
Gestión Orientada por Resultados (GOR), a través de la cual se busca una
mejor rendición de cuentas y un alineamiento de todas las unidades de la
Institución con los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo. Sobre esta
base fue formulado el Plan Operativo Institucional 2014.
Dicha acción está orientada por seis principios incorporados dentro de
esta nueva forma de planificación:
1- “Debe existir un alineamiento del Plan Operativo Institucional con el Plan
Nacional de Desarrollo y el Plan Estratégico Institucional”.
El POI 2014 formulado bajo esta metodología claramente expresa,
contribuye al efectivo desarrollo de las acciones del PND y del PEI, a través
de su ejecución.
2- “Todas las unidades deben tener claramente definidos sus objetivos y
resultados, los cuales serán gerenciados”.
Esta ha sido una importante labor desarrollada durante el 2013, a partir
de la cual todas las unidades institucionales ajustaron sus objetivos y
desarrollaron una ramificación de resultados, que finalmente deberán ser
gerenciados para el alcance de sus objetivos.
3- “Los objetivos y resultados de todas las unidades deben estar
debidamente encadenados, de tal forma que la Institución tenga un
horizonte común de acción (misión/visión)”.
Ilustración 3. Encadenamiento de Objetivos y
Resultados
Este encadenamiento en cascada permite visualizar la labor institucional y
su apego a los Planes Nacionales de Desarrollo, Estratégicos
Institucionales y al Plan Operativo Institucional.
4- “La rendición de cuentas en dos niveles: por un lado los objetivos,
resultados e indicadores globales y por otro los objetivos, resultados e
indicadores de producto y de gestión”.
Ahora la rendición de cuentas no se basa únicamente en el Plan Operativo
Institucional, sino también en el Plan Operativo Gerencial, el cual
comprende los indicadores de producto y de gestión para cada una de las
unidades.
5- “El control Interno articulado a la planificación”.
A partir de la implementación de este principio, se debe realizar un
alineamiento entre los objetivos y resultados de las unidades y los riesgos
asociados. Al ligar el control interno a la planificación institucional, se
facilita la detección, el análisis y la administración de los riesgos por
unidad o proceso, ya que los riesgos se identifican desde la formulación de
los planes de trabajo.
6- “La planificación con enfoque regional”.
Con el fin de orientar la inversión social y la atención a personas en
situación de pobreza, se inició en el 2013 un proceso de diagnóstico en las
regiones periféricas, el cual se culminó para las regiones Brunca, Huetar
Norte, Huetar Caribe, Chorotega y Puntarenas. A partir del 2014 se inició
el proceso para la elaboración de los otro cinco diagnósticos para las
regiones Noreste, Suroeste, Alajuela, Cartago y Heredia.
Esta planificación, desde el nivel regional, permitirá hacer una distribución
más racional y focalizada de los recursos institucionales, atendiendo así a
la población que más requiere de los servicios institucionales y cumpliendo
con las disposiciones de la Contraloría General de la República, que
indican que la formulación y distribución de los recursos se debe realizar
desde el nivel local.
4) Seguimiento y Evaluación del Accionar Institucional
El seguimiento y la evaluación se constituyen en acciones fundamentales
para garantizar el efectivo cumplimiento de los objetivos y metas
institucionales y la adecuada rendición de cuentas. De tal forma durante
los cuatro años de mi gestión en coordinación con la Gerencia General, las
tres Subgerencias, Planificación Institucional, el Área Administrativa
Financiera entre otras unidades, se han preparado los respectivos
informes de seguimiento y evaluación, los cuales han sido remitidos de
forma trimestral o semestral según corresponda a los diferentes entes
fiscalizadores o de financiamiento, tales como la Contraloría General de la
República, el Ministerio de Planificación y Política Económica, La Dirección
del Fondo de Asignaciones Familiares, el Ministerio de Hacienda, entre
otras.
Con el objetivo de fortalecer esta labor y hacerla más sencilla, oportuna y
eficiente se inicio desde el 2012 con la búsqueda de una herramienta
informática que facilite el seguimiento y evaluación de los objetivos,
resultados, indicadores y metas programados.
Frente a este reto se han identificado posibles herramientas para realizar
un seguimiento más efectivo del Plan Estratégico Institucional así como de
las acciones de programación contenidas en el POI, para ello se inicio en
marzo del 2014 el proceso de contratación de un software que facilite esta
labor, cabe agregar que temporalmente se está trabajando con un software
libre denominado Red Mine.
Otras Acciones
Revisión y Criterios Técnicos sobre la normativa institucional
Para garantizar que la normativa que se desarrolla en la institución
cumpla con los requerimientos técnicos, el Área de Planificación debe
emitir, al igual que la Asesoría Legal, el criterio técnico correspondiente
sobre la normativa (Reglamentos, Manuales de Procedimientos, otros),
buscando que la misma se ajuste a los objetivos, políticas y estrategias
institucionales, asimismo que cumpla con los procedimientos establecidos.
En este orden de ideas se presenta a continuación la cantidad de
normativa que ha sido revisada y cuenta con el criterio técnico, del 2010 al
2014.
Año 2010 Año 2011 Año 2012 Año 2013 Año 2014
Acción
(abril)
Normativa Enviada
31
13
21
31
11
Criterios Técnicos
31
13
21
31
9
emitidos
En el cuadro adjunto se presenta el detalle de la normativa.