Respuesta a observaciones en audiencia al informe de

DOCUMENTO DEFINITIVO DE RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES
PRESENTADAS EN AUDIENCIA PÚBLICA AL INFORME DE EVALUACIÓN
LICITACIÓN PÚBLICA LP-03-2012
“SELECCIONAR LA MEJOR OFERTA PARA CONTRATAR POR EL SISTEMA DE PRECIOS
UNITARIOS, EL SERVICIO DE DIGITACIÓN, DIGITALIZACIÓN E INDEXACIÓN DEL ARCHIVO
DEL COPNIA QUE CONTIENE LOS LISTADOS DE EGRESADOS DE LAS INSTITUCIONES DE
EDUCACIÓN SUPERIOR, HISTORIAS LABORALES, INCLUYENDO LA ADQUISICIÓN DE
ONCE ESCÁNER Y UN SISTEMA WEB DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS QUE
SOPORTE FIRMA DIGITAL PARA EL ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN,
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS ARCHIVOS, QUE GARANTICE LA CONFIABILIDAD,
CONFIDENCIALIDAD, OPORTUNIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, CONFORME A
LO DISPUESTO EN LA LEY 527 DE 1999, LA LEY 1437 DE 2011 Y EL DECRETO LEY 019 DE
2012, PARA LAS OFICINAS DEL COPNIA A NIVEL NACIONAL, ACORDE CON LAS
ESPECIFICACIONES ESTABLECIDAS EN EL ANEXO TÉCNICO”
OBSERVACIONES PRESENTADAS POR ANTHONY HERNEY MOLINA
GAMBOA, RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 6 DE
DICIEMBRE DE 2012 Y RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR-2012-04522.
OBSERVACIÓN No.1
PRESENTADA POR LA UNIÓN TEMPORAL SISTEMAS AVANZADOS DE
FIRMA DIGITAL, EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Y GESTIÓN DOCUMENTAL
(COPNIA) FRENTE A LA PROPUESTA DE INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS,
SUCURSAL COLOMBIA
“Respetuosamente solicitamos a la entidad calificar como RECHAZADA la
oferta presentada por INFORMÁTICA EL CORTE INGLES S.A., conforme al
certificado aportado del Registro Único de Proponentes. Debido a que se
encuentran incursos en Causal de Rechazo de acuerdo a lo establecido en el
pliego de condiciones - Causales de Rechazo. De carácter Jurídico - Literal H
“Cuando la inscripción en el Registro Único de Proponentes del Proponente o
de alguno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal, haya sido
cancelada o no se encuentre vigente a la fecha de cierre del presente proceso,
siendo ésta requerida según el caso”.
Apoyamos nuestra petición en que para la fecha de cierre del proceso el 19
de Noviembre de 2012, el certificado de inscripción, clasificación y calificación
RUP – R036371425, aportado tenia vigencia hasta el 17 de Noviembre del
2012, careciendo de validez por cuanto se encontraba vencido y no se aportó
1
certificación de renovación, siendo su última fecha de renovación 17 de
Noviembre de 2011, no cumpliendo con lo establecido en el artículo 6.1.2.4
del Decreto 734 de 2012, donde se menciona que la inscripción en el Registro
Único de Proponentes estará vigente por el término de un año, contado
siempre a partir de la fecha del acto de su inscripción como proponente, razón
por la cual, deberá renovarse anualmente dentro del mes anterior al
vencimiento de cada año de vigencia de la misma.
Anexamos certificado de Inscripción, Clasificación y Calificación del 5 de
diciembre de 2012 con número R036554229”.
RESPUESTA EMITIDA POR EL COPNIA A LA OBSERVACIÓN No.1
No es de recibo la observación, toda vez que tal y como lo manifiesta el
observante, el Decreto 734 de 2012 en su artículo 6.1.2.4 indica:
“Artículo 6.1.2.4. Actualización de la información y renovación del
registro. (…)
La inscripción en el registro estará vigente por el término de un año,
contado siempre a partir de la fecha del acto de su inscripción como
proponente, y se renovará anualmente dentro del mes anterior al vencimiento
de cada año de vigencia de la misma. (…)
Si el interesado no solicita con los requisitos establecidos en la ley y el
presente decreto, la renovación del Registro Único de Proponentes dentro del
término establecido, cesarán sus efectos hasta tanto vuelva a inscribirse.” (…)
Así las cosas, se reitera que la fecha de inscripción del proponente Informática el
Corte Inglés, sucursal Colombia, se realizó el día 16 de diciembre de 2010, según
consta a folios 15 al 17 de la propuesta presentada.
Acorde con lo establecido en el Decreto 734 de 2012 en su artículo 6.1.2.4, dicho
documento se debe renovar anualmente dentro del mes anterior al vencimiento de
cada año, ello no quiere decir, que la fecha de inscripción varíe de acuerdo con la
fecha en la que se surta la renovación, toda vez que la norma indica que la
inscripción en el registro único de proponentes estará vigente por un año contado
siempre a partir de la fecha del acto de su inscripción como proponente.
Por lo anterior, se ratifica el informe de evaluación en el sentido que la propuesta
presentada por INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS, SUCURSAL COLOMBIA, cumple
con este requisito habilitante, teniendo en cuenta que para la fecha de
2
presentación de la oferta, tenía vigente y en firme su Inscripción, Clasificación y
Calificación en el Registro de los Proponentes, cuya fecha de vencimiento es el
próximo 16 de diciembre de 2012.
OBSERVACIONES PRESENTADAS POR RAFAEL PÉREZ MATA, RECIBIDA A
TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 6 DE DICIEMBRE DE 2012 Y
RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR-2012-04523. OBSERVACIONES QUE
FUERON EXPUESTAS Y SUSTENTADAS POR EL ABOGADO Y EL INGENIERO
DE SISTEMAS EN AUDIENCIA PÚBLICA CELEBRADA EN LA MISMA FECHA.
OBSERVACIÓN No.2
PRESENTADA POR INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS FRENTE A SU
PROPIA OFERTA
“1. RESPUESTA DEL COPNIA A LA OBSERVACIÓN No. 1 PRESENTADA
POR EL CORTE INGLES FRENTE A SU PROPIA OFERTA.
El Copnia responde la primera observación asÍ:
“De otra parte, informamos que como mecanismo de evaluación y verificación
del cumplimiento de los requisitos establecidos en la ficha técnica, el COPNIA
solicitó evidencia de la certificación DoD. 5012.02 del ítem 63, atendiendo lo
dispuesto en los siguientes numerales del pliego definitivo de condiciones:
16.8 Ficha Técnica: La Ficha Técnica, correspondiente al Anexo Nº 2, debe ser
diligenciada estableciendo el criterio de CUMPLE o NO CUMPLE.
Si el oferente, ofrece una característica superior a la requerida, deberá
manifestarlo así en la Ficha Técnica.
20. CAUSALES DE RECHAZO: El COPNIA rechazará las ofertas, y por ende
no serán tenidas en cuenta, en los siguientes casos:
20.13. Cuando el proponente no cumplan con las especificaciones técnicas
requeridas en el Anexo No. 2 “Ficha Técnica” del presente Pliego de
condiciones.
El COPNIA se reserva el derecho de verificar las exigencias de la ficha técnica,
solicitando documentación adicional o aclaraciones que considere pertinentes.
3
Acorde con lo anterior, el COPNIA NO acepta la observación, teniendo en
cuenta que el oferente EL CORTE INGLES S.A. SUCURSAL COLOMBIA,
presentó dentro de la etapa de traslado una certificación DoD 5012.02 – STD
del producto EMC Documentum Records Manager 6.7, pero en el anexo No.6
de la oferta presentada, ofreció el producto Marca Informática el Corte Inglés
versión 11.5 que no corresponde a la certificación allegada, así las cosas, el
oferente no cumple con las “ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL” establecidas en el Anexo No.2
“FICHA TÉCNICA” En consideración a lo anteriormente expuesto, se
RECHAZA la propuesta presentada por oferente EL CORTE INGLES S.A.
SUCURSAL COLOMBIA, toda vez que no adjunta la certificación DoD 5012.02
del sistema de gestión documental ofrecido e incurre en las causales de
rechazo establecidas en los numerales 20.2, 20.3 y 20.13 del Pliego de
Condiciones.
PRUEBA DE LA INEXISTENCIA DE LAS CAUSALES DE RECHAZO
INVOCADAS POR EL COPNIA EN LA RESPUESTA A LA OBSERVACIÓN
No. 1.
La respuesta dada por la parte técnica del Copnia falta a la verdad, ya que es
incorrecta desde el punto de vista técnico y jurídico y demostraremos porque.
No es cierto que la propuesta esté incursa en la causal de rechazo 20.2 del
pliego de condiciones toda vez que Informática el Corte Inglés S.A. Sucursal
Colombia, presentó su oferta cumpliendo todas las especificaciones técnicas
solicitadas en el pliego y en los anexos.
No es cierto que la empresa que represento se halle incursa en la causal de
rechazo 20.3. del pliego que establece que se rechazará una oferta cuando el
Copnia solicite alguna información como aclaración y la misma no sea
suministrada o se allegue incompleta dentro del plazo establecido por parte del
oferente.
Toda la información que el Copnia solicito a IECISA fue presentada completa y
en tiempo. Esta afirmación por parte del Copnia adolece de pruebas, por lo
tanto debe ser retirada del documento de respuesta, so pena de incurrir en
falsedad.
Frente a la causal de rechazo 2.13. que establece el rechazo de una oferta
cuando la misma no cumpla con las especificaciones técnicas requeridas en el
Anexo No. 2 “Ficha Técnica” del pliego, esta causal tampoco es cierta toda vez
que el ítem 63 del Anexo fue ofertado y posteriormente certificado por nosotros.
4
Por todo lo anterior, demuestro que la oferta presentada por IECISA no esta
incursa en ninguna de las causales de rechazo contempladas en el pliego de
condiciones.
Ahora demostraremos que en el pliego de condiciones por ninguna parte se
exige que el requerimiento técnico del numeral 63 del Anexo No. 2 Ficha
Técnica, deba ser el mismo a ofrecer en la primera fila del Anexo No. 6
Requerimientos Técnicos y Costo de Mantenimiento. Ya que es imposible
desde el punto de vista técnico que los dos ítems enunciados en los Anexos
No. 2 y No. 6 sean iguales, porque de ser así se causaría un perjuicio
irremediable a el Copnia.
Lo solicitado en el ítem 63 del Anexo No. 2 se refiere a que si el componente
Records Management, que es una de las partes de un Sistema de Gestión
Documental cuenta con certificación DoD 5015.02. Esto esta plenamente
probado por parte de IECISA al presentar la certificación DoD 5015.02 de
Documentum. Con esto se cumple el requerimiento del Anexo No. 2
Respecto al requerimiento del Anexo No. 6 en su primera fila se pide que se
describa el Sistema de Gestión Documental ofertado, dando el nombre y
fabricante. En este ítem se relaciono que todo el Sistema de Gestión
Documental ofertado es el de Informática el Corte Inglés en su versión 11.5,
dentro del cual se encuentra como uno más de sus componentes el Records
Management de Documentum el cual cuenta con la certificación DoD 5015.02
solicitada.
Copnia debe tener claro que está contratando una solución integral de Gestión
Documental que consta de varios componentes, los cuales en su totalidad los
ofrece la solución o el Sistema de Gestión Documental ofrecido por Informática
El Corte Inglés S.A. Sucursal Colombia. Esto es lo que pide el objeto de la
contratación, ya que no es solamente la compra de un Records Management.
Reiteramos que el objeto es una solución integral que se compone de muchos
módulos y para ello repasemos el Objeto:
“Seleccionar la mejor oferta para contratar por el sistema de precios unitarios,
el servicio de digitación, digitalización e indexación del archivo del COPNIA que
contiene los listados de egresados de las instituciones de educación superior,
historias laborales, incluyendo la adquisición de once escáner y un sistema web
de gestión electrónica de documentos que soporte firma digital para el
almacenamiento, recuperación, administración y control de los archivos, que
garantice la confiabilidad, confidencialidad, oportunidad y seguridad de la
información, conforme a lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la Ley 1437 de
5
2011 y el Decreto Ley 019 de 2012, para las oficinas del COPNIA a nivel
nacional, acorde con las especificaciones establecidas en el anexo técnico”
El subrayado es nuestro y pretende aclarar que lo solicitado es un sistema que
no se consigue en una gran superficie ni se compra en una tienda como si
fuera un paquete de Office o procesadores de palabra. Es una serie de
productos que se deben programar, interconectar y parametrizar a las
necesidades de el Copnia según lo que marca el objeto de la presente licitación
y el anexo técnico.
Es importante dejar en claro que no se ofrece un producto como lo afirma el
Copnia en la respuesta, ya que lo que piden los pliegos es una solución y eso
es lo que ofrece IECISA.
A continuación se realiza una descripción técnica de los que es un Sistema de
Gestión Documental que es lo que esta contratando Copnia de acuerdo con el
objeto del pliego de condiciones y con las especificaciones técnicas.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL.
En el ítem número 63 del Anexo No. 2 se solicita que el sistema de gestión
documental tenga certificación DoD 5015.02. La mencionada certificación
define los requisitos básicos que deben cumplir los productos de Records
Management adquiridos por el Departamento de Defensa de los Estados
Unidos de América.
La certificación la emite el Joint Interoperability Test Command (JITC), que es
una organización militar de los Estados Unidos que, entre otras actividades,
emite certificaciones de productos que cumplen los criterios establecidos por el
Ministerio de Defensa para su adquisición.
Tal y como lo indica el JITC “The current version of DoD 5015.02-STD, signed
25 April 2007, defines the basic requirements based on operational, legislative
and legal needs that must be met by records management application (RMA)
products acquired by the Department of Defense (DoD) and its Components. It
defines requirements for RMA's managing classified records and includes
requirements to support the Freedom of Information Act (FOIA), Privacy Act,
and interoperability.”
Es decir, la certificación se refiere únicamente a aplicaciones o módulos de
Records Management, encargados, tal como define la Organización
Internacional de Normalización (ISO), del “control eficiente y sistemático de la
6
creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de records, incluyendo el
proceso de captura y mantenimiento de las evidencias e informaciones acerca
de las actividades de negocio y transacciones en la forma de records”, siendo
un record, tal como lo define el Consejo Internacional de Archivos (CIA), “un
fragmento específico de información registrada que se ha generado, recopilado
o recibido en la iniciación, conducción o compleción de una actividad y que
aglutina suficiente contenido, contexto y estructura como para probar o
evidenciar dicha actividad".
Tal como define el Archivo General de la Nación1, “gestión documental es el
conjunto normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de
información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida
de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y
economía.”
Un software o sistema de gestión documental es un conjunto de módulos y/o
herramientas que permiten realizar las tareas anteriormente citadas. Abarca
diversas tareas relacionadas con la documentación y su tratamiento (creación,
archivo, búsquedas, publicación), cuya complejidad requiere la cooperación de
un conjunto de módulos, entre los que se encuentra el módulo de Records
Management.
Un sistema de gestión documental típico consta de los siguientes módulos:
1
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264
7
En dicho gráfico se puede observar que el módulo de Records Management
hace parte del sistema de gestión documental, que está compuesto por un
conjunto de módulos interconectados.
No existe ningún sistema de gestión documental en el que el conjunto de todos
los módulos que lo componen esté certificado. Únicamente se certifican los
módulos del sistema de gestión documental relacionados con Records
Management. Esta afirmación se puede comprobar en la siguiente URL:
http://jitc.fhu.disa.mil/cgi/rma/reg.aspx, donde se encuentran todos los módulos
certificados en DoD 5015.02.
Con el objetivo de dotar al COPNIA de un sistema de gestión documental que
cumpla la certificación DoD 5015.02 requerida, IECI ha integrado el módulo de
Records Management de Documentum en su conjunto de componentes y
herramientas. Con dicha integración se cumple el requisito del COPNIA de
disponer de un sistema de gestión documental en el que el componente de
Records Management cumpla la certificación DoD 5015.02.
En el Anexo número 6, al solicitar una marca y versión del software propuesto,
diligenciamos nuestra marca, y una versión 11.5, que corresponde a la versión
en la que hemos integrado nuestro software de gestión documental con el
módulo de Records Management de Documentum.
IECI es partner de Documentum y lo ha sido durante los últimos 10 años,
habiendo participado en numerosos proyectos en los que componentes de la
suite de Documentum han sido integrados, y en muchos de ellos hemos
proporcionado sistemas de gestión documental en el que algunos componentes
o módulos eran fabricados por Documentum, y otros no, como por ejemplo el
sistema de gestión documental del Gobierno Vasco, donde el módulo de
archivo se ha realizado con los módulos de archivo de Documentum, pero otros
componentes del sistema de gestión documental del Gobierno Vasco no han
sido fabricados por Documentum, como el sistema de autenticación o los
módulos
de
registro
y
tramitación.
En
la
URL
http://pip.blog.euskadi.net/?p=2615 se ofrece una breve descripción, en la que
se muestra el siguiente diagrama de componentes del sistema de gestión
documental:
8
En dicho diagrama puede observarse que el módulo de archivo está construido
sobre componentes Documentum (ECM). Sin embargo el resto de módulos no
están fabricados por EMC: el módulo de registro ha sido fabricado por
Informática El Corte Inglés y el de tramitación ha sido fabricado por Oracle.
Todos estos módulos hacen parte del sistema de gestión documental del
Gobierno Vasco, y no por no estar fabricados por el mismo fabricante dejan de
conformar un sistema de gestión documental.
La integración de componentes o módulos de distintos fabricantes es práctica
habitual tanto en la administración pública como en la empresa privada, en los
que se busca disponer de las herramientas más adecuadas para cada una de
las tareas responsabilidad de un sistema de gestión documental. En este
sentido podemos citar también la integración que IECI ha realizado entre su
módulo de correspondencia y su módulo de BPM con Alfresco, módulos en los
que Alfresco es el gestor documental en el que residen y se gestionan los
documentos electrónicos radicados por los ciudadanos y manejados por el
BPM. Se trata pues de una solución ofertada por IECI en la que uno de los
módulos es de otro fabricante, del que también somos partners.
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Es práctica habitual en proyectos de sistemas de gestión documental la
integración de componentes de distintos fabricantes. Por ello los principales
fabricantes de software de gestión documental del mercado se unieron para
crear es estándar abierto CMIS (Content Management Interoperability
Services), publicado en el año 2010 para estandarizar la comunicación con
sistemas de gestión documental y facilitar las integraciones. Precisamente el
COPNIA, en el numeral 2 del Anexo número 2 requiere que el sistema de
gestión documental cumpla con el estándar CMIS, lo que demuestra que el
COPNIA apuesta por la estandarización y las integraciones entre distintos
componentes del sistema de gestión documental, que como se ha evidenciado
no puede ser imperativo que todos los módulos y componentes de un sistema
de gestión documental tengan que ser fabricados por el mismo fabricante”.
RESPUESTA EMITIDA POR EL COPNIA A LA OBSERVACIÓN No.2
En consideración a las observaciones expuestas y sustentadas en audiencia
pública, así como los documentos aportados por Informática El Corte Inglés,
Sucursal Colombia, y luego de las verificaciones efectuadas por el COPNIA, se
aceptan las observaciones presentadas de acuerdo a aclaración aportada por el
proponente dentro de la audiencia de adjudicación, acorde con lo establecido en el
artículo 3.3.1. Audiencia de Adjudicación establecidas en el Decreto 734 de 2012,
toda vez que el módulo EMC Documentum Records Manager 6.7 con certificado
DoD
5015.02-STD
vigente
según
la
página
web
http://jitc.fhu.disa.mil/cgi/rma/reg.aspx, hace parte del sistema el Corte Inglés
versión 11.5 ofrecido; en consecuencia se HABILITA el proponente el Corte Inglés
para continuar con el proceso de evaluación.
Sea del caso precisar que el acoger la observación del proponente, se justifica en
que efectivamente la funcionalidad de manejo de registros (Records Management)
es parte fundamental de cualquier sistema de gestión documental, pero no implica
el sistema en su totalidad y que además, un sistema de gestión documental se
puede diseñar estructurando componentes de diferentes fabricantes.
Ejemplos de ello, son soluciones comerciales soportadas sobre el Record
Management de Alfresco, de Documentum, Sharepoint o FileNet. Por último, a
pesar que no se mencionó específicamente en el anexo 2 numeral 63 que la
certificación es sobre el módulo de record management, era posible deducirlo por
cuanto la certificación DoD no es sobre sistemas de gestión documental en su
totalidad sino sobre el componente de Records Management únicamente.
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Por lo anterior, se modifica el informe de evaluación en el sentido que la propuesta
presentada por INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS, SUCURSAL COLOMBIA, cumple
con este requisito habilitante, teniendo en cuenta que el módulo EMC
Documentum Records Manager 6.7 cuenta con el certificado DoD 5015.02-STD
vigente y el cual hace parte del sistema el Corte Inglés versión 11.5.
Debe tenerse en cuenta que el documento requerido a los proponentes sobre la
certificación DoD, no se hizo para subsanar las ofertas, pues no es un documento
exigido en el pliego de condiciones, motivo por el que no procedía la aplicación del
artículo 2.2.8 del Decreto 734 de 2002 en especial el rechazo inicialmente
determinado si dicho requerimiento no se cumplía dentro del plazo; dicho
documento se solicitó en aplicación del numeral 20.13 del pliego de condiciones
para verificar en la página web de la entidad certificadora que el módulo cumpliera
con el certificado DoD que como condición técnica mínima exige el pliego de
condiciones que debe cumplir el ofrecimiento hecho.
OBSERVACIÓN No.3
PRESENTADA POR INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS FRENTE A SU
PROPIA OFERTA
2. RESPUESTA DEL COPNIA A LAS DEMÁS OBSERVACIONES
PRESENTADAS POR EL CORTE INGLES FRENTE A SU PROPIA OFERTA
Y LAS DE LA UNIÓN TEMPORAL SISTEMAS AVANZADOS DE FIRMA
DIGITAL, EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Frente a las demás observaciones presentadas al informe de evaluación
preliminar, no ratificamos en las mismas y se hará la respectiva exposición en
la Audiencia Pública de Adjudicación. Sin embargo nos pronunciamos
expresamente en las siguientes dos observaciones que consideramos que el
Copnia respondió de manera contraria a Derecho, al desconocer los postulados
del Estatuto de Contratación Pública que rige en Colombia.
RESPUESTA EMITIDA POR EL COPNIA A LA OBSERVACIÓN No.3
En consideración a lo expuesto por el Representante de LA UNIÓN
TEMPORAL SISTEMAS AVANZADOS DE FIRMA DIGITAL, EXPEDIENTE
ELECTRÓNICO Y GESTIÓN DOCUMENTAL (COPNIA), el COPNIA acepta el
documento presentado, teniendo en cuenta que se trata de un requisito
subsanable a través del cual la Junta Directiva faculta al Representante Legal
11
de la sociedad GESTIÓN DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA S.A., mediante
“Acta No.26 de Reunión Extraordinaria de Junta Directiva de Gestión de
Seguridad Electrónica S.A” fechada el 17 de septiembre de 2012, fecha
anterior a la de la presentación de la oferta.
Así las cosas, no es de recibo la observación presentada por INFORMÁTICA
EL CORTE INGLÉS, y en consecuencia; se ratifica el informe de evaluación en
el sentido que la propuesta presentada por LA UNIÓN TEMPORAL SISTEMAS
AVANZADOS DE FIRMA DIGITAL, EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Y
GESTIÓN DOCUMENTAL (COPNIA), cumple con este requisito habilitante.
IECISA no comparte esta apreciación de el COPNIA, ya que tanto la ley y la
jurisprudencia han establecido claramente que al momento de presentar la
oferta se debe tener la capacidad jurídica para ello y este requisito así como la
póliza, la carta firmada, el precio , la capacidad para presentar la oferta no son
subsanables por cuanto no son requisitos habilitantes sino sustanciales para la
presentación de la misma.
No ratificamos entonces en que la propuesta de la UT al momento de la
presentación no tenía validez jurídica por cuanto no tenía poder suficiente el
representante de uno de los miembros de la UT para comprometer a la
empresa.
Adicionalmente el documento de acta de junta que hace mención la UT y
Copnia es un documento que no está firmado por lo que no tienen ningún valor
jurídico y por lo tanto ratifica la falta de capacidad de la UT para presentar
oferta y comprometer a la empresa ante el COPNIA. Igualmente, no contiene el
monto de la autorización, valor que debe ser plasmado expresamente en el
documento de autorización”.
RESPUESTA A LA OBSERVACIÓN No.3
No es de recibo la observación teniendo en cuenta que el documento aportado por
el representante de la Unión Temporal, corresponde efectivamente a copia del
“Acta No.26 de Reunión Extraordinaria de Junta Directiva de Gestión de Seguridad
Electrónica S.A” fechada el 17 de septiembre de 2012, fecha anterior a la
presentación de la oferta, documento por medio del cual la Junta Directiva faculta
al Representante Legal de la sociedad GESTIÓN DE SEGURIDAD
ELECTRÓNICA S.A., “para presentar manifestación de interés y la oferta
correspondiente, así como para suscribir todos los documentos que sea necesario
firmar y que permitan a la sociedad GSE S.A. participar en el citado proceso
licitatorio, incluyendo la facultad de presentarse en unión temporal con las
12
personas que reunan las condiciones del citado pliego, definiendo libremente la
participación de GSE S.A. en dicha unión y en el evento de ser favorecidos,
igualmente autorización para la suscripción del contrato y los documentos a que
haya lugar”.
Adicionalmente, y acorde con lo dispuesto en el artículo 189 del Código de
Comercio, que indica:
“Art. 189.- Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán
constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen
en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la
misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido
convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.
La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún
representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que
consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de
las actas”. (…)
Así las cosas, no es de recibo la observación presentada por INFORMÁTICA EL
CORTE INGLÉS, y en consecuencia; se ratifica el informe de evaluación en el
sentido que la propuesta presentada por LA UNIÓN TEMPORAL SISTEMAS
AVANZADOS DE FIRMA DIGITAL, EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL (COPNIA), cumple con este requisito habilitante.
OBSERVACIÓN No.4
PRESENTADA POR INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS FRENTE A LA
OFERTA DE LA UNIÓN TEMPORAL SISTEMAS AVANZADOS DE FIRMA
DIGITAL, EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Y GESTIÓN DOCUMENTAL (COPNIA)
“Respecto de la Respuesta emitida por el COPNIA a la Observación No 5 nos
ratificamos en que no cumplen por cuanto las certificaciones aportadas no
reúnen los tres requisitos exigidos por la entidad, en especial uno de ellos que
consiste en que el contrato se hubiera celebrado dentro de los cuatro (4) años
anteriores a la fecha del cierre del proceso de licitación (posterioridad a el 19
de noviembre de 2008 ).
Los pliegos deben ser interpretados literalmente, y no al querer de la entidad y
es por ello que la interpretación hecha por la unión temporal sistemas
avanzados de firma digital, expediente electrónico y gestión documental
13
(COPNIA), en la respuesta al requerimiento hecho por la entidad es totalmente
errado.
El COPNIA exige que las certificaciones sean de contratos celebrados,
ejecutados y terminados o liquidados dentro de los cuatro (4) años anteriores a
la fecha límite de presentación de la propuesta. La certificación presentada del
AYUNTAMIENTO DE LA POBLA DE VALLBONA y el MINISTERIO DE
COMUNICACIONES REPÚBLICA DE COLOMBIA corresponde a un contrato
terminado y liquidado dentro de los 4 años anteriores a la fecha límite de
presentación de la oferta, esto quiere decir entre el 19 de Noviembre de 2008 y
el 19 de Noviembre de 2012.
Es por ello que COPNIA debe tener en cuenta estas certificaciones, para
evaluar la experiencia acreditada toda vez que cumplen con lo establecido en
el pliego de condiciones”
Como lo escribe la Unión Temporal, pero no lo subraya, la entidad solicita tres
requisitos para que una certificación sea válida, para acreditar la experiencia:
Celebración
Ejecución
Terminación o liquidación
Es por ello que la interpretación hecha por la unión temporal, no es correcta ya
que la entidad no sólo pide que la terminación o liquidación, este dentro de este
periodo para cumplir, con este requisito; ya que esta no es un conjunción
disyuntiva, si no copulativa y obliga al proponente a cumplir cada uno de los
requisitos para tener en cuenta la certificación.
En consecuencia, por los argumentos expuestos la propuesta debe ser
rechazada toda vez que el oferente se encuentra incurso en la causal de
rechazo número 20.10 que señala: “cuando no cumpla con la experiencia
especifica exigida en el numeral 16.6”
Los miembros del comité evaluador, tanto en su componente jurídico como
técnico no pueden inducir a error al representante legal de la entidad, ya que
eso le acarrearía perjuicios en el ejercicio de la función pública que ostenta,
toda vez que si declara desierto el proceso de selección que nos ocupa, estaría
desconociendo totalmente la normatividad relativa a la contratación estatal en
Colombia.
14
Lo único que está exigiendo Informática El Corte Inglés S.A. Sucursal Colombia
es que el Copnia realice una evaluación basada en los postulados de la Ley 80
de 1993 y en lo reglado en los pliegos de condiciones.
Por lo anteriormente señalado se solicita a la entidad que habilite la oferta
presentada por IECISA y rechace la propuesta presentada por la Unión
Temporal, ya que no cumple con lo señalado en los pliegos de condiciones”.
RESPUESTA EMITIDA POR EL COPNIA A LA OBSERVACIÓN No.4
Verificado nuevamente el requisito exigido en el numeral 16.6 del Pliego de
Condiciones, se puede establecer que efectivamente los contratos que acreditan
la experiencia de la UNIÓN TEMPORAL SISTEMAS AVANZADOS DE FIRMA
DIGITAL, EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Y GESTIÓN DOCUMENTAL (COPNIA),
no fueron efectivamente celebrados, ejecutados y terminados dentro de los cuatro
(4) años anteriores a la fecha límite de presentación de la propuesta, tal y como
quedó establecido en el Pliego de Condiciones, razón por la cual la Unión
Temporal, no cumple con el requisito del numeral 16.6 del pliego y en
consecuencia no cumple los requisitos mínimos habilitantes para continuar en el
proceso de evaluación e incurre en las causales de rechazo establecidas en el
numeral 20.1 y 20.10 del Pliego de Condiciones.
Por lo anterior, se modifica el informe de evaluación en el sentido que la propuesta
presentada por la UNIÓN TEMPORAL SISTEMAS AVANZADOS DE FIRMA
DIGITAL, EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Y GESTIÓN DOCUMENTAL (COPNIA),
no cumple con este requisito habilitante y en consecuencia se RECHAZA la
propuesta.
OBSERVACIONES PRESENTADAS POR JOHN BARRIOS NAVAS, RADICADA
EN LA ENTIDAD EL 6 DE DICIEMBRE DE 2012 Y RADICADA BAJO EL
NÚMERO NAL-CR-2012-04525. OBSERVACIONES QUE FUERON EXPUESTAS
POR EL ABOGADO DE SISCORP EN AUDIENCIA PÚBLICA CELEBRADA EN
LA MISMA FECHA.
OBSERVACIÓN No.5
PRESENTADA POR SISCORP DE COLOMBIA S.A.S. FRENTE A LA OFERTA
DE LA UNIÓN TEMPORAL SISTEMAS AVANZADOS DE FIRMA DIGITAL,
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Y GESTIÓN DOCUMENTAL (COPNIA)
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“En relación con la evaluación final publicada el día 5 de diciembre de 2012 a
las 7:12 P.M., en la página de contratación estatal, nos permitimos presentar
observación frente a! la evaluación hecha por la entidad a la Unión Temporal
sistemas avanzados de firma digital, expediente electrónico y gestión
documental (COPNIA), la cual fue habilitada respecto a la experiencia.
Manifiesta la entidad lo siguiente que es un copia de lo manifestado por la
Unión Temporal: “Teniendo en cuenta que los contratos que certifican la
experiencia del proponente finalizaron su ejecución dentro del período exigido
por el COPNIA, esto es, dentro de los cuatro (4) años anteriores a la fecha de
cierre del proceso que nos ocupa, se tiene, que dichas certificaciones son
válidas y por lo tanto se tienen en cuenta para la evaluación’ (subrayado fuera
del texto original).
Afirmación que no es correcta y que llamamos a El COPNIA a analizar más
detalladamente y a profundidad lo solicitado en los pliegos de condiciones que
son la ley del proceso y para las partes, ya que éstos en el numeral 16.6
señalan:
“Certificaciones de Experiencia: El proponente deberá presentar junto con su
oferta las certificaciones de experiencia o los contratos celebrados con
entidades o empresas contratantes de carácter nacional, públicas y/o privadas,
o internacional debidamente apostilladas. La experiencia debe haber sido
adquirida dentro de los cuatro (4) años anteriores a la fecha límite de
presentación
de
la
propuesta
y
se
acreditará
aportando
como mínimo tres (3) y máximo cinco (5), constancias o certificaciones de
contratos celebrados, ejecutados y terminados o liquidados, donde acredite
experiencia de forma obligatoria en “Implementación de sistemas de gestión
documental y gestión de expedientes con mecanismos de firma digital de larga
duración” y la demás experiencia, la acredite con uno o ambos de los
siguientes objetos contractuales (...) “(subrayado fuera del texto original).
De lo anterior lectura, se evidencia que la entidad solicita la acreditación de la
experiencia, de certificaciones de contratos que se hayan celebrado, ejecutado
y terminados o liquidados, dentro de los cuatro (4) años anteriores a la fecha de
cierre del proceso de licitación, esta exigencia es clara en solicitar
certificaciones de contratos desarrollados en su totalidad en el tiempo
comprendido, del 19 de noviembre de 2008 al 19 de noviembre de 2011,
condición que no se cumple en las certificaciones presentadas por la Unión
temporal sistemas avanzados de firma digital, expediente electrónico y gestión
documental (COPNIA). Insistimos que el texto es claro y al separar las palabras
con comas están siendo contundentes en que los contratos debían ser
celebrados y ejecutados y terminados o liquidados dentro del término
establecido. La conjunción o sólo aplica para el término “terminados o
Liquidados y no aplica para la celebración y ejecución. Por lo tanto es claro la
Unión Temporal no cumple con el requisito habilitante.
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De la información presentada por la UT:
a folio 190, se encuentra la certificación de experiencia del Ayuntamiento de la
Pobla de Vallbona (valencia —España), la cual inicia en febrero 2008
a folio 197 la certificación del Ministerio de Comunicaciones República de
Colombia, con una fecha de inicio del 26 de diciembre de 2007.
Estas certificaciones relacionadas no cumplen con uno de los tres requisitos
exigidos por la entidad y es que el contrato se hubiera celebrado dentro de los
cuatro (4) años anteriores a la fecha del cierre del proceso de licitación, en este
caso el 19 de noviembre de 2008.
Los pliegos no pueden ser interpretados a conveniencia de uno de los
proponentes, si no por el contrario se debe interpretar el querer de la entidad y
es por ello que la interpretación hecha por la unión temporal sistemas
avanzados de firma digital, expediente electrónico y gestión documental
(COPNIA), en la respuesta al requerimiento hecho por la entidad, en la cual
dijo:
“Es claro que el COPNIA exige que las certificaciones sean de contratos
celebrados, ejecutados y terminados o liquidados dentro de los cuatro (4) años
anteriores a la fecha límite de presentación de la propuesta, para lo cual la
certificación presentada del AYUNTAMIENTO DE LA POBLA DE VALLBONA y
el MINISTERIO DE COMUNICACIONES REPÚBLICA DE COLOMBIA
corresponde a un contrato terminado y liquidado dentro de los 4 años
anteriores a la fecha límite de presentación de la oferta, esto quiere decir entre
el 19 de Noviembre de 2008 y el 19 de Noviembre de 2012.
Es por ello que COPNIA debe tener en cuenta estas certificaciones, para
evaluar la experiencia acreditada toda vez que cumplen con lo establecido en
el pliego de condiciones”
Como lo escribe la Unión Temporal, pero no lo subraya, la entidad solicita tres
requisitos para que una certificación sea válida, para acreditar la experiencia:
Celebración
Ejecución
Terminación o liquidación
Es por ello que la interpretación hecha por la unión temporal, no es correcta ya
que la entidad no sólo pide que la terminación o liquidación, este dentro de este
periodo para cumplir, con este requisito; ya que esta no es un conjunción
disyuntiva, si no copulativa y obliga al proponente a cumplir cada uno de los
requisitos para tener en cuenta la certificación.
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En consecuencia, por los argumentos expuestos la propuesta debe ser
rechazada toda vez que el oferente se encuentra incurso en la causal de
rechazo número 20.10 que señala:
“cuando no cumpla con la experiencia especifica exigida en el numeral 16.6”
RESPUESTA A LA OBSERVACIÓN No.5
Teniendo en cuenta que se trata del mismo asunto analizado en la observación
No.4, se ratifica la respuesta dada a dicha observación.
OBSERVACIONES PRESENTADAS POR ANTHONY HERNEY MOLINA
GAMBOA, RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 7 DE
DICIEMBRE DE 2012 Y RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR-2012-04544.
OBSERVACIÓN No.6
PRESENTADA POR LA UNIÓN TEMPORAL SISTEMAS AVANZADOS DE
FIRMA DIGITAL, EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Y GESTIÓN DOCUMENTAL
(COPNIA) FRENTE A LA PROPUESTA DE INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS,
SUCURSAL COLOMBIA
“El numeral 13 del artículo 6.1.1.1 del Decreto 734 de 2012 señala que “La
inscripción en el registro único de proponentes estará vigente por el término de
un año, contado siempre desde la fecha del acto de inscripción” (Subrayado
fuera de texto).
En este orden de ideas, en aras de identificar cual es el alcance de la vigencia
del RUP, es necesario comprender que significa el “acto de inscripción”
señalado en el referido numeral, de tal forma que se pueda saber si el año de
vigencia de dicho registro exclusivamente se cuenta desde la fecha de la
primera vez en que un proponente se inscribió en el RUP o desde la fecha en
que realizó su última renovación.
De este modo, el artículo 6.3.1 del Decreto 734 de 2012 precisa que el “acto de
inscripción” no solo comprende la primera inscripción efectuada por el
proponente sino también los actos de renovación. Al respecto dispone:
“Cualquier persona podrá presentar recurso de reposición contra el acto de
inscripción que ha publicado la Cámara de Comercio, con la finalidad de que
este se aclare, modifique o revoque. (…).Para hacer uso de esta facultad, el
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recurrente deberá allegar a la Cámara de Comercio correspondiente, dentro de
los diez (10) días hábiles siguientes a la publicación de la inscripción,
actualización o renovación en el Registro Único Empresarial y Social –RUES–:
a) Memorial en el que se identifique el motivo de la inconformidad presentado
personalmente por el recurrente o su representante o apoderado ante el
secretario de la Cámara de Comercio respectiva o quien haga sus veces, o con
diligencia de reconocimiento ante juez o notario;
b) Las pruebas documentales que el recurrente pretenda hacer valer para
demostrar las inexactitudes que alega (…)”.(Subrayado fuera de texto).
En este orden de ideas, es posible concluir que cuando un proponente realiza
la renovación del RUP dentro del mes anterior al vencimiento del primer año de
inscripción, está realizando como tal un nuevo “acto de inscripción”. Por esta
razón, debido a que la revocación se considera de forma genérica como un
nuevo “ acto de inscripción”, el año de vigencia del RUP debe contarse desde
el día en que se publique la renovación respectiva en el Registro Único
Empresarial y Social - RUES. Lo anterior se ilustra a continuación en el caso
del RUP aportado por el proponente INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS S.A
en el proceso de selección que nos ocupa :
16/Dic/2
010
16 Dic/2011
17 Nov/2012
17/Nov/2011
Primera
Inscripci
ón
Renovación
Vencimiento de la
1era
Vigencia
Vencimiento de la
2nda
Vigencia
Teniendo en cuenta lo anterior, es posible observar en el caso que nos ocupa
que el RUP presentado por el proponente INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS
S.A no se encontraba vigente en la fecha de cierre de la LICITACIÓN PÚBLICA
LP-03-2012, esto es, el pasado 19 de noviembre de 2012. Así, debido a que el
último acto de inscripción en el RUP efectuado por dicho proponente y
publicado en el RUES fue el 17 de noviembre de 2011, su vigencia venció el
17 de noviembre de 2012.
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Teniendo en cuenta lo anterior, y debido a que el RUP es un requisito de la
capacidad jurídica de los proponentes, solicitamos muy respetuosamente el
rechazo de su propuesta presentada por INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS
S.A.”
RESPUESTA EMITIDA POR EL COPNIA A LA OBSERVACIÓN No.6
No es de recibo la observación, y se ratifica la respuesta dada a la observación
No.1
Adicionalmente, precisamos que el artículo 6.3.1 del Decreto 734 de 2012 en el
procedimiento de impugnación, establece semejanza entre el acto de inscripción
que ha publicado la Cámara de Comercio y los actos de actualización y
renovación, al indicar que dicho procedimiento procederá también, pero de forma
alguna indica que dichos eventos se traten del mismo acto de inscripción, cuando
dice:
“Artículo
6.3.1.
Recurso
de
reposición
interpuesto
por
particulares. Cualquier persona podrá presentar recurso de reposición contra
el acto de inscripción que ha publicado la Cámara de Comercio, con la
finalidad de que este se aclare, modifique o revoque.
El recurso deberá referirse exclusivamente a la función de verificación
documental que le asiste a la cámara, y procederá igualmente contra la
actualización y renovación, pero sólo respecto de los asuntos nuevos que se
inscriban”.
Así las cosas, no es procedente concluir que la fecha de inscripción se modifica
acorde con la fecha en la que se lleve a cabo la actualización o renovación de la
información contenida en el RUP, toda vez que no se estaría cumpliendo con el
término establecido en la misma norma que establece que estará vigente por el
término de un año, contado siempre desde la fecha del acto de inscripción.
DICIEMBRE 10 DE 2012
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