PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO
PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN,
NOVEDADES Y CERTIFICACION DE
ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O
AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
Código: AN-AI-P-02
Versión: 05
Fecha Elaboración:
06/03/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
1. OBJETIVO
Formalizar las actividades requeridas para atender las solicitudes de las asociaciones de
cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas, para el registro de:





Constitución de Asociación
Cambio de Junta Directiva
Reforma de Estatutos
Afiliación a una Asociación
Desafiliación a una Asociación
De acuerdo con la normatividad vigente. Igualmente se expedirá las Certificaciones de
existencia y representación legal de estas asociaciones de conformidad con lo establecido.
2. ALCANCE
Inicia con la solicitud de los cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas de las
comunidades y/o resguardos indígenas que desean asociarse para constituir o realizar una
novedad en una Asociación existente y finaliza con el archivo del acto administrativo o
certificación.
3. DEFINICIONES
Asociaciones de cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas: Son entidades de
Derecho Público de carácter especial, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía
administrativa, que tienen por objeto, el desarrollo integral de las comunidades Indígenas.
Para el cumplimiento de su objeto podrán desarrollar las siguientes acciones: a) Adelantar
actividades de carácter industrial y comercial, bien sea en forma directa, o mediante
convenios celebrados con personas naturales o jurídicas. b) Fomentar en sus comunidades
proyectos de salud, educación y vivienda en coordinación con las respectivas autoridades
nacionales, regionales o locales y con sujeción a las normas legales pertinentes. (Artículos2
y 3 del Decreto 1088 de 1993)
Autoridad Tradicional: Las autoridades tradicionales son los miembros de una comunidad
indígena que ejercen, dentro de la estructura propia de la respectiva cultura, un poder de
organización, gobierno, gestión o control social. (Artículo 2º. Decreto 2164 de 1995)
Cabildo indígena. Es una entidad pública especial, cuyos integrantes son miembros de una
comunidad indígena, elegidos y reconocidos por ésta, con una organización sociopolítica
tradicional, cuya función es representar legalmente a la comunidad, ejercer la autoridad y
realizar las actividades que le atribuyen las leyes, sus usos, costumbres y el reglamento
interno de cada comunidad
Página 1 de10
PROCEDIMIENTO
PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN,
NOVEDADES Y CERTIFICACION DE
ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O
AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
Código: AN-AI-P-02
Versión: 05
Fecha Elaboración:
06/03/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
Censo. Es el listado de los miembros de una comunidad, identificando el número de familias,
el grupo familiar con su parentesco frente al jefe del hogar, los cuales se incorporan en una
base de datos censal de la Dirección.
Comunidad o parcialidad indígena: Es el grupo o conjunto de familias de ascendencia
amerindia, que tienen conciencia de identidad y comparten valores, rasgos, usos o
costumbres de su cultura, así como formas de gobierno, gestión, control social o sistemas
normativos propios que la distinguen de otras comunidades, tengan o no títulos de
propiedad, o que no puedan acreditarlos legalmente, o que sus resguardos fueron disueltos,
divididos o declarados vacantes (Artículo 2º. Decreto 2164 de 1995)
Resguardo Colonial: Los resguardos coloniales son una institución legal y sociopolítica de
carácter especial, conformada por una o más comunidades indígenas, que poseen títulos de
las tierras poseídas por los miembros de la parcialidad a título individual o colectivo desde la
época de la colonia, poseen su territorio y se rigen para el manejo de éste y su vida interna
por una organización autónoma amparada por el fuero indígena y su sistema normativo
propio.
Resguardo Indígena. Los resguardos indígenas son propiedad colectiva de las
comunidades indígenas a favor de las cuales se constituyen y conforme a los artículos 63 y
329 de la Constitución Política, tienen el carácter de inalienables, imprescriptibles e
inembargables. Los resguardos indígenas son una institución legal y sociopolítica de carácter
especial, conformada por una o más comunidades indígenas, que con un título de propiedad
colectiva que goza de las garantías de la propiedad privada, poseen su territorio y se rigen
para el manejo de éste y su vida interna por una organización autónoma amparada por el
fuero indígena y su sistema normativo propio. (Artículo 21, decreto 2164 de 1995)
Territorios indígenas. Son las áreas poseídas en forma regular y permanente por una
comunidad, parcialidad o grupo indígena y aquellas que, aunque no se encuentren poseídas
en esa forma, constituyen el ámbito tradicional de sus actividades sociales, económicas y
culturales (Artículo 2º. Decreto 2164 de 1995)
4. SIGLAS

DAI: Dirección de Asuntos Indígenas, Rom y Minorías
Página 2 de10
PROCEDIMIENTO
PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN,
NOVEDADES Y CERTIFICACION DE
ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O
AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
Código: AN-AI-P-02
Versión: 05
Fecha Elaboración:
06/03/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
5. NORMATIVIDAD
5.1. DECRETOS.
 Decreto 1088 de 1993 por el cual se regula la creación de Asociaciones de Cabildos y/o
Autoridades Tradicionales Indígenas.
 Decreto 2893 de 2011. Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y
funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior.
5.2. OTRAS

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica
Colombiana NTC- ISO: 9001:2008

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad
para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2009. (NTCGP 1000)
6. DESARROLLO
6.1. DOCUMENTOS REQUISITO REGISTRO DE CONSTITUCIÓN DE ASOCIACIÓN

Solicitud de registro de constitución de asociación, para ello opcionalmente puede utilizar
el modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe
radicar en el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-38 Piso 1, aportando
los siguientes documentos:

Copia del acta de la Asamblea General de Constitución de la Asociación, suscrita por los
cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas de las Comunidades y/o resguardos
Asociados.

Copia de las actas de posesión de los Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas
expedida por la Alcaldía Municipal respectiva.

Un (1) ejemplar de los estatutos con su respectiva aprobación.

Actas de Asamblea General donde cada comunidad tomó la decisión de asociarse
(Artículo 5 Decreto 1088 de 1993).

Los documentos deben venir en original excepto las actas de posesión
Autoridades Tradicionales o Cabildos.

Las actas referidas deben contener un encabezado indicando el tipo de asamblea, fecha,
lugar y tema tratado, así mismo las firmas que acompañan éstas deben llevar un
encabezado donde se especifique que avalan.
de las
Página 3 de10
PROCEDIMIENTO
PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN,
NOVEDADES Y CERTIFICACION DE
ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O
AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
Código: AN-AI-P-02
Versión: 05
Fecha Elaboración:
06/03/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
6.2. DOCUMENTOS REQUISITO PARA REGISTRO DE CAMBIO DE JUNTA DIRECTIVA
 Solicitud de registro de cambio o reestructuración de Órgano Administrativo de la
Asociaciones. Para ello opcionalmente puede utilizar el modelo ubicado en la página web
del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en el área de correspondencia
ubicada en la Calle 12B No 8-38 Piso 1, aportando los siguientes documentos:

Acta de Asamblea o Congreso de la Asociación en la que se relate la decisión objeto de
registro, la cual debe estar suscrita por quienes participaron.

Fotocopia de las Cédulas de Ciudadanía de los directivos electos.

Copia de las actas de posesión de los Cabildos Indígenas y/o Autoridades Tradicionales
expedidas por la Alcaldía Municipal respectiva.

Las actas referidas deben contener un encabezado indicando el tipo de asamblea, fecha,
lugar y tema tratado, así mismo las firmas que acompañan éstas deben llevar un
encabezado donde se especifique que avalan.
6.3. REGISTRO DE REFORMA DE ESTATUTOS

Solicitud de registro de reforma de estatutos, para ello opcionalmente puede utilizar el
modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar
en el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-38 Piso 1, aportando los
siguientes documentos:

Acta de Asamblea o Congreso de la Asociación en la que se relate la decisión objeto de
registro, la cual debe estar suscrita por quienes participaron.

Ejemplar de los nuevos estatutos.

Copia de las actas de posesión de los Cabildos Indígenas y/o Autoridades Tradicionales
expedidas por la Alcaldía Municipal respectiva.

El acta referida debe contener un encabezado indicando el tipo de asamblea, fecha, lugar
y tema tratado, así mismo las firmas que acompañan éstas deben llevar un encabezado
donde se especifique que avalan.
6.4. REGISTRO DE AFILIACIÓN A UNA ASOCIACIÓN

Solicitud de registro de afiliación a una asociación, para ello opcionalmente puede utilizar
el modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe
radicar en el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-38 Piso 1, aportando
los siguientes documentos:
Página 4 de10
PROCEDIMIENTO
PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN,
NOVEDADES Y CERTIFICACION DE
ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O
AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
Código: AN-AI-P-02
Versión: 05
Fecha Elaboración:
06/03/2013
Vigente Desde:
24/09/2013

Acta de Asamblea Interna de la Comunidad en la que se relate la decisión objeto de
registro (afiliación), la cual debe estar suscrita por quienes participaron.

Copia del acta de posesión de la Autoridad Tradicional o Cabildo Indígena que se afilia,
expedida por la Alcaldía Municipal respectiva.

El acta referida debe contener un encabezado indicando el tipo de asamblea, fecha, lugar
y tema tratado, así mismo las firmas que acompañan éstas deben llevar un encabezado
donde se especifique que avalan.

Que la comunidad se encuentre registrada ante la Dirección de Asuntos Indígenas Rom y
Minorías del Ministerio.

Que la comunidad no se encuentra afiliada a otra asociación constituida en el marco del
Decreto 1088 de 1.993. En el evento de suceder debe primero tramitar la desafiliación de
la asociación a la cual se encuentra afiliada.

Quienes se afilian son las Autoridades Tradicionales o Cabildos Indígenas en ejercicio y
en representación de sus comunidades.
6.5. REGISTRO DE DESAFILIACIÓN A UNA ASOCIACIÓN
Solicitud de registro de desafiliación de una asociación, para ello opcionalmente puede
utilizar el modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe
radicar en el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-38 Piso 1, aportando los
siguientes documentos:

Acta de Asamblea Interna de la Comunidad en la que se relate la decisión objeto de
registro (desafiliación), la cual debe estar suscrita por quienes participaron.

Copia del acta de posesión de la Autoridad Tradicional o Cabildo Indígena que se
desafilia, expedida por la Alcaldía Municipal respectiva.

El acta referida debe contener un encabezado indicando el tipo de asamblea, fecha, lugar
y tema tratado, así mismo las firmas que acompañan éstas deben llevar un encabezado
donde se especifique que avalan.
No.
Actividad
1
Recepción de la
solicitud
2
Transferir la
solicitud
Tarea
Recepcionar la solicitud, presentada
por
el
solicitante,
quien
usa
opcionalmente los Anexos 1, 2, 3, 4 y
5 según la novedad, de conformidad
con el Procedimiento para la Gestión
de la Correspondencia Externa.
Trasladar la solicitud a la DAI, de
conformidad con el Procedimiento
para la Gestión de la Correspondencia
Punto de Control
Responsable
Funcionario
responsable – Área
de Correspondencia
Verificar el número
de radicado con la
planilla de entrega
Funcionario
responsable DARM
Página 5 de10
PROCEDIMIENTO
PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN,
NOVEDADES Y CERTIFICACION DE
ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O
AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
No.
3
4
Actividad
Asignar a
Funcionario o
Coordinador
Asignar a
Funcionario
Encargado
Tarea
Externa.
Asignar la solicitud al funcionario o
Coordinador de grupo encargado del
tema.
Punto de Control
5
7
Responsable
Verificar
los
requisitos
de
acuerdo al Decreto
1088 de 1993
Profesional
Universitario
2. Si no cumple los requisitos, se
elabora oficio al peticionario, de
acuerdo a la plantilla establecida en el
SIGI, explicando el motivo de no
cumplimiento de requisitos de la
solicitud, para que se realicen los
ajustes respectivos.
Revisar y aprobar el oficio dirigido al
peticionario.
6
Fecha Elaboración:
06/03/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
Funcionario o
Coordinador
1. Si cumple requisitos se elabora el
Acto Administrativo respectivo, de
acuerdo a la “Guía lineamientos para
la elaboración y/o modificación de
documentos”, luego se realiza la tarea
6 de este procedimiento.
Estudiar la
solicitud y
preparar el acto
administrativo
Versión: 05
Director Técnico
Entregar la solicitud al Funcionario
encargado del tema.
Revisar
los
documentos
recepcionados
respecto
a
los
requisitos de los numerales 6.1.1. al
6.1.5. de acuerdo a la solicitud.
Código: AN-AI-P-02
Aprobación del
Acto
Administrativo
Revisar y aprobar el Acto
Administrativo
Notificación del
Acto
Administrativo
Elaborar oficio de notificación y
remisión del Acto Administrativo, de
acuerdo a la plantilla establecida en el
SIGI, a la Alcaldía respectiva según la
jurisdicción del solicitante, aplicando
el Procedimiento para la Gestión de la
Correspondencia Interna con destino
Externo e Interdependencias.
Lo anterior atendiendo lo dispuesto en
los artículos 69 y 70 de la Ley 1437 de
2011.
Revisar y aprobar el oficio dirigido al
Revisión de datos
de oficio.
Funcionario o
Coordinador
Si cumple se da
visto bueno.
Si no cumple se
devuelve
para
corrección.
Director Técnico
Funcionario o
Coordinador
Director Técnico
Profesional
Universitario
Revisión de datos
Funcionario o
Página 6 de10
PROCEDIMIENTO
PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN,
NOVEDADES Y CERTIFICACION DE
ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O
AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
No.
Actividad
Tarea
peticionario.
Punto de Control
de oficio.
Código: AN-AI-P-02
Versión: 05
Fecha Elaboración:
06/03/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
Responsable
Coordinador
Director Técnico
Si cumple se da
visto bueno.
Si no cumple se
devuelve
para
corrección.
8
Actualización en
el Registro
9
Archivar
Actualizar los datos del acto
administrativo en el Formato AN-AI-P02-F01 “Registro de Asociaciones de
Cabildos
y/o
Autoridades
Tradicionales Indígenas”.
Técnico
Archivar una copia del Acto
Administrativo en la carpeta de la
respectiva asociación.
Técnico
6.6. DOCUMENTOS REQUISITO PARA CERTIFICACIÓN DE EXISTENCIA Y
REPRESENTACIÓN LEGAL DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES
TRADICIONALES INDÍGENAS
Solicitud de Certificación de Existencia y Representación Legal de Asociaciones de Cabildos
y/o Autoridades Tradicionales Indígenas, para ello opcionalmente puede utilizar el modelo
ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en el área
de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, especificando:





El nombre de la Asociación de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas
El Nombre y firma del solicitante
Numero de documento de Identidad del solicitante
Dirección de correspondencia del solicitante
Teléfono del solicitante
No.
Actividad
1
Recepción de la
solicitud
2
Transferir la
solicitud
3
Asignar a
Funcionario o
Coordinador
4
Asignar a
Funcionario
Tarea
Recepcionar
la
solicitud,
presentada por el solicitante,
quien usa opcionalmente el
Anexo 7 de conformidad con el
Procedimiento para la Gestión de
la Correspondencia Externa.
Trasladar la solicitud a la DAI, de
conformidad con el Procedimiento
para
la
Gestión
de
la
Correspondencia Externa.
Realizar el reparto de la
correspondencia al Funcionario o
Coordinador de grupo encargado
del tema.
Entregar
la
solicitud
al
Funcionario encargado del tema.
Punto de Control
Responsable
Funcionario
responsable – Área
de Correspondencia
Verificar el número
de radicado con la
planilla de entrega
Funcionario
responsable DAI
Director Técnico
Funcionario o
Coordinador
Página 7 de10
PROCEDIMIENTO
PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN,
NOVEDADES Y CERTIFICACION DE
ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O
AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
No.
Actividad
Encargado
Tarea
Punto de Control
Código: AN-AI-P-02
Versión: 05
Fecha Elaboración:
06/03/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
Responsable
Revisar los requerimientos de la
solicitud y verificar los datos en el
Formato
AN-AI-P-02-F01
“Registro de Asociaciones de
Cabildos
y/o
Autoridades
Tradicionales Indígenas”.
Profesional
Universitario
Si cumple requisitos, efectuar
Tarea 6 de este procedimiento
5
Registro y
verificación de
datos
Si no cumple los requisitos,
elaborar
oficio
dirigido
al
peticionario
devolviendo
la
documentación, de acuerdo a la
plantilla establecida en el SIGI.
Revisión de datos
de oficio.
Revisar y aprobar el oficio dirigido
al peticionario.
Si cumple se da
visto bueno.
Si
no
cumple
devuelve
para
corrección.
6
Elaboración de la
certificación
7
Aprobación de la
certificación
8
9
Notificación de la
Certificación
Archivar
Elaborar la certificación según
plantilla establecida para ello.
Revisar y aprobar la certificación
Enviar certificación de acuerdo al
Procedimiento para la Gestión de
la Correspondencia Interna con
destino Externo e
Interdependencias.
Archivar una copia de la
certificación en la carpeta
respectiva.
Coordinador de
grupo
Director Técnico
Profesional
Universitario
Coordinador de
Grupo
Director Técnico
Profesional
Universitario
Coordinador de
Grupo
Profesional
Universitario
7. REGISTROS



Formato AN-AI-P-02-F01 “Registro de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades
Tradicionales Indígenas”.
Actos administrativos.
Certificaciones emitidas.
Página 8 de10
PROCEDIMIENTO
PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN,
NOVEDADES Y CERTIFICACION DE
ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O
AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
Código: AN-AI-P-02
Versión: 05
Fecha Elaboración:
06/03/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
8. INFORMACIÓN
INFORMACIÓN
GENERADA
N/A
RESPONSABLE
FRECUENCIA
UBICACIÓN
N/A
N/A
N/A
RESPONSABLE
UBICACIÓN
9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
DESCRIPCIÓN
Formato AN-AI-P-02F-01 “Registro de
Asociaciones de
Cabildos y/o
Autoridades
Tradicionales
Indígenas”
Formato en Excel
Técnico
Red Interna de la Dirección
10. ANEXOS






Anexo No. 1.
Anexo No. 2.
Anexo No. 3.
Anexo No. 4.
Anexo No. 5.
Anexo No. 6.
Solicitud de registro de constitución de la asociación.
Solicitud de registro de cambio de junta directiva.
Solicitud de registro de reforma de estatutos.
Solicitud de registro de afiliación a una asociación.
Solicitud de registro de desafiliación a una asociación.
Registro de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales
Indígenas. AN-AI-P-02-F01.

Anexo No. 7.
Solicitud de Certificación de Existencia y Representación Legal de
Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas.
11. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
CAMBIO
Unificación de antiguos procedimientos: Solicitud de afiliación, desafiliación
10/07/09
e inscripción y registro de asociaciones de Autoridades Tradicionales y/o
cabildos indígenas.
26/07/10
Actualización del procedimiento y se incluyen anexos
Actualización del procedimiento de acuerdo a la “Guía lineamientos para
la elaboración y/o modificación de documentos” y al Decreto 2893 de 2011
26/12/2011
"Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones
del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior“
VERSIÓN
02
03
04
Página 9 de10
PROCEDIMIENTO
PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN,
NOVEDADES Y CERTIFICACION DE
ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O
AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
Código: AN-AI-P-02
Versión: 05
Fecha Elaboración:
06/03/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
Se modifica la versión 4 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del
06/03/2013 Interior y cambiar los logos de certificación por la nueva entidad
certificadora, además de algunos ajustes en los documentos requisito.
05
Elaboró
Firma
Revisó y Aprobó
Firma
Viviana Rebolledo Osorio
Profesional Especializado (E)
Pedro Santiago Posada Arango
Director Asuntos Indígenas, Rom y
Minorías
_____________________________
Nidia Consuelo Pulido Rubio
Profesional Especializado (E)
_____________________________
Diana Ximena Huertas Rivera
Profesional Especializado (E)
TRD.
Página 10 de10