envio de ofertas a la mesa de contratación

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
TÍTULO: ENVIO DE OFERTAS A LA MESA DE CONTRATACIÓN
Rev: 1
Fecha: 18/12/06
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PO. 16 (REG)
ENVIO DE OFERTAS A LA MESA DE
CONTRATACIÓN
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Puesto:
Puesto:
Puesto:
José Manuel Ocaña Barba
Comisión de Revisión
Comisión de Expertos del Área
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
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Rev:1
FECHA: 18/12/06
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ÍNDICE
1.
OBJETO ..................................................................... 3
2.
ALCANCE................................................................... 3
3.
PROCESO.................................................................. 3
3.1
Diagrama de Flujo ...................................................... 3
3.2
Explicación del proceso .............................................. 3
4.
INDICADORES........................................................... 3
5.
DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA ..................... 3
6.
RESPONSABILIDADES ............................................. 3
7.
REGISTROS .............................................................. 3
8.
ANEXOS..................................................................... 3
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
Rev:1
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TÍTULO: ENVIO DE OFERTAS A LA MESA DE CONTRATACIÓN
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OBJETO
El objeto de este procedimiento es elaborar un plan de
actuación rápido y eficaz que defina el trámite interno de la
documentación registrada de Entrada por las oficinas de Registro de
la Universidad de Castilla-La Mancha y que debe ser enviada,
finalizados los plazos, a la Mesa de Contratación, en lo concerniente
a los procesos de licitación de Obras, Servicios y Suministros.
2.
ALCANCE
Este procedimiento afecta a la Unidad de Información y
Registro, con sede en el Rectorado, a la Gerencia del Área
Económica, en concreto a la Unidad de Contratación y a la Oficina de
Gestión
de
Infraestructuras,
como
principales
unidades
administrativas con potestad para realizar contratación de Obras,
Servicios y Suministros, así como a los Órganos de Gobierno de la
UCLM con capacidad para contratar Obras, Servicios y Suministros
de
la
Universidad
de
Castilla-La
Mancha,
en
concreto
al
Vicerrectorado de Desarrollo Empresarial e Infraestructuras y a la
Gerencia General de la UCLM.
3.
PROCESO
3.1
DIAGRAMA DE FLUJO
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ENVÍO DE OFERTAS A LA MESA DE CONTRATACIÓN
FIN PLAZO DE PRESENTACIÓN DE
OFERTAS
REVISIÓN DEL EXPEDIENTE
ESPERAR HASTA 10 DÍAS PARA
RECEPCIÓN OFERTAS
NO
¿LLEGARON LAS OFERTAS
QUE ADELANTARON EL AVISO DE
ENTREGA?
SI
¿LLEGÓ LA
DOCUMENTACIÓN?
SI
ADJUNTAR A LA OFERTA EL AVISO DE
DEPÓSITO
REALIZACIÓN DE DOS COPIAS DE TODAS
LAS OFERTAS PRESENTADAS
NO
ENVÍO AL SUBDIRECTOR
ANOTACIÓN DE OFERTAS EN BASE DE
DATOS
ANOTACIÓN DE INCIDENCIAS
EN LA BASE DE DATOS
SI
¿SE HAN COMUNICADO AL
SUBDIRECTOR INCIDENCIAS?
NO
ELABORACIÓN DE CERTIFICADO DE
OFERTAS PRESENTADAS
ELABORACIÓN DE OFICIO DE REMISIÓN
REGISTRO DE SALIDA Y
SELLADO DEL OFICIO
ARCHIVO DE 1 COPIA EN UNIDAD DE
INFORMACIÓN Y REGISTRO
ARCHIVO DE 1 COPIA EN EL
REGISTRO GENERAL
ENVIO DEL EXPEDIENTE AL PRESIDENTE
DE LA MESA DE CONTRATACIÓN
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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3.2
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EXPLICACIÓN DEL PROCESO
La Unidad de Contratación y en menor medida la Oficina de
Gestión de Infraestructuras (obras menores) gestiona las Mesas de
Contratación de Obras, Servicios y Suministros de la Universidad de
Castilla-La Mancha.
Del complejo procedimiento de contratación de obras,
servicios y suministros, la fase que aquí explicamos
es la que
comprende desde la finalización del plazo de presentación de ofertas
hasta que la Unidad de Información y Registro elabora la certificación
correspondiente y la envía al Presidente de cada Mesa de
contratación.
La Unidad de Información y Registro, como gestora del
Registro General con sede en el Rectorado de la Universidad de
Castilla-La Mancha, es la responsable de:
1. La recepción por fax y correo electrónico de las
comunicaciones de las empresas informando de la
presentación por correo certificado, postal Express o
mensajerías de la documentación de los concursos.
2. La elaboración de una certificación acreditativa de
todas las empresas presentadas a cada uno de los
concursos.
3. El envío al Secretario de la Mesa de Contratación tanto
de la documentación presentada por las empresas
como de la certificación acreditativa de las empresas
presentadas.
1. Fin del plazo de presentación de ofertas
Finalizado del plazo de presentación de ofertas, el Registro de
General debe estar en posesión de todas las ofertas presentadas en
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cualquier oficina de Registro de la UCLM y, en su defecto un aviso del
depósito de la documentación recibido por fax, burofax, telegrama o
correo electrónico.
2. Revisión del Expediente
Los encargados del Registro General proceden a revisar todas
las ofertas que componen el expediente para comprobar si existe
aviso de depósito.
3. ¿Llegaron las ofertas que adelantaron el aviso de
depósito?
En caso de que no hayan llegado todas las ofertas de las
que tenemos aviso de depósito debemos esperar 10 días,
contados a partir del fin del plazo, según marca la Ley de
Contratos. En el caso de que la oferta no llegue en los plazos
marcados se envía el aviso, junto con el resto de la
documentación al Subdirector de la Unidad, haciendo destacar
la incidencia producida.
4. Adjuntar los avisos de depósito a las ofertas
En el momento en que se recibe una oferta de la que
tenemos constancia de aviso de depósito se procede a
adjuntar el aviso a la oferta.
5. Realización de copias de las ofertas presentadas
Se procede a la realización de dos copias de toda la
documentación que compone cada oferta:
-
Sobres con las proposiciones económicas y administrativas
(sin abrir).
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-
Oficio de entrada.
-
Sobre del Correo Certificado o Mensajería, donde aparezca
visible el número de certificado o albarán de mensajería.
-
Otra documentación adjunta que forme parte de la oferta.
6. Envío al Subdirector de la Unidad de Información y
Registro
Realizados los trámites anteriores el encargado de la
custodia de la documentación en la Unidad de Información y
Registro envía todo el expediente correctamente ordenado
cronológicamente, a través de los auxiliares de Servicio del
Edificio
del
Rectorado,
al
Subdirector
de
la
Unidad,
asegurándose de que dicho envío cumple con los requisitos de
confidencialidad y seguridad adecuados.
7. Anotación de Ofertas en Base de Datos
El Subdirector de la Unidad recibe la documentación y
procede a la anotación en la Base de Datos de Control de
Concursos (ANX. 16-01) de todas las ofertas presentadas,
dejando constancia de los siguientes datos:
-
Nº de Entrada
-
Nombre completo de la Empresa
-
Fecha de presentación
-
Medio utilizado en la presentación
8. Anotación de Incidencias en la Base de Datos
A continuación el Subdirector procede a comprobar si
existe algún tipo de incidencia en la presentación de alguna de
las ofertas presentadas. En caso de existir se dejará
constancia de las mismas en la Base de datos.
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9. Elaboración del Certificado de Ofertas presentadas
Con toda la información recopilada por el Subdirector,
se procede a la elaboración del Certificado de Ofertas
presentadas (ANX. 16-02) por triplicado, en el cual, además
de dejar constancia de los datos de todas las ofertas, se hará
constar en lugar preferente las incidencias detectadas, en
caso de existir.
10. Elaboración del Oficio de Remisión del Expediente
Se elabora un oficio de remisión (ANX. 16-03) por
triplicado, dirigido al Presidente de la Mesa de Contratación
del concurso en cuestión, donde se deja constancia tanto de
las ofertas que se envían como del certificado elaborado.
11. Registro de Salida y Sellado del Oficio
El subdirector de la Unidad procede a su asiento en el
Registro General de Salidas, dirigido al Presidente de la Mesa
de Contratación de que se trate y dejando constancia de la
referencia completa del concurso. A continuación se procede
al sellado de las tres copias del Oficio.
12. Archivo de una Copia en la Unidad de Información y
Registro
De las tres copias confeccionadas, una de ellas se
archiva en la Unidad de Información y Registro, como copia
propia de la documentación registrada de la Unidad, al ser
quien asume la salida de la documentación.
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13. Archivo de otra Copia en el Registro General
Otra copia la archiva el Subdirector de la Unidad, como
responsable del Registro General y depositario de la base de
datos de control de Concursos.
14. Envío de la documentación Original al Presidente de la
Mesa de Contratación
Las ofertas originales, unidas al oficio de salida y el
certificado original elaborado por el Subdirector de la Unidad
son enviados al Presidente de la Mesa de Contratación, a
través de los auxiliares de Servicio del Edificio del Rectorado,
sede del órgano de Contratación en todos los casos.
4.
INDICADORES
Indicador
Nº de ofertas
presentadas
Responsable del
Control
Encargado de
Registro
Frecuencia de
Control
Diario
Nº de
incidencias
comunicadas al
Subdirector
Encargado de
Registro
Diario
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DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
• Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
• Ley 13/2003, de 23 de mayo, reguladora del contrato de concesión
de obras públicas.
• Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio, por el que se
aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos de las
Administraciones Públicas.
• Real Decreto 208/1996, de 9 de febrero, por el que se regulan los
Servicios de Información Administrativa y Atención al Ciudadano.
• Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la
utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la
Administración General del Estado.
• Real Decreto 772/1999, de 7 de Mayo, por el que se regula la
presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la
Administración General del Estado, la expedición de copias de
documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de
registro.
• Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el
Reglamento general de la Ley de Contratos de las Administraciones
Públicas.
• Resolución del Secretario General de la Universidad de Castilla-La
Mancha de 28 de mayo de 2002, por la que se dan instrucciones
provisionales en relación con el funcionamiento de los registros
oficiales de la Universidad de Castilla-La Mancha, hasta que se
apruebe el reglamento de registro de documentos.
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RESPONSABILIDADES
-
Director de la Unidad de Contratación de la UCLM, como
responsable de la tramitación de los expedientes de
contratación de Obras, Servicios y Suministros.
-
Director de la Oficina de Gestión de Infraestructuras de la
UCLM, como responsable de la tramitación de expedientes de
contratación de obras.
-
Subdirector de la Unidad de Información y Registro, como
responsable de la Unidad encargada de la gestión diaria de la
documentación registrada, así como responsable del Registro
del Rectorado
-
Directores de la Unidad de Gestión Administrativa y Servicios
de cada Campus, en lo concerniente a los Registros Auxiliares
existentes en los cuatro campus.
7.
REGISTROS
Registro
Responsable
Lugar de
Archivo
Tiempo
Mínimo
SIGRES
Subdirector
Unidad
Soporte
Informático
Base de
Datos
Subdirector
Unidad
Archivo
Excel
Semanal
Archivo
Unidad
Subdirector
Unidad
Soporte
Papel
5 años
Archivo
Unidad
Subdirector
Unidad
Soporte
Digital
Permanente
Permanente
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ANEXOS
•
ANX. 16-01
Base de Datos de Control de Concursos en el
Registro General.
•
ANX. 16-02
Modelo de certificado de ofertas presentadas
que elabora el Registro General.
•
ANX. 16-03
Modelo de oficio de remisión de expedientes de
concursos a la Mesa de Contratación.
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ANEXO -16-01
Base de Datos de Control de Concursos en el Registro
General
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ANEXO -16-02
Modelo de certificado de ofertas presentadas que elabora el
Registro General.
ANEXO 05.4.3
ANEXO 05.4.3
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ANEXO -16-03
Modelo de oficio de remisión de expedientes de concursos a
la Mesa de Contratación.