Titular de la Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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CONTROL DEL INVENTARIO
Formalizar los mecanismos y controles necesarios para la adecuada administración
de los bienes (Instrumentales y de Consumo) de acuerdo con las leyes y normas
vigentes, así como las políticas internas del Instituto Nacional de las Mujeres.
 Este procedimiento aplica al 100% de los bienes propiedad del Instituto Nacional de
las Mujeres.
ALTA DE BIENES
 La Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones deberá enviar copia de la
factura, remisión y entrada de almacén que amparen la compra de bienes
inventariables al Titular de la Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios.
 Se deberá llevar un registro de las altas de bienes, entregando los resguardos
correspondientes a las o los servidores públicos usuarios de los bienes a cargo del
Inmujeres.
BAJA DE BIENES
 El Programa Anual para el Destino Final de los Bienes se hará con base al Dictamen
de Afectación.
 La Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios, sólo dará de baja los bienes
que estén amparados mediante la documentación soporte correspondiente.
INVENTARIO FÍSICO DE BIENES
 La Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios deberá realizar cuando menos
una vez al año el levantamiento del inventario físico de los bienes del Inmujeres.
 El personal del Inmujeres que transfiera bienes inventariados a cualquier otra área de
trabajo o que se le asigne un nuevo lugar dentro del Instituto, deberá informar
mediante oficio de dichos movimientos a la Subdirección de Recursos Materiales y
Adquisiciones.- Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios, en un plazo no
mayor de dos días hábiles, indicando: el número de bienes, las características del (los)
artículo(s) y el (los) número(s) de inventario(s) correspondiente(s).
 En caso de la desaparición y/o pérdida de bienes inventariables, el responsable de los
mismos deberá levantar acta administrativa y en su caso, ante el Ministerio Público
informando lo sucedido y solicitará la intervención del Órgano Interno de Control.
 En caso de robo, extravío o destrucción de algún bien, si las causas del hecho fueran
imputables al servidor público, éste se deberá obligar a reponer el bien afectado con
otro de características similares.
 La Subdirección de Personal deberá solicitar a la Subdirección de Recursos Materiales
y Adquisiciones.- Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios, la liberación
del resguardo de bienes, en aquellos casos en que cambien de adscripción o causen
baja definitiva.
 La Subdirección de Personal deberá informar a la Dirección de Administración sobre
las altas de personal, para que notifique a sus áreas y se hagan las asignaciones de
lugar y equipo de trabajo.
 Es responsabilidad de la Dirección de Administración.- Subdirección de Recursos

I.
OBJETIVO
II.
ALCANCE
III.
POLÍTICAS
IV.
RESPONSABILIDADES
Sello
Elaboró
Titular de la Jefatura de
Departamento de Compras e
Inventarios
F1 P1-SGC Rev. 0
Revisó
Titular de la Subdirección de
Recursos Materiales y
Adquisiciones
Autorizó
Titular de la Dirección
de Administración
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas
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CONTROL DEL INVENTARIO





V.
MARCO NORMATIVO

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
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

VI.
DEFINICIONES

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


Sello
Materiales y Adquisiciones.- vigilar que el presente procedimiento se lleve a cabo y
cumpla con la normatividad vigente.
Es responsabilidad de la Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios la
ejecución del presente procedimiento.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D.O.F. 05-II-1917, última
reforma 14 de junio de 2002.
Ley del Instituto Nacional de las Mujeres. D.O.F. 12 de enero de 2001 y sus reformas.
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. D.O.F. 29 de diciembre de 1976,
sus reformas y adiciones al 25 de febrero de 2003.
Ley Federal de las Entidades Paraestatales. D.O.F. 14 de mayo de 1986, última
reforma 4 de junio de 2002.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 04 de
enero de 2000.
Ley General de Bienes Nacionales D.O.F. 8-I-1982, última reforma D.O.F. 31-XII-2001.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. D.O.F.
13 de marzo de 2002.
Bases Generales para la Desincorporación Patrimonial de Bienes Muebles del Instituto
Nacional de las Mujeres.
Alta: Proceso mediante el cual se registran todos los bienes que fueron adquiridos por
el Inmujeres, traspasados por alguna dependencia o entidad o donados al Instituto
Nacional de las Mujeres.
Baja: Proceso mediante el cual se retira el registro de inventario del Control relativo de
los bienes propiedad del Inmujeres.
Bienes: Los bienes instrumentales y de consumo de dominio privado de la
Federación, que figuren en los inventarios del Instituto.
Bienes Instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el
desarrollo de las actividades que realiza el Inmujeres, siendo susceptibles de la
asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su
naturaleza y finalidad en el servicio.
Bienes de Consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades
que realiza el Inmujeres, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través
de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
CABMS: El Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios.
Comité: El Comité de Bienes Muebles del Instituto Nacional de las Mujeres.
Inmujeres: el Instituto Nacional de las Mujeres.
Inventario físico: Técnica mediante la cual se lleva a cabo el levantamiento del
inventario de los bienes asignados para su operación a cada centro de costo, de esta
manera se actualizarán los resguardos correspondientes.
Elaboró
Titular de la Jefatura de
Departamento de Compras e
Inventarios
F1 P1-SGC Rev. 0
Revisó
Titular de la Subdirección de
Recursos Materiales y
Adquisiciones
Autorizó
Titular de la Dirección
de Administración
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas
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VII.
VIII.
DOCUMENTOS
RELACIONADOS
FORMATOS
DERIVADOS
Sello

P1-05-DA-SRMA Adquisición de bienes, prestación y/o contratación de servicios

F1_P6-05-DA-SRMA Resguardo de Bienes de Activo Fijo
Elaboró
Titular de la Jefatura de
Departamento de Compras e
Inventarios
F1 P1-SGC Rev. 0
Revisó
Titular de la Subdirección de
Recursos Materiales y
Adquisiciones
Autorizó
Titular de la Dirección
de Administración
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas
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CONTROL DEL INVENTARIO
IX.No
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9
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
INICIO
ALTA DE BIENES
Procede a la adquisición de bienes de acuerdo al P1-05-DA-SRMA Adquisición de bienes, Titular de la Subdirección
prestación y/o contratación de servicios. Envía copia de la factura con sello de entrada al de Recursos Materiales y
almacén al Titular de la Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios.
Adquisiciones
Recibe copia de la factura
Asienta el alta en el Módulo para el Control de Activos Fijos mediante la captura de
información del número consecutivo, clave CABMS, descripción, marca, modelo, número
Titular de la Jefatura de
de serie, valor y factura.
Departamento de Compras
Asigna número de inventario a cada bien.
e Inventarios
Asigna usuario(a).
Elabora el resguardo en original y copia, y etiquetas de números de inventario.
Localiza los bienes y pega las etiquetas con el número de inventario correspondiente.
Firma de conformidad el original y copia del resguardo.
Usuario(a)
Entrega al Titular Subdirección de la Jefatura de Compras e Inventarios.
Recibe original de resguardo, firma y recaba firma del Titular de la Dirección de Titular de la Jefatura de
Administración, archiva junto con la copia de la factura y turna la copia a las áreas Departamento de Compras
correspondientes.
e Inventarios
BAJA DE BIENES
Titulares de la Subdirección
Remite oficio al Titular de la Dirección de Administración, anexando relación de bienes
de Servicios Generales /
susceptibles de baja con justificación y propuesta de destino final de los bienes para la
Subdirección de
integración del Programa Anual para el Destino Final de los Bienes.
Informática/Centro de Costo
Recibe oficio de los bienes susceptibles de baja y turna copia del oficio al Titular de la
Titular de la Dirección de
Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios.
Administración
Recibe copia (oficio) del Titular de la Dirección de Administración.
Elabora el Dictamen de Afectación recaba firmas, según sea el caso, del Titular de la Titular de la Jefatura de
Subdirección de Servicios Generales, Titular de la Subdirección de Informática, Titular de la Departamento de Compras
Centro de Costo y Titular de la Dirección de Administración. Remite dictamen y programa al
e Inventarios
Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones.
Titular de la Subdirección
Revisa y remite el Programa Anual para el Destino Final de los Bienes a la Dirección de
de Recursos Materiales y
Administración.
Adquisiciones
Revisa y somete el Programa Anual para el Destino Final de los Bienes a la Junta de
Gobierno para su autorización, a través de la Dirección General de Administración y
Titular Dirección de
Finanzas.
Administración
El Programa deberá ser autorizado por la Junta de Gobierno del Inmujeres a más tardar el
Sello
Elaboró
Titular de la Jefatura de
Departamento de Compras e
Inventarios
F1 P1-SGC Rev. 0
Revisó
Titular de la Subdirección de
Recursos Materiales y
Adquisiciones
Autorizó
Titular de la Dirección
de Administración
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas
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CONTROL DEL INVENTARIO
No
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16
ACTIVIDAD
31 de marzo de cada ejercicio fiscal. Posteriormente, se envía al Comité para su
seguimiento.
RESPONSABLE
Titular de la Jefatura de
Se llevan a cabo los procedimientos establecidos para el destino final de los bienes, según
Departamento de Compras
el Programa Anual.
e Inventarios
Integra documentación soporte de la baja al expediente.
¿Se pueden retirar las etiquetas de inventario?
Titular de la Jefatura de
Sí, Acude al lugar donde se encuentran los bienes para retirar las etiquetas de inventario. Departamento de Compras
Integra las etiquetas al expediente correspondiente. Continúa a la actividad 12.
e Inventarios
No, continúa a la actividad 12
Titular de la Jefatura de
Registra la baja en el Módulo de Control de Activos Fijos e informa a la Dirección de
Departamento de Compras
Finanzas para que proceda a hacer la baja contable.
e Inventarios
INVENTARIO FÍSICO DE BIENES
Titular de la Jefatura de
Notifica a través del Titular de la Dirección de Administración el inicio del Inventario Físico
Departamento de Compras
de Bienes.
e Inventarios
Obtiene organigrama general de Inmujeres.
Establece fecha de corte de operaciones.
Localiza los documentos que amparan la propiedad del bien (Control de inventarios,
resguardos, etc.)
Titular de la Jefatura de
Elabora listados de bienes adscritos a cada área de acuerdo con el control y resguardo.
Departamento de Compras
Elabora oficio para firma del Titular de la Dirección de Administración o el Titular de la
e Inventarios
Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones solicitando a la Dirección General o
área correspondiente la no movilización de bienes y dando aviso del inicio del
levantamiento del inventario físico.
Lleva a cabo la verificación física de los bienes, verificando los datos que correspondan a
los bienes descritos en el Control de Inventarios; en su caso se llevan a cabo las
correcciones necesarias.
Titular de la Jefatura de
Asienta todos los datos en Control de Inventarios (No. de inventario, clave del CABMS,
Departamento de Compras
etc.).
e Inventarios
Pide al responsable del área, firme el Control de Inventarios de conformidad.
Confronta Control de Inventarios del levantamiento físico contra Control de Inventarios
vigente.
Determina en su caso las diferencias.
Titular de la Jefatura de
Constata diferencias con el responsable del área.
Departamento de Compras
Emite listado definitivo y notifica mediante oficio firmado por el Titular de la Subdirección de
e Inventarios
Recursos Materiales y Adquisiciones de las diferencias encontradas.
Sello
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Departamento de Compras e
Inventarios
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Revisó
Titular de la Subdirección de
Recursos Materiales y
Adquisiciones
Autorizó
Titular de la Dirección
de Administración
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas
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CONTROL DEL INVENTARIO
No
ACTIVIDAD
Para el caso de bienes no localizados, elabora relación de faltantes y se levanta constancia
de hechos.
Para el caso de sobrantes, efectúa movimiento de traspaso.
RESPONSABLE
Titular de la Jefatura de
Actualiza resguardos conforme al nuevo listado, recabando las firmas respectivas y entrega
Departamento de Compras
copia a la(el) usuario(a).
e Inventarios
Elabora informe anual del inventario físico de bienes muebles, en original y dos copias. Titular de la Jefatura de
18 Turna al Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones.
Departamento de Compras
Archiva toda la documentación junto con una copia del informe anual.
e Inventarios
Titular de la Subdirección
19 Revisa informe y turna al Titular Dirección de Administración.
de Recursos Materiales y
Adquisiciones
FIN
17
X. ANEXOS
N/A
Control de Revisiones
REVISIÓN
FECHA DE REVISIÓN
MOTIVO
0
Agosto 2003
Nueva creación. Sustituye a los Procedimientos: 05-AD.3-05 Baja de bienes en
el control de inventarios, 05-AD.3-06 Alta de bienes en el control de inventarios
y 05-AD.3-07 Inventario físico de bienes.
Sello
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Titular de la Jefatura de
Departamento de Compras e
Inventarios
F1 P1-SGC Rev. 0
Revisó
Titular de la Subdirección de
Recursos Materiales y
Adquisiciones
Autorizó
Titular de la Dirección
de Administración
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas