Departamento de Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería

Departamento de Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería
Escuela Universitaria de Ingeniería Técnica Industrial e Ingeniería
Técnica en Topografía
Vitoria - Gasteiz
GESTIÓN DE PROYECTOS
Programación de Proyectos con Recursos Limitados
Ref.:
Autores:
Jenaro Fernández Martínez
Alfredo Martínez Argote
Karle Olalde Azkorreta
Fecha:
Noviembre 1999
GesPro-V10
Palabras claves: Gestión, Proyectos
Oficina Técnica y Proyectos
GESTION DE PROYECTOS: Recursos limitados
Indice. Tabla de Contenidos
1 Gestión de Proyectos: Recursos Limitados ............................................................1
1.1 ¿Qué ocurre cuando los recursos son limitados? ...........................................1
1.2 ¿Qué situaciones limitan los recursos? ...........................................................2
1.3 ¿En qué consiste el problema de la nivelación de recursos?..........................2
1.4 ¿Qué criterios se deben seguir para nivelar los recursos?..............................3
1.5 ¿En qué consiste el problema de la asignación de recursos? ........................3
1.6 ¿Qué criterios se deben seguir para asignar los recursos? ............................3
1.7 ¿Qué ocurre cuando no se pueden simultanear dos actividades?..................4
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gespro5va01.doc 30/12/99
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GESTION DE PROYECTOS: Recursos limitados
1 Gestión de Proyectos: Recursos Limitados
1.1 ¿Qué ocurre cuando los recursos son limitados?
Una de las principales responsabilidades de un jefe de proyecto es la utilización eficiente de los
recursos que le han sido confiados para la realización del mismo, y estos recursos suelen ser limitados,
cuando no claramente escasos. Esto esta en contra de la consideración de recursos ilimitados
realizada hasta ahora.
En una primera etapa la asignación de recursos a las diferentes actividades del proyecto se ha
realizado "a priori". Esta asignación puede ser explícita o implícita, obedecer a las costumbres
existentes en cuanto a la realización de las actividades o bien el resultado de una reflexión profunda
sobre cómo es conveniente realizarlas. Sin embargo, una vez calculadas las fechas mínima y máxima
de las actividades y la duración mínima del proyecto, dicha asignación puede ser puesta en duda:
1.1.- La duración mínima del proyecto es demasiado grande para poder alcanzar con el mismo
los objetivos en el tiempo oportuno; es conveniente estudiar la forma de reducir la duración. Existen
varios procedimientos, por ejemplo limitando el alcance de los objetivos (objetivos más modestos). Un
procedimiento será el reducir la duración de las actividades criticas y subcriticas, aumentando los
recursos destinados a ellas, bien obteniendolos de las actividades con mucho más margen, bien
asignando más recursos globales al proyecto. ¿Cual es la forma más eficiente de repartir los recursos?
¿Cual es la forma más eficiente de conseguir que el proyecto tenga la duración deseada?
1.2.- La duración mínima del proyecto es aceptable o incluso más reducida de lo esperado, pero
las curvas de carga muestran que, si bien las necesidades medias de los recursos son aceptables, en
ciertos instantes existen desequilibrios en forma de picos de necesidad en algunos recursos que
superan ampliamente las disponibilidades. ¿Como establecer un calendario de realización de las
actividades tal que se corresponda a unas curvas de carga que no superen los limites de disponibilidad
de los recursos, sin aumentar la duración del proyecto o aumentandola lo menos posible?.
1.3.- Tanto la duración del proyecto como las curvas de carga son aceptables, sin embargo los
márgenes de las diferentes actividades son muy variables. ¿Conviene trasvasar recursos de las
actividades menos criticas a otras actividades o simplemente retirar recursos del proyecto?.
La respuesta a preguntas como las anteriores puede obtenerse habitualmente retocando las
asignaciones y duraciones de las actividades, moviendo las actividades dentro de su margen,
modificando la lógica del proyecto en función de posibles cambios en su realización, etc. y probando si
los resultados del programa obtenido con los datos modificados satisfacen mejor nuestros
requerimientos. Es un procedimiento de "prueba y error" en dos fases, una que considera únicamente
las prelaciones y que, por tanto, puede tratarse mediante ordenador, y otra, menos formalizable y por
tanto manual, en la que a la vista de los resultados obtenidos se procede a realizar ciertas
modificaciones en las consideraciones relativas a los recursos (asignación, disponibilidad) que
repercuten en cambios en el problema potencial y, por tanto, e una nueva iteración en el proceso.
Esta forma de actuar es muy usual, tanto en el caso que nos ocupa como en la mayoría de los
problemas de programación y planificación: la utilización de un procedimiento interactivo, en el que la
imaginación y experiencia del operador se combina con la rapidez de cálculo y las facilidades en la
presentación y representación de datos del ordenador.
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1.2 ¿Qué situaciones limitan los recursos?
Para los recursos:
LABORALES Que son recursos fungibles, normalmente recursos de personal, que pueden
reducir la duración de una actividad al utilizar mayor cantidad de los mismos. Estos recursos llevan
asociado un calendario y una jornada laboral (donde se reflejan las horas extras) que nos define su
disponiblidad.
MATERIALES Que son recursos que pueden ser producidos, consumidos o ambos. En estos su
disponibilidad vendrá marcada por el stock en cada momento.
OTROS Que son recursos que no se corresponden con ninguno de los tipos anteriores, tales
como equipos alquilados, tiempo de ordenador, etc. Ladisponibilidad de estos recursos es muy flexible.
En cualquiera de los casos debemos destacar la necesidad de disponer del recursos en el lugar
adecuado, lo que transforma el problema de disponer de un recurso en el instante adecuado en
disponer del recurso en el lugar y en el instante adecuado introduciendo un nuevo factor de gran peso
económico los desplazamientos (transportes).
1.3 ¿En qué consiste el problema de la nivelación de recursos?
El problema de la nivelación de recursos consiste en obtener la relación entre la demanda de un
recurso y su disponibilidad, a lo largo de todo el proyecto, de forma que no influyendo sobre la duración
del proyecto (utilizamos las holguras diponibles) se obtenga la gráfica de carga de cada uno de los
recursos lo más uniforme posible. Esta optimización resulta fundamental siempre que aparezcan picos
de consumo de los recursos, independientemente de que exista o no sobreutilización de los recursos
Para conseguir la uniformidad de carga podemos proceder de tres maneras distintas:
Podemos modificar las prelaciones de algunas de las actividades relacionadas con el recurso
cuya carga queremos reducir, sin modificar su duración.
Podemos modificar la duración de alguna de las actividades relacionadas con el recurso cuya
carga queremos reducir, sin modificar sus prelaciones.
O podemos optar por una combinación de las soluciones anteriores, primero modificando las
prelaciones (lo que no supone coste adicional), y posteriormente modificar la duración de algunas
actividades, generalmente en el sentido de alargarlas lo que supone un coste adicional.
Como se puede apreciar este es un problema de optimización de la programación de proyectos
que resulta difícilmente abordable si no se dispone de una herramienta informática adecuada.
Matemáticamente puede plantearse como un problema de programación.
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1.4 ¿Qué criterios se deben seguir para nivelar los recursos?
El orden de los recursos a nivelar se establece en función de su precio y de los picos de
utilización. Empezaremos nivelando los recursos más caros, y entre estos los que presenten un
diagrama de carga más desfavorable.
Entre las distintas actividades que tienen relación directa con el recurso del que deseamos
disminuir su nivel de ocupación, en primer lugar seleccionaremos aquellas que lo demandan en el
instante en el que se produce el pico de ocupación.
De entre estas, consideraremos primero aquellas que puedan modificarse sin transformar la
actividad en critica, y por tanto, sin modificar la duración del proyecto (actividades con holgura).
A continuación podemos pensar en desplazar las actividades dentro de la holgura disponible
comenzando por las que más libertad nos permitan. Como ejemplos de restricciones están: Mover una
actividad puede nivelar la carga de un recurso pero desnivelarlo en otro; se han establecido
compromisos que impiden dichos cambios (Se hace necesario nivelar antes de establecer
compromisos), etc.
Por ultimo, podremos pensar en alargar la duración de las actividades que tiene holgura
definiendo para tal operación un orden prioridad basado en alargar primero las actividades más
baratas.
1.5 ¿En qué consiste el problema de la asignación de recursos?
El problema de la asignación de recursos consiste en obtener la relación entre la duración de las
tareas y la disponibilidad de los recursos que haga que ningún recurso este sobreutilizado. Esto abre la
posibilidad de obtener una programación en la que el final del proyecto se demore. La solución penaliza
la duración del proyecto frente a la sobreutilización de los recursos.
Al igual que en el caso anterior podemos proceder de tres maneras distintas:
Podemos modificar las prelaciones de algunas de las actividades relacionadas con el recurso
cuya carga queremos reducir, sin modificar su duración.
Podemos modificar la duración de alguna de las actividades relacionadas con el recurso cuya
carga queremos reducir, sin modificar sus prelaciones.
O podemos optar por una combinación de las soluciones anteriores, primero modificando las
prelaciones (lo que no supone coste adicional), y posteriormente modificar la duración de algunas
actividades, generalmente en el sentido de alargarlas lo que supone un coste adicional.
Como se puede apreciar este es un problema de optimización de la programación de proyectos
que resulta difícilmente abordable si no se dispone de una herramienta informática adecuada.
Matemáticamente puede plantearse como un problema de programación .
1.6 ¿Qué criterios se deben seguir para asignar los recursos?
Dado que en la asignación de recursos se puede prolongar la duración total del proyecto, esta
operación deberá realizarse solo en aquellos casos en los que aparezcan conflictos de sobreutilización
que no se hayan podido resolver con la nivelación de recursos y resulte económicamente más rentable
prolongar la duración total del proyecto que pagar horas extras o aumentar la cantidad disponible del
recurso conflictivo (gráfica de coste total/duración total del proyecto).
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Una vez analizada la necesidad de optimizar la asignación de recursos, el orden en que se
deben optimizar los recursos viene fijado por la relación entre el precio y el nivel de sobreutilización. El
recurso con un producto coste x sobreutilización más alto será el primero a considerar.
Entre las distintas actividades que tienen relación directa con el recurso del que deseamos
disminuir su nivel de ocupación, en primer lugar seleccionaremos aquellas que lo demandan en el
instante en el que se produce la sobreutilización.
De entre estas, el orden de las actividades a modificar viene dado por el coste de la actividad
encontrandose en primer lugar las más baratas.
Para cada actividad podemos desplazarla, aumentar su duración o ambas cosas a la vez,
siempre bajo un criterio económico.
1.7 ¿Qué ocurre cuando no se pueden simultanear dos actividades?
Las situaciones analizadas hasta ahora corresponden a problemas acumulativos, la suma de los
recursos de cierto tipo consumidos por todas las actividades que se realizan simultáneamente no debe
superar un cierto valor (constante o variable en el tiempo) que es la disponibilidad de dicho tipo de
recursos.
Existe otro tipo de problemas denominados Problemas Disyuntivos que son aquellos en los que
existe alguna ligadura disyuntiva esto es que dos o más actividades no pueden coincidir temporalmente
en su ejecución. Por ejemplo, dentro de un recinto reducido no es posible que estén trabajando
simultáneamente el electricista y el antenista (se estorban).
La solución a este problema depende del numero de ligaduras disyuntivas que aparecen en el
proyecto.
Si el número de ligaduras disyuntivas es reducido, podemos seguir utilizando la estructura inicial
del proyecto, superponiendole, cuando sea necesario, el efecto de las disyunciones.
Si el numero de ligaduras disyuntivas es importante, será necesario considerarlas desde el inicio
al definir las relaciones entre actividades en el programa base. Este es el caso del denominado
"problema del taller mecánico", en el que las relaciones base están subordinadas a las disyuntivas.
Comparación de las necesidades y disponibilidades de un recurso
Nivel Necesario
Nivel Disponible
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T (proyecto)
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