Sistema de Retiro de los Empleados de la Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE RECLAMACIONES POR DESASTRES Marzo 2008 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE RECLAMACIONES POR DESASTRES Tabla de Contenido Página I. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 1 II. DEFINICIONES........................................................................................................ 1 III. DISPOSICIONES GENERALES .............................................................................. 2 IV. INSTRUCCIONES PARA EL PAGO DE RECLAMACIONES POR DESASTRE ..... 3 V. ENMIENDAS E INTERVENCIONES........................................................................ 4 VI. VIGENCIA................................................................................................................ 4 ANEXO Compromiso de Terminación de Reparaciones PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE RECLAMACIONES POR DESASTRES I. INTRODUCCIÓN Este Procedimiento establece las instrucciones para procesar el pago de reclamaciones por desastre de las propiedades financiadas por el Sistema de Retiro de los Empleados de la Autoridad de Energía Eléctrica. Esto con el propósito de brindar un servicio rápido, evitar errores en el pago y asegurarnos que se realicen las Reparaciones para proteger la inversión del Sistema de Retiro. II. DEFINICIONES A. Compañía de Seguros - Persona, razón social, corporación, asociación o conjunto de personas que se dedique al negocio de seguros. B. Deudor Hipotecario - Cliente que tiene financiada su Propiedad con el Sistema de Retiro. C. Expediente – Conjunto de documentos del préstamo hipotecario que tiene el Deudor Hipotecario con el Sistema. D. Póliza - Documento que expresa los términos bajo los cuales se rige el contrato que es emitido al dueño o asegurado y por el asegurador. En él se expresa la cubierta o seguro de riesgo, inundación u otro que tiene una Propiedad. E. Propiedad - Vivienda financiada por el Sistema. F. Reclamación - Solicitud que hace el Deudor Hipotecario a la Compañía de Seguros cuando ocurre una pérdida. G. Reparaciones – Arreglos que se hacen a la Propiedad, luego de un daño por desastre, y que el Deudor o Deudor Hipotecario reclama a la Compañía de Seguros por riesgo, inundación u otro, según sea el caso. H. Sistema – Sistema de Retiro de los Empleados de la Autoridad de Energía Eléctrica. Procedimiento para el Pago de Reclamaciones por Desastres Página 2 III. DISPOSICIONES GENERALES A. La Sección de Administración de Préstamos del Departamento de Préstamos procesa los pagos de las reclamaciones de los Deudores hipotecarios por desastres ocurridos a sus Propiedades. B. La Reclamación debe incluir fotos que evidencien la pérdida y estimado de gastos. C. Una vez evaluada la Reclamación, la Compañía de Seguros prepara el cheque a nombre del Deudor Hipotecario y del Sistema. D. Si el pago de la Reclamación no excede de $2,000, se endosará el cheque a favor del Deudor Hipotecario y éste firma el compromiso de realizar las Reparaciones en los próximos 3 meses (Anexo). También, se compromete a permitir que el Sistema inspeccione las Reparaciones efectuadas, transcurrido el tiempo establecido. E. Si el pago de la Reclamación excede de $2,000, se deposita el cheque. El Sistema prepara un nuevo cheque a favor del Deudor Hipotecario por el 60% de la cantidad original. El Deudor Hipotecario firma un compromiso de realizar las Reparaciones establecidas en la Reclamación en un término de 3 meses consecutivos. El Sistema puede otorgar una extensión adicional de 3 meses, luego de evaluar la solicitud a estos efectos por parte del Deudor Hipotecario. Terminadas las Reparaciones, el Sistema inspeccionará y emite el pago por el restante 40% o un porcentaje menor, según la etapa en que se encuentren las mejoras. F. Cada caso será analizado individualmente de acuerdo con el informe de daños (Reclamación) sometido a la Compañía de Seguros. Si se entendiera que hay la posibilidad de daño estructural, se deposita el cheque y se solicita una inspección a un ingeniero estructural contratado por el Sistema o la Compañía de Seguros, antes de realizar cualquier desembolso. G. La copia de cada cheque se archiva en el Expediente del Deudor Hipotecario. De acuerdo con el tipo de daño, el Sistema podrá aceptar fotos de los daños y Reparaciones realizadas a la Propiedad. Procedimiento para el Pago de Reclamaciones por Desastres Página 3 IV. INSTRUCCIONES PARA EL PAGO DE RECLAMACIONES POR DESASTRE Responsabilidad Instrucciones 1. Solicitar a la Sección de Administración de Préstamos, al ocurrir una pérdida por desastre, la información del número de la Póliza, el nombre de la Compañía de Seguros y el número de teléfono. Deudor Hipotecario 2. Reclamar la pérdida a través del agente de seguros o directamente con la Compañía de Seguros. Oficinista de Administración de Préstamos Supervisor, Sección de Administración de Préstamos Oficinista de Administración de Préstamos 3. Enviar el cheque que emita la Compañía de Seguros y copia de la Reclamación a la Sección de Administración de Préstamos del Sistema. 4. Recibir el cheque y verificar que se incluya copia de la Reclamación. 5. Evaluar si el cheque se debe endosar a favor del Deudor Hipotecario o si se debe depositar y hacerle otro cheque al Deudor Hipotecario por 60% del total. 6. Solicitar al Deudor Hipotecario que firme la carta de compromiso de terminación de las Reparaciones en 3 meses y que el Sistema inspeccione las Reparaciones (Anexo). 7. Llevar el cheque a la Sección de Contabilidad de Préstamos del Sistema para el endoso o depósito correspondiente. 8. Preparar la solicitud de cheque para el Deudor Hipotecario, según las Disposiciones Generales D y E. 9. Generar copia del cheque para que el Deudor Hipotecario la firme como recibido. Cuando el cheque esté listo, entregar al Deudor Hipotecario. Gerente del Departamento de Préstamos 10. Archivar la copia en el Expediente. 11. Evaluar y determinar el tiempo a concederse, si el Deudor Hipotecario solicita una extensión de 3 meses adicionales. 12. Enviar al Supervisor de la Sección de Administración de Préstamos a inspeccionar las Reparaciones realizadas, según incluidas en la Reclamación y pagada por la Compañía de Seguros. Procedimiento para el Pago de Reclamaciones por Desastres Página 4 Responsabilidad Instrucciones 13. Analizar cada caso individualmente y si entiende que hay daño estructural, solicitar la contratación de un ingeniero estructural para realizar una inspección antes de realizar cualquier desembolso. Supervisor, Sección de Administración de 14. Verificar que las Reparaciones fueron efectuadas y Préstamos recomendar al Gerente la aprobación para el desembolso Gerente del Departamento de Préstamos del 40% restante del pago efectuado por el seguro o un porcentaje menor, según la etapa en que se encuentren las mejoras. 15. Verificar que el Supervisor Auxiliar visite la Propiedad, luego de finalizadas las Reparaciones e inspeccione las mejoras realizadas de acuerdo con lo establecido en la Reclamación. 16. Aprobar el desembolso del restante 40% o un porcentaje menor de acuerdo con el progreso de las mejoras, una vez reciba la certificación del Supervisor de la Sección de Administración de Préstamos. 17. Preparar el informe sobre la inspección realizada para el Supervisor de la Sección de Administración de Supervisor, Sección Préstamos. de Administración de 18. Analizar el tipo de daño y dependiendo de éste, se podrá Préstamos aceptar fotos para verificar las mejoras. Éstas servirán como inspección de las Reparaciones. V. ENMIENDAS E INTERVENCIONES A. La Junta de Síndicos del Sistema de Retiro aprueba las enmiendas a este Procedimiento. B. La Oficina de Auditoría Interna de la Autoridad verifica el fiel cumplimiento de este Procedimiento. VI. VIGENCIA Este procedimiento entra en vigor inmediatamente. Recomendado: Otoniel Cruz Carrillo, Administrador Sistema de Retiro Procedimiento para el Pago de Reclamaciones por Desastres Página 5 Aprobado por la Junta de Síndicos en reunión ordinaria del 28 de marzo de 2008 mediante la Resolución 2008-023. Anexo Sistema de Retiro de los Empleados de la Autoridad de Energía Eléctrica Compromiso de Terminación de Reparaciones Yo, , me comprometo a realizar las Reparaciones, según aparece en mi reclamación a la compañía de seguros, en un término no mayor de tres meses. Una vez concluidas, informaré a la Oficina de Administración de Préstamos del Sistema de Retiro para la inspección. Firma del Deudor hipotecario Número de empleado o jubilado Fecha