Sistema de Retiro de los Empleados de la Autoridad

Sistema de Retiro de los Empleados de la
Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico
PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE RECLAMACIONES POR
DESASTRES
Marzo 2008
PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE RECLAMACIONES POR DESASTRES
Tabla de Contenido
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I.
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 1
II.
DEFINICIONES........................................................................................................ 1
III. DISPOSICIONES GENERALES .............................................................................. 2
IV. INSTRUCCIONES PARA EL PAGO DE RECLAMACIONES POR DESASTRE ..... 3
V.
ENMIENDAS E INTERVENCIONES........................................................................ 4
VI. VIGENCIA................................................................................................................ 4
ANEXO
Compromiso de Terminación de Reparaciones
PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE RECLAMACIONES POR DESASTRES
I. INTRODUCCIÓN
Este Procedimiento establece las instrucciones para procesar el pago de
reclamaciones por desastre de las propiedades financiadas por el Sistema de
Retiro de los Empleados de la Autoridad de Energía Eléctrica. Esto con el
propósito de brindar un servicio rápido, evitar errores en el pago y asegurarnos
que se realicen las Reparaciones para proteger la inversión del Sistema de
Retiro.
II. DEFINICIONES
A. Compañía de Seguros - Persona, razón social, corporación, asociación o
conjunto de personas que se dedique al negocio de seguros.
B. Deudor Hipotecario - Cliente que tiene financiada su Propiedad con el
Sistema de Retiro.
C. Expediente – Conjunto de documentos del préstamo hipotecario que tiene el
Deudor Hipotecario con el Sistema.
D. Póliza - Documento que expresa los términos bajo los cuales se rige el
contrato que es emitido al dueño o asegurado y por el asegurador. En él se
expresa la cubierta o seguro de riesgo, inundación u otro que tiene una
Propiedad.
E. Propiedad - Vivienda financiada por el Sistema.
F. Reclamación - Solicitud que hace el Deudor Hipotecario a la Compañía de
Seguros cuando ocurre una pérdida.
G. Reparaciones – Arreglos que se hacen a la Propiedad, luego de un daño por
desastre, y que el Deudor o Deudor Hipotecario reclama a la Compañía de
Seguros por riesgo, inundación u otro, según sea el caso.
H. Sistema – Sistema de Retiro de los Empleados de la Autoridad de Energía
Eléctrica.
Procedimiento para el Pago de Reclamaciones por Desastres
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III. DISPOSICIONES GENERALES
A. La Sección de Administración de Préstamos del Departamento de Préstamos
procesa los pagos de las reclamaciones de los Deudores hipotecarios por
desastres ocurridos a sus Propiedades.
B. La Reclamación debe incluir fotos que evidencien la pérdida y estimado de
gastos.
C. Una vez evaluada la Reclamación, la Compañía de Seguros prepara el cheque
a nombre del Deudor Hipotecario y del Sistema.
D. Si el pago de la Reclamación no excede de $2,000, se endosará el cheque a
favor del Deudor Hipotecario y éste firma el compromiso de realizar las
Reparaciones en los próximos 3 meses (Anexo). También, se compromete a
permitir que el Sistema inspeccione las Reparaciones efectuadas, transcurrido
el tiempo establecido.
E. Si el pago de la Reclamación excede de $2,000, se deposita el cheque. El
Sistema prepara un nuevo cheque a favor del Deudor Hipotecario por el 60% de
la cantidad original. El Deudor Hipotecario firma un compromiso de realizar las
Reparaciones establecidas en la Reclamación en un término de 3 meses
consecutivos. El Sistema puede otorgar una extensión adicional de 3 meses,
luego de evaluar la solicitud a estos efectos por parte del Deudor Hipotecario.
Terminadas las Reparaciones, el Sistema inspeccionará y emite el pago por el
restante 40% o un porcentaje menor, según la etapa en que se encuentren las
mejoras.
F. Cada caso será analizado individualmente de acuerdo con el informe de daños
(Reclamación) sometido a la Compañía de Seguros. Si se entendiera que hay
la posibilidad de daño estructural, se deposita el cheque y se solicita una
inspección a un ingeniero estructural contratado por el Sistema o la Compañía
de Seguros, antes de realizar cualquier desembolso.
G. La copia de cada cheque se archiva en el Expediente del Deudor Hipotecario.
De acuerdo con el tipo de daño, el Sistema podrá aceptar fotos de los daños y
Reparaciones realizadas a la Propiedad.
Procedimiento para el Pago de Reclamaciones por Desastres
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IV. INSTRUCCIONES PARA EL PAGO DE RECLAMACIONES POR DESASTRE
Responsabilidad
Instrucciones
1. Solicitar a la Sección de Administración de Préstamos, al
ocurrir una pérdida por desastre, la información del
número de la Póliza, el nombre de la Compañía de
Seguros y el número de teléfono.
Deudor Hipotecario
2. Reclamar la pérdida a través del agente de seguros o
directamente con la Compañía de Seguros.
Oficinista de
Administración de
Préstamos
Supervisor, Sección
de Administración de
Préstamos
Oficinista de
Administración de
Préstamos
3. Enviar el cheque que emita la Compañía de Seguros y
copia de la Reclamación a la Sección de Administración
de Préstamos del Sistema.
4. Recibir el cheque y verificar que se incluya copia de la
Reclamación.
5. Evaluar si el cheque se debe endosar a favor del Deudor
Hipotecario o si se debe depositar y hacerle otro cheque
al Deudor Hipotecario por 60% del total.
6. Solicitar al Deudor Hipotecario que firme la carta de compromiso de terminación de las Reparaciones en 3 meses
y que el Sistema inspeccione las Reparaciones (Anexo).
7. Llevar el cheque a la Sección de Contabilidad de
Préstamos del Sistema para el endoso o depósito
correspondiente.
8. Preparar la solicitud de cheque para el Deudor
Hipotecario, según las Disposiciones Generales D y E.
9. Generar copia del cheque para que el Deudor Hipotecario
la firme como recibido. Cuando el cheque esté listo,
entregar al Deudor Hipotecario.
Gerente del
Departamento de
Préstamos
10. Archivar la copia en el Expediente.
11. Evaluar y determinar el tiempo a concederse, si el Deudor
Hipotecario solicita una extensión de 3 meses
adicionales.
12. Enviar al Supervisor de la Sección de Administración de
Préstamos a inspeccionar las Reparaciones realizadas,
según incluidas en la Reclamación y pagada por la
Compañía de Seguros.
Procedimiento para el Pago de Reclamaciones por Desastres
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Responsabilidad
Instrucciones
13. Analizar cada caso individualmente y si entiende que hay
daño estructural, solicitar la contratación de un ingeniero
estructural para realizar una inspección antes de realizar
cualquier desembolso.
Supervisor, Sección
de Administración de 14. Verificar que las Reparaciones fueron efectuadas y
Préstamos
recomendar al Gerente la aprobación para el desembolso
Gerente del
Departamento de
Préstamos
del 40% restante del pago efectuado por el seguro o un
porcentaje menor, según la etapa en que se encuentren
las mejoras.
15. Verificar que el Supervisor Auxiliar visite la Propiedad,
luego de finalizadas las Reparaciones e inspeccione las
mejoras realizadas de acuerdo con lo establecido en la
Reclamación.
16. Aprobar el desembolso del restante 40% o un porcentaje
menor de acuerdo con el progreso de las mejoras, una
vez reciba la certificación del Supervisor de la Sección de
Administración de Préstamos.
17. Preparar el informe sobre la inspección realizada para el
Supervisor de la Sección de Administración de
Supervisor, Sección
Préstamos.
de Administración de
18. Analizar el tipo de daño y dependiendo de éste, se podrá
Préstamos
aceptar fotos para verificar las mejoras. Éstas servirán
como inspección de las Reparaciones.
V. ENMIENDAS E INTERVENCIONES
A. La Junta de Síndicos del Sistema de Retiro aprueba las enmiendas a este
Procedimiento.
B. La Oficina de Auditoría Interna de la Autoridad verifica el fiel cumplimiento de
este Procedimiento.
VI. VIGENCIA
Este procedimiento entra en vigor inmediatamente.
Recomendado:
Otoniel Cruz Carrillo, Administrador
Sistema de Retiro
Procedimiento para el Pago de Reclamaciones por Desastres
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Aprobado por la Junta de Síndicos en reunión ordinaria del 28 de marzo de 2008
mediante la Resolución 2008-023.
Anexo
Sistema de Retiro de los Empleados de la
Autoridad de Energía Eléctrica
Compromiso de Terminación de Reparaciones
Yo,
, me comprometo a realizar las Reparaciones, según
aparece en mi reclamación a la compañía de seguros, en un término no mayor de tres
meses. Una vez concluidas, informaré a la Oficina de Administración de Préstamos del
Sistema de Retiro para la inspección.
Firma del Deudor hipotecario
Número de empleado o jubilado
Fecha