Informe Definitivo Secretaría de Tránsito 2014

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE
MONTERÍA
Código: CF-P03-F02
INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD
ESPECIAL
Versión: 001
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INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA ESPECIAL
AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL - MODALIDAD
ESPECIAL A LA SECRETARIA DE TRANSITO MUNICIPAL DE LA ALCALDIA DE
MONTERIA
CONTRALORÍA MUNICIPAL DE MONTERÍA
Montería, 2015
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MONTERÍA
Código: CF-P03-F02
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ESPECIAL
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AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL - MODALIDAD
ESPECIAL A LA SECRETARIA DE TRANSITO MUNICIPAL DE LA ALCALDIA DE
MONTERIA
Jorge Rafael Esquívia García - Contralor de Montería
Anyela Cabeza del Toro Líder de Auditoria
Ricardo Madera Simanca – Auditor
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TABLA DE CONTENIDO
1.
CARTA DE CONCLUSIONES...............................................................
Pág.
4
2
CONCEPTO SOBRE EL ANALISIS EFECTUADO...............................
5
3
RESULTADOS..................................................................................
5
4
ANALSIS DE RESPUESTA......................................................
10
5
RELACION DE HALLAZGOS………………………………………
10
6
CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS..........................
11
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Montería, 2015
Doctor
CARLOS EDUARDO CORREA ESCAFF
Alcalde Municipal de Montería
Doctor
HECTOR FABIO CORDERO
Secretario de transito municipal
Asunto: Carta De Conclusiones
La Contraloría Municipal de Montería con fundamento en las facultades otorgadas
por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó auditoría
gubernamental con enfoque integral - modalidad especial a la secretaria de
tránsito municipal de la alcaldía de Montería vigencia 2014, la cual se ha realizado
conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables
vigentes.
Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información
suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Montería,
que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga
el concepto sobre la gestión adelantada por secretaria de tránsito municipal de la
alcaldía de Montería en la vigencia 2014
El informe contiene un análisis de gestión contractual, legalidad enmarcado en el
componente de gestión y el plan de acción de la secretaria de tránsito municipal
en la vigencia 2014.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos
de auditoría prescritos por la Contraloría Municipal de Montería, compatibles con
las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y
ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable
para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral.
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2. CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO
En la ejecución de la presente auditoría integral especial, se evaluaron los factores
de gestión contractual y legalidad establecidos en el componente de gestión y el
plan de acción de la Secretaria de transito municipal; en cuanto a la gestión
contractual y legalidad es EFECIENTE.
3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
3.1 COMPONENTES Y FACTORES EVALUADOS
Tal como lo estableció el memorando de asignación número 038-15 DC, se
evaluaron los factores de gestión contractual y legalidad establecidos en el
componente de gestión.
3.2 PLAN DE ACCION SECRETARIA DE TRANSITO MUNICIPAL
La Secretaria de Tránsito Municipal implementa su plan de acción con base a lo
establecido en las metas programadas en el plan de desarrollo municipal
“PROGRESO PARA TODOS” 2012-2015 ubicándose en el
EJE
PROGRAMATICO: TRANSITO Y MOVILIDAD y el PROGRAMA: MOVILIDAD
SEGURIDAD VIAL
Del análisis realizado al plan de acción de la secretaria de tránsito municipal se
obtienes que para la vigencia 2014
RESUL
TADO
SUBPROGRAMA
INDICADOR
IE VINCULADAS AL PROGRAMA
PATRULLAS ESCOLARES
PREVENCION Y
SEGURIDAD VIAL
CONTROL
MET
A*
CONTR
ALORI
A
%cumpli
miento
20
14
70
OBSERVACION
DE
DOTACION DE ELEMENTOS PARA LA
REGULACION DEL TRANSITO
60
15
25
CAMPAÑAS DE PREVENCION VIAL
8
9
112,5
GRUAS AL SERVICIO DEL TRANSITO Y
8
8
100
no se tiene certeza de la
unidad
de
medición
del
indicador
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OPERATIVO Y
TRANSPORTE
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TRNASPORTE
POLICIAS AL SERVICIO DEL TRANSITO Y
TRANSPORTE
PLANEAMIENTO DE
TRAFICO
ESTUDIO DE TRAFICO
MEJORAMIENTO
DE
SEMAFOROS
EXISTENTES
SEÑALIZACION Y
SEMAFORIZACION SEÑALES VERTICALES INSTALADAS
DEMARCACION DE REDUCTORES DE
VELOCIDAD REALIZADOS E INSTALADOS
50
45
90
4
10
250
1
0
0
400
1101
275,25
80
167
208,75
no se reportan avances
*Metas establecidas en el plan de desarrollo municipal “PROGRESO PARA TODOS” 2012-2015
De lo anterior se puede inferir que el plan de acción de la secretaria de tránsito
municipal para la vigencia 2014 tuvo un cumplimiento del 89%, quedando
pendiente por avance el mejoramiento de los semáforos existentes el cual
presenta un avance del 0%.
3.3 CONTRATACION
Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución
Contractual, es Eficiente, sin embargo se presentan las siguientes observaciones.
La Alcaldía de Montería reportó a este ente de control, mediante el formato 20.1,
reportó un total de 14 contratos suscritos en la vigencia 2014, en los cuales fueron
para adquisición de bienes y servicios para la Secretaria tránsito municipal, que
ascendieron a la suma de $3.141.781.266; este órgano de control seleccionó
mediante herramienta estadística una muestra representativa de 10 contratos con
un nivel de probabilidad del 5%; los contratos seleccionados correspondieron a
los números (086-088-091-111-190-368-420-422-441-412) que representaron la
suma de $ 1.884.237.996.
Cumplimiento de los principios y procedimientos de la contratación
1. La entidad presentó carpetas independientes de cada contrato, archivadas de
acuerdo a procedimiento lógico que se surte en el proceso de contracción y
sus etapas secuenciales como PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL Y
POSCONTRACTUAL.
2. Los objetos contractuales de los contratos revisados corresponden a los
expresados en los estudios previos y las necesidades expuestas.
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3. Las disponibilidades y registros presupuestales son expedidos oportunamente
y el rubro presupuestal es aplicado correctamente de acuerdo al objeto
contractual y destinación.
4. Todos los contratos presentan actas de inicio en concordancia con lo
establecido el numeral 1 artículo 4 de la ley 80 de 1993.
5. La entidad se encuentra publicando en el SECOP, todos los contratos.
6. Fue verificado que el valor pactado en los contratos fue efectivamente pagado,
evidenciado en cada una de las actas y comprobantes de egresos.
7. Las actas de liquidación y recibidos a satisfacción son elaboradas
oportunamente.
8. La forma de pago establecida en los contratos corresponde a lo pagado,
aunque en algunos contratos se observa que el pago fue efectuado con
anterioridad a lo pactado por que el contratista cumplió con el objeto
contractual con anterioridad.
9. En el proceso de contratación de la Secretaria de tránsito, se mantienen
registros de acta de inicio de los contratos, registro único tributario y certificado
de representación legal de los contratistas.
10. En cuanto a verificación de los antecedentes disciplinarios, judiciales y boletín
de responsables fiscales la entidad verifica dichos antecedentes
oportunamente.
11. Con relación a la supervisión de los contratos, están son delegados a los
funcionarios de la entidad, es menester señalar a la Entidad la diferencia que
estableció el artículo 83 de la ley 1474 de 2011 entre la supervisión e
interventoría de los contratos, en este sentido algunos de los contratos
mencionan la palabra interventoría, que solo se refiere a personas contratadas
externas que realizan un trabajo técnico.
4.4 ORDENES DE COMPARENDOS
El municipio de Montería a través del decreto 0257 de 2014 autorizó de manera
especial y temporal a la policía nacional en su cuerpo especializado de transito
urbano el ejercicio de sus funciones como autoridad de tránsito en el área urbana
del municipio de Montería.
Así las cosas, la Alcaldía de montería firmó CONVENIO INTERADMINISTRATIVO
N° 023-2014 con la POLICÍA NACIONAL con el objeto de Anuar esfuerzo de
cooperación para que la policía nacional, asuma el control y transporte y se
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fortalezcan las condiciones de seguridad y transporte, y se fortalezcan las
condiciones de seguridad en el municipio de Montería por un VALOR:
$700.000.000.
Se evidencia que las labores de supervisión de este convenio tienen debilidades
en cuanto al seguimiento de la idoneidad y experticia del personal suministrado
para las labores de control de movilidad, imposición de órdenes de comparendos,
y aplicación de procedimientos específicos como pruebas de alcalimetría, ya que
se evidenció durante el proceso de trámite de órdenes de comparendos que
existen muchos errores en la elaboración de las ordenes que son atribuidas
esencialmente a los funcionarios competentes y autorizados de imponerlos,
además las pruebas de alcoholimetría mal aplicadas pueden generar nulidades
procesales que se puede traducir en pérdida en la fuerza coercitiva y
sancionatoria, por tanto es necesario que la Secretaria de tránsito municipal
supervise minuciosamente dicho convenio tal como lo establece el artículo 83 de
la ley 1474 de 2011 como causa de esta situación se tiene como debilidades en la
supervisión lo que puede generar posibles incumplimientos contractual y tener
como presunto efecto un detrimento al patrimonio del municipio.
POR TANTO SE CONFIGURA UNA,
OBSERVACION ADMINISTRATIVA
Se recomienda que la secretaria de tránsito municipal solicite a la Policía Nacional
un reporte diarios de las órdenes de comparendo impuestas diariamente; con el
cual se permita un cruce de información con el concesionario Montrans y además
facilite el seguimiento del proceso por parte de la secretaria.
En la secretaria de tránsito municipal de Montería se tienen dispuestos dos
inspectores para la realización de las audiencias, se evidenció que estos no
manejan un libro radicador en el cual se relacionen el número de audiencias
realizadas, el número y fecha de los actos administrativos de la decisión tomada,
lo anterior para tener un mayor control del proceso y mayor facilidad para la
obtención de información.
Así mismo, se observó que en los fallos emitidos por los inspectores se presentan
muchas debilidades de forma y contenido; los inspectores no manejan un formato
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unificado de fallos que ayuden a minimizar los riesgos de errores, no se cuenta
con una persona que revise el contenido de estos fallos, ya que el concesionario
Montrans solo verifica el nombre del presunto infractor, identificación, tipo de
sanción y numero de comparendo; esta situación contraviene lo establecido en el
código nacional de tránsito en su artículo y transgrede el derecho fundamental
número 29 contenido en nuestra constitución política al no ofrecer todas las
garantías para su protección, lo que puede generar de revocatorias de los
procesos y exoneraciones, violación al derecho fundamental al debido proceso por
indebida notificación, falsa motivación del acto administrativo por errores en las
normas citadas, entre otras como efecto se puede presentar presuntos
detrimentos patrimoniales y aumento en los procesos judiciales para el municipio.
POR TANTO SE CONFIGURA UNA,
OBSERVACION ADMINISTRATIVA
Durante la ejecución de la auditoria se evidencio que en la secretaria de transito
no existía un libro radicador en el cual se relacionaran los actos administrativos
que ordenan las exoneraciones, prescripciones, revocatorias, entre otras, de las
ordenes de comparendo, con lo cual la secretaria de transito procedió
inmediatamente adoptar dicho libro, lo que le permite tener un mayor control y
facilidad en el manejo de la información. Esta acción se toma como beneficios de
control fiscal generado por este órgano de control.
En la auditoria se tomaron muestras de los fallos emitidos por prescripciones,
revocatorias directas, caducidades, exoneraciones en audiencia.
En cuanto a las prescripciones y caducidades se verifico que efectivamente fueran
otorgadas de acuerdo a los términos de prescripción y caducidad de órdenes de
comparendo, anexando cada una su respectiva solicitud del presunto infractor y el
soporte de la prescripción y caducidad en el sistema.
Con relación a los exonerados en audiencia existen debilidades en los fallos los
cuales no son específicos en cuanto a las causas y material probatorio que
conllevó a dicha decisión.
Por último, varias de las revocatorias directas analizadas hacían referencia a
errores en la elaboración del comparendo, a este acto administrativo se le anexa
la copia de la orden de comparendo, la solicitud y justificación de la revocatoria
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del presunto infractor, sin embargo en el acto administrativo donde se ordena la
revocatoria y exoneración del infractor no se motiva y justifica claramente la causa
de dicha exoneración.
4. ANÁLISIS A LA RESPUESTA DEL INFORME PRELIMINAR
La entidad no presento contradicción a las observaciones generadas por lo tanto
quedan en firme y se configuran como hallazgos administrativos y la entidad
deberá suscribir un plan de mejoramiento con la Contraloría Municipal.
5. RELACIÓN DE HALLAZGOS
HALLAZGO No. 1
Condición
Descripción de la
situación irregular
encontrada.
Se evidencia que las labores de supervisión de este convenio tienen debilidades en
cuanto al seguimiento de la idoneidad y experticia del personal suministrado para las
labores de control de movilidad, imposición de órdenes de comparendos, y aplicación de
procedimientos específicos como pruebas de alcalimetría, ya que se evidenció durante
el proceso de trámite de órdenes de comparendos que existen muchos errores en la
elaboración de las ordenes que son atribuidas esencialmente a los funcionarios
competentes y autorizados de imponerlos, además las pruebas de alcoholimetría mal
aplicadas pueden generar nulidades procesales que se puede traducir en pérdida en la
fuerza coercitiva y sancionatoria, por tanto es necesario que la Secretaria de tránsito
municipal supervise minuciosamente dicho convenio tal como lo establece el artículo 83
de la ley 1474 de 2011 como causa de esta situación se tiene como debilidades en la
supervisión lo que puede generar posibles incumplimientos contractual y tener como
presunto efecto un detrimento al patrimonio del municipio.
Criterio
Causa
Efecto
artículo 83 de la ley 1474 de 2011
Falta de implementación de procedimientos seguimiento y supervisión
Perdida de la credibilidad en los procedimientos aplicados por la secretaria de transito lo
que genera posibles nulidades procesales en las multas y contravenciones
Condición
Descripción de la
situación irregular
encontrada.
Así mismo, se observó que en los fallos emitidos por los inspectores se presentan
muchas debilidades de forma y contenido; los inspectores no manejan un formato
unificado de fallos que ayuden a minimizar los riesgos de errores, no se cuenta con una
persona que revise el contenido de estos fallos, ya que el concesionario Montrans solo
verifica el nombre del presunto infractor, identificación, tipo de sanción y numero de
comparendo; esta situación contraviene lo establecido en el código nacional de tránsito
en su artículo y transgrede el derecho fundamental número 29 contenido en nuestra
constitución política al no ofrecer todas las garantías para su protección, lo que puede
generar de revocatorias de los procesos y exoneraciones, violación al derecho
fundamental al debido proceso por indebida notificación, falsa motivación del acto
HALLAZGO No. 2
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administrativo por errores en las normas citadas, entre otras como efecto se puede
presentar presuntos detrimentos patrimoniales y aumento en los procesos judiciales
para el municipio.
Ley 769 de 2002
Desorganización y falta de actualziacion del personal que emite los fallos
Perdida de la credibilidad en los procedimientos aplicados por la secretaria de transito lo
que genera posibles nulidades procesales en las multas y contravenciones y tiene como
presunto efecto detrimento al patrimonio del municipio
Criterio
Causa
Efecto
5. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS
Vigencia 2014
TIPO DE HALLAZGO
CANTIDAD
1. ADMINISTRATIVOS
2
2. DISCIPLINARIOS
0
3. PENALES
0
4. FISCALES
0
TOTALES
ANYELA CABEZA DEL TORO
Lider de Auditoria
Elaboró: Grupo Auditor
Revisó: YVQ
VALOR (en pesos)
2
RICARDO MADERA SIMANCA
Auditor