DOCUMENTOS FUENTE

DOCUMENTOS FUENTE
Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene, la
información necesaria para el registro contable de una operación, y tiene la función
de comprobar razonablemente la realidad de dicha operación. Dichos documentos
se dividen en: a) Documentos Justificativos que son todas las disposiciones y
documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia
o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos
aplicables. b) Documentos Comprobatorios son los documentos originales que
generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad.
FACTURA:Es un documento tributario de compra y venta que registra
la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este
comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros
afectos, porque con ella queda concluida la operación.
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o
la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto
General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el
comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto
tributario y en el caso de operaciones de exportación.
Las facturas sólo se emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de
Registro Único de Contribuyentes - RUC, exceptuándose este requisito en
operaciones de exportación.
Elementos que la Integran
Fecha de la operación
Monto de la operación
Datos de identificación del vendedor
Datos de identificación del comprador
Descripción de las mercancías (modelo, tamaño, marca, etcétera).
Fecha de pago
Las condiciones para el reclamo o devolución
Características principales
Se originan por la compra - venta de bienes
Expresan la conformidad tanto del proveedor como el cliente
RECIBOS: El recibo es un
documento, mediante el cual
una persona acredita haber
recibido de otra una
determinada suma de dinero
en efectivo o en especie y
sirve de comprobante de pago.
RECIBOS POR HONORARIOS: El recibo por honorario debe ser utilizado (emitido)
por los profesionales, técnicos, artistas y científicos que presentan sus servicios en
forma independiente e individual y que para efectos del impuesto a la renta genera
rentas de cuarta categoría.
Es oportuno además, mencionar que si el
profesional técnico, artista o científico, prestará sus servicios en forma asociativa, ya
no genera rentas de cuarta, sino Rentas de Tercera Categoría. En este caso ya no
está obligado a emitir recibo por honorarios, sino factura o boleta de venta.
Es oportuno precisar en el caso del profesional y técnico independiente que labore
en forma individual deberá emitir este tipo de comprobantes de pago. Sin embargo el
profesional o técnico asociado deberá emitir factura y/o boletas de venta.
Elementos que la Integran
Fecha de expedición
Descripción del servicio
Monto de los horarios generados por la prestación del servicio
Datos de identificación de la persona a quien se presto el servicio
Datos de identificación del prestador del servicio
Lugar de expedición del servicio
RECIBOS DE ARRENDAMIENTO: Es un contrato mediante el cual la arrendadora se
compromete a otorgar el uso o goce temporal de un bien al arrendatario, ya sea persona
física o moral, obligándose este último a pagar una renta periódica que cubra el valor original
del bien, más la carga financiera, y los gastos adicionales que contemple el contrato.
es una de las formas de adquirir bienes, por lo general activos fijos, que se encuentra
regulada por la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito, por
considerar que se trata de operaciones financieras.La libertad para concluir y contratar, y
para darle contenido, es amplísima; únicamente hay un triple límite: respetar la Ley,
la moral y el orden público. Dentro de ese límite, la persona tiene autonomía para
poder regular sus intereses y relaciones.
Dicha Ley define al contrato de arrendamiento financiero como aquél por el cual la
arrendadora financiera se obliga a adquirir determinados bienes y a conceder su uso
o goce temporal, a plazo forzoso, a una persona física o moral, obligándose ésta a
pagar como contraprestación que se liquidará en pagos parciales, según se
convenga, una cantidad de dinero determinada o determinable, que cubra el valor de
adquisición de los bienes, las cargas financieras y los demás accesorios.
Este tipo de contrato puede realizarse por escrito o bien de forma verbal, aunque es
aconsejable la primera opción para poder ejercitar los derechos y obligaciones que
ofrece la legislación española, especialmente las distintas leyes de arrendamientos
urbanos que regulan estos contratos y que diferencian entre viviendas y locales de
uso
distinto
a
vivienda.
Elementos que la Integran:
Contrato de arrendamiento
Declaración del arrendador
Declaración del arrendatario
Declaración de ambas partes
Cláusulas
Firma de testigos
RECIBO DE CAJA
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se
archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario
de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de
acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte
de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos
diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
RECIBOS DE GASTOS
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran
a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero
de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una;
depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque,
de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
Este recibo facilita al cliente información detallada sobre el consumo del periodo
cobrado así como del gasto en el último año.
El recibo, también refleja una media de consumo diario en los últimos doce meses.
Debe contener:
la fecha de emisión
los teléfonos de atención al cliente,
los conceptos que se cobran
PAGARÉ
Es un documento escrito mediante el cual una persona se compromete a
pagar a otra una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada
previamente. Es un título valor muy similar a la letra de cambio y se usa,
principalmente para obtener recursos financieros. La diferencia con la letra de
cambio radica en que quien emite el pagaré es el propio deudor (y no el
acreedor).
Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden
transmitir a un tercero y ser emitidos por individuos particulares, empresas o
el Estado.
En el pagaré intervienen:
El librado: Es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en
una fecha futura fija o determinable. La persona del librado coincide con la del
librador que es aquel que emite el pagaré.
El beneficiario o tenedor: Es aquel a cuya orden debe hacerse el pago de la
suma de dinero estipulada en el pagaré, si este ha sido transmitido o
endosado por el librador.
El avalista: Es la persona que garantiza el pago del pagaré.
Requisitos del pagaré:
La denominación de pagaré.
El vencimiento o la fecha en la que deberá abonarse.
El importe de la cantidad a abonar.
El lugar en el que debe efectuarse el pago.
El nombre de la persona a la que debe efectuarse el pago o a cuya orden se
deba efectuar o tenedor.
El lugar y la fecha de libramiento.
La firma del deudor.
Si no se indica alguno de los requisitos anteriores, se entenderá que no estamos
ante un pagaré válido salvo que la omisión se refiera al lugar de pago, En el caso de
que no se indique la fecha de vencimiento, se entenderá pagadero a la vista.
CHEQUE
Orden o mandato de pago incorporado a un título de crédito que permite al librador
disponer, en favor de una determinada persona o del simple portador del título, de
fondos que tenga disponibles en un banco.
Requisitos del cheque:
la denominación de cheque inserta en el texto mismo del título.
el mandato puro y simple de pagar una suma determinada de dinero.
el nombre del que debe pagar (al que se denomina librado), que por fuerza ha
de ser un banco.
El lugar de pago
la fecha
el lugar de la emisión del cheque
El cheque puede ser librado para que se pague a persona determinada, con o sin
cláusula 'a la orden' o 'no a la orden'; puede también ser librado para que se pague
al portador.
El cheque al portador se trasmite mediante su entrega o tradición; el cheque
extendido a favor de una persona concreta, con o sin la cláusula 'a la orden'.
El endoso deberá ser total, puro y simple; deberá, además, escribirse en el cheque y
será firmado por el endosante. El endoso transmite todos los derechos resultantes
del cheque.
CHEQUE ENDOSADO: Un cheque se endosa, cuando la persona que lo recibe lo
firma en la parte posterior y se lo entrega a otra persona, para que ésta lo cobre.
Todo endoso debe ser firmado por la persona que lo extiende y la firma hecha por
mandato de otro debe indicar esa circunstancia.
En este sentido, las personas jurídicas que endosen cheques deben completar
el endoso con la expresión "por poder" o "p .p" e indicar claramente el nombre de
la empresa o institución. Los cheques que no cumplan con este requisito deberán
protestarse por endoso incompleto .Es importante considerar que un cheque
puede ser endosado varias veces.
NÓMINAS
Es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a
remunerar
por
los
servicios
que
éstos
le
prestan
al
patrono.
Es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos
o salarios a los trabajadores, así como proporcionar información contable y
estadística, tanto para la empresa como para el ente encargado de regular las
relaciones laborales.
La nómina se encuentra fundamentada en partes del contenido del contrato de
trabajo, en relación al servicio que deba prestarse y a la remuneración
Elementos que la Integran
Datos de la Entidad:
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Nombre o razón social
CIF de la Entidad
Domicilio
Datos del Trabajador:
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Nombre
N.I.F. del trabajador
Categoría profesional
Puesto de trabajo
Nº de Matrícula
Fecha de antigüedad en la entidad
Otros datos
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Período de tiempo que abarca la nómina
Nº de días del período
Salario Base
Complementos saláriales debidamente especificados
Bases de cotización
Importe y porcentajes de las cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social
Anticipos (en su caso)
Remuneraciones en especie (en su caso)
Líquido a percibir
Lugar y fecha del recibo
Firma del trabajador
Firma y sello de la empresa
CONCLUSIONES
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser
registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno
de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos
pertinentes para cada una de ellas.
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información
general: Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre,
número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento.
Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los
comprobantes.
Estos documentos los considero que son muy comunes, por tanto es
importante conocer de que se tratan , así como sus requisitos ya sea para
adquirirlo o darlo. Documentos que al parecer son fáciles de comprender
pero que un error costaría demasiado.
Según con el Código Fiscal de la Federación en relación con los documentos
dice que:
Cuando las leyes fiscales establezcan la obligación de expedir comprobantes por las
actividades que se realicen, dichos comprobantes deberán reunir los requisitos que
señala el Artículo 29-A de este Código. Las personas que adquieran bienes o usen
servicios
deberán
solicitar
el
comprobante
respectivo.
Los comprobantes deberán ser impresos en los establecimientos que autorice la
Secretaría de Hacienda y Crédito Público que cumplan con los requisitos que al
efecto se establezcan mediante reglas de carácter general.
La emisión de los comprobantes fiscales digitales podrá realizarse por medios
propios o a través de proveedores de servicios.
Dichos proveedores de servicios deberán estar previamente autorizados por el
Servicio de Administración Tributaria, cubriendo los requisitos que al efecto se
señalen en reglas de carácter general.
Los comprobantes a que se refiere el Artículo 29 de este Código, además de los
requisitos que establece, deberán reunir lo siguiente:
I.- Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave
del registro federal de contribuyente de quien los expida. Tratándose de
contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, deberán señalar en
los mismos el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan.
II.Contener
impreso
el
número
de
folio.
III.Lugar
y
fecha
de
expedición.
IV.- Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien
expida.
V.- Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.
VI. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o
letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones
fiscales deban trasladarse, desglosado por tasa de impuesto, en su caso.
VII.- Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se
realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de
importación.
VIII.- Fecha de impresión y datos de identificación del impresor.
Los comprobantes serán utilizados
el plazo deberá ir impreso.
en
un plazo máximo de dos
años,