La Comunicación como parte importante de la dirección.

UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
LECCIÓN N° 04
LA COMUNICACIÓN COMO PARTE IMPORTANTE
DE LA DIRECCIÓN
OBJETIVOS:
o Comprender la importancia de la comunicación en todas las fases de la administración,
particularmente en la función de dirección.
o Describir el flujo del proceso de la comunicación.
o Identificar las barreras y fallas en la comunicación.
4. LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
4.1 PROCESO DE LA COMUNICACIÓN
El proceso de la comunicación involucra al emisor, la transmisión de un mensaje por
medio de un canal seleccionado y al receptor.
-
Emisor del Mensaje.- La comunicación empieza en el emisor, el cual posee una
idea que a continuación codifica de tal manera que pueda ser comprendida tanto
por el emisor como por el receptor.
-
Canal.- La información se transmite por un canal que une al emisor con el
receptor. El mensaje puede ser oral o escrito, y se le puede transmitir por medio
de un memorándum, computadora, el teléfono, un telegrama o la televisión. Esta
última también permite desde luego, la transmisión de gestos y otras señales
visuales.
-
Receptor.- El receptor debe estar preparado para recibir el mensaje, a fin de que
pueda decodificar y convertirlo en ideas. Si una persona está pensando en un
emocionante juego de fútbol, es probable que no ponga suficiente atención a lo
que se le dice sobre un informe de inventario, por ejemplo, lo que a su vez
incrementa la probabilidad de una falla de comunicación.
-
Retroalimentación.- Para comprobar la eficacia de la comunicación, una persona
debe recibir retroalimentación. Nunca se puede estar del todo seguro de si un
mensaje fue eficazmente codificado, transmitido, decodificado y comprendido
hasta confirmarlo por medio de la retroalimentación. De igual modo, la
retroalimentación indica si el cambio individual u organizacional ha tenido lugar
como resultado de la comunicación.
4.2 FLUJO DE LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN
En una organización efectiva, la comunicación fluye en varias direcciones: hacia abajo,
hacia arriba y a los lados. Tradicionalmente se ha hecho énfasis en la comunicación
descendente,
pero
se
cuenta
con
abundantes evidencias de que si la
comunicación sólo fluye hacia abajo, habrá problemas. Podría decirse que, en realidad,
la comunicación eficaz debe partir del subordinado, lo que significa primordialmente
comunicación ascendente. Pero la comunicación también fluye horizontalmente, esto
es, entre personas de iguales o similares niveles organizacionales, y diagonalmente, lo
que involucra a personas de diferentes niveles sin relaciones directas de dependencia
entre sí.
-
Comunicación Descendente.- La comunicación descendente fluye de personas
en los niveles superiores a personas en los niveles inferiores de la jerarquía
organizacional. Este tipo de comunicación existe especialmente en organizaciones
de atmósfera autoritaria. Entre los tipos de medios empleados para la
comunicación descendente oral están instrucciones, discursos, reuniones, el
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teléfono, altavoces e incluso las redes naturales de comunicación. Son ejemplos
de comunicación descendente escrita los memorándums, cartas, manuales,
folletos, declaraciones de políticas, procedimientos y presentaciones electrónicas
de información.
-
Comunicación Ascendente.- La comunicación ascendente circula de
subordinados a superiores y continúa su ascenso por la jerarquía organizacional.
No obstante, la transmisión objetiva de información es esencial para efectos de
control. Para que la comunicación ascendente sea eficaz es necesario que existan
condiciones en las que los subordinados se sientan libres de comunicarse. Puesto
que el ambiente organizacional se ve fuertemente influido por la alta dirección, la
responsabilidad de crear un libre flujo de comunicación ascendente recae en gran
medida (aunque no exclusivamente) en los superiores.
-
Comunicación Cruzada.- La comunicación cruzada incluye el flujo horizontal de
información, entre personas de iguales o similares niveles organizacionales, y el
flujo diagonal, entre personas de diferentes niveles sin relaciones directas de
dependencia entre sí. Este tipo de comunicación sirve para acelerar el flujo de la
información, procurar una mejor comprensión y coordinar esfuerzos para el
cumplimiento de los objetivos organizacionales. Buena parte de la comunicación
no sigue la ruta marcada por la jerarquía organizacional, sino que atraviesa de un
costado a otro la cadena de mando.
4.3 COMUNICACIÓN ESCRITA, ORAL Y NO VERBAL
Los medios de comunicación escrita y oral poseen características favorables y
desfavorables; por consiguiente, a menudo se les emplea en conjunto para que las cualidades favorables de cada género se complementen entre sí.
-
Comunicación Escrita.- La comunicación escrita tiene la ventaja de proporcionar
registros, referencias y protecciones legales. Un mensaje puede ser cuidadosamente
preparado y enviado después a un extenso público mediante el correo. La
comunicación escrita también promueve la uniformidad de políticas y procedimientos
y en algunos casos puede reducir costos.
-
Comunicación Oral.- Gran cantidad de información se comunica oralmente. La
comunicación oral puede ocurrir en un encuentro frente a frente entre dos personas o
en la exposición ante un público numeroso; puede ser formal o informal, y puede ser
planeada o accidental. La principal ventaja de la comunicación oral es que hace
posible un rápido intercambio con retroalimentación inmediata. Sin embargo, la
comunicación oral también presenta desventajas. No siempre permite ahorrar tiempo.
-
Comunicación No Verbal.- La gente se comunica por muchos medios. Lo que una
persona dice puede verse reforzado ( o contradicho) por la comunicación no verbal,
como las expresiones faciales y los movimientos corporales. Es de suponer que la
comunicación no verbal apoye a la verbal, pero no siempre es así.
4.4 BARRERAS Y FALLAS EN LA COMUNICACIÓN
Los problemas de comunicación suelen ser síntomas de problemas más profundos. Por
ejemplo, una planeación deficiente puede ser causa de incertidumbres en la dirección
que sigue una empresa, Asimismo, una estructura organizacional deficientemente
diseñada bien puede no comunicar claramente las relaciones organizacionales. Las
barreras a la comunicación pueden estar presentes en el emisor, la transmisión del
mensaje, el receptor o la retroalimentación. A continuación se mencionan las barreras
específicas de la comunicación:
-
Falta de planeación.
Supuestos confusos.
Distorsión semántica.
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-
Mensajes deficientemente expresados.
Escucha deficiente y evaluación prematura.
Comunicación impersonal.
Desconfianza, amenaza y temor.
Sobrecarga de información.
4.5 LOS MEDIOS ELECTRÓNICOS EN LA COMUNICACIÓN
El equipo electrónico para este fin incluye macrocomputadoras, minicomputadoras,
computadoras personales, sistemas de correo electrónico y máquinas de escribir
electrónicas, así como teléfonos celulares para la realización de llamadas telefónicas
desde automóviles y radiolocalizadores para mantener el contacto con la oficina.
-
Telecomunicaciones.- Aunque el surgimiento de las telecomunicaciones es muy
reciente, varias compañías ya utilizan efectivamente esta nueva tecnología de
diversas maneras. Las telecomunicaciones tienen muchas aplicaciones. Pero para
que los sistemas de telecomunicaciones sean eficaces los técnicos deben hacer
todos los esfuerzos necesarios por identificar las necesidades reales de la
organización y los clientes y por diseñar sistemas verdaderamente útiles.
-
Teleconferencias.- Debido sin embargo a la amplia variedad de sistemas (como
sistemas de audio, sistemas de audio con exhibición de imágenes en un monitor
de video y sistemas de video en vivo), el término "teleconferencia" es difícil de
definir. En general, la mayoría de la gente concibe las teleconferencias como la
interacción de un grupo de personas por medio de sistemas de audio y video con
imágenes fijas o móviles.
-
Computadoras.- El procesamiento electrónico de datos hace posible hoy en día
manejar grandes cantidades de datos y poner la información a disposición de un
gran número de personas. De este modo, un individuo puede obtener, analizar y
organizar datos recientes a un costo muy reducido. Aun así, no se debe olvidar
que los datos no necesariamente son información; la información debe informar a
alguien. Los nuevos programas gráficos de
cómputo pueden informar
visualmente, mediante la exhibición de importante información de las compañías.
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AUTOEVALUACIÓN N° 04
1. Describa el proceso de la comunicación.
2. ¿En qué consiste la comunicación descendente?
3. Dar ejemplos de comunicación descendente.
4. ¿Cuál es el flujo de la comunicación ascendente?
5. ¿ Qué flujos incluye la comunicación cruzada?
6. ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la comunicación escrita?
7. Indique las ventajas y desventajas de la comunicación oral.
8. ¿En qué consiste la comunicación no verbal?
9. ¿Cuáles son las barreras específicas de la comunicación?
10. ¿ Qué medios electrónicos se emplean en la comunicación?
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