reglas de operación para las oficinas de representación en el exterior

REGLAS DE OPERACIÓN PARA LAS OFICINAS DE
REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE ADMINISTRACIÓN Y COORDINACIÓN
INTERNACIONAL
REGLAS DE OPERACIÓN PARA LAS OFICINAS DE REPRESENTACIÓN
EN EL EXTERIOR
Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V.
Dirección General Adjunta de Administración y Coordinación Internacional
Viaducto Miguel Alemán No. 105, 2º Piso Col. Escandón
México, D.F., C.P. 11800, Tel. 52-78-42-00
Dirección General Adjunta de Administración y
Coordinación Internacional
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REGLAS DE OPERACIÓN PARA LAS OFICINAS DE
REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
C O N T E N I D O
Número
1.
2.
3.
4.
5.
6.
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
7.
7.1
7.2
7.3
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Tema
Página
4
4
Marco Jurídico
Abreviaturas
Definiciones
Políticas
En materia de Programación
En materia de Presupuestación
Solicitud de Recursos
Ampliación Presupuestal y Transferencias entre partidas
Comprobación de Gastos
Comprobación Mensual
Aclaración de Observaciones
Lineamientos
Reuniones con la Industria
Manejo de Gastos Menores
Cuentas de Cheques
Operaciones no Autorizadas
Cierre del Ejercicio
Evaluación y Selección de Proveedores Bancarios
Eventos a considerar en las Partidas 38301 y 38401
Partida 39902 Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano
Partidas 37104 Pasajes Aéreos Nacionales, 37106 Pasajes Aéreos
Internacionales, 37206 Pasajes Terrestres Internacionales, 37504
Viáticos Nacionales, 37602 Viáticos Internacionales
Consideraciones Generales
Comprobación Administrativa
Responsabilidades
Anexos
4
5
5
10
10
11
11
13
13
16
17
18
18
18
18
19
20
21
22
27
Objetivo
Alcance
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Coordinación Internacional
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27
28
28
29
33
REGLAS DE OPERACIÓN PARA LAS OFICINAS DE
REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
1.
Objetivo:
Establecer los criterios que permitan que la Programación y Presupuestación de las actividades y
los recursos autorizados a las ORE´S en las partidas de gasto (37104, 37106, 37206, 37504,
37602, 38301, 38401 y 39902), se den con principios de eficiencia, eficacia, racionalidad,
austeridad y transparencia, asegurando el cumplimiento de sus metas, la optimización de los fondos
y el fortalecimiento de su operación.
2.
Alcance:
Este documento será de aplicación y de observación obligatoria para las Oficinas de
Representación en el Exterior y para todas aquellas áreas que intervengan directa o indirectamente
en las operaciones que llevan a cabo las ORE´s, sin perjuicio de lo establecido en la normatividad
aplicable.
3.
Marco Jurídico:
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12
3.13
3.14
3.15
3.16
3.17
3.18
3.19
3.20
3.21
3.22
3.23
3.24
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos;
Ley de Planeación;
Ley Federal de las Entidades Paraestatales;
Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación;
Ley del Servicio de Tesorería de la Federación;
Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria;
Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria;
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos;
Ley del Impuesto sobre la Renta;
Ley de Ingresos de la Federación del Ejercicio Fiscal que corresponda;
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público;
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público;
Ley del Servicio Exterior Mexicano;
Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano;
Código Fiscal de la Federación;
Lineamientos que regulan las cuotas de Telefonía Celular en las Dependencias y Entidades
de la Administración Pública Federal;
Oficio 307-A-1534.-Lineamientos para el Proceso de Programación y Presupuestación para el
Ejercicio Fiscal 2015:
Guía para la Asignación y Comprobación de Viáticos y Pasajes;
DECRETO que establece las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los
recursos públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto
público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal;
Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal que corresponda;
Clasificador por el Objeto del Gasto;
Acuerdo por el que se modifica el Clasificador por Objeto de Gasto para la Administración
Pública Federal;
Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V., publicado en
el Diario Oficial de la Federación el 30 de junio de 2014, última reforma publicada el día 20
de enero 2015.
Manual de Organización del CPTM.
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4.
Abreviaturas:
CPTM
DG
DGAACI
DEAF
DEOR
CEPOR
CA
CFE
DF
CEI
DRF
DRORE
DORE
DAORE
ATA
AP
GAL
GCAOE
GC
GP
GSF
ORE´s
ORE
OCV´s
5.
Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V.
Dirección General.
Dirección General Adjunta de Administración y Coordinación Internacional.
Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas.
Dirección Ejecutiva de Oficinas de Representación.
Coordinación de Evaluación y Proyectos de Oficinas de Representación.
Coordinación de Administración.
Coordinación de Ferias y Eventos.
Dirección de Ferias.
Coordinación de Enlace Interinstitucional
Dirección de Recursos Financieros.
Dirección Regional de Oficinas de Representación en el Exterior.
Dirección de Oficina de Representación en el Exterior.
Dirección Adjunta de Oficina de Representación en el Exterior.
Asistente Técnico Administrativo.
Asistente de Promoción.
Gerencia de Adquisiciones y Licitaciones.
Gerencia de Control Administrativo de OEA’s.
Gerencia de Contabilidad.
Gerencia de Presupuesto.
Gerencia de Situación Financiera.
Oficinas de Representación en el Exterior.
Oficina de Representación en el Exterior.
Oficinas de Convenciones y Visitantes.
Definiciones:
Congreso: 1
Toda reunión profesional que se realiza con el objeto de encontrar, entre todos los asistentes,
caminos comunes de acción en lo que se refiere a un tema u objeto de discusión.
Se le llama así a toda reunión profesional que tiene por objeto realizar una discusión y un
intercambio profesional y/o académico en torno a un tema de interés.
La iniciativa de realizar el congreso puede ser gremial o institucional, la convocatoria es abierta y la
participación voluntaria. Dentro de esta categoría pueden incluirse los seminarios y juntas de
negocios que tienen objetivos de intercambio profesional y académico, aún en el caso de que el
patrocinio fuese hecho por la entidad privada o pública.
El programa profesional de los congresos incluye la celebración de simposios, mesas redondas,
paneles, talleres, seminarios, coloquios, conferencias, presentación de ponencias o temas libres,
cursos y exposiciones asociadas. Por sus dimensiones geográficas los congresos pueden ser: local,
regional, nacional, internacional, continental y mundial.
1
Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades, Secretaría de Turismo, 2004.
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La mayor parte de los congresos incluyen exposiciones entre sus actividades pero suelen restringir
sus exhibiciones al público participante.
Convención: 2
Se define como convención a toda reunión gremial o empresarial cuyo objetivo es el tratar asuntos
comerciales entre los participantes en torno a un mercado, producto o marca. La iniciativa suele ser
empresarial, la convocatoria es cerrada (limitada a un público personalizado y relacionado con el
tema) y la participación suele ser por invitación.
Se aplica a toda reunión institucional o que se realiza en torno a un tema u objetivo para la difusión
y conocimiento del mismo entre todos los participantes.
Exposición: 3
Todo evento que se organiza con un propósito comercial o cultural para mostrar productos,
servicios y/o documentos a un público objetivo.
Seminario: 4
Toda reunión o serie de reuniones de especialistas con diferentes habilidades y campos de
especialización que comparten un interés común y se reúnen con propósito de aprendizaje o
entrenamiento. El programa apunta a enriquecer la capacidad de los participantes, los cuales se
conforman por tres fases: exposición, discusión y conclusión.
Conferencia de prensa: 5
Toda reunión en la que se convoca a los medios de información y líderes de opinión, con el objetivo
de dar a conocer información relevante respecto a un evento, su formato, su contenido, etc.
Feria: 6
Toda muestra o exhibición pública que organizan profesionalmente empresas, asociaciones o
individuos y cuya finalidad es la venta de productos o servicios de un sector determinado de la
economía.
Éstas pueden ser regionales, estatales, nacionales e internacionales.
Viaje de familiarización: 7
Viaje de visita a un lugar para conocerlo en forma general: sus instalaciones, atractivos, actividades,
servicios, entre otros. Permite al organizador darse una idea de las posibilidades de un destino para
la recepción de grupos y reuniones. Generalmente es patrocinado por los proveedores (hoteles,
líneas aéreas, etc.) en conjunto con las autoridades turísticas locales (OCV´s) y se dirige tanto a
organizadores de reuniones, como a compradores potenciales, agentes de viajes o miembros de la
prensa para que puedan conocer y evaluar los servicios del destino.
Caravanas:
2
3
4
5
6
7
8
8
Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades, Secretaría de Turismo, 2004.
Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades, Secretaría de Turismo, 2004.
Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades, Secretaría de Turismo, 2004.
Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades, Secretaría de Turismo, 2004.
Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades, Secretaría de Turismo, 2004.
Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades, Secretaría de Turismo, 2004.
Definición realizada por el CPTM.
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Evento de promoción que se realiza en diversos lugares sede, organizado o en participación con la
industria turística nacional e internacional y/o los Gobiernos de los Estados y/o Municipios de la
República Mexicana y cuyo objetivo principal es exponer la oferta, los destinos y productos
turísticos entre los touroperadores, mayoristas, agencias de viajes y consumidores de las ciudades
o países visitados.
Trade Show: 9
Evento local de tipo promocional de la actividad turística, dirigido a un segmento en especial o al
público en general, cuyo objetivo principal es promover alguna categoría de producto, segmento de
mercado, producto o destino turístico.
Es una feria profesional o exposición organizada de modo que las compañías en una industria
específica puedan mostrar y demostrar sus últimos productos, servicios, actividades del estudio de
rivales y examinar tendencias y oportunidades recientes. Algunos están abiertos al público, mientras
que otros se pueden atender solamente por los representantes de un sector y los miembros de la
prensa.
Muestra gastronómica: 10
Evento que se organiza o participa con el objeto de promover, mediante la degustación de los
platillos y bebidas típicos mexicanos, la cultura de México.
Promoción en los medios de comunicación: 11
Participación en eventos o reuniones con representantes de los medios de comunicación
especializados en materia turística a los que se les proporciona material informativo de México, sus
destinos y productos turísticos en general y se comentan aspectos de coyuntura y oportunidad para
los viajeros o turistas para que visiten México.
Material promocional: 12
Materiales que se proporcionan en un evento para reforzar la presencia de la marca que se desea
promover.
Artículo promocional: 13
Puede ser cualquier artículo común que sea utilizado como herramienta de exposición y promoción
de México, la Marca México, estados, destinos, entre otros, en donde aparezca el nombre, logo,
marca y cualquier información relacionada al sector. Ejemplo: lápices, plumas, llaveros, calendarios,
usb, pulseras, gorras, playeras, entre otros.
Anteproyecto de presupuesto: 14
El planteamiento inicial que aborda las asignaciones necesarias y deseables para enfrentar los
gastos que serán ejercidos en la ejecución de los programas y proyectos de las dependencias o
entidades de la Administración Pública Federal en el año fiscal correspondiente.
Proyecto de presupuesto de egresos:
15
9
Definición obtenida de la página Web: http://en.wikipedia.org/wiki/Trade_show
Definición realizada por el CPTM.
11 Definición realizada por el CPTM.
12 Vocabulario del turismo y materias afines, Héctor Manuel Romero, Gobierno del Estado de Guerrero, 1991.p. 127.
13 Definición obtenida de la página Web: http://profamoffice.tripod.com/id3.html
14 Definición proporcionada por la Dirección de Recursos Financieros
10
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Es la etapa del presupuesto que se constituye de las asignaciones de recursos por partida
presupuestal, que serán sometidas al examen, discusión y aprobación de la Cámara de Diputados.
Presupuesto aprobado: 16
Las asignaciones presupuestarias anuales comprendidas en el Presupuesto de Egresos a nivel de
partida presupuestal.
Presupuesto devengado: 17
El reconocimiento de las obligaciones de pago por parte de las Oficinas de Representación en el
Exterior, gasto a favor de terceros, por los bienes, arrendamientos o servicios recibidos por éstas,
conforme a las disposiciones aplicables.
Presupuesto pagado: 18
Etapa del presupuesto que se constituye en el momento del cumplimiento de una obligación de
pago respecto del presupuesto devengado, presupuestariamente se registra una disminución de
recursos con cargo al presupuesto autorizado.
Activos fijos:
Terrenos, edificios, mobiliario y equipo, displays, equipos y aparatos de comunicación y
telecomunicaciones, equipo eléctrico y electrónico, maquinaria, equipo de transporte, equipo de
cómputo, bienes artísticos y culturales, y cualquier otro bien mueble o inmueble cuyo valor sea igual
o superior a USD 250.00 (doscientos cincuenta 00/100 dólares americanos).
Economías:
Ahorros o economías presupuestarios: La diferencia que resulte entre los recursos del presupuesto
modificado autorizado y el presupuesto que ejerza la dependencia o entidad en el ejercicio de que
se trate, sin afectar el cumplimiento de los objetivos de los programas, en los términos de las
disposiciones aplicables. En este rubro se encuentran comprendidas las medidas previstas en las
disposiciones generales en materia de ahorro y las vacantes en materia de servicios personales.
Excedente de efectivo:
Diferencia entre los recursos transferidos y los gastos realizados, previamente conciliados con
oficinas centrales.
PARTIDA 37104 “Pasajes aéreos nacionales para servidores públicos en el desempeño de
comisiones y funciones oficiales”:
Asignaciones destinadas a cubrir los gastos de transporte en comisiones oficiales temporales dentro
del país (México) en lugares distintos a los de su adscripción, por cualesquiera de los medios
usuales, de servidores públicos de mando de las dependencias y entidades, en cumplimiento de la
función pública.
PARTIDA 37106 “Pasajes aéreos internacionales para servidores públicos en el desempeño
de comisiones y funciones oficiales”:
Asignaciones destinadas a cubrir los gastos de transporte en comisiones oficiales temporales fuera
del país (México), en lugares distintos a los de su adscripción, por cualesquiera de los medios
15 Ibíd., p.9
16 Ibíd., p. 9
17 Ibíd., p.9
18 Definición proporcionada por la Dirección de Recursos Financieros.
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usuales, de servidores públicos de las dependencias y entidades, cuando el desempeño de sus
labores o comisiones lo requiera, en cumplimiento de la función pública.
PARTIDA 37206 “Pasajes terrestres internacionales para servidores públicos en el
desempeño de comisiones y funciones oficiales”:
Asignaciones destinadas a cubrir los gastos de transporte en comisiones oficiales temporales fuera
del país (México), en lugares distintos a los de su adscripción, por cualesquiera de los medios
usuales, de servidores públicos de las dependencias y entidades, cuando el desempeño de sus
labores o comisiones lo requiera, en cumplimiento de la función pública.
PARTIDA 37504 “Viáticos nacionales para servidores públicos en el desempeño de funciones
oficiales”:
Asignaciones destinadas a cubrir los gastos por concepto de alimentación y hospedaje de
servidores públicos de las dependencias y entidades, en el desempeño de comisiones temporales
dentro del país (México), en lugares distintos a los de su adscripción.
PARTIDA 37602 “Viáticos en el extranjero para servidores públicos en el desempeño de
comisiones y funciones oficiales”:
Asignaciones destinadas a cubrir los gastos por concepto de alimentación y hospedaje de
servidores públicos de las dependencias y entidades, en el desempeño de sus labores y comisiones
temporales fuera del país, en lugares distintos a los de su adscripción.
PARTIDA 38301 “Congresos y Convenciones”:
Asignaciones destinadas a cubrir el costo del servicio integral que se contrate con personas físicas
y morales para la celebración de congresos, convenciones, seminarios, simposios y cualquier otro
tipo de foro análogo o de características similares, que se organicen en cumplimiento de lo previsto
en los programas de las dependencias y entidades, o con motivo de las atribuciones que les
corresponden, siempre y cuando no puedan desagregarse en otras partidas de los capítulos 2000 y
3000. Esta partida incluye los gastos estrictamente indispensables que se ocasionen con motivo de
la participación en dichos eventos de servidores públicos federales o locales, ponentes y
conferencistas, entre otros.
PARTIDA 38401 “Exposiciones”:
Asignaciones destinadas a cubrir el costo del servicio integral que se contrate con personas físicas
y morales para la instalación y sostenimiento de exposiciones y cualquier otro tipo de muestra
análoga o de características similares, que se organicen en cumplimiento de lo previsto en los
programas de las dependencias y entidades, o con motivo de las atribuciones que les
corresponden, siempre y cuando no puedan desagregarse en otras partidas de los capítulos 2000 y
3000. Incluye el pago de indemnizaciones por los daños que sufran los bienes expuestos.
PARTIDA 39902 “Gastos de las oficinas del servicio exterior mexicano”:
Asignaciones destinadas a cubrir los gastos que requieran las oficinas del Servicio Exterior
Mexicano para el desarrollo de sus funciones. Comprende gastos tales como: arrendamientos,
reparaciones de muebles, servicios postales y telefónicos, entre otros, así como los honorarios
consulares que señale la Secretaría de Relaciones Exteriores, de acuerdo con los lineamientos que
para este efecto emita.
PRESUPUESTO ANUAL AUTORIZADO:
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Importe anual asignado a las ORE’s al inicio de cada ejercicio para el desarrollo de sus actividades,
integrado por las partidas antes mencionadas.
TRANSFERENCIA:
Envío de recursos (ministración o radicación).
TRANSFERENCIA DE PARTIDAS:
Es el destino final que se le da a los recursos transferidos para un fin diferente al inicialmente
aprobado y cuya operación se encuentra autorizada por escrito.
SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE RADICACIONES Y COMPROBACIÓN (RADCOM):
Sistema utilizado en el CPTM para el registro y control de las radicaciones y comprobaciones de las
ORE’s, consistente en hojas de cálculo por cada mes, con acumulados anuales en un archivo
electrónico de MS/Excel para cada oficina.
6.
6.1
POLÍTICAS:
EN MATERIA DE PROGRAMACIÓN:
6.1.1 Las ORE’s, deberán elaborar su Programa Anual de Trabajo, mismo que estará conformado
por objetivos, metas y las actividades que desarrollarán durante el ejercicio, con base en la
estrategia del Plan de Mercadotecnia para cada mercado, a efecto de que puedan ser evaluados
por los indicadores que se desarrollen para tal efecto.
6.1.2 Las ORE’s, deberán enviar su Programa Anual de Trabajo para su validación a las DRORE
de cada mercado y éstas a su vez, las remitirán a la DEOR en las fechas señaladas para tal efecto,
a fin de integrar el Programa Anual de Trabajo de las ORE’s, el cual será aprobado por la DGAACI.
6.1.3 Con base en los resultados del Programa Anual de Trabajo del ejercicio anterior, las ORE’s
deberán elaborar sus proyectos de presupuesto para el siguiente ejercicio fiscal, el cual deberá
estar directamente vinculado con su Programa Anual de Trabajo a desarrollar.
6.1.4 La DEOR remitirá a la DEAF la solicitud de presupuesto para las ORE’s, quien con base en
el presupuesto global autorizado al CPTM, determinará y comunicará el monto que se destinará
para cada una de las ORE’s y para cada una de las partidas, atendiendo a las disponibilidades
presupuestales, previo acuerdo con la DGAACI.
6.2
EN MATERIA DE PRESUPUESTACIÓN:
6.2.1 Con base en el monto presupuestal comunicado, las ORE’s deberán presentar en los
formatos denominados “Presupuesto asignado para el ejercicio 201X”, su propuesta presupuestal
deberá contener fechas, nombres de los eventos y montos presupuestados por partida presupuestal
Anexo No. 1.
En estos formatos se encuentra cuantificado el programa de trabajo aprobado, con la descripción de
los eventos a realizar, con fecha de ejecución y recursos asignados a los mismos.
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6.2.2 Las ORE’s deberán apegarse al Clasificador por el Objeto del Gasto vigente, a efecto de
evitar afectar las partidas presupuestales con gastos que no estén debidamente justificados en las
mismas.
6.2.3 La DGAACI revisará y evaluará las propuestas presupuestales de las ORE’s, comunicando
en su caso los cambios; para el caso de proceder, la DGAACI propondrá el presupuesto al DG para
su autorización.
6.2.4 Una vez que la DGAACI valide la información contenida en los formatos (ANEXO No. 1 y
uno por cada partida –desglosado-), deberán enviarse debidamente requisitados y firmados en
original por los titulares de las ORE’s y de las DRORE de cada mercado a la DEOR a efecto de
recabar las firmas de autorizaciones de la DG y de la DGAACI para formalizar el presupuesto
autorizado.
6.2.5 Cuando alguna ORE necesite realizar algún ajuste o movimiento al presupuesto inicial
autorizado (ampliación o reducción), deberá en primer término, tramitar la autorización respectiva, a
efecto de estar en posibilidad de realizar el traspaso de recursos. Para ello deberá remitir oficio de
solicitud anexando los 9 formatos presupuestales al mismo. Estos formatos presupuestales se
autorizarán por parte de la DG a propuesta de la DGAACI.
6.2.6 Los Presupuestos se cotizarán en dólares americanos, al tipo de cambio que determine la
DGAACI, por conducto de la DRF.
6.2.7 Las partidas presupuestales serán asignadas por la DGAACI, por conducto de la DEAF, de
conformidad con las necesidades y clasificación de los gastos que realicen las ORE’s, de acuerdo
con sus Programas de Trabajo autorizados y que sean estrictamente indispensables para la
operación de las ORE’s.
6.3
PARA SOLICITUD DE RECURSOS:
6.3.1 Para autorizar la transferencia de recursos mensuales a las ORE’s, éstas deberán haber
comprobado el porcentaje mínimo respecto del total de recursos transferidos después de cada
bimestre durante el ejercicio. El porcentaje mínimo es el siguiente: primer bimestre 50%, segundo
bimestre 60%, tercer bimestre 70%, cuarto bimestre 80% y quinto bimestre 90%.
6.3.2 Sin excepción, no se transferirán recursos a las oficinas que acumulen comprobantes
observados o sea, que no cumplan con los requisitos establecidos en las presentes reglas, por el
equivalente al 5% o más del total de recursos transferidos durante el ejercicio.
6.3.3 Al término de cada bimestre, el excedente de efectivo (saldo contable reportado en las
conciliaciones bancarias), superior a USD 2,000.00 (dos mil 00/100 dólares americanos), deberá
considerarse a cuenta del envío de la siguiente transferencia. Se exceptuará de la aplicación de
esta norma, cuando la ORE presente en tiempo y forma el formato “Justificación de Recursos
Excedentes”, Anexo No. 2, con la autorización de la DRORE.
6.3.4 No serán transferidos recursos a las ORE’s que incumplan con el compromiso para la
entrega de cualquier documentación o información.
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6.3.5 No serán transferidos los recursos solicitados para operaciones que no estén
presupuestadas o que no cuenten con la autorización del área responsable que corresponda.
6.3.6 Las ORE’s solicitarán recursos a través del formato “Solicitud de Recursos”, Anexo No. 3,
utilizando como base el calendario del presupuesto anual autorizado. No se podrán solicitar
recursos anticipados al calendario del presupuesto autorizado. La GCAOE elaborará la “Relación –
Solicitud de Transferencia de Recursos” Anexo No. 4, y entregará a la GSF/GP para radicar los
recursos.
6.3.7 La solicitud y transferencia de recursos se deberá apegar a los siguientes criterios y
calendario:
ORE solicita recursos:
GCAOE transfiere recursos:
Del día 25 al 29 del mes en curso.
A más tardar el día 7 del mes siguiente.
Del día 30 del mes en curso al 5 del mes
A más tardar el día 12 del mes siguiente.
siguiente.
Ejemplo: la GCAOE radicará recursos a
Ejemplo: Si solicita recursos del 29 de
más tardar el 12 de octubre.
septiembre al 5 de octubre.
A consideración de la DRF y de
Fuera de los días antes mencionados
conformidad
con
disponibilidades
presupuestales.
Notas:
1.
2.
El horario de solicitud se considerará hasta las 12:00 a.m. (hora local de la ORE).
Los recursos de enero y en caso de así requerirse, los recursos de febrero, serán considerados
como anticipo al presupuesto asignado.
6.3.8 Las transferencias de recursos a las ORE’s por concepto de nómina, prestaciones al
personal u otros servicios no considerados en estas reglas, deberán especificar con precisión, la
moneda en la que se deberán de radicar los recursos (USD o EUROS exclusivamente).
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6.4
AMPLIACIÓN PRESUPUESTAL Y TRANSFERENCIAS ENTRE PARTIDAS:
6.4.1 Las solicitudes de ampliación al presupuesto de las ORE’s, deberán remitirlas a la DEOR
misma que acordará con la DGAACI, y para el caso proceder, ésta última emitirá su opinión y
propondrá a la DG para su autorización.
6.4.2 Las ORE’s podrán realizar eventos no presupuestados con cargo a economías, así como
transferencias entre las partidas 37104, 37106, 37206, 37504, 37602, 38301 y 38401, hasta por un
monto mensual por USD 15,000.00 (quince mil 00/100 dólares americanos o su equivalente).
Dicha operación tendrá que ser reportada mensualmente a la DRORE correspondiente; asimismo,
la ORE a través de la DEOR solicitará la autorización de la DGAACI, e informará a la DRF para que
se considere en la comprobación.
6.4.3 Los movimientos no contemplados dentro de este documento, deberán ser presentados para
su aprobación y mecánica operativa a la DRF.
6.4.4 Las Unidades Administrativas del CPTM podrán solicitar que se transfieran recursos no
regularizables a las ORE’s cuando éstas sirvan como intermediarios para el pago de compromisos
que se hayan contraído dentro de su área de adscripción. En la transferencia realizada a las ORE’s
deberán incluirse los costos financieros en que se incurre por realizar los pagos mencionados. Para
ello, deberán llenar el formato de “Acuerdo de Trabajo del Grupo de Dirección”, Anexo No. 7.
6.5
COMPROBACIÓN DE GASTOS:
6.5.1 Las ORE’s deberán resguardar una copia de la documentación soporte de todos los gastos
efectuados, así como de los cheques o medios de pago utilizados. Dicho archivo deberá estar
ordenado de tal forma que se identifique y localice fácilmente la información mensual por tipo de
gasto.
6.5.2 La totalidad de los gastos realizados o pendientes de realizar deberán estar contemplados
dentro del Presupuesto Anual Autorizado o en su caso, contar con la autorización
correspondiente.
6.5.3 Los gastos realizados invariablemente estarán relacionados con la actividad propia de la
oficina.
6.5.4 Los comprobantes emitidos en el extranjero deberán solicitarse en original y a nombre del
Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., en español cuando sea factible, o en el
idioma del país (hasta donde lo permita el campo disponible). Adicionalmente, los comprobantes
deberán contener impreso el nombre y la dirección del proveedor o prestador del servicio.
6.5.5 Ningún comprobante deberá solicitarse únicamente a nombre de los funcionarios (excepto
las facturas de hospedaje).
6.5.6 Los comprobantes emitidos en territorio nacional, deberán contar con los requisitos fiscales
mencionados en el artículo 29 A del Código Fiscal de la Federación.
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REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
6.5.7 Los comprobantes deberán contener la firma y rúbrica del ejecutor del gasto, así como del
titular de la DORE, DAORE, o del DRORE, según corresponda; información que deberá estar
integrada en la relación mensual de comprobación (Anexo 5) de gastos que a su efecto elaborará el
ejecutor.
6.5.8 El personal que elabore la “Relación mensual de comprobación”, Anexo No. 5, clasificará
el gasto realizado, de acuerdo con la partida y subpartida de gasto que corresponda (en el caso de
las partidas de gasto 38301 y 38401).
6.5.9 Se identificará y relacionará con claridad cada gasto o depósito realizado con el cheque,
transferencia o cualquier otra forma de pago utilizada o que lo generó.
6.5.10 La documentación que se detalla a continuación deberá estar en archivo electrónico en
poder de la DRF, en las siguientes fechas compromiso, para lo cual las ORE’s deberán efectuar
cortes periódicos mensuales:
Documentación
Fecha límite
1.
Hasta
el
día 10 de cada mes.
1. “Conciliación bancaria” (Anexo No. 6)
2. “Relación mensual de comprobación” (Anexo 2. Hasta el día 10 de cada mes.
No. 5)
3. “Estados de cuenta bancarios”
3. Hasta el día 10 de cada mes.
6.5.12 Los gastos superiores a USD 250.00 (doscientos cincuenta 00/100 dólares americanos), se
liquidarán sin excepción, a través de la emisión de un cheque o transferencia.
6.5.13 Cuando sean realizados consumos en restaurantes para realizar reuniones con la industria,
la ORE indicará: a) el nombre de la persona o personas con la que asistieron a la reunión; b) motivo
de la misma; c) breve descripción de los resultados obtenidos; d) teléfono; y e) compañía o
institución a la que pertenece. Todo esto anotado fuera del documento comprobatorio, el cual
deberá ser firmado por el ejecutor del gasto, así como por la DORE, DAORE, o DRORE, según
corresponda.
6.5.14 La documentación comprobatoria de los eventos de promoción realizados con cargo a las
partidas de gasto 38301 y 38401, tendrá que ser relacionada con claridad. Los comprobantes
generados por este concepto se considerarán válidos, cuando se comprueben a través de
documento que genere la obligación del pago con el logotipo del proveedor así como el nombre y la
dirección del mismo.
Las ORE’s son responsables de contar con una carpeta en la cual se integre la documentación
comprobatoria de cada uno de los eventos realizados con cargo a estas partidas.
6.5.15 En todos los casos en que se realicen pagos por servicios a personas físicas, deberá
adjuntarse sin excepción a cada pago, una copia de la identificación del prestador del servicio junto
con el recibo correspondiente en el que se indique con claridad el servicio proporcionado.
6.5.16 Los talones de tarjetas de crédito (bouchers) no se considerarán documentos
comprobatorios.
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6.5.17 Cuando el gasto realizado se efectúe en alguna divisa diferente a la del país en donde está
ubicada la ORE, la oficina deberá anotar el tipo de cambio utilizado. Asimismo, la compraventa de
divisas que se generen, deberá ser debidamente acreditada, mediante la documentación
consistente en fichas electrónicas, entre otros.
6.5.18 Cada oficina deberá conciliar periódicamente y al menos bimestralmente con la DRF, en la
moneda de radicación o en la moneda del país, los siguientes conceptos:



Recursos transferidos totales y por partida.
Recursos comprobados totales y por partida.
Saldos disponibles totales y por partida.
6.5.19 La comprobación de viáticos y pasajes se realizará siguiendo las políticas establecidas en la
Guía para la Asignación y Comprobación de Viáticos y Pasajes del CPTM vigentes, utilizando los
formatos definidos en el mismo, entre los que se encuentran los siguientes:
Formato
DRF-05
DRF-05A
DRF-05B
Nombre
Solicitud – Recibo de pago de viáticos y pasajes en moneda
nacional, dólares y/o euros.
Relación de comprobación de viáticos.
Relación sin comprobantes de viáticos.
Estos formatos se encuentran disponibles en la Guía Electrónica de Servicios Administrativos
(GESA), para su acceso inmediato.
6.5.20 Los viáticos nacionales e internacionales se destinarán exclusivamente para los funcionarios
del CPTM, por actividades directamente relacionadas con la operación de las ORE’s.
6.5.21 La DGAACI, establecerá las tarifas o montos máximos por ejercer mensualmente aplicables
a determinados conceptos, como servicios de telefonía celular, gastos menores, gastos con la
industria, entre otros, atendiendo a los lineamientos establecidos por la Secretaría de Hacienda y
Crédito Público (SHCP) y la Secretaría de la Función Pública (SFP). El exceso de gasto en estos
conceptos tendrá que ser cubierto por el funcionario, en caso contrario será observado hasta que
sea comprobado el reembolso correspondiente.
6.5.22 Las radicaciones especiales requieren del envío de la documentación comprobatoria a la
unidad administrativa que solicita la radicación de los fondos (sueldos y prestaciones; ferias y
eventos; adquisición de información; acciones promocionales; adquisición de activos fijos y otros
pagos). El periodo máximo que se establece para recibir en las áreas correspondientes la
documentación comprobatoria del pago es de 30 días hábiles a partir de la fecha en que reciban los
recursos, dichos documentos son: facturas originales, copias de cheques, transferencias
electrónicas, reembolsos de remanentes no utilizados, contratos y otros.
6.5.23 Las ORE’s a través de la DEOR, proporcionarán trimestralmente a la DRF una relación de
las obligaciones fiscales a las que están sujetas, así como las fechas para su cumplimiento;
adicionalmente, indicarán las obligaciones fiscales que son susceptibles de recuperación.
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6.5.24 De forma trimestral, las ORE’s deberán ratificar a la DRF del cumplimiento de las
obligaciones fiscales; así como, el estado en que se encuentran los trámites realizados para la
recuperación de impuestos.
6.5.25 En el caso de que las ORE’s recuperen los montos por conceptos de contribuciones, éstos
deberán ser reportados y reintegrados en su totalidad a las oficinas centrales del CPTM a través de
la DRF; por lo tanto, para hacer uso del mismo se requerirá autorización expresa por parte de la
DEAF.
6.6
COMPROBACIÓN MENSUAL:
6.6.1 La GCAOE utilizará el Sistema de Registro y Control de Radicaciones y Comprobación
(RADCOM) del CPTM, para el registro y control de las radicaciones y comprobaciones de las
ORE’s, consistente en hojas de cálculo por cada mes, con acumulados anuales en un archivo
electrónico de MS/Excel para cada oficina.
6.6.2 Mensualmente, las ORE’s enviarán en archivo electrónico el formato denominado “Relación
mensual de comprobación” (Anexo No. 5). Dicho formato deberá enviarse mediante correo
electrónico en los primeros diez días del mes siguiente a la GCAOE, de tal forma que la DRF cuente
con esta información lo antes posible para iniciar el registro de gastos que permita obtener
información confiable y oportuna para la presentación de los reportes respectivos.
6.6.3 Los lineamientos para la presentación y manejo del archivo electrónico correspondiente se
indican a continuación:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
El nombre del archivo se formará con letras de “Comp”, seguidas del nombre de la
ORE, del mes en tres letras (ene, feb, mar, etc.), y del año en dos dígitos (13, 14), por
ejemplo: Comp Buenos Aires May14.xls.
El archivo se enviará por correo electrónico a la GCAOE a más tardar el día 10 de
cada mes, conteniendo la comprobación del mes anterior.
Deberá anotarse el número de cheque, en caso de cargo automático o transferencia
del banco anotar la palabra "Cargo" o el número de cargo o transferencia. En caso de
depósitos debe anotarse “Dep”. Los números (de cheque, transferencia o cargo) se
anotarán de preferencia en orden consecutivo. Los depósitos deberán anotarse en
orden cronológico o al final de la relación.
Deberá anotarse una descripción del concepto, suficientemente completa para que se
pueda identificar. En caso de viáticos o pasajes anotar las iniciales del comisionado y
el lugar, en caso de eventos, anotar el nombre del evento y concepto pagado. Procurar
usar el mismo nombre del evento autorizado en el presupuesto. Deberá anotarse, para
el caso de pago de eventos, viáticos o pasajes, el renglón del presupuesto en el que se
encuentra autorizado el gasto (ejemplo: Pto12, suponiendo que se encuentra
autorizado en el renglón 12 del presupuesto).
Deberá anotarse la fecha de la factura o comprobante del gasto. En caso de ser varios
comprobantes, anotar la fecha del más reciente o en último caso la fecha del cheque.
Deberá anotarse el número de la partida a la que corresponda el gasto. Las partidas a
anotar son: 37104, 37106, 37206, 37504, 37602, 38301, 38401 y 39902. No deberán
anotarse otras partidas o títulos, con excepción de la partida 1000, para gastos
relacionados con recursos humanos.
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g)
h)
Anotar la sigla de moneda en la que se realiza el gasto: las siglas de las monedas
usadas actualmente en el CPTM son: USD=Dólares americanos, CAN=Dólares
Canadienses, EUR=Euros, LE=Libra Esterlina, YEN=Yenes, PAR=Peso Argentino,
REA=Reales y RMB=Yuanes chinos.
Anotar las observaciones que se deseen hacer en torno a la erogación realizada. En
especial elementos aclaratorios que permitan referenciarlo o facilitar su comprobación.
6.6.4 Todos los pagos realizados deberán relacionarse, ya sea que se hayan hecho con cheques,
transferencias, órdenes de pago, entre otros, del periodo comprobado, incluyendo los cheques
cancelados (con importe ceros) y los correspondientes a recursos humanos (en ese caso con la
partida 1000).
6.6.5 Para comisiones y cargos financieros y bancarios: Se deberán anotar en la relación mensual
de comprobación, todos los cargos financieros y bancarios, así como comisiones ocurridas en el
periodo en un solo renglón en caso de ser muchos, o en varios renglones de acuerdo a los
movimientos que se tengan. La relación deberá estar firmada por la DORE, DAORE, o DRORE,
según corresponda.
6.6.6 Depósitos de reembolso u otros: En la relación mensual de comprobación, TODOS los
depósitos se anotarán con signo negativo.
6.6.7 Radicaciones no incluidas en el presupuesto: En caso de presentarse la comprobación de
gastos por radicaciones especiales que se recibieron fuera del presupuesto, como es el caso de
Acciones Promocionales, Ferias, Adquisición de Información u otros conceptos, deberá seguirse el
procedimiento establecido para el efecto y las indicaciones recibidas en la radicación.
6.6.8 Registro de la comprobación: La GCAOE alimentará el Sistema de Registro y Control de
Radicaciones y Comprobación (RADCOM), mediante la información contenida en el formato
“Relación mensual de comprobación” (Anexo 5). En el sistema se asentarán las observaciones
en caso de que existan. El archivo del sistema será enviado por correo electrónico a las ORE’s, una
vez hecho el registro y análisis de la comprobación mensual, a fin de que la persona responsable
verifique el resultado, actualice sus registros y prepare las aclaraciones a las observaciones en caso
de que las hubiera.
6.6.9 Adicionalmente al envío de los formatos electrónicos, las ORE’s en la fecha compromiso
(aludidas en el numeral 6.5.11) deberán remitir a la GCAOE una carpeta impresa que contenga
los documentos originales comprobatorios de los gastos, así como los formatos
mencionados. El DORE, DAORE, o DRORE (según corresponda), será el funcionario responsable
de validar con su firma autógrafa que la documentación enviada a la DRF.
Asimismo, la GCAOE informará mensualmente a la DRF sobre aquellas oficinas que dentro de la
fecha compromiso no hayan proporcionado la documentación en comento; esta última a su vez
analizará y acordará con la CA, en el levantamiento de constancia por el incumplimiento de esta
obligación, misma que será turnada al área correspondiente.
6.7
ACLARACIÓN DE OBSERVACIONES:
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6.7.1 Mensualmente, las ORE’s presentarán a la DRF la relación de aclaraciones y la
documentación comprobatoria a observaciones hechas a la comprobación de gastos de meses
anteriores.
6.7.2 Para cada aclaración se indicará el mes, número de cheque/transferencia o cargo y renglón
de la relación mensual que corresponda, así como los comentarios explicativos necesarios para
solventar la misma.
6.7.3 La GCAOE revisará la documentación comprobatoria a las observaciones realizadas,
haciendo las anotaciones que correspondan en el Sistema de Registro y Control de Radicaciones y
Comprobación de aquellas que hayan quedado solventadas y anotando las nuevas observaciones
en aquellas que no hayan podido solventarse.
7.
7.1.
LINEAMIENTOS:
REUNIONES CON LA INDUSTRIA:
Los gastos de reuniones con la industria deberán considerarse dentro de la Partida 38301
“Congresos y Convenciones”. Cada ORE tiene considerado un monto mensual que es autorizado
por la DEAF, éste no podrá rebasarse. Para su comprobación deberá dar cumplimiento a lo
establecido en el numeral 6.5.13.
7.1.1 Para el pago de alimentación con la industria se tendrá que presentar la factura respectiva
apoyada con el formato denominado “Relación de Gastos Reuniones con la Industria”.
7.1.2 El cheque para reembolsar los gastos correspondientes deberá hacerse por el monto exacto
de los comprobantes del mes. Los comprobantes correspondientes deberán relacionarse
adecuadamente y adjuntarse con la copia del cheque elaborado para el efecto. En caso de incluirse
consumos en restaurantes en este concepto, deberán seguirse los lineamientos previamente
indicados para su comprobación.
7.2
MANEJO DE GASTOS MENORES DE LAS ORE’s:
7.2.1 Con los recursos radicados en el mes de enero, deberá hacerse un cheque para gastos
menores (o caja chica), por la cantidad que se autorice para este propósito en el presupuesto de las
ORE’s.
7.2.2 Con el efectivo del cheque mencionado se cubrirán los gastos menores del mes,
obteniéndose los comprobantes correspondientes y sin rebasar el monto mensual autorizado.
7.2.3 Al fin de mes, se hará un cheque a nombre de la DRORE o DORE o DAORE, por el monto
exacto de los comprobantes obtenidos durante el mes, que se adjuntarán debidamente
relacionados y ordenados con la copia del cheque correspondiente.
7.2.4 Al final del año, deberá hacerse un depósito para reintegrar el importe total del cheque
emitido a principio del ejercicio.
7.3
CUENTAS DE CHEQUES:
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7.3.1 Las cuentas de cheques deberán darse de alta a nombre del Consejo de Promoción
Turística de México, S.A. de C.V., en el idioma español, en la medida de lo posible. En caso de
requerir utilizar algún nombre distinto relacionado con el Consejo, se justificará por escrito antes de
la apertura de la cuenta.
7.3.2 Las cuentas de cheques deberán abrirse de manera mancomunada entre el DORE y/o el
DAORE, cuando sea posible. Los cheques y/o transferencias bancarias se girarán en forma
mancomunada por los mismos funcionarios cuando sea posible, de lo contrario la ORE justificará
plenamente esta salvedad.
7.3.3 El manejo de las cuentas de cheques y de los recursos es única y exclusivamente para
pagos relacionados con la operación de la oficina, así como para sueldos y prestaciones del
personal y otros pagos relacionados con radicaciones especiales. Cualquier emisión de cheques de
naturaleza contraria deberá quedar plenamente fundamentada por escrito.
7.3.4 El uso inadecuado de los recursos, así como de las cuentas de cheques, se informará al OIC
y a DEAJ, se sujetará a lo establecido dentro de la Ley Federal de Responsabilidades
Administrativas de los Servidores Públicos.
7.3.5 La emisión de cheques y/o transferencias bancarias deberá realizarse a favor del prestador
del servicio, mismo que deberá coincidir con el emisor del documento comprobatorio. Cualquier
disposición contraria tendrá que ser justificada por escrito.
7.3.6 La emisión de cheques deberá realizarse con posterioridad o en la misma fecha en que se
obtiene el documento comprobatorio. Deberán ser reportados a la DRF, tanto los ingresos recibidos
de proveedores por concepto de bonificaciones, descuentos o devoluciones, como por cualquier
otro concepto que se encuentre registrado en las cuentas de cheques, así como los cheques
cancelados.
7.3.7 En caso de ser posible, las Oficinas de Representación en el Exterior deberán enviar a la
Dirección de Recursos Financieros los datos mediante los cuales puedan consultar los movimientos
y saldos de las cuentas registradas a nombre del CPTM.
8.
OPERACIONES NO AUTORIZADAS:
8.1
Contratar personal o contratar los servicios de personas que puedan asimilarse a
trabajadores y cuya actividad pudiera ocasionarle algún perjuicio o demanda al CPTM. Esta
actividad por su naturaleza está reservada a la Dirección de Recursos Humanos.
8.2
Adquirir activos fijos con recursos autorizados para las partidas de operación o con recursos
de cualquier otra partida, salvo que dicha adquisición haya sido previamente autorizada por la
DEAF al haber obtenido autorización por parte de la SHCP.
8.3
Destinar los recursos a un fin diferente al originalmente presupuestado, con excepción de
aquellos casos en los que se cuente con la autorización por escrito del área correspondiente.
8.4
Obtener financiamiento bancario para cualquier tipo de operación, sin autorización expresa
por escrito de la DGAACI.
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8.5
Contraer compromisos superiores al presupuesto asignado, sin autorización expresa por
escrito de la DGAACI.
8.6
Emitir cheques a favor de cualquier funcionario, cuya comprobación no sea entregada en un
plazo máximo de un mes, contando a partir de la emisión del mismo y cuya expedición pudiera
considerarse como préstamo a funcionarios y empleados.
8.7
Emitir cheques a favor de personas distintas a las que proporcionan el servicio, salvo que se
cuente con la solicitud por escrito del proveedor para el cambio de designación del beneficiario y la
autorización de la DRF.
8.8
Utilizar la cuenta de cheques del CPTM para liquidar operaciones de terceros.
8.9
Alterar los comprobantes a efecto de cumplir con los requisitos establecidos.
8.10 Recibir documentos de cobro a nombre de la Secretaría de Turismo, en caso de ser
necesario, se tendrá que justificar plenamente.
8.11 Pagar viáticos y pasajes, tanto nacionales como internacionales, a personas que no sean
funcionarios del CPTM.
8.12 Utilizar con fines personales o distintos a los requerimientos de la ORE los recursos
disponibles, en especial de los siguientes conceptos: gastos menores y teléfonos (incluyendo
celulares).
8.13 Exceder las tarifas establecidas en aquellos conceptos de gasto sujetos a un monto
mensual fijo en el presupuesto, como gastos menores o caja chica, reuniones con la industria,
telefonía celular, entre otros.
8.14
Incluir el pago de bebidas alcohólicas dentro de cualquier partida de gasto.
9.
CIERRE DE EJERCICIO:
9.1
Las aclaraciones y observaciones pendientes de meses anteriores (enero a noviembre),
deberán ser enviadas a la DRF a más tardar el 15 de diciembre.
9.2
Las aclaraciones a los pagos realizados en el mes de diciembre, deberán ser recibidas por la
DRF a más tardar el 10 de enero del siguiente ejercicio.
9.3
Los gastos del mes de diciembre serán registrados en el formato “Relación mensual de
comprobación” (Anexo No. 5), mismo que será entregado a la DRF a más tardar el 5 de enero del
siguiente año.
9.4
Los compromisos de diciembre que no sean pagados dentro del mismo mes, sólo podrán ser
pagados en el mes de enero del siguiente ejercicio. En caso de existir pagos pendientes del
ejercicio anterior y no se hayan cubierto en el mes de enero, se pagarán siempre y cuando se
justifiquen plenamente.
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9.5
Adicionalmente a las conciliaciones periódicas realizadas en el año, los recursos radicados a
las ORE´s en el periodo enero a noviembre, se tendrán que conciliar con la DRF a más tardar el 15
de diciembre.
9.6
Los gastos erogados por partida de enero a diciembre se tendrán que conciliar con la DRF a
más tardar el 10 de enero.
9.7
Los recursos remanentes por cada ORE al 31 de diciembre, deberán ser notificados a la
DRF a más tardar el 5 de enero del año siguiente, con el objeto de ser reintegrados a la Tesorería
de la Federación.
9.8
Todos los recursos que sean reintegrados por cualquier medio, deberán ser informados
inmediatamente y remitido el comprobante respectivo a la DRF, para su seguimiento.
9.9
Al final de cada ejercicio, la ORE podrá mantener depositada la cantidad de USD 2,000.00
(dos mil 00/100 dólares americanos), por cada una de las cuentas de cheques, con el objeto de que
no le sean canceladas. En caso de requerir contar con un monto superior, se tendrá que solicitar la
autorización expresa por escrito de la DRF, justificando la causa.
9.10 La información del cierre presupuestal del ejercicio se dará a conocer por escrito por la
DEAF a cada ORE, una vez recibida y revisada la información al mes de diciembre, incluyendo la
recepción de los recursos remanentes, en caso de que los hubiera.
9.11 Cada ORE podrá emitir las consideraciones o aclaraciones que juzgue convenientes al
informe de la DEAF, concluyendo con ello el cierre del ejercicio.
9.12 El importe de los documentos no comprobados conforme a los requisitos establecidos, será
cargado a la cuenta personal de deudores diversos del responsable de la ORE, hasta su aclaración
satisfactoria.
9.13 El personal responsable de la administración en la ORE, deberá prever no abandonar sus
instalaciones durante el mes de diciembre o enero, si no se han efectuado las conciliaciones
necesarias con la DRF para realizar el cierre presupuestal.
10.
EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES BANCARIOS:
10.1 La DRF se encargará de evaluar a los proveedores bancarios a través de los cuales se
efectúan las transferencias bancarias a las ORE ´s, tomando en cuenta los siguientes criterios:
a)
b)
c)
d)
Tener contratos de corresponsalías o filiales en cualquier parte del mundo, en especial
en las ciudades en donde se encuentran ubicadas las ORE ´s.
Que las transferencias se operen el mismo día y sean depositadas en las cuentas de
las oficinas de representación en el exterior, en un tiempo máximo de 24 horas hábiles
para las transferencias en dólares y de 48 horas hábiles para las transferencias en
otras divisas.
Que el costo de las transferencias o comisiones bancarias sean razonables.
Ser un banco de primer nivel.
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10.2 El DORE o el DAORE deberá solicitar autorización a la DRF para la apertura o cancelación
de cada cuenta bancaria.
10.3 Una vez seleccionados los proveedores bancarios, se procederá a su registro en el sistema
correspondiente.
10.4
RE-EVALUACIÓN DE PROVEEDORES BANCARIOS:
10.4.1 La re-evaluación de proveedores bancarios se llevará a cabo cada año por la DRF, de
acuerdo con lo siguiente:
a)
b)
c)
d)
11.
Seguir cumpliendo con los criterios de selección de proveedores bancarios.
Que el 80% de las transferencias se hayan operado el mismo día.
Que un mínimo del 80% de las transferencias a las ORE ´s, se hayan depositado en un
tiempo máximo de 24 horas para las transferencias en dólares y de 48 horas para las
transferencias en otras monedas.
En su caso, las quejas presentadas por parte de las ORE ´s respecto al banco
seleccionado.
EVENTOS A CONSIDERAR EN LAS PARTIDAS 38301 Y 38401:
11.1 PARTIDA 38301 “Congresos y Convenciones”:
En esta partida se podrán incluir los gastos derivados a la organización y ejecución de los eventos
tales como:
11.1.1 VIAJES DE FAMILIARIZACIÓN: Cuyo objetivo principal es el de promover a México en
general, sus destinos, productos y servicios turísticos. Estos viajes se coordinan con los gobiernos
de los estados de la República Mexicana, Secretarías Estatales de Turismo, Municipios y la
Industria Turística Nacional.
Para esta actividad, se podrán presupuestar los viáticos y pasajes del personal de la ORE ´s en
cuestión, en las partidas correspondientes conforme a la “Guía para la Asignación y Comprobación
de Viáticos y Pasajes”.
Esta partida incluye los gastos estrictamente indispensables que se ocasionen con motivo de la
participación en dichos eventos de servidores públicos federales o locales, ponentes y
conferencistas entre otros. Por lo tanto, se podrán incorporar aquellos gastos que los destinos
turísticos o industria turística no puedan cubrir, tales como transportación y traslados de materiales,
equipos o personas, hospedaje, alimentos, entradas a centros culturales, de espectáculos
deportivos, artísticos, entre otros (tales como museos, zonas arqueológicas, parques de
diversiones, ecológicos, teatros, etc.), impresión de materiales (invitaciones, presentaciones),
artículos o material promocional (carpetas, usb´s, discos compactos, DVD, entre otros materiales
que lleven la Marca México), pago a guías de turistas, traductores, mensajería y paquetería,
transporte de personas participantes, materiales y propinas. Para tal efecto, las ORE ´s previo a la
realización del viaje de familiarización, deberán solicitar a la DRORE de su mercado, la autorización
del gasto correspondiente por escrito.
11.1.2 CARAVANAS TURÍSTICAS: Para esta actividad, se podrán presupuestar: renta de
espacios para llevar a cabo el evento, tales como salones de hotel, áreas en restaurantes o centros
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de negocio o de exposiciones, salas de recintos feriales y mobiliario tales como booths, stands,
mesa de trabajo o similares, pago de renta de equipos (audiovisuales, pantalla, cañones,
computadoras, equipo para traducción), servicio de alimentos (café, agua, refrescos, bocadillos,
alimentos y bebidas), personal de apoyo (edecanes, meseros), impresión de materiales
relacionados directamente con el evento (invitaciones, presentaciones), servicio de mensajería y
paquetería, transporte de personas participantes y materiales, ambientación (arreglos florales,
música de fondo, espectáculo artístico musical y cultural), traducciones simultáneas, traductores,
servicios generales (luz, teléfono, internet, tomas eléctricas para el uso del stand o en el recinto,
material o artículos promocionales, inscripción al evento.
11.1.3 SEMINARIO O CURSO DE CAPACITACIÓN: Seminario o curso de capacitación diseñados
para touroperadores, mayoristas, agentes de viajes, integrantes de la industria turística, público en
general de la localidad o área de circunscripción a cargo de cada una de las Direcciones del CPTM
en el exterior, cuyo objetivo principal es brindar instrucción y adiestramiento a los participantes
acerca de México, sus productos, circuitos, destinos turísticos, entre otros, que ofrece el país, así
como de las acciones de coyuntura que incrementan la competitividad de México respecto de otros
mercados.
Éstos pueden ser promovidos u organizados por la industria turística nacional o internacional o por
la propia oficina a efecto de incentivar la venta de productos, conocimiento de México y la intención
de viaje.
Para esta actividad, se podrán presupuestar renta de espacios para llevar a cabo el evento, tales
como: salones de hotel, áreas en restaurantes, o centros de negocio o de exposiciones, salas de
recintos feriales y mobiliario para el desarrollo del evento (mesas de trabajo, stands) pago de renta
de equipos (audiovisuales, pantalla, cañones, computadoras, equipo para traducción), servicio de
alimentos (café, agua, refrescos, bocadillos, alimentos y bebidas), impresión de materiales
relacionados con el evento (invitaciones, presentaciones), servicio de mensajería y paquetería,
transporte de personas participantes y materiales, ambientación (arreglos florales, música de
ambientación, espectáculo artístico musical y cultural), apoyo de personal (edecanes, meseros,
capacitadores, expositores, traductores, servicios generales (luz, teléfono, internet, tomas eléctricas
para el uso del evento), materiales o artículos promocionales, así como personal especializado en
temas para dictar los seminarios y pago de participación en el evento.
11.1.4 MUESTRA GASTRONÓMICA: Las muestras gastronómicas pueden ser organizadas por las
Direcciones del CPTM en el exterior o participar en aquellas organizadas por terceros, siempre y
cuando estén vinculadas a la promoción de México, sus destinos, productos, segmentos, entre
otros.
Para esta actividad, se podrán presupuestar: renta de espacios para llevar a cabo el evento, tales
como salones de hotel, áreas en restaurantes o centros de negocio o de exposiciones, salas de
recintos feriales y mobiliarios tales como booths, stands, mesa de trabajo o similares), pago de
renta de equipos (audiovisuales, pantalla, cañones, computadoras, equipo para traducción), servicio
de alimentos (café, agua, refrescos, bocadillos, alimentos y bebidas), personal de apoyo (edecanes,
meseros, garroteros, coordinadores del evento), impresión de materiales relacionados directamente
con el evento (invitaciones, presentaciones), servicio de mensajería y paquetería, transporte de
personas participantes y materiales, ambientación (arreglos florales, música de ambientación,
espectáculo artístico musical y cultural), traducciones simultáneas, traductores, servicios generales
(luz, teléfono, internet, tomas eléctricas, gas, agua) para el uso del stand o en el recinto, material o
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artículos promocionales e inscripción o pago de participación en el evento si es organizado por
terceros.
11.1.5 PROMOCIÓN EN LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN Y RUEDAS O CONFERENCIAS DE
PRENSA: Se refiere a la participación en eventos o reuniones con representantes de los medios de
comunicación a los que se les proporciona material informativo de México, sus destinos y productos
turísticos en general y se comentan aspectos de coyuntura y oportunidad para el consumidor,
viajeros o turistas para que visiten México.
Incluye actividades tales como la coordinación, organización del evento para entrevistas, reportajes
y entrega de materiales (electrónicos e impresos) de los destinos y productos turísticos de México,
así como temas de interés general y casos de contingencia o crisis.
Para esta actividad, se podrán presupuestar: renta de espacios para llevar a cabo el evento, tales
como salones de hotel, áreas en restaurantes o centros de negocio o de exposiciones, salas de
recintos feriales así como de mobiliario tales como mesa de trabajo, salas o similares, pago de renta
de equipos (audiovisuales, pantallas, cañones, computadoras, equipo para traducción), servicio de
alimentos (café, agua, refrescos, bocadillos, alimentos y bebidas), personal de apoyo (edecanes,
meseros, garroteros, coordinadores del evento), impresión de materiales relacionados directamente
con el evento (invitaciones, presentaciones, kits de prensa, boletines informativos), servicio de
mensajería y paquetería, transporte de personas participantes y materiales, ambientación (arreglos
florales, música de fondo), traducción simultánea, traductores, servicios de internet inalámbrico,
material y artículos promocionales.
En aquellos casos en que la conferencia de prensa se lleve a cabo en una ciudad diferente a la de
adscripción del personal de las ORE ´s, se podrán contemplar viáticos y pasajes internacionales,
conforme a las políticas para la solicitud y comprobación de viáticos y pasajes vigentes.
11.1.6 REUNIONES CON LA INDUSTRIA: Acción que deberá contemplarse en la partida 38301,
misma que incluye principalmente los gastos relativos a la organización de las reuniones con la
industria.
En aquellos casos en que la reunión con la industria se lleve a cabo en una ciudad diferente a la de
adscripción del personal de las ORE s, se podrán contemplar viáticos y pasajes internacionales,
conforme a las políticas para la solicitud y comprobación de viáticos y pasajes vigentes.
Para esta actividad, se podrán presupuestar renta de espacios para llevar a cabo el evento, tales
como salones de hotel, áreas en restaurantes o centros de negocio y mobiliario para el desarrollo
del evento, pago de renta de equipos audiovisuales (pantalla, cañón proyector, computadoras,
equipo para traducción), servicio de alimentos (café, agua, refrescos, bocadillos, alimentos y
bebidas), comidas en restaurantes, impresión de materiales relacionados con el evento
(invitaciones, presentaciones), servicio de mensajería y paquetería, transporte de personas
participantes y materiales, ambientación (arreglos florales, música de fondo, espectáculo artístico
musical y cultural), apoyo de personal (edecanes, meseros, capacitadores, expositores,
traductores), servicios generales (teléfono, internet), materiales o artículos promocionales.
11.1.7 PRESENTACIONES EN CONGRESOS, CONVENCIONES, SIMPOSIUM: Impartición de
pláticas, conferencias y presentaciones que realizan los representantes de las ORE ´s, en el marco
de congresos, convenciones, reuniones, simposio, viajes de incentivo y familiarización y con
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Coordinación Internacional
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REGLAS DE OPERACIÓN PARA LAS OFICINAS DE
REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
gremios o cámaras y asociaciones especializadas que se vinculan con la actividad turística en los
que se promueve México, sus destinos, productos y servicios turísticos, entre otros.
Para esta actividad, se podrán presupuestar: renta de espacios para llevar a cabo la presentación,
como salones de hotel, áreas en restaurantes o centros de negocio y mobiliario para el desarrollo
del evento, pago de renta de equipos audiovisuales (pantalla, cañón proyector, computadoras,
equipo para traducción), servicio de alimentos (café, agua, refrescos, bocadillos, alimentos y
bebidas), impresión de materiales relacionados con el evento (invitaciones, presentaciones),
servicio de mensajería y paquetería, transporte de personas participantes y materiales,
ambientación (arreglos florales, música de fondo, espectáculo artístico, musical y cultural), apoyo de
personal (edecanes, meseros) capacitadores, expositores, traductores, servicios generales
(teléfono, internet), materiales o artículos promocionales, e inscripción o pago de participación en el
evento si es organizado por terceros.
En aquellos casos en que las presentaciones se lleven a cabo en una ciudad diferente a la de
adscripción del personal de las ORE ´s, se podrán contemplar viáticos y pasajes nacionales e
internacionales, conforme a las políticas para la solicitud y comprobación de viáticos y pasajes
vigentes.
11.1.8 PARTICIPACIÓN EN EVENTOS DE PROMOCIÓN: Para esta actividad se podrán
presupuestar: renta de espacios para llevar a cabo el evento, tales como salones de hotel, áreas en
restaurantes o centros de negocio y mobiliario para el desarrollo del evento, pago de renta de
equipos audiovisuales (pantalla, cañón proyector, computadoras, equipo para traducción), servicio
de alimentos (café, agua, refrescos, bocadillos, alimentos y bebidas), impresión de materiales
relacionados con el evento (invitaciones, presentaciones), servicio de mensajería y paquetería,
transporte de personas participantes y materiales, ambientación (arreglos florales, música de fondo,
espectáculo artístico, musical y cultural), apoyo de personal (edecanes, meseros, capacitadores,
expositores, traductores), servicios generales (teléfono, internet), materiales o artículos
promocionales e inscripción o pago de participación en el evento si es organizado por terceros.
11.2 PARTIDA 38401 “Exposiciones”: En esta partida se podrán incluir los gastos derivados de
la organización, participación y ejecución de los eventos tales como:
11.2.1 FERIAS INTERNACIONALES: Organizadas por terceros, por oficinas centrales del CPTM y
por las ORE ´s.
Para la participación en ferias contempladas en el Programa Anual de Ferias Internacionales a
cargo de la CEPF, no se deberán presupuestar los conceptos de piso, montaje y desmontaje, para
este supuesto se podrán presupuestar: decoración del pabellón, la organización de eventos
colaterales en el mismo recinto ferial que apoyen la visita de un mayor número de asistentes al
Pabellón Institucional, salas de reuniones en el recinto ferial, mobiliario (stands, mesa de trabajo,
booths) servicios generales (luz, internet, teléfono) tomas eléctricas para el uso del stand o en el
recinto, renta de bodegas para guardar el material previo, durante y posterior al evento, pago de
renta de equipos (audiovisuales, pantalla, cañones, computadoras, equipo para traducción), servicio
de alimentos (café, agua, refrescos, bocadillos, alimentos y bebidas), servicio de mensajería y
paquetería, transporte de personas participantes y materiales, ambientación (arreglos florales,
música de ambientación, espectáculo artístico musical y cultural), apoyo de personal (edecanes,
meseros), traducción simultánea y traductores o intérpretes, impresiones de materiales
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REGLAS DE OPERACIÓN PARA LAS OFICINAS DE
REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
directamente relacionados con el evento, material o artículos promocionales e inscripción o pago de
participación en el evento si es organizado por terceros.
Respecto a las ferias internacionales en las que participen, organicen y coordinen las Direcciones
del CPTM en el exterior, con cargo a su presupuesto, se considerarán los gastos inherentes al
propio desarrollo del evento, pudiendo incluir en este caso los conceptos de piso, diseño, montaje y
desmontaje.
11.2.2 TRADE SHOW: Para esta actividad se podrán presupuestar: renta de espacios para llevar a
cabo el evento, tales como salones de hotel, áreas en restaurantes o centros de negocios o de
exposiciones, salas de recintos feriales y mobiliario tales como booths, stands, mesa de trabajo o
similares, pago de renta de equipos audiovisuales (pantalla, cañones, computadoras, equipo para
traducción), servicio de alimentos (café, agua, refrescos, bocadillos, alimentos y bebidas), personal
de apoyo (edecanes, meseros), impresión de materiales relacionados directamente con el evento
(invitaciones, presentaciones), servicio de mensajería y paquetería, transporte de personas
participantes y materiales, ambientación (arreglos florales, música de fondo, espectáculo artístico
musical y cultural), edecanes, traducción simultánea, traductores, servicios generales (luz, teléfono,
Internet), tomas eléctricas para el uso del stand o en el recinto, material o artículos promocionales e
inscripción o pago de participación en el evento si es organizado por terceros.
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REGLAS DE OPERACIÓN PARA LAS OFICINAS DE
REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
12. PARTIDA 39902 “Gastos de las oficinas del servicio exterior mexicano: En esta
partida se podrán considerar entre otros, los conceptos señalados en el siguiente cuadro:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
CONCEPTO
Adquisición de consumibles, accesorios para equipo cómputo 1/
Adquisición de material de limpieza
Adquisición de material didáctico y apoyo informativo
Adquisición de papelería y útiles de oficina
Arrendamiento de bodega
Arrendamiento de mobiliario y equipo
Arrendamiento de oficinas
Gastos menores 2/
Seguro de daños a terceros
Seguros de bienes patrimoniales
Servicios de fletes y maniobras
Servicio de comunicación telefonía celular
Servicio de comunicación telefónica convencional
Servicio de comunicaciones internet
Servicio de fotocopiado e impresión
Servicio de limpieza
Servicio postal y mensajería
Servicios bancarios y financieros
Servicios básicos (agua, drenaje, gas y electricidad)
Servicios de cafetería y agua en la oficina
Servicios de mantenimiento de oficina
Servicios de mantenimiento de equipo
Servicios de apoyo administrativo 3/
Servicios de soporte de informática
Suscripciones, adquisición de revistas y publicaciones 4/
Cuota de inscripciones a cámaras, asociaciones, y confederaciones, entre
otras, nacionales e internacionales especializadas en segmento de negocios o
relacionadas con el sector.
Así como otros gastos con características similares a los antes mencionados.
Nota:
1/ Sólo con autorización la adquisición de los equipos cómputo.
2/ Gastos Menores: Se deberán contemplar bajo este concepto, las adquisiciones o pagos
menores de bajo costo y pago inmediato, tales como papelería, fotocopias, combustibles, etc.
-menores a USD 250.00 (doscientos cincuenta 00/100 dólares americanos)-, tal como lo
indica este documento.
3/ Consultar en oficinas centrales, en la Dirección de Recursos Humanos.
4/ Se refiere a las revistas y publicaciones distribuidas en las salas de espera de las Oficinas de
Representación en el Exterior.
13.
PARTIDAS 37104 “Pasajes nacionales”, 37106 “Pasajes internacionales”, 37206
“Pasajes terrestres", 37504 “Viáticos nacionales” y 37602 “Viáticos internacionales”:
En caso de que alguno de los eventos considerados en las partidas aprobadas en los programas de
trabajo de las ORE ´s, requieran del uso de las partidas de viáticos y pasajes (nacionales e
internacionales), se deberá registrar en el cuadro del formato de presupuesto respectivo y se
indicará el número, título o nombre del evento de la misma manera que se denominó en la partida
de referencia.
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Coordinación Internacional
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REGLAS DE OPERACIÓN PARA LAS OFICINAS DE
REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
En el caso de las reuniones regionales y reuniones de directores en México, únicamente se
presupuestarán los viáticos y pasajes (nacionales o internacionales, según sea el caso).
Se podrán contemplar reuniones regionales por mercado, reuniones de directores en México,
incluyendo la celebrada en el marco del Tianguis Turístico que se realiza anualmente en México.
Asimismo, se podrán registrar reuniones para los Directores de Oficina, Directores Adjuntos,
Asistentes de Promoción y para los Asistentes Técnicos Administrativos.
14.
CONSIDERACIONES GENERALES:
 Se podrá considerar el otorgar un incentivo a los becarios de las oficinas cuando éstos
participen como apoyo para cualquier evento de las ORE´s, siempre y cuando éste sea fuera
del horario de la prestación de su servicio.
 No se deberá contemplar pago de publicidad de la Marca México en las partidas de gasto
38301 y 38401.

15.
Las ORE´s deberán apegarse estrictamente al uso del clasificador por objeto del gasto para
efecto de cumplir con el principio de integralidad de las partidas 38301 y 38401, desde la
Presupuestación y hasta el momento de ejercer el gasto, se deberán tener claramente
identificados todos y cada uno los conceptos que incluyen el costo total de los eventos.
Independientemente de que sean contratados con uno o varios proveedores. De igual
manera, se deberán tener identificados estos elementos en aquellos casos en donde el CPTM
por conducto de las ORE´s participe en el financiamiento parcial o total de eventos que se
lleven a cabo de manera conjunta con destinos, socios comerciales, entre otros.
COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA:
Para cada evento organizado con cargo al presupuesto de las ORE´s, se deberá integrar un
expediente con los siguientes elementos:
a) Presupuesto del evento.
b) Propuesta (s) y/o cotización (es) de preferencia en hoja membretada, así como la propuesta
elegida.
c) Contratos, Convenios y/o Agreement Form Anexo X, con los co-organizadores y prestadores
de servicios (hoteles, recintos feriales, entre otros).
d) Gastos comprobados (documento legal que determine la obligación de pago, en el país en
donde se realice la contratación).
e) Póliza cheque, copia de cheques emitidos para el pago de servicios, copia de las
trasferencias electrónicas (en su caso).
f) Relación de comprobación de gastos, misma que deberá incluir firmas del ejecutor del gasto
y así como del DORE, DAORE o DRORE, según corresponda.
g) Testigos que acrediten la prestación del servicio.
16.
RESPONSABILIDADES:
Dirección General Adjunta de Administración y
Coordinación Internacional
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REGLAS DE OPERACIÓN PARA LAS OFICINAS DE
REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
16.1
DIRECCIÓN GENERAL
a) Autorizar el presupuesto anual global para cada una de la ORE´s. Así como específicamente
para las partidas de gasto 38301 “Congresos y Convenciones” y 38401 “Exposiciones”, de
conformidad con la establecido en el artículo 63 de la Ley Federal de Presupuesto y
Responsabilidad Hacendaria.
16.2
DIRECCIÓN GENERAL
INTERNACIONAL
ADJUNTA
DE
ADMINISTRACIÓN
Y
COORDINACIÓN
a) Autorizar el Programa Anual de Trabajo de las ORE´s, así como sus modificaciones o
actualizaciones.
b) Coordinar con la DEOR, la integración de los presupuestos de operación y de las
actividades o eventos de promoción de las ORE´s, con base en los techos presupuestales
comunicados por la DEAF.
c) Autorizar las comisiones oficiales a México y a lugares fuera del ámbito de cobertura de los
Directores y Directores Adjuntos de las Oficinas de Representación en el Exterior en
concordancia con lo establecido en la “Guía para la Asignación y Comprobación de Viáticos
y Pasajes”.
d) Autorizar la realización de eventos no programados que lleven a cabo las ORE’S con
recursos derivados de sus economías.
e) Autorizar las actualizaciones al procedimiento.
16.3
DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
a) Comunicar a la DGAACI, DEOR, DRORE, DORE el Techo Global del Presupuesto
Autorizado para el ejercicio fiscal de que se trate.
b) Comunicar las ampliaciones presupuestales a la DG, considerando la disponibilidad
presupuestal.
c) Comunicar las reducciones del presupuesto anual asignado a las ORE´s, en caso de
contingencias.
d) Proponer actualizaciones al procedimiento.
e) Observar este procedimiento y hacerlo del conocimiento del personal y las áreas a su cargo.
16.4
DIRECCIÓN EJECUTIVA DE OFICINAS DE REPRESENTACIÓN
a) Proponer al DGAACI el Programa Anual de Trabajo de las oficinas de representación en el
exterior, para enviarlo a la DGAACI para su aprobación.
b) Informar a las ORE´s acerca de todas las campañas y cooperativos con destinos que se
realizarán en cada país para que éstas puedan replicarlos.
c) Informar a las unidades administrativas de oficinas centrales competentes acerca de todos
los eventos promocionales que éstas vayan a realizar, tanto dentro de su área de
adscripción, como en el territorio nacional, para que éstas den seguimiento a los mismos.
d) Mantener actualizada la información de contrataciones realizadas al amparo del artículo 16
de la LAASSP.
e) Obtener la firma de autorización de la DGAACI para la formalización de las asignaciones
anuales en todas las partidas para las ORE’s.
f) Proponer y controlar los presupuestos de las ORE´s.
Dirección General Adjunta de Administración y
Coordinación Internacional
28 de 39
REGLAS DE OPERACIÓN PARA LAS OFICINAS DE
REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
g) Apoyar a las ORE´s en el seguimiento de sus asuntos con las demás áreas del Consejo.
h) Acordar con el Director General Adjunto de Administración y Coordinación Internacional la
realización de los eventos no programados que lleven a cabo las ORE´s con recursos
derivados de sus autonomías.
16.5
COORDINACIÓN DE FERIAS Y EVENTOS
a) Informar oportunamente a las Unidades Administrativas involucradas, las ferias
internacionales a su cargo.
b) Realizar y coordinar con las áreas administrativas y las ORE’s los trámites indispensables
para la realización de las ferias internacionales asignadas a su cargo, incluyendo el pago a
los proveedores, el cual debe hacerse de manera coordinada con las ORE’s, así como
obtener la documentación comprobatoria respectiva.
c) Realizar la comercialización de las ferias en que participa el CPTM y asegurar que el costo
de recuperación sea reportado a la DRF.
16.6
DIRECCIÓN REGIONAL DE OFICINAS DE REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
a) Revisar y dar Vo.Bo. a cualquier ajuste o movimiento al presupuesto originalmente
autorizado de las partidas 37104, 37106, 37206, 37504, 37602, 38301 y 38401, con las
limitaciones establecidas.
b) Proponer la distribución del presupuesto anual de las ORE´s a su cargo.
c) Dictaminar las ampliaciones presupuestales solicitadas por las ORE´s y en su caso, remitir
oficio solicitando autorización a la DGAACI.
d) Supervisar los planes y programas de las ORE´s a través de los indicadores establecidos
para el caso.
e) Dar seguimiento a la estrategia operacional y presupuestal del mercado a su cargo.
f) Coordinar la integración del Programa Anual de Trabajo de las Oficinas del Consejo en el
Exterior del mercado a su cargo.
g) Validar el Programa Anual de Trabajo de la DRORE a su cargo, así como de los Programas
Anuales de Trabajo de las Oficinas del CPTM bajo su circunscripción y supervisar su
cumplimiento.
h) Autorizar los movimientos y cambios del Programa Anual de Trabajo de la Dirección
Regional a su cargo, así como de los Programas Anuales de Trabajo de las oficinas del
CPTM bajo su circunscripción, previo acuerdo de la DGAACI.
i) Aplicar las disposiciones contenidas en este documento.
j) Coordinar a las ORE´s para que proporcionen la información de las contrataciones
realizadas al amparo del artículo 16 de la LAASSP.
k) Solicitar la autorización de la DGAACI a través de la DEOR, para realizar eventos no
programados que lleven a cabo las oficinas del área de su adscripción, derivados de sus
economías; asimismo, mensualmente entregará a la DEOR un reporte de estos eventos.
16.7
DIRECCIÓN DE OFICINA DE REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
En caso de no existir DORE, será la DAORE, o el nivel inmediato inferior, o bien el
que designe la DRORE.
a) Integrar el proyecto del presupuesto anual a su cargo.
Dirección General Adjunta de Administración y
Coordinación Internacional
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REGLAS DE OPERACIÓN PARA LAS OFICINAS DE
REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
b) Verificar el estricto cumplimiento del presupuesto asignado a la ORE a su cargo, solicitando
los movimientos compensados que se requieran para compensar cualquier desvío del
mismo.
c) Administrar y comprobar oportunamente los recursos recibidos.
d) Cerciorarse de la adecuada utilización de los recursos conforme a presupuesto y
operaciones autorizadas.
e) Supervisar el ejercicio del presupuesto con las limitaciones que establece la normatividad
vigente, conforme a las medidas de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal.
f) Verificar que se informen a la DRF, los ingresos que reciban terceros en sus cuentas de
cheques por cualquier concepto.
g) Asignar los viáticos al personal de la ORE.
h) Supervisar el control y reembolso de los gastos de telefonía que no correspondan a
llamadas propias del CPTM.
i) Solicitar recursos conforme al presupuesto calendarizado autorizado.
j) Rechazar todos aquellos gastos que no estén relacionados con la operación de la oficina o
aquellos gastos que no cumplan con las políticas establecidas.
k) Integrar el Programa Anual de Trabajo de la Oficina de Representación en el Exterior a su
cargo, con base en los lineamientos dictados por la DRORE.
l) Validar el Programa Anual de Trabajo de la oficina a su cargo.
m) Supervisar el cumplimiento del Programa Anual de Trabajo de la oficina a su cargo.
n) Solicitar los movimientos y cambios del Programa Anual de Trabajo a su cargo, de la
DRORE.
o) Revisar, validar y solicitar el Vo.Bo., del DRORE del seguimiento del Programa Anual de
Trabajo de la oficina a su cargo.
p) Aplicar las disposiciones contenidas en este documento.
q) Supervisar que se realice una adecuada clasificación de los gastos realizados, de acuerdo
con la partida y subpartida que corresponda (en el caso de las partidas 38301 “Congresos y
Convenciones” y 38401 Exposiciones).
r) Revisar, validar y supervisar el envío oportuno de los reportes e informes requeridos para el
seguimiento y control del ejercicio presupuestal.
s) Supervisar la conciliación de cifras del presupuesto radicado, comprobado, pendiente de
comprobar y observaciones al gasto con la GCAOE.
t) Revisar, validar y supervisar que se realice el cierre del ejercicio conforme a fechas
establecidas.
u) Verificar la guarda de una copia de la documentación comprobatoria del gasto, de
conformidad con la normatividad establecida.
v) Proporcionar a la GAL la información de las contrataciones realizadas al amparo del artículo
16 de la LAASSP.
16.8
ASISTENTE TÉCNICO ADMINISTRATIVO O ASISTENTE DE PROMOCIÓN
a) Estimar el costo de la operación anual de la ORE de que se trate, con base en las
estadísticas, así como en proyecciones analíticas y la estimación de la inflación y/ o
variaciones de tipo de cambio.
b) Integrar los formatos de Presupuesto de las ORE’s, Anexo No.1.
c) Someter a consideración y firma de su DORE o DAORE los formatos de presupuesto Anexo
No.1.
Dirección General Adjunta de Administración y
Coordinación Internacional
30 de 39
REGLAS DE OPERACIÓN PARA LAS OFICINAS DE
REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
d) Elaborar los reportes de avance y ejercicio de gasto presupuestal que se requieran, para
validación del DORE o DAORE, la DRORE y la DRF.
e) Aplicar las disposiciones contenidas en este documento.
f) Proponer al DORE o DAORE, la DRORE correspondiente, la actualización de este
documento cuando la operación así lo requiera.
g) Integrar y relacionar la documentación comprobatoria del ejercicio del gasto.
h) Realizar el registro contable de los ingresos y egresos de la ORE correspondiente.
i) Conciliar en coordinación con la GCAOE, cifras del presupuesto radicado, comprobado,
pendiente de comprobar y observaciones al gasto.
j) Las demás que le asigne el DORE o DAORE, la DRORE.
16.9
DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
a) Otorgar el Vo.Bo. a las solicitudes de radicación de recursos a las ORE´s.
b) Autorizar la solicitud de las ORE ´s, la adecuación de recursos de la partida 39902 a las
demás partidas (37104, 37106, 37206, 37504, 37602, 38301 y 38401) y viceversa.
c) Preparar la información y la comunicación por escrito relativa al cierre del ejercicio
presupuestal de las ORE `s.
d) Evaluar a los proveedores bancarios.
e) Proponer la actualización que permita eficientar los procedimientos presupuestales y de
control interno de las ORE ´s.
16.10 GERENCIA DE CONTROL ADMINISTRATIVO DE OFICINAS EN EL EXTERIOR
a) Gestionar la oportuna transferencia de recursos a las ORE ´s conforme a los lineamientos y
fechas estipuladas.
b) Registrar y controlar el presupuesto asignado a las ORE ´s de las partidas 37104, 37106,
37206, 37504, 37602, 38301, 38401 y 39902.
c) Operar la información relativa al control y registro de las radicaciones de recursos y
comprobación de gastos, hasta concluir el cierre de ejercicio.
d) Informar a las ORE ´s las observaciones efectuadas a aquellos gastos que no cumplan con
las políticas establecidas.
e) Conciliar cifras del presupuesto radicado y ejercido con las ORE ´s, GC y GP.
f) Elaborar y presentar los informes y reportes relacionados con el ejercicio presupuestal de las
ORE ´s.
16.11 GERENCIAS: DE SITUACIÓN FINANCIERA, Y DE PRESUPUESTO
a) Verificar y transferir a las ORE ´s en tiempo los recursos solicitados por la GCAOE.
b) Conciliar cifras del presupuesto radicado a las ORE ´s con la GCAOE.
16.12 GERENCIA DE CONTABILIDAD
a) Verificar que los comprobantes de gasto presentados por las ORE´s, cumplan con los
requisitos establecidos para el caso y efectuar los registros contables correspondientes.
16.13 GERENCIA DE ADQUISICIONES Y LICITACIONES.
Dirección General Adjunta de Administración y
Coordinación Internacional
31 de 39
REGLAS DE OPERACIÓN PARA LAS OFICINAS DE
REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
a) Solicitar a las ORE´s (área requirente) el reporte trimestral de las contrataciones realizadas
al amparo del artículo 16 de la LAASSP, conforme al Modelo No. 11, contenido en la “Guía
para la Contratación de Bienes y Servicios conforme al Artículo 16 de la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Privado”.
17.
ANEXOS
Anexo No.
Nombre
1
Presupuesto asignado para el Ejercicio
2
Justificación de recursos excedentes
3
Solicitud de recursos
4
Relación–Solicitud de transferencia de recursos
5
Relación mensual de comprobación
6
Conciliación bancaria
7
Acuerdo de trabajo del grupo de dirección
Dirección General Adjunta de Administración y
Coordinación Internacional
32 de 39
REGLAS DE OPERACIÓN PARA LAS OFICINAS DE
REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
ANEXO No. 1
PRESUPUESTO ASIGNADO PARA EL EJERCICIO 201X
RESUMEN
OFICINA SEDE:
(CIFRAS EN DÓLARES DE LOS EUA. TIPO DE CAMBIO:xxx)
PARTIDA
CONCEPTO
ENE
FEB
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DIC
TOTAL DEL
PERIODO
37104
Pasajes aéreos
nacionales
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
37106
Pasajes aéreos
internacionales
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
37206
Pasajes
terrestres
internacionales
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
37504
Viáticos
nacionales
Viáticos
internacionales
Congresos
y
convenciones
Exposiciones
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
Gastos de
oficinas
TOTALES
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
37602
38301
38401
39902
las
Solicita
Valida
XXXXXX
(Titular ORE)
XXXXXXXXX
Director Regional para XXXXXX
Autorizan
XXXXXXXXX
XXXXXXXXX
Director General
Adjunto de
Administración y
Coordinación
Internacional
Director General
FO-DRF-GCAOE-1
Nota: Este anexo consta de 9 páginas en las que se presupuestan las partidas autorizadas a las
ORE´s.
Dirección General Adjunta de Administración y
Coordinación Internacional
33 de 39
REGLAS DE OPERACIÓN PARA LAS OFICINAS DE
REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
ANEXO No. 2
Justificación de Recursos Excedentes
XXXX Bimestre 201X
Oficina de Representación en el Exterior:
Por este medio informo que esta oficina cuenta con un excedente en la cuenta de cheques por USD
00,000.00 (xx 00/100 dólares americanos). Cálculo promedio al xx de xxxxxx de 201X y dichos
recursos se encuentran comprometidos en las operaciones que se detallan a continuación:
Proveedor
Concepto
Evento
TOTAL
Importe en USD
USD 00,000.00
Atentamente
xxxxxxxx xxxxxx xxxxxxx
(Titular ORE)
xx/xx/0x
FO-DRF-GCAOE-2
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REGLAS DE OPERACIÓN PARA LAS OFICINAS DE
REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
ANEXO No. 3
SOLICITUD DE RECURSOS
Año: 201X
Página 1 de 1
OFICINA DE REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
PARTIDA
IMPORTES
CONCEPTO
37104
37106
$
$
-
TOTAL POR
PARTIDA
$
-
-
PASAJES AÉREOS
INTERNACIONALES PARA
SERVIDORES PÚBLICOS
$
-
$
-
PASAJES
AÉREOS
NACIONALES
PARA
SERVIDORES PÚBLICOS
37206
$
-
PASAJES TERRESTRES
INTERNACIONALES PARA
SERVIDORES PÚBLICOS
37504
$
-
VIÁTICOS NACIONALES PARA
SERVIDORES PÚBLICOS
$
-
-
VIÁTICOS EN EL
EXTRANJERO PARA
SERVIDORES PÚBLICOS
$
-
CONGRESOS Y
CONVENCIONES
$
-
37602
$
38301
$
38401
$
-
EXPOSICIONES
$
-
39902
$
-
GASTOS DE LA OFICINA
$
-
Gran Total
$
-
Fecha: xx de xxxx, 201X
Nombre y Firma:_________________________________
XXXXX XXXXX XXXXX
(Titular ORE)
Observaciones de la GCAOE:
xx/xx/201x
FO-DRF-GCAOE-3
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REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
ANEXO No.4
México, D. F. a
Solicitud No.
000-201X
At´n: XXXXXXXXXXXXXXX
Gerente de Presupuesto
Ref.:
Se solicita la Radicación de Recursos en las oficinas del CPTM en el exterior, conforme al
cuadro mostrado a continuación:
No. Sol
No. Rad
Partida
Oficina
Monto
Solicitado
Moneda
Solicitada
Importe
Radicado
Moneda de
Radicación
Referencia
Atentamente
Vo. Bo.
XXXXXXXXXXXXXXXX
Gerente de Control Administrativo
de Oficinas en el Exterior
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
Director de Recursos Financieros
FO-DRF-GCAOE-4
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Coordinación Internacional
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REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR
ANEXO No. 5
RELACIÓN MENSUAL DE COMPROBACIÓN
Oficina de Representación en el Exterior:
Comprobación del mes de:
No.
No. de
cheque
Concepto
Fecha
del
cheque
Partida
Párrafo del
presupuesto,
en que se
considera
Subpartida
Moneda
Monto
Fecha del
comprobante
Beneficiario
Observaciones
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
Responsable de la información
Titular ORE
XX/XX/201X
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ANEXO No. 6
Conciliación Bancaria
Mes:
Moneda:
Fecha:
de: 201X
Oficina de
Representación
en el Exterior:
Banco:
Cuenta:
xxxxxxxxxxx
SALDO SEGÚN ESTADO DE CUENTA AL XX DE XXXXXX
DE 201X
(ESTE DATO DEBE COINCIDIR AL 100% CON EL ESTADO DE CTA.
QUE NOS ENVÍAN)
0.00
a)
MENOS
ABONOS DE LA OFICINA NO CORRESPONDIDOS POR EL BANCO
0.00
b)
MENOS
ABONOS DEL BANCO NO CORRESPONDIDOS POR LA OFICINA
0.00
c)
MÁS
CARGOS DE LA OFICINA NO CORRESPONDIDOS POR EL BANCO
0.00
d)
MÁS
CARGOS DEL BANCO NO CORRESPONDIDOS POR LA OFICINA
SALDO CONTABLE
0.00
ABONOS DE LA OFICINA NO CORRESPONDIDOS POR EL BANCO
CHEQUES EN TRANSITO, ES DECIR TODOS AQUELLOS CHEQUES EXPEDIDOS Y
ENTREGADOS A CUALQUIER PROVEEDOR QUE NO HAYAN SIDO COBRADOS
NO. DE CHEQUE
c)
SALDO
SOLICITADO
Director de Oficina de
Representación en el
Exterior
Operador Administrativo
a)
SALDO
SOLICITADO
IMPORTE
0.00
0.00
0.00
CARGOS DE LA OFICINA NO CORRESPONDIDOS POR EL BANCO
RADICACIONES DE OFICINAS
CENTRALES
RADICACIÓN SUELDOS
0.00
RADICACIÓN GASTOS DE OPERACIÓN
0.00
0.00
EN AMBOS CASOS (SUELDOS Y GASTOS DE OPERACIÓN) SE REFIERE A RADICACIONES YA
CONFIRMADAS VÍA MAIL POR OFICINAS CENTRALES Y EN TRÁNSITO POR RECIBIR EN SU
BANCO.
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ANEXO No. 7
Acuerdo de Trabajo del Grupo de Dirección
FECHA:
ASUNTO: (DESCRIPCIÓN Y RAZONES DEL AJUSTE PRESUPUESTAL).
(Ejemplo)
Rubro
Acciones No Programadas en el Plan
Mercadotecnia
Presupuesto
DNR (MDP)
Aumento
Disminución
Presupuesto DNR
Ajustado
(MDP)
Mercado Nacional
Relaciones Públicas
Mercado Norteamérica (EUA y Canadá)
Mercado Nacional
Mercado Europa
Mercado Latinoamérica
Asia
Mercado Norteamérica
Acciones Promocionales
*Mercado Norteamérica
*Mercado Nacional
*Mercado Europa
*Mercado Latinoamérica
*Mercado Asia
*Mercado Canadá
AJUSTES COMPENSADOS
XXXXXXXXXXX
Director General
XXXXXXXXXXXXXX
Director Ejecutivo de Oficinas de Representación
XXXXXXXXXXXXXXX
Director General Adjunto de Administración y
Coordinación Internacional
XXXXXXXXXX
Director General Adjunto de Mercadotecnia y
Promoción
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Coordinación Internacional
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