Reuniones de Juntas Escolares - Salt Lake City School District

Política de la Junta de Educación B-2:
Reuniones de Juntas Escolares
REFERENCIAS
Procedimientos Administrativos para la Política de la Junta de Educación B-2
Board of Education Handbook
Utah Code §11-13-223
Utah Code §11-14-318
Utah Code §52-4
Utah Code §53A-3-201, 202, 402(21), 409,
Utah Code §53A-16-106(3)
Utah Code §53A-19-102(2), 104(6) (b)
Utah Code §63F-1-701
Robert's Rules in Plain English: A Readable, Authoritative, Easy-to-Use Guide to Running Meetings (2nd Edition), by Doris P.
Zimmerman (Collins Reference, 2005)
POLÍTICA
Es política de la Junta de Educación del Distrito Escolar de Salt Lake City reunirse regularmente a fin de que la junta pueda
discutir o actuar con respecto a temas sobre los que tiene jurisdicción. Todas las reuniones de la junta deben estar abiertas
al público, a menos que sean cerradas en la manera y por los propósitos permitidos por las leyes de Utah.
El propósito de esta política es asegurar el cumplimiento de todas las secciones pertinentes de las leyes de Utah, incluidos los
requisitos establecidos por la Ley de Reuniones Públicas y Abiertas de Utah, y brindar espacios adecuados para que el público
exprese sus comentarios sobre diversos temas ante la junta.
Comentarios Públicos en las Reuniones de la Junta y Comunicación con los Miembros de la Junta: La Junta de
Educación del Distrito Escolar de Salt Lake City reconoce que los comentarios y sugerencias del público son vitales para su
proceso de toma de decisiones. La junta agradece la participación del público y normalmente incluirá un período para
comentarios del público en el orden del día de cada reunión de trabajo de la junta programada regularmente. Revise los
procedimientos administrativos correspondientes a esta política para obtener información adicional sobre las reglas para
comentarios del público en las reuniones de trabajo de la junta. En las sesiones de estudio de la junta, es posible que los
miembros el público asistente sean invitados, a discreción del funcionario que preside la junta, a contribuir informalmente a la
discusión, si el tiempo y la naturaleza del tema lo permiten.
Los ciudadanos pueden contactar a los miembros de la junta para expresar sus puntos de vista o exigir una acción a través
de un mensaje de correo electrónico, por carta, o por teléfono a la dirección y números indicados en la página web del
distrito escolar. Los mensajes también pueden enviarse por correo electrónico o por carta a la oficina del superintendente, en
donde serán copiados y distribuidos a todos los miembros de la junta.
El siguiente aviso se publicará en el orden del día de todas las reuniones de trabajo de la junta:
Nota: Las personas que soliciten hablar a la Junta de Educación en una reunión abierta necesitan enviar una notificación a la
oficina del superintendente a más tardar a las 12:00 p.m. el día de la reunión de la junta. La resolución de preguntas o las
respuestas a propuestas no deben esperarse en esa misma reunión; se le pedirá al personal o a otros que investiguen y/o
preparen materiales y soluciones para reuniones siguientes. Se programó un total de quince minutos para las personas que
soliciten hablar. Se asignarán tres minutos para los pedidos individuales y cinco minutos para los pedidos grupales. Si recibimos
más pedidos de lo que permite el tiempo asignado, dichos pedidos serán programados para la siguiente reunión de trabajo de la
junta. Puede enviar sus inquietudes por escrito a la Oficina del Superintendente para su distribución a la junta de educación en
cualquier momento.
Requisitos Relativos a Notificaciones y Ordenes del Día: Al menos una vez al año, la junta debe notificar al público sobre
el calendario de sus reuniones anuales, de acuerdo con las leyes de Utah, incluida la fecha, hora y lugar anticipados para cada
reunión. Además, la junta debe notificar al público sobre cada reunión individual, con al menos 24 horas de anticipación,
incluido el orden del día, la fecha, la hora y el lugar de la reunión.
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La junta determina que las notificaciones de las reuniones, que incluyen los órdenes del día, sean publicadas en la página web
pública del Distrito Escolar de Salt Lake City, enviadas a la oficina del alcalde de Salt Lake City y publicadas en la página web de
Notificaciones al Público de Utah.
Los órdenes del día deben ser razonablemente específicos al describir los temas de discusión programados. En general, la junta
seguirá su orden del día publicado. Si un tema que no está en el orden del día surge durante la reunión pública, la junta puede,
a discreción del funcionario que preside, discutir el tema pero no puede adoptar ninguna medida definitiva durante esa reunión.
Desarrollo del orden del día: El presidente de la junta, el vicepresidente de la junta y el superintendente deben desarrollar
los órdenes del día de las reuniones de la junta en forma conjunta. Cualquier miembro de la junta puede solicitar que un
tema sea incluido en el orden del día de una próxima reunión contactando al presidente o vicepresidente de la junta. En
general, la programación de temas es a discreción de los líderes de la junta, pero si tres o más miembros de la junta
presentan un pedido para incluir un tema en el orden del día, dicho pedido será satisfecho dentro de las siguientes dos
reuniones.
Audiencias Públicas: Una audiencia pública es una reunión abierta en la cual se brinda a los miembros del público una
razonable oportunidad para comentar sobre el tema de la reunión. Una audiencia pública difiere del período para
comentarios del público regular tanto en el enfoque esperado como en la posible duración. En general, la junta, a través de
sus líderes electos, puede determinar si una reunión de la junta incluirá una audiencia pública. Sin embargo, la junta debe
celebrar una audiencia pública, según lo requerido por la ley, cuando se está considerando cualquiera de los siguientes
temas: (a) cerrar una escuela o modificar los límites de una escuela, (b) la adopción de un presupuesto para el distrito, (c) un
aumento impositivo, o (d) cambios en el cronograma de remuneraciones de los miembros de la junta.
Reuniones de Emergencia: Si se debe convocar a una reunión de la junta para tratar una emergencia o necesidad pública
urgente, y esto hace que resulte poco práctica la notificación de 24 horas que de otra manera se requiere, debe realizarse la
notificación más práctica posible, que incluya hora, lugar y temas a considerar en la reunión. No se podrá celebrar una
reunión de emergencia a menos que se haya hecho el intento de notificar a todos los miembros de la junta y que la mayoría
de los miembros apruebe la reunión.
Lugar de las Reuniones: Las reuniones programadas regularmente deben celebrarse en el lugar especificado en el anuncio
anual de reuniones de la junta, a menos que se haya especificado un cambio de lugar en la notificación pública a una reunión
en particular.
Los talleres, sesiones de estudio y sesiones ejecutivas celebradas el mismo día que una reunión de la junta abierta al público
programada en forma regular deben llevarse a cabo en el mismo lugar que la reunión regular, excepto por lo que las leyes de
Utah permitan y consideren necesario.
Quórum Requerido para Adoptar Medidas: Una mayoría de la junta, o cuatro miembros, constituyen el quórum de la
junta. Se requiere la presencia del quórum antes de que la junta pueda realizar una votación o adoptar una medida. No se
requiere quórum en la reuniones informativas, sesiones de estudio o sesiones ejecutivas, en la cuales no se adoptan medidas.
La junta no puede votar mediante voto secreto, excepto para elegir a los líderes de la junta.
Reuniones Cerradas: La junta puede celebrar reuniones cerradas si se cuenta con el voto afirmativo de dos tercios de los
miembros de la junta presentes en una reunión para la cual se hizo una notificación pública, según el Código de Utah. La junta
no puede aprobar ninguna resolución, regla, norma, contrato o designación durante una reunión cerrada, ni puede la junta
entrevistar a un aspirante a ocupar un puesto vacante en la junta. Normalmente, las reuniones cerradas de la junta
solamente incluirán miembros de la junta que estén presentes físicamente en el lugar de la reunión. Los líderes de la junta
pueden hacer una excepción en el caso de algún miembro de la junta que no puede asistir a una reunión cerrada por causas
justificadas.
Grabación y Actas de las Reuniones de Junta Abiertas: Se deben guardar actas escritas y una grabación de cada
reunión de junta abierta, excepto en el caso de visitas a establecimientos o viajes en los cuales no se realiza ninguna votación ni
se adopta ninguna medida. En dichas visitas a establecimientos o viajes se debe guardar o una grabación o bien actas escritas.
La junta considera a sus actas escritas, una vez que han sido aprobadas por votación de la junta, como registros oficiales de
medidas adoptadas.
Las grabaciones y actas de una reunión abierta en la que se vota para celebrar una reunión cerrada deben contener la razón
o razones para celebrar una reunión cerrada y los votos, por nombre, de los miembros presentes, a favor o en contra de la
moción para celebrar tal reunión. El lugar de la reunión cerrada también debe grabarse.
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Todas las reuniones de junta abiertas serán grabadas (video y audio) y estarán disponibles durante un año en la página web
del distrito (/http://www.slcschools.org/).
Cualquier miembro de la junta puede solicitar que se adjunte dicha información a las actas, siempre y cuando tal información
sea un registro de los procedimientos de la reunión.
Grabación de Reuniones de Junta Cerradas: Se debe guardar una grabación de todas las reuniones de junta cerradas,
excepto cuando las discusiones conciernan exclusivamente al carácter, competencia profesional o salud mental o física de un
individuo; o se refieran al despliegue de personal, dispositivos o sistemas de seguridad.
Reuniones Electrónicas: La junta autoriza la celebración de reuniones electrónicas cuando sea necesario, según lo
determinado por los líderes de la junta y de acuerdo con los requisitos de las leyes de Utah. El acceso remoto y la participación
vía telefónica de un solo miembro de la junta a una reunión de junta programada regularmente no es una reunión electrónica.
Grabación de Reuniones de Junta por Miembros del Público: Cualquier persona asistente puede grabar toda o parte de
la reunión en una reunión de junta abierta, siempre y cuando dicha grabación no interfiera en la celebración de la reunión.
Capacitación Anual: El presidente de la junta debe asegurarse de que se brinde a los miembros de la junta capacitación anual
sobre las disposiciones de esta política y de la Ley de Reuniones Públicas y Abiertas de Utah.
Pautas de Procedimiento y Mociones Parlamentarias: Las reuniones de la Junta de Educación del Distrito Escolar de
Salt Lake City deben estar regidas por una versión menos formal de las Reglas de Orden de Robert (Robert’s Rules of Order)
adecuada para juntas y reuniones más pequeñas. El administrador de empresas designado por la junta sirve como el
parlamentario de la junta, a menos que otro individuo haya sido específicamente designado para asumir esta responsabilidad
por el presidente o vicepresidente de la junta. Las siguientes pautas y ejemplos han sido extraídos del libro de la Asociación
de Juntas Escolares de Utah titulado “Apertura de Sesiones” (“Coming to Order”), que sirve como referencia para llevar a
cabo reuniones de junta, junto con el Manual de la Junta de Educación (Board of Education Handbook) y el libro “Las Reglas
de Orden de Robert en Inglés Claro y Conciso” (“Robert's Rules in Plain English”) de Doris Zimmerman. Los tres libros se
pondrán a disposición de todos los nuevos miembros de la junta.
a. La junta tiene un formato de orden del día establecido para sus reuniones de trabajo, sesiones de estudio y sesión de
planificación anual.
b. Los temas del orden del día relacionados con la adopción de medidas requieren:
• un moción por parte de un miembro de la junta;
• que se secunde la moción;
• una discusión de la moción entre los miembros de la junta;
• una votación de los miembros de la junta
c. Salvo el orden del día aceptado, cada moción debe limitarse a una idea o problema.
d. No puede presentarse una nueva moción mientras se está discutiendo otra.
e. Se puede modificar una moción y se deben votar las modificaciones antes de tomar medidas en relación a la moción
original.
f. Antes de votar una moción principal, se puede interrumpir la reunión mediante una moción:
• para posponer la moción principal;
• para posponer la toma de medidas;
• para remitir la moción a un comité;
• para eliminarla de la lista de mociones a considerar;
• para levantar la sesión.
Las mociones subsidiarias deben ser resueltas antes de tomar medidas con respecto a la moción principal.
g. Se puede cerrar el debate formalmente con una moción para dar por finalizada la cuestión y con dos tercios de votos
afirmativos.
h. Cuando el presidente siente que la discusión está finalizada, se puede votar sin una moción formal para cerrar el debate,
a menos que exista objeción de algún miembro.
i. Algunas mociones no son debatibles, como por ejemplo una moción para levantar la sesión o para apelar una decisión
ante el presidente. Consulte la “Tabla Simplificada de Mociones Parlamentarias para Miembros de Juntas Escolares”
(“Simplified Chart of Parliamentary Motions for School Board Members”) del Manual de la Junta de Educación.
j. Un miembro de la junta, y no otra persona, puede cuestionar un procedimiento de la junta en cualquier momento,
poniéndose de pie y solicitando una moción de orden. Luego de que el miembro que solicita la moción de orden explica
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su punto, el presidente emite un fallo que puede ser apelado y sometido a votación de toda la junta. Se requieren cinco
votos para invalidar el fallo del presidente o suspender una regla.
k. Antes de votar una moción, se la debe leer en voz alta.
l. Se espera que el presidente, en virtud de su posición dentro de la junta, vote cada punto antes que el resto de la junta.
m. El presidente debe indicar antes de cada voto si se requiere una mayoría simple o especial.
n. El presidente debe tener a mano una guía de referencia, tal como la tabla de mociones parlamentarias.
Documentos o Información para Discutir en una Reunión de Junta: La junta se basa en información clara y de alta
calidad que recibe del superintendente, el administrador de empresas, el personal del distrito y otras personas de la
comunidad. Todos los que se presentan a las reuniones de junta deben leer, considerar y seguir las pautas administrativas
adjuntas a esta política. Cualquier miembro de la junta puede enviar un documento o artículo de interés general a todos los
miembros de la junta o al superintendente para que lo distribuya. Si un miembro de la junta desea traer un documento o una
información específica para explicar un punto del orden del día de la reunión de la junta, dicho miembro debe proporcionar
copias para todos los miembros de la junta, y para el superintendente, y brindar tiempo suficiente para que el documento
pueda ser leído y considerado antes de esperar que se lo discuta. Las preguntas sobre documentos y demás información
brindada como parte de los órdenes del día de las reuniones de junta, o de los memorándums del superintendente, pueden
dirigirse al superintendente o a los presentadores individuales como se especifica, o ser tratados en reuniones de grupos
pequeños celebradas con ese propósito.
Ningún empleado o alumno del distrito debe estar sujeto a discriminación en el empleo ni en ningún programa o actividad del distrito por razones de edad, color, discapacidad, sexo, identidad de género,
información genética, nacionalidad, embarazo, raza, religión, orientación sexual o condición de veterano de guerra. El distrito está comprometido a brindar igualdad de acceso y de oportunidades en todos sus
programas, servicios y empleos, incluidos sus procesos de presentación de denuncias, políticas, acceso a programas, utilización de establecimientos del distrito, adaptaciones razonables y demás asuntos
relacionados con la Igualdad de Oportunidades Laborales. El distrito también brinda igualdad de acceso a establecimientos del distrito a todos los grupos de jóvenes mencionados en el Título 36 del Código de
los Estados Unidos, incluidos los grupos de scouts. Se ha designado a la persona mencionada a continuación para manejar las preguntas y denuncias relacionadas con casos de discriminación, acoso y
represalias ilegales: Kathleen Christy, Superintendente Auxiliar, 440 East 100 South, Salt Lake City, Utah 84111, (801) 578-8251. También puede contactar a la Oficina de Derechos Civiles, Denver, CO,
(303) 844-5695.
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