PROPUESTA IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE SERIES

ESTUDIO DE IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN
Número
130
REGLA DE CONSERVACIÓN
Código
125
Código IAPA
1
1
4
6
v.
2
Archivo proponente
Nombre: Archivo General de Castilla y León
Código del Centro: ES-CYL-00.01-47003
Correo electrónico: [email protected]
Dirección Postal: Palacio del Licenciado Butrón, Pza. Sta. Brígida, s/n, 47003
Teléfono: 983 41 29 17
Fax: 983 41 29 19
1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
1.1. Órgano productor
Nivel 1: Consejería de Cultura y Turismo
Nivel 2: Dirección General de Promoción e Instituciones Culturales
Nivel 3: Comisión Calificadora de Documentos de Castilla y León
1.2. Denominación de la serie
Denominación actual: Expedientes de Aprobación de los Calendarios de Conservación del Patrimonio
Documental
Otras denominaciones:
1.3. Fechas Extremas
Serie abierta
Fecha de inicio: 2006 Serie cerrada
Fecha de inicio:
Fecha final:
1.4. Función Administrativa
Aprobar los Calendarios de Conservación para determinar, a partir de la valoración documental, los
plazos para las transferencias y conservación de los documentos, así como las series que deberán ser
eliminadas, el momento de su eliminación y aquellas otras que se conservarán indefinidamente.
1.5. Marco Legal
-
Ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y de Patrimonio Documental de Castilla y León. (BOCyL,
15/05/1991) Modificada por la Ley 7/2004, de 22 de diciembre. (BOCyL, 23/12/2004)
Decreto 115/1996, de 2 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos
de Castilla y León. (BOCyL, 08/05/1996)
Decreto 309/1993, de 23 de diciembre, por el que se regulan la composición, funciones y
organización del Consejo de Archivos de Castilla y León. (BOCyL , 29/12/1993)
Decreto 221/1994, de 6 de octubre, por el que se establece la estructura, funciones y
articulación del Archivo General de Castilla y León. (BOCyL, 11/10/1994)
Orden, de 28 de enero de 1997, de la Consejería de Educación y Cultura, por la que se crea la
Comisión Calificadora de Documentos de Castilla y León y se regula su composición y
funcionamiento (BOCyL, 04/02/1997). Modificada por la Orden EYC/411/2003.
1.6. Trámite y documentación
Fases del procedimiento:
- Las Propuestas de reglas de conservación son elaboradas por los archiveros de los distintos
archivos. La propuesta debe incluir:
o Conformidad del productor
o Informe Entidad/Órgano titular
o Información complementaria que se considere necesaria
o Copia de un expediente representativo de la serie valorada
o En el caso de los Archivos de la Administración Autonómica, informe favorable del Archivo
General de Castilla y León. A estos efectos, el archivero que prepara la Propuesta la
remite al Archivo General para informe antes de su presentación ante la Comisión
Calificadora.
-
El titular de los documentos remite la Propuesta a la Comisión Calificadora
-
La Comisión Calificadora examina las Propuestas por orden de recepción y adopta los
acuerdos correspondientes, de los que se levanta acta.
-
Las Propuestas que la Comisión Calificadora dictamina favorablemente se elevan al Consejo
de Archivos, que emite informe sobre cada una de ellas.
-
A la vista de los dictámenes de la Comisión Calificadora y oído el Consejo de Archivos, la
Consejería competente en materia de Archivos aprueba los calendarios de conservación,
mediante Orden que se publicará en el BOCYL.
Documentos que integran el expediente:
-
Oficios de remisión.
Propuestas de reglas de conservación (original)
Incluye:
Estudio de Identificación y valoración de la serie
Conformidad del productor (original)
Informe del Archivo General (original), en su caso.
Informe Entidad /Órgano titular (original)
Expediente representativo de la serie (fotocopia)
-
Acuerdos de la Comisión Calificadora *
Acuerdos del Consejo de Archivos *
Propuesta de Orden de Aprobación (original)
Orden de Aprobación (original)
* En esta serie no se incluyen físicamente los acuerdos adoptados por la Comisión y el Consejo
respecto a las Propuestas. Éstos están recogidos en las Actas que se conservan en las respectivas
series, de Expedientes de Sesiones de la Comisión Calificadora de Documentos y de Expedientes
de Sesiones del Consejo de Archivos
1.7. Sistema de ordenación
Ordenación cronológica por fecha de publicación
1.8. Soporte
Papel
1.9. Soporte de sustitución
2
NO
X
SI
Tipo:
1.10. Series Relacionadas
Tipo de
Denominación de la serie
relación
*
(OT)
(OT)
Unidad
Administrativa
Órgano Productor
Consejería de
Cultura y Turismo /
Exp. de Sesiones de la Comisión Dirección General de
Calificadora de documentos
Promoción e
Instituciones
Culturales
Consejería de
Cultura y Turismo /
Exp. de Sesiones del Consejo de Dirección General de
Archivos
Promoción e
Instituciones
Culturales
Comisión
Calificadora
Papel
Consejo de Archivos
Papel
Archivos integrantes
del Sistema
* Claves: (AN) Antecedentes, (SU) Sucesoras, (RE) Recapitulativas, (OT) Otro tipo de relación
(OT)
Exp. de eliminación de documentos
Soporte
Distintos productores
Papel
2. ÁREA DE VALORACIÓN Y SELECCIÓN
2.1. Valoración
Plazo
Justificación
Valor de gestión
Valor jurídico
Valor informativohistórico
2.2. Propuesta de Regla de conservación
Periodo activo
(Archivo de Gestión)
Plazos
2 años ( T )
Periodo semiactivo
(Archivo Intermedio)
Tratamiento
Periodo inactivo*
(Archivo Histórico, en su caso)
Mientras las Reglas de
Conservación estén
vigentes
(T)
( CT )
Tipo de selección:
Justificación:
* Claves: (CT) Conservación total, (EP) Eliminación Parcial, (ET) Eliminación Total.
2.3. Duplicados Eliminables *
Órgano Productor
Unidad Administrativa
Soporte
Observaciones
Pueden eliminarse tras
Archivos del Sistema de
Papel
finalizar su periodo
Castilla y León
semiactivo
* En caso de que no se conserve la serie valorada se aplicará la Regla de Conservación propuesta.
3. ÁREA DE NOTAS
3
3.1. Notas
4. ÁREA DE CONTROL
4.1. Responsable del estudio
Ana Mª Elena Portos Blanco
Jefa de Sección del Archivo General de Castilla y León.
4.2. Director/Responsable del Archivo
Valladolid, 31 de Agosto de 2009
La Directora del Archivo General
de Castilla y León
Fdo.: Dolores Carnicer Arribas
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Conformidad del Productor
Examinada la propuesta de regla de conservación de la serie Expedientes de Aprobación de los
Calendarios de Conservación del Patrimonio Documental presentada por el Archivo General de
Castilla y León, la secretaria de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla y León
Acuerda: emitir el siguiente informe:
□ Favorable: (otorgar su conformidad y proponer su aprobación).
Valladolid, 31 de Agosto de 2009
La Secretaria de la Comisión Calificadora
Fdo.:Raquel García Robles
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Informe Entidad/Órgano titular
Examinada la propuesta de regla de conservación de la serie Expedientes de Aprobación de los
Calendarios de Conservación del Patrimonio Documental presentada por el Archivo General de
Castilla y León, el Secretario General de la Consejería de Cultura y Turismo
Acuerda: emitir el siguiente informe:
□ Favorable: (otorgar su conformidad y proponer su aprobación).
□ Desfavorable: (justificar).
Valladolid,
de
de 2009
EL SECRETARIO GENERAL
Fdo.:Jose Rodríguez Sanz-Pastor
SR. SECRETARIO DE LA COMISIÓN CALIFICADORA DE DOCUMENTOS DE CASTILLA Y LEÓN
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Informe del Archivo General de Castilla y León 1
Examinada la propuesta de regla de conservación de la serie Expedientes de Aprobación de los
Calendarios de Conservación del Patrimonio Documental presentada por el Archivo General de Castilla y
León, éste
Acuerda::
□ Informar favorablemente la propuesta y proponer su aprobación
□ Informar favorablemente la propuesta y proponer su aprobación como regla de conservación
aplicable a la documentación homogénea generada por [órganos y unidades productoras]
□ Informar desfavorablemente la propuesta (justificar).
Valladolid, 31 de Agosto de 2009
LA DIRECTORA DEL ARCHIVO GENERAL
DE CASTILLA Y LEÓN
Fdo.: Dolores Carnicer Arribas
1
El Informe del Archivo General sólo es preceptivo para las propuestas presentadas por los Archivos Centrales de la
respectiva Consejería y los de las Delegaciones Territoriales de la Administración Autonómica, según lo dispuesto en el
artículo 39.3 del Decreto 115/1996, de 2 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos de Castilla y León.
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