Tecnología SAP para conseguir unos procesos de negocio más ágiles

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Historia de Éxito de Clientes SAP | Distribución de artículos para el hogar | Juguetes Industriales S.A.
Tecnología SAP para conseguir
unos procesos de negocio más
ágiles
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Por qué SAP
Implementación
Solución
Beneficios
Futuro
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Organización
Juguetes Industriales S.A.
Sector
Distribución de artículos para el hogar
Productos y Servicios
Juguetes, elementos de textil hogar para decoración,
cocina y baño, artículos de plástico.
Web
www.juinsa.es / www.unimasa.es / www.ixia.es /
www.bestproducts.es
Soluciones y Servicios SAP
SAP BusinessObjects
La diversificación del negocio de este grupo empresarial levantino, especializado
en la distribución de productos para el hogar y la familia, ha añadido una enorme
complejidad a la gestión de algunas áreas como almacenes y compras. Con el
sistema de gestión de SAP, ha conseguido integrar sus procesos de negocio
clave en un único sistema con un único objetivo: generar eficiencias y ser más
ágil en el mercado.
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Por la ruta de la seda
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Juguetes Industriales S.A (JUINSA) es la matriz
de un grupo de empresas especializadas en el
diseño, selección, importación, comercialización
y distribución de artículos para el hogar y la
familia, fundamentalmente en España pero
también opera en otros países como Portugal o
Italia. Esta compañía nació en los años 70 en la
localidad alicantina de Ibi como una empresa de
importación de juguetes.
Con el tiempo, apostó por crecer y la forma
elegida fue la diversificación. Para ello, en 1985 se
creó Unimasa, cuya actividad es la distribución de
artículos de textil-hogar para decoración, cocina
y baño. Una evolución de su negocio que trajo
consigo la necesidad de trabajar con distintos
representantes, dado la variedad tanto de los
productos comercializados como de los clientes a
los que atendía.
En 1996 da un paso más para adaptarse a
los cambios del mercado. La desaparición de
parte del canal mayorista, a través de los que
comercializaba sus artículos en el mercado,
hizo que la compañía se plantease la posibilidad
de distribuir directamente ciertos productos
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Actualmente el grupo
cuenta con una plantilla de
100
empleados
y facturó 38 millones de euros
en su último ejercicio fiscal.
a tiendas de decoración. Es entonces cuando
nace Ixia con la idea de comprar artículos
de decoración de gama más alta, que son
distribuidas a las tiendas de forma directa.
El grupo se complementa con un catálogo
diferente. Hace dos años se creó Best Products,
una nueva línea de negocio de distribución de
artículos de plástico de un solo uso como tappers
de hostelería, piezas de catering, etc., que se
distribuyen por otro canal que no es el habitual de
JUINSA.
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Pasar de un sistema reactivo
a otro proactivo
Este grupo empresarial tiene que lidiar con la
gestión de más de 15.000 productos con cerca de
22.000 clientes activos a lo largo del año. Además,
cada seis meses se renueva el 33% del catálogo
con 5.000 artículos nuevos, y precisamente ese
es el gran reto del grupo: poder gestionar esa gran
cantidad de productos y novedades cada semestre,
darlos de alta en el sistema de una forma sencilla,
calcular los costes de forma homogénea y, de esta
forma, conseguir mayor agilidad. Satisfacer esas
necesidades ha sido uno de los grandes beneficios
que le ha aportado SAP.
Antes de llevar a cabo el proyecto, utilizaba un
ERP, desarrollo de un grupo de profesionales
nacional, que diseñaron una solución
ERP ligada a máquinas de IBM. Era muy robusta
y tenía funcionalidad, pero esta firma tan sólo
tenía unas 30 instalaciones en toda España,
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por lo que al no tener una gran red comercial
ni de implantadores, al encontrarse con un
problema no aportaban solución inmediata.
Era una aplicación reactiva y el producto
no evolucionaba acorde a las necesidades
de la empresa. Además, añadir cualquier
funcionalidad nueva era muy costoso e
implicaba mucho desarrollo.
En 2008, JUINSA comienza a pensar en el
cambio cuando la infraestructura que soportaba
dicho ERP tenía que ser actualizada. Era un
servidor IBM AS/400 y el licenciamiento de la
solución de gestión estaba ligado a dicho equipo.
Como en ese proceso de cambio de máquina,
había que pagar de nuevo la licencia, por lo que
la dirección de la empresa decidió ver qué otras
opciones había en el mercado.
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SAP y Grupotec,
una combinación perfecta
Con ayuda de una consultora externa llamada
Auren, entre abril y junio de 2009, JUINSA analizó
las funcionalidades de Microsoft Dynamics NAV
y AX, Sage, Oracle y SAP, estudiando varias
combinaciones de partners. La empresa buscaba
un sistema que tuviera una mayor relevancia de
cara a garantizar su evolución, y que aportase
valor a su modelo de negocio. Una herramienta
proactiva, que no estuviera formada por piezas de
software desintegradas.
En la toma de esta decisión, la combinación del
partner y la tecnología de SAP fue lo que más
pesó. Se descartó Dynamics NAV porque el partner
no ofrecía muchas garantías; y Dynamics AX
porque era una solución que requería realizar
una adaptación muy grande y desarrollar
funcionalidades a medida. Finalmente, entre Oracle
y SAP, acompañada de Grupotec, eligieron esta
segunda opción por la confianza que el partner
ofrecía.
“Lo que más pesó a la hora de optar por el ERP de SAP fue el partner, que nos
ofrecía mucha confianza. El equipo de Grupotec nos pareció que sabía de lo que
hablaba y que estaba comprometido. El partner nos dio el último empujón para
decidirnos”.
Francisco Marquina, Director de sistemas y atención al cliente de JUINSA
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Una iniciativa ambiciosa
implantada en un semestre
En octubre de 2009 empezaron las
conversaciones con Grupotec, en las que se
entra al detalle en la toma de requisitos de cada
usuario y departamento. Tras efectuar toda la
parametrización del sistema, en enero-abril de
2010 comienza la instalación de prácticamente
todos los módulos contratados (SD, MM, WM, FI,
CO-PA y una pequeña parte de HR), a excepción
de la solución de business intelligence, que queda
para más adelante. En mayo de ese mismo año
se lleva a cabo la carga de los datos y la fase de
pruebas en desarrollo, entrando el sistema en
productivo finalmente el 30 de ese mismo mes.
SAP Business All-in-One está albergado en dos
servidores (desarrollo y productivo) HP del modelo
ML350 con Microsoft Windows Server 2008 y la
base de datos Microsoft SQL Server y, a día de hoy,
la solución de SAP es utilizada por 52 usuarios
de los departamentos de atención al cliente,
contabilidad, compras, almacenes y dirección.
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SAP Business All-in-One para integrar
todas las órdenes en el sistema
Este grupo empresarial levantino tiene cuatro líneas
de negocio diferentes con múltiples canales de
venta (Agentes, Web, Exposición, Ferias, EDI, Email,
Teléfono) y variados segmentos de clientes. Tiene
que gestionar 35.000 expediciones al año, diez
millones de de euros en stock permanente, 55.000
metros cuadrados de almacén, 98 empleados en
nómina y 110 agentes comerciales. Y todo ello lo
ha simplificado, estandarizado e integrado con la
tecnología SAP.
Ahora dispone de una información y visión más
detallada de su negocio. Antes, los gestores de
categoría registraban todas las órdenes en hojas
Excel, y se gestionaba el alta de productos en una
base de datos Lotus, de IBM, que luego se volcaba
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al ERP. Llevar a cabo estos pasos ya no es necesario
pues se ha conseguido mayor integración con la suite
de ofimática, y más facilidad para exportar cualquier
tipo de dato a Excel, Word… Con ello, ya no existe la
misma clasificación de productos para la compra que
para la venta, ni es la misma para cualquiera de los
tres catálogos ofertados por el grupo.
Ahora, una vez que llega una orden de un producto
está totalmente integrada en el sistema. Todos los
datos están integrados en el sistema.
Por otro lado, Grupotec ha realizado un desarrollo a
medida, que está integrado con toda la gestión de
almacenes de SAP, para simplificar la preparación de
los pedidos en el almacén desde una PDA.
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Un dato único para las compras
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Tras unos meses de operativa con SAP Business
All-in-One, Juguetes Industriales S.A ha conseguido
una mayor visibilidad de las distintas empresas
que conforman el grupo empresarial. Además,
el grupo dispone de un dato único e información
más sólida, lo que ayuda a agilizar los procesos de
toma de decisiones más acertada, sobre todo en el
departamento de compras.
En este sentido, el área de compras ha sido
uno de los departamentos que más beneficios
ha obtenido con la tecnología de SAP, ya que
antes operaba con un programa que no esta
integrado con su sistema de gestión. Esto
implicaba que los gestores de categorías y los
compradores gestionaban y procesaban multitud
de documentos Excel con mucha información
fuera del sistema. Era demasiada información que
luego había que volcar al ERP y no se disponía
de un dato único. Al implantar y utilizar la nueva
solución, la compañía ya no tiene que seguir estos
procedimientos, consiguiendo un gran desarrollo
de este departamento del grupo que necesitaba
gestiones diferenciadas. Además, se ha facilitado la
integración de los datos sobre clientes, gestión de
créditos y cobros.
En definitiva, la compañía ha alcanzado las
siguientes mejoras:
•• Se ha ganado rapidez e integración en el proceso
de dar de alta los productos.
•• Permite tener una “foto” del cliente a nivel de
grupo y no sólo a nivel de sociedad.
•• Se ha optimizado el control del crédito de cliente
y la trazabilidad en las operaciones.
•• Permite mostrar productos en diferentes
catálogos y de diferente manera dependiendo
del mercado al que se accede.
•• Se ha mejorado la calidad en la información
que se ofrece a los clientes y a los agentes
comerciales.
•• Mejor integración con las suites de ofimática.
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CRM e inteligencia
de negocio,
próximos objetivos
Dentro de un año, Juinsa tiene previsto finalizar
la implantación y parametrización de todos los
módulos de SAP Business All-in-One adquiridos,
en concreto, el módulo de business intelligence
para obtener mejores informes. De momento, el
grupo puede elaborar informes a medida, pero
es consciente de que eso lleva tiempo y con el
business intelligence de SAP los puede tener en
dos clics. Su objetivo es emprender un nuevo
proyecto con una máquina aparte donde implantar
business intelligence y explotar el apartado de
informes desde allí.
50 xxx xxx (YY/MM)
Esta implantación irá asimismo acompañada de la
instalación de un CRM.
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