MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS REVISADO POR APROBADO POR Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo Jefe Oficina de Apoyo Financiero Jefe Oficina de Cuentas por Pagar Jefe Oficina de Contabilidad Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrector Académico Director Financiero Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana. PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 1. OBJETIVO Realizar el registro oportuno y efectivo del pago de contraprestaciones en efectivo o a través de apoyo en matrículas de posgrados según los convenios docencia servicio, suscritos entre la Universidad y las Instituciones, así como las contraprestaciones derivadas de estos. 2. ALCANCE Comprende desde la solicitud de autorización de contraprestaciones a través de pagos parciales de matrículas de estudios de posgrado por parte de la Institución hasta la aplicación del apoyo económico y el pago respectivo a la Institución. 3. DEFINICIONES Relación docencia - servicio: Vínculo funcional que se establece entre instituciones educativas y otras organizaciones, con el propósito de formar talento humano en salud o entre instituciones educativas cuando por lo menos una de ellas disponga de escenarios de práctica en salud. Este vínculo se funda en un proceso de planificación académica, administrativa e investigativa de largo plazo, concertado entre las partes de la relación docencia - servicio.1 Pre-liquidación: Cálculo de la contraprestación, basado en las rotaciones o prácticas programadas en una institución con la que se tiene Convenio Docencia – Servicio. Liquidación: Valor a cancelar por Contraprestación, basado en las rotaciones reales realizadas en una institución con la que se tiene Convenio Docencia – Servicio aprobado por las dos partes. 1 Decreto 2376 de 1 de julio de 2010 CAPÍTULO I; DISPOSICIONES GENERALES; ARTÍCULO 2.- DEFINICIONES Oficina de Organización y Métodos Página 2 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 4. CONDICIONES GENERALES La contraprestación establecida dentro de los convenios marco docencia-servicio que suscribe la Universidad con las diferentes instituciones, es la siguiente, no obstante esta podrá considerar excepciones que se pacten al momento de la firma del convenio: “CONTRAPRESTACIÓN. LA UNIVERSIDAD otorgará a LA INSTITUCIÓN como contraprestación, un valor equivalente al 15% de la matrícula semestral, proporcional al tiempo de rotación por cada estudiante de los programas de salud de pregrado que roten en LA INSTITUCIÓN; un valor equivalente al 20% de la matrícula semestral, proporcional al tiempo de rotación por cada estudiante de pregrado de Medicina que realicen el internado en zona rural un valor equivalente al 20% de la matrícula semestral, proporcional al tiempo de rotación por cada estudiante de pregrado de Odontología, que realice la práctica de ruralito; Para el caso de los estudiantes de los programas de salud de posgrado que roten en LA INSTITUCIÓN , acompañados por docentes de LA UNIVERSIDAD, se les otorgará un valor equivalente al 20% de la matrícula semestral, proporcional al tiempo de rotación por cada estudiante; y un valor equivalente al 30% de la matrícula semestral, proporcional al tiempo de rotación por cada estudiante de los programas de salud de postgrado que roten en LA INSTITUCIÓN. Este valor podrá ser reconocido en efectivo, para lo cual LA INSTITUCIÓN deberá presentar la factura correspondiente al final de cada periodo académico o a más tardar el 15 de marzo del año inmediatamente siguiente, o a través de capacitación de su personal mediante actividades de educación continua y apoyo en la matrícula de posgrado, de acuerdo con las necesidades que fije la Gerencia de LA INSTITUCIÓN y con las posibilidades de LA UNIVERSIDAD y para el efecto se compromete a suministrar a LA INSTITUCIÓN la información de los cursos en forma oportuna. En este caso, los cupos de educación continua y/o posgrados deberán ser utilizados en el mismo periodo académico en que se causa dicha contraprestación. En cumplimiento de este acuerdo, si los rubros contemplados en la contraprestación son pagados en apoyo en el pago de la matricula en cupos de educación continua y/o posgrados, LA UNIVERSIDAD asignará con factura a nombre de la INSTITUCIÓN, un apoyo hasta del 80% en el valor de la matrícula de un curso corto de educación continua ó hasta del 50% en el valor de la matrícula de un diplomado, y hasta un valor de 40% de apoyo a la matrícula de posgrado a los funcionarios que designe LA INSTITUCIÓN y que cumplan con los requisitos de admisión exigidos por LA UNIVERSIDAD. Los rubros contemplados en la contraprestación, ya sea pagados en efectivo o en apoyo a pago de matriculas en cupos de educación continua y/o postgrados, en ningún caso podrán ser acumulados ni serán asignados con retroactividad. PARÁGRAFO: Para el caso de estudiantes de pregrado de programas de la salud que desarrollen actividades de Promoción y Prevención, no habrá lugar a contraprestación alguna” Oficina de Organización y Métodos Página 3 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 Las Instituciones (hospitales, IPS, entre otras) que tienen convenio DocenciaServicio con la PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA deben emitir las facturas por el valor total de las contraprestaciones por cada Facultad, confirmadas en los procesos de revisión de rotaciones realizado por las unidades académicas y en la liquidación. Las facturas se reciben en la Asistencia para Asuntos Curriculares de la Vicerrectoría Académica. Los documentos que deberán ser radicados en la Oficina de Apoyo Financiero para la aplicación del convenio a los estudiantes beneficiarios son: 1. Comunicación escrita emitida por la Vicerrectoría Académica informando a la Institución el porcentaje de apoyo autorizado que le aplique en el marco del convenio docencia servicio. 2. Formato Solicitud Facturación a Clientes FI-P12-F04 (dos copias) La información suministrada en el Formato Solicitud Facturación a clientes deberá ser igual a la registrada en la carta de autorización emitida por la Vicerrectoría Académica, en caso contrario, deberá ser ajustada y enviada nuevamente desde la Vicerrectoría Académica. Previo a la solicitud de generación de factura ante la Oficina de Apoyo Financiero, la Vicerrectoría Académica deberá verificar la existencia del tercero, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Facturación a Clientes (FI-P12-PR03). En la Oficina de Cuentas por Pagar, las Secretarías de la Facultad correspondiente deberá radicar los documentos, luego de realizar la solicitud de pedido: 1. La Factura emitida por la institución, en la cual la fecha debe corresponder al mismo mes en que se radica en la Oficina de Cuentas a Pagar, de acuerdo con las fechas de cierre de facturación. 2. Carta de solicitud de contraprestación de apoyo en matrículas de posgrados emitida por la institución donde solicite descontar de la factura de pago de la contraprestación, el detalle de los valores de contraprestación a través apoyo en matrículas de posgrado asumidos por esa institución, incluyendo la información que ya se ha notificado de la Oficina de Apoyo Financiero. Una vez radicada la Factura en la Oficina de Cuentas por Pagar y generado el ID de comprobante derivado de la causación de la misma, dicha oficina deberá enviar mediante correo electrónico a la Coordinación de Cartera Institucional en la Oficina de Apoyo Financiero, la siguiente información: 1. No. de la Factura generada a nombre de la institución 2. ID del comprobante Las facturas generadas desde la Oficina de Cartera Institucional, serán generadas con fecha de vencimiento Diciembre del año en curso. Oficina de Organización y Métodos Página 4 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS No. 1. DESCRIPCIÓN Recibe las solicitudes de contraprestación en apoyo a inscripciones de programas de Educación Continua según carta de solicitud de contraprestación de apoyo enviado por las instituciones con quienes se tiene convenio docencia-servicio. Analiza la solicitud presentada para determinar la viabilidad de la misma. – RESPONSABLES UNIDAD CARGO Vicerrectoría Académica Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Si el estudiante es de primer semestre. Revisa la autorización enviada por la institución junto con el pre-recibo emitido al momento de la admisión. 2. SERVICIO Si el estudiante es de un semestre diferente a primer semestre. Revisa la autorización y el consolidado de calificaciones del estudiante, así como el pre-recibo emitido durante la matricula. Oficina de Organización y Métodos Página 5 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS No. CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 RESPONSABLES DESCRIPCIÓN UNIDAD CARGO Vicerrectoría Académica Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo / Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Emite concepto sobre la solicitud presentada. Si no acepta la solicitud presentada. Elabora una comunicación firmada por el Vicerrector Académico la cual se envía al Representante legal de la institución o al Director de Educación, con copia a la Facultad a la que está adscrito el posgrado respectivo. Notificando a la institución la decisión tomada. 3. En este momento procedimiento. finaliza el Si acepta la solicitud presentada. Envía carta de aceptación firmada por el Vicerrector Académico Dirigida a la institución, con copia a la Facultad en la cual desarrollará los estudios de Posgrado. Verifica el pago de la matricula: Si el estudiante no ha realizado el pago de la matricula. Diligencia el Formato Solicitud de Facturación a Clientes (FI-P12F04). Remítase a la actividad 7. 4. Si el estudiante excepcionalmente realizó el pago de la matricula. Solicita la creación del estudiante como proveedor empleando el Formato Registro de proveedores y otros terceros (BS-P10-F01). Remítase a la actividad 5. Oficina de Organización y Métodos Página 6 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 RESPONSABLES No. DESCRIPCIÓN 5. Confirma la creación del estudiante como proveedor en la base de datos. Vicerrectoría Académica 6. Diligencia el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04). Vicerrectoría Académica 7. Entrega el formato de solicitud de facturación y la solicitud de voucher directo (para el caso en que el estudiante ya haya realizado el pago de la inscripción) en la Oficina de Apoyo Financiero Estudiante UNIDAD CARGO Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares de la Asistencia Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Recibe los documentos entregados por el estudiante. Si el estudiante no ha realizado el pago. Aplica el convenio en la cuenta del estudiante en el módulo de Finanzas Estudiantiles. Remítase a la actividad 12. 8. Si el estudiante excepcionalmente ya realizó el pago completo de su matrícula. Oficina de Apoyo Financiero Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Oficina de Apoyo Financiero Coordinador de Cartera Institucional Recibe del estudiante la solicitud de facturación a clientes, la copia del prerecibo pagado y la solicitud de voucher directo. Remítase a la actividad 9 9. Genera la Factura a la institución en módulo de Cuentas por Cobrar y el registro de la cuenta puente para el reintegro al estudiante. Oficina de Organización y Métodos Página 7 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS No. CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 RESPONSABLES DESCRIPCIÓN UNIDAD CARGO Oficina de Apoyo Financiero Coordinador de Cartera Institucional Oficina de Cuentas por Pagar Analista de Cuentas por Pagar Genera el pre-recibo para ser cancelado por el estudiante. Oficina de Apoyo Financiero Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Entrega al estudiante copia firmada del Formato de Solicitud de Facturación a 13. Cliente (FI-P12-F04) y el Pre-Recibo para ser pagado por el estudiante. Oficina de Apoyo Financiero Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Remite la solicitud de generación de voucher 10. directo a la Oficina de Cuentas por Pagar anexando copia de la Factura generada. Genera el voucher directo al estudiante para realizar la devolución respectiva. 11. Ver Procedimiento Egresos. Remítase a la actividad 16. 12. 14. Realiza el pago del pre-recibo. Estudiante Entrega la copia del formato firmado por la 15. Oficina de Apoyo financiero en la Vicerrectoría Académica. Estudiante Remite los documentos entregados por el 16. estudiante al Coordinador de Cartera Institucional. Oficina de Apoyo Financiero Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Vicerrectoría Académica Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Confirma el pago realizado por el estudiante. Si el estudiante realizó el pago asignado. Remítase a la actividad 18. 17. Si el estudiante no realizó el pago. Solicita a la Coordinación de Cartera Institucional la cancelación de la solicitud de generación de Factura. En este momento procedimiento. Oficina de Organización y Métodos finaliza el Página 8 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS No. CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 RESPONSABLES DESCRIPCIÓN UNIDAD CARGO Genera la factura en el módulo de Cuentas por cobrar a nombre de la Institución. Oficina de Apoyo Financiero Coordinador de Cartera Institucional Envía mediante correo electrónico en PDF la 19. Factura a la Vicerrectoría Académica y en físico a la institución correspondiente. Oficina de Apoyo Financiero Coordinador de Cartera Institucional 18. Consolida las solicitudes de contraprestación para ser incluidas en la liquidación. Vicerrectoría Académica Revisa las rotaciones realizadas por las Unidades Académicas y consolida el valor 21. total junto con las contraprestaciones otorgadas a través de apoyos en Educación. Vicerrectoría Académica 20. 22. Realiza las liquidaciones convenio suscrito. derivadas del Vicerrectoría Académica Recibe las facturas por concepto de contraprestación de servicios enviadas por 23. las instituciones con las que se tiene convenio Docencia Servicio. Vicerrectoría Académica Verifica el valor referenciado en la factura contra las liquidaciones realizadas. Vicerrectoría Académica 24. Elabora carta de autorización de pago a cada Facultad incluyendo la contraprestación generada, firmada por el Vicerrector 25. Académico, anexando la factura correspondiente con el visto bueno respectivo. 26. Realiza la solicitud de pedido por el valor total de la Factura generada por la Institución. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Facultades Cargo Responsable Ver Guía Rápida Pedido de Servicios (BSP20-G06). Oficina de Organización y Métodos Página 9 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS No. DESCRIPCIÓN CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 RESPONSABLES UNIDAD CARGO Facultades Cargo Responsable Genera el ID del comprobante derivado de la causación de la factura. Oficina de Cuentas por Pagar Analista de Cuentas por Pagar Envía mediante correo electrónico a la Oficina de Apoyo Financiero – Coordinación 29. de Cartera Institucional el ID del Comprobante, informando a qué facturas corresponden. Oficina de Cuentas por Pagar Analista de Cuentas por Pagar Oficina de Apoyo Financiero Coordinador de Cartera Institucional Radica en la Oficina de Cuentas por Pagar la Factura, indicando sobre éstas las 27. contraprestaciones generadas (Facturas enviadas por la Oficina de Apoyo Financiero) para ser aplicadas en el sistema. 28. Aplica los cobros al ítem en el módulo de cuentas por cobrar (AR) mediante la plantilla 30. de Excel. En este momento finaliza el procedimiento. Oficina de Organización y Métodos Página 10 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS 5.2 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS PRESTADOS EN LA SECCIONAL CALI No. 1. CÓDIGO: FI-P13-PR33 RESPONSABLES DESCRIPCIÓN Recibe las solicitudes de contraprestación en apoyo a inscripciones de programas de educación continua según carta de solicitud de contraprestación de apoyo enviado por las instituciones con quienes se tiene convenio docencia-servicio. Analiza la solicitud presentada para determinar la viabilidad de la misma. CARGO Vicerrectoría Académica Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo / Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Si el estudiante es de primer semestre. Revisa la autorización enviada por la institución junto con el pre-recibo emitido al momento de la admisión. 2. UNIDAD Si el estudiante semestre. no es de primer Revisa la autorización y el consolidado de calificaciones del estudiante, así como el pre-recibo emitido durante la matricula. Emite concepto sobre la solicitud presentada. Si no acepta la solicitud presentada. Elabora una comunicación firmada por el Vicerrector Académico la cual se envía al Representante legal de la institución o al director de educación, con copia a la Facultad a la que está adscrito el posgrado respectivo. 3. En este momento procedimiento. finaliza el Si acepta la solicitud presentada. Envía carta de aceptación firmada por el Vicerrector Académico dirigida a la Institución con copia a la Oficina de Apoyo Financiero de la Seccional Cali y a la Facultad en la cual desarrollará los estudios de Posgrado. Oficina de Organización y Métodos Página 11 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS No. DESCRIPCIÓN CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 RESPONSABLES UNIDAD CARGO Oficina de Apoyo Financiero Seccional Cargo Responsable Recibe los documentos entregados por el estudiante. Si el estudiante no ha realizado el pago. Genera el pre-recibo a nombre del estudiante para ser cancelado por éste. Remítase a la actividad 9. 4. Si el estudiante excepcionalmente ya realizo el pago. Informa al Analista de Gestión de Información de la Vicerrectoría Académica Sede Central, el pago total generado por el estudiante. Remítase a la actividad 5. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares 5. Solicita la creación del estudiante como proveedor diligenciando el Formato Registro de proveedores y otros terceros (BS-P10-F01) Vicerrectoría Académica – Sede Central 6. Confirma la creación del estudiante como proveedor en la base de datos. Vicerrectoría Académica – Sede Central 7. Solicita a la Oficina de Cuentas por Pagar mediante el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04) con los soportes correspondientes, la generación de voucher directo para la devolución al estudiante. Vicerrectoría Académica – Sede Central Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Oficina de Cuentas por Pagar – Sede Central Analista de Cuentas por Pagar Oficina de Tesorería Seccional Jefe Oficina 8. Genera el voucher directo para la devolución al estudiante. Remítase a la actividad 12 9. Genera la cuenta por cobrar a la Sede central por concepto del apoyo económico otorgado al estudiante. Oficina de Organización y Métodos Página 12 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS No. CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 RESPONSABLES DESCRIPCIÓN UNIDAD CARGO Oficina de Tesorería Seccional Jefe Oficina Oficina de Apoyo Financiero – Sede Central Coordinador de Cartera Institucional Vicerrectoría Académica – Sede Central Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Genera la factura en el módulo de cuentas por cobrar a nombre de la Institución. Oficina de Apoyo Financiero – Sede Central Coordinador de Cartera Institucional Envía mediante correo electrónico en PDF la 14. Factura a la Vicerrectoría Académica y en físico a la institución correspondiente. Oficina de Apoyo Financiero – Sede Central Coordinador de Cartera Institucional Envía documento de cobro a la Oficina de Apoyo Financiero – Cartera Institucional 10. Sede Central, informando la cuenta por cobrar creada. 11. Remite a la Vicerrectoría Académica - Sede Central el cobro generado. Diligencia el Formato Solicitud Facturación a Clientes (FI-P12-F04). de 12. Ver Procedimiento Facturación a Clientes (FI-P12-PR03). 13. Consolida las solicitudes de contraprestación para ser incluidas en la liquidación. Vicerrectoría Académica Revisa las rotaciones realizadas por las Unidades Académicas y consolida el valor 16. total junto con las contraprestaciones otorgadas a través de apoyos en Educación. Vicerrectoría Académica 15. 17. Realiza las liquidaciones convenio suscrito. derivadas del Recibe las facturas por concepto de contraprestación de servicios enviadas por 18. las instituciones con las que se tiene convenio Docencia Servicio. Oficina de Organización y Métodos Vicerrectoría Académica Vicerrectoría Académica Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Página 13 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS No. DESCRIPCIÓN CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 RESPONSABLES UNIDAD CARGO Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Verifica el valor referenciado en la factura contra las liquidaciones realizadas. Vicerrectoría Académica Elabora carta de autorización de pago a cada Facultad incluyendo la contraprestación generada, firmada por el Vicerrector 20. Académico, anexando la factura correspondiente con el visto bueno respectivo. Vicerrectoría Académica Vicerrector Académico Facultades Cargo Responsable Facultades Cargo Responsable Genera el ID del comprobante derivado de la causación de la factura. Oficina de Cuentas por Pagar Analista de Cuentas por Pagar Envía mediante correo electrónico a la Oficina de Apoyo Financiero – Coordinación 24. de Cartera Institucional el ID del Comprobante, informando a qué facturas corresponden. Oficina de Cuentas por Pagar Analista de Cuentas por Pagar Oficina de Apoyo Financiero Coordinador de Cartera Institucional 19. 21. Realiza la solicitud de pedido por el valor total de la Factura generada por la Institución. Ver Guía Rápida Pedido de Servicios (BSP20-G06). Radica en la Oficina de Cuentas por Pagar la Factura, indicando sobre éstas las 22. contraprestaciones generadas (Facturas enviadas por la Oficina de Apoyo Financiero) para ser aplicadas en el sistema. 23. Aplica los cobros al ítem en el módulo de cuentas por cobrar (AR) mediante la plantilla 25. de Excel. En este momento finaliza el procedimiento. Oficina de Organización y Métodos Página 14 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento “PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS”. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO NOMBRE Terminal DESCRIPCIÓN Indica el inicio y el fin del procedimiento Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de pagina Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la siguiente. Operación Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la unidad responsable y en el recuadro inferior la descripción de la actividad desarrollada en del procedimiento. Decisión o alternativa Indica el punto dentro del procedimiento en donde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a institucional o al interior de la Facultad/Unidad. nivel Archivo Representa el archivo de de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información. Oficina de Organización y Métodos Página 15 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 5.1 PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS INICIO Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Recibe las solicitudes de contraprestación en apoyo a inscripciones de programas de Educación Continua según carta de solicitud de contraprestación de apoyo enviado por las instituciones con quienes se tiene convenio docencia-servicio. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Analiza la solicitud presentada para determinar la viabilidad de la misma. Si ¿El estudiante es de primer semestre? No Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Revisa la autorización y el consolidado de calificaciones del estudiante, así como el pre-recibo emitido durante la matricula. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Revisa la autorización enviada por la institución junto con el pre-recibo emitido al momento de la admisión. Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo / Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Emite concepto sobre la solicitud presentada. ¿Se acepta la solicitud? Si No Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo / Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Elabora una comunicación firmada por el Vicerrector Académico la cual se envía al Representante legal de la institución o al Director de Educación, con copia a la Facultad a la que está adscrito el posgrado respectivo. Notificando a la institución la decisión tomada. Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo / Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Envía carta de aceptación firmada por el Vicerrector Académico Dirigida a la institución, con copia a la Facultad en la cual desarrollará los estudios de Posgrado. 1 Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Verifica el pago de la matricula A Oficina de Organización y Métodos Página 16 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 5.1 PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS A Si ¿El estudiante excepcionalmente realizó el pago de la matricula? No Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Solicita la creación del estudiante como proveedor empleando el Formato Registro de proveedores y otros terceros (BS-P10-F01). Diligencia el Formato Solicitud de Facturación a Clientes (FI-P12-F04). Formato Registro de proveedores y otros terceros (BS-P10-F01). 2 Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Confirma la creación del estudiante como proveedor en la base de datos. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Diligencia el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04). Formato Solicitud registro comprobante directo (FIP13-F04). Estudiante Entrega el formato de solicitud de facturación y la solicitud de voucher directo (para el caso en que el estudiante ya haya realizado el pago de la inscripción) en la Oficina de Apoyo Financiero 2 Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Oficina de Apoyo Financiero Recibe los documentos entregados por el estudiante. ¿El estudiante realizó el pago de la matricula? No Si Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Oficina de Apoyo Financiero Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Oficina de Apoyo Financiero Aplica el convenio en la cuenta del estudiante en el módulo de Finanzas Estudiantiles. Recibe del estudiante la solicitud de facturación a clientes, la copia del pre-recibo pagado y la solicitud de voucher directo. Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Oficina de Apoyo Financiero Coordinador de Cartera Institucional Oficina de Apoyo Financiero Genera el pre-recibo para ser cancelado por el estudiante. Genera la Factura a la institución en módulo de Cuentas por Cobrar y el registro de la cuenta puente para el reintegro al estudiante. B C Oficina de Organización y Métodos Página 17 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 5.1 PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS B C Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Oficina de Apoyo Financiero Coordinador de Cartera Institucional Oficina de Apoyo Financiero Entrega al estudiante copia firmada del Formato de Solicitud de Facturación a Cliente (FI-P12-F04) y el Pre-Recibo para ser pagado por el estudiante. Formato de Solicitud de Facturación a Cliente (FI-P12-F04) Remite la solicitud de generación de voucher directo a la Oficina de Cuentas por Pagar anexando copia de la Factura generada. Analista de Cuentas por Pagar Oficina de Cuentas por Pagar Genera el voucher directo al estudiante para realizar la devolución respectiva. Estudiante Realiza el pago del pre-recibo. Ver Procedimiento egresos - generación de pagos FI-P13-PR20 Estudiante Entrega la copia del formato firmado por la Oficina de Apoyo financiero en la Vicerrectoría Académica. Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Oficina de Apoyo Financiero Remite los documentos entregados por el estudiante al Coordinador de Cartera Institucional. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Confirma el pago realizado por el estudiante. ¿El estudiante realizó el pago asignado? No Si Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Coordinador de Cartera Institucional Oficina de Apoyo Financiero Solicita a la Coordinación de Cartera Institucional la cancelación de la solicitud de generación de Factura. 3 Oficina de Organización y Métodos Genera la factura en el módulo de Cuentas por cobrar a nombre de la Institución. D Página 18 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 5.1 PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS D Coordinador de Cartera Institucional Oficina de Apoyo Financiero Envía mediante correo electrónico en PDF la Factura a la Vicerrectoría Académica y en físico a la institución correspondiente. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Consolida las solicitudes de contraprestación para ser incluidas en la liquidación. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Revisa las rotaciones realizadas por las Unidades Académicas y consolida el valor total junto con las contraprestaciones otorgadas a través de apoyos en Educación. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Realiza las liquidaciones derivadas del convenio suscrito. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Recibe las facturas por concepto de contraprestación de servicios enviadas por las instituciones con las que se tiene convenio Docencia Servicio. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Verifica el valor referenciado en la factura contra las liquidaciones realizadas. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Elabora carta de autorización de pago a cada Facultad incluyendo la contraprestación generada, firmada por el Vicerrector Académico, anexando la factura correspondiente con el visto bueno respectivo. E Oficina de Organización y Métodos Página 19 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 5.1 PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS E Cargo responsable Facultad Realiza la solicitud de pedido por el valor total de la Factura generada por la Institución. Ver Guía Rápida Pedido de Servicios (BS-P20-G06). Cargo responsable Facultad Radica en la Oficina de Cuentas por Pagar la Factura, indicando sobre éstas las contraprestaciones generadas (Facturas enviadas por la Oficina de Apoyo Financiero) para ser aplicadas en el sistema. Analista de Cuentas por Pagar Oficina de Cuentas por Pagar Genera el ID del comprobante derivado de la causación de la factura. Analista de Cuentas por Pagar Oficina de Cuentas por Pagar Envía mediante correo electrónico a la Oficina de Apoyo Financiero – Coordinación de Cartera Institucional el ID del Comprobante, informando a qué facturas corresponden. Coordinador de Cartera Institucional Oficina de Apoyo Financiero Aplica los cobros al ítem en el módulo de cuentas por cobrar (AR) mediante la plantilla de Excel. 1 FIN 3 Oficina de Organización y Métodos Página 20 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 5.2 CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS PRESTADOS EN LA SECCIONAL CALI INICIO Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Recibe las solicitudes de contraprestación en apoyo a inscripciones de programas de educación continua según carta de solicitud de contraprestación de apoyo enviado por las instituciones con quienes se tiene convenio docencia-servicio. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Analiza la solicitud presentada para determinar la viabilidad de la misma. Si ¿El estudiante es de primer semestre? No Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Revisa la autorización enviada por la institución junto con el pre-recibo emitido al momento de la admisión. Revisa la autorización y el consolidado de calificaciones del estudiante, así como el pre-recibo emitido durante la matricula. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Emite concepto sobre la solicitud presentada ¿Se acepta la solucitud? No Si Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica Elabora una comunicación firmada por el Vicerrector Académico la cual se envía al Representante legal de la institución o al director de educación, con copia a la Facultad a la que está adscrito el posgrado respectivo. Envía carta de aceptación firmada por el Vicerrector Académico dirigida a la Institución con copia a la Oficina de Apoyo Financiero de la Seccional Cali y a la Facultad en la cual desarrollará los estudios de Posgrado. 1 Oficina de Organización y Métodos A Página 21 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 5.2 CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS PRESTADOS EN LA SECCIONAL CALI A Cargo responsable Oficina de Apoyo Financiero - Cali Recibe los documentos entregados por el estudiante. ¿El estudiante excepcionalmente realizó el pago? No Si Cargo responsable Oficina de Apoyo Financiero - Cali Cargo responsable Oficina de Apoyo Financiero - Cali Genera el pre-recibo a nombre del estudiante para ser cancelado por éste. Informa al Analista de Gestión de Información de la Vicerrectoría Académica Sede Central, el pago total generado por el estudiante. Jefe de Oficina Oficina de Tesorería - Cali Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica – Sede Central Genera la cuenta por cobrar a la Sede central por concepto del apoyo económico otorgado al estudiante. Solicita la creación del estudiante como proveedor diligenciando el Formato Registro de proveedores y otros terceros (BS-P10-F01) Jefe de Oficina Oficina de Tesorería - Cali Formato Registro de proveedores y otros terceros (BS-P10-F01) Envía documento de cobro a la Oficina de Apoyo Financiero – Cartera Institucional Sede Central, informando la cuenta por cobrar creada. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica – Sede Central Coordinador de Cartera Institucional Oficina de Apoyo Financiero – Sede Central Confirma la creación del estudiante como proveedor en la base de datos. Remite a la Vicerrectoría Académica - Sede Central el cobro generado. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica – Sede Central Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica – Sede Central Diligencia el Formato Solicitud Clientes (FI-P12-F04). de Facturación a Solicita a la Oficina de Cuentas por Pagar mediante el Formato Solicitud registro comprobante directo (FIP13-F04) con los soportes correspondientes, la generación de voucher directo para la devolución al estudiante. Formato Solicitud de Facturación a Clientes (FI-P12-F04) Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04) 2 B Oficina de Organización y Métodos Página 22 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 5.2 CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS PRESTADOS EN LA SECCIONAL CALI B Coordinador de Cartera Institucional Oficina de Apoyo Financiero 2 Genera la factura en el módulo de cuentas por cobrar a nombre de la Institución. Coordinador de Cartera Institucional Oficina de Apoyo Financiero Envía mediante correo electrónico en PDF la Factura a la Vicerrectoría Académica y en físico a la institución correspondiente. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica – Sede Central Consolida las solicitudes de contraprestación para ser incluidas en la liquidación. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica – Sede Central Revisa las rotaciones realizadas por las Unidades Académicas y consolida el valor total junto con las contraprestaciones otorgadas a través de apoyos en Educación. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica – Sede Central Realiza las liquidaciones derivadas del convenio suscrito. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica – Sede Central Recibe las facturas por concepto de contraprestación de servicios enviadas por las instituciones con las que se tiene convenio Docencia Servicio. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica – Sede Central Verifica el valor referenciado en la factura contra las liquidaciones realizadas. C Oficina de Organización y Métodos Página 23 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 5.2 CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS PRESTADOS EN LA SECCIONAL CALI C Vicerrector Académico Vicerrectoría Académica Elabora carta de autorización de pago a cada Facultad incluyendo la contraprestación generada, firmada por el Vicerrector Académico, anexando la factura correspondiente con el visto bueno respectivo. Analista Gestión de Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares Vicerrectoría Académica – Sede Central Realiza la solicitud de pedido por el valor total de la Factura generada por la Institución Ver Guía Rápida Pedido de Servicios (BS-P20-G06). Cargo responsable Facultades Radica en la Oficina de Cuentas por Pagar la Factura, indicando sobre éstas las contraprestaciones generadas (Facturas enviadas por la Oficina de Apoyo Financiero) para ser aplicadas en el sistema. Analista de Cuentas por Pagar Oficina de Cuentas por Pagar Genera el ID del comprobante derivado de la causación de la factura. Analista de Cuentas por Pagar Oficina de Cuentas por Pagar Envía mediante correo electrónico a la Oficina de Apoyo Financiero – Coordinación de Cartera Institucional el ID del Comprobante, informando a qué facturas corresponden. Coordinador de Cartera Institucional Oficina de Apoyo Financiero Aplica los cobros al ítem en el módulo de cuentas por cobrar (AR) mediante la plantilla de Excel. 1 Oficina de Organización y Métodos FIN Página 24 de 25 PROCEDIMIENTO PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN MATRÍCULAS DE POSGRADOS CÓDIGO: FI-P13-PR33 VERSIÓN: 1 FECHA: Octubre de 2011 7. RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE CÓDIGO Solicitudes de contraprestación N/A Documento de cobro entre sedes N/A Formato Solicitud de Facturación a Clientes FI-P12-F04 Formato Solicitud generación de comprobante directo FI-P13-F04 Formato Registro de proveedores y otros terceros BS-P10-F01 8. DOCUMENTOS ASOCIADOS IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO INTERNO NOMBRE Procedimiento Facturación a Clientes (FI-P12-PR03) Procedimiento egresos – generación de pagos (FI-P13-PR20) Guía Rápida Pedido de Servicios (BS-P20-G06). Decreto 2376 de 1 de julio de 2010 EXTERNO Oficina de Organización y Métodos Página 25 de 25