manual del procedimiento de operacion del sistema estatal de salud
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Gobierno del Estado de México Secretaria de Salud del Estado de México MANUAL DEL PROCEDIMIENTO DE OPERACION DEL SISTEMA ESTATAL DE SALUD DICIEMBRE DE 2004. M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D Contenido Págs. Presentación....................................................................................................................... I. Objetivo General........................................................................................................... II. Alcances........................................................................................................................ III. Base Legal..................................................................................................................... IV. Políticas Generales...................................................................................................... V. Sistema Operativo........................................................................................................ VI. Procedimiento de Operación del Sistema Estatal de Salud..................................... 3 4 5 6 8 9 10 1. Procedimiento de Operación del Sistema Estatal de Salud................................. 1.1 Objetivo............................................................................................................... 1.2 Descripción de Actividades................................................................................. 1.3 Diagrama de Flujo............................................................................................... 11 11 12 14 VII. Simbología.................................................................................................................... VIII. Hoja de Validación........................................................................................................ IX. Hoja de Actualización.................................................................................................. 17 21 22 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 2 M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D Presentación La administración pública es el instrumento básico para convertir los objetivos, planes y programas gubernamentales en acciones y resultados concretos, orientados a responder a las expectativas que demanda la sociedad mexiquense. Por ello, es indispensable que el aparato público cuente con los mecanismos administrativos que apoyen, aseguren y agilicen el cumplimiento de los actos de gobierno. En este contexto, el Ejecutivo Estatal estableció como uno de los ejes rectores de su gestión la modernización integral de la administración pública, para estar en posibilidades de satisfacer las necesidades de la población, a través de un gobierno eficiente y eficaz en las áreas sustantivas y de atención directa a la ciudadanía. Los principales retos de la modernización de la administración pública son implantar un modelo de gestión pública reconocido por su efectividad y su apertura hacia la participación social; el mejoramiento de los servicios que se prestan a la población, elevando la eficiencia de los procesos, reduciendo los tiempos de respuesta, eliminando requisitos y acercando las instancias gestoras; vincular a la sociedad con el gobierno de forma más sencilla, directa y transparente; y reestructurar orgánica y funcionalmente a las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos del gobierno estatal, mediante la adopción de modelos más flexibles y efectivos que se correspondan con los programas institucionales para delimitar las competencias y responsabilidades en la atención de las demandas sociales. Producto de lo anterior, la Secretaría de Salud del Estado de México se ha dado a la tarea de participar en acciones que permitan formalizar sus estructuras y procesos, no sólo como un instrumento administrativo para agilizar y facilitar las actividades encomendadas al personal que labora en la misma, sino también para servir de punto de partida para la mejora continua que nos lleve a lograr niveles acertados de calidad en el servicio. Así, con la participación de los equipos de trabajo en las unidades médicas y administrativas se está fortaleciendo la elaboración de manuales administrativos, fundamentalmente aquellos que permitan precisar las funciones, deslindar responsabilidades, evitar duplicidades, detectar omisiones, contar con un medio de información y, en general, mejorar la productividad de las unidades y la calidad de los servicios que se ofrece a la ciudadanía. Es así que la Secretaría de Salud, en el desempeño de las atribuciones conferidas como dependencia del Gobierno del Estado de México, le corresponde en su papel rector de planear, organizar, dirigir, coordinar y evaluar el Sistema Estatal de Salud, y para su cabal cumplimiento y aplicabilidad sectorial, ha instrumentado el presente manual del procedimiento de Operación del Sistema Estatal de Salud. La integración del Sistema Estatal de Salud, está constituido por las dependencias y entidades públicas del Estado y las personas físicas y morales de los sectores social y privado que presten servicios de salud en la entidad, así como los mecanismos de coordinación de acciones a fin de dar cumplimiento al derecho a la protección de la salud. Secretaría de Salud del Estado de México MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3 M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D I. Objetivo General Incrementar la coordinación, las estrategias, las acciones y las políticas de interrelación de las instituciones estatales que conforman el Sector Salud del Estado de México, para la solución de los asuntos que le competen, mediante el establecimiento del procedimiento que sirva de base para la operación del Sistema Estatal de Salud. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4 M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D II. Alcances La ejecución del procedimiento de operación del Sistema Estatal de Salud lo aplican todos los servidores públicos de las instituciones estatales, que conforman el Sector Salud y que realicen actividades de salud pública, atención médica y regulación sanitaria. Las instituciones del sector que no tienen una relación jerárquica con la Secretaría de Salud, participan en la operación del sistema con las condiciones que señalan las leyes y normas vigentes en la materia. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 5 M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D III. Base Legal - Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Diario Oficial, 5 de febrero de 1917, reformas y adiciones. - Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. Periódico Oficial, 10, 14 y 17 de noviembre de 1917, reformas y adiciones. - Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 17 de septiembre de 1981, sus reformas y adiciones. - Ley para la Coordinación y Control de Organismos Auxiliares del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 24 de agosto de 1983, sus reformas y adiciones. - Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Gaceta del Gobierno, 23 de octubre de 1998. - Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios. Gaceta del Gobierno, 3 de enero de 2002. - Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Gaceta del Gobierno, 11 de septiembre de 1990, sus reformas y adiciones. - Ley de Planeación del Estado de México y Municipios. Gaceta del Gobierno, 21 de diciembre de 2001, sus reformas y adiciones. - Ley de Bienes del Estado de México y de sus Municipios. Gaceta del Gobierno, 7 de marzo de 2000. - Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 30 de abril de 2004. - Ley de Ingresos del Estado de México, para el ejercicio fiscal correspondiente. Gaceta del Gobierno. - Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 13 de diciembre de 2001, sus reformas y adiciones. - Código Financiero del Estado de México y Municipios. Gaceta del Gobierno, 9 de marzo de 1999, sus reformas y adiciones. - Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 7 de febrero de 1997, sus reformas y adiciones. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 6 M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D - Reglamento de la Ley para la Coordinación y Control de Organismos Auxiliares del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 8 de octubre de 1984, sus reformas y adiciones. - Reglamento de la Ley de Planeación del Estado de México y Municipios. Gaceta del Gobierno, 16 de octubre de 2002. - Reglamento Interior de la Secretaría de Salud del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 7 de agosto de 2000. - Reglamento Interior del Instituto de Salud del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 7 de octubre de 2003. - Reglamento de Salud del Estado de México. Gaceta de Gobierno 13 de marzo 2002. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 7 M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D IV. Políticas Generales • El titular de la Secretaría de Salud tomará acuerdos de los asuntos que competan institución del Sector Salud. • Cada acuerdo deberá ser programado con fecha de solución de los asuntos encomendados. • Las instituciones del Sector Salud someterán a acuerdo del Consejo de Salud del Estado de México los asuntos que sean de su competencia, documentando cada caso. • El Secretariado Técnico del Consejo de Salud del Estado de México deberá obtener la información de la resolución de cada asunto asignado a las instituciones del Sector Salud y corroborar el seguimiento y tratamiento de los mismos. • Las instituciones del Sector Salud deberán proporcionar la información necesaria, objetiva y completa del avance y seguimiento de los asuntos que le requiera el Consejo de Salud del Estado de México. • Los avances y resultados del tratamiento de los asuntos encomendados a las instituciones del Sector Salud deberán ser evaluados y emitir recomendaciones de resolución e informarlo a la Secretaria de Salud. • El Secretariado Técnico del Consejo de Salud del Estado de México, deberá dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos de los comités específicos y municipales de salud que se integren en la entidad. • El Consejo de Salud del Estado de México, deberá dar seguimiento a los acuerdos referentes a la coordinación de los programas de servicios de las dependencias y organismos auxiliares de la administración pública, en materia de salud. a cada MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 8 M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D V . S is te m a O p e r a tiv o In s u m o s P ro c e s o R e s u lta d o s L a S e c r e ta r ía d e S a lu d q u ie n con b a s e e n s u s m e c a n is m o s y e s tr u c tu r a r e a liz a lo s p r o c e d im ie n to s d e : - Im p a c to s e p id e m io ló g ic o s , A te n c ió n M é d ic a y R e g u la c ió n S a n ita r ia - P r o g r a m a s in s titu c io n a le s s e c to r ia le s d e s a lu d - P r o c e d im ie n to d e O p e r a c ió n d e l S is te m a E s ta ta l d e S a lu d y - M e jo r a m ie n to d e la s a lu d p ú b lic a e n e l E s ta d o d e M é x ic o - N o r m a s L e g a le s y A d m in is tr a vas R e g u l a n y s o li c ita n lo s s e r v i c io s a: - C u m p lim ie n to d e lo s p r o g r a m a s in s titu c io n a le s y s e c to r ia le s d e s a lu d Q u e p e r m ite n s i g u ie n te s : el lo g r o d e lo s Q u e e v a lu a d o s e n re la c ió n a s u e fe c tiv id a d y apego a la n o r m a tiv i d a d , g e n e r a n u n a : M e d io A m b ie n t e In t e r n o : S e c t o r S a lu d R e tr o a lim e n ta c ió n Q u e e s e l r e s u lta d o d e m a n ife s ta r u n lo g r o o u n a d e s v i a c i ó n , o b ie n , un a c u e rd o o d e s a c u e rd o p ro v o c a n d o m o d i fi c a c io n e s a : M e d io A m b ie n t e E x t e r n o : P o b la c ió n A b ie r t a , P o b la c ió n c o n S e g u r id a d S o c ia l, P o b la c ió n d e R e s p o n s a b ilid a d In s t it u c io n a l MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 9 M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D VI. Procedimiento de Operación del Sistema Estatal de Salud MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 10 M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D 1. Operación del Sistema Estatal de Salud 1.1 Objetivo Mejorar el control de los asuntos turnados a las instituciones del Sector Salud en la entidad, competencia del Sistema Estatal de Salud, con el propósito de verificar su cumplimiento, mediante su seguimiento y evaluación. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 11 M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D 1.2 Descripción de Actividades Procedimiento: Operación del Sistema Estatal de Salud No. RESPONSABLE DESCRIPCION 1 SECRETARIA DE SALUD/ UNIDAD DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION Detecta el problema de salud pública, de atención médica o regulación sanitaria en el territorio del Estado de México, toma acuerdo de asunto correspondiente señalando fecha de solventación programada, registra y elabora cédula en original y dos copias del asunto que se deba turnar a la Unidad de Seguimiento y Evaluación para que se haga cargo hasta su conclusión. 2 SECRETARIA DE SALUD Solicita a la institución del Sector Salud correspondiente informe de atención y seguimiento del asunto turnado. 3 SECTOR SALUD/ INSTITUCION Recibe acuerdo, lo archiva, realiza los trabajos conducentes para la atención del asunto, para lo que prepara la documentación correspondiente, lo somete acuerdo del Consejo de Salud del Estado de México y prepara oficio en original y copia para informar en tiempo y forma a la Secretaría de Salud, entrega original y archiva la copia del oficio, previo acuse de recibido. 4 SECRETARIA DE SALUD Recibe original del oficio de informe para la atención y seguimiento del acuerdo sobre el asunto, verificando la fecha programada. 5 CONSEJO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO/ SECRETARIADO TECNICO Recibe documentación del asunto, toma acuerdo en original y copia, envía el original instruyendo a la institución del Sector Salud para la atención y seguimiento y la copia a la Unidad de Seguimiento y Evaluación de la Secretaría de Salud. 6 SECTOR SALUD/ INSTITUCION Recibe original del acuerdo, se entera, elabora en original y dos copias oficio de informe para la atención y seguimiento del acuerdo, envía original al Secretariado del Consejo de Salud del Estado de México, copia a la Unidad de Seguimiento y Evaluación de la Secretaría de Salud y archiva copia previo acuse de recibido. 7 CONSEJO DE Recibe original del oficio de informe de avances sobre la solución del SALUD DEL ESTADO asunto, informa en el pleno del Consejo y da seguimiento DE MEXICO/ corroborando los resultados. SECRETARIADO TECNICO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 12 M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D 8 SECRETARIA DE SALUD/ UNIDAD DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION Recibe copia del oficio de informe de avance de resultados, los concentra y procede a su análisis y evaluación emitiendo informe y, en su caso sugerencias de resolución de asuntos y los hace del conocimiento del Secretariado Técnico del Consejo de Salud del Estado de México y a la Secretaría de Salud. 9 CONSEJO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO/ SECRETARIADO TECNICO Recibe informe, se entera de la situación del avance de resultados y sugerencias e indica a las dependencias, organismos auxiliares y a los secretariados de los distintos comités de salud, la atención de las sugerencias en su caso. 10 SECRETARIA DE SALUD Recibe informe y en su caso finiquita el asunto. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 13 M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D 1.3 Diagrama de Flujo MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 14 M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D PROCEDIM IENTO: OPERACION DEL SISTEMA ESTATAL DE SALUD SECTOR SALUD OFICINA SECRETARIA DE SALUD CONSEJO DE SALUD DEL EDO. DE MEX. INSTITUCION SECRETARIADO TECNICO UNIDAD SEGUIMIENTO Y EVALUACION Inicio 1 Detecta, toma acuerdo, registra, elabora y turna Solicita informe Acuerdo 3 Papeleta Registra 0-2 Recibe, archiva, realiza trabajos, prepara documentación, somete, envía y archiva Papeleta 0-2 2 Acuerdo Documentación 5 Recibe, toma acuerdo y envía Documentación 1 Oficio de Informe 1 Acuerdo O O Recibe y verifica Acuerdo 1 4 Oficio de Inform e O A MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 15 M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 16 M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D PR O C ED IM IEN T O : O PER AC IO N D EL SIST EM A EST AT AL D E SALU D O FIC IN A SEC T O R SA LU D SEC R ET A R IA D E SA LU D C O N SEJ O D E SA LU D D EL ED O . D E M EX. IN ST IT U C IO N SEC R ET A R IA D O T EC N IC O U N ID A D SEG U IM IEN T O Y EVA LU A C IO N A 6 R ecibe, se en tera, elabora, envía y arch iva A cuerdo R ecibe, con centra, análiza y evalu a, em ite info rm e y hace de cono cim iento 8 2 1 O ficio Inform e 7 O R ecibe, inform a y d a seg uim iento O ficio de Inform e O A cuerdo E v aluación y S eg uim iento 2 R ecibe, se entera e indica 1 9 O ficio C onocim iento O O ficio C onocim iento 1 R ecibe, se entera e in dica 10 O ficio C onocim iento O Fin MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 17 M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D VII. Simbología 18 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D 19 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D INICIO O FINAL DEL PROCESO Señala el principio o terminación de un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio de un proceso se anotará la palabra INICIO, en el segundo caso, cuando se termine la secuencia de operaciones, se escribirá la palabra FIN. OPERACION INSPECCION Para representar una actividad o proceso, sea manual, mecanizado o mental, se utilizará este símbolo, el cual muestra las principales fases del procedimiento, empléandose cuando el material, formato o la propia acción va a cambiar, por ejemplo: enviar, anotar, tramitar, modificar, contestar, ejecutar, etc., se anotará dentro del símbolo un número en secuencia, concatenándose con las verificaciones o actividades combinadas únicamente; del mismo modo se escribirá una breve descripción al margen del símbolo de lo que sucede en ese paso. El cuadro es utilizado como símbolo de inspección, revisión, verificación, o bien cuando se examine una acción, una forma o una actividad; así como consultar o cotejar sin modificar las características de la acción o actividad. ACTIVIDAD COMBINADA Figura que se utiliza en los casos en que un mismo paso se realiza tanto una operación como una verificación LINEA CONTINUA La línea continua marca el flujo de información, documentos o materiales que se están realizando en el área; su dirección se maneja a través de terminar la línea con una pequeña línea vertical; puede ser utilizada en la dirección que se requiera y para unir cualquier símbolo empleado. LINEA DE GUIONES Este símbolo es empleado para identificar una consulta, cotejar o conciliar la información; invariablemente deberá salir de una inspección o actividad combinada; debe dirigirse a uno o varios formatos específicos y puede trazarse en el sentido que se necesite, al igual que la línea continua se termina con una pequeña línea vertical. LINEA DE ZIG ZAG Se utiliza para señalar que existe flujo de información, la cual se realiza a través de teléfono, telex, fax, etc. La dirección del flujo se indica como en los casos de las líneas de guiones y continua. FORMATO IMPRESO Como su nombre lo indica, esta representación se aplica en formas impresas, documentos, reportes, listados, etc., y se anota después de cada operación, inspección o actividad combinada, indicando dentro del símbolo el nombre del formato; cuando se requiera indicar el número de copias de formatos utilizados o que existen en una operación, se escribirá la cantidad en la esquina inferior izquierda en el caso de graficarse un original se utilizará la letra "O". Cuando el número de copias es elevado, se interrumpe la secuencia, después de la primera se deja una sin numerar y la última contiene el número final de copias, esta disposición se ejercerá cuando el juego de formatos siga un mismo flujo, ahora bien si se desconoce el número de copias en el primer símbolo se anotará una "X" y en el último una "N". Finalmente para indicar que el formato se elabora en ese momento, se marcará en el ángulo inferior derecho un triángulo lleno. FORMATO NO IMPRESO Este símbolo indica que el formato usado en el procedimiento es un modelo que no está impreso, se distingue del anterior, únicamente en la forma, las demás especificaciones para su uso son iguales, pudiendo ser un machote. PAQUETE DE MATERIALES En este caso, la figura se emplea para representar un conjunto de materiales, dinero o todo aquello que sea en especie. 20 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D REGISTRO Y/O CONTROLES Tiene como función representar un control o libro de registros, se usará cuando se hable de registrar o efectuar alguna anotación en formatos específicos o libretas de control, aparecerá cuando exista la necesidad de consultar un documento o simplemente cotejar información. Se deberá anotar al margen del símbolo el nombre con el cual se puede identificar el registro o control. Cuando se registra información, llegará al símbolo una línea continua, cuando se hable de consultar o cotejar la línea debe de ser en guiones terminando de igual manera en el símbolo. DESTRUCCION DE DOCUMENTOS Este signo representa el destino final del documento cuando por diversas causas ya no es necesaria su participación en el procedimiento en estudio. ARCHIVO TEMPORAL La situación de archivo temporal en un procedimiento, se presenta cuando un documento o material por algún motivo debe guardarse durante un período indefinido para después utilizarlo en otra actividad, representa espera y se aplica cuando el uso del documento o material se conecta con otra operación. ARCHIVO DEFINITIVO Esta representación marca el fin de la participación de un documento o material en un procedimiento, por lo que se procede a archivar de manera definitiva, con la salvedad de emplearse en otros procesos. En el caso de que en alguna actividad se archive y concluya el proceso, es válido utilizar, ambos símbolos (archivo definitivo y FIN). DECISION Símbolo que se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo procede o no, identificando dos o más alternativas de solución. Para fines de mayor claridad y entendimiento, se describirá brevemente en el centro del símbolo lo que va a suceder, cerrándose la descripción con el signo de interrogación. INTERRUPCION DEL PROCESO En ocasiones el procedimiento requiere de una interrupción para ejecutar alguna actividad o bien para dar tiempo al usuario para realizar o reunir una determinada situación. Por ello, el presente símbolo se emplea cuando el proceso requiere de una espera necesaria e insoslayable. El caso usual, es cuando un documento se archiva temporalmente y después se vuelve a utilizar, indica tiempo sin actividad. ANEXO DE DOCUMENTOS El empleo de este símbolo indica que dos o más documentos se anexan para concentrarse en un sólo paquete, el cual permita identificar las copias o juegos de los documentos existentes e involucrados en el procedimiento. FUERA DE FLUJO Cuando por necesidad del procedimiento, una determinada actividad o participación ya no es requerida dentro del mismo, se opta por utilizar el signo de fuera de flujo para finalizar su intervención en el proceso. CONECTOR DE PROCEDIMIENTOS Es utilizado para señalar que un procedimiento proviene o es la continuación de otro(s). Es importante anotar dentro del símbolo el nombre del proceso del cual se deriva o hacia donde va. 21 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D CONECTOR DE HOJA EN UN MISMO PROCEDIMIENTO Este símbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran tamaño que lejos de facilitar el entendimiento del procedimiento, lo hace más complejo, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y el principio de la siguiente hoja de donde viene. Asimismo, se deberá utilizar el menor número de veces, lo cual se puede lograr distribuyendo los símbolos de tal manera que sólo se empleen los necesarios a efecto de evitar confusiones en la secuencia del procedimiento; para fines de control se escribirá dentro de la figura una letra (mayúscula) del alfabeto, empezando con la "A", y continuando con la secuencia del mismo. 22 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D VIII. Hoja de Validación Toluca, Méx. a de diciembre de 2004. _________________________________________ DR. ENRIQUE GOMEZ BRAVO TOPETE SECRETARIO DE SALUD _______________________________________ LIC. HECTOR A. GUTIERREZ ORDAZ COORDINACION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS _______________________________________ DRA. MA. CRISTINA CHAPARRO MERCADO SECRETARIA TECNICA DEL CONSEJO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO ________________________________________ ________________________________________ L.A.E. MARTHA MEJIA MARQUEZ LIC. MARTIN DIAZ ESTRADA JEFE DE LA UNIDAD DE MODERNIZACION JEFE DE LA UNIDAD DE ESTUDIOS ADMINISTRATIVA Y PROYECTOS ESPECIALES ________________________________________ ING. ENRIQUE VINCENT DAVILA JEFE DE LA UNIDAD DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION 23 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D IX. Hoja de Actualización Manual del Procedimiento de Operación del Sistema Estatal de Salud.- Secretaría de Salud, Toluca, México, Diciembre, 2004. 24 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS M MA AN NU UA ALL D DEELL PPR RO OC CEED DIIM MIIEEN NTTO OD DEE O OPPEER RA AC CIIO ON ND DEELL SSIISSTTEEM MA A EESSTTA ATTA ALL D DEE SSA ALLU UD D MP/079 Manual del Procedimiento de Operación del Sistema Estatal de Salud Secretaría de Salud Responsables de su elaboración: Dra. Ma. Cristina Chaparro Mercado.- Secretaria Técnica del Consejo de Salud del Estado de México Lic. Martín Díaz Estrada.- Jefe de la Unidad de Estudios y Proyectos Especiales Ing. Enrique Vincent Davila.- Jefe de la Unidad de Seguimiento y Evaluación Responsables de su integración: Lic. Armando Santín Pérez.- Jefe del Departamento de Desarrollo Institucional. Lic. Victor Flores Silva.- Analista. Toluca, México, Diciembre, 2004 25 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
