como puedo colaborar en el logro de los objetivos de los sistemas

COMO PUEDO COLABORAR EN EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LOS
SISTEMAS DEL PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA GESTION
El presente documento tiene por objeto interiorizar a los funcionarios que no son
responsables de sistemas del PMG sobre cómo ser mas partícipe en cada uno de ellos. Se
señalan algunas actividades en cada sistema, en las cuales se puede aportar, directa o
indirectamente, de manera de lograr las metas establecidas en el Programa de
Mejoramiento de la Gestión, sin perjuicio de lo que le corresponde a cada responsable de
sistema:
1.-
Sistema de capacitación: responsable es el comité bipartito de capacitación.
En este sistema, el comité de capacitación realiza actividades tales como:
Diagnóstico: El comité bipartito hace una encuesta sobre requerimientos de
capacitación, al responder, ser lo más honestos con lo que contestamos y estar dispuesto a
participar de aquellas capacitaciones en las que nos comprometemos, así como aquellas en
las cuales somos designados por nuestras jefaturas, por tratarse de temas de interés para la
Institución.
Difusión del programa de capacitación: Asistir a la reunión anual convocada por
el comité de capacitación, para enterarnos sobre el programa que se desarrollará durante el
año.
Asistencia a capacitaciones: Es de la mayor importancia, asistir a las actividades
de capacitación programadas, puesto que debe darse cuenta respecto de la ejecución del
plan anual de capacitación al Sispubli, el cual es el organismo que valida una parte del
sistema.
Asimismo, todos debemos ajustarnos a lo establecido en el reglamento de
capacitación, en donde se establece los procedimientos de capacitación.
2.-
Sistema Higiene Seguridad: responsable es el comité de higiene y seguridad.
Diagnóstico: En este caso también se hace un diagnóstico que en general es una
encuesta, contestarla de acuerdo a nuestras necesidades, de manera que el programa de
actividades sea lo más cercano a la realidad y a los recursos disponibles.
Asistencia a actividades programadas: Asistir a todas las actividades realizadas
por el comité, tales como capacitaciones u otras que requieran nuestra participación, ya
sean charlas, cursos u otras actividades.
3.-
Sistema Evaluación de desempeño: responsable es Sandra Higuera Uribe
Dentro de las actividades que debemos realizar para apoyar este sistema están, el
exigir a nuestros precalificadores (jefes directos), que nos entreguen las evaluaciones en
los plazos establecidos por Ley, que las notas estén justificadas de acuerdo al documento
factores y subfactores, al listado de asistencia y al instrumento auxiliar creado por una
comisión especial, aprobado por el Sr. Intendente, los cuales se encuentran en poder de
cada jefe directo.
Proponer y elegir los representantes del personal, de acuerdo a las instrucciones del
departamento de personal.
Como jefes directos, es nuestra responsabilidad hacer entrega de los informes de
evaluación en los plazos establecidos, puesto que las notas deben informarse
oportunamente y no en forma expost. Esto debe informarlo la responsable del sistema en
un documento a fin de año, dirigido a la Subdere.
Los jefes directos o precalificadores, deben asistir a la capacitación que se entregue
relativa a evaluación de desempeño, por tratarse de uno mas de los requisitos exigidos por
el sistema, en este caso la capacitación es entregada por una funcionaria de la Subdere.
Como jefes directos, registrar las anotaciones de mérito, demérito, positivas y
negativas en el momento en que ocurre ya sea una acción positiva o negativa del
funcionario.
4.-
Sistema Gobierno electrónico: responsable es Oscar Oyarzo Perez.
Para colaborar en este sistema, los encargados de productos estratégicos, esto es,
jefes de los departamentos Social y Municipios, Estudios e Inversión, Fomento Productivo,
Unidad de Informática, unidad de fortalecimiento Institucional, y otros que se agreguen
según se incorporen nuevos productos, deben trabajar directamente con el responsable del
sistema, asimismo, las decisiones que se tomen a nivel de jefaturas respecto de
procedimientos que puedan hacerse en línea a través de la Intranet, deben ser propuestos al
encargado del sistema, para su incorporación a las Tecnologías de información y
comunicaciones..
Como funcionarios, también podemos hacer nuestros aportes en cuanto a nuevas
ideas, relacionadas con procesos que pudieran informatizarse.
5.-
Sistema Planificación y control de gestión: responsable es José Plaza Araneda
Al igual que el sistema anterior, el responsable de este sistema realiza su función en
base a la información generada de los responsables de los productos estratégicos, por
tanto depende directamente de estos últimos el logro del sistema, esto es, los deptos. Social
y Municipios, Estudios e inversión, Fomento productivo, unidad de difusión y unidad
informática.
Como funcionarios colaboramos indirectamente, confeccionando los formularios de
cometidos de acuerdo a instrucciones, elaborando los informes de cometidos, entregando la
información solicitada por nuestros jefes directos respecto de este sistema.
6.-
Sistema auditoría Interna: responsable Unidad de auditoría interna.
Este sistema requiere del compromiso de los jefes de división como de los jefes de
departamentos en cuanto a implementar los compromisos que se han asumido durante las
entrevistas de auditoría, puesto que la red de expertos revisa tanto las observaciones como
los compromisos asumidos, los cuales deben ser cumplidos en un porcentaje
Se requiere apoyo y sugerencias de los jefes de departamentos y división en relación
a los programas de auditoría.
Requiere también apoyo administrativo para sacar fotocopias a toda la
documentación que respalda el sistema, especialmente en los últimos meses del año, puesto
que auditoría interna debe concurrir con copia de todo a revisión por parte de la red de
expertos a Santiago, de manera de validar el sistema.
7.-
Sistema Gestión Territorial Integrada: Responsable es Carlos Soto Ojeda
A este sistema contribuyen todos los encargados de productos estratégicos, en
relación a definir si a éstos se les puede aplicar la perspectiva territorial. Por tanto,
se requiere de la disposición y voluntad de ellos en entregar oportunamente la
información requerida por el responsable, contribuyendo de esta forma al éxito del
sistema.
8.-
Sistema Compras y contrataciones del sector público. Responsable es Carlos
Oyarzún Vera.
La forma de colaborar con los responsables de este sistema, es planificando con la
debida oportunidad, las actividades que requieren la adquisición de materiales u
otros, de manera que se cuente con el tiempo mínimo que requiere el sistema del
Chile Compras para hacer la publicación y luego la adjudicación, sobretodo de
aquellos materiales no comunes.
También es importante recalcar que toda compra superior a 3 UTM ($92.000.-) debe
ser adquirido a través del portal de Chile-compras.
9.-
Sistema administración financiero contable: responsables son Fernando
Pichaud Sanhueza, Sandra Higuera Uribe y Carmen Mella Fagalde.
Para dar cumplimiento a este sistema, el departamento de estudios e inversión debe
elaborar todos los informes que les solicita la dirección de presupuesto en las fechas
y con la calidad requerida. Asimismo, el departamento de Finanzas y Presupuesto
debe enviar los informes mensuales de contabilidad, tanto del presupuesto de
funcionamiento como el de inversión a la Dipres. como a la Contraloría General,
vía página web, correo electrónico y en papel;
y los informes de índole
presupuestario del Gobierno Regional. Asimismo, ambos departamentos deben
dar cumplimiento al envío de toda la información adicional que solicite la Dirección
de Presupuesto durante el año.
Adicional a estos informes, el departamento de administración y personal debe
enviar informes trimestrales y anual de personal, en forma oportuna y con la
calidad que se requiere.
Ningún informe puede fallar, pues si es así, el sistema completo se reprueba.
El cumplimiento de este sistema depende entonces de los funcionarios de los
departamentos de Estudios e Inversión, Finanzas y Presupuesto, Administración y
Personal, de la unidad de informática y del auxiliar que debe despachar los informes
que se envían en papel.
10.-
Sistema enfoque de género. Responsable Isolda Luco Canales.
Este sistema depende de los encargados de productos estratégicos a los cuales se les
puede aplicar la variable género. La encargada debe recopilar la información entregada
por los centros de responsabilidad, procesarla y con ello elaborar el informe solicitado por
el Sernam.
Al estar en etapa 4 este año, debe ejecutarse el plan elaborado el año 2004, realizar
la evaluación de la ejecución, revisar si existen nuevos productos y con ello realizar un
nuevo diagnóstico, plan y programa para el año 2006.
Como podemos ver, son varias las actividades que podemos realizar, sin ser
responsable de un sistema del PMG, tenemos la obligación de enterarnos respecto de
cada uno de ellos y de colaborar en todo cuanto esté a nuestro alcance, puesto que el
beneficio finalmente es de todos.
Espero haber sido un poco mas clara y espero que muchos hayan leído este
documento y mas que nada estemos dispuestos todos a colaborar.........cada año, las
exigencias de este Programa son mas altas.
CARMEN MELLA FAGALDE
RESPONSABLE INSTITUCIONAL
PROGRAMA MEJORAMIENTO DE LA GESTION