220-068333 - Superintendencia de Sociedades

OFICIO 220-068333 DEL 20 DE MAYO DE 2015
ASUNTO: ACTAS.- CORRECCIÓN.
Me refiero a su comunicación remitida por conducto de la Superintendencia de Industria y
Comercio, mediante la cual formula la siguiente consulta:
La asamblea General de Socios requiere anular un acta anterior y un acta de junta
directiva, las cuales se encuentran demandadas ante la Justicia ordinaria por los socios
disidentes y ausentes. Pueden los socios que participaron de la asamblea, mediante otra
asamblea extraordinaria aprobar la ANULACIÓN de las citadas actas?
Al respecto debe advertirse que este Despacho con fundamento en el artículo 28 del
Código de Procedimiento y de lo Contencioso Administrativo, profiere los conceptos de
carácter general y en abstracto a que haya lugar con motivo de las consultas que le son
formuladas sobre las materias de su competencia, mas no le es dable mediante esta
instancia emitir pronunciamientos de ninguna índole sobre situaciones particulares y
concretas, menos que involucren decisiones de órganos sociales de sociedades cuyos
antecedentes le son desconocidos.
Bajo ese presupuesto y comoquiera que la inquietud propuesta pone de manifiesto una
posible confusión entre la posibilidad de modificar decisiones sociales, con el mecanismo
para corregir el texto de las actas de los órganos sociales, es procedente hacer las
siguientes precisiones de orden jurídico:
El Artículo 190 del Código de Comercio, dispone lo siguiente: ‘ Las decisiones tomadas en
una reunión … que se adopten sin el número de votos previsto en los estatutos o en las
leyes, o excediendo los límites del contrato social, serán absolutamente nulas;’ norma de
la que se infiere que la validez de las decisiones adoptadas por el máximo órgano social
y/o por la junta directiva, podrían ser cuestionadas ante la justicia ordinaria y por esta vía
ser objeto de declaratoria de nulidad, caso en el cual, la sociedad habrá de adoptar los
correctivos a que haya lugar, los que se podrían concretar mediante una orden judicial
dirigida al órgano social competente, en ratificar la decisión adoptada, con el quórum y las
mayorías requeridas para el efecto, sin que esto altere los contenidos del libro de actas y
en tal virtud, los textos de aquellas que resulten declaradas nulas, deben permanecer
asentadas en el libro.
Cabe observar que si las decisiones no hubieren generado derechos patrimoniales a los
socios o accionistas o producido efectos frente a terceros y, en el evento en que la justicia
no se hubiese pronunciado sobre la validez de tales decisiones, la sociedad a través del
máximo órgano social o de la junta directiva, según el caso, puede revocar directamente
tales determinaciones, caso en el cual, también las copias de estas actas, deberán
asentarse en el respectivo libro.
Lo anterior, teniendo en cuenta que el artículo 195 del citado código contempla la
obligación de llevar un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden
cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios, sin exclusión
alguna, presupuesto del que se desprende que elaborada el acta de acuerdo con lo
dispuesto por el artículo 189 ibídem, debe asentarse en el libro de actas, como lo
establece la ley.
Finalmente, en cuanto a la posibilidad de corregir errores en las actas, se tiene que el
Decreto 2649 de 1993, en el inciso 2°, artículo 131, dispone: ‘Cuando inadvertidamente en
las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como
presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero
cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional
debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere
designado para el efecto.’