Nociones básicas sobre organización, descripción y conservación

Nociones básicas sobre organización,
descripción y conservación de
documentos de archivo
Área de Investigación Histórica del Archivo General de la Universidad
Comisión Coordinadora del Interior
Presentación elaborada por la Arch. Ana Laura Cirio, para los talleres de capacitación dictados
en el marco del proyecto conjunto AGU-CCI. 2012
[email protected]
¿Qué es un documento?
Es la combinación de un soporte y la
información contenida en él, que puede ser
usado como prueba o para consulta.
Diccionario de Terminología Archivística
¿Qué elementos lo componen?
Soporte: le confiere corporeidad.
Información: es la noticia que transmite.
Registro: es la forma en que la información se
fija al soporte
¿Qué características lo
diferencian de otras fuentes de
información?
· génesis:
se producen en un proceso
natural de actividad, surgen como
producto y reflejo de las tareas de su
productor, no son algo ajeno a él.
¿Qué características lo
diferencian de otras fuentes de
información?
· exclusividad:
son fuentes primarias de
información, su contenido rara vez
se encuentra en otro documento con
idéntica extensión e intensidad, es
exclusiva.
¿Qué características lo
diferencian de otras fuentes de
información?
· carácter seriado:
se producen uno a uno y van
formando series con el paso del
tiempo, como resultado de una
misma actividad, tipología
documental o como consecuencia de
relaciones derivadas de su
producción, recepción o utilización.
¿Qué características lo
diferencian de otras fuentes de
información?
· interrelación:
como principio general las piezas
aisladas (documentos sueltos) no
tienen sentido o tienen muy poco, su
razón de ser viene dada por su
pertenencia a un conjunto y por las
relaciones establecidas entre sí.
¿Cuáles son sus caracteres
internos y externos?
· externos
· clase: es el procedimiento
empleado para transmitir la
información.
Textuales
Iconográficos
Sonoros
Audiovisuales
Electrónicos
¿Cuáles son sus caracteres
internos y externos?
· externos
· tipo: revela tanto la estructura
como el contenido del documento ya
que deriva de la acción
representada.
Informes
Actas
Resoluciones
Leyes
etc.
¿Cuáles son sus caracteres
internos y externos?
· externos
· formato: depende del tipo de
soporte.
Legajos
Volúmenes
Medidas en m. cm. o mm.
¿Cuáles son sus caracteres
internos y externos?
· externos
· cantidad: se refiere al número
de unidades.
· forma o tradición documental:
determina si se trata de un
documento original o una copia.
¿Cuáles son sus caracteres
internos y externos?
· internos
· entidad productora: es el
productor del documento, que
puede ser una institución pública
o privada así como una persona
física o familia.
¿Cuáles son sus caracteres
internos y externos?
· internos
· origen funcional: razones por
las que se creó el documento,
tomando en consideración y en
este orden: la función, la actividad
y el trámite por los que ha sido
realizado.
¿Cuáles son sus caracteres
internos y externos?
· internos
· fecha y lugar de producción.
· Contenido sustantivo: es el
asunto o tema del que trata el
documento.
¿Por qué etapas transita un
documento?
· ciclo vital
Es un teorema que establece que
el documento cumple un ciclo de
vida similar al de un organismo
biológico, el cual nace (fase de
creación), vive (fase de
mantenimiento y uso) y muere
(expurgo o conservación
permanente).
¿Por qué etapas transita un
documento?
· Etapas y edades:
- Etapa pre-archivística:
1ª edad: momento de planificación y
tramitación (Archivo de gestión).
- Etapa archivística:
2ª edad: momento de vigencia y plazo
precaucional (Archivo Administrativo o
Intermedio).
3ª edad: documento de conservación
permanente (Archivo Histórico).
¿De qué depende que un documento se
elimine o se conserve ?
· Valor del documento: depende de la finalidad con la que
se creó el documento y de la utilidad que puede tener a
posteridad.
Primario: es el que tienen los documentos durante
la tramitación, vigencia y plazo precaucional. Poseen
valor jurídico, legal, contable o técnico.
Secundario: aflora una vez culminado el valor
primario. Lo poseen los documentos cuya información
interesa para la investigación, la historia o la cultura,
por lo cual se conservan permanentemente.
¿Qué es la valoración y cuál es
su importancia?
Consiste en analizar y determinar el tiempo que el
documento posee valor primario y si poseen valor
secundario, fijando los plazos de transferencia, acceso y
conservación o eliminación total o parcial.
Es una tarea que se vincula con el resto de los procesos
fundamentales de la archivística y que es fundamental para
evitar la acumulación de documentos innecesarios.
Debe considerarse como un proceso planificado,
realizado con responsabilidad y pleno conocimiento de las
series, evitando que se practique para solucionar colapsos
en los depósitos.
¿Cuál es la importancia de la
gestión de documentos?
La gestión de documentos está vinculada al concepto
de ciclo vital; se encarga de controlar de manera eficiente
y sistemática la producción, reunión, organización,
conservación, acceso, disposición y destino final de los
documentos que han sido producto de las funciones de
una organización.
Esto permite a las organizaciones dar respuesta a
situaciones que requieran el respaldo documental,
favorece la toma de decisiones, la rendición de cuentas,
le permite tener memoria y proteger sus intereses. Esta
planificación se basa en los principios de economía y
eficacia.
¿En cuántos niveles pueden
organizarse los documentos?
Los documentos se organizan en niveles
de descripción, los cuales resultan de la
jerarquía en que se fueron produciendo.
Los niveles básicos, del más general al
más específico, son: fondo, subfondo, serie
y unidad documental, pero existen otros
intermedios que se utilizan en función de la
complejidad de la entidad productora.
¿En cuántos niveles pueden
organizarse los documentos?
· Fondo:
Conjunto de documentos, con
independencia de su tipo documental o
soporte, producidos orgánicamente y/o
acumulados por una persona física, familia o
entidad en el transcurso de sus actividades y
funciones como productor.
¿En cuántos niveles pueden
organizarse los documentos?
· Subfondo:
Subdivisión del fondo consistente en un
conjunto de documentos relacionados entre
sí, que se corresponde con las subdivisiones
administrativas de la institución u
organismo que los origina, y cuando esto no
es posible, con agrupaciones geográficas,
cronológicas, funcionales o similares de la
propia documentación.
¿En cuántos niveles pueden
organizarse los documentos?
· Serie:
Documentos organizados de acuerdo a un
sistema de archivo o conservados formando
una unidad como resultado de una misma
acumulación, del mismo proceso
archivístico, o de la misma actividad, que
tienen una forma particular, o como
consecuencia de cualquier otra relación
derivada de su producción, recepción o
utilización.
¿En cuántos niveles pueden
organizarse los documentos?
· Unidad documental:
Es la unidad archivística más pequeña,
intelectualmente indivisible. Puede ser
simple o compuesta.
¿En cuántos niveles pueden
organizarse los documentos?
· Niveles intermedios:
· Subfondo subordinado
· Grupo de series
· Subserie
¿En cuántos niveles pueden
organizarse los documentos?
· Colección:
Conjunto artificial de documentos
acumulados sobre a base de alguna
característica común, sin tener en cuenta su
procedencia.
¿Qué implica la organización de
documentos?
La organización es un procedimiento que
engloba dos procesos fundamentales: la
clasificación y la ordenación.
Responde a una doble necesidad:
proporcionar una estructura lógica al fondo
documental, de modo que refleje la
naturaleza del organismo productor y
facilitar la localización de los documentos.
Clasificación
Consiste en la agrupación jerárquica de
los documentos mediante agregados o
clases, desde los más generales a los más
específicos.
Estas clases no se definen a priori sino
que surgen del análisis de la historia y
funciones de la entidad productora, y
respetando los principios de Procedencia y
de Respeto al orden original.
Clasificación
· Principio de Procedencia o de Respeto de los
fondos
Es un principio fundamental de la archivística que
establece que los documentos producidos por una
institución u organismo no deben mezclarse con los
de otros.
Natalis de Wailly recomendaba en 1841, “unir los
diferentes documentos por fondos, es decir, reunir
todos los títulos que provengan de un “cuerpo”, de un
“establecimiento”, de una familia o de un individuo, y
colocar después con un cierto orden los diferentes
fondos...”.
Clasificación
· Principio de Respeto al Orden Original
Establece que debe preservarse el orden
atribuido a los documentos en la entidad
productora ya que este representa el orden natural
en el que los documentos se han generado.
Nace en Prusia, en 1881, y complementa al
principio de Procedencia, ambos representan el
fundamento teórico y metodológico de la
archivística.
Clasificación
· Sistemas
La clasificación de documentos puede basarse en:
a. la organización administrativa de la entidad
productora (sistema orgánico)
b. las funciones que dieron origen a los
documentos (sistema funcional)
c. la combinación de ambos elementos (sistema
orgánico-funcional)
Clasificación
· Sistema orgánico
Para utilizar este sistema debemos construir o
reconstruir la estructura administrativa de la entidad
productora, peguntándonos quién, dónde y cuándo
produjo los documentos.
Para ello podemos valernos de organigramas, actas de
fundación, u otros documentos que refieran a los
diferentes departamentos o secciones de la institución.
Este sistema es el menos complejo de realizar, pero es
el menos consistente, ya que la estructura suele variar por
cambios de denominación o supresión de funciones.
Clasificación
· Sistema funcional
Para utilizar este sistema debemos analizar las
funciones que tiene asignadas la entidad, de la cual
derivan las actividades y tareas que son la razón por las
que se producen documentos. Debemos preguntarnos
por qué, cómo y cuando se produjo el documento.
Para ello podemos valernos en los documentos
fundacionales, que suelen establecer la política y misión
de la entidad.
Este sistema es el más adecuado, dado que las
funciones son más estables en el tiempo que la
estructura administrativa, por lo cual la clasificación es
más consistente.
Clasificación
· Sistema orgánico-funcional
Es la combinación de los sistemas anteriores, el
cual permite realizar una clasificación menos
compleja que la funcional pero que tenga cierta
consistencia.
Clasificación
· Cuadro de clasificación
Se trata de la representación material del sistema
de clasificación elegido.
Es un sistema que organiza intelectualmente la
información y que permite situar los documentos
considerando las relaciones de unos con otros.
No se elaboran a priori sino habiendo analizado
la historia de la institución, su estructura, sus
procedimientos.
Clasificación
Principios:
· Cuadro de clasificación
· Delimitación: su objeto es el fondo.
· Unicidad: el cuadro se concibe para representar toda la
documentación, independientemente de su
cronología.
· Estabilidad: es conveniente que se base en las funciones de
la entidad, cuya perdurabilidad en el tiempo permite lograr una
clasificación más segura y estable.
·Simplificación: desarrollar subdivisiones justas y precisas,
aquellas cuya presencia sea fundamental e ineludible para
clasificar el fondo.
Ordenación
Es la operación de unir los documentos
de acuerdo a un método establecido a priori.
Estos métodos surgen a partir del
elemento que más nos acerca al contenido
del documento, como puede ser la fecha, el
nombre de personas, instituciones o
lugares, o el número asignado al
documento.
Ordenación
· Sistemas
o
· Cronológico
· Alfabético (onomástico, patronímico
topográfico)
· Numérico
· Alfanumérico
¿Cómo se comunica el documento
con el usuario?
El documento llega al usuario a través de la
descripción, cuya finalidad coincide con la de la
propia documentación: informar
Es una tarea encaminada a poner los
documentos a disposición de los usuarios
mediante la representación de su contenido en
instrumentos de descripción.
Esta representación debe ser exacta, objetiva
y suficiente.
Descripción
· Instrumentos de descripción
· Guía:
Describe globalmente las grandes
agrupaciones documentales, esboza la
historia de la entidad productora y brinda
información auxiliar referente a los servicios
que brinda el archivo, sus horarios y la
información de contacto.
Descripción
· Instrumentos de descripción
· Inventario:
Describe las unidades que componen las
series, dispuestas según el orden que tienen
en el cuadro de clasificación y reproduciendo
su estructura.
Tiene una doble finalidad: conocer qué es
lo que se tiene y cómo está organizado, e
informar con precisión acerca de su
contenido y localización.
Descripción
· Instrumentos de descripción
· Inventario:
En función de las unidades que describe
podemos distinguir entre:
a. Inventario somero
b. Inventario descriptivo
c. Inventario analítico
Inventario somero
Descripción
· Instrumentos de descripción
· Catálogo:
Tiene la finalidad de describir
exhaustivamente las unidades documentales,
tanto en sus caracteres internos como en los
externos.
Dada su naturaleza pormenorizada no puede
aplicarse a agrupaciones documentales grandes,
sino que se realiza con documentos que por su
frecuente consulta, estado de conservación u
otra característica lo amerite.
Descripción
· Norma Internacional General de Descripción
Archivística ISAD (G)
· Elaborada por el Consejo Internacional de
Archivos en 1994 y reeditada en 2000 tras su revisión.
· Constituye una guía general para la elaboración
de descripciones archivísticas.
· Contiene reglas generales que pueden aplicarse
con independencia de la tipología y soporte del
documento y se basa en los principios fundamentales
de la archivística
Descripción
· Norma Internacional General de Descripción
Archivística ISAD (G)
· sus objetivos son:
. Garantizar la elaboración de descripciones
coherentes, pertinentes y explícitas
. Facilitar el acceso a la información y su
intercambio
. Hacer posible la integración de las
descripciones procedentes de distintos lugares en un
sistema unificado de información
Descripción
· Norma Internacional General de Descripción
Archivística ISAD (G)
· Descripción multinivel:
la norma puede utilizarse tanto para
describir al fondo como a las partes que lo
componen. La suma de esas descripciones,
jerárquicamente unidas entre sí, representan lo
que se denomina descripción multinivel.
Descripción
· Norma Internacional General de Descripción
Archivística ISAD (G)
· Reglas de la descripción multinivel:
. Descripción de lo general a lo particular
. Información pertinente al nivel de
descripción
. Interconexión de las descripciones
. No repetición de la información
Descripción
· Norma Internacional General de Descripción
Archivística ISAD (G)
1. Área de identificación: información esencial
para identificar la unidad de descripción.
. Código de referencia
. Título
. Fecha
. Nivel de descripción
. Volumen y soporte de la unidad de
descripción
Descripción
· Norma Internacional General de Descripción
Archivística ISAD (G)
2. Área de contexto: información relativa al
origen y custodia de la unidad de descripción
.
.
.
.
Nombre del/os productor/es
Historia institucional/reseña biográfica
Historia archivística
Forma de ingreso
Descripción
· Norma Internacional General de Descripción
Archivística ISAD (G)
3. Área de contenido y estructura : información
relativa al objeto y organización de la unidad de
descripción
.
.
.
.
Alcance y contenido
Valoración, selección y eliminación
Nuevos ingresos
Organización
Descripción
· Norma Internacional General de Descripción
Archivística ISAD (G)
4. Área de acceso y utilización : información
relativa a la accesibilidad de la unidad de descripción
.
.
.
.
.
Condiciones de acceso
Condiciones de reproducción
Lengua/escritura de la documentación
Características físicas y requisitos técnicos
Instrumentos de descripción
Descripción
· Norma Internacional General de Descripción
Archivística ISAD (G)
5. Área de documentación asociada : información
relativa a documentos que tengan relación
significativa con la unidad de descripción
.
.
.
.
Existencia y localización de los originales
Existencia y localización de copias
Unidades de descripción relacionadas
Nota de publicaciones
Descripción
· Norma Internacional General de Descripción
Archivística ISAD (G)
6. Área de notas: información especial o aquella
que no ha podido incluirse en otras áreas
. Notas
Descripción
· Norma Internacional General de Descripción
Archivística ISAD (G)
7. Área del control de la descripción : información
relativa al cómo, cuándo y quien ha elaborado la
descripción.
. Nota del archivólogo
. Reglas o normas
. Fecha de la descripción
Descripción
· Norma Internacional General de Descripción
Archivística ISAD (G)
Elementos obligatorios en toda descripción:
· Código de referencia
· Título
· Productor
· Fechas extremas
· Volumen de la unidad de descripción
. Nivel de descripción
Descripción
· Normas complementarias de la ISAD (G)
. ISAAR CPF: Norma Internacional sobre los Registros
de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones,
Personas y Familias
Proporciona reglas generales para la normalización de
la descripción relativa a los productores de documentos
de archivo y al contexto de su producción.
La descripción de los productores es una tarea muy
importante, ya que es un dato primordial para respetar el
principio de procedencia y se utiliza como punto de
acceso.
CIA – 1995 primera edición, 2004 segunda edición.
Descripción
· Normas complementarias de la ISAD (G)
. ISDF: Norma Internacional para la Descripción de
Funciones
Sirve de guía para elaborar la descripción de las funciones
de la entidad productora de documentos, entendiendo a la
función como cualquier objetivo, responsabilidad o tarea
asignada por legislación política o mandato.
La descripción de funciones juega un papel fundamental en
la explicación de la procedencia de los documentos por lo que
ayudan a situarlos firmemente en su contexto de producción y
utilización.
CIA 2007 primera edición.
Descripción
· Normas complementarias de la ISAD (G)
. ISDIAH: Norma Internacional para describir instituciones
que custodian fondos de archivo
El principal objetivo de esta norma es facilitar la descripción
de aquellas instituciones cuya función primordial es la
conservación de los documentos de archivo y de su difusión al
público en general.
Permite asimismo:
. Identificar y contactar instituciones que
conservan archivos.
. Crear directorios de archivos
CIA 2008 primera edición
Descripción
· Bases de datos
Son herramientas que nos ayudan a sistematizar la
información de los instrumentos de descripción para
hacerlos accesibles a los usuario de modo eficiente y
rápido.
Las posibilidades en cuanto a software están muy
vinculadas al desarrollo de la tecnología informática,
ampliando la oferta de programas pensados para
funciones específicas.
En lo que tiene que ver con los archivos, vamos a
referirnos a tres posibilidades: CD/ISIS para Windows
(Winisis), ICA AtoM y Google Docs.
Descripción
· Bases de datos – Winisis
· CDS/ISIS es un software desarrollado,
mantenido y difundido por la UNESCO a partir de
1985, con sucesivas revisiones y versiones, bajo
la dirección de Giampaolo del Bigio.
·
La versión para Windows se presentó en 1995.
·
Si bien se trata de un software gratuito, no es
un software libre, ya que los códigos y la
distribución pertenecen a la Unesco.
Descripción
· Bases de datos – Winisis
· Permite crear bases de datos con los campos
que necesite el usuario.
· Ingresar, modificar, corregir o borrar registros.
· Recuperar registros por su contenido, gracias a
su sistema de definición de términos de
búsqueda.
· Ordenar registros según la secuencia deseada.
· Imprimir la totalidad de los registros o parte de
ellos.
Descripción
· Bases de datos – ICA AtoM
·
Base promovida por el Consejo Internacional de
Archivos, basado en un software de código abierto
para la creación y publicación de descripciones de
documentos de archivo.
·
El primer prototipo estuvo disponible en 2006,
mientras que la primera versión considerada estable u
oficial fue presentada en 2010.
·
Permite elaborar descripciones multinivel a través
de la norma ISAD (G), así como elaborar registros de
autoridad, de funciones y descripciones de los centros
que custodian documentos.
Descripción
· Bases de datos – ICA AtoM
· Principales ventajas:
· Está basada en las normas estandarizadas por el
CIA (ISAD-G, ISAAR-CPF, ISDF, ISDIAH)
· Posee capacidad para importar y exportar
· Facilita la gestión de relaciones entre los distintos
tipos de registros
· Permite adecuarse al formato DUBLIN CORE
· Puede consultarse a través de Internet
· Permite gestionar imágenes
· Tiene opciones de usuario en diferentes idiomas
Descripción
· Google Docs/Formularios
·
Google Docs es un conjunto de productos que
permite crear distintos tipos de documentos, trabajar
en ellos con otros usuarios en tiempo real y
almacenar documentos y otros archivos. Esto se
realiza en línea.
Descripción
· Google Docs/Formularios
·
Permite:
. Compartir la base con otros usuarios a los cuales se
les puede atribuir diversos permisos de acceso y
posibilidades de edición.
. Descargar documentos de Google Docs en los
formatos de Word, OpenOffice, RTF, PDF, HTML o ZIP.
. Traducir un documento a otro idioma.
. Enviar los documentos como archivos adjuntos a
otras personas.
¿Cómo lograr que los documentos
mantengan su integridad física?
· Conservación
Se puede definir como toda actividad humana
encaminada a aumentar la esperanza de vida de
los documentos.
Se compone por las acciones de preservación
o conservación preventiva y las prácticas de
restauración o conservación emergente.
¿Cómo lograr que los documentos
mantengan su integridad física?
· Conservación preventiva
Su finalidad es proporcionar las condiciones
adecuadas de almacenamiento y manipulación a fin de
evitar la aparición de agentes de deterioro que puedan
causar daños al documento.
Entendemos como deterioro a las transformaciones
físicas y químicas que tienen lugar en los documentos,
por un uso excesivo o inadecuado, por exposición a
condiciones ambientales desfavorables o provenientes de
la inestabilidad intrínseca de los materiales, que afectan
su forma física y su aspecto original.
¿Cómo lograr que los documentos
mantengan su integridad física?
· Conservación preventiva
Para poder aplicar acciones de
conservación preventiva es fundamental
conocer lo que queremos conservar, entender
cómo se compone y cómo afectan los
diversos agentes de deterioro a cada
elemento de la estructura.
Conservación preventiva
· El papel
Los primeros experimentos en su fabricación
datan del año 105 DC, en China, donde se
mantuvo
en secreto la técnica durante aproximadamente 500
años.
En el año 610 se introdujo en Japón, en el 751 en
Asia Central y en el 800 llegó a Egipto.
En Europa se introdujo por los árabes, instalándose
las primeras fábricas en los siglos XII y XIII, y en
América ingresó en 1580, cuando llegó a México.
Conservación preventiva
· El papel
La materia prima fundamental en los inicios de los
procesos de fabricación fueron los trapos de seda, lino y
algodón, corteza de morera, cáñamo y lino.
Al expandirse la fabricación a diversos países, el uso de
papel se extendió de tal modo que en los siglos XVII y XVIII
comenzaron a escasear los trapos, por lo que surgió en 1840
el uso de una máquina que trituraba madera y producía la
pasta de celulosa necesaria para la fabricación del papel.
Conservación preventiva
· El papel
Actualmente el proceso es totalmente industrial,
obteniendo la pasta a partir del triturado de la madera
de la que se extrae la celulosa.
Luego esta se depura, lava, blanquea y refina, y se le
incorporan diversas sustancia en función del tipo de
papel que se esté fabricando.
Posteriormente se prensa, alisa y se coloca en
bobinas.
Conservación preventiva
· El papel
La estabilidad del papel depende en gran medida de las características de
sus componentes, dentro de los cuales encontramos:
FIBRAS: proceden de la celulosa. Cuanto más largas y entrelazadas estén,
más resistente será el papel.
AGUA: además de la que contiene en su estructura, hay que considerar la
que absorbe y libera del medio ambiente ya que es higroscópico.
LIGNINA: es un componente de la madera que se caracteriza por su color
amarillo y su capacidad de reaccionar ante los rayos UV y su alta acidez.
ENCOLANTE: sustancias tales como almidón, alumbre o colofonia; se
incorporan para otorgarle ciertas propiedades al papel, tales como solidez,
resistencia, evitar corrimiento de tintas.
BLANQUEDOR: se ha utilizado mucho el cloro.
Conservación preventiva
. Las fotografías
La fotografía se conoce desde 1839, con la invención del
daguerrotipo en Francia. No obstante, las investigaciones y
experimentaciones para lograr fijar imágenes mediante la acción
luz comenzaron un tiempo antes.
de la
A lo largo de estos 173 años que han pasado desde entonces se han
utilizado diversos soportes y técnicas para reproducir las
imágenes,
sobretodo con el afán de reproducir el color y
disminuir el tiempo de
exposición.
Una vez entrado el siglo XX, la producción de copias en soporte
papel a través de ampliadoras y procesos de revelado químico, así
como la aparición de soportes flexibles, hizo que se incrementara su
producción, por lo que es frecuente encontrar fotografías en los
fondos documentales.
Conservación preventiva
. Las fotografías
Se componen por una estructura en capas, que puede incluir
de una a tres dependiendo del soporte y del procedimiento
fotográfico:
Conservación preventiva
. Papel
· Soportes
. Metal (cobre, lata)
. Vidrio
. Plástico
. Nitrato de celulosa (1889)
. Acetato de celulosa (1924)
. Poliéster (1955)
Conservación preventiva
. Aglutinantes
. Albúmina: se obtiene batiendo claras de huevo con sal. Se
caracteriza por su tendencia al amarilleamiento y al abarquillamiento.
. Colodión: es una mezcla de nitrocelulosa, alcohol y éter. Es
impermeable una vez que se seca y es muy sensible a la abrasión
y las rayas.
. Gelatina: se extrae de pieles, huesos y cartílagos de
animales. Se caracteriza por su higroscopicidad (capacidad de
absorción y eliminación de líquido), capacidad que permite el
procesamiento de la imagen sin importar el tiempo que haya
transcurrido desde la toma. Es el
aglutinante más usado.
Conservación preventiva
. Sustancias fotosensibles
. Plata: tiene la propiedad de ennegrecerse cuando entra
en contacto con la luz. Cuando se combina con sustancias tales
como el yodo, cloro o bromo aumenta su sensibilidad.
. Sales de hierro: platino, paladio, ferrocianuro férrico.
. Colorantes: cromógenos, azoicos, metálicos.
Conservación preventiva
. Película analógica
Conservación preventiva
. Película analógica
Sus características constitutivas son muy similares a la
estructura de las fotografías en soporte plástico. Se han utilizado
para la elaboración tanto de películas y documentales como para
soporte de microfilmación.
Las prácticas de manipulación y limpieza implican cierto grado
de complejidad y requieren instrumentos especiales dado el tamaño
de las películas.
Conservación preventiva
. Cintas magnéticas
Al igual que las películas, su estructura es en capas. Cuenta
con un soporte de película sobre el que se encuentra un
pigmento magnético suspendido
sobre un polímero
aglutinante. Ese pigmento magnético es capaz
de grabar
señales magnéticas.
Conservación preventiva
. Discos ópticos
Conservación preventiva
· Discos ópticos
Se componen, también, por una estructura en capas cuyos componentes
principales son:
. Policarbonato: es una pasta hecha con carbono combinado con otros
materiales plásticos, que se ablanda cuando se expone a altas temperaturas.
. Tintes fotosensibles: es una capa que se encuentra embebida en el
policarbonato. Su función es reaccionar ante el rayo láser para almacenar la
información. Los tintes de componentes Azo son mucho más estables que los
de componentes del grupo de cianinas.
. Recubrimiento metálico: es una capa de metal de grosor imperceptible
que tiene la finalidad de proteger la capa que contiene la información. Los
discos de menor calidad utilizan aluminio, mientras que los más estables
utilizan compuestos de plata y oro.
Conservación preventiva
. Agentes de deterioro
Causas:
. Deterioros causados por el hombre
. Deterioros causados por las condiciones
ambientales
. Deterioro biológico
. Deterioro por inestabilidad de los materiales
Conservación preventiva
. Agentes de deterioro
Causados por el hombre:
. Manipulación indebida: genera roturas, dobleces, manchas
. Uso de clips metálicos: genera oxido en el documento.
Conservación preventiva
. Agentes de deterioro
Causados por el hombre:
. Uso de cintas adhesivas: el adhesivo acidifica y mancha el papel.
. Uso de bandas elásticas: con el paso del tiempo se secan y adhieren al
papel.
Conservación preventiva
. Agentes de deterioro
Causados por el hombre:
. Falta de cuidado en el almacenamiento, descuidos
Conservación preventiva
. Agentes de deterioro
Causados por condiciones ambientales:
. Temperatura:
En términos generales la temperatura alta favorece y acelera las reacciones
químicas y la proliferación de microorganismos, así como el desvanecimiento
de los colorantes de las fotografías a color.
Conservación preventiva
. Agentes de deterioro
Causados por condiciones ambientales:
. Humedad relativa:
Cuando se encuentra en valores altos, favorece la aparición de hongos e
insectos, genera la oxidación de la plata, altera la estructura de elementos
higroscópicos como el papel y la gelatina por lo que es común ver fotografías
adheridas entre sí o a sus sobres, películas adheridas entre espiras y papeles
delaminados o frágiles.
Conservación preventiva
. Agentes de deterioro
Causados por condiciones ambientales:
. Exposición a la luz:
La exposición a la luz, tanto solar como incandescente o fluorescente
sin filtración, generan deterioros en los diversos tipos documentales por la
acción de los rayos UV e IR. Estos generan degradación del color y aparición
de manchas en el papel.
. Contaminantes:
Existen en el aire gases que afectan en gran medida a los documentos,
generando reacciones químicas. Además, la presencia de polvo genera rayas y
abrasión en las superficies
Conservación preventiva
. Agentes de deterioro
Causados por agentes biológicos:
La aparición de hongos se desarrolla por condiciones de HR y
temperatura altas. Los insectos y roedores aparecen por falta de
higiene y consumo de alimentos o bebidas en áreas de manejo
de documentos.
Conservación preventiva
. Agentes de deterioro
Causados por inestabilidad de los materiales
Conservación preventiva
. Agentes de deterioro
Causados por inestabilidad de los materiales
Conservación preventiva
. Condiciones de manipulación y almacenamiento recomendadas
. Disponer de áreas de trabajo que se encuentren limpias y en las que
no se consuman alimentos o bebidas.
. Manipular responsable y cuidadosamente los documentos.
. Utilizar guantes, lentes protectores y tapabocas para la limpieza de
documentos y especialmente guantes siempre que se manipulen
fotografías, películas o microfilms.
. Evitar que el depósito esté ubicado en sub suelos.
. Controlar la temperatura y humedad relativa del depósito con
parámetros acordes al tipo documental que se conserve. El estándar promedio
es 18-20ºC y 40-50% de HR.
. Evitar ingreso de luz solar directa sobre los documentos.
Conservación preventiva
. Mantener cerradas puertas y ventanas para evitar el ingreso de polvo,
así como insectos y roedores.
. Evitar el paso por el interior de los depósitos de tuberías de agua e
instalaciones eléctricas defectuosas.
. Dentro de las posibilidades evitar pisos de madera. Si no hay otra
opción, pintarlos con barniz de polímeros sintéticos para evitar la liberación de
sustancias nocivas y para que queden aislados de la humedad.
. Utilizar muebles de metal con tratamiento anticorrosivo, cuya pintura se
haya secado a horno. Las medidas estándar son 1.90 x 0.90 x 0.50 m.
. Colocar el estante superior entre 15 y 20 cm. sobre el piso.
. Revisar que no tengan puntos de oxido ni elementos desajustados que
puedan dañar la documentación.
Conservación preventiva
. Los pasillos entre estanterías deben medir al menos 0.90 m. aunque la
medida ideal es 1.20 m.
. La iluminación más recomendable es la fluorescente con filtros UV.
. Utilizar cajas de cartonplast (polipropileno expandido) de formato
acorde al documento.
. Preferentemente utilizar contenedores primarios de papel libre de ácido
o con tendencia alcalina. Si se opta por fundas de plástico deben ser de
polipropileno o poliéster. Evitar el PVC.
. Utilizar clips forrados en plástico o carpetines para agrupar
documentos, sustituyendo los clips metálicos y bandas elásticas.
. No utilizar cinta adhesiva para solucionar roturas.
. Si es necesario realizar inscripciones en el documento hacerlo con lápiz,
evitando el uso de bolígrafos y marcadores.
Conservación preventiva
. Utilizar medios de duplicación en los casos en que el documento
original esté en malas condiciones de conservación o cuya composición
presente elementos inestables o frágiles, como es el caso de fotografías, films
o cintas magnéticas.
. Llevar control de préstamos mediante formularios de consulta y
prohibir la entrada al depósito a toda persona ajena al archivo.
. Instruir al personal encargado de la limpieza para que no utilice
productos de limpieza ni paños mojados en los depósitos. Lo ideal es que la
limpieza se realice con aspiradora para no levantar polvo, y que se utilicen
paños secos para limpieza de cajas y estantes.