gju-pr-02 procedimiento convocatoria a conciliacion v2

COPIA NO CONTROLADA
Código: GJU-PR-02
PROCEDIMIENTO PETICIÓN DE CONCILIACIÓN
Versión: 02
GESTIÓN JURÍDICA
Fecha: 14 de Enero de 2013
UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN -UNP-
PROPOSITO
Establecer las condiciones y actividades para tramitar las peticiones de Conciliación Etrajudicial y Judicial.
ALCANCE
Aplica desde la recepción de una petición de Conciliación Extrajudicial y Judicial hasta cuando el Abogado asiste a la Audiencia de Conciliación.
RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE
RESPONSABILIDADES
Analizar los aspectos Jurídicos y fácticos que dieron origen a la petición de conciliación Extrajudicial o
Judicial.
Proyectar la "Ficha Técnica de Presentación del caso para Estudio del Comité de Defensa Judicial y
Conciliación de la Unidad Nacional de Protección - UNP".
Profesional Abogado
Emitir el documento de "Ficha Técnica de Presentación del caso para Estudio del Comité de Defensa
Judicial y Conciliación de la Unidad Nacional de Protección - UNP".
Presentar la "Ficha Técnica de Presentación del caso para Estudio del Comité de Defensa Judicial y
Conciliación de la Unidad Nacional de Protección - UNP", en el Comité de Conciliación
Asistir a la Audiencia de Conciliación Extrajudicial o Judicial
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Asignar responsable para elaborar "Ficha Técnica de Presentación del caso para Estudio del Comité
de Defensa Judicial y Conciliación de la Unidad Nacional de Protección - UNP".
Revisar el proyecto de "Ficha Técnica de Presentación del caso para Estudio del Comité de Defensa
Judicial y Conciliación de la Unidad Nacional de Protección - UNP".
Realizar convocatoria del Comité de Conciliación de la UNP.
Secretario Técnico Comité de Conciliación
Elaborar acta del Comité de Conciliación de la UNP.
Elaborar certificado del Comité de Conciliación de la UNP.
Analizar el caso presentado en el Comité de Conciliación de la UNP.
Miembros del Comité de Conciliación
Decisión del Comité de Conciliación de la UNP
Decepcionar petición de conciliación Extrajudicial o Judicial.
Secretaría de la Oficina Asesora Jurídica
Entregar al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica la petición de conciliación Extrajudicial o Judicial.
DEFINICIONES
TERMINO
DEFINICIÓN
El Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y
formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad,
establecido en el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y regulado por el Decreto 1716 de 2009.
Comité de Conciliación
Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro
medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas,
procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar
tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni
fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité.
Conciliación
Es un mecanismo alternativo de solución de conflicto extrajudicial y judicial.
Extrajudicial
Se decide lo que se resuelve de un conflicto sin acudir a los Tribunales de Justicia.
Cuando el fallo de primera instancia sea de carácter condenatorio y contra el mismo se interponga el
recurso de apelación, el juez o magistrado deberá citar a audiencia de conciliación, que deberá
celebrarse antes de resolver sobre la concesión del recurso. La asistencia a esta audiencia será
obligatoria.
Judicial
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Fecha: 14 de Enero de 2013
UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN -UNP-
Miembros del Comité de Conciliación
Ordenador del Gasto
1. El jefe, director, gerente, presidente de la Entidad respectivo o su delegado.
2. El ordenador del gasto o quien haga sus veces.
3. El Jefe de la Oficina Jurídica o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses
litigiosos de la Entidad.
4. Dos (2) funcionarios de dirección o de confianza que se designen conforme a la estructura orgánica
de cada Entidad.
La participación de los integrantes será indelegable, salvo las excepciones previstas en los numerales
1 y 3 del presente artículo.
Parágrafo 1: Concurrirán sólo con derecho a voz los funcionarios que por su condición jerárquica y
funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que represente los intereses del ente en
cada proceso, el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y el Secretario Técnico
del Comité.
Parágrafo 2: El comité podrá invitar a sus sesiones a un funcionario de la Dirección de Defensa
Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia, quien tendrá la facultad de asistir a sus
sesiones con derecho a voz.
La persona designada para ejecutar el gasto, es decir, que con base en el programa de gastos
aprobado para la Entidad, decide la oportunidad de contratar, comprometer los recursos y ordenar el
gasto.
CONSIDERACIONES GENERALES
Cuando se tenga un número considerable de petición de Conciliación Extrajudicial o la Convocatoria de Conciliación Judicial, se citará el Comité de Conciliación.
Asímismo, se citará a Comité de Conciliación, teniendo en cuenta la fecha de la Audiencia de Conciliación Extrajudicial o la Convocatoria de Conciliación Judicial .
El presente procedimiento, inicia cuando se recibe la petición de conciliación extrajudicial por parte del abogado del Accionante y posteriormente el Agente del
Ministerio Público notifica a la Entidad accionada de la fecha, lugar y hora en la cual se llevará a cabo la mencionada audiencia.
Por otra parte se inicia, cuando el fallo de primera instancia sea condenatorio, caso en el cual, el Juez o magistrado deberá convocar a audiencia de conciliación
judicial.
En el evento en que exista anímo conciliatorio y se llegue a algún arreglo de conciliación ante el Procurador delegado, es necesario que dicho acuerdo sea avalado
por el Juez Administrativo, razón por la cual las formulas de arreglo serán puestas en conocimiento del Comité de Conciliación, en este evento el procedimiento se
realizará a partir del numeral 11.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
EXTERNOS
INTERNOS
Documentos encontrados respecto del solicitante en el archivo de la UNP
Petición de Conciliación Extrajudicial
Base de Datos
Acta de la sesión de la Audiencia de Conciliación
Ficha Técnica de Presentación del caso para Estudio del Comité de Defensa
Judicial y Conciliación de la Unidad Nacional de Protección - UNP
Ley 446 de 1998
Correo Electrónico
Decreto 1716 de 2009
Acta de Comité de Conciliación de la UNP
Ley 1395 de 2010
Certificación de decisión adoptada por el Comité de Conciliación de la UNP
Ley 1437 de 2011
Contestación de la Demanda inicial
Auto de Convocatoria a Audiencia de Conciliación por parte del Juez de Primera
Instancia.
Sentencia condenatoria de Primera Instancia
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QUÉ?
QUIÉN?
CUÁNDO?
CÓMO?
DOCUMENTO SOPORTE
POR QUÉ / PARA QUÉ?
¿DÓNDE?
Inicio
1.Recepcionar petición de
Conciliación Extrajudicial o la
Convocatoria de Conciliación
Judicial.
2. Entregar al Jefe de la Oficina
Asesora Jurídica la petición de
petición de Conciliación
Extrajudicial o la Convocatoria de
Conciliación Judicial.
3. Asignar responsable para
elaborar la "Ficha Técnica de
Presentación del caso para Estudio
del Comité de Defensa Judicial y
Conciliación de la Unidad Nacional
de Protección - UNP".
4. Analizar los aspectos Jurídicos y
fácticos que dieron origen a la
petición de Conciliación
Extrajudicial o la Convocatoria de
Conciliación Judicial.
5. Proyectar la "Ficha Técnica de
Presentación del caso para Estudio
del Comité de Defensa Judicial y
Conciliación de la Unidad Nacional
de Protección - UNP".
1
Secretaría de la Oficina
Asesora Jurídica
Para llevar un control de todas
las peticiones de conciliación
Se recibe la petición de Conciliación Extrajudicial o la
En el momento de la recepción de la
Convocatoria de Conciliación Judicial, se alimenta la Petición de Conciliación Extrajudicial allegadas a la oficina Asesora
petición de Conciliación Extrajudicial o la
Jurídica y actualizar cada una En la Oficina Asesora Jurídica
base de datos (registro de actuaciones jurídicas) con la o la Convocatoria de Conciliación
Convocatoria de Conciliación Judicial.
de las actuaciones que se
información básica, se firma el recibido y se direcciona
Judicial, Base de Datos y Sigob.
al Jefe de la Oficina Jurídica.
realizan referentes a cada
caso en particular.
Secretaría de la Oficina
Asesora Jurídica
Tener Conocimiento del
Una vez realizada la incorporación de la petición de
requerimiento jurídico para su
Al finalizar el registro de la petición de
Conciliación Extrajudicial o la Convocatoria de
Petición de Conciliación Extrajudicial
respectivo control y asignar el
Conciliación Extrajudicial o la
o la Convocatoria de Conciliación
Conciliación Judicial en la base de datos, se le entrega
profesional (abogado),
Convocatoria de Conciliación Judicial, en
al Jefe de la Oficina Jurídica para su conocimiento y
Judicial, Base de Datos y Sigob.
responsable de elaborar la
la base de datos.
respectiva asignación al Profesional (abogado).
Ficha Técnica del caso.
Jefe Oficina Asesora
Jurídica
Profesional (abogado) a
cargo del caso
Profesional (abogado) a
cargo del caso
Una vez remitido por parte de la
Secretaría de la Oficina Asesora Jurídica.
Se asigna a cada profesional (abogado) de la Oficina
Asesora Jurídica por turnos. Cuando se trate de la
Convocatoria del Juez de Primera Instancia, se le
entregará al profesional que realizó la contestación de
la demanda inicialmente.
Designar a un Profesional
(abogado) de la Oficina
Asesora Jurídica, responsable
de elaborar la ficha técnica.
Petición de Conciliación Extrajudicial
La elección del profesional se
o la Convocatoria de Conciliación
efectuará por turnos con el
Judicial, Base de Datos y Sigob.
objetivo de repartir de manera
equitativa las cargas
laborales.
En la Oficina Asesora Jurídica
En la Oficina Asesora Jurídica
Analizando los hechos jurídicos y fácticos relatados en
A partir que el Jefe de la Oficina Asesora
el
Traslado de la petición de
Jurídica asigna la petición de Conciliación cuerpo de la petición de Conciliación Extrajudicial o la
Conciliación Extrajudicial o la
Con el objetivo de proyectar la
Extrajudicial o la Convocatoria de
Convocatoria de Conciliación Judicial, sus anexos,
Convocatoria de Conciliación Judicial,
Ficha Técnica de
Conciliación Judicial al (abogado) a cargo
junto con los
anexos y antecedentes que
Presentación del caso.
del caso.
antecedentes que reposan en el archivo de la
reposan en el archivo de la UNP.
UNP.
En la Oficina Asesora Jurídica
Redactar la "Ficha Técnica de Presentación del caso
para Estudio del Comité de Defensa Judicial y
Archivo en magnético del proyecto de Para someterlo a la respectiva
Conciliación de la Unidad Nacional de Protección "Ficha Técnica de Presentación del
revisión y
UNP", la cual para esa etapa se localizará en el
caso para Estudio del Comité de
aprobación del Jefe de la
computador del Profesional (abogado) a cargo del
Defensa Judicial y Conciliación de la
Oficina
caso.
Unidad Nacional de Protección Asesora Jurídica.
UNP".
La ficha técnica, se elaborá con base en la información
encontrada sobre el caso en particular.
En la Oficina Asesora Jurídica
Una vez recopilada la información
referente al caso particular. Los
documentos encontrados servirán de
soporte a las razones y argumentos
contenidos en la ficha técnica.
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1
4
6. Aprobar el
proyecto de "Ficha
Técnica de
Presentación del
caso para Estudio del
Comité de Defensa
Judicial y
Conciliación de la
Unidad Nacional de
Protección - UNP".
No
Jefe de la Oficina Asesora
Jurídica
El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica se dirige al
puesto del Profesional (abogado) a cargo del caso, en
aras de realizar la respectiva revisión del proyecto de
Ficha Técnica. Es pertinente aclarar, que dicha revisión
En el momento de finalizar la redacción
se efectúa en el computador del profesional (abogado)
del proyecto de "Ficha Técnica de
Para que tenga todos los
a cargo del caso, puesto que la misma se encuentra en
Proyecto de Ficha Técnica de
Presentación del caso para Estudio del
elementos necesarios de
magnético.
Comité de Defensa Judicial y Conciliación
Presentación del caso para el estudio juicio, tanto fácticos y jurídicos
El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica aprueba o no la
de la Unidad Nacional de Protección del Comité Conciliación de la Unidad que sirvan de soporte para los
ficha en particular; analizando elementos fácticos y
UNP".
Nacional de Protección.
argumentos de la
jurídicos que reposan en el archivo de la UNP y anexos
recomendación y/o conceptos.
de la petición de Conciliación Extrajudicial o la
Convocatoria de Conciliación Judicial junto con los
argumentos descritos por el abogado a cargo del caso,
en la mencionada ficha.
En la Oficina Asesora Jurídica
Si
7. Emitir el documento de "Ficha
Técnica de Presentación del caso
para Estudio del Comité de
Defensa Judicial y Conciliación de
la Unidad Nacional de Protección UNP".
Profesional (abogado) a
cargo del caso
El profesional abogado a cargo del caso, previo visto
Una vez el Jefe de la Oficina Asesora
bueno del Jefe de la oficina Asesora Jurídica, procede
Jurídica haya revisado y aprobado el
Ficha Técnica de Presentación del
a imprimir el documento de "Ficha Técnica de
escrito de la "Ficha Técnica de
caso para Estudio del Comité de
Presentación del caso para Estudio del
Presentación del caso para Estudio del Comité de
Defensa Judicial y Conciliación de la
Comité de Defensa Judicial y Conciliación Defensa Judicial y Conciliación de la Unidad Nacional
Unidad Nacional de Protección de la Unidad Nacional de Protección de Protección - UNP", posteriormente el mencionado
UNP.
UNP".
documento es firmado por el Jefe de la Oficina Asesora
Jurídica.
8. Realizar convocatoria al Comité
de Conciliación de la UNP.
Secretario Técnico del
Comité de Conciliación
Teniendo en cuenta un número
Se programa fecha tentativa del Comité de Conciliación
considerado de petición de Conciliación
para aceptación por parte de los miembros del Comité.
Extrajudicial o la Convocatoria de
Una vez acordada la agenda con los demás miembros
Conciliación Judicial, allegadas o la fecha
del comité queda estipulada la fecha.
de la Audiencia de Conciliación.
9. Presentar la "Ficha Técnica de
Presentación del caso para Estudio
del Comité de Defensa Judicial y
Conciliación de la Unidad Nacional
de Protección - UNP", en el Comité
de Conciliación.
Profesional (abogado) a
cargo del caso
En la fecha en que se programó Comité
de Conciliación
10. Analizar el caso presentado en
el Comité de Conciliación de la
UNP.
Miembros del Comité de
Conciliación
2
Fecha programada para el Comité de
Conciliación de la UNP
Correo electrónico
Con el objetivo que sea
expuesto en el Comité de
Conciliación de la UNP.
En la Oficina Asesora Jurídica
Para dar cumplimiento a las
disposiciones contenidas en el En la Oficina Asesora Jurídica
Decreto Ley 1716 de 2009
Asistiendo con la Ficha Técnica de Presentación del
Para exponer la Ficha Técnica
caso para el Estudio del Comité de Conciliación de la
de petición de Conciliación del
UNP, el día de la fecha programada para el Comité de
Acta de Comité de Conciliación de la caso en concreto, con el fin
Conciliación, exponer el caso y presentar las razones
UNP.
que el Comité de Conciliación
por las cuales la UNP debe conciliar, adicionalmente
decida la procedencia de la
resuelve las dudas generadas a los miembros del
conciliación.
Comité.
El lugar donde se haya
convocado el Comité de
Conciliación de la UNP.
El caso es presentado por el abogado, quien luego de
exponer los argumentos jurídicos y fácticos ante los
miembros del comité de conciliación, expresa cual es el
concepto o recomendación respecto a la conveniencia
de la conciliación; ya sea extrajudicial o judicial.
Ficha Técnica de Presentación del
Luego, los miembros del Comité de Conciliación de la
caso para Estudio del Comité de
UNP, discuten, analizan y evalúan el caso con base en
Defensa Judicial y Conciliación de la
los argumentos expuestos y contenidos en la ficha
Unidad Nacional de Protección técnica; n caso de ratificar el concepto y/o
UNP.
recomendación de la ficha presentada, se continua con
el paso número 11. En el evento en que los miembros
del comité propongan una formula conciliatoria
diferente, dicha propuesta se plasma en la respectiva
ficha técnica y se continúa con el paso 11.
El lugar donde se haya
convocado el Comité de
Conciliación de la UNP.
Discutir y analizar el caso
presentado.
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2
11. Elaborar acta del Comité de
Conciliación de la UNP.
12. Elaborar certificado del Comité
de Conciliación de la UNP.
13. Asistir a la Audiencia de
Conciliación
Secretario Técnico del
Comité de Conciliación
Una vez finalizado el comité de
conciliación
Secretario Técnico del
Comité de Conciliación
Antes de la Audiencia de Conciliación
Profesional (abogado) a
cargo del caso
En la fecha que establezca la Autoridad
Convocante
De acuerdo a lo expuesto en el Comité, hace una
Acta de Comité de Conciliación de la
síntesis de lo que el Comité decidió en cada uno de los
UNP.
casos.
De acuerdo a lo estipulado en el Acta de Conciliación
frente a cada caso.
Certificación del Comité de
Conciliación de la UNP.
Para dejar constancia de la
decisión del Comité de
Conciliación en cada uno de
los casos.
En la Oficina Asesora Jurídica
Para ser presentado ante la
Autoridad Convocante en la
Audiencia de Conciliación; ya
sea extrajudicial o judicial.
En la Oficina Asesora Jurídica
Para dar cumplimiento al
mandato legal el cual
establece el trámite de
Se expone lo decidido por el Comité de Conciliación al Acta de la sesión de la Audiencia de
Lugar en el cual se desarrolle la
momento de tener uso de la palabra y se presenta la
Conciliación extrajudicial o judicial, Conciliación como requisito de
Audiencia de Conciliación
certificación de dicha decisión.
emitida por la Autoridad Convocante. procedibilidad en virtud del
numeral 1 del articulo 161 de
la Ley 1437 del 2011.
FIN
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