TÉCNICAS ORGANIZATIVAS

TÉCNICAS ORGANIZATIVAS
El ORGANIGRAMA
1.
Concepto:
El Organigrama. Es la representación gráfica de la estructura de una empresa. Se le
denomina también: organograma, diagrama de organización, diagrama de estructura,
pirámide de cargos, etc.
2.
Importancia
La importancia de estos esquemas radica en que mediante ellos, se puede conocer en
forma precisa el sitio o lugar que le corresponde a cada individuo dentro de la
organización; así, tanto los altos ejecutivos como el resto del personal, (especialmente
el recientemente incorporado), podrá apreciar dónde encaja en la organización dónde
está ubicado, cuál es la estructura general de la empresa, a quiénes tiene en un nivel
superior y a quiénes tiene bajo su nivel; es decir, a quien debe obedecer ya quiénes
puede mandar, facilitando la orientación con respecto a lo que serán sus relaciones de
interacción laboral, determinando las jerarquías existentes en la organización.
Es importante para toda empresa, porque indica el papel o rol que va a desempeñar
todo integrante. al precisar a cada individuo, el lugar que le corresponde dentro de la
organización general. Para cumplir con mayor efectividad esta función en un
organigrama, sea cual fuere su tamaño, deberá hacerse una exhibición del
organigrama en un lugar visible para todo el personal. Esta exhibición además de
cumplir con su misión principal y primordial. de orientar al personal, permitirá a la vez
orientar a aquellas personas, clientes, visitas que tienen alguna relación con la
empresa.
Es un esquema que toda empresa (grande, mediana o pequeña; industrial, comercial o
de servicio; estatal, privada o de propiedad social), debe tener porque representa su
estructura administrativa, proporcionando una imagen formal de la organización,
siendo fuente de consulta e información.
Es decir, que a través de los organigramas se indican entre otras cosas, la
desagregación y el agrupamiento de funciones, la estructura y niveles jerárquicos, la
naturaleza de las unidades orgánicas, las relaciones de autoridad-responsabilidad, los
canales formales de comunicación, las jefaturas y las relaciones entre los cargos. etc.
Como es obvio, su utilidad es variada:
- Para analizar y mejorar la organización;
- Para comprender los procesos y tomar decisiones;
- Como elemento instructivo y de divulgación.
En resumen, se puede decir que la importancia de los organigramas, radica en que:
-
Da a conocer con sencillez, claridad y precisión. el sitio que ocupa un cargo o
dependencia, dentro del conjunto organizado;
Permite visualizar los niveles jerárquicos y de ejercicios del poder de decisión;
Identifica a través de nomenclaturas, las unidades, (oficinas, secciones,
departamentos, divisiones, etc.) y a los cargos;
Se utiliza como medio de estudio y consulta a efecto de analizar los aspectos
convenientes o inconvenientes de la estructura.
Ayuda a descubrir posibles repeticiones o vacíos existentes.
Al punto de vista de la asignación de personal es importante porque además del
organigrama oficial, éste permitirá exhibir otro similar, donde se indique los nombre y
apellidos del personal que labora en cada dependencia graficada. En algunos casos,
se le agrega hasta el número del Anexo telefónico que se utiliza interiormente dentro
de la empresa.
3.
Tipos de Organigramas
- Por la extensión:
Analíticos: Contiene todas las unidades hasta el último nivel jerárquico.
Sintéticos: Contiene sólo las unidades básicas (hasta el tercer nivel).
- Por el Contenido:
Estructural: Representa las diversas unidades orgánicas según su naturaleza.
Funcional: Contiene las funciones de cada órgano.
Personal. Incluye el nombre de las personas que integran cada unidad
orgánica. (por lo menos el nombre del jefe)
Mixta: Combina el estructural con cualquier otro.
- Por la disposición: (o forma)
Vertical: La línea de mando va en forma descendente.
Horizontal: La línea demando va de izquierda a derecha.
Circular: Las unidades orgánicas se representan en círculos concéntricos (de
adentro-afuera) según su jerarquía.
Semicircular. Es una derivación del anterior en base a semicírculos.
Radial. Se asigna según un sector circular a cada tipo de órgano, en el cual se
grafican todas sus unidades dependientes.
Escalar. Mediante rectángulos de manera descendente de acuerdo al nivel
jerárquico de cada unidad orgánica.
Organigrama Vertical
Gerencia
General
Ofc. De Control
Interno
Ofic. de Servicio
Técnico
Ofic. de Asesoría
Jurídica
Gerencia
Administrativa
Gerencia
Financiera
Gerencia
Técnica
Productos “A”
Gerencia
Comercial
Productos “B”
Organigrama Horizontal
Gerencia
Comercial
Gerencia
General
Div. Produc. “A”
Gerencia
Producción
Div. Produc. “B”
Gerencia
Administrativa
Div. Auditoría
Interna
Circular
Semicircular
Radial
ORGANOS DE
ASESORIA
ORGANOS
DE
LINEA
G.G.
ORGANO
CONTROL
ORGANOS
APOYO
Escalar
Gerencia
General
Gerencia
Administrativa
División
Recursos Humanos
Dpto. Empleados
Dpto. Obreros
División de
Logística
Sección
Almacenes
Gerencia de
Producción
4.
Elaboración de Organigramas
Pautas Generales
-Todas las líneas de los rectángulos tienen el mismo grosor, las del más alto
nivel jerárquico deben ser de trazo más acentuado.
-La línea de mando (canal jerárquico) debe ser ligeramente más gruesa que la
de los rectángulos para diferenciar el canal o cadena de mando. .
-Utilizar rectángulos de igual tamaño para unidades de igual rango o nivel
jerárquico, independiente de su ubicación en el organigrama. Identificar y
ubicar debidamente las relaciones de autoridad (arriba abajo), de
responsabilidad (abajo-arriba), apoyo (izquierda), asesoría (derecha).
-Para un diseño más sobrio y de mayor simplicidad se debe evitar:
El entrecruzamiento de líneas o el uso de líneas oblicuas.
El uso de diversos colores o el sombreado de algún rectángulo.
La tipografía de difícil lectura.
-Todo organigrama debe llevar en la parte superior y con mayúsculas un título
que indique el tipo de organigrama y el nombre de la entidad.
-Así mismo en cada rectángulo debe precisarse el nombre de la unidad
respectiva.
-De ser necesario elaborar una pequeña leyenda en la parte inferior.
Simbolos
= representa unidad orgánica, cargos, funciones o personas
= representa relaciones de autoridad, responsabilidad y coordinación
= órgano de funcionamiento periódico o estacional.
= órgano por crearse, o en proyecto
= representa desconcentración de órganos
Tamaño: Variable, dependiendo del empleo que se desea dar. En papel A-4 el
rectángulo superior (órgano de mayor nivel) debe medir 40mm x 20mm e ir
reduciendo en 2mm por lado en cada nivel jerárquico inferior, sucesivamente.
Representación: La relación entre rectángulo se hace siempre con líneas
rectas, horizontales y verticales, uniendo los puntos medios de sus respectivos
lados.
Con el fin de ahorrar espacios, horizontal o verticalmente, o cuando no se
necesita representar toda la estructura se puede simplificar así:
Se pueden diseñar representaciones equivalentes de la siguiente manera:
a)
c)
b)
d)
e)
f)
4
Es necesario diferenciar un órgano adjunto (sin capacidad decisoria) de un
órgano con autoridad, responsabilidad y funciones propias. Ejemplo:
DIRECCION
GENERAL
DIRECCION
GENERAL
es diferente a
DIRECCION
GENERAL
ADJUNTA
SUB-DIRECCION
Tipos de Órganos
En la administración pública peruana se ha institucionalizado un tipo de
departamentalización funcional representando órganos especializados según el tipo de
función prioritaria que realicen.
Toman
Decisiones
ORGANOS DE
DIRECCION
ORGANOS DE
ASESORIA
Ofrecen
ideas
Gerente general / Sub Gte.
Gral.
Ministro / Vice-Ministro
Jefe / Sub-Jefe
Rector / Vice-Rector
Planificación
Jurídico
Racionalización
ORGANOS DE
APOYO
ORGANOS DE LINEA o
EJECUCION
Personal
Dinero
Material
Servicios
DIREC. “A”
Cumplen los fines y
objetivos de la institución
DIREC. “B”
Adicional a estos órganos y dependiendo del tamaño, importancia, ámbito y
complejidad de la entidad se pueden representar otros órganos como:
INC
IPD
INABEC
DESENTRA
LIZADOS
Cumplen la
funciones
específicas en
Forma autónoma
CONSULTIVOS
COORDINACION
CONTROL
Verifican
Asesoran
Inspectoría
Auditoría
Control Interno
DESCONCENTRADOS
Ejecutan por delegación
En una jurisdicción
Asesoran a
Alto nivel
Posibilitan
Participación
Int./externa
Comisión
Consultiva
JUPCE
Asoc. Estud.
COCOI
Las unidades estructurales de mayor jerarquía. se colocan en la parte más alta de los
espacios funcionales. Sin embargo, confeccionar un organigrama implica algo más
que la graficación de funciones y responsabilidades; en este sentido. las Unidades que
por lo general forman parte de una organización, son las siguientes:
-
Órganos de Dirección.
Órganos de Línea u Operación.
Órganos Técnico-Administrativos.
Órganos de Ejecución.
Órganos de Control,
Órganos Consultivos,
Órganos de Asesoramiento,
Órganos de Apoyo,
Nivel de Decisión
ORGANOS DE
DIRECCION
ORGANOS DE
CONSULTIVOS
ORGANOS DE
CONTROL
Nivel de Control
Interno
ORGANOS DE
ASESORIA
ORGANOS DE
APOYO
Nivel de Producción
de Servicios
ORGANOS
DE LINEA