La oficina optimizada Cómo ahorrar costes de forma

La oficina optimizada
Cómo ahorrar costes de forma
inmediata y garantizada
mediante un servicio de
impresión gestionado
Introducción
La actual recesión económica mundial actual presenta unos desafíos sin precedentes a
las empresas que, en consecuencia, están buscando una reducción significativa de su base
de costes disminuyendo al mismo tiempo sus gastos de capital y sus esfuerzos por acceder
al crédito en unas condiciones de mercado difíciles.
Inevitablemente, esto ha generado una avalancha de productos y servicios de proveedores de
tecnología que prometen un ahorro de tiempo y de costes inmediato, pero ¿realmente pueden
ofrecer lo que prometen? ¿Son capaces de dotar de transparencia al coste total de propiedad
del proyecto y materializar un ahorro de costes global?
Existe una solución que ofrece todo lo que promete, aunque a menudo pasa desapercibida
porque su responsabilidad está diluida entre varios departamentos distintos. Las empresas
que se han tomado el tiempo necesario para organizar de manera proactiva su infraestructura
de impresión y digitalización han reconocido que, con una pequeña inversión inicial, pueden
lograr un ahorro de costes de hasta un 30% anual que, en el caso de grandes empresas, podría
alcanzar cifras de millones de euros anuales.
La clave para lograr este importante ahorro consiste en pasar de una estrategia de compras de
tecnología tradicional, donde la atención se centra en bajar el precio de compra del hardware,
a un completo servicio gestionado, donde se cuantifica el coste total de propiedad y se
suministran los ahorros garantizados por contrato.
En Xerox lo estamos llevando a la práctica desde hace más de diez años y ya hemos
suministrado con éxito soluciones de servicios de impresión gestionados a más de
5.000 empresas de todo el mundo. Estos servicios abarcan desde acuerdos locales hasta
despliegues globales en más de 60 países y con soporte para más de 40.000 usuarios. En
concreto, nuestro objetivo de reducir el coste total de propiedad nos permite proporcionar
un ahorro de costes inmediato y previsible, al tiempo que mejoramos la eficiencia empresarial
y disminuimos el consumo total en toda la empresa.
En este documento mostramos cómo lograr estos ahorros con una hoja de ruta contrastada
que cualquier gran empresa puede seguir para pasar del entorno de oficina actual a la oficina
óptima. También exponemos nuestra visión del futuro de la gestión de documentos integrada y
la rentabilidad que se puede conseguir con los procesos empresariales.
Confío en que esta información le resulte de gran valor en el contexto de su negocio y
esperamos tener la oportunidad de abordarla con usted con más detalle.
Jorge Sabadell
Director de Xerox Global Services España,
abril de 2009
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El entorno de oficina actual
Muchas organizaciones creen que gastan mucho más de lo que necesitan en
la impresión de oficina, pero pocos conocen los costes reales. Después de haber
evaluado a muchas grandes empresas, sabemos que a menudo se pueden lograr
unos ahorros cercanos a los 250 € por empleado de oficina al año. Esto equivale
a un ahorro anual inmediato de más de un millón de euros en una empresa con
4.000 empleados.
Para conseguir ahorros en el entorno de impresión de oficina, debemos obtener el control de un área
en el que es posible que actualmente no exista ninguno. Tres son las principales razones que explican
por qué hay poco control en el entorno de oficina de impresión actual:
En primer lugar, a menudo no hay una clara delimitación de responsabilidades en lo que se refiere a
la infraestructura de la impresión de oficina. Hay varios departamentos involucrados (cada uno con
distintas prioridades) entre los que se incluyen TI, compras, instalaciones, responsables de oficina y
los propios usuarios. Aunque cada comunidad hace un buen trabajo en lo concerniente a su cometido
(por ejemplo, los especialistas en TI especifican los dispositivos de impresión y los responsables de
compras rebajan los costes unitarios), no hay ningún grupo que se encargue del control global.
En segundo lugar, las solicitudes de compra normalmente se justifican en base a una necesidad
individual, sin tener en cuenta las necesidades globales del negocio. Por ello, aunque es posible que
las organizaciones logren reducir el coste unitario de los activos, la tarea de controlar el número de
dispositivos que se van incorporando en la organización con el paso del tiempo sigue resultando
difícil. Como resultado, los beneficios del ahorro en los precios unitarios se ven más que sobrepasados
cuando la organización cuenta con un 60% más de los dispositivos que necesita (cosa que sucede a
menudo, porque muchas organizaciones no pueden calcular cuántos dispositivos tienen, en especial
impresoras conectadas localmente y unidades autónomas como, por ejemplo, copiadoras y faxes).
En tercer lugar, los costes de mantenimiento de los dispositivos (consumibles, asistencia, etc.), se
imputan normalmente a los centros de costes departamentales. Estos elementos suelen ser caros,
lo que significa que el total de los costes de mantenimiento puede superar de largo los costes de
la compra original y, a menudo, no se contemplan desde el punto de mira de los gastos globales.
La imposibilidad de realizar un seguimiento de estos costes de mantenimiento en los presupuestos
departamentales significa que una parte muy importante de los costes totales no se controla ni se
gestiona.
Por lo tanto, no se trata de un problema tecnológico ni de bajo rendimiento por parte de cada función
de negocio. En resumen, se trata de un problema de gestión.
3
La contratación del ahorro
La adquisición de dispositivos de impresión más baratos no implica una reducción
global del gasto o del consumo. Sólo una transición a un servicio de impresión
gestionado (MPS, Managed Print Service) le permitirá lograr una reducción real
del coste total de propiedad asociado a su entorno de impresión.
Muchas organizaciones afirman ofrecer un servicio de impresión gestionado, pero pocos
cuentan con la experiencia y la capacidad para conseguir verdadero ahorro en el coste total
de propiedad que resultan esenciales en un clima económico como el actual. En efecto,
muchos proveedores suministran poco más que una gestión de la flota a gran escala, con
la consecuencia de que los clientes quedan atrapados en contratos de varios años sin recibir
ninguno de los valores que debería suministrar un servicio de impresión gestionado.
Desde el primer día, el proveedor de servicios que haya elegido debe tomar el control de
toda la infraestructura de impresión de la organización, sustituyendo a todos los distintos
proveedores de equipos, servicios y consumibles. Tras una evaluación exhaustiva, debería contar
con una infraestructura de impresión racionalizada que soporte las necesidades de su negocio,
conservando algunos de los equipos existentes e instalando dispositivos nuevos únicamente
cuando sea necesario. Casi sin excepción, el índice de dispositivos por empleado se reduce
significativamente y se logran importantes ahorros en los costes, así como mejoras en la
productividad, gracias a un plan de racionalización.
La posterior responsabilidad del entorno de impresión, incluidos todo el mantenimiento, el
soporte y los suministros, reside en el proveedor de MPS elegido, que también debería ser
capaz de facturar todos los componentes incluidos en un proyecto de servicio MPS utilizando
un modelo de coste por página que cubra la totalidad de la flota de dispositivos, tanto los que
están conectados a la red como los que no lo están.
Colaborar con un socio adecuadamente experimentado y adoptar un enfoque riguroso
y estructurado durante el proceso de cambio le permitirán lograr una serie de beneficios
económicos. Por ejemplo, la reducción del coste total de propiedad de hasta un 30%, costes
totalmente transparentes, oportunidades de recobro, el control de la gestión y la reducción
del número de activos en el balance general de la empresa.
Ahorro potencial
Empleados de oficina
4
Oportunidad de ahorro de
impresión por empleado y año
Ahorro potencial en
un contrato de 5 años
4.000
¤250
¤5,0 millones
10.000
¤250
¤12,5 millones
30.000
¤250
¤37,5 millones
Hemos ayudado a una compañía
de tecnología global a lograr una
reducción del 30% en el coste total
de propiedad, equivalente a un ahorro
de siete millones de dólares por año.
Trabajando estrechamente con
nosotros, la agencia global de
noticias Reuters se ha beneficiado
de una reducción en el coste total
de propiedad de un 20%.
En Carillion pudimos generar
ahorros de aproximadamente
un millón de dólares durante
los seis primeros meses.
“La decisión de firmar con Xerox
no fue difícil. Eran los únicos que
disponían de una metodología y
un enfoque claros para lograr unos
ahorros cuantificables del 25%.
Y lo que es más importante, nos
lo garantizaron”.
David M. Harris
Vicepresidente Senior,
Recursos Laborales
Sun Microsystems
5
Cómo aportar valor en toda la empresa
Además del ahorro de costes garantizado, colaborar con el socio de MPS adecuado
proporcionará importantes beneficios secundarios en toda la empresa.
Productividad de los empleados
Normalmente, la gestión diaria de los dispositivos de salida a menudo se deja en manos de
los usuarios de los departamentos, y, en consecuencia, la gestión de las impresoras supone
una pérdida de productividad en todas las áreas de la empresa. Centralizando el control
a través de un proveedor de servicios experto se liberan recursos internos al tiempo que
mejora la productividad.
Sostenibilidad
El funcionamiento de una gran flota de copiadoras e impresoras viejas y antiecológicas
implica que las facturas de electricidad y la huella de carbono de toda la documentación
sean superiores a lo necesario. La mayoría de las organizaciones tampoco implementa
políticas de impresión centralizadas, por lo que generan residuos innecesarios si, por
ejemplo, no fomentan la impresión a dos caras. El despliegue de un servicio de impresión
gestionado puede reducir el consumo energético, la huella de carbono y la producción de
residuos sólidos habitual de las empresas por lo menos en un 20% a lo largo de de todo
el ciclo de vida de los documentos.
Administración
La tramitación de las facturas relacionadas con los dispositivos de salida, los consumibles y
el mantenimiento, procedentes de distintos proveedores, puede generar miles de transac­
ciones por trimestre, cada uno de ellas con importantes costes de proceso. La reducción de
cientos o miles de transacciones de facturación a una sola por trimestre promoverá el ahorro
energético y beneficiará a las cuentas por pagar.
TI
Los problemas con las impresoras habitualmente representan una cuarta parte de todas
las llamadas al servicio técnico. Si se evita que esta tarea recaiga en el departamento de
TI, se liberarán recursos y podrán impulsarse mejoras significativas a nivel de servicio. Si
se tiene en cuenta que las llamadas al servicio técnico cuestan a la empresa alrededor de
25 euros cada una, el ahorro financiero asociado sería de cientos de miles de euros en
una empresa grande.
6
En la Oficina de patentes europea,
el 70% de los incidentes relacionados
con impresoras se han resuelto de
manera proactiva, reduciendo consi­
dera­­blemente la intervención del
usuario y aumentando la productividad.
El despliegue de nuestro sistema de
impresión gestionado permitió que
Qinetiq redujera el consumo energético
en un 44%, los gases de efecto
invernadero en un 44% y los residuos
sólidos en un 42% a lo largo de todo
el ciclo de vida de los documentos.
Hemos colaborado con Sun
Microsystems para reducir las
aproximadamente tres mil facturas
relacionadas con impresoras por
trimestre a una única por mes y país.
Una empresa de telecomunicaciones
global ha reducido el número de
llamadas al servicio técnico en más
de un 40%.
“Desde el inicio del contrato,
hemos satisfecho nuestro objetivo
de controlar lo que se produce
en las oficinas de distintos centros
de QinetiQ. Ahora tenemos una
infraestructura y un conjunto de
prácticas estándar que permite
que nuestro personal cuente
con un servicio de calidad,
independientemente del centro
al que viajen. No sólo tenemos
un mayor control, sino que hemos
alcanzado nuestros objetivos
ambientales corporativos de
reducción de la huella de carbono,
conservación de la energía y
reciclaje, y lo hemos hecho de
la forma más rentable posible”.
Lewis Doyle, Director Ejecutivo
de Servicios Compartidos de QinetiQ
Ejecución de la visión: cuatro pasos para
lograr los ahorros de costes garantizados
Seguimos un riguroso proceso desarrollado y perfeccionado tras más de
5.000 implementaciones de MPS globales.
Evaluar
Diseñar
Determinar el coste total de propiedad actual mediante
una evaluación exhaustiva realizada conjuntamente con
el proveedor de servicios.
A partir de la asimilación de las necesidades de la empresa,
diseñar el entorno óptimo.
Reducir el número de dispositivos y racionalizar marcas/
modelos hasta lograr un nivel óptimo.
Establecer un punto de partida que permita cuantificar
los ahorros garantizados.
El proveedor de servicios asume la gestión global y los gastos
de todos los dispositivos bajo un contrato de servicio de coste
por página, incluidos los dispositivos de otros fabricantes que
se hayan conservado.
Garantizar que el proveedor de servicios disponga de las
herramientas y los conocimientos necesarios para lograr
un coste total de propiedad detallado y preciso basado
en hechos al 100%.
El acuerdo debe cubrir todos los dispositivos de salida,
incluidas las copiadoras y otros dispositivos no conectados
a la red.
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Adoptar un modelo de coste por página inclusivo basado
en el consumo.
• Ahorro de costes
garantizado
• Transparencia de costes
• Control de gestión
• Rentabilidad de los
procesos empresariales
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Inn
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Im
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Gestionar / Mejorar
Implementar
Un sólido acuerdo de nivel de servicio garantiza la obtención
de beneficios a largo plazo.
El proveedor de servicios se hace cargo del segui­miento de
todos los activos de forma centralizada y de la gestión de
todas las actividades de traslado/adición/cambio/desecho.
Todos los aspectos los gestiona el proveedor de servicios,
incluidos los consumibles, las reparaciones, la asistencia
multilingüe y la facturación y presentación de informes
consolidadas.
Garantizar la optimización continua para maximizar
los ahorros de costes, la productividad y los bene­ficios
medioambientales a lo largo de todo el contrato.
¿Por qué detenernos aquí? Plantéese avanzar hacia una
estrategia de gestión de documentos totalmente integrada.
8
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• Consumo reducido
Minimizar posibles interrupciones para el usuario final y evitar
una inversión inicial con una migración gradual, conservando
los equipos de varios proveedores existentes mientras sean
provechosos.
Seguir un método acreditado como Six Sigma para garantizar
las mejoras en el rendimiento empresarial.
De la oficina óptima a
la empresa integrada
Continúa el viaje por el servicio de impresión gestionado para
ampliar los beneficios a todos los rincones de la empresa.
Lograr una reducción sustancial del coste total de propiedad de un entorno de impresión optimizado es el principio
básico de todo despliegue de servicios de impresión gestionados, pero el viaje no debe que detenerse aquí.
Mayor funcionalidad
El aumento de la competitividad global y de las demandas de clientes y empleados, junto con un entorno regulador
cada vez más gravoso, plantean preguntas a las que debe responder. ¿Cómo garantizar la protección adecuada de
la propiedad intelectual y cumplir con las normas de seguridad? ¿Está reduciendo su huella de carbono en respuesta
a la preocupación por el medio ambiente? ¿Cómo dar soporte a una mano de obra que cada vez es más “virtual”?
La funcionalidad ampliada de nuestro servicio de impresión gestionado puede ayudar a responder a estas preguntas.
Podemos garantizarle el cumplimiento de la normativa y mejorar la seguridad de la información a través de tecnología
innovadora, como la impresión protegida para identificar a los usuarios y la captura y el direccionamiento de la
información escaneada. También estamos en condiciones de dar soporte a sus objetivos medioambientales mediante
el despliegue de nuestra calculadora de sostenibilidad, que permite cuantificar y supervisar el consumo energético,
los residuos sólidos y la huella de carbono asociados a la producción de documentos de oficina.
Integración en toda la empresa
También podemos encargarnos del servicio de impresión gestionado más allá de la oficina, abarcando todo su entorno
de impresión centralizada, gestionando ambos desde una única infraestructura con precios y acuerdos de nivel de
servicio comunes. Además, el direccionamiento inteligente de los documentos entre los distintos entornos nos permite
aumentar los beneficios en cuanto a costes y productividad en toda la empresa. También estamos en condiciones
de extenderlo al ámbito de los empleados que trabajan en casa y al de los trabajadores virtuales, garantizando que
podemos seguir dando soporte a las necesidades de producción de documentos de su empresa a medida que ésta
vaya evolucionando.
¿Por qué Xerox para obtener servicios
de impresión gestionados?
Las empresas necesitan recurrir a proveedores de servicios gestionados
externalizados de confianza para el entorno de impresión de oficina y, con ello,
tendrán que poner a prueba las aptitudes de estos potenciales proveedores de
servicios para asegurarse de que disponen del nivel, la estabilidad, la metodología,
las herramientas, los procesos, los conocimientos y las habilidades necesarios
para cumplir sus promesas.
La incorporación de un experto como Xerox para analizar, optimizar y, a continuación, gestionar
la flota de impresoras y copiadoras de oficina aporta muchos beneficios. Obtendrá una des­
cripción detallada de los dispositivos que tiene actualmente y, lo que es más importante,
cuánto le están costando. Su nueva infraestructura optimizada le proporcionará ahorros de
costes garantizados, cuantificables y únicos en el mercado. Estos beneficios no se limitan
a los dispositivos de Xerox. Vamos a gestionar toda su flota garantizando que los costes,
la productividad y los beneficios medioambientales se multipliquen.
Llevamos más de diez años suministrando con éxito servicios de impresión gestionados a
clientes de todo el mundo. Nuestra metodología se ha probado en más de 5.000 organizaciones
de todo el mundo y hoy contamos con aproximadamente un millón de dispositivos de otros
fabricantes bajo contrato. Somos líderes indiscutibles del mercado en la prestación de servicios
de impresión gestionados, con más del 50 por ciento del mercado mundial y, recientemente,
nos han nombrado líderes en el Gartner MPS Magic Quadrant.
Nuestros servicios siguen ayudando a las empresas a superar su metodología tradicional
de compras y optar por un verdadero servicio gestionado que ofrezca ahorros garantizados,
eficiencia y productividad.
Esperamos poder debatir formas de colaboración para ayudarle a conseguir sus objetivos
empresariales.
Para obtener más información sobre los servicios de impresión gestionados de Xerox, visite:
www.xerox.es/oficinaoptimizada
* IDC, ‘IDC Insight’ 2008
** Quocirca, Quocirca Market View 2008
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IDC
“IDC piensa que, cuando se trata de
la contratación de servicios gestionados
de impresión/documentos, Xerox es
el patrón oro del sector... creemos
que Xerox cuenta con una capacidad
sustancial, una amplia cartera de
servicios, talento de reserva y una
capacidad de penetración en el mercado
que le proporcionará ventaja durante
algún tiempo”.*
Quocirca
“Xerox también es el único proveedor
que garantiza el ahorro de costes a
lo largo de todo el contrato y, junto
con su excepcional servicio de soporte
en entornos heterogéneos de varios
proveedores y su experiencia en la
prestación de servicios en todo el
mundo, es el que actualmente ofrece
el más completo conjunto de servicios
de impresión gestionados para grandes
empresas”. **
¿Podrá su potencial proveedor
de servicios?:
¿Garantizar la obtención de resultados y
ahorros por contrato?
¿Contratar un modelo de coste por página,
sin mínimos de facturación, para todos
los dispositivos, incluida la flota de varios
proveedores existente?
¿Suministrar un único punto de contacto
global y ofrecer recursos locales dedicados?
¿Trabajar en base a un acuerdo de nivel de
servicio global y proporcionar informes de
gestión consolidados?
¿Referenciar más de 5.000 despliegues de
servicios de impresión gestionados con
éxito en todo el mundo?
Acerca de Xerox Global Services. Transformamos los procesos de negocio mediante una gestión documental
más efectiva; todas las semanas, nuestros 30 centros globales de distribución procesan más de 15 millones
de imágenes esenciales para el negocio. Las empresas nos subcontratan una amplia gama de procesos
empresariales, incluidas las tareas financieras, administrativas, de adquisición de clientes y apertura de
cuentas, y la optimización de centros de impresión y oficinas. En los departamentos de marketing, jurídico,
finanzas y recursos humanos, confían en nuestra experiencia y en la de nuestro personal dedicado para
recortar gastos y agilizar sus operaciones.
Para obtener más información sobre cómo ayudamos a empresas como la suya,
visite www.xerox.es
2009 Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. Xerox® y el diseño de la esfera de conectividad son
marcas comerciales de Xerox Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países. 04/09
708P89444ESE